STUDI KELAYAKAN PENGEMBANGAN
REPOSITORI INSTITUSI : STUDI KASUS
INSTITUT TEKNOLOGI DEL
TIURMA LUMBAN GAOL
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI TUGAS AKHIR DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa tugas akhir berjudul Studi Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi: Studi Kasus Institut Teknologi Del adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tugas akhir ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
RINGKASAN
TIURMA LUMBAN GAOL. Studi Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi: Studi Kasus Institut Teknologi Del. Dibimbing oleh IRMAN HERMADI dan IMAS SUKAESIH SITANGGANG.
Repositori institusi adalah gudang penyimpanan koleksi digital terbitan institusi termasuk di dalamnya karya dosen dan mahasiswa dalam bentuk digital. Repositori institusi penting karena sebagai wadah menyimpan dan melestarikan koleksi-koleksi yang dihasilkan oleh institusi. Namun demikian sebelum mengembangkan repositori institusi perlu dilakukan studi kelayakan untuk memastikan bahwa proses pengembangannya nantinya dapat berjalan dengan baik. Tujuan penelitian ini adalah melakukan studi kelayakan dan memberikan rekomendasi terkait pengembangan repositori institusi. Pada penelitian ini dikaji kelayakan ITD dalam mengembangkan repositori institusinya. Elemen repositori institusi yang dikaji adalah infrastruktur, SDM, anggaran, aturan/SOP, dan konten menggunakan repositori IPB sebagai modelnya. Metode yang digunakan adalah metode knowledge management systems (KMS) pada tahap 1 dan 2. Pembobotan kepentingan elemen repositori menggunakan metode AHP (Analytic Hierarchy Process).
Berdasarkan pembobotan untuk setiap komponen elemen repositori institusi berdasarkan pendapat 4 pakar maka penilaian terhadap elemen repositori institusi adalah sebagai berikut infrastruktur (22.23%), konten (21.32%), aturan/SOP (20.00%), sumber daya manusia (19.36%), anggaran (16.99%). Berdasarkan pembobotan dimaksud dapat dilihat bahwa komponen yang paling penting dalam membangun repositori adalah infrastruktur dan yang terakhir adalah anggaran. Berdasarkan hasil analisis terhadap infrastruktur diperoleh persentase kelayakan ITD dalam membangun repositori institusi adalah sebesar 51.96%. Persentase dimaksud diperoleh dari persentase kelayakan dengan nilai sebagai berikut infrastruktur (21.44%), SDM (14.33%), Anggaran (0%), Aturan/SOP (3.40%), dan Konten (12.79%). Sementara itu hasil penyelarasan terhadap manajemen pengetahuan menunjukkan bahwa pengetahuan di IPB maupun di ITD difokuskan pada strategi kodifikasi dimana kodifikasi di IPB dilakukan sebesar (89%) dan di ITD sebesar (78%). Selanjutnya jika IPB telah memiliki tim dalam mengembangkan pengetahuannya maka ITD berpotensi memiliki tim yang terdiri dari kolaborasi antara Perpustakaan ITD dan Tim dari Sumber Daya Informasi (SDI) ITD.
Berdasarkan hasil penelitian dimaksud, beberapa hal yang perlu dibenahi dalam upaya ITD mengembangkan repositori institusi dan merujuk pada model pengembangan repositori di IPB adalah menyediakan infrastruktur yaitu perangkat lunak sebagai alat untuk melakukan alih media konten repositori, membuat SK pembentukan tim repositori institusi, membuat SOP untuk dokumen digital dan serah terima karya ilmiah dari civitas akademika ITD dan membuat SK untuk serah simpan karya ilmiah yang mencakup seluruh karya ilmiah ITD dan mengajukan anggaran untuk kegiatan repositori institusi.
SUMMARY
TIURMA LUMBAN GAOL. Feasibility Study of Institutional Repository Development: Case Study Institute of Technology Del. Supervised by IRMAN HERMADI and IMAS SUKAESIH SITANGGANG.
Institutional repository is a repository of digital collections published by institutions. Institutional repository is important as a container store and preserve collections produced by the institution. However, before developing the institutional repository feasibility study needs to ensure that the development process will be able to run well. The purpose of this study is to assess/feasibility study analysis in the development of institutional repositories at ITD and make a recommendation for the development of institutional repositories at ITD. Institutional repository element studied is the infrastructure, human resources, budget, rules/SOP, and content. IPB repositories use as a model in this research. The method used is knowledge management systems (KMS) in stages 1 and 2. Weighting interests repository elements using AHP (Analytic Hierarchy Process). The weighting for each component element of institutional repository based on the opinion of experts, the assessment of the four elements are as follows institutional repository infrastructure (22.23%), content (21.32%), rule / SOP (20.00%), human resources (19.36%), budget (16.99%). Based on the weighting that the most important component in building repository is infrastructure and the last one is the budget.
Based on the analysis of the feasibility of the ITD infrastructure percentages obtained in building institutional repositories amounted to 51.96%. The percentage is derived from the percentage of the value of the following eligibility is infrastructure (21.44%), human resources (14.33%), budget (0%), rules / SOP (3.40%), and content (12.79%). While the results of the alignment of the management of knowledge shows that knowledge in IPB and ITD focuses on strategies codification where codification in IPB done by (89%) and in the ITD by (78%). This shows that both IPB and ITD focus on storage technology knowledge management, indexing, retrieval and reuse of knowledge that is stored. Furthermore, if the IPB has had a team in developing the knowledge, the ITD has the potential to have a team that consists of a collaboration between Library and Resource Information Team (SDI) ITD.
The results of the study referred to the several things that need to be ordered in the effort to develop the institutional repository ITD and refer to the model repository development in IPB is to provide the infrastructure that is software as a tool for transferring media content repository, making decree for institutional repository development team, create standard operational procedure for digital documents and the handover of the scientific work of the academic community ITD and make decree for deposit of scientific work and submit a budget for activities of institutional repository.
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2015
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Tugas Akhir
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional
pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustaakaan
STUDI KELAYAKAN PENGEMBANGAN
REPOSITORI INSTITUSI: STUDI KASUS
INSTITUT TEKNOLOGI DEL
TIURMA LUMBAN GAOL
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Tesis : Studi Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi: Studi Kasus Institut Teknologi Del
Nama : Tiurma Lumban Gaol
NIM : G652130025
Disetujui oleh Komisi Pembimbing
Irman Hermadi, SKom MS PhD Ketua
Dr Imas Sukaesih Sitanggang, SSi MKom Anggota
Diketahui oleh
Ketua Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
Aziz Kustiyo, SSi MKom
Dekan Sekolah Pascasarjana
Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Januari 2015 ini ialah repositori institusi, dengan judul Studi Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi: Studi Kasus Institut Teknologi Del.
Terima kasih dan penghargaan penulis ucapkan kepada Bapak Irman Hermadi, SKom. MS. PhD. dan Ibu Dr. Imas Sukaesih Sitanggang, SSi. MKom. selaku pembimbing yang telah banyak memberi bimbingan dan saran. Terima kasih penulis sampaikan juga kepada Bapak Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc. selaku penguji yang banyak memberikan masukan dan saran. Terima kasih juga kepada Bapak Aziz Kustiyo selaku Kaprodi MTP IPB. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Jenderal TNI (Purn.) Luhut Binsar Pandjaitan MPA, Ibu Devi Pandjaitan dan Bapak Patuan Simatupang selaku Pembina dan Pengurus harian Yayasan Del atas beasiswa studi yang diberikan sehingga penulis dapat melanjutkan studi S2 di IPB. Terima kasih juga kepada Bapak Prof Dr. Roberd Saragih, MT. selaku rektor ITD. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Bapak Dr. Idat Galih Permana selaku direktur DIDSI beserta seluruh stafnya, Bapak Firman Ardiansyah (Dosen Ilkom IPB), Ibu Sumarlinah (Kepala Perpustakaan IPB) beserta seluruh stafnya, Ibu Intan Pandjaitan, Ibu Dr. Arlinta Barus, Bapak Dr. Arnaldo Sinaga, Bapak Dr. Yosef Manik, Bapak Deni Lumban Toruan, Bapak Marojahan, Ibu Natalia, Bapak Ficky, Bapak Mustakim, Bapak Indra Lumbantobing, Larisma Simanjuntak beserta seluruh staf Perpustakaan ITD, beserta seluruh teman pada program MTP IPB 2013. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada Hendriks Melky Hutapea dan Lucas Terano Messi Hutapea, atas dukungan dan kesabarannya selama penulis melaksanakan studi di IPB. Tidak lupa penulis sampaikan terima kasih kepada Bapak Bisman Lumban Gaol, Ibu Laosma Hutagalung, Ibu Tianur Simangunsong beserta seluruh keluarga, atas segala dukungan doa dan kasih sayangnya.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, Agustus 2015 Tiurma Lumban Gaol
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL vii
DAFTAR GAMBAR vii
DAFTAR LAMPIRAN vii
1 PENDAHULUAN 9
Latar Belakang 9
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 3
Ruang Lingkup Penelitian 3
Manfaat Penelitian 3
2 TINJAUAN PUSTAKA 4
Sistem Manajemen Pengetahuan 4
Siklus Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan 5
Elemen Manajemen Pengetahuan 6
Keterkaitan KMS dengan Repositori Institusi 9
Repositori Institusi 9
Pengertian Repositori Institusi 9
Tujuan dan Manfaat Repositori 10
Elemen-elemen Pengembangan Repositori 10
Repositori IPB 16
Analytic Hierarchy Process 17
Studi Kelayakan 19
3 METODE 20
Kerangka Pemikiran 20
Pendekatan 20
Tahapan Penelitian 20
Studi Literatur tentang Repositori Institusi 22
Penelitian Repositori Institusi di IPB 22
Analisis Data 23
Perumusan Rekomendasi 24
Tempat dan Waktu Penelitian 24
4 HASIL DAN PEMBAHASAN 25
Kondisi Elemen-Elemen Pengembangan Repositori Institusi pada Institut
Pertanian Bogor 26
Infrastruktur Repositori Institusi IPB 26
Penyelarasan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis di IPB 31 Penentuan Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi ITD 33
Penelitian Infrastruktur ITD 33
Penyelarasan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis di ITD 40 Pembentukan Tim Pengembangan Repositori Institusi 42 Perbandingan Kondisi Elemen Repositori di IPB dan ITD 43
Rekomendasi 50
5 KESIMPULAN DAN SARAN 52
Kesimpulan 52
DAFTAR PUSTAKA 53
LAMPIRAN 56
RIWAYAT HIDUP 91
DAFTAR TABEL
1 Koleksi IPB scientific repository periode Juni 2015 16 2 Skala perbandingan berpasangan Saaty (2008) 17 3 Nilai random indeks untuk menghitung konsistensi data 19 4 Indikator konten repositori institusi di IPB periode Juni 2015 30 5 Hasil wawancara mengenai kondisi infrastruktur terkait 33 6 Hasil wawancara mengenai kondisi SDM administrator jaringan 35 7 Hasil wawancara mengenai kondisi SDM web developer 36 8 Hasil wawancara mengenai kondisi SDM pengelola repositori 37 9 Hasil wawancara mengenai kondisi anggaran 37 10 Hasil wawancara mengenai kondisi Aturan/SOP 38 11 Hasil wawancara mengenai kondisi konten digital di ITD 39 12 Perbandingan infrastruktur untuk pengembangan repositori 43 13 Perbandingan antara SDM network administrator di IPB dan ITD 44 14 Perbandingan antara SDM web developer di IPB dan ITD 45 15 Perbandingan antara SDM pengelola repositori di IPB dan ITD 46
16 Rekapitulasi Persentase Kelayakan SDM 47
17 Perbandingan anggaran pengembangan RI di IPB dengan ITD 47 18 Perbandingan ketersediaan antara Aturan/SOP di IPB dengan ITD 47 19 Perbandingan konten digital IPB dan ITD 48 20 Perbandingan kondisi kelayakan infrastruktur IPB dengan ITD 49 21 Pembobotan elemen repositori institusi menurut pakar. 49 22 Persentase kelayakan pengembangan RI IPB dengan ITD 50
DAFTAR GAMBAR
1 Tipe-tipe manajemen pengetahuan (Angestam 2007) 4
2 Alur KMSLC (Awad dan Ghaziri 2004) 5
3 Organizational knowledge management systems (OKMS) 7
4 Tahapan penelitian 21
5 Strategic network gap dengan Framework Zack (Tiwana 1999) 23 6 Strategic network gap dengan Framework Zack di IPB 32 7Strategic network gap dengan Framework Zack di ITD 42
DAFTAR LAMPIRAN
1 SOP pengelolaan konten website IPB 56
2 SOP pengelolaan karya ilmiah di IPB 61
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Repositori berasal dari kata reponere (bahasa latin) yang berarti gudang. Repositori institusi adalah gudang penyimpanan koleksi-koleksi terbitan institusi termasuk di dalamnya karya dosen dan mahasiswa dalam bentuk digital. Repositori institusi ini juga merupakan bagian dari kegiatan institusi dalam mengorganisasi informasi agar lebih mudah ditemu kembali. Selain itu penyimpanan pada repositori institusi akan mengakibatkan dokumen-dokumen terbitan institusi terdokumentasi dengan baik, tidak ada yang tercecer atau memperkecil kehilangan dokumen penting. Hal dimaksud juga merupakan cara memaksimalkan ketersediaan, aksesibilitas dan fungsionalitas dari produk penelitian yang tidak dibiayai pengguna (Johnson 2002).
Keterbukaan pengaksesan karya ilmiah sangat penting untuk pengembangan pengetahuan digital. Hal ini sesuai dengan pendapat Rossini (2012) yang menyatakan bahwa akses terbuka ke literatur ilmiah berperan penting dalam pengembangan pengetahuan digital, bermanfaat bagi ilmuwan, pasien, peneliti, dan lebih jauh lagi kepada masyarakat luas.
Repositori institusi pada sebuah institusi sangat penting karena repositori institusi sebagai sebuah wadah untuk menyimpan koleksi institusi yang juga sekaligus dapat mendukung kegiatan preservasi digital. Selain itu repositori institusi mampu meningkatkan peringkat webometrics pada institusi karena dapat memberikan sumbangan yang besar dalam hal jumlah akses ke web institusi.
Institut Teknologi Del (ITD) adalah institusi yang mendidik mahasiswa/i nya dalam bidang teknologi Informasi. Pada awal berdiri bernama Politeknik Informatika Del, kemudian pada tahun 2013 diubah namanya menjadi Institut Teknologi Del. ITD mempunyai koleksi terbitan institusi yaitu Tugas akhir sebanyak 262 eksemplar, Laporan Kerja Praktek sebanyak 331 eksemplar, publikasi dosen sebanyak 90 publikasi, orasi ilmiah (2), buletin ITD sebanyak 4 eksemplar.
Perpustakaan ITD sebagai salah satu unit di ITD memberikan layanan secara terbuka (open access) kepada segenap civitasnya maupun masyarakat di luar kampus ITD. Keberadaan perpustakaan ITD sangat penting karena senantiasa dapat menyediakan bahan pustaka yang up to date sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Jam buka layanan perpustakaan disesuaikan dengan kebutuhan mahasiswa/i ITD yaitu 10,5 jam per hari.
Saat ini publikasi ITD belum ditempatkan pada satu lokasi sehingga sulit melakukan penelusuran. Selain itu mahasiswa tidak dapat mengakses seluruh publikasi yang diterbitkan oleh ITD. Dalam hal pengaksesan tugas akhir dan laporan kerja praktek yang merupakan bagian dari publikasi institusi hanya dilakukan dengan menggunakan hardcopy yang tersedia di Perpustakaan ITD.
2
institusi maupun dari luar institusi yang dapat meningkatkan peringkat webometrics.
Untuk pengembangan repositori institusi di ITD diperlukan model yang patut dicontoh sehingga pengembangan repositori dilakukan dengan mengacu pada institusi yang sudah berhasil mengembangkan repositorinya dalam hal ini telah meraih rangking repositori yang baik. Oleh sebab itu yang dipilih adalah Institut Pertanian Bogor (IPB) karena IPB telah berhasil meraih peringkat 1 webometrics repositori.
Dalam melakukan pengembangan repositori institusi diperlukan studi kelayakan untuk mengetahui kesiapan institusi dalam membangun sistem. Studi kelayakan ini diperlukan karena dalam membangun sistem informasi ada beberapa elemen yang harus disiapkan. Bansode (2012) menyatakan bahwa untuk menilai kelayakan membangun repositori dilihat dari beberapa faktor yaitu anggaran, dukungan teknologi, dan ketersediaan tenaga kerja (manpower). Untuk mengetahui tingkat kepentingan setiap elemen yang diperlukan dalam upaya membangun repositori institusi maka digunakanlah metode Analytic Hierarchy Process (AHP).
Penelitian terdahulu yang ada kaitannya dengan studi kelayakan adalah penelitian dari Syachrulramdhani (2012) yang meneliti tentang studi kelayakan pembangunan perpustakaan digital dengan menganalisis kondisi ideal elemen dasar pengembangan perpustakaan digital dengan melakukan analisis deskriptif terhadap setiap elemen dasar pengembangan perpustakaan digital. Namun demikian pada penelitian dimaksud tidak dilakukan pembobotan tingkat kepentingan setiap elemen dasar pengembangan perpustakaan digital. Selain itu penelitian dari Bansode (2012) tentang pengembangan repositori institusi pada University of Pune dengan menggunakan perangkat lunak D-Space dan melakukan studi kelayakan namun hanya pada elemen perangkat keras, perangkat lunak, dan biaya. Salah satu hasil pada penelitian Bansode adalah penggunaan perangkat lunak untuk pengembangan repositori institusi di University of Pune. Kemudian Dini-Kounoudes yang meneliti tentang praktek terbaik dan kebijakan dalam mengembangkan repositori institusi di Cyprus University of Technology dengan cara melakukan evaluasi terhadap repositori institusi dari sisi kebijakan dan sumber daya manusia.
Oleh sebab permasalahan yang telah dipaparkan sebelumnya maka penelitian dilakukan untuk mengkaji kelayakan pengembangan repositori institusi pada ITD. Repositori institusi merupakan bagian dari manajemen pengetahuan institusi sehingga dalam pengembangan menggunakan fase pada daur hidup pengembangan sistem manajemen pengetahuan. Selanjutnya hasil kajian dimaksud diharapkan menjadi masukan bagi institusi dalam membangun repositori institusi di ITD.
Perumusan Masalah
3 Oleh sebab itu pengembangan repositori institusi diperlukan di ITD. Namun demikian untuk tahap awal perlu dilakukan studi kelayakan pengembangan repositori institusi di ITD.
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah:
1. Merumuskan komponen-komponen dari elemen repositori institusi berdasarkan studi yang dilakukan di IPB.
2. Melakukan studi kelayakan dan memberikan rekomendasi terkait pengembangan repositori institusi.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup pada penelitian ini adalah elemen-elemen pengembangan repositori institusi di IPB sebagai model dalam mengembangkan repositori institusi di ITD. Penilaian kelayakan dilakukan hanya pada tersedia atau tidaknya komponen-komponen elemen pengembangan repositori institusi tetapi tidak melihat kualitas dan kuantitasnya.
Manfaat Penelitian
4
2
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Manajemen Pengetahuan
Pengetahuan adalah sesuatu yang berasal dari informasi yang diolah dengan menggunakan data. Ini termasuk pengalaman, nilai-nilai, wawasan, dan informasi kontekstual dan membantu dalam evaluasi dan penggabungan pengalaman baru dan penciptaan pengetahuan baru. Pengetahuan berasal dari, dan diterapkan oleh pekerja pengetahuan yang terlibat dalam pekerjaan tertentu atau tugas. Sementara itu "Sistem Manajemen Pengetahuan (KMS)" adalah ungkapan yang digunakan untuk menggambarkan penciptaan repositori pengetahuan, peningkatan akses dan berbagi pengetahuan serta komunikasi melalui kolaborasi, meningkatkan lingkungan pengetahuan dan mengelola pengetahuan sebagai aset bagi suatu organisasi (Abdullah et al. 2005).
Manajemen pengetahuan adalah aktivitas yang kompleks, dan sama seperti yang lainnya tidak akan menghasilkan pengaruh yang nyata tanpa rencana yang kongkrit, manajemen pengetahuan membutuhkan perencanaan yang matang (Tiwana 1999). O’Brien (2004) mengatakan bahwa manajemen pengetahuan menjadi salah satu dari strategi mayor yang menggunakan teknologi informasi. Ada banyak perusahaan yang membangun sistem manajemen pengetahuan untuk mengelola pembelajaran organisasi dan mengetahui bagaimana sebuah bisnis dijalankan. Tujuan dari sistem manajemen pengetahuan adalah untuk menolong membangun pengetahuan pekerja, organisasi, dan membuat pengetahuan bisnis organisasi yang penting dapat diakses darimanapun dan kapanpun organisasi membutuhkannya. Angestam (2007) menggambarkan tipe manajemen pengetahuan seperti pada Gambar 1.
5
Siklus Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan
Tiwana (1999) mengelompokkan daur hidup pengembangan sistem manajemen pengetahuan menjadi 4 fase yaitu evaluasi infrastruktur, analisis sistem manajemen pengetahuan, systems deployment, dan evaluasi. Sementara itu Awad dan Ghaziri (2004) membagi daur hidup sistem manajemen pengetahuan menjadi 8 tahapan. Gambar 2 menunjukkan siklus hidup pengembangan manajemen pengetahuan menurut Awad dan Ghaziry (2004).
Membentuk tim manajemen pengetahuan
Evaluasi infrastruktur yang sedang berjalan
Menangkap pengetahuan
Merancang blueprint manajemen pengetahuan
Verifikasi dan validasi sistem manajemen pengetahuan
Implementasi sistem manajemen pengetahuan
Mengelola perubahan
Evaluasi terhadap sistem akhir
Koreksi
Menentukan kelayakan
Gambar 2 Alur KMSLC (Awad dan Ghaziri 2004)
Uraian singkat mengenai tahapan pada Gambar 2 berdasarkan Awad dan Ghaziri (2004) adalah sebagai berikut:
1. Evaluasi infrastruktur yang sedang berjalan
Fase 1 adalah terkait dengan studi kelayakan terhadap kondisi infrastruktur yang sedang berjalan dalam mengembangkan sistem manajemen pengetahuan.
2. Membentuk tim manajemen pengetahuan
6
Pengetahuan eksplisit ditangkap dalam repositori dari dokumentasi, file, dan media lainnya. Pengetahuan tacit ditangkap dari para ahli dan petugas yang berwenang. Sebagai sebuah proses, menangkap pengetahuan, melibatkan memunculkan, menganalisis, dan menafsirkan pengetahuan pakar dan menggunakan untuk memecahkan masalah tertentu.
4. Merancang cetak biru manajemen pengetahuan
Fase ini adalah awal dari arsitektur manajemen pengetahuan. Tim manajemen pengetahuan bergantung pada cetak biru dalam mendesain dan menyebarkan sistem manajemen pengetahuan.
5. Verifikasi dan validasi sistem manajemen pengetahuan
Dalam sistem manajemen pengetahuan, pengujian melibatkan dua langkah: verifikasi dan validasi. Verifikasi memastikan bahwa sistem yang tepat. Validasi memastikan bahwa sistem yang dibangun tepat memenuhi harapan pengguna yaitu user friendly, bermanfaat, dan terukur.
6. Implementasi sistem manajemen pengetahuan
Setelah sistem divalidasi, tugas berikutnya adalah untuk menerapkannya pada komputer atau server.
7. Mengelola perubahan
Terlepas dari bagaimana penyebaran dilakukan, berbagi pengetahuan tidak mudah untuk banyak orang. Implementasi sistem adalah awal dari sebuah tatanan baru.
8. Evaluasi terhadap sistem akhir
Setelah sistem KM dan berjalan, dampaknya harus dievaluasi secara cermat. Bidang utama yang menjadi perhatian adalah kualitas pengambilan keputusan, sikap pengguna akhir, dan total biaya pengolahan.
Sementara itu Tiwana (1999) menguraikan tahapan pertama KMSLC adalah evaluasi infrastruktur yang terdiri dari evaluasi infrastruktur yang sedang berjalan dan penyelarasan manajemen pengetahuan dan strategi bisnis sebagai berikut:
1. Analisis infrastruktur yang sedang berjalan
Pada tahap ini yang dilakukan adalah pemahaman akan peran perusahaan pada kondisi jaringan, intranet, dan ekstranet yang ada saat ini dan juga pemahaman akan kerangka teknologi manajemen pengetahuan. Kemudian mengidentifikasi kesenjangan pada teknologi infrastruktur yang ada di perusahaan saat ini dan mengambil langkah kongkrit untuk membangun atau menginvestasikan dana untuk infrastruktur.
2. Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis
Manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis harus memiliki keterhubungan yang jelas. Pada tahap 2 pada pengembangan manajemen pengetahuan perlu ditingkatkan desain manajemen pengetahuan pada level strategi bisnis dan strategi harus diturunkan ke desain sistem.
Elemen Manajemen Pengetahuan
7 sistem. Sistem manajemen pengetahuan tidak dapat berfungsi dengan baik tanpa komponen tersebut. Komponen tersebut adalah:
1. Manusia, merupakan pemegang peranan yang penting. Tanpa ketersediaan manusia yang berkompeten sulit untuk menjalankan proses manajemen pengetahuan.
2. Proses, merupakan teknik pengambilan nilai-nilai pengetahuan ke kedalam suatu media dan kemudian didistribusikan ke setiap individu untuk digunakan kembali.
3. Teknologi, diperlukan untuk membantu kolaborasi dan komunikasi yang terjadi dalam proses manajemen pengetahuan diantaranya dengan menangkap, menyimpan dan mempermudah menggunakan informasi.
4. Content (isi), yaitu basis data pengetahuan dan dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugasnya.
Gambar 3 Organizationalknowledge management systems (OKMS)
Pada Gambar 3 dapat dilihat arah panah ke masing-masing komponen manajemen pengetahuan menurut Setiarso (2007) adalah sebagai berikut, yaitu: 1. Knowledge manager/document control, yaitu orang yang bertanggung jawab
mengelola sistem knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment.
2. Knowledge gap
Kesenjangan antara pengetahuan yang tersimpan dengan pengetahuan yang seharusnya tersimpan sebagai konten dari sistem manajemen pengetahuan. 3. Database adalah basisdata pengetahuan.
4. Aturan penunjang sistem KM,
Aturan-aturan yang mendukung proses pengelolaan manajemen pengetahuan. 5. Infrastruktur yang diperlukan adalah infrastruktur yang menunjang berjalannya
8
Dalam mengelola pengetahuan memprioritaskan pada kebutuhan user akan menu/fitur-fitur pada knowledge management system.
Analisis SWOT
Analisis SWOT diperlukan untuk mengetahui apakah pengelolaan pengetahuan menjadi bahan pertimbangan pada institusi dimaksud. Berdasarkan dokumen rencana strategi baik IPB maupun ITD berikut adalah analisis SWOT yang dapat dikaitkan dengan pengembangan pengetahuan:
1. Analisis SWOT di IPB
Suhardiyanto (2014) menyatakan bahwa dalam renstra IPB tahun 2014-2018 memuat butir analisis SWOT IPB sebagai berikut: yang menjadi kekuatan (Strengths) adalah budaya riset yang berkembang sejalan dengan mandat pengembangan IPTEKS IPB. Kemudian kelemahan (Weaknesses) diseminasi dan komersialisasi hasil-hasil riset yang inovatif masih terbatas. Selanjutnya yang menjadi peluang (Opportunities) adalah animo yang tinggi dari calon mahasiswa yang bermutu dan potensial untuk masuk IPB. Dan yang terakhir ancaman (Threats) adalah persepsi yang keliru dari masyarakat dan penghargaan terhadap sektor pertanian.
Butir dimaksud dapat dikaitkan dengan manajemen pengetahuan. Dimana budaya riset yang sedang berkembang tentunya menghasilkan juga karya tulis berupa artikel-artikel ilmiah terkait penelitian yang dijadikan sebagai konten publikasi institusi. Selanjutnya kelemahan terkait diseminasi hasil penelitian dapat diatasi dengan salah satu cara yaitu mendiseminasikan hasil penelitian melalui repositori institusi. Dengan adanya diseminasi hasil penelitian diharapkan persepsi masyarakat tentang pertanian yang dianggap tidak menjanjikan kehidupan layak dapat diubah melalui hasil-hasil riset yang dilakukan oleh civitas akademika IPB.
2. Analisis SWOT di ITD
Berdasarkan rencana strategis ITD tahun 2015-2019 sangat sulit menentukan SWOT yang bersesuaian denga pengelolaan pengetahuan. Hal tersebut dimungkinkan karena periode tahun 2015-2019 adalah fase 1 dari 4 fase pengembangan ITD. Pada fase dimaksud masih merupakan tahapan established learning institute yang merupakan tahap koordinasi peningkatan komitmen untuk pengembangan institut (ITD 2015).
9 Berdasarkan hasil analisis SWOT di atas maka kekuatannya adalah sebagai kampus pilihan di Sumatera Utara diharapkan mahasiswa-mahasiswa yang diterima adalah mahasiswa-mahasiswa pilihan yang tidak hanya mampu menyelesaikan studi dengan gemilang, namun juga menghasilkan karya tulis yang berkualitas. Selain itu juga sebagai peluang, adanya pendanaan dari instansi swasta, pemerintah, dan ITD sendiri menjadi suatu kesempatan yang sangat baik bilamana peluang dimaksud dapat dimanfaatkan untuk melaksanakan riset-riset yang pada akhirnya salah satu keluarannya adalah artikel ilmiah yang merupakan konten dari repositori institusi.
Keterkaitan KMS dengan Repositori Institusi
Terkait dengan sistem manajemen pengetahuan, pada institusi pendidikan perlu dikembangkan sistem manajemen pengetahuan. Hal ini sejalan dengan pendapat Angestam (2007) yang mengatakan bahwa pengelolaan sumber daya pengetahuan berguna untuk mendapatkan dan mempertahankan competitive advance organisasi. Pada sebuah institusi manajemen repositori adalah termasuk manajemen pengetahuan.
Menurut White (2005) penilaian terhadap peran repositori dalam konteks proses manajemen pengetahuan membantu mengidentifikasi beberapa jenis layanan yang perlu dikembangkan untuk mencapai sukses. Semua jenis repositori institusi harus senantiasa dikembangkan isinya dan tumbuh menjadi sebuah lembaga.
Repositori Institusi Pengertian Repositori Institusi
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, telah menunjukkan pengaruh yang luar biasa di setiap sendi kehidupan manusia, terutama jaringan internet. Hal tersebut telah merambah pula ke perpustakaan. Dampaknya, perpustakaan sedikit demi sedikit mulai ditinggalkan pemustakanya, mereka lebih memilih internet untuk mencari informasi dibanding mencari koleksi cetak yang tersedia di perpustakaan. Hal tersebut dapat dipahami karena internet menawarkan kecepatan, ketepatan dalam penelusuran informasi. Sehingga pemustaka yang selama ini memilih pemanfaatan koleksi cetak, telah beralih ke koleksi digital (Sutedjo 2012).
Salah satu perkembangan dari pemanfaatan teknologi informasi adalah adanya repositori institusi. Menurut Crow (2002) repositori institusi adalah arsip digital dari produk intelektual yang diciptakan oleh sivitas akademika sebuah institusi yang didesiminasikan ke segenap sivitas akademika maupun ke luar institusi. Pengertian lain dari repositori institusi (RI) adalah sebuah layanan dalam bentuk pengelolaan dan pendiseminasian koleksi institusi yang ditawarkan kepada segenap komunitasnya dan hasilnya digunakan untuk komunitas dalam institusi dimaksud (Laherty 2011).
10
masyarakatnya. Hal paling penting dalam kegiatan ini adalah komitmen organisasi untuk membantu pendigitalisasian materi dan preservasi dalam jangka panjang. Menurut Bansode (2012) repositori institusi adalah koleksi digital yang dihasilkan dari karya intelektual institusi.
Tujuan dan Manfaat Repositori
Repositori institusi memperluas kemampuan perpustakaan akademis untuk berpartisipasi dalam sistem komunikasi ilmiah, dan kemampuan ini harus dianggap sebagai sumber nilai, terutama dalam dunia yang terus bermigrasi ke dalam bentuk digital (Burns 2013). Alfa Network Babel Library (2007) menetapkan 5 tujuan institusi membuat dan mengembangkan repositori institusi sebagai berikut: memaksimalkan visibilitas ke masyarakat internasional, membuat umpan balik pada penelitian, membuat dan menyediakan penyimpanan untuk hasil karya intelektual secara elektronik dari institusi tersebut, memberikan akses ke informasi akademik atau hasil karya intelektual, dan menjamin pelestarian jangka panjang hasil karya intelektual institusi.
Menurut Bansode (2012) bahwa tujuan dari adanya repositori institusi adalah untuk meningkatkan visibilitas dan sitasi terhadap karya ilmiah institusi, menciptakan satu pintu pengaksesan terhadap koleksi karya ilmiah institusi, menyediakan akses terbuka terhadap koleksi institusi, dan untuk melestarikan karya ilmiah institusi.
Barton (2004) mengatakan bahwa universitas dan pustakawan peneliti di seluruh dunia menggunakan repositori dengan tujuan sebagai berikut yaitu komunikasi ilmiah, menyimpan bahan ajar dan modul, penerbitan elektronik, mengelola koleksi dokumen penelitian, melestarikan bahan digital untuk jangka panjang, menambah prestise universitas dengan menampilkan penelitian dari akademisinya, dan mendorong akses terbuka untuk riset karya ilmiah, dan sebagai gudang koleksi digital.
Sementara itu Hasan (2012) merumuskan 4 manfaat dalam membangun repositori institusi yaitu, mengumpulkan konten dalam 1 lokasi sehingga lebih mudah ditemukan, mengumpulkan aset intelektual sepanjang waktu, menyediakan akses terbuka terhadap karya intelektual institusi kepada khalayak umum dan menciptakan visibilitas global bagi hasil karya institusi.
Elemen-elemen Pengembangan Repositori
Repositori institusi adalah jenis perpustakaan digital yang “menangkap” penelitian asli dan kekayaan intelektual lainnya yang dihasilkan oleh civitas institusi. Beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat sebuah repositori adalah: tingkat akses, aspek hukum yang meliputi hak cipta dan kepemilikan materi yang disampaikan, standar, termasuk metadata, format dan tipe dokumen, keberlanjutan dan jangka panjang pengarsipan dan pelestarian serta pendanaan yang tersedia untuk mempertahankan repositori (Johnson 2002).
11 Sementara itu Hasan (2012) menyatakan bahwa dalam membangun repositori institusi yang merupakan bagian dari perpustakaan digital memiliki empat (4) elemen yang harus disiapkan yaitu: prosedur operasional yang jelas, sarana dan prasarana (hardware, software,dan jaringan), konten repositori, dan SDM Pengelola Repositori. Mustafa (2014) mengatakan ada 6 elemen yang dibutuhkan dalam pengembangan repositori institusi yaitu sumber daya manusia, hardware, software, network, metadata dan konten, aturan dan standard operational procedure (SOP).
Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa elemen-elemen yang diperlukan dalam pengembangan repositori adalah sumber daya manusia, infrastruktur (hardware, software, network), metadata dan konten repositori, anggaran, serta aturan dan SOP.
Elemen-elemen di atas diuraikan sebagai berikut:
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia adalah elemen penting dalam membangun repositori institusi, tanpa dukungan SDM yang kompeten di bidang IT maka mustahil sistem informasi akan dapat dibangun. Kompetensi SDM sangat diperlukan agar target pengembangan repositori institusi dapat tercapai.
Dini-Kounoudes (2011) menyatakan bahwa pertimbangan utama yang perlu diambil dalam membangun repositori institusi adalah staf atau sumber daya manusia. Hal ini penting untuk mengetahui sejak awal apakah jumlah staf yang ada cukup dalam mengembangkan repositori institusi. Jones (2006) menyatakan bahwa untuk membangun repositori institusi dibutuhkan programmers, web designer and experts in multiple metadata.
Dalam Syachrulramdhani (2010) dinyatakan bahwa Australian National Training Authority (ANTA) dari Council of Australian University Directors of Information Technology (CAUDIT 2001), Pusat Penelitian Antar Universitas Bidang Mikroelektronika (PPAUME) dan Institut Teknologi Bandung (2002) dan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII 2002) menyatakan kompetensi dasar standar (Standard core competency) yang harus dimiliki semua kategori lapangan pekerjaan di bidang teknologi informasi (TI), yaitu: kemampuan mengoperasikan perangkat keras dan mengakses internet. Sedangkan kemampuan lain yang wajib dimiliki adalah:
a. Kompetensi sebagai network administrator
Network administrator mempunyai tanggung jawab untuk menjaga kelancaran operasional jaringan komputer.
b. System administrator
System administrator mempunyai tanggung jawab untuk menjaga kelancaran sistem komputer dan pengaturan siapa saja yang berhak mengakses sistem. c. Web Programmer/designer
Web programmer/designer memiliki tanggung jawab untuk membangun dan mendesain sistem informasi sehingga lebih mudah digunakan user friendly. d. Web Database Administrator
12
e. Programmer/designer memiliki tanggung jawab untuk membangun dan mendesain sistem informasi sehingga lebih mudah digunakan atau user friendly.
2. Infrastruktur Fisik
Infrastruktur menurut kamus besar bahasa Indonesia (Depdikbud 1988) memiliki makna segala sesuatu yang menunjang terselenggaranya suatu proses. Infrastruktur yang dibutuhkan dalam membangun repositori terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat jaringan (network). a. Perangkat Keras
Menurut Hasan (2012) yang termasuk dalam komponen perangkat keras adalah komputer, UPS, perangkat untuk membangun LAN atau jaringan wireless. Selain itu juga dibutuhkan alat bantu untuk melakukan alih media ke dalam bentuk digital untuk dokumen yang tidak born digital. Alat bantu alih media dimaksud adalah scanner, audio/video converter, microfilm converter. Audio/video converter dan microfilm converter diperlukan jika memang institut dimaksud masih mempunyai koleksi audio/video dan microfilm. Jones (2006) menyatakan salah satu elemen pemanfaatan biaya yang diperlukan dalam membangun repositori adalah pengadaan server.
Sutedjo (2014) menyatakan adapun spesifikasi Server Repositori Perpustakaan ITS yang telah diremajakan adalah HP Intel Xeon 2 GHz, Memory 2 GB, Kapasitas penyimpanan 2 x 500 GB, OS Linux Debian 5, Script PHP 5, dan DBMS MySQL. Sementara itu Mustafa (2014) menyatakan bahwa dalam membangun repositori sebaiknya memiliki 3 server yang digunakan untuk:
a. Application server (untuk layanan, antar muka, kontak langsung dengan pengguna);
b. Content server (untuk metadata/konten);
c. Backup server; (Sangat penting, sering diabaikan dulu).
Spesifikasi dapat ditentukan berdasarkan besaran dana dan kebutuhan (dapat dilakukan capacity planning untuk content server, dan minimum specification untuk
application server).
b. Perangkat Lunak
Perangkat lunak adalah transformator informasi, memproduksi, mengelola, memperoleh, memodifikasi, menampilkan, atau mengirimkan informasi (Pressman 2001). Sementara Maksum (2007) mengatakan bahwa Software mencakup sekumpulan aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, program aplikasi komputer, program pengembangan dan program sistem operasi. Sebuah perpustakaan digital paling tidak memerlukan dua perangkat lunak utama yaitu perangkat lunak untuk pencarian koleksi dan perangkat lunak untuk penyimpanan koleksi. Oracle, Microsoft SQL server adalah basis data yang bersifat proprietary, sedangkan MySQL dan PostgreSQL adalah basis data yang sifatnya open source (Ruldeviyani dan Sucahyo 2007).
13 pemrograman yang dapat digunakan untuk membangun aplikasi adalah Java, ASP, dan PHP.
c. Perangkat Jaringan
Jaringan (network) merupakan unit telekomunikasi yang terdiri atas media, aliran data (data flow), topologi, dan aturan, keamanan serta zona telekomunikasi yang diperlukan untuk mengakses informasi yang tersimpan dalam server untuk mempermudah dan mempercepat pada pengguna memperoleh informasi (Maksum dan Darmawiredja 2007).
Untuk mengoptimalkan layanan pengaksesan repositori institusi secara terbuka maka perpustakaan membutuhkan LAN (local area network). Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka LAN ini sudah dapat digantikan dengan Wi-Fi.
3. Metadata dan Konten Repositori
a. Metadata
Metadata adalah data terstruktur tentang data. Menurut Pendit (2007) metadata adalah terstruktur, ditandai dengan kode agar dapat diproses komputer, mendeskripsikan ciri-ciri satuan-satuan pembawa informasi, membantu identifikasi, penemuan, penilaian, dan pengolahan satuan pembawa informasi tersebut.
Menurut Crow (2002) karena repositori menyediakan akses yang luas pada komunitas, maka pengguna di luar universitas harus dapat menemukan dan melakukan temu kembali informasi dari repositori. Oleh karena itu sistem pada repositori institusi harus dapat mendukung interoperabilitas dalam rangka memberikan akses melalui beberapa mesin pencari dan alat-alat temu kembali informasi yang lainnya. Sebuah institusi tidak selalu perlu mengimplementasikan pencarian dan pengindeksan fungsional untuk memenuhi permintaan, ini dapat dengan sederhana memperbaiki dan mengekspos metadata, yang memungkinkan layanan lain memanen dan mencari konten.
ANBL (2007) menyatakan penciptaan metadata akan memfasilitasi temu kembali informasi dari koleksi repositori institusi. Sekarang mungkin untuk menerapkan skema metadata yang berbeda untuk berbagai jenis isi yang ada dalam repositori, hal yang penting adalah konsistensi pada aplikasi. Hal ini sama pentingnya bahwa mesin pencari metada (pemanen) mampu memulihkan isi repositori. Metadata diciptakan untuk membangun utilitas semantik yang mampu beroperasi dan memulihkan informasi yang ada dalam jaringan.
Menurut Pendit (2007) Dublin Core adalah metadata yang sesuai untuk web resources. Dublin Core memiliki 15 unsur dasar yaitu: title, creator, subject, description, publisher, contributor, date, type, format, identifier, source, language, relation, coverage, dan rights.
b. Konten
14
a. Bahan dan sumber full text, termasuk jurnal elektronik, koleksi digital yang bersifat terbuka (open access), buku elektronik, surat kabar elektronik, dan tesis serta disertasi digital.
b. Sumber daya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang informasi lainnya.
c. Bahan-bahan multimedia digital. d. Situs Internet.
Konten repositori menurut (Crow 2002) tergantung pada tujuan yang ditetapkan oleh masing-masing institusi, repositori institusional dapat berupa produk hasil kerja mahasiswa, dosen, peneliti, dan staf seperti portofolio elektronik mahasiswa, bahan ajar, laporan tahunan lembaga, rekaman video, foto, program komputer, dan karya seni, grey literature, disertasi dan tesis dalam bentuk elektronik, makalah konferensi dan monograf.
Repositori digital memungkinkan lembaga dan departemen meningkatkan nilai mereka. Koleksi repositori institusi beragam untuk setiap institusi, ANBL (2007) membagi koleksi repositori menjadi 3 bagian yaitu:
1. Scientific output terdiri dari semua karya ilmiah, artistik, keluaran dari pengajaran dan manajemen, dokumen yang dapat diakses secara terbuka, dokumen yang akan atau telah diterbitkan secara formal, property institusi didalamnya termasuk game atau gambar, software, foster, jurnal institusi, paten, materi kongres, audio visual, karya ilmiah yang belum atau sudah diterbitkan pada jurnal.
2. Institutional and/or managing output terdiri dari: jurnal yang berisi informasi mengenai institusi yang dipublikasikan oleh institusi, peraturan dan tata tertib, dokumen arsip, tulisan, poster, dokumen kerja, dan laporan teknis.
3. Learning Objects terdiri dari pedoman belajar dan latihan, bahan audio visual, catatan kelas, simulator, fulltext bibliography, slide presentasi di kelas, online test, panduan laboratorium, dan blog.
Sementara itu terkait konten repositori institusi dapat juga ditegaskan dengan adanya surat keputusan rektor seperti yang dilakukan pada Institut Sepuluh November. Sutedjo (2014) menyebutkan bahwa yang menjadi bagian dari repositori institusi pada Institut Teknologi Sepuluh November adalah Tugas Akhir, Tesis, Disertasi, Buku Teks, Buku/Modul Ajar, Laporan Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat, Prosiding Workshop/Lokakarya/Seminar dan sejenisnya, Orasi Ilmiah, Buku Pedoman Praktikum, Jurnal Ilmiah, Hasil Paten, dan Hasil Lomba Karya Ilmiah Mahasiswa Juara I,II dan III di tingkat institut/regional/nasional/internasional.
4. Aturan/SOP
Dini-Kounoudes (2011) menyatakan dalam membangun repositori ada berbagai kebijakan yang harus diputuskan. Kebijakan harus mencakup lingkup repositori, konten, tingkat akses, hak-hak hukum, standar, keberlanjutan. Kebijakan dapat berupa Surat keputusan (SK) dan prosedur operasional baku (POB/SOP).
15 standar diperlukan untuk menghindari benturan kebijakan antara pimpinan dan pustakawan ketika proses penghimpunan koleksi dilakukan. Pada SOP yang diatur adalah peraturan simpan karya ilmiah untuk seluruh civitas akademika pada satu institusi.
Kebijakan dari pemangku kepentingan atau stake holder yang mendukung kegiatan simpan karya institusi akan mempengaruhi keberhasilan pengembangan repositori institusi. Dukungan dari pimpinan akan memungkinkan penghimpunan karya cipta civitas akademika dapat dilaksanakan secara berkesinambungan. Dukungan dari pimpinan ini dapat ditegaskan dengan keluarnya SK terkait repositori institusi.
Dalam hal SOP untuk pendigitalisasian dokumen untuk repositori institusi dapat menggunakan dokumen SOP untuk perpustakaan digital. Menurut Syachrulramdhani (2010), pustaka dalam grand design perpustakaan digitalnya memiliki SOP yaitu:
a. SOP untuk digitalisasi bahan perpustakaan. b. SOP untuk penanganan dokumen digital. c. SOP untuk pemeliharaan jaringan. d. SOP untuk pemeliharaan web
Selain SOP, hal lain yang diperlukan juga adalah aturan lain sebagai pendukung repositori institusi. Sutedjo (2012), menyatakan perpustakaan ITS menempuh langkah strategis dengan mengusulkan agar ketentuan wajib serah simpan diperkuat dengan adanya surat keputusan rektor (SK) sehingga kegiatan repositori institusi memiliki kekuatan hukum. Dengan adanya SK rektor maka artinya kegiatan repositori didukung oleh pimpinan dan menjadi kewajiban sivitas akademika untuk menjalankan SK tersebut.
5. Anggaran
Dalam Burns (2013), Piourun & Palmer melaporkan biaya yang berkaitan dengan digitalisasi disertasi untuk repositori institusi. Mereka menyebutkan bahwa biaya untuk memindai dan mendigitalkan 320 dokumen berjumlah $ 23.562, yang meliputi 906 jam kerja dan biayanya $ 0,27 per halaman. Giesecke (2011) “Perbaikan menulis bahwa perkiraan untuk biaya membangun berbagai repositori lebih dari $ 130.000 per tahun menjadi lebih dari $ 248.000 per tahun di Massachusetts Institute of Technology (MIT)”.
Menurut Deegan (2002) pembangunan yang berkelanjutan dan anggaran yang tersedia dibutuhkan untuk mengelola koleksi digital secara efektif dan berkelanjutan. Tanpa 2 faktor yang disebut di atas maka pembaruan teknologi dan peningkatan keahlian staf sebagai pengelola koleksi digital tidak akan tercapai.
Siregar (1999) menyatakan bahwa penyediaan layanan digital memerlukan pendanaan baik untuk investasi awal maupun operasionalnya. Dana investasi digunakan untuk proses digitalisasi. Besarnya biaya yang diperlukan tergantung pada berbagai faktor diantaranya infrastruktur dan prasarana yang tersedia, jumlah terminal layanan akses yang disediakan, jenis server yang akan digunakan dan tenaga pengembang yang tersedia.
16
institusi yang hanya perlu membangun sistem informasi saja karena infrastruktur jaringannya sudah ada sebelumnya.
Repositori IPB
Keseriusan IPB dalam mengembangkan repositori institusi diperkuat dengan adanya indikator kunci kinerja yang memuat tentang webometrics pada rencana kerja dan anggaran IPB (RKA) tahun 2010. Pada RKA dimaksud sasaran indikator kunci, dan target mutu kinerja IPB tahun 2008-2013 memuat pilar perluasan akses dan peningkatan kualitas pendidikan dan kemahasiswaan IPB. Pada pilar dimaksud dituangkan pengembangan sistem penjaminan mutu pendidikan, sasaran poin terpenuhinya persyaratan IPB sebagai word class university yang unggul dengan salah indikator kunci kinerjanya adalah posisi IPB dalam webometrics di Indonesia.
Selain itu berdasarkan renstra IPB tahun 2014-2018 memuat rencana pengembangan sistem informasi di IPB diantaranya adalah IPB scientific repository, IPB vocational repository dan berbagai sistem informasi lainnya. Sistem informasi di IPB masa yang akan datang akan diintegrasikan satu dengan yang lainnya lebih efektif dan efisien. Untuk mendukung pengaksesannya maka berdasarkan renstra dimaksud bahwa bandwith internet IPB penting untuk terus ditingkatkan, pada tahun 2012 bandwith internet IPB telah mencapai 635 Mbps (Suhardiyanto 2014)
IPB Scientific Repository mengumpulkan, menyebarkan dan menyediakan secara persisten dan akses yang andal terhadap penelitian dan karya ilmiah dosen, staf dan mahasiswa Institut Pertanian Bogor. Keanggotaan repository.ac.id hanya diperkenankan bagi civitas akademika saja berhubung aksesnya menggunakan user dan password mahasiswa IPB.
Berdasarkan data pada web repositori IPB jumlah total koleksi sampai dengan Juni 2015 sebanyak 63893 koleksi. Koleksi dimaksud dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 Koleksi IPB scientific repository periode Juni 2015
No Jenis Koleksi Jumlah
1 Tesis dan disertasi 48201
2 IPBana 6050
3 IPB E-Journal 2972
4 IPB's Books 2810
5 Research and Community Empowerment (LPPM) 1316 6 Research and Strategic Issue Studies (RKS 291
7 Research Center 76
8 Scientific Orations 55
9 Student Papers 2122
Total 63893
17 Perkembangan teknologi informasi saat ini juga menyebabkan berkembangnya cara mengakses informasi. Saat ini repositori IPB dapat diakses melalui mobile phone. Versi Beta IPB Scientific Repository ini dapat diakses melalui mobile phone yang menggunakan sistem operasi berbasis Android. Selain itu repositori institusi IPB juga dapat diakses via blackberry.
Analytic Hierarchy Process
Analytic Hierarchy Process (AHP) adalah metode yang tepat untuk memecahkan berbagai atribut pengambilan keputusan (Darmawan 2009). AHP didasarkan pengalaman pengembang yaitu TL Saaty ketika melakukan proyek penelitian pada ACDA USA. Metode AHP mudah dipahami dan diterapkan dalam pengambilan keputusan yang kompleks. Sejak itu, kesederhanaan dan kekuatan AHP telah menyebabkannya digunakan secara luas. AHP banyak digunakan dalam dunia bisnis, pemerintahan, penelitian dan pengembangan, pertahanan dan domain lain yang melibatkan pengambilan keputusan (Bhusan 2003)
Dalam melakukan pengambilan keputusan dengan AHP, maka metode yang digunakan adalah metode perbandingan berpasangan, baik perbandingan kriteria maupun perbandingan alternatif pada kriteria. Perbandingan dilakukan berdasarkan penilaian (judgment) dari pakar dengan menilai tingkat kepentingan suatu elemen dibandingkan elemen lainnya. Dengan mengacu kepada skala penilaian perbandingan berpasangan yang ditunjukkan pada Tabel 2 (Saaty 2008). Tabel 2 Skala perbandingan berpasangan Saaty (2008)
Intensitas Keterangan Penjelasan
1 Kedua elemen sama pentingnya
Dua elemen mempunyai pengaruh yang sama besar terhadap tujuan
3 Salah satu elemen sedikit lebih penting
Pengalaman dan penilaian sedikit menyokong satu elemen dibandingkan elemen yang lainnya .
5 Salah satu elemen jelas lebih penting
Pengalaman dan penilaian sangat kuat menyokong satu elemen dibandingkan elemen yang lainnya
7 Salah satu elemen sangat jelas lebih penting
Suatu elemen yang kuat disokong dan dominan terlihat dalam praktek.
9 Salah satu elemen paling lebih penting
Bukti yang mendukung elemen yang satu terhadap elemen yang lain memiliki tingkat penegasan tertinggi yang mungkin
menguatkan 2,6,8 Apabila ragu-ragu antara
dua nilai yang berdekatan
Nilai ini diberikan bila ada dua kompromi diantara dua pilihan Kebalikan Jika untuk akivitas i
18
Intensitas Keterangan Penjelasan
aktivitas j, maka j mempunyai nilai kebalikannya
dibandingkan dengan i.
Validasi dalam bentuk pengujian rasio konsistensi akan dilakukan terhadap hasil dari perbandingan berpasangan. Rasio konsistensi (CR) dari matriks perbandingan berpasangan konsisten jika nilainya ≥ 10% atau ≥ 0,1, sedangkan jika nilai CR>10% atau >0,1 maka pengujian harus diulang Langkah-langkah dalam melakukan perhitungan rasio konsistensi (Saaty 2008):
1. Menentukan Weighted Sum Vector (WSV).
WSV dihitung dengan mengalikan matriks perbandingan berpasangan dengan nilai eigen matriks perbandingan berpasangan.
2. Menghitung Consistence Vector (CV).
CV dihitung dengan cara membagi hasil dari WSV dengan nilai eigen matriks perbandingan berpasangan.
3. Menghitung Lambda (λ) dan Consistence Index (CI) Lambda adalah nilai rata - rata CV.
(Persamaan ke-1) dimana:
λ = Nilai rata - rata dari keseluruhan kriteria / subkriteria. CV = Consistence Vektor.
n = Jumlah matriks perbandingan suatu kriteria / subkriteria 4. Consistence Index (CI).
(Persamaan ke-2) dimana :
CI = Consistency Index.
λ = Nilai rata - rata dari keseluruhan kriteria/subkriteria. n = Jumlah matriks perbandingan suatu kriteria/subkriteria. 5. Perhitungan Consistence Ratio (CR)
CR bernilai konsisten jika hasil penilaian bernilai ≤ 10%, jika Rasio Konsistensi (CR) > 10% pertimbangan harus diperbaiki.
19 Tabel 3 Nilai random indeks untuk menghitung konsistensi data
Ukuran Matriks Random Index
1,2 00
Berdasarkan Kamus Bahasa Indonesia (2008) kata studi berarti penelitian atau penyelidikan ilmiah sedangkan kelayakan berarti perihal yang dapat (pantas, patut) dilaksanakan. Castro (2002) menyatakan bahwa studi kelayakan adalah aktivititas yang berorientasi manajemen. Sedangkan Setiawan dalam Syachrulramdhani (2010) menjelaskan bahwa studi kelayakan adalah analisis untuk mengambil keputusan tentang kelayakan suatu rencana investasi.
Palvia (1988) mengatakan bahwa pentingnya studi kelayakan telah ditekankan hampir dengan suara bulat oleh sebagian besar peneliti dan penulis di bidang sistem informasi. Sebagai contoh, sebagian besar buku teks penulis, peneliti, dan metodologi praktisi di bidang analisis dan desain sistem mengidentifikasi studi kelayakan sebagai salah satu tahapan penting dari siklus hidup pengembangan sistem. Bansode (2012) mengatakan bahwa tugas pertama dari studi kelayakan adalah menetapkan tujuan proyek yang dirumuskan berdasarkan kebutuhan pengguna. O’Brien (1999) mengatakan bahwa karena proses pembangunan sistem informasi memerlukan biaya maka pada tahap investigasi sistem dilakukan studi awal yang disebut studi kelayakan.
Studi kelayakan diperlukan untuk mengetahui apakah proyek pengembangan repositori institusi ini mungkin dilakukan. Selain itu, dengan melakukan studi kelayakan maka hasilnya nanti adalah saran sebagai alternatif solusi dari permasalahan yang ada (Castro 2002). Oleh sebab itu sebelum membangun repositori institusi, hal yang akan dilakukan terlebih dahulu adalah studi kelayakan terhadap sistem yang akan dibuat.
20
3
METODE
Kerangka Pemikiran
Teknologi informasi berkembang sangat cepat demikian juga pengguna internet di Indonesia berkembang dari tahun ke tahun. Perkembangan teknologi dimaksud tentunya semakin memudahkan dalam pengaksesan informasi secara online. Namun koleksi publikasi civitas akademika ITD sampai dengan saat ini masih belum bisa diakses online. Selain itu lokasi publikasi itu sendiri tidak berada pada satu lokasi. Hal ini membatasi civitas ITD dalam mengakses koleksi publikasi ITD untuk keperluan memperkaya referensi penulisan tugas akhir mahasiswanya.
Oleh sebab itu fenomena di atas layak untuk diteliti yaitu dengan mengkaji kelayakan dalam membangun repositori institusi pada ITD. Studi kelayakan dilakukan dengan menggunakan tahap 1 pada pada KMSLC yaitu menentukan kelayakan (Awad and Ghaziri 2004) dan juga dilengkapi dengan tahap 2 yaitu penyelarasan antara manajemen pengetahuan dan strategi bisnis pada KMSLC (Tiwana 1999). Menurut Setiarso et al. (2009) dalam Yuniar (2013) konten dan aturan penunjang sistem KM merupakan komponen penting yang dapat menentukan keberhasilan implementasi sistem. Sehingga dalam penelitian ini yang dikaji adalah infrastruktur fisik (perangkat lunak, perangkat keras,perangkat jaringan, SDM, Aturan pendukung knowledge management (KM), dan konten publikasi serta penyelarasan manajemen pengetahuan dan strategi bisnis. Selanjutnya hasil dari studi kelayakan ini adalah rekomendasi yang akan disampaikan kepada stakeholder di ITD.
Pendekatan
Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan melakukan analisis terhadap elemen-elemen yang dibutuhkan dalam membangun repositori institusi. Elemen-elemen dimaksud diketahui berdasarkan kajian literatur yang dilakukan melalui buku dan jurnal dan juga best practice di IPB. Selanjutnya dilakukan analisis terhadap kondisi elemen-elemen dimaksud dalam pembangunan repositori institusi di IPB dan kondisi objektif elemen dimaksud pada ITD dengan cara wawancara.
Selanjutnya kondisi di IPB dan di ITD dibandingkan dengan kondisi standar elemen-elemen dalam pembangunan repositori institusi. Data yang diperoleh selanjutnya diolah, dianalisis dan digunakan untuk menentukan tingkat kelayakan dan merekomendasikan hal-hal yang perlu dilakukan demi mencapai tingkat kelayakan dalam membangun repositori institusi di Perpustakaan ITD.
Tahapan Penelitian
21
Analisis data
Perumusan rekomendasi Perumusan Masalah
Studi Literatur tentang Repositori Institusi
Penelitian Infrastruktur ITD
Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis
di Institut Teknologi Del Penelitian repositori institusi
IPB
Penentuan Kelayakan Pengembangan RI di ITD Infrastruktur
Repositori IPB
Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis di IPB
Gambar 4 Tahapan penelitian
22
Studi Literatur tentang Repositori Institusi
Studi literatur dilakukan untuk mengetahui informasi-informasi terkait studi kelayakan dalam membangun repositori institusi dan bagaimana mengukur tingkat kelayakan dalam pembangunan sistem informasi. Selain itu studi literatur juga diperlukan untuk mengetahui elemen-elemen standar/ideal dalam membangun repositori institusi.
Penelitian Repositori Institusi di IPB
Pada tahap ini dilakukan penelitian mengenai kondisi elemen repositori di IPB, penelitian dilakukan di Perpustakaan IPB dan Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi IPB (DIDSI IPB). Tahapan penelitian ini dilakukan untuk memperoleh 2 hal berikut yaitu:
1. Infrastruktur repositori institusi IPB.
Pada tahapan ini diteliti elemen-elemen terkait infrastruktur manajemen pengetahuan yang terdiri dari infrastruktur IT yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat jaringan, serta diteliti juga SDM, SOP/Aturan yang mendukung pengembangan repositori institusi dan konten. Dari hasil penelitian, maka diperoleh data mengenai elemen-elemen repositori institusi.
2. Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis
Pada tahapan ini dilakukan wawancara terhadap Direktur DIDSI IPB dan juga pakar repositori IPB yang mengetahui mengenai bagaimana pengetahuan dikelola di IPB. Tahapan penelitiannya adalah:
a. Mengidentifikasi tujuan dan strategi ITD untuk menyelaraskannya dengan sistem manajemen pengetahuan.
b. Menganalisis ekspansif strategi pendekatan manajemen pengetahuan (codification atau personalization).
c. Menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan menghubungkannya dengan kesenjangan strategis (Zack framework). Inilah yang disebut oleh Michael Zack sebagai pengetahuan berbasis SWOT analysis.
Penentuan Kelayakan Pengembangan RI di ITD
Untuk mengetahui kelayakan ITD dalam mengembangkan repositori institusi maka dilakukan wawancara terhadap pihak-pihak yang nantinya akan berperan dalam kegiatan pengembangan repositori institusi. Pihak-pihak yang dimaksud sebelumnya terdiri dari pemangku kepentingan di ITD, LPPM, Perpustakaan, dan Biro TIK ITD. Penelitian mengenai kelayakan dimaksud sebelumnya terdiri dari 2 bagian yaitu:
1. Penelitian Infrastruktur ITD
Pada tahap ini dilakukan wawancara terhadap tenaga IT dan pihak yang menangani publikasi institusi di ITD dan IPB. Wawancara dilakukan dengan menggunakan instrumen-instrumen yang merupakan representasi dari setiap elemen-elemen yang diperlukan untuk membangun repositori institusi. Pada tahapan ini elemen yang akan dikaji yaitu:
23 b. Perangkat keras terdiri dari PC dan Server.
c. Jaringan : Perangkat jaringan yang terdiri dari perangkat untuk LAN atau WAN.
d. Anggaran yang tersedia untuk membangun infrastruktur
e. Tim SDM yang membangun teknologi atau sistem manajemen
f. Aturan pendukung sistem KM, dalam hal ini tentunya adalah Aturan/SOP. g. Konten publikasi, dalam hal ini adalah publikasi yang dihasilkan institusi. 2. Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis di Institut
Teknologi Del
Pada tahap ini dilakukan wawancara terhadap pihak ITD dan dapat dilakukan paralel dengan IPB juga. Pada tahap ini yang dievaluasi adalah ITD. Berikut hal-hal yang dilakukan pada tahap ini, yaitu:
a. Mengidentifikasi tujuan dan strategi ITD untuk menyelaraskannya dengan sistem manajemen pengetahuan.
b. Menganalisis ekspansif strategi pendekatan manajemen pengetahuan (codification atau personalization).
Codification adalah strategi yang difokuskan pada teknologi penyimpanan, pengindeksan, temu kembali, dan penggunaan kembali pengetahuan yang disimpan. Sedangkan personalisasi adalah lebih difokuskan untuk menghubungkan pengetahuan pekerja melalui jaringan dan untuk pemecahan kasus unik yang lebih bergantung pada tacit knowledge dan pakar. Cara menentukan apakah menggunakan pendekatan kodifikasi atau personalisasi menggunakan analisis diagnosis yang diterbitkan oleh Harvard Business Review.
c. Menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan menghubungkannya dengan kesenjangan strategis (Zack framework). Inilah yang disebut oleh Michael Zack sebagai pengetahuan berbasis SWOT analysis. Tiwana (1999) menggambarkan framework Zack pada Gambar 5.
Apa yang wajib
Gambar 5 Strategic network gap dengan Framework Zack (Tiwana 1999)
Analisis Data
Pada analisis data hal-hal yang dilakukan adalah sebagai berikut:
24
2. Menggunakan metode AHP untuk menentukan tingkat kepentingan setiap elemen repositori.
3. Menentukan tingkat kelayakan dalam membangun repositori institusi di ITD.
Perumusan Rekomendasi
Berdasarkan hasil analisis data maka selanjutnya dirumuskan rekomendasi kondisi yang harus dipenuhi untuk membangun repositori institusi di ITD.
Tempat dan Waktu Penelitian
25
4
HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang penelitian kelayakan institusi ITD dalam mengembangkan repositori institusi. Model yang digunakan pada penelitian ini adalah IPB. Adanya model diperlukan sebagai pembanding dalam mengembangkan repositori institusi di ITD nantinya.
Berikut ini diuraikan wawancara dan analisis kondisi ideal pengembangan repositori di Institut Pertanian Bogor sebagai model dan Institut Teknologi Del. Pada bagian ini diuraikan hasil dan juga pembahasan dalam hal kelayakan elemen pengembangan repositori institusi yaitu infrastruktur, sumber daya manusia, anggaran, aturan/SOP, dan konten serta penyelarasan manajemen pengetahuan dan pembentukan Tim untuk manajemen pengetahuan khususnya di ITD.
Perumusan Elemen-elemen Repositori Institusi
Untuk mengidentifikasi elemen-elemen repositori institusi telah dilakukan kajian literatur dari berbagai sumber. Elemen-elemen yang diperlukan dalam upaya pengembangan repositori institusi dirumuskan dengan berpedoman pada literatur dan juga best practices sebagai berikut:
A. Pusat Penelitian Antar Universitas Bidang Mikroelektronika (PPAUME) dan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) yaitu standar kompetensi SDM bidang teknologi informasi menyebutkan jenis-jenis kompetensi tenaga IT menurut Australian National Training Authority (PPAUME 2001). Kompetensi SDM dimaksud juga diperlukan dalam pengembangan repositori institusi.
B. Sherpa dokumen menerbitkan dokumen tentang staf dan keahlian yang dibutuhkan dalam mengelola repositori. Dalam dokumen dimaksud ditekankan bahwa dua posisi utama dalam mengelola repositori institusi adalah manajer repositori dan administrator repositori (Robinson 2007).
C. Sherpa dokumen menerbitkan standar perangkat lunak yang dibutuhkan untuk pengembangan repositori institusi diantaranya terdiri dari PHP, Java, MySQL, SQL Server (Robinson 2007).
D. Dokumen tentang cara mengembangkan repositori institusi pada tahap awal. Dokumen dimaksud membahas tentang persiapan perangkat keras, perangkat lunak, kebijakan, dan sumber daya manusia yang diperlukan dalam mengembangan repositori institusi (Corletey 2011).
E. IEEE (Institut of Electrical and Electronics Engineers), standar IEEE 802.11b. tentang standar WLAN. Dimana standar dimaksud memuat komponen-komponen infrastruktur yang diperlukan untuk pengembangan repositori institusi.
F. Dokumen Surat Keputusan (SK) Rektor IPB mengenai serah simpan karya ilmiah Nomor 06/13/PL/2010 yang menguraikan tentang jenis-jenis publikasi yang wajib dikelola di IPB. Publikasi dimaksud merupakan konten dari IPB Scientific Repository.
G. Berbagai literatur terkait penelitian mengenai perpustakaan digital dan
repositori institusi. H. Wawancara dengan Pimpinan/staf yang menangani repositori institusi di IPB
