1
MODUL 1
BAGAN ALIR (FLOWCHART)
Overview
Bagian ini menjelaskan mengenai berbagai alat dan teknik yang biasa digunakan dalam pengembangan sistem. Pada modul 1 ini difokuskan pada pembahasan Bagan Alir
(Flowchart) yang nantinya akan digunakan dalam menggambarkan prosedur sistem baik sistem berjalan maupun sistem usulan.
Tujuan
1. Mengetahui alat dan teknik pengembangan sistem 2. Mengetahui jenis bagan alir
2 1.1Alat Pengembangan Sistem
Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa gambar atau diagram atau grafik. Penggunaan diagram atau gambar ini dipandang lebih mengena dan lebih mudah dimengerti. Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk gambar diantaranya adalah sebagai berikut :
a. HIPO diagram, digunakan di metodologi HIPO dan di metodologi yang lainnya b. Data flow diagram, digunakan di metodologi structured system analysis and design. c. Structured Chart, digunakan di metodologi structured system analysis and design. d. SADT diagram digunakan di metodologi SADT
e. Warnier/Orr diagram, digunakan di metodologi Warnier/Orr
f. Jakson’s diagram, digunakan di metodologi Jackson System Development.
Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Bagan untuk menggambarkan aktifitas (activity charting) 1) Bagan alir sistem (system flowchart)
2) Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :
Bagan alir logika program (program logic flowchart)
Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart) Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart) atau disebut juga dengan bagan alir formulir (form flowchart) atau bagan alir dokumen (document flowchart)
Bagan alir hubungan database (database relationship flowchart) Bagan alir proses (process flowchart)
3
b. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting)
c. Bagan untuk menggambarkan hubungan persoil (personal relationship charting) 1) Bagan distribusi kerja (working distribution chart)
2) Bagan organisasi (organization chart)
1.2Teknik Pengembangan Sistem
Teknik yang tersedia untuk pengembangan sistem biasanya tidak khusus untuk suatu metodologi tertentu, tapi dapat digunakan di sema metodologi yang ada. Teknik-teknik yang dapat digunakan adalah:
a. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadualan proyek. b. Teknik menemukan fakta (fact finding techniques), yaitu teknik yang dapat digunakan
untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada (analisis sistem). Teknik ini diantaranya adalah wawancara (interview),
observasi (observation), daftar pertanyaan (questioneries), dan pengumpulan sampel (sampling).
c. Teknik analisis biaya/manfaat d. Teknik menjalankan rapat e. Teknik inspeksi
1.3Bagan Alir (Flowchart)
Bagan alir adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah (Ladjamudin, 2005).Bagan alir adalah bagan yang
4
akan diusulkan. Bagan alir dapat digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Pada saat akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau programmerdapat mengikuti pedoman sebagai berikut:
a. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu
halaman.
b. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
c. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan di mana akan berakhirnya. d. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata kerja yaang
mewakili suatu pekerjaan, misalnya: “persiapkan” dokumen, “hitung” gaji.
e. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya. f. Kegiatan yang terpotong dan akan di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas
menggunakan simbol penghubung.
g. Gunakanlah simbol-simbo bagan alir yang standar.
Ada 5 jenis bagan alir yang akan dibahas dalam modul ini, yaitu: a. Bagan alir sistem (system flowchart)
b. Bagan alir dokumen (document flowchart)
c. Bagan alir program (program flowchart) d. Bagan alir proses (process flowchart).
1.4Bagan Alir Sistem
Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan oleh
5
Simbol Document untuk menunjukkan data atau informasi yang masuk atau keluar dari sistem Simbol Proses Manual untuk menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh computer (manual).
Simbol ProsesKomputeruntuk menunjukan kegiatan proses dari operasi program komputer. Simbol Arus/Flow untuk menyatakan jalannya suatu arus proses.
Simbol Manual Input untuk memasukkan data secara manual dengan keyboard.
Simbol Harddisk untuk menyimpan data dalam bentuk file
Simbol Connector untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang sama.
Simbol Offline Connector untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang berbeda.
N
File non-komputer yang diarsip urut numerical (N), alphabetical (A), cronological (C)
Simbol SquentialAccess Storage untuk menunjukkan input/output menggunakan pita magnetik
Simbol Stored Data untuk menunjukkan input/output menggunakan disket/flash disk
Simbol Display untuk menunjkkan output yang ditampilkan di monitor
6 Langkah-langkah Pembuatan Bagan Alir Sistem
a. Bagan alir diawali dengan adanya sebuah prosedur sistem, baik sistem berjalan maupun
sistem usulan.
b. Prosedur sistem menggambarkan pekerjaan yang dilakukan oleh sistem. Jadi sebaiknya tentukan terlebih dahulu siapa yang menjadi sistem. Sistem bisa berupa orang, bagian
atau bahkan sebuah sistem yang menerima data dari pihak luar utnuk kemudian mengolah data tersebut dan mengeluarkan informasi untuk pihak luar.
c. Susunlah prosedur sistem secara berurut.
d. Setelah prosedur sistem diperoleh, langkah selanjutnya adalah membuat bagan alir sistem menggunakan simbol-simbol standar.
Berikut adalah contoh bagan alir sistem dari sistem pemesanan barang suatu perusahaan.
Gambar 1.2Bagan Alir Sistem Pemesanan Barang Mulai
7 1.5Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form
flowchart) merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.
Secara umum, bagan alir dokumen mirip dengan bagan alir sistem, yakni menggambarkan prosedur dari sebuah sistem. Tapi bagan alir dokumen juga menggambarkan
bagian lain yang berhubungan dengan sistem. Bagian ini bisa memberi data ke sistem atau menerima informasi dari sistem. Bagan alir dokumen dibagi menjadi beberapa kolom, sesuai dengan banyaknya bagian di organisasi yang terlibat salam sistem. Berikut adalah contoh
bagan alir dokumen dari sistem pemesanan barang suatu perusahaan.
8
Latihan
1. Lakukan survey ke sebuah sistem yang sudah ada, kemudian buat prosedur sistem berjalan.
2. Berdasarkan prosedur sistem berjalan tersebut, dengan menggunakan aplikasi Microfot
Visio atau Flow Chart buatlah: - Bagan Alir Sistem
- Bagan Alir Dokumen
3. Buatlah prosedur sistem usulan.
4. Berdasarkan prosedur sistem usulan tersebut, dengan menggunakan aplikasi Microfot
Visio atau Flow Chart buatlah: - Bagan Alir Sistem
9
MODUL 2
DIAGRAM ARUS DATA (DAD)
DATA FLOW DIAGRAM (DFD)
Overview
Modul 2 ini menjelaskan mengenai alat pengembangan sistem berupa Diagram Arus Data
(DAD) atau Data Flow Diagram (DFD). Pada modul ini akan dibahas mengenai alat dalam DFD, langkah pembuatan DFD dan aturan-aturan dalam membuat DFD.
Tujuan
1. Mengetahui simbol-simbol dalam DFD
10 2.1 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) menampilkan kegiatan sistem lengkap dengan
komponen-komponen yang menunjukkan secara tegas file-file yang dipakai, unsur sumber atau tujuan data, serta aliran data dari satu proses ke proses lainnya. DFD juga dapat dirinci secara hierarkis dari sifatnya secara garis besar sampai dengan tingkat keterincian yang
diperlukan.(Ladjamudin, 2005).
DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan arus dari
data sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baruyang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana data tersebut mengalir atau disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan
pada metodologi pengembangan sistem terstruktur. DFD menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Selain itu, DFDjuga merupakan dokumentasi sistem yang
baik.
2.2Simbol DFD
Simbol yang digunakan dalam DFD adalah: a. Kesatuan luar (external entity)
b. Arus data (data flow) c. Proses (process)
d. Simpanan data (data store)
Kesatuan Luar (External Entity)
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada
11
luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan
luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini.
1) Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.
2) Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang dianalisis atau dikembangkan.
3) Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti pemasok, pelanggan. 4) Sistem informasi lain di luar sistem yang sedang dianalisis atau dikembangkan.
5) Sumber asli dari suatu transaksi.
6) Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.
Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan
sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal sebagai berikut:
Arus Data (Data Flow)
Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir diantara proses, data store
dan menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem. Arus data dapat berbentuk sebagai berikut:
12 2) Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem
3) Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem
4) Masukan untuk komputer 5) Komnikasi ucapan 6) Surat-surat atau memo
7) Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file 8) Suatu isian yang dicatat pada buku agenda
9) Transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain
Simbol arus data digambarkan dengan garis panah dengan nama arus data dia atasnya:
data mahasiswa
Gambar 2.2Arus Data
Proses (Process)
Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau
aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Proses berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta menghasilkan satu
atau beberapa data keluaran.
Gambar 2.3Proses 1
Proses
13
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi: 1) Identifikasi proses
Umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.
2) Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh roses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses
biasanya berbentuk suatu kalimat yangdiawali dengan kata kerjamisalnya menghitung, membuat, membandingkan memverifikasi, mempersiapkan, merekam, dan kata kerja lainnya. Nama proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol
proses. 3) Pemroses
Pemroses menunjukkan aiapa atau di mana suatu proses dilakukan. Keterangan pemroses ini di simbol proses dapat dituliskan di bawah nama proses.
Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga merupakan arus data lain yanag mengalir.berikut adalah berbagai kemungkinan arus data dalam suatu proses.
a) Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus data. b) Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah arus
data.
c) Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebih dari sebuah arus data.
14
1) Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam roses dan lenyap tidak
berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam yang dalam sekali.
2) Proses menghasilkan output tidak tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena secara ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.
Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data merupakan tempat penyimpanan data pengikat data yang ada dalam sistem.Simpanan data dapat berupa:
1) Suatu file atau database di sistem komputer 2) Suatu arsip atau catatan manual
3) Suatu kotak tempat data di meja seseorang 4) Suatu tabel acuan manual
5) Suatu agenda atau buku
Simpanan data dapat disimbolkan dengan sepasang dua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi samping terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan
data ke database.
15 2.3Bentuk Data Flow Diagram
Terdapat 2 bentuk DFD, yaitu DFD fifik dan DFD logika. DFD fisik lebih menekankan
pada bagaimana proses dari sistem diterapkan sedang diagram arus data logika lebih menekankan proses-proses apa yang terdapat di sistem.
a. DFD Fisik
DFD fisik lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem lama). Penekanan dari DFD fisik adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan
(dengan cara apa, oleh siapa, dan bagaimana), termasuk proses-proses manual. Dengan menggunakan DFD fisik, proses yang ada akan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga analis sistem akan dapat memperoleh
gambaran nyang jelas bagaimana sistem tersebut bekerja. Untuk memperoleh gambaran bagaimana sistem yang ada diterapkan, DFD fisik harus memuat hal berikut ini.
1) proses-proses manual juga digambarkan
2) nama dari arus data harus menunjukkan fakta penerapannya semacam nomor formlir
dan medianya (misal telpon atau surat). Nama arus data mungkin juga menerangkan tentang waktu mengalirnya (misal harian atau mingguan). Dengan kata lain, nama arus data harus memuat keterangan yang cukup terinci untuk menunjukkan bagaimana
pemakai sistem memahami kerja dari sistem.
3) Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer, misal kotak in/out yang
berfungsi sebagai buffer dari proses serentak yang beroperasi dengan kecepatan berbeda, sehingga ada sebuah data yang harus menunggu di buffer.
4) Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah secara
manual atau komputerisasi. Secara manual misalnya dapat menunjkkan buku catatan, meja pekerja atau kotak in/out. Sedang secara komputerisasi misalnya menunjukkan
16
5) Proses harus menunjukkan nama dari pemroses, yaitu orang, departemen, sistem komputer, atau nama program komputer yang mengeksekusi proses tersebut.
b. DFD Logika
DFD logika lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem baru). DFD logika tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan, tetapi
penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem. Karena sistem yang diusulkan belum tentu
diterima oleh pemakai sistem dan biasanya sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa alternatif, maka penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan menghemat waktu
penggambarannya dibandingkan dengan DFD fisik. Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DFD logika hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan
secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.
2.4Pedoman Menggambar DFD
Berikut ini akan diberikan pedoman bagaimana menggambar DFD baik DFD fisik
maupun DFD logika.
a. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat dalam
sistem. Misalnya untuk sistem penjualan mempunyai kesatuan luar yang terlibat adalah sebagai berikut:
- Langganan
- Manajer kredit - Bagian gudang
17
Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di luar bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data ke
sistem informasi serta tujuan penerima aruys data hasil dari proses sistem informasi, sehingga merupakan kesatuan di luar sistem informasi.
b. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. Misalnya
untuk sistem penjualan ini, input/output yang terlibat dengan kesatuan luar adalah:
Kesatuan Luar Input
Output
Langganan Order langganan -
Bagian gudang - Tembusan permintaan
persediaan
Bagian pengiriman Tembusan jrnal Faktur, tembusan kredit, tembusan jurnal
Manajer kredit - Status piutang
c. Gambarlah terlebih dahulusuatu diagram konteks (context diagram). DFD merupakan alat untuk structured analysis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (lower level). DFD yang pertama kali digambar adalah level teratas (top level), diagram inidisebut diagram konteks. Dari
diagram konteks ini kemudian akan digambar dengan lebih rinci lagi yang disebut dengan overview diagram (DFD level 0). Tiap-tiap proses di overview diagram akan digambar secara lebih terinci lagi dan disebut DFD level 1. Tiap proses di level 1 akan digambar lebih terinci lagi dan disebut DFD level 2. Demikian seterunya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.
18
d. Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang (hierarchy chart) digunakan untuk mempersiapkan penggambaran
DFD ke level-level lebih bawah lagi. Bagan berjenjang dapat digambar dengan menggunakan notasi proses yang digunakan di DFD.
e. Gambarlah DFD level 0 (overview diagram) berdasarkan proses di bahan berjenjang.
Untuk level 0 ini, semua proses dan semua media penyimpanan (data store) digambarkan.
f. Gambarlah DFD level 1 dari proses-proses yang ada di level 0. Proses yang dibuatkan level 1 adalah proses yang masih dipecah menjadi proses yang lebih terinci lagi. Proses yang tidak dapat dipecah lagi tidak perlu dibuatkan DFD level 1.
19
Latihan
1. Lakukan survey ke sebuah sistem yang sudah ada, kemudian buat prosedur sistem berjalan.
2. Berdasarkan prosedur sistem berjalan tersebut, dengan menggunakan aplikasi Microfot Visio atau Flow Chart buatlah:
- Tabel Identifikasi External Entity - Diagram Konteks
- Bagan Berjenjang - DFD level 0 - DFD level 1, dst
3. Buatlah prosedur sistem usulan
4. Berdasarkan prosedur sistem usulan tersebut, dengan menggunakan aplikasi Microfot Visio atau Flow Chart buatlah:
- Tabel Identifikasi External Entity - Diagram Konteks
20
MODUL 3
KAMUS DATA
Overview
Modul 3 ini menjelaskan mengenai alat pengembangan sistem berupa Kamus Data (KD) atau Data Dictionary (DD).
Tujuan
21 3.1 Kamus Data
Menurut Sutabri (2004) Kamus data merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. Kamus data dapat digunakan pada metodologi berorientasi data dengan menjelaskan lebih detail lagi
hubungan entitas, seperti atribut-atribut suatu entitas. Kamus data dapat menjelaskan lebih detail atribut maupun metode atau service suatu objek. Apabila didefinisikan, kamus data
adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Kamus data dibuat dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem.Pada tahap analisis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan user tentang data yang mengalir pada sistem tersebut serta informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem (user). Sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, output/laporan dan database. Selain dapat digunakan untuk menjelaskan suatu model sistem, kamus data juga berfungsi untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun menurut abjad.
3.2 Isi Kamus Data
Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatatnya. Untuk keperluan ini maka kamus data harus memuat tentang hal-hal sebagai berikut :
a. Nama Arus Data
22
DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di Kamus Data.
b. Alias
Alias atau nama lain dari data juga harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen lainnya. Misalnya
bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur. Sedangkan bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik
faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
c. Bentuk/Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil
cetakan komputer.Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan tercetak, tampilan
layar di monitor, variable, parameter dan field-field.Bentuk data seperti ini perlu dicatat dikamus data.
d. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini operku dicatat di Kamus Data untuk memudahkan dalam mencari
arus data di DFD. e. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian
penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Misal, nama arus data adalahtembusan permintaasn persediaan, maka dapat lebih dijelaskan
23 f. Periode
Periode ini menujukkan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat dikamus data
karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
g. Volume
Volume yang perlu dicatat didalam kamus data adalah volume rata-rata dan volume
puncak dari arus data.Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu sementara volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
h. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari
item-item atau elemen-elemen data.
3.2 Mendefinisikan Struktur Data
Kamus data juga mempunyai suatu bentuk notasi.Notasi yang digunakan dibagi menjadi 2 macam.yaitunotasi tipe data dan notasi struktur data.
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu
24
Tabel 3.1Simbol Tipe Data No Notasi Keterangan
1 X Setiap karakter
2 9 Angka numeric
3 A Karakter alphabet
4 Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong 5 . Titik, sebagai pemisah ribuan
6 , Koma, sebagai pemisah pecahan
7 - Hypen, sebagai tanda penghubung (contoh : 021-7500567
8 / Slash, sebagai tanda pembagi (contoh : 24/11/2001
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data di mana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel 3.2Simbol Struktur Data No Notasi Keterangan
1 = Terdiri dari
2 + And (dan)
3 ( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak)
4 { } Iterasi/Pengulangan Proses
5 [ ] Pilih salah satu pilihan
6 | Pemisahan pilihan didalam tanda [ ]
7 * Keterangan atau catatan
25
Contoh dari penggunaan notasi ini misalnya adalah arus data langganan yang mempunyai struktur data yang dapat ditulis sebagai berikut:
Langganan = kode langganan + nama langganan + alamat + [pengecer|grosir] + batas kredit + jumlah piutang
Nama langganan = nama kecil + (nama keluarga)
Alamat = jalan + kota + kode pos + (telp) Batas kredit * jumlah kredit maksimum yang diijinkan.
26
Latihan
1. Berdasarkan DFD usulan pada modul 3, buatlah kamus data untuk semua data yang ada di DFD.
27
MODUL 4
NORMALISASI
Overview
Modul 2 ini menjelaskan mengenai alat pengembangan sistem berupa Normalisasi.
Tujuan
28 4.1 Normalisasi
Menurut Ladjamudin (2005) Normalisasi adalah suatu proses memperbaiki/membangun dengan model data relasional, dan secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan model data logika. Normalisasi adalah proses pengelompokkan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau
file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.
a. Bentuk Normal ke Satu (First Normal Form/1 NF)
Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan
setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic. Syarat normal kesatu (1-NF) :
1. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”.
2. Tidak ada set atribute yang berulang atau bernilai ganda. 3. Telah ditentukannya primary key untuk tabel/relasi tersebut. 4. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.
b. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2 NF)
Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional dependency (ketergantungan
fungsional sepenuhnya). Bentuk normal kedua memungkinkan suatu relasi memiliki composite key, yaitu relasi dengan primary key yang terdiri dari dua atau lebih atribut. Suatu relasi yang memiliki single atribute untuk primary keynya secara otomatis pada
akhirnya menjadi 2-NF. Syarat normal kedua (2-NF) :
29
2. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya pada kunci utama/primary key.
c. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3 NF)
Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit daripada relasi 1-NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly
peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Syarat normal ketiga (3-NF) :
1. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua.
2. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah tidak memiliki ketergantungan transitif, dengan kata lain suatu atribute bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan
fungsional terhadap atribute bukan kunci lainnya, seluruh atribute bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key di relasi
itu saja.
4.2 Entity Relationship Diagram (Diagram Hubungan Antar Entitas)
Menurut Ladjamudin (2005) ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD merupakan model jaringan
data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data.
Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan E-R diagram, adalah
notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan dalam sistem secara abstrak. Diagram hubungan entitas tidak
menyatakan bagaimana memanfaatkan data, membuat data, mengubah data dan menghapus
30
Latihan
31
MODUL 5
ANALISIS SISTEM INFORMASI
Overview
Bagian ini akan membahas mengenai analisis sistem informasi. Materi yang akan dibahas meliputi definisi analisis sistem, pendekatan analisis model driven, analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem dan analisis kelayakan sistem.
Tujuan
1. Mengetahui tahapan analisis sistem
32
5.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan salah satu tahapan penting dalam pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka (Al Fatta, 2007). Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. Proses pengembangan sistem sangat tergantung pada hasisl analisis sistem. Ketika salah analaisis, maka tahapan berikutnya akan ikut salah yang bisa mengakibatkan gagalnya proses pengembangan sistem.
Tahap analisis sistem merupakan fase awal dalam pengembanagan sistem informasi yang difokuskan pada permasalahan sistem lama, dan kebutuhan bisnis sistem, terlepas dari teknologi apapun yang akan digunakan untuk mengimplementasikan sousi pada masalah tersebut. Tujuan utama dari analisis sistem informasi, adalah:
1. Menentukan kelemahan dari proses-proses bisnis pada sistem lama.
2. Menentukan kebutuhan dari sistem baru untuk mengatasi permasalahan pada sistem lama.
3. Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru ditinjau dari beberapa aspek, diantaranya ekonomi, teknik, operasional, dan hukum.
5.2 Pendekatan-pendekatan Analisis Model Driven
33
a. Analisis Terstruktur
Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak yang disebut dengan process oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Para analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data (data flow diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input, output dan file mereka.
b. Rekayasa Informasi dan Pemodelan Data
Rekayasa informasi dulu terfokus pada struktur data yang tersimpan pada sebuah sistem yang disebut dengan data centered. Model-model data dalam rekayasa informasi disebut entity relationship. Rekayasa informasi dikatakan berpusat pada data karena menekankan pada pembelajaran dan analisis persyaratan data sebelum persyaratan-persyaratan proses. Hal ini didasarkan pada tingkat kepercayaan bahwa data dan pengetahuan adalah sumber daya perusahaan yang harus direncanakan dan dipelihara. Akibatnya analis menggambarkan model data mentah ke dalam hubungan entitas, baru kemudian membuat diagram aliran data yang menjelaskan proses-proses yang terjadi.
c. Analisis Berorientasi Objek
34
yang paling terkenal adalah UML (Unified Modelling Language).
5.3 Tahapan Analisis Sistem
Banyak sistem informasi akhirnya ditinggalkan pengguna karena sistem informasi tidak bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Akhirnya banyak pengguna yang kembali ke sistem lama. Hal ini disebabkan karena pada proses pengembangan sistem, permasalahan dan kebutuhan sistem tidak terdefinisikan dengan baik.
Tahapan analisis sistem terbagi menjadi tahapan analsisis yang lebih terinci, yaitu analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem baru, dan analisis kelayuakan sistem baru. Pada analisis kelemahan sistem lama, titik berat analisis adalah sistem lama yang akan diganti dengan sistem baru. Analisis dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan pada proses bisnis yang ada dan memastikan sistem baru bisa mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut. Setelah daftar kelemahan sistem lama disusun, langkah selanjutnya adalah menganalisis kebutuhan sistem baru. Pada tahap ini kebutuhan untuk sistem informasi baru ditentukan dan diajukan. Kebutuhan yang diajukan kemudian diuji kelayakannya dengan beberapa uji kelayakan seperti kelayakan teknis, operasionla, ekonomi, dan hukum. Jika kebutuhan yang diajukan lolos studi kelayakan, maka tahapan desain bisa dilaksanakan.
5.4 Analisis Kelemahan Sistem Lama
Tahapan ini dilakukan dengan kegiatan identifikasi masalah, dan analisis PIECES.
a. Identifikasi Masalah
35
Apa masalahyang harus diselesaikan dengan sistem informasi?
Apa penyebab masalah tersebut?
Siapa yang menjadi pengguna akhir sistem?
Masalah yang diteliti oleh analis sistem adalah masalah yang dihadapi pengguna. Masalah dalam sistem informasi adalah kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran informasi, misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif, atau sistem informasi tidak aman. Biasanya masalah dinyatakan dalam pertanyaan, misalnya:
Apakah sistem informasi ini dapat meningkatkan kinerja?
Apakah sistem informasi dapat menurunkan biaya?
Apakah sistem informasi bisa meningkatkan keamanan?
Apakah sistem informasi bisa menurunkan pemborosan?
Apakah sistem informasi bisa meningkatkan penjualan?
Apakah sistem informasi bisa meningkatkan pelayanan?
Untuk memperoleh jawaban yang diharapkan, maka analis sistem bekerja sama dengan pengguna untuk mendapatkan permasalahan yang dihadapi. Langkah-langkah yang harus dilakukan analis adalah:
1) Mendefinisikan batasan dan sasaran sistem informasi 2) Mendefinisikan masalah yang dihadapi pengguna 3) Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan 4) Mengidentifikasi pengguna akhir
5) Memilih prioritas penanganan masalah
36 b. Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Services). Hal ini penting karena biasanya yang muncul bukan masalah utama, tetapi
hanya gejala dari masalah utama.
Analisis Kinerja
Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Julah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran misalnya, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yangdiberikan kepada transaksi tersebut.
Analisis Informasi
Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi:
Kurangnya informasi yang relevan
Kurangnya informasi yang tepat waktu
37
Informasi tidak akurat
Informasi juga dapat merupakan fakta dari suatu batasan ataukebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan yang dihadapi meliputi:
Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan disimpan di banyak tempat
Kekauan data. Data ditangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.
Analisis Ekonomi
Alasan ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Persoalan ekonomis dan peluangberkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:
Biaya
1) Biaya tidak diketahui
2) Biaya tidak dapat dilacak sumbernya 3) Biaya terlalu tinggi
Keuntungan
1) Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi 2) Pemasaran saat ini dapat diperbaiki 3) Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan
Analisis Keamanan
38 Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:
Keamanan atau kontrol lemah
1) Input data tidak diedit dengan cukup
2) Kejahatan (penggelapan, pencurian) terhadap data 3) Informasi dapat diakses pihak tidak berwenang
4) Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau database yang berbeda
5) Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data 6) Terjadi error saat pemrosesan
7) Terjadi eror saat membuat keputusan
Keamanan atau kontrol berlebihan
1) Prosedur birokratis memperlambat sistem
2) Pengendalian berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan 3) Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan
Analisis Efisiensi
Efisiensi menyangkut bagaimna menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien.
1) Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia , mesin, atau komputer
2) Data diinput atau disalin seara berlebihan 3) Data diproses secara berlebihan
4) Informasi dihasilkan secara berlebihan
39
6) Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
Analisis Layanan
Analisis terhadap layanan perlu dilakukan untuk mengetahui sejauhmana layanan pada sistem lama. Berikut adalah beberapa kriteria penilaian di mana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:
1) Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat 2) Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten 3) Sistem tidak mudah dipelajari
4) Sistem tidak mudah digunakan 5) Sistem tidak fleksibel
5.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Hasil dokumentasi dari tahap analisis kelemahan sistem digunakan untuk rekomendasi fungsionalitas apa saja yang bisa dilakukan sistem baru. Fungsionalitas ini mencerminkan kebutuhan sistem. Tujuan dari fase analisis kebutuhan adalah memahami sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Kebutuhan sistem bisa diartikan sebagai pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh sistem, dan pernyataan tentang karakteristik yang harus dimilik sistem.
Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem menjadi dua jenis, yaitu
kebutuhan fungsional (functional requirement), dan kebutuhan nonfungsional
40 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya akan dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.
Contoh berikut menunjukan kebutuhan fungsional pada sistem perpustakaan.
Sistem harus dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku
Sistem harus dapat melakukan endataan anggota
Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman
Sistem harus dapat melakukan transaksi pengembalian
Sistem harus dapat melakukan laporan keuangan secara otomatis
Sistem harus dapat memberikan laporan data buku yang hilang
Setiap kebutuhan fungsional harus dijelaskan lebih rinci lagi, seperti contoh berikut. Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman:
Pengguna dapat mencatat semua transaksi peminjaman
Pengguna dapat memasukkan data-data dari anggota
Pengguna dapat memasukkan jumlah buku yang dipinjam
Pengguna dapat memasukkan judul buku, nama pengarang dan nama penerbit
Pengguna dapat menampilkan tanggal kembali buku yang dipinjam
Pengguna dapat mengetahui apakah anggota sudah mengembalikan buku yang dipinjam
41 Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, yang meliputi kebutuhan operasional, kinerja, informasi dan keamanan.
Contoh berikut menunjukan kebutuhan nonfungsional pada sistem perpustakaan.
Kebutuhan operasional
1) Digunakan pada sistem operasi Microsoft Windows 7, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows XP.
2) Spesifikasi komputer minimal Pentium IV 3) Kebutuhan memori minimal 512 MB RAM 4) Dilengkapi dengan barcode reader
5) Printer untuk mencetak
Kebutuhan kinerja
1) Waktu untuk transaksi peminjaman buku dibatasi 2 menit 2) Waktu untuk transaksi pengembalian buku dibatasi 1 menit 3) Jumlah transaksi peminjaman dan pengembalian
Kebutuhan informasi
1) Informasi apabila username dan password salah
2) Informasi yang menampilkan prosedur pendaftaran anggota baru
Kebutuhan keamanan
1) Sistem aplikasi dan database dilengkapi pasword
42
5.6 Analisis Kelayakan Sistem
Ketika sistem analis selesai menyusun dokumentasi kebutuhan sistem, maka tahap desain sistem bisa dimulai. Namun tidak semua kebutuhan sistem yang didefinisikan pada tahapan analisis kebutuhan sistem layak untuk dikembangkan pada sistem informasi. Harus ada mekanisme untuk memastikan apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem atau tidak. Tahapan inilah yang sering disebut sebagai tahapan analisis kelayakan atau studi kelayakan.
Dokumen yang dihasilkan dari tahapan-tahapan sebelumnya dikumpulkan menjadi suatu proposal pendahuluan proyek. Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka proposal proyek harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi kelayakan, diantaranya: kelayakan teknis, kelayakan operasional, kelayakan ekonomi, dan kelayakan hukum.
Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah dan mudah digunakan, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem baru dinyatakan layak. Untuk mempermudah melakukan studi kelayakan teknis, biasanya digunakan pedoman pertanyaan-pertanyaan berikut:
Apakah teknologi yang dibutuhkan sudah tersedia?
Apakah teknologi yang akan digunakan dapat berintegrasi dengan teknologi yang sudah ada?
Apakah sistem yang sudah ada dapat dikonversikan ke sistem dengan teknologi baru?
43 Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang dihadapi pemesan sistem informasi. Di samping itu, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna membutuhkannya. Beberapa pertanyaan yang bisa menjadi pedoman analaisis kelayakan operasionla ini adalah:
Apakah sistem dapat memenuhi tujuan organisasi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan?
Apakah sisten dapat diorganisasikan untuk menghasilkan informasi pada saat yang tepat untuk setiap orang yang membutuhkannya?
Kelayakan Ekonomi
Aspek yang paling dominan dalam pengembangan sistem adalah kelayaka ekonomi. Tak dapat disangkal lagi motivasi pengembangan sisten informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dala pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini atau harus melakukan sesuatu yang lain. Suatu proyek yang besar biasanya lebeih menekankan kelayakan ekonomi karena uumnya berhubungan dengan biaya yang terbilang besar.
Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yangdinamakan Cost
Benefit Analysis atau Analisis Biaya dan Manfaat. Tujuan dari analisis biaya dan
44
diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menentukan standar kelayakan proyek, yaitu:
1) Analisis Payback (Payback Period) 2) Analisis Net Present Value
3) Return On Investment (ROI) 4) Internal Rate of Return (IRR)
Kelayakan Hukum
45
Latihan
1. Lakukan survey terhadap sebuah sistem informasi. 2. Analsisis kelemahan sistem tersebut.
46
MODUL 6
DESAIN SISTEM INFORMASI
Overview
Bagian ini akan membahas mengenai desain sistem informasi yang memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap. Materi yang akan dibahas meliputi tujuan desain sistem, personil yang terlibat, tekanan-tekanan desain, teknik desain secara umum dan desain komponen secara umum.
Tujuan
1. Mengetahui langkah-langkah dalam mendesain sistem 2. Mendesain input sebuah sistem informasi
47 6.1 Desain Sistem
Desain sistem dapat diartikan sebegai berikut :
Menurut Robert J. Verzello/ John Reuter III :
Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendifinisaian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
Menurut john Burch & Gary Grunitski
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemenyang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Menurut George M Scott
Desian sistem menentukan bagaimana sutu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setlah instalasi dari sistem akan bnar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.
Dengan demikian desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :
tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem;
pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional;
persiapan untuk rancang bangun implementasi;
menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk;
48
termasuk menyangkut mengkonfigurasi dair komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
6.2 Tujuan Desain Sistem
Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai berikut: 1) Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
2) Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Tujuan kedua ini lebih condong pada desain yang terinci, yaitu pebuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap unutk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.
6.3 Personil Yang Terlibat
Pekerjaan desain sistem dilakukan oleh analis sistem dan personil-personil teknik lainnya. Bagaiman dengan pemakain sistem (users)? Apakah pemakain sistem juga harus terlibat dalam tahap ini? Hasil dari ketidakterlibatan pemakai sistem akan mengakibatkan kurang puasnya pemakai sistem terhadap cara sistem bekerja (bahkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakai) maka pemakai sistem seharusnya juga terlibat dalam tahap desian sistem.
6.4 Desain Sistem Secara Umum
49
desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem diselesaikan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen.
a. Desain output secara umum
Output (keluaran) adalah produksi sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini kasang-kasang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-macam jenis. Output dapat berupa di media kertas (seperti misalnya kerta, microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar vidio). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimoan di media seperti tape, disk atau kartu.
Langkah-langkah desian ouput secara umum.
Desain output secara umum ini dapat dilakukan dengna langkah-langkah sebagai berikut : 1) Menentukan kebutuhan output dari sistem baru
Output yang akan didesain dari DAD (diagram arus dada) sistem baru yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oelh arus data dari suatu proses ke kesatuan luar atau dari suatu proses yang lainnya.
2) Menentukan parameter dari output
50
b. Desain Input Secara Umum
Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan data entry.
1) Penangkapan data (data capture), merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi
2) Penyiapan data (data preparation), yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form, misal kartu plong, pita magnetic atau disk magnetic)
3) Pemasukan data (data entry) merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer.
Langkah-Langkah Desain Input Secara Umum
Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode-kode input yang digunakan dan bentuk dari tampilan input di alat input. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang akan didesain secara rinci tersebut. Langkah-langkah ini adalah sebagia berikut.
1. Menentukan kebutuhan input dari system baru
51 2. Menentukan parameter dari input.
Setelah input-input yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi:
Bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog layar terminal);
Sumber input;
Jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya;
alat input yang digunakan;
volume input dan
periode input
c. Desain Database Secara Umum
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Databases merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfngsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya.Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system.
Tipe Dari File
1. File Induk (master file)
File induk dibedakan lagi menjadi :
52
File inudk dinamik (dynamic master file) yaitu file induk yang nilai dari record-recordnya sering beruah atau sering dimutakhirkan (updated) sebagai akibat dari suatu transaksi. Contoh file ini adalah file induk persediaan, file induk langganan dan sebagainya.
2. file transaksi (transaction file)
File transaksi disebut juga dengan nama file input (input file). File ini digunakan unutk merekam data dari hasil suatu transaksi yang terjadi.
3. File laporan (report file)
File ini disebut juga dengan nama file output (output file), yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan dan biasanya dilakukan bila printer belum siap atau masih digunakan oleh proses lain.
53
