ANALISIS SISTEM INFORMASI - BAGAN ALIR (FLOWCHART) OverviewBagan Alir Sistem

Overview

Bagian ini akan membahas mengenai analisis sistem informasi. Materi yang akan dibahas meliputi definisi analisis sistem, pendekatan analisis model driven, analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem dan analisis kelayakan sistem.

Tujuan

1. Mengetahui tahapan analisis sistem

2. Melakukan analisis kelemahan sebuah sistem 3. Melakukan analsisis kebutuhan sebuah sistem 4. Melakukan analisis kelayakan sebuah sistem

5.1 Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan salah satu tahapan penting dalam pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka (Al Fatta, 2007). Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. Proses pengembangan sistem sangat tergantung pada hasisl analisis sistem. Ketika salah analaisis, maka tahapan berikutnya akan ikut salah yang bisa mengakibatkan gagalnya proses pengembangan sistem.

Tahap analisis sistem merupakan fase awal dalam pengembanagan sistem informasi yang difokuskan pada permasalahan sistem lama, dan kebutuhan bisnis sistem, terlepas dari teknologi apapun yang akan digunakan untuk mengimplementasikan sousi pada masalah tersebut. Tujuan utama dari analisis sistem informasi, adalah:

1. Menentukan kelemahan dari proses-proses bisnis pada sistem lama.

2. Menentukan kebutuhan dari sistem baru untuk mengatasi permasalahan pada sistem lama.

3. Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru ditinjau dari beberapa aspek, diantaranya ekonomi, teknik, operasional, dan hukum.

5.2 Pendekatan-pendekatan Analisis Model Driven

Model driven adalah analisis yang menggunakan gambar untuk mengkombinasikan masalah-masalah, persyaratan-persyaratan, dan solusi-solusi bisnis. Contoh model yang dipakai adalah flowchart dan DFD. Contoh dari analisis dengan pendekatan model driven adalah:

a. Analisis Terstruktur

Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak yang disebut dengan process oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Para analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data (data flow diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input, output dan file mereka.

b. Rekayasa Informasi dan Pemodelan Data

Rekayasa informasi dulu terfokus pada struktur data yang tersimpan pada sebuah sistem yang disebut dengan data centered. Model-model data dalam rekayasa informasi disebut entity relationship. Rekayasa informasi dikatakan berpusat pada data karena menekankan pada pembelajaran dan analisis persyaratan data sebelum persyaratan-persyaratan proses. Hal ini didasarkan pada tingkat kepercayaan bahwa data dan pengetahuan adalah sumber daya perusahaan yang harus direncanakan dan dipelihara. Akibatnya analis menggambarkan model data mentah ke dalam hubungan entitas, baru kemudian membuat diagram aliran data yang menjelaskan proses-proses yang terjadi.

c. Analisis Berorientasi Objek

Sebagian besar pendekatan pengembangan sistem telah memisahkan pengetahuan (data) dari proses. Teknik objek muncul untuk memisahkan menghilangkan pemisahan data dan proses ini. Sebaliknya data dan proses spesifik yang membuat, membaca, memperbaharui atau menghapus data itu diintegrasikan ke dalam konstruksi yang disebut data atau objek. Satu-satunya cara untuk membuat, membaca, memperbaharui atau menghapus data adalah dengan cara proses perlekatan (embeded) yang disebut metode OOA adalah teknik yang model driven yang mengintegrasikan data dan proses yang disebut objek. Model OOA adalah gambar-gambar yang mengilustrasikan objek-objek sistem dari berbagai perspektif, seperti struktur, perilaku dan interasi antar objek. Contoh

yang paling terkenal adalah UML (Unified Modelling Language).

5.3 Tahapan Analisis Sistem

Banyak sistem informasi akhirnya ditinggalkan pengguna karena sistem informasi tidak bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Akhirnya banyak pengguna yang kembali ke sistem lama. Hal ini disebabkan karena pada proses pengembangan sistem, permasalahan dan kebutuhan sistem tidak terdefinisikan dengan baik.

Tahapan analisis sistem terbagi menjadi tahapan analsisis yang lebih terinci, yaitu analisis kelemahan sistem, analisis kebutuhan sistem baru, dan analisis kelayuakan sistem baru. Pada analisis kelemahan sistem lama, titik berat analisis adalah sistem lama yang akan diganti dengan sistem baru. Analisis dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan pada proses bisnis yang ada dan memastikan sistem baru bisa mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut. Setelah daftar kelemahan sistem lama disusun, langkah selanjutnya adalah menganalisis kebutuhan sistem baru. Pada tahap ini kebutuhan untuk sistem informasi baru ditentukan dan diajukan. Kebutuhan yang diajukan kemudian diuji kelayakannya dengan beberapa uji kelayakan seperti kelayakan teknis, operasionla, ekonomi, dan hukum. Jika kebutuhan yang diajukan lolos studi kelayakan, maka tahapan desain bisa dilaksanakan.

5.4 Analisis Kelemahan Sistem Lama

Tahapan ini dilakukan dengan kegiatan identifikasi masalah, dan analisis PIECES.

a. Identifikasi Masalah

Pada tahap ini, analis bertugas mendefinisikan masalah. Terdapat tiga pertanyaan kunci yang harus dijawab pada tahapan ini, yaitu:

 Apa masalahyang harus diselesaikan dengan sistem informasi?

 Apa penyebab masalah tersebut?

 Siapa yang menjadi pengguna akhir sistem?

Masalah yang diteliti oleh analis sistem adalah masalah yang dihadapi pengguna. Masalah dalam sistem informasi adalah kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran informasi, misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif, atau sistem informasi tidak aman. Biasanya masalah dinyatakan dalam pertanyaan, misalnya:

 Apakah sistem informasi ini dapat meningkatkan kinerja?

 Apakah sistem informasi dapat menurunkan biaya?

 Apakah sistem informasi bisa meningkatkan keamanan?

 Apakah sistem informasi bisa menurunkan pemborosan?

 Apakah sistem informasi bisa meningkatkan penjualan?

 Apakah sistem informasi bisa meningkatkan pelayanan?

Untuk memperoleh jawaban yang diharapkan, maka analis sistem bekerja sama dengan pengguna untuk mendapatkan permasalahan yang dihadapi. Langkah-langkah yang harus dilakukan analis adalah:

1) Mendefinisikan batasan dan sasaran sistem informasi 2) Mendefinisikan masalah yang dihadapi pengguna 3) Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan 4) Mengidentifikasi pengguna akhir

5) Memilih prioritas penanganan masalah

6) Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar 7) Membuat laporan hasil pendefinisian masalah.

36 b. Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Services). Hal ini penting karena biasanya yang muncul bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama.

Analisis Kinerja

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Julah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran misalnya, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yangdiberikan kepada transaksi tersebut.

Analisis Informasi

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi:

 Kurangnya informasi yang relevan

 Kurangnya informasi yang tepat waktu

 Informasi tidak akurat

Informasi juga dapat merupakan fakta dari suatu batasan ataukebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan yang dihadapi meliputi:

 Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan disimpan di banyak tempat

 Kekauan data. Data ditangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.

Analisis Ekonomi

Alasan ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Persoalan ekonomis dan peluangberkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

 Biaya

1) Biaya tidak diketahui

2) Biaya tidak dapat dilacak sumbernya 3) Biaya terlalu tinggi

 Keuntungan

1) Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi 2) Pemasaran saat ini dapat diperbaiki 3) Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan

Analisis Keamanan

Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dikoreksi jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan kebutuhan.

38 Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

 Keamanan atau kontrol lemah

1) Input data tidak diedit dengan cukup

2) Kejahatan (penggelapan, pencurian) terhadap data 3) Informasi dapat diakses pihak tidak berwenang

4) Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau database yang berbeda

5) Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data 6) Terjadi error saat pemrosesan

7) Terjadi eror saat membuat keputusan

 Keamanan atau kontrol berlebihan

1) Prosedur birokratis memperlambat sistem

2) Pengendalian berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan 3) Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan

Analisis Efisiensi

Efisiensi menyangkut bagaimna menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien.

1) Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia , mesin, atau komputer

2) Data diinput atau disalin seara berlebihan 3) Data diproses secara berlebihan

4) Informasi dihasilkan secara berlebihan

6) Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan

Analisis Layanan

Analisis terhadap layanan perlu dilakukan untuk mengetahui sejauhmana layanan pada sistem lama. Berikut adalah beberapa kriteria penilaian di mana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:

1) Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat 2) Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten 3) Sistem tidak mudah dipelajari

4) Sistem tidak mudah digunakan 5) Sistem tidak fleksibel

5.5 Analisis Kebutuhan Sistem

Hasil dokumentasi dari tahap analisis kelemahan sistem digunakan untuk rekomendasi fungsionalitas apa saja yang bisa dilakukan sistem baru. Fungsionalitas ini mencerminkan kebutuhan sistem. Tujuan dari fase analisis kebutuhan adalah memahami sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Kebutuhan sistem bisa diartikan sebagai pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh sistem, dan pernyataan tentang karakteristik yang harus dimilik sistem.

Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem menjadi dua jenis, yaitu

kebutuhan fungsional (functional requirement), dan kebutuhan nonfungsional

40 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya akan dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.

Contoh berikut menunjukan kebutuhan fungsional pada sistem perpustakaan.

 Sistem harus dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku

 Sistem harus dapat melakukan endataan anggota

 Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman

 Sistem harus dapat melakukan transaksi pengembalian

 Sistem harus dapat melakukan laporan keuangan secara otomatis

 Sistem harus dapat memberikan laporan data buku yang hilang

Setiap kebutuhan fungsional harus dijelaskan lebih rinci lagi, seperti contoh berikut. Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman:

 Pengguna dapat mencatat semua transaksi peminjaman

 Pengguna dapat memasukkan data-data dari anggota

 Pengguna dapat memasukkan jumlah buku yang dipinjam

 Pengguna dapat memasukkan judul buku, nama pengarang dan nama penerbit

 Pengguna dapat menampilkan tanggal kembali buku yang dipinjam

 Pengguna dapat mengetahui apakah anggota sudah mengembalikan buku yang dipinjam

41 Kebutuhan Nonfungsional

Kebutuhan nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, yang meliputi kebutuhan operasional, kinerja, informasi dan keamanan.

Contoh berikut menunjukan kebutuhan nonfungsional pada sistem perpustakaan.

 Kebutuhan operasional

1) Digunakan pada sistem operasi Microsoft Windows 7, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows XP.

2) Spesifikasi komputer minimal Pentium IV 3) Kebutuhan memori minimal 512 MB RAM 4) Dilengkapi dengan barcode reader

5) Printer untuk mencetak

 Kebutuhan kinerja

1) Waktu untuk transaksi peminjaman buku dibatasi 2 menit 2) Waktu untuk transaksi pengembalian buku dibatasi 1 menit 3) Jumlah transaksi peminjaman dan pengembalian

 Kebutuhan informasi

1) Informasi apabila username dan password salah

2) Informasi yang menampilkan prosedur pendaftaran anggota baru

 Kebutuhan keamanan

1) Sistem aplikasi dan database dilengkapi pasword

2) Dilengkapi dengan kamera CCTV untuk mengawasi anggota yang membaca di ruang baca dan ruang penyimpanan tas yang tersambung ke komputer

5.6 Analisis Kelayakan Sistem

Ketika sistem analis selesai menyusun dokumentasi kebutuhan sistem, maka tahap desain sistem bisa dimulai. Namun tidak semua kebutuhan sistem yang didefinisikan pada tahapan analisis kebutuhan sistem layak untuk dikembangkan pada sistem informasi. Harus ada mekanisme untuk memastikan apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem atau tidak. Tahapan inilah yang sering disebut sebagai tahapan analisis kelayakan atau studi kelayakan.

Dokumen yang dihasilkan dari tahapan-tahapan sebelumnya dikumpulkan menjadi suatu proposal pendahuluan proyek. Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka proposal proyek harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi kelayakan, diantaranya: kelayakan teknis, kelayakan operasional, kelayakan ekonomi, dan kelayakan hukum.

Kelayakan Teknis

Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah dan mudah digunakan, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem baru dinyatakan layak. Untuk mempermudah melakukan studi kelayakan teknis, biasanya digunakan pedoman pertanyaan-pertanyaan berikut:

 Apakah teknologi yang dibutuhkan sudah tersedia?

 Apakah teknologi yang akan digunakan dapat berintegrasi dengan teknologi yang sudah ada?

 Apakah sistem yang sudah ada dapat dikonversikan ke sistem dengan teknologi baru?

43 Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang dihadapi pemesan sistem informasi. Di samping itu, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna membutuhkannya. Beberapa pertanyaan yang bisa menjadi pedoman analaisis kelayakan operasionla ini adalah:

 Apakah sistem dapat memenuhi tujuan organisasi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan?

 Apakah sisten dapat diorganisasikan untuk menghasilkan informasi pada saat yang tepat untuk setiap orang yang membutuhkannya?

Kelayakan Ekonomi

Aspek yang paling dominan dalam pengembangan sistem adalah kelayaka ekonomi. Tak dapat disangkal lagi motivasi pengembangan sisten informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dala pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini atau harus melakukan sesuatu yang lain. Suatu proyek yang besar biasanya lebeih menekankan kelayakan ekonomi karena uumnya berhubungan dengan biaya yang terbilang besar.

Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yangdinamakan Cost

Benefit Analysis atau Analisis Biaya dan Manfaat. Tujuan dari analisis biaya dan

diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menentukan standar kelayakan proyek, yaitu:

1) Analisis Payback (Payback Period) 2) Analisis Net Present Value

3) Return On Investment (ROI) 4) Internal Rate of Return (IRR)

Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum diilakukan untuk memastikan apakah sistem baru yang diusulkan tidak bertentangan dengan hukum yang berlaku. Hal yang dianalisis biasanya berupa software dan hardware yang digunakan apakah legal seara hukum atau tidak.

Latihan

1. Lakukan survey terhadap sebuah sistem informasi. 2. Analsisis kelemahan sistem tersebut.

3. Analisis kebutuhan sistem tersebut. 4. Analsisis kelayakan sistem tersebut.

MODUL 6

Dalam dokumen BAGAN ALIR (FLOWCHART) OverviewBagan Alir Sistem - Bagan Alir Dokumen Jurusan Teknik Informatika UNG Praktikum ADSIKAMUS DATA Overview (Halaman 31-46)