Dari beberapa definisi administrasi pendidikan yang telah dikemukakan di atas ternyata bahwa didalam setiap kegiatan administrasi terdapat beberapa unsur yang selalu kait-mengait satu sama lain.
Beberapa unsur pokok dalam administrasi yang dimaksud ialah : a) Adanya sekelompok manusia. (sedikitnya dua orang)
b) Adanya tujuan yang hendak dicapai bersama.
c) Adanya tugas atau fungsi yang harus dilaksanakan (kegiatan kerja sama)
d) Adanya peralatan dan perlengkapan yang diperlukan.
Semua unsur tersebut harus diatur dan dikelolah sedemikian rupa sehingga mengarah kepada tercapainya tujuan pendidikan yang telah di tentukan.
1. Fungsi-fungsi administrasi tersebut adalah : a. Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud-maksud dan tujuan pendidika
b. Pengorganisasian (organizing)
Organisasi adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapai maksud-maksud dan tujuan-tujuan pendidikan
c. Pengoordinasian (coordinating)
Koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang material, pikiran-pikiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan ke dalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai tujuan
d. Komunikasi
Komunikasi adalah setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi
e. Supervisi
Supervisi sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti aktivitas-aktivitas untuk menentukan kondisi-kondisi yang esensial yang akan menkamin tercapainya tujuan-tujuan pendidikan.
Kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah persona itu sendiri, aktivitas yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain menempatkan dan membimbing personel
g. Pembiayaan (budgeting)
Pembiayaan harus sudah dipikirkan sejak pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya
h. Penilaian (evaluating)
Evaluasi adalah aktivitas untuk meneliti sampai dimana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan program yang telah ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan pendidikan
2. Ruang lingkup administrasi pendidikan sekolah dasar
Melalui sistem administrasi yang baik sebagai alat pendidikan dan pengajaran sekolah dasar dapat berjalan lancar dan baik, kearah pencapaian tujuan pendidikan. Melihat betapa pentingnya administrasi sebagai alat penyelenggara pendidikan dan pengajaran disekolah dasar, maka kepala sekolah sebagai administrator pendidikan bertanggung jawab dalam penyelenggaraan administrasi.
Adapun bidang-bidang administrasi yang tergolong dalam administrasi pendidikan sekolah dasar meliputi :
a. Administrasi program pengajaran
Andministrasi pengajaran adalah keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan pengajaran, yang bertujuan agar seluruh kegiatan pengajaran terlaksana dan berhasil serta berdayaguna. Administrasi pengajaran berfungsi sebagai pedoman dalam pengelolaan pengajaran yang terencana, terorganisir, terlaksana, dan terawasi dengan baik. Administrasi pengajaran berkaitan erat dengan proses belajar mengajar.
Adapun komponen-komponen dari administrasi program pengajaran antara lain :
1) Persiapan mengajar
Tujuan persiapan mengajar :
b) Memberikan arahan tugas yang harus dilaksanakan atau di tempuh guru dalam proses belajar mengajar.
c) Mempermudah guru dalam melaksanakan tugasnya dan sebagai dasar untuk pengawasan dan penilaian pelaksanaan pengajaran. 2) program satuan pembelajaran
satuan pembelajaran (SP) adalah merupakan prosedur pengembangan satuan intruksional yang berfungsi memberikan tuntunan operasional bagi guru dalam menyampaikan pokok-pokok bahasa yang akan di ajarkan pada saat ini. Adapun fungsinya agar kegiatan belajar mengajar terlaksana dengan lancar, sebagai umpan balik bagi guru untuk mengukur hasil belajar mengajar, dan bahan supervisi oleh kepala sekolah dan penilik.
Komponen-komponen dalam satuan pembelajaran sebagai berikut : a) hari/tanggal
b) kelas, jam pertemuan, mata pelajaran. c) Pokok bahasaan
d) Tujuan pembelajaran
e) Kegiatanbelajar mengajar guru menuliskan semua kegiatan f) Sumber atau alat pelajaran
g) Penilaian h) Keterangan
3) Penyajian pembelajaran
Penyajian pembelajaran ialah interaksi guru dan murid dalam usaha mencapai tujuan penajaran yaitu, memperoleh pengetahuan, menumbuhkan dan mengembangkan keterampilan, membentuk sikap murid.
Semua penyajian ini akan berjalan lancar dengan berbagai strategi dan metode yang di gunakan, dan di dukung oleh alat dan sumberseperti yang tercantum dalam PSP, dan selalu di arahkan untuk mencapai tujuan intruksional khusus, yang telah di rumuskan dalam PSP.
a) Evaluasi hasil belajar
Evaluasi hasil belajar merupakan kegiatan menilai kemampuan siswa sesudah mengikuti proses belajar-mengajar yang bertujuan untuk :
2. Menilai efektivitas dan efisiensi penggunaan metode, alat, dan sarana pengajaran.
3. Mendorong peningkatan pengetahuan keterampilan dan sikap murid dalam proses belajar mengajar.
4. Menjadi dasar perimbangan bagi penentuan pengelompokan, kenaikan tingkat dan tamat belajar.
5. Mengetahui tingkat kemajuan murid.
6. Sebagai dasar pertimbangan untuk melakukan kegiatan bimbingan murid.
b) Kenaiakan tingkat
Kenaikan tingkat adalah perpindahan murid dari satu tingkat ke tingkat kelas yang lebih tinggi.
c) Tamat belajar
Seorang murid dikatakan tamat belajar pada suatu sekolah, apabila murid tersebut berhasil menyelesaikan program pendidikan sekolah tersebut, yang ditentukan berdasarkan nilai evaluasi belajar tahap akhir dari semua bidang studi yang di ajarkan, dengan mempertimbangkan pula nilai catur wulan I dan ke II pada tingkat tertinggi.
d) Bimbingan dan penyuluhan
Bimbingan dan penyuluhan merupakan bantuan khusus kepada murid yang diberikan oleh guru atau petugas khusus yang bertujuan untuk mendorong pertumbuhan dan perkembangan murid secara optimal.
e) Supervisi
Kepala sekolah secara terprogram melakukan supervisi pada guru kelas. Rencana program supervisi disusun berdasarkan kebutuhan, terutama di tujukan untuk memperbaiki proses belajar-mengajar.
b. Admistrasi kemuridan
guru perlu menguasai format yang dipakai termasuk cara penggunaannya. Komponen dalam administrasi kemuridan yang paling urgen adalah :
1) Daftar calon murid
2) Daftar murid baru tingkat I
3) Buku jumlah murid menurut tingkat, asal dan jenis kelamin. 4) Buku perserta EBTA dan prestasinya
5) Daftar calon peserta EBTA 6) Daftar murid yang naik tingkat
7) Rekapulasi murid naik tingkat dan berhasil EBTA 8) Daftar kelas
Semua komponen administrasi kemuridan tersebut merupakan sumber data yang seringkali diminta oleh pihak-pihak terkait. Oleh karena itu semua calon guru disekolah dasar harus sudah memahami dari keseluruhan komponen administrasi tersebut.
c. Administrasi kepegawaian
Administrassi bidang kepegawaaian amat penting di miliki oleh kepala sekolah dasar, walaupun secara kenyataan sekolah dasar tidak begitu banyak memiliki staf. Di samping itu masalaah kepegawaian di sekolah dasar tidak serumit masalah kepegawaian pada instansi lain. Namun demikian ada hal-hal yang terkait dengan masalah administrasi kepegawaian, yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan pencatatan kepegawaian seperti yang berkenaan dengan masa kerja, kepangkatan, penggajian, mutasi, kenaikan gaji berkala dan lain-lainnya. Semua itu sering kali terkait dengan masalah kesejahteraan bagi para pegawai secara moril maupun materiil.
d. Administrasi keuangan
berkaitan dengan uang negara, sehingga kegunaan administrasi keuangan ini jelas yaitu :
1. Semua transaksi keuangan di sekolah dasar dapat diketahui dengan jelas
2. Tersedianya bahan penyusunan laporan
3. Sebagai alat penganalisis atau penilai terhadap data hasil pencatatan.
4. Pengendalian terhadap segalaa kegiatan yang akan berakibat akan keuangan dan pertanggung jawaban dapat dilakukan dengan baik. 5. Sebagai bahan penyusun perencanaan kegiatan sekolah dasar dan
pembiayaan yang di perlukan. e. Administrasi perlengkapan
Dalam rangka peningkatan mutu pendidikan di sekolah dasar, kelengkapan sarana berupa barang atau perlengkapan memagang peranan yang penting. Pemeritah telah berusaha menyediakan berbagai macam perlengkapan/barang yang digunakan untuk kelengkapan sekolah dalam keperluan pelaksanaan proses belajar mengajar. Namun di sekolah belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap baik dan sama, sering kali kepala sekolah yang telah lama menjabat juga tidak mengetahui barang/perlengkapan yang ada sejak sekolah itu di dirikan. menyadari akan hal tersebut kepala sekolah perlu mempersiapkan administrasi perlengkapan/barang, untuk memudahkan mengetahui berbagai iventaris yang dimiliki sekolah. Di antara model pengiventarisan barang yang dimiliki. Hal tersebut disebabkan oleh karena sekolah dasar hamper tidak memiliki hak otonomi dalam pengadaan barang tersebut.
Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan disekolah dasar mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting dalam rangka :
1. Tertib administrasi dan tertib barang
2. Pendaftaran, pengendalian, dan pengawasan setiap barang
4. Menunjang pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan disekolah dasar.
B. Tugas-tugas Administrasi Guru Sekolah Dasar
Jika diperhatikan secara cermat administrasi sekolah dasar dalam kegiatan operasional dapat dikelompokan menjadi dua bagian, yaitu :
1. Administrasi yang dikerjakan oleh kepala sekolah.
Peranan dan Tugas Kepala Sekolah Kemampuan kepemimpinan kepala sekolah merupakan faktor penentu utama pemberdayaan guru dan peningkatan mutu proses dan produk pembelajaran. Kepala sekolah adalah orang yang bertanggung jawab apakah guru dan staf sekolah dapat bekerja secara optimal. Kultur sekolah dan kultur pembelajaran juga dibangun oleh gaya kepemimpinan kepala sekolah dalam berinteraksi dengan komunitasnya (Kepala sekolah, guru, dan staf). Besarnya tanggung jawab kepala sekolah digambarkan oleh Sergiovani, Burlingame, Coombs, dan Thurston (1987) dalam Danim (2003:197), bahwa kepala sekolah untuk jenjang dan jenis sekolah apapun, merupakan orang yang memiliki tanggung jawab utama, yaitu apakah guru dan staf dapat bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Tugas-tugas kepala sekolah bersifat ganda, yang satu sama lain memiliki kaitan erat, baik langsung atau tidak langsung.
Kepala sekolah selaku administrator bertugas menyelenggarakan administrasi:
1) Perencanaan 2) Pengorganisasian 3) Pengarahan 4) Pengkoordinasian 5) Pengawasan 6) Kurikulum
membimbing, mengarahkan, melatih, menilai dan mengevaluasi peserta didik pada pendidikan anak usia dini jalur pendidikan formal, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah. (Pasal 1, UUGD No. 14 tahun 2005). Guru adalah figur seorang pemimpin.
Guru adalah sosok aristektur yang dapat membentuk jiwa dan watak anak didik. Guru mempuayai kekuasaan untuk membentuk dan membangun kepribadian anak didik menjadi seorang yang berguna bagi agama, nusa, dan bangsa. Guru bertugas mempersiapkan manusia susila yang cakap yang dapat diharapkan membangun dirinya dan membangun bangsa dan negara. Jabatan guru memiliki banyak tugas, baik yang terikat oleh dinas maupun di luar dinas dalam bentuk pengabdian. Syaiful Bahri Djamarah, menjelaskan bahwa tugas guru tidak hanya sebagai profesi, tetapi juga sebagai kemanusiaan dan kemasyarakatan. (Djamarah, 2000:37).
C. Tugas Guru dalam Pengelolaan Sumber Belajar.
Sumber belajar adalah segala sesuatu yang di jadikan sumber bagi pengembangan dalam penyelenggaraan proses belajar mengajar. Sumber belajar ini dapat digolongkan atas sumber belajar di lingkungan sekolah dan sumber belajar di luar lingkungan sekolah. Masing-masing sumber belajar tersebut dapat di katagorikan menjadi sumber belajar manusia, yang umum dikatakan nara sumber, dan sumber lingkungan alam atau sosial. Pemamfaatan sumber-sumber belajar baik manusia maupun non manusia adalah untuk memperkaya dan melengkapi kebutuhan yang ada sangkut pautnya dengan pembahasan-pembahasan materi pelajaran tertentu, sepanjang fasilitas yang diperlukan belum memadai.
Penggunaan sumber-sumber belajar terutama ada di luar lingkungan sekolah agar memiliki nilai ekonomis dan praktis, artinya dalam penggunaan sumber belajar itu tidak perlu menyediakan dana yang besar, serta secara praktis siswa bisa menghargai dan memahami akan manfaat lingkungan. Hanya yang perlu diperhatikan oleh guru jika ingin menggunakan sumber belajar di luar sekolah, yakni guru perlu mempersiapkan rancangan secara matang tentang program-prongram belajar yang akan dilakukan. Untuk itu sangat diperlukan kejelian dan kreativitas guru dalam mengkaji materi-materi ajaran yang akan disajikan jika akan menggunakan sumber-sumber belajar yang ada dilingkungannya atau di luar sekolah.
Jenis-jenis sumber belajar Ada enam jenis dengan rincian pertama, sumber berupa pesan. Kedua, manusia, ketiga peralatan, keempat, bahan kelima, teknik/metode dan keenam lingkungan/setting.
dipergunakan dalam suatu proses pembelajaran dengan tujuan tertentu. Contohnya buku, slide, ensiklopedi dan film (VCD). Kedua, sumber belajar yang ada di lingkungan sekitar yaitu sumber belajar yang dapat dimanfaatkan/digunakan (by utilization) berada di masyarakat dan tidak dirancang secara khusus. Contohnya pasar, tokoh masyarakat, museum, lembaga pemerintahan dan sebagainya.
