1
LEAN PRODUCTION SYSTEM
DALAM PENGELOLAAN
ARSIP DI PERGURUAN TINGGI
Oleh: Lolytasari
Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk institusi atau lembaga
yang bergerak dalam bidang pendidikan, dimana dalam kegiatan
sehari-hari maupun kegiatan secara historis tidak akan terlepas dari aktifitas
penciptaan arsip baik itu arsip dinamis aktif, arsip dinamis in-aktif dan
arsip statis.
Oleh sebab itu keberadaan Unit Kearsipan perguruan tinggi sebagai
pengelola arsip sangat diperlukan. Hal ini sesuai dengan bunyi pasal 27
ayat (1) yang menyatakan bahwa perguruan tinggi negeri diwajibkan
memiliki Unit yang mengelola Arsip Perguruan Tinggi atau University
Archive. Walau sudah ada payungnya, hingga saat ini baru ada sekitar 22
Perguruan Tinggi Negeri yang telah membentuk Unit pengelola yang
menangani bidang Kearsipan.
Selain itu, kehadiran UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik, dalam pasal 52 mengatur sanksi untuk badan publik yang dengan
sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/ atau tidak
menerbitkan informasi publik. Melihat kutipan perundangan diatas, jelas
2
publik yang juga telah diatur dalam Undang-Undang Kearsipan No. 43
Tahun 2009.
Permasalahan klasik yang masih sering muncul dalam suatu lembaga
yang mengatur kearsipan adalah berkaitan dengan sumber daya manusia,
sarana dan prasarana serta anggaran yang masih terbatas. Untuk
mengatasi hal ini dibutuhkan adanya konsep lean, “perampingan”. yang
akan membantu organisasi mencapai kecepatan dan fleksibilitas yang
tinggi. Disini akan dibahas budaya lean untuk meningkatkan kinerja
organisasi secara signifikan.
Pengertian Lean Production System
Lean dalam bahasa Indonesia “ramping”, Lean Production diciptakan oleh Toyota yang dikenal dengan “Toyota Production System” atau TPS,
merupakan sistem manajemen operasi untuk mencapai sasaran, yaitu
kualitas terbaik, biaya rendah dan lead time terpendek dengan cara
mendorong orang menuju sasaran (Jeffrey K. Liker: 2006). Walaupun
focus teknisnya adalah memperpendek lead times dan merupakan bagian
penting didefinisinya, disisi lain menunjukkan pentingnya menggerakkan
orang untuk mencapai tujuan.
Dalam Toyota Way dengan lean nya, dapat memberikan inspirasi,
menunjukkan pentingnya stabilitas kepemimpinan dan nilai-nilai yang
3
kombinasi yang tepat dari philosophy , process, people dan problem
solving dapat menciptakan suatu lembaga yang belajar.
Pengertian Arsip
Australia Standar AS 4390 – 1996 sebagaimana dikutip Kennedy dan Schauder (1998: 5) mendefinisikan arsip sebagai rekod yang memiliki
nilai berkelanjutan. Pengertian rekod itu sendiri adalah “informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer,
diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan
dalam suatu transaksi bisnis atau dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari
suatu aktivitas.” Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi
terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif
Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya
aktivitas lembaga yang efisien dan efektif. Pengertian ini juga senada
dengan Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang
menyebutkan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4
Menurut Jeffrey K. Liker dalam bukunya The Toyota Way, ada 14 prinsip
dalam Toyota Way , tentu saja prinsip-prinsip tersebut dalam mengelola
kearsipan tidak akan meniru secara utuh tetapi dapat mengambil
intisarinya untuk disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Ke-14 prinsip
dapat dibagi menjadi 4, diantaranya adalah:
1. Filosofi jangka panjang (long term philosophy).
Model lean sengaja dibangun dari awal, dimulai dengan sebuah
filosofi. Dan filosofi ini dimulai oleh pimpinan puncak organisasi. Apa
yang harus menjadi tujuan organisasi? Untuk membangun unit
kearsipan dalam jangka panjang yang memberikan nilai yang luar
biasa kepada lembaga dan user. Dan tujuan ini memerlukan pemikiran
jangka panjang dan berkesinambungan kepemimpinan.
Kesadaran Perguruan Tinggi di Indonesia dalam mengelola arsip
sudah mulai timbul. Hal ini didukung atas kesadaran tanggungjawab
dalam menjaga arsip sebagai memori bangsa, yang mengandung
bukti sejarah, bahkan dapat mendidik generasi yang akan datang
untuk melihat sejauh mana keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan
dan kejayaan suatu bangsa.
Untuk mengubah suatu budaya “Sadar Arsip” ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan:
a. Mulai dari atas, perubahan budaya membutuhkan perubahan
drastis kepemimpinan eksekutif
5
c. Menggunakan manajer ahli manajemen arsip sebagai agen
perubahan
d. Membutuhkan waktu untuk mengembangkan sumber daya manusia
yang berkomitmen dan berkualitas
e. Tidak pantang menyerah bila ada kesulitan dalam mengoperasikan
organisasi
Kelima hal ini yang mengubah suatu lembaga perguruan tinggi
“Sadar Arsip”, dan membentuk Unit pengelola yang menangani bidang
Kearsipan. Diantara contohnya adalah: yang pertama adalah Kantor
Pusat Unit Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), di Yogyakarta.
Untuk memperluas jaringan informasi, saat ini UGM sudah menjadi
anggota International Council Archives (ICA) pada seksi Institutional
Research University Archives dengan nomor keanggotaan
C-2388/2010-ICA. Dengan keanggotaan ini UGM baru satu-satunya
lembaga kearsipan perguruan tinggi di Indonesia dan ketiga di ASEAN
dalam keanggotaan ICA. Dengan menjadi anggota ICA para pencari
informasi UGM yang ingin mendapat data dari lembaga kearsipan
sesama anggota ICA tidak lagi harus datang ke lembaga kearsipan
yang bersangkutan. Mereka cukup mengakses data dari Arsip UGM.1
Kedua adalah Kantor Unit Arsip Perguruan Tinggi Universitas
Negeri Malang. Keunikannya adalah sangat lengkap dalam
penyimpanan arsip institusi. Mulai dari arsip pendirian Universitas
1
6 Negeri Malang dari nama awalnya Perguruan Tinggi Pendidikan Guru
(PTPG) masih tersimpan rapi. Selain itu dalam waktu yang singkat
Universitas Negeri Malang juga berhasil mengakuisisi arsip yang ada
di lembaga. Target ke depan sistem kearsipan unit arsip Universitas
Negeri Malang akan diarahkan dari sistem manual ke sistem digital,
sehingga seluruh arsip bisa terekam dalam file digital yang lebih efektif
dan efisien.2
Ketiga adalah Universitas Udayana telah membentuk unit
pengelola Kearsipan yang diberi nama Pusat Arsiparis Universitas
Udayana sejak Oktober 2008, sebelum U.U. RI No. 43 tahun 2009
diundangkan. Ini berarti bahwa Pimpinan Universitas Udayana cepat
tanggap dan bergerak cepat akan arti pentingnya suatu arsip seiring
dengan perkembangan jaman diera globalisasi dewasa ini.3
Yang keempat adalah Universitas Indonesia, dengan memakai
Model Kontinuum dalam pengelolaan informasi arsip.. Sejak berdirinya
Universitas Indonesia tahun 1946, sampai terjadinya arsip kacau pada
tahun 1997 Universitas Indonesia baru mulai memikirkan arsip
sebagai asset universitas yang harus diselamatkan. Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya (FIB) saat itu yang dipelopori oleh ibu Anon
Minarni mula pertama kali sadar bahwa arsip harus dikelola.4
Yang perlu diingat dalam memulai perjalanan lean adalah kembali
ke pertanyaan awalnya tentang komitmen kepemimpinan puncak
7
terhadap visi organisasi jangka panjang yang harus senantiasa
diperhatikan. Bila digambarkan dalam skema:
2. Proses yang benar akan memberikan hasil yang benar (the right
process will produce the right result). Ciptakan proses yang mengalir
secara kontinu untuk mengangkat permasalahan ke permukaan.
3. Menambah nilai untuk organisasi dengan mengembangkan orang dan
mitra kerja anda (add value to the organization by developing your
people and partners)
Apakah pimpinan komit
pada visi organisasi jangka panjang?
Apakah pimpinan komit untuk mengembangkan
dan melibatkan karyawan dan
mitra
Apakah ada kesinambunagan dalam filosofi dalam
kepemimpinan
8
Pada sebagian besar organisasi baik yang berorientasi keuntungan
maupun tidak, Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor yang
paling menentukan keberhasilan kinerja dan pencapaian organisasi
dimana mereka berada. Ketergantungan pada SDM telah menjadikan
banyak organisasi menyisihkan sebagian besar anggarannya untuk
meningkatkan kemampuan mereka. Pelatihan, seminar dan
pendidikan lanjutan telah dijadikan agenda utama bagi peningkatan
keterampilan staf. (Fuad Gani dalam makalahnya Manajemen
Dokumen Perusahaan).
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas,
dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan
(Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kerasipan). Dalam pengertian ini
terlihat bahwa Arsiparis merupakan aset yang paling bernilai dalam
pengelolaan kearsipan.
4. Menyelesaikan akar permasalahan secara terus menerus, mendorong
pembelajaran organisasi (continuously solving root problem drives
organizational learning)
Akar permasalahan dalam dunia kearsipan adalah belum
tertanganinya arsip secara professional sehingga masih banyak di
9
Untuk mengatasi ini, yang perlu dilakukan oleh organisasi adalah
meningkatkan pengetahuan karyawan dengan pembelajaran dalam
bidang kearsipan. Belajar bisa melalui pengalaman dan bisa juga
lewat pelatihan, diantaranya adalah (1) Mengetahui Prosedur Jadwal
Retensi Arsip (JRA), (2) Memahami dengan betul apa yang dimaksud
dengan Arsip Vital dalam suatu organisasi, (3) Memanfaatkan
teknologi informasi menggunakan electronic filing system dalam
mengelola arsip elektronik, (4) Mengetahui arsip elektronik dan
permasalahannya, (5) lain sebagainya.
Dengan adanya pengetahuan tentang kearsipan dianatara karyawan
di unit Kearsipan akan menimbulkan keseimbangan antara
peran-peran orang-orang-orang didalamnya dan akan membentuk suatu
sistem teknis yang terfokus pada proses mengalir yang memberi nilai
tambah..
Kesimpulan
Lean production system telah membuka pikiran bahwa “mengelola” tidak hanya berhubungan dengan “alat”. Mengelola berarti harus
mempertimbangkan faktor sumber daya manusia.
Dengan menggunakan Lean production system, di dalam lingkup
Perguruan Tinggi, ada beberapa elemen yang harus dipertimbangkan
dalam pengelolaan kearsipan, diantaranya adalah alat, sumber daya
10
digunakan dalam kearsipan, keselamatan kerja, bahaya debu dan
menganalisis biaya untung ruginya dalam menciptakan atau mendirikan
arsip universitas atau university archive.
Daftar Pustaka
Bataviace. co.id. Arsip Sumber Informasi Pembuat Kebijakan. 2010. Diakses tanggal 16 Oktober 2010. http://bataviase.co.id/node/319315
Fuad Gani. Manajemen Dokumen Perusahaan
Jay Kennedy and Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping, 2nd edition, South. Melbourne:
Lolytasari. Kebijakan Manajemen Arsip di Universitas Indonesia. 2010. Diakses tanggal 11 Oktober 2010. http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/ 2010/05/ kebijakan-manajemen-arsip-di.html
LongmanJeffrey K. Liker. 2006. The Toyota Way, 14 Prinsip Manajemen dari Perusahaan Manufaktur Terhebat di Dunia. Jakarta: Erlangga
Pusat Arsiparis Universitas Udayana. 2010. Kompetisi Unit Pengelola Arsip Perguruan Tinggi. Diakses tanggal 11 Oktober 2010. http://arsiparis.unud.ac.id/?p=92
Republik Indonesia. 2008. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan .
Universitas Gadjah Mada. Arsiparis UGM Herman Setyawan Terbaik II Nasional. 2010. Diakses tanggal 11 Oktober 2010. http://www.ugm.ac.id/index.php?page=rilis&artikel=2894
