DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta.
Azmi. 2013. “Scenario Planning Peningkatan Kinerja Lembaga Kearsipan Dalam
Pengolahan Arsip Statis Guna Meningkatkan Akses Dan Pelayanan
Publik”, Jakarta: ANRI. Jurnal Kearsipan, Vol 8/ ANRI/ 1/ 2013.
Azmi. 2014. “Menjadikan ANRI Sebagai Lembaga Kearsipan Kelas Dunia
Melalui Kinerja Pengolahan Arsip Statis”, Jakarta: ANRI. Jurnal Kearsipan, Vol 9/ ANRI/ 1/ 2014.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta,
Dan Perguruan Tinggi Cetakan Ke Enam Jilid 1. Jakarta: Bumi Aksara.
Read Judith. 2011. Records Management. USA: SOUTH-WESTERN
CENGAGE Learning.
Rosalina. 2007. Sistem Pelaksanaan Kearsipan Dalam Meningkatkan Efektivitas
Dan Efesiensi Kerja Para Pegawai Di Kantor Badan Pengawas Daerah Tingkat II Deli Serdang. Tugas Akhir, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara (tidak dipublikasikan).
Sedarmayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran: Suatu Pengantar Cetakan Ke Dua. Bandung: Mandar Maju.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern
BAB III
SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP, DAN
DOKUMENTASI SUMATERA UTARA (BPAD)
3.1 Gambaran BPAD Sumatera Utara 3.1.1 Sejarah Singkat
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara(
BPAD Sumatera Utara) berada di Jalan Brigjend Katamso Nomor 45 K Medan
atau tepatnya di depan Istana Maimon, salah satu bangunan bersejarah di Kota
Medan. Pada awalnya BPAD Sumatera Utara bernama Perpustakaan Negara
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan
Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No. 09103/S/1956 tanggal 23
Mei 1956. Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni
1978 nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah melalui
Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor
0199/0/1978.
Pada saat ini Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat eselon
IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan
terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga
lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah dengan sebutan Perpustakaan Daerah
Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres ) nomor 11 tahun
1989 tepatnya tanggal 8 Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan
Nasional RI Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21 September 1990.Melalui
Keppres Nomor 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 dan Keputusan Kepala
berubah menjadi Perpustakaan Nasional Propinsi sampai pada diberlakukannya
Otonomi Daerah.
Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah Lembaga Perpustakaan dan
Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera
Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001.
Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 9 tahun 2008 bertambah fungsi
untuk mengelola dokumentasi sehingga akhirnya bernama Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD).
3.1.2 Visi dan Misi VISI
“Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”
MISI
Misi adalah:
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya
tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa
b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip
c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang
berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis,
meneliti, berdiskusi dan wisata baca
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis
perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta
dan masyarakat
e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna
mendukung tata pemerintahan yang baik.
3.1.3 Stuktur Organisasi
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. BPAD
Sumatera Utara adalah unsur urusan wajib Pemerintah Provinsi dipimpin oleh
seorang Kepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada
Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah.
BPAD Sumatera Utara dipimpin oleh Kepala Badan (pejabat struktural
eselon II.a) dan dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu:
1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu:
a. Sub Bagian Umum
b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Program.
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, membawahi
2 Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan
b. Sub Bidang Teknologi Informasi.
3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 2
Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang pengolahan Bahan Pustaka
b. Sub Bidang Deposit Daerah.
4. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi
2 Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang Sumber Daya Manusia
b. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan.
5. Bidang Arsip Daerah, membawahi 2 Sub Bidang yaitu:
a. Sub Bidang Pengolahan Arsip dan Dokumentasi
Gambar-2: Struktur Organisasi BPAD Sumatera Utara SUBBAGIAN PROGRAM SUBBAGIAN KEUANGAN . SUBBAGIAN UMUM BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAAN & TEKNOLOGI INFORMASI BIDANG PENG. BAHAN PUSTAKA & DEPOSIT DAERAH BIDANG PEMBINAAN SDM &
3.1.4 Uraian Tugas (Job Description)
Berikut ini adalah uraian tugas dari BPAD Sumatera Utara:
1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dalam Pengolahan
Perpustakaan dan Kearsipan
2. Menyelenggarakan Pengelolaan Perpustakaan Arsip Inaktif. Arsip
Statis dan Pembinaan Kearsipan
3. Melaksanakan tugas lain yang terkait dengan Perpustakaan dan Arsip
sesuai ketetapan Kepala Daerah
4. Merumuskan kebijakan teknis dalam bidang pengelolaan
pengembangan bahan pustaka dan deposit daerah, layanan
perpustakaan, teknologi informasi, pembinaan Sumber Daya Manusia
dan Kelembagaan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
5. Memberikan dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah
dalam bidang pengembangan dan pengolahan, layanan perpustakaan,
teknologi informasi, pembinaan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan
Kelembagaan Perpustakaan serta Arsip Daerah
6. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dalam bidang Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi
7. Melaksanakan tugas pembantuan pemerintahan dibidang
Pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
8. Melaksanakan Pelayanan Administrasi Internal dan Eksternal.
3.2 Pengolahan Arsip BPAD Sumatera Utara
Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada BPAD Sumatera Utara
Pengolahan arsip dilaksanakan agar arsip yang tersimpan dapat diakses secara
tepat sehingga dapat menciptakan efektivitas, efesiensi dan produktivitas bagi
3.2.1 Arsip Dinamis
1) Pemilahan Arsip
Yang dimaksud pemilahan arsip adalah kegiatan memilih-milih
atau memisahkan arsip dengan non arsip atau arsip dengan
publikasi
2) Pendeskripsian
Menuangkan informasi yang ada pada arsip kedalam kartu fisik,
unsur deskripsi, bentuk redaksi, isi pokok, unit kerja, jumlah,
tahun, tingkat perkembangan, catatan lain yang dianggap perlu
Gambar-3: Kartu Deskripsi
3) Pembuatan skema
a) Membuat skema/format untuk mengelompokkan
penempatan kartu fisis yang telah dibuat
b) Dasar pembuatan skema adalah struktur organisasi, atau
tupoksi dari suatu organisasi
c) Pola klasifikasi sangat membantu dalam pembuatan skema.
Contoh Skema
Kepegawaian
Formasi dan Pengadaan Pegawai Mutasi
Jabatan
DP3 Absensi Kesejahteraan
Perumahan Kesehatan
OR dan Rekreasi dll 4) Manuver
Mengelompokkan kartu-kartu deskripsi sesuai dengan skema yang
telah dibuat dan disusun kronologis dalam masing-masing berkas.
Manuver fisik arsip disesuaikan dengan kartu deskripsi
5) Penomeran Defenitif
Memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi dan dilanjutkan pada
fisik arsip
6) Penomoran Boks dan Label
Arsip yang telah diberi nomor defenitif, sebelum dimasukkan
kedalam box terlebih dahulu dibungkus dengan kertas pembungkus
(Kessing) pada kertas pembungkus dituliskan nomor arsip dan
nomor boks kemudian dimasukkan ke boks dan diberikan (label)
secara berurutan sesuai dengan arsip yang ada dalam boks
Pelabelan - Nomor
- Jenis/Masalah
7) Penempatan Boks ke Dalam Rak Arsip/ Lemari Arsip
Arsip yang telah dimasukkan kedalam box dan telah diberi label
boksnya dapat disimpan pada rak arsip/lemari arsip yang ditata
dengan baik
Gambar-5: Lemari arsip
8) Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS)
Membuat daftar arsip berdasarkan skema dan diurut bersdasarkan
nomor defenitif yang ada
Tabel-1: Lembar DPAS
No. Fungsi No. Arsip Masalah Tahun No. Boks
9) Penilaian
Berdasarkan DPAS yang ada kemudian dianalisis oleh tim untuk
menentukan kategori dan jangka simpan arsip. Hasil penilaian
Arsip musnah: dimusnahkan berdasarkan prosedur yang ditentukan
Arsip Permanen: diserahkan kebagian arsip statis (lembaga
kearsipan).
Gambar-6: Proses Penilaian Arsip
3.2.2 Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis pada BPAD Sumatera Utara meliputi
tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Pengumpulan
Adapun tahapan pengumpulannya yaitu:
a) Pemeriksaan
Dilakukan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai
informasi dari arsip statis sebagai bukti pertanggung jawaban nasional
b) Penataan
Mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya
dalam bentuk atau media arsip statis
c) Pembuatan daftar arsip statis
Diterima, didata dan dicatat dalam daftar arsip statis.
2. Penyimpanan
Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya, penyimpanan
arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban
3. Perawatan
a) Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis
b) Mendokumentasi informasi yang dikandung dalam arsip statis
c) Mensterilkan dari perusak arsip
d) Merestorasi arsip statis adalah kegiatan pengembalian atau pemulihan
arsip seperti bentuk keadaan semula. Adapun tahapan proses restorasi
arsip antara lain; pendataan, penomeran, membuat formula ( bahan
restorasi) lem methyl cellulosa (MC) dengan air aquades, melakukan
sizing (laminasi manual), mengeringkan secara manual
e) Mengontrol tempat penyimpanan dan dan kondisi fisik arsip statis secara
berkala.
4. Penyelamatan
a) Membuat duplikat arsip statis
b) Mengalih mediakan arsip statis ke dalam media yang lain.
5. Penggunaan
Digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian,
pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran
informasi.
3.3 Jenis-Jenis Arsip yang dikelola pada BPAD Sumatera Utara
Dari hasil pengamatan yang dilakukan, BPAD Sumatera Utara mengelola
arsip dari berbagai instansi pemerintah di Sumatera Utara dengan perincian
sebagai berikut:
3.3.1 Arsip Dinamis yang dikelola BPAD Sumatera Utara
1. Arsip dari Biro Umum
2. Biro Keuangan
3. Biro Kepegawaian
5. Arsip PU
3.3.2 Arsip Statis yang dikelola pada BPAD Sumatera Utara
1. Peraturan Daerah
Gambar-7: Arsip tentang Peraturan Daerah
2. Peraturan Gubernur
3. Surat Edaran Gubernur
Gambar-9: Arsip tentang Surat Edaran Gubernur
4. Surat Keputusan
5. Instruksi Gubernur
Gambar-11: Arsip tentang Instruksi Gubernur
6. Arsip Pemilu Kepala Daerah Secara Langsung Tahun 2008 yang pertama
di Sumut
Gambar-12: Arsip tentang Pemilu Kepala Daerah
3.4 Sistem Penyimpanan Arsip BPAD Sumatera Utara
BPAD Sumatera Utara menggunakan sistem klasifikasi dalam
mengelompokkan arsip menurut urusan atau masalah secara logis, kronologis dan
sistematis guna memudahkan dalam kegiatan penemuan kembali arsip. Prosesnya
penyimpananya sebagai berikut:
1. Pemeriksaan
Memeriksa arsip yang diterima dengan melihat kelengkapan dan tanda
perintah simpan.
2. Membuat Indeks
Menentukan kata tangkap sebagai dasar penyimpanan arsip.
3. Pemberian Kode Klasifikasi
Memberi tanda/kode terhadap kata yang telah ditentukan indeksnya.
4. Tunjuk Silang
Tunjuk silang terhadap arsip yang berhubungan.
5. Pemilahan/Sorting
Memilah arsip yang telah dikelompokkan.
6. Penyimpanan
Menempatkan arsip kedalam tempat penyimpanan arsip.
Gambar-13: Menempatkan Arsip kedalam lemari Arsip
3.4.1 Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip
Kearsipan mempunyai peran yang sangat penting dalam administrasi,
perencanan, penganalisaan perumusan kebijaksanaan, penilaian, pengendalian,
pertanggungjawaban. Oleh sebab itu penyelenggaraan arsip dalam
organisasi/instansi di susun secara sistematis agar mudah menemukannya
kembali.
Sehingga tercapainya penataan kearsipan yang baik, maka diperlukan
sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem penyimpanan arsip terdiri atas
sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan menurut masalah,
sistem penyimpanan arsip menurut nomor, sistem penyimpanan arsip menurut
tanggal, dan terakhir sistem penyimpanan arsip menurut wilayah.
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan bahwa penyimpanan arsip
yang di lakukan di BPAD Sumatera Utara sudah efesien. Hal ini dapat diukur dari
sistem penyimpanan arsip yang memakai sistem masalah (Filling System) sistem
masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
masalah/ pokok isi surat. Dengan sistem ini maka penemuan kembali arsip lebih
mudah, sebagai contoh apabila sewaktu-waktu pimpinan memerlukan data
mengenai surat ijin pegawai, maka sekretaris cukup dengan melihat kelompok
kepegawaian , sehingga sekretaris dapat lebih mudah menemukan kembali.
Meskipun sudah berjalan cukup efesien, bukan berarti kantor BPAD
Sumatera Utara tidak mempunyai hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya.
Untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut, maka kantor BPAD Sumatera
Utara melakukan pembenahan-pembenahan, sehingga sistem kearsipan dapat
berjalan lebih baik lagi.
3.4.2 Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang baik sangat penting dan bermanfaat dalam
suatu organisasi/instansi untuk menunjang kegiatan kantor. Arsip-arsip tersebut
digunakan untuk keperluan informasi.
Untuk mencapai sistem kearsipan yang baik. Setiap instansi pemerintah
ataupun swasta harus mengadakan sistem kearsiapan yang baik. Sistem kearsipan
dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi
organisasi, fleksibel, dapat mencegah kerusakan, kehilangan arsip dan
mempermudah pengawasan.
Menurut hasil observasi yang dilakukan, sistem penyimpanan arsip yang
di laksanakan kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan efektif dan efesien. Hal
ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah
memenuhi tujuan yang diharapkan. Tujuan yang diharapkan ini antara lain
terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer.
3.5Penemuan Kembali Arsip BPAD Sumatera Utara
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan penyimpanan arsip,
jika penyimpanan arsip tidak dilakukan dengan baik dan benar maka akan sulit
untuk menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Pada Kantor BPAD
Sumatera Utara mengunakan sistem temu kembali dengan cara manual dalam
menemukan arsip yang di inginkan.
3.6 Penyusutan Arsip BPAD Sumatera Utara
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak
mempunyai nilaiguna lagi dengan cara: memindahkan arsip inaktif dari unit kerja
ke unit kearsipan, memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku dan
menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip dibedakan atas 2 kegiatan yaitu:
1. Penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal retensi arsip (JRA)
1) Perencanaan
2) Penataan arsip
a) Identifikasi arsip yaitu: prinsip provenance (asal usul) dan
prinsip original other (aturan asli).
Pengaturan kembali adalah kegiatan mengembalikan penataan
arsip sesuai dengan penataan aslinya sedangkan pemilahan
arsip adalah pemisahan antara arsip dan non arsip.
c) Pendeskripsian arsip
d) Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara.
3) Penilaian arsip dilakukan untuk menetukan arsip aktif, inaktif, usul
musnah dan usul serah
a) Penilaian arsip adalah kegiatan analisa informasi terhadap
sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka
simpan arsip bagi kepentingan operasional instansi pencipta
arsip.
b) Tujuan penilaian arsip adalah untuk menentukan arsip yang
dapat dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi,
menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi
instansi penciptanya serta menentukan arsip yang
diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah.
c) Nilaiguna arsip terbagi menjadi 2 yaitu: Nilaiguna Primer
dan Nilaiguna Sekunder. Nilaiguna Primer adalah penilaian
arsip didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan
instansi pencipta arsip sedangkan Nilaiguna Sekunder
adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan umum diluar lembaga/instansi pencipta arsip.
2. Penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA)
Prosedur penyusutan berdasarkan JRA meliputi:
1) Prosedur pemindahan Arsip Inaktif
a) Pemeriksaan arsip sudah in aktif atau belum, menyatukan
file-file menjadi series arsip, misalnya series arsip kenaikan
pangkat
b) Pendaftaran judul series arsip/jenis arsip, tahun, volume,
c) Penataan arsip
d) Pembuatan berita acara pemindahan arsip
e) Pelaksanaan pemindahan.
2) Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan
informasi arsip melalui tahap berikut:
a) Pemeriksaan arsip yang telah habis masa simpannya, kebenaran
isi dan kelengkapan informasinya
b) Pendaftaran daftar arsip usul musnah
c) Pembentukan panitia pemusnahan
- Retensi arsip
- Pengelola arsip,unit pengawasan, unit hukum dan unit-unit
lain yang berhubungan dengan arsip yang akan
dimusnahkan
d) Penilaian, persetujuan dan pengesahan
e) Pembuatan berita acara
f) Pelaksanaan Pemusnahan.
Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar dan dicacah,
pemusnahan arsip disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat dari
bidang hukum/perundang-undangan dan bidang pengawasan.
3) Prosedur penyerahan arsip Kelembaga kearsipan
a) Pemeriksaan dan penelian kembali arsip
b) Pendaftaran
c) Pembuatan berita acara
d) Pelaksanaan penyerahan.
Menurut hasil observasi yang dilakukan, sistem penyusutan arsip pada
Kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan dengan baik. Dikarenakan
penyusutan yang dilakukan sudah aman dan efesien. Dikatakan aman karena
penyusutan arsip dilakukan berdasarkan penilaian yang tepat dan tidak
Sumatera Utara belum pernah melakukan pemusnahan arsip dikarenakan Jadwal
Retensi Arsip (JRA) belum sempurna.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa penyusutan arsip pada Kantor
BPAD Sumatera Utara telah dilakukan dengan benar.
3.6.1 Tujuan Penyusutan Arsip
1. Memudahkan dalam menenmukan kembali arsip jika sewaktu-waktu
dibutuhkan
2. Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan
3. Mewujudkan efesiensi efektifitas pengelolaan arsip
4. Menyelamatkan dan melestarikan bahan penanggung jawaban nasional.
3.7 Sistem Pemeliharaan Arsip BPAD Sumatera Utara
Pemeliharaan adalah suatu kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk
mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (temperatur ideal
antara 60–75 derajat F dengan kelembaban antara 50–60 %), terang (terkena sinar matahari tak langsung), mempunyai ventilasi yang merata
dan terhindar dari kemungkinan serangan api, serangga dan sebagainya.
2. Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada
udara diantara berkas yang disimpan.
3. Penggunaaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip
Meletakkan kapur barus (kamper) ditempat penyimpanan dan boks arsip,
Gambar-14: Proses Fumigasi (Penyemprotan Asap)
4. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan
pemeliharaan arsip adalah untuk melindungi, mengawasi dan merawat
agar arsip terjamin. Arsip harus dijaga keamannya, baik dari segi
kuantitas, kualitas (tidak mengalami kerusakan, maupun dari segi
informalitas (kerahasiaannya).
Berdasarkan hasil observasi yang dilaksanakan maka dapat dianalisis
bahwa sistem pemeliharaan arsip di Kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan
dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip
memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan suhu ruangan, serta jauh dari
sinar matahari(secara langsung).
Karena penyimapana arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditempat
tertutup (dilemari besi tahan api). Dengan melihat situasi di atas maka dapat
dikatakan bahwa pemeliharaan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara sudar
benar karena sesuai dengan cara-cara yang ada dalam teori yang dimulai dari
pengaturan ruangan, tempat penyimpanan arsip, penggunaan bahan-bahan
pencegah rusaknya arsip dan kebersihan arsip.
3.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi BPAD Sumatera Utara
Arsip sangat berperan penting di dalam kehidupan berorganisasi. Begitu
juga peran arsip di dalam kehidupan Kantor BPAD Sumatera Utara karena arsip
untuk melakukan berbagai kegiatan, sebagai bahan informasi dalam membuat
perencanaan, pengambilan keputusan, bahan laporan dan lain sebagainya.
Menurut hasil observasi yang dilakukan, pada Kantor BPAD Sumatera
Utara ini, arsip sangat berperan aktif dalam menjalankan kehidupan organisasi
pada kantor ini. Peran arsip sangat membantu di dalam melaksanakan pekerjaan
oleh para pegawai di organisasi ini.
3.9 Faktor yang Menunjang Kemudahan Pengolahan Arsip BPAD Sumatera Utara
Pengolahan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara meliputi
pengklasifikasian, penyimpanan, penyusutan dan pemeliharaan arsip. Hal tersebut
dilakukan berdasarkan sistem masalah. Hal ini mempermudah petugas kearsipan
dalam menemukan kembali arsip yang diinginkan dan dapat dikembangkan
dengan tidak terbatas untuk judul dan susunan arsipnya.
Pengolahan arsip pada BPAD Sumatera Utara menjadi mudah dikarenakan
faktor berikut ini:
1. Azas Gabungan, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara tersebar di
masing-masing unit kerja (centra file) tetapi pengendalian tetap dilakukan
secara terpusat oleh satu unit kerja. Keutungan menggunakan azas ini yaitu
adanya kesegaraman sistem penyimpanan, meminimalkan kesalahan
dalam pemberkasan, memudah proses penyusutan serta lebih efesien dan
efektif.
Sistem yang digunakan oleh Kantor BPAD Sumatera Utara sudah efesien
sehingga arsip mudah ditemukan. Peralatan yang digunakan cukup sederhana
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi tentang Sistem Kearsipan Badan Perpustakaan
Arsip dan Dokumentasi, dapat disimpulkan bahwa:
1. Sistem penyimpanan arsip yang di laksanakan kantor BPAD Sumatera
Utara telah berjalan efektif dan efesien.
2. Penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang
diharapkan. Tujuan yang diharapkan ini antara lain terpeliharanya arsip
yang baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer.
3. Sistem penyusutan pada Kantor BPAD Sumatera Utara telah berjalan
dengan baik. Dikarenakan penyusutan dan pemusnahan yang dilakukan
sudah aman dan efesien. Dikatakan aman karena penyusutan arsip
dilakukan berdasarkan penilaian yang tepat dan tidak mengganggu
kelancaran jalannya organisasi yang bersangkutan berdasarkan atau
berpedoman pada JRA (Jadwal Retensi Arsip).
4. BPAD Sumatera Utara belum pernah melakukan pemusnahan arsip
sehingga terjadi penumpukan arsip di ruang penyimpanan.
5. Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis
bahwa sistem pemeliharaan arsip di Kantor BPAD Sumatera Utara telah
berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat
penyimpanan arsip memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan
udara (AC), serta jauh dari sinar matahari.
6. Arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditempatkan dibagian tertutup
(dilemari besi tahan api). Dengan melihat situasi tersebut maka dapat
sudar benar karena sesuai dengan cara-cara yang ada dalam teori yang
dimulai dari pengaturan ruangan , pemeliharaan arsip dan menjaga
kebersihan dari segi informasi dan fisiknya.
7. Dalam BPAD Sumatera Utara ini, arsip sangat berperan aktif dalam
menjalankan kehidupan organisasi pada kantor. Peran arsip sangat
membantu di dalam melaksanakan pekerjaan oleh para pegawai di
lingkungan organisasi.
8. Pengolahan arsip pada Kantor BPAD Sumatera Utara meliputi
pengklasifikasian, penyimpanan, penyusutan dan pemeliharaan arsip. Hal
tersebut dilakukan berdasarkan sistem yang berlaku pada organisasi
tersebut.
4.2 Saran
Setelah melakukan Observasi pada Sistem Kearsipan Badan Perpustakaan
Arsip dan Dokumentasi, dapat disimpulkan, maka penulis memberikan saran
sebagai berikut:
1. Sistem yang digunakan oleh Kantor BPAD Sumatera Utara dalam
kearsipan dapat dikatakan efektif dan efesien. Namun organisasi ini harus
tetap berusaha menyesuaikan sistem yang digunakan dengan keadaan dan
perkembangan organisasi.
2. Tempat penyimpanan arsip di BPAD Sumatera Utara masih kurang
memadai, sehingga banyak arsip yang belum tersimpan kedalam lemari
arsip, sebaiknya BPAD Sumatera Utara menambah jumlah lemari arsip
3. Hendaknya BPAD Sumatera Utara memperhatikan kondisi arsip dan
melakukan pemusnahan setidaknya setiap sepuluh tahun sekali untuk
mengurangi jumlah arsip yang tidak diperlukan lagi.
4. Keharmonisan kerja yang sudah terjadi diantara atasan dan bawahan
sebaiknya tetap dipertahankan, karena tanpa kerja sama yang baik, tidak
akan tercapai hasil kerja yang diharapkan untuk kelancaran
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
Pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, yang diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan .
2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. (Sedarmayanti, 2003: 8)
Arsip berasal dari Bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon.
Arche artinya permulaan dan bererti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.
Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. (Wiyasa, 2003: 43)
Sedangkan menurut istilah Bahasa Indonesia Arsip (recod) ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu)
pula”. (Barthos, 2007: 1)
Di samping pengertian atau istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain yang masih sering digunakan dalam bidang kearsipan. Dalam Ilmu Kearsipan (Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu:
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 tentang Kearsipan, menyatakan bahwa:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2009: 3).
Berdasarkan fungsinya maka arsip dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu . Arsip dinamis terbagi dua yaitu:
1) Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau terus menerus.
2) Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Dalam siklus daur hidup arsip, arsip statis diartikan sebagai arsip dinamis yang telah selesai masa retensinya di lingkungan penciptaan arsip dan memiliki nilai berkelanjutan sehingga diserahkan ke lembaga kearsipan untuk disimpan secara permanen sebagai memori kolektif. Arsip statis sebagai arsip yang tidak diperlukan lagi bagi suatu organisasi namun dipelihara oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value).
Arsip statis sudah tidak di gunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap dipelihara dan disimpan. Informasi yang terkandung di dalam arsip statis kegunannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas.
nasional, memori kolektif, dan warisan budaya bangsa kepada masyarakat, (ANRI, 2014: 6–7).
2.2Pengelolaan Arsip
2.2.1 Pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan
dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Definisi tersebut menunjuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan
mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip dinamis yang disimpan menunjang
kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut. Arsip dinamis
ditinjau dari dari tingkat kepentingan dan kegunaanya, dibedakan atas arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Arsip aktif yaitu arsip dinamis yang masih berada dalam proses
penyelesaian sehingga masih sering digunakan. Frekuensi penggunaan arsip ini
sedikitnya 10 kali setahun, bila arsip tersebut digunakan kurang dari 10 tahun
maka arsip tersebut termasuk arsip inaktif.
Arsip inaktif yaitu arsip dinamis yang sudah selesai diproses tetapi
kadang-kadang masih dipergunakan.
Arsip dinamis memiliki fungsi yaitu merupakan memori badan korporasi,
pengambilan keputusan manajemen, menunjang letigasi, mengurangi biaya dan
volume penggunaan kertas, efesiensi badan korporasi, ketentuan hokum, rujukan
historis.
Di dalam Undang-Undang NO.43 tahun 2009 Pasal 40 ayat (2) Tentang
Kearsipan menerangkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi:
1. Penciptaan arsip
Ketersediaan dan autentitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
2. Penggunaan dan pemeliharan arsip
Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, alih media arsip. 3. Penyusutan arsip
Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA).
2.2.2 Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengaturan informasi dan fisik arsip statis berdasarkan prinsip-prinsip kearsipan sehingga mudah diketemukan. Produk akhir pengolahan arsip statis adalah tertatanya informasi dan fisik arsip serta tersusunnya sarana bantu temu balik arsip statis (finding aids). Dalam konteks pengelolaan arsip statis (archives management) pengolahan arsip statis (arrangement and description) merupakan salah satu kegiatan penting dalam mengolah informasi dan fisik arsip statis (arrangement and description) merupakan salah satu kegiatan penting dalam mengolah informasi dan fisik arsip statis, sehingga arsip statis yang disimpan pada lembaga kearsipan dapat diakses dan dimanfaatkan untuk kepentingan publik. Hasil dari pengolahan arsip statis adalah tersedianya temu balik arsip (finding aids) berupa senarai/daftar, inventaris, dan guide arsip.
Selanjutnya finding aids ini disajikan di unit pelayanan dan penyimpanan arsip statis pada lembaga kearsipan sebagai alat untuk menelusuri dan menemukan arsip statis yang tersimpan pada gedung penyimpanan arsip statis (depot) untuk diberikan kepada pengguna arsip (user) dalam melakukan finding aids, lembaga kearsipan harus memperhatikan 2 (dua) asas/prinsip pokok pengolahan arsip statis, yaitu:
a) Asas/prinsip asal usul, yaitu asas/prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain. Sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya dan
b) Asas/prinsip aturan asli, yaitu asas prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan peraturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip. Pengaturan arsip yang didasarkan pada aturan asli dimaksud untuk menjaga keutuhan dan realibitas arsip.
2.3 Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi
pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar
memudahkan penenmuan kembali warkat yang sewaktu-waktu diperlukan,
merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi,
maupun untuk membantu tugas pimpinan.
Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting
karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di
dalam menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan
dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk lisan,
yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan
mempuyai kelemahan, yaitu:
1) Mudah terlupakan
2) Tidak ada bukti yang kuat
3) Walaupun ada juga kebaikannya.
Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai
guna, harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik. Penataan
arsip perlu dilakukan unyuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan
penentuan metode penyimpanan atau sistematis, penyimpanan dan perawatannya
untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Sadarmayanti (2001: 195-
199) ada 5 yaitu:
1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System
1. Nama orang
2. Nama perusahaan swasta 3. Nama instansi pemerintah 4. Nama organisasi social.
Untuk dapat menyusun atau mengindeks nama-nama tersebut, maka supaya ada kesatuan Bahasa, harus berpedoman pada peraturan mengindeks yang di tentukan dan dijadikan pedoman.
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Abjad antara lain:
1. Paham Peraturan Mengindeks 2. Peralatan Arsip.
2. Sitem Masalah/Subject Filing System
Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahan yang yang menggunakan system ini, untuk dapat melaksanakan sistem perihal, maka harus di tentukan dahulu masalah-masalah yang pada umunya terjadi/dipermasalahkan dalam surat setiap harinya, untuk dibuatkan Daftar Indeksnya.
Masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya: masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) di bawah “kepegawaian”
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Masalah:
Contoh: Daftar Indeks
3. Sistem Nomor/Numerical Filing System
Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan Daftar Klasifikasi Arsipnya.
Persiapan Penataan Arsip Beradasrkan Nomor
1. Menyusun Pola Klasifikasi Arsip 2. Menyiapkan Peralatan Arsip.
CONTOH DAFTAR INDEKS
KODE MASALAH
KP KEPEGAWAIAN
01 Pengadaan
02 Pengangkatan dan Mutasi
03 Kedudukan
04 Kesejahteraaan Pegawai
05 Cuti
06 Penilaian
07 Pendidikan
08 Pemberhentian
KU KEUANGAN
01 Gaji
02 Biaya Perjalanan
03 Pendaptan
04 Pajak
05 Tagihan
06 Laporan keuangan
Contoh: Pola Klasifikasi Arsip
Nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih kecil, dan perlu dibuat daftar kelompok masalah.
4. Sistem Tanggal/Chronological Filing System
Sistem Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang di file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.
Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Tanggal:
1.Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun 2.Menyiapkan Peralatan arsip.
CONTOH POLA KLASIFIKASI ARSIP
000 Umum
010 Urusan dalam
011 Gedung kantor 012 Rumah dinas 013 Listrik dan telepon 020 Peralatan
030 Penelitian 040 Perencanaan
100
Kepegawaian
110 Pengadaan 120 Lamaran 130 Testing 140 Pengangkatan
200
Keuangan
210 Gaji
5. Sistem Wilayah/Geographical Filing System
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula. Guna melaksanakan system wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari daerah yang berbeda dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing daerah tersebut.
Persiapan Penataan Arsip Beradarkan Wilayah
1. Menentukan pengelompokkan daerah/wilayah 2. Menyiapkan Peralatan arsip.
Adapun tujuan penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat
2. Menunjang terlaksanaya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan behasil guna.
2.4 Penyusutan Arsip
Sebelum penyusutan arsip dilakukan terlebih dahulu melalui proses
penghapusan didahului dengan kegunaan berkas surat. Karena proses
penghapusan ini tidak hanya dilihat dari satu macam nilai untuk setiap berkas
surat, maka perlu dibentuk untuk panitia. Dalam kepanitiaan ini perlu diikut
sertakan semua unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam urusan kantor.
Penghapusan dan penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengolah berkas/arsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan administrasi perkantoran. (Wiyasa, 2003: 164–166)
Langkah-langkah kegiatan yang dilakukan, ialah:
1. Mengadakan inventaris data arsip yang akan digunakan untuk membuat daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan surat menurut subjek utama yang sama
2. Mengadakan penilaian kegunaan berkas/arsip dengan memperhatikan: a. Jenis informasi yang terkandung dalam berkas surat yang akan
b. Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok berkas surat lainnya
c. Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum, nilai pemeriksaaan, misalnya dari BPK – BPKP atau Inspektorat Jendral, niali penelitian ilmiah, dan sebagainya yang sejenis dengan itu.
Berdasarkan penilaian itu tersebut maka akan dihasilkan:
1) Berkas surat penting, biasa dan tidak penting
2) Kelompok berkas atau arsip yang dapat disimpan secara permanen dan berkas surat/arsip yang dapat disimpan untuk sementara .
3. Penyusunan Jadwal Penyusutan Berkas/Arsip Penentuan penyusutan jadwal waktu berdasarkan:
a. Kegunaan berkas surat bagi organsisasi yang bersangkutan
b. Peraturan perundangan yang mengatur tentang jangka waktu penyimpanan
c. Disusun daftar klasifikasi dengan menyebutkan apakah berkas surat disalurkan ke Arsip Nasional atau dapat di musnahkan ataupun di hapuskan.
4. Penyaluran berkas surat
Berkas surat yang ada hubungannya dengan sejarah kehidupan bangsa dan mempunyai nilai sejarah dapat disalurkan ke Arsip Nasional RI melaui Sekretariat Jendral masing-masing departemen.
2.5 Tata Cara Penemuan Kembali Arsip 2.5.1 Peminjaman
Pada prinsipnya setiap peminjaman arsip/surat harus dicatat, dan peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembar peminjaman rangkap tiga yang masing-masing berfungsi sebahgai berikut:
a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit Kearsipan tau unit yang menyimpan arsip
b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip yang dipinjam, yang dimasukkan kedalam amap
2.5.2 Pencarian Berkas
Peminjam harus menunjukkan permintaan dengan menyebutkan
masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langakah
sebagai berikut:
a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel pada laci lemari arsip
b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III
c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dari berkasnya.
2.5.3 Pengembalian Arsip
Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka arsip
tersebut harus dimasukkan kembali kedalam map semula.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah
sebagai berikut:
a. Lembar peminjaman I dicabut serta diberikan kepada peminjam sebagai bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan
b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk diganti dengan arsip yang telah dikembaliakn, yang selanjutnya lembar peminjaman II dimusnahkan
c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik jumlah surat/arsip yang pernah dipinjam.
2.6 Pengelolaan Surat
Surat menurut Barthos (2007: 36) adalah “alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta”.
Sedangkan menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina (2007), surat mempunyai pengertian sebagai sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan tertulis kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun kedinasan. Informasi yang disampaikan biasanya berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan atau buah pikiran lainnya yang disampaikan kepada pihak lain pada seseorang maupun secara kedinasan.
Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak
mungkin termasuk kecepatan di dalam menjawab surat, agar tercapainya efesiensi
dan penghematan.
Oleh karena itu pada setiap organisasi baik swasta maupun instansi
pemerintah, memilih hubungan melalui surat menyurat dengan pihak lain
merupakan jalur yang paling banyak ditempuh. Untuk menangani surat yang
masuk dan keluar, maka di gunakan teknik, metode atau sistem tertentu yang
disebut dengan pengolahan.
1. Prosedur Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun
yang diterima melalui kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku
pengirim (ekspedisi).
Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah proses
kegiatan mencatat surat-surat (masuk dan keluar) dalam buku atau kartu kendali.
Pada Kantor BPAD Sumatera Utara, surat masuk dikelola oleh bagian tata usaha.
Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu organisasi dapat
digolongkan menurut penggolan jenis surat, yaitu:
a. Surat Penting
b. Surat Rutin Biasa
c. Surat Rahasia
d. Surat Pribadi
Jenis-jenis surat ini akan membantu petugas dalam penyortiran surat,
surat-surat tersebut digolongkan sesuai dengan jenisnya agar dapat segera
diproses. Surat pribadi tidak perlu diproses, dan disampaikan langsung kepada
yang bersangkutan.
Menurut (Wursanto 2003: 110) pengurusan dan pengendalian surat masuk di bagi 5 (Lima) langkah yaitu:
Menurut cara penerimaannya, penerimaan surat dibedakan menjadi :
- Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom
- Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir, atau caraka dari kantor pengirim.
b. Penyortiran Surat
Yang dimaksud dengan penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan-gologan yang telah ditentukan. Hal ini dilakukan untuk memeriksa apakah ada surat yang salah alamat, jika ada surat yang salah alamat harus segera dikembalikan.
c. Pembukaan Surat
Pembukaan surat adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop. Amplop dapat dibuka dengan dua cara yaitu :
1) Dengan cara menyobek bagian pinggir dari sampul surat.
2) Dengan menggunakan alat pembuka amplop, misalnya pisau biasa, pisau silet, mesin pembuka amplop manual maupun mesin pembuka amplop listrik.
d. Pencatatan Surat
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut di sampaikan kepada pimpinan yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya.
e. Pengarahan Surat Masuk
Setelah surat dicatat, surat tersebut diberi kartu kendali. Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaanya dapat di tulis rangkap 2, rangkap 3, atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.
Penerimaan surat masuk pada Kantor BPAD Sumatera Utara terlebih
dahulu diperiksa, apakah sesuai dengan alamat instansi tersebut berada. Kemudian
disortir, surat rahasia disampaikan langsung tanpa di buka terlebih dahulu, surat
pribadi diberikan langsung kepada pegawai yang bersangkutan dan surat rutin di
buka oleh petugas yang berwenang untuk dicatatkan ke dalam buku agenda.
Pencatatan surat masuk di Kantor BPAD Sumatera Utara disesuaikan dengan
nomor buku agenda surat masuk.
Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap
(bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabatyang
berwenang) yang dibuat oleh suatu organisasi, kantor atau lembaga lain.
Menurut Wursanto yang dikutip oleh Rosalina (2007), ada 3 (Tiga) langkah dalam Pengurusan dan pengendalian surat keluar, yaitu:
a. Pembukaan Konsep Surat
Pengkonsepan surat dapat dilakukan dengan 2 (Dua) cara, yaitu:
1) Surat dibuat langsung oleh atasan
2) Surat dibuat oleh bawahan dengan didikte langsung oleh atasan. b. Pengetikan Surat
Surat yang telah dikonsep tersebut kemudian diketik rapi. Setelah surat diketik rapi barulah ditandatangani oleh pimpinan dan kemudian dicatat ke dalam agenda dan diberikan nomor suratnya.
c. Pengiriman Surat
Sebelum surat dikirim sebaiknya terlebih dahulu surat diperiksa, apakah surat itu sudah di tandatangani, telah diberi nomor, tanggal surat, lampiran-lampiran, alamt surat, dan juga alamat sampul sudah lengkap, akhirnya surat tersebut di masukkan kedalam amplop yang tersedia. Dicantumkan alamat lengkap menyertakan lembar ekspedisi atau lembar pengantar yang berfungsi sebagai bukti surat tersebut telah dikirim oleh yang bersangkutan.
Surat-surat keluar pada Kantor BPAD Sumatera Utara ditangani oleh
bagian tata usaha, berupa pemberian nomor surat, pencatatan kedalam buku
agenda, dan pemberian stempel dinas.
2.7 Siklus Hidup Arsip
Sebagai suatu siklus, tiap tahapan merupakan suatu proses kegiatan yang
mandiri (sebagai sub sistem) yang tetap saling berhubungan dan menjalin suatu
rangkaian yang utuh untuk mencapai tujuan, yakni pengelolaan arsip dinamis
yang efesien dan efektif. Arsip yang tercipta atau diterima merupakan bukti dari
aktivitas atau hubungan yang pernah terjalin antara organisasi/individual dengan
pihak lain. Sebagai sumber informasi yang mengandung continuing value, maka
arsip perlu dipelihara dan dilestarikan. Pendekatan life cycle of records secara
sistematis akan menggolongkan arsip kedalam fungsinya berupa arsip aktif,
inaktif dan statis. Secara fungsional life cycle of records menghasilkan dua siklus
kegiatan, sebagaimana yang digambarkan oleh Michael Ropper, yakni
pengelolaan arsip dinamis (records management) dan pengelolaan arsip statis
(archives administration/archives management).
Siklus yang di tampilkan dalam bentuk lingkaran dibagi menjadi dua
bagian, siklus manajemen arsip dinamis, dengan komponen penciptaan,
penggunaan pemeliharaan serta penyusutan, dengan siklus manajemen arsip statis
pada sisi berikutnya, yang dimulai dari akuisisi, pengaturan dan pendeskripsian,
preservasi, akses dan layanan, serta pemanfaatan dan pendayagunaan arsip.
Pembagian komponen Michael Ropper ini seakan mewakili dari semua
pendapat mengenai Life cycle of records, pada tahap Records Creation, terdiri
dari: form design, form management, preparation and management of
correspondence, reports management, word and text processing. Tahap Records Use Maintenance, terdiri dari: filling retrieval systems, files management, mail and telecommunication management, selection and management of office copying machines, system analysis, vital records programs and records centers, sementara
tahap Records Disposal meliputi: identification and description of records series,
development of records retention and disposal schedule, records appraisal, records descruction, transfer of records to archives.
Siklus diatas ini, memperlihatkan bahwa pengelolaan dan penyimpanan
berkesinambungan sesuai fungsinya yang menghubungkan antara records
management dan archives management.
Menurut Read (2011: 19) siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Masa hidup arsip memiliki lima fase yaitu :
1. Creation (Penciptaan)
Merupakan tahap awal dari proses terbentuknya arsip. 2. Distribution (Pengurusan)
Merupakan tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.
3. Use (Penggunaan)
Merupakan tahap arsip digunakan untuk pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, dan perencanaan.
4. Maintenance (Pemeliharaan)
Tahap ini berhubungan dengan lokasi penyimpanan dan pemeliharaan arsip, jika sewaktu-waktu arsip dibutuhkan dapat ditemukan kembali. 5. Disposition (Penyusutan)
Gambar-1: Siklus Hidup Arsip
Sumber : Judith Read
Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa siklus hidup arsip
merupakan konsep dalam records management, ini adalah untuk melihat
bagaimana arsip diciptakan dan digunakan, sebuah siklus kehidupan adalah
kumpulan dari bebrapa fase daur hidup sebelum dimusnahkan.
2.8 Peran Kearsipan Bagi Organisasi
Menurut sedarmayanti (2003: 19) arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi tersebut akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah:
1. Sebagai alat utama ingatan bagi organisasi
2. Sebagai bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) DAUR HIDUP
ARSIP
(LIFE CYCLE OF RECORDS)
CREATION (or receipt of record
form outside the business)
DISTRIBUTION Who gets the
3. Sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4. Sebagai barometer kegiatan, mengingat setiap ada kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip
5. Sebagai bahan informasi untuk kegiatan ilmiah lainnya.
Arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara (BPAD Sumatera Utara) memiliki peranan yang sangat penting
diantaranya sebagai alat utama ingatan bagi instansi ini, sebagai alat ukur dari
setiap kegiatan yang dilakukan, sebagai bahan informasi untuk menyelesaikan
laporan bulanan.
2.9 Faktor Yang Menunjang Efesiensi Pengolahan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2001: 112) “Efesiensi adalah usaha pada produksi
untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun
gejala yang merugikan”.
Efesiensi dalam pengertian sering diwujudkan dalam simbul E yang
merupakan hasil perbandingan terbaik antara O (output) dan I (input). Output
adalah semua barang atau jasa yang dihasilkan, sedangkan input adalah semua
biaya yang diperlukan untuk menghasilkan barang jasa tersebut. Jadi demekian
pengertian efficiency (efesiensi) pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau
rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang
dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan, atau input.
Bekerja dengan efesien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan
kelelahan yang sedikit mungkin. Cara kerja yang efesien dapat diterapkan oleh
setiap pegawai untuk semua pekerjaan, bai kecil maupun yang besar.
Efesiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan
tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang:
1. Termudah mengerjakannya
2. Termurah biayanya
3. Tersingkat waktunya
5. Terpendek jaraknya
Apabila seseorang pegawai harus segera menyelesaikan pekerjaannya
dalam waktu yang singkat, maka pegawai tersebut harus dapat meningkatkan
kecepatan cara bekerjanya di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaanya.
Setiap pegawai yang dalam pikirannya tidak menyukai penghamburan, umumnya
akan bekerja dengan efesien. Oleh sebab itu, cara bekerja yang efesien hendaknya
perlu dipratekkan dan diterapkan secara terus menurus agar supaya jiwa efesiensi
benar-benar dapat dimiliki.
Berikut ini adalah pedoman untuk bekerja secara efesien yaitu:
1. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi menjadi pekerjaan
otomatis
2. Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata
3. Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan
4. Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja
5. Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil
6. Susunlah pekerjaan menurut rangkain kerja yang tepat
7. Biasakanlah mengambil keputusan seketika
8. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika
9. Pergunakanlah catatan-catatan untuk membantu ingatan
10.Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu
menyelesaikan pekerjaan.
Menurut Sedarmayanti (2003: 79–80) menyatakan bahwa:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikan, menyusun, menyimpanan, dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip berdasarkan sistem yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan beberapa penunjang antara lain:
a. Kesedarhanaan, sistem penataan arsip yang dipilih dan ditetapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain
c. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu untuk dapat memanfatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia d. Menjamin keamanan, arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian,
kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, udara yang lembab dan lainnya, sehingga penyimpanannya harus ditempat yang benar-benar aman dari segala gangguan
e. Penempatan arsip, tempat penyimpanan arsip harus di tempat yang strategis, agar tempat penyimpanannya mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukan tanpa membuang banyak waktu dan tenaga. f. System yang digunakan harus fleksibel, maksudnya, adalah harus
memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan efesiensi kerja
g. Petugas arsip, petugas arsip harus memliki pengetahuan di bidang kearsipan.
3. Unit kearsipan perlu penyelenggaraan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaiknya-sebaiknya.
4. Mencatatat dan menyimpanan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari lengkap tanggal kejaian-kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara prodic agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan bahwa terdaftar faktor-faktor
yang sangat penting di perhatikan yang dapat memudahkan pengolahan arsip
mulai dari kegiatan penghimpun, menata system arsip, melayani peminjaman
arsip, mencatat arsip hingga mengadakan pengontrolan arsip.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa
ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap
instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan
informasi dengan cepat, tepat dan dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi
adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan
menjadi arsip yang di olah dan diatur pada suatu unit kerja yang di kenal dengan
unit kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan
dan pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap
arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah.
Arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan
tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengolah pada setiap instansi.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat
atau surat-surat dan dukumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen
inilah yang selanjutnya disebut Kearsipan (Wursanto, 2004: 11). Kearsipan
mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya suatu
organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melakukan
kegiatan perencanaan, analisa, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban dengan
setepat-tepatnya.
Meskipun sistem kearsipan mempunyai peranan penting namun pada
prakteknya masih banyak organisasi atau instansi yang tidak melakukan penataan
sewaktu-waktu diperlukan. Kearsipan merupakan salah satu kegiatan
perkantoran yang sangat penting. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus
dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat
membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan
dalam pencapaian tujuan suatu badan atau instansi kearsipan secara lebih efektif
dan efisien.
Begitu pula halnya dengan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara yang mana dalam pelaksanaan sistem kearsipannya
masih belum efektif dan efesien. Dalam hal ini berarti kinerja pegawai sangat
mempengaruhi prosedur pelaksanaan pemeliharaan dan penyusutan arsip di Badan
Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ( BPAD Sumatera
Utara ). Sehingga yang menjadi masalah adalah bagaimana sistem kearsipan yang
digunakan BPAD Sumatera Utara dan prosedur pelaksanaan pemeliharaan serta
penyusutan arsip pada BPAD Sumatera Utara dapat menunjang efisiensi kerja
para pegawai di BPAD Sumatera Utara.
Dengan demikian penulis tertarik untuk menjadikan bahan penelitian
untuk tugas akhir, dengan mengambil judul “Sistem Kearsipan Dalam Menunjang
Efesiensi Kerja Pegawai Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara”.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:
1. Untuk menegtahui bagaimana sistem kearsipan pada Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi yang dilakukan untuk menunjang efesiensi kerja
pegawai.
2. Untuk mengetahui bagaimana penataan berkas arsip pada Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
3. Bagi penulis sendiri, tulisan ini dapat menambah wawasan pengetahuan
4. Bagi Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara tulisan ini dapat menjadi masukan dan saran untuk lebih
meningkatkan efesiensi kinerja pegawai.
1.3 Manfaat penulisan
Adapun manfaat yang diharapkan dari penulisan kertas karya ini, antara
lain:
1. Bagi penulis dan pembaca, hasil penulisan ini dapat menambah pengetahuan
dan wawasan, serta pemahaman penulis dan pembaca dibidang kearsipan
dengan lebih baik lagi.
2. Bagi Kantor Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Sumatera Utara,
hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan masukan dan saran juga
berguna dalam meningkatkan maupun mempelancar kegiatan kearsipan agar
terorganisir dengan baik.
1.4 Ruang Lingkup
Dalam penulisan kertas karya ini penulis membatasi masalah hanya pada
sistem kearsipan, efesiensi kinerja pegawai agar tulisan terkendali dan sesuai dengan pokok permasalahan yang berkaitan dengan “sistem kearsipan Badan
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi”. Juga akan menguraikan dan menjelaskan
pengertian arsip dan bagaimana pengarsipan agar lebih efisien.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mengumpulkan data-data
melalui:
a. Studi Kepustakaan
Sebelum penulis melakukan observasi di lapangan terlebih dahulu penulis
membaca buku-buku, atau bahan pustaka lainnya yang relevan dengan
b. Studi Lapangan
Memperoleh data dengan mengamati langsung ke lapangan yaitu bagian
arsip pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi.
c. Wawancara
Penulis mengadakan wawancara langsung dengan arsiparis, dalam hal ini
terutama arsiparis yang bertanggung jawab mengenai arsip pada BPAD
ABSTRAK
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini menimbulkan
pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah
maupun swasta. Keduanya sangat memerlukan informasi dengan cepat, tepat dan dapat mendukung
pelaksanaan aktivitasnya. Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi
adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi arsip
yang di olah dan diatur pada suatu unit kerja yang di kenal dengan unit kearsipan. Unit kearsipan
adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan pengendalian terhadap arsip aktif,
SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFESIENSI KERJA PEGAWAI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN
DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dalam bidang studi perpustakaan
Oleh:
HENY MARTALANA GINSU 132201066
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Pada kesempatan yang pertama ini penulis mengucapkan Puji Syukur
kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkah dan rahmad-Nya penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini guna memenuhi persyaratan kelulusan Program
Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya untuk memperoleh.gelar ahli
madia.
Dalam Kertas Karya ini mengalami banyak kesulitan seperti keterbatasan
waktu, kurangnya literatur yang diperlukan, keterbatasan kemampuan menulis
sendiri dan sebagainya, namun demikian dengan kemampuan keras yang didorong
oleh rasa tanggung-jawab dan dilindasi itikad baik, akhirnya kesulitan tersebut
dapat diatasi.
Adapun judul yang diajukan sehubungan dengan penyu
