PADA UD. AGHNIA
Oleh:
Nama : AGUNG CAHYO PAMBUDI
NIM : 99.41010.5034
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2009
STIKOM
x DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI... 4
2.1 Informasi ... 4
2.2 Sistem Informasi... 4
2.3 Rekayasa Perangkat Lunak (Software Engineering) ... 5
2.4 Akuntansi ... 7
2.4.1 Perbedaan Akuntansi dan Pembukuan... 7
2.4.2 Dasar-dasar akuntansi ... 7
2.4.3 Transaksi ... 8
2.4.4 Penyusutan dan Materialitas... 9
2.4.5 Proses Akuntansi ... 9
STIKOM
xi
2.4.6 Laporan Laba Rugi ... 15
2.5 Sistem Informasi Akuntansi ... 18
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 19
3.1 Analisis Permasalahan ... 19
3.2 Struktur Organisasi ... 20
3.3 Sistem Flow Manual (Dokumen Flow) ... 20
3.4 Perancangan Sistem ... 28
3.4.1 System flow ... 28
3.4.2 Data flow diagram ... 37
3.4.3 Entity relationship diagram ... 45
3.4.4 Struktur database ... 48
3.5 Desain Input Output ... 52
3.5.1 Desain input ... 52
3.5.2 Desain output ... 58
3.6 Desain Interface ... 66
3.6.1 Form utama ... 66
3.6.2 Form perkiraan ... 69
3.6.3 Form barang ... 70
3.6.4 Form customer ... 71
3.6.5 Form supplier ... 72
3.6.6 Form bukti kas keluar ... 73
3.6.7 Form bukti kas masuk ... 74
3.6.8 Form bukti memorial ... 75
STIKOM
xii
3.6.9 Form Jurnal ... 76
3.6.10 Form Pembelian ... 77
3.6.11 Form Penjualan ... 78
BAB IV PENUTUP ... 80
4.1 Kesimpulan ... 80
4.2 Saran ... 80
DAFTAR PUSTAKA ... 81
LAMPIRAN ... 82
STIKOM
vii
UD AGHNIA sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli
produk konveksi berupa kerudung, mukena, pakaian muslimah dan lainnya baik
secara grosir maupun eceran membutuhkan sistem informasi yang lebih baik
untuk membuat laporan keuangan secara tepat dan cepat sehingga pemilik bisa
mengetahui kondisi perusahaan sewaktu-waktu dan bisa membuat keputusan
bisnis dengan lebih cepat.
Pemecahan masalah dari keadaan demikian adalah dengan membuat suatu
sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang memungkinkan segala
transaksi tidak dicatat secara manual melainkan dengan komputerisasi.
Tahap pertama yang dilakukan adalah dengan menganalisis permasalahan
di UD. Aghnia yang digambarkan dalam bentuk dokumen flow. Yang
menggambarkan proses manual yang terjadi pada UD. Aghnia yang kemudian
dikembangkan dalam bentuk perancangan sistem.
Perancangan sistem yang dibuat dalam tugas akhir ini digambarkan
dalam bentuk sistem flow, data flow diagram, entity relationship diagram dan
desain input output. Semuanya menggambarkan proses komputerisasi yang bisa
diterapkan dalam bentuk aplikasi yang dapat membuat segala transaksi akuntansi
dan pelaporan akuntansi dapat berjalan menjadi lebih dinamis dan efektif dalam
implementasinya. Lebih dinamis dalam artian data dapat diubah jika terdapat
penambahan atau pengurangan. Dan efektif dalam artian sistem memiliki hasil
keluaran cepat dan tepat.
STIKOM
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
UD. Aghnia adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang jual
beli barang hasil konveksi secara grosir dan eceran antara lain: kerudung, mukena,
pakaian muslimah, dan lain-lain yang berada di kawasan Kota Kediri, tepatnya di
Jl Ngadisimo II/67 Kelurahan Ngadirejo Kecamatan Kota. Penjualan secara grosir
dilakukan dengan kanvas ke toko-toko pelanggan dan membuka toko grosir.
Sedangkan untuk penjualan eceran dilakukan dengan menyewa stan di depan
minimarket indomaret yang tersebar di hampir seluruh kecamatan di Kediri.
Untuk penjualan secara grosir dilakukan dengan cara cash dan kredit, sedangkan
penjualan secara eceran dilakukan dengan cara cash. Selama ini pencatatan setiap
transaksi pembelian dan penjualan sampai pembuatan laporan masih dilakukan
secara manual oleh satu orang sehingga butuh waktu yang lama untuk
mengerjakannya. Untuk mendapatkan laporan keuangan dari akuntan, Pemilik
perusahaan harus menunggu akhir bulan Hal ini mengakibatkan pemilik kesulitan
untuk mengetahui dengan cepat perkembangan perusahaan, selain itu sering
terjadinya human error yang mengakibatkan sering terjadi kesalahan pencatatan,
kehilangan data dan bukti transaksi sehingga membuat laporan yang diperoleh
kurang akurat dan terkadang tidak bisa diselesaikan tepat waktu.
Khusus dalam hal pembuatan laporan laba rugi yang dilakukan secara
manual membuat pemilik perusahaan tidak bisa melihat kinerja keuangan
perusahaan secara cepat dan tepat karena lambannya penyajian.
STIKOM
1.2 Perumusan Masalah
1) Bagaimana membangun sebuah sistem informasi akuntansi yang dapat
menghasilkan laporan-laporan akuntansi.
2) Bagaimana membangun sistem yang dapat mempercepat .proses-proses
transaksi menjadi laporan untuk manajemen
1.3 Pembatasan Masalah
1) Transaksi keuangan meliputi buku kas keluar dan buku kas masuk, bukti
memorial, pembelian, penjualan, jurnal dan buku besar
2) Pencatatan buku kas keluar meliputi pembelian barang dagangan, pelunasan
hutang, biaya operasional perusahaan dan pembelian peralatan.
3) Pencatatan buku kas masuk meliputi penerimaan dari penjualan tunai,
pelunasan piutang dan penambahan modal.
4) Pembuatan laporan laba rugi, perubahan modal dan neraca.
1.4 Tujuan
1) Membuat sistem informasi akuntansi yang dapat menangani proses-proses
akuntansi
2) Membantu memperlancar penyiapan laporan keuangan akuntansi untuk
pengambilan keputusan.
STIKOM
3
1.5 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN
Membahas latar belakang permasalahan dibangunnya sistem, perumusan
masalah, pembatasan masalah dan tujuan serta sistematika penulisan yang
dilakukan.
BAB II LANDASAN TEORI
Landasan teori merupakan penjabaran dasar-dasar teori informasi, sistem
informasi, rekayasa perangkat lunak, akuntansi dan sistem informasi akuntansi
yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Menerangkan metode-metode penelitian yang digunakan dalam
pembangunan sistem dan bagaimana perancangan sistem dibuat. Perancangan di
sini membahas tentang perancangan proses yang berupa proses sistem flow, data
flow diagram, entity relationship diagram, struktur database, desain input output
dan interface.
BAB IV PENUTUP
Memberikan kesimpulan tentang sistem yang telah dibangun dan diaplikasikan
serta memberikan beberapa saran maupun kritikan bagi pengguna atau pembaca
laporan tugas akhir di dalam membangun sistem yang lebih sempurna.
STIKOM
4
LANDASAN TEORI
2.1 Informasi
Menurut McLeod (McLeod, 1998,) informasi adalah data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti. Sedangkan arti dari data sendiri adalah
fakta-fakta atau angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.
Menurut Kadir (Kadir, 1999), Informasi adalah analisis dan sintesis
terhadap data.
Menurut Edward (Edward, 1961), Informsai adalah data yang telah
diorganisasikan ke dalam bentk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, manajer,
staf, atau orang lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Menurut John (John, 1983), Informasi adalah data yang ditempatkan
pada konteks yang penuh arti oleh penerimanya.
2.2 Sistem Informasi
Menurut Budiharjo (Budiharjo, 1995), sistem informasi adalah suatu
sistem manusia-mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung
fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam organisasi.
Untuk memahami apa yang dimaksud dengan sistem informasi, kita
perlu mendefinisikan istilah informasi dan sistem. Produk dari sistem informasi
adalah informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah
fakta, angka atau bahkan symbol mentah. Secara bersama-sama mereka
merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya informasi terdiri
data yang telah ditransformasikan dan dibuat menjadi lebih bernilai melalui
STIKOM
5
sebuah pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan
berguna untuk mencapai sasaran.
Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu
sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan
untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Sumber daya dapat berupa
bahan (material) atau mesin ataupun tenaga kerja, tergantung pada macam sistem
yang dibicarakan.
Sistem informasi karenanya adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber
daya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data)
menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. (Joseph
W. Wilkinson, hal 3-4).
2.3 Rekayasa Perangkat Lunak (Software Engineering)
Software Engineering adalah aplikasi praktis dari pengetahuan ilmiah dalam desain dan pembuatan program komputer beserta dokumentasi yang
dibutuhkan untuk mengembangkan, mengoperasikan, dan memelihara program
komputer tersebut (Boehm,1997). Tujuan Software Engineering adalah menghasilkan perangkat lunak yang berkualitas tinggi. Dilihat dari sifat
pengukurannya, ada dua jenis kualitas yang ada yaitu kualitas desain dan kualitas
konformasi.
Kualitas desain mengacu pada karakteristik yang ditentukan oleh desainer/perancang terhadap suatu item tertentu. Nilai material, toleransi, dan
spesifikasi kinerja semua memberikan kontribusi terhadap kualitas desain. Karena
material dengan nilai yang lebih tinggi digunakan dan toleransi yang lebih ketat
STIKOM
serta kinerja yang lebih baik ditentukan, maka kualitas desain dari suatu produk
bertambah bila produk dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.
Kualitas konformansi adalah tingkat di mana spesifikasi desain terus diikuti selama pembuatan. Semakin tinggi tingkat konformansi, semakin tinggi
tingkat kualitas konformansi.
Dalam pengembangan perangkat lunak, kualitas desain mencakup syarat,
spesifikasi dan desain sistem. Kualitas konformansi adalah suatu masalah yang
difokuskan pada implementasi. Bila implementasi mengikuti desain dan sistem
yang dihasilkan memenuhi persyaratan serta tujuan kinerja, maka kualitas
konformasi menjadi tinggi. Aktifitas dalam pengembangan perangkat lunak
mencakup (Robertus,1999) :
1. Requirements analysis and specification
Mengetahui dan mengerti apa yang dilakukan oleh sistem saat itu (pokok
permasalahan), dan mengekspresikannya dalam bentuk yang jelas dan detail.
2. Sistem and software design
Menentukan solusi yang tepat untuk pokok permasalahan dan
mengekspresikannya dalam bentuk yang mudah untuk diterjemahkan ke suatu
bentuk program.
3. Implementation/coding
Menerjemahkan desain perangkat lunak ke suatu bahasa pemrograman.
4. Testing
Melakukan uji coba perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan yang
diinginkan dan bebas dari kesalahan (error/bug).
5. Operation and maintenance
STIKOM
7
Mengoperasikan dan memelihara perangkat lunak yang telah selesai dibuat.
2.4 Akuntansi
Pada dasarnya, akuntansi adalah sebuah sistem informasi untuk
masalah-masalah operasi ekonomi yang efisiensi. Akuntansi juga merupakan bagian besar
dari informasi umum yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. Dalam konteks
ini, akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi umum suatu kesatuan
operasional dan juga merupakan bagian dari bidang besar di bawah nama konsep
informasi.
2.4.1 Perbedaan Akuntansi dan Pembukuan
Pembukuan adalah pencatatan data transaksi peerusahaan menurut cara
tertentu dan merupakan bagian dari akuntansi. Selain pembukuan, akuntansi juga
mencakup desain dari sistem pencatatan, analisis data akuntansi, penerbitan
laporan-laporan keuangan, dan pengambilan keputusan bisnis.
2.4.2 Dasar-Dasar Akuntansi
Akun (account) disebut juga rekening atau perkiraan adalah blok bangunan dasar dari akuntansi. Setiap akun melayani tujuan tertentu seperti
berapa banyak jumlah kas, berapa besar hutang perusahaan atau berapa nilai
persediaan. Seluruh akun yang dimiliki perusahaan disatukan dalam bentuk bagan
akun. Penetapan bagan akun adalah langkah pertama dalam membangun sistem
akuntansi. Bagan akun dikategorikan dalam kelompok aktiva, kewajiban, ekuitas
pemilik, pendapatan dan beban. Selanjutnya masing-masing kategori aktiva,
mengandung subkategori aktiva lancar dan subkategori tersebut mengandung
akun kas dan akun piutang dagang.
STIKOM
Aktiva atau Harta (assets) adalah sumber daya sebuah perusahaan yang digunakan untuk menghasilkan pendapatan. Contoh aktiva adalah kas, piutang
dagang, persediaan, aktiva tetap, merek dagang, goodwil dan lain-lain. Bila
sebuah transaksi menambah aktiva misal pembelian sebuah mobil maka dia
dicatat sebagai debet ke akun aktiva tetap.
Kewajiban atau Utang (liabilities) mewakili tanggung jawab ekonomi dari sebuah perusahaan ke pihak luar. Misal, pembelian persediaan secara kredit.
Ekuitas atau Modal (equity) mewakili nilai yang dialokasi untuk kepemilikan perusahaan.
Pendapatan (revenue) adalah hasil dari aktivitas bisnis seperti pendapatan dari usaha jasa atau penjualan.
Beban adalah ongkos dari menjalankan bisnis seperti sewa, gaji,
transportasi, listrik dan lain-lain.
2.4.3 Transaksi
Meskipun seluruh akun digunakan untuk maksud berbeda, mereka semua
mempunyai saldo yang bertambah atau berkurang dengan transaksi-transaksi.
Transaksi adalah operasi bisnis yang mmpunyai dampak moneter seperti
penjualan barang dagangan, pembelian persediaan atau pembayaran tagihan.
Sebuah transaksi terdiri atas dua bagian yaitu debet dan kredit. Debet dicatat di
sebelah kiri, kredit dicatat di sebelah kanan. Saldo akun Aktiva bertambah dengan
pendebitan dan berkurang dengan pengkreditan. Saldo akun Kewajiban dan
Ekuitas menurun dengan pendebitan dan meningkat dengan pengkreditan. Untuk
mencatat pendapatan, kredit akun pendapatan sedangkan untuk mencatat beban,
debet akun beban. Jika pendapatan melebihi beban perusahaan memperoleh laba
STIKOM
9
dan ekuitas bertambah. Sebaliknya jika beban melebihi pendapatan maka
perusahaan memperoleh rugi dan ekuitas berkurang.
2.4.4 Penyusutan dan Materialitas
Salah satu aspek akuntansi yang membingungkan banyak orang adalah
perbedaan antara aktiva dan beban. Keduanya dapat ditingkatkan dengan
pembelanjaan. Aktiva adalah sebuah sumber daya yang akan memberi manfaat
bagi perusahaan pada periode akuntansi kini dan masa mendatang sedangkan
beban adalah pembelanjaan yang bermanfaat bagi perusahaan pada periode
akuntansi berjalan saja. Jumlah aktiva bisa disusutkan dan jumlah beban tidak
dapat disusutkan akan tetapi penyusutan dapat memyebabkan beban dari sebuah
aktiva terhadap sejumlah periode akuntansi.
Kadang-kadang perbedaan aktiva dan beban kurang jelas untuk
pembelanjaan barang dengan nilai yang kurang signifikan misal pulpen. Pulpen
dapat dipandang sebagai sebuah aktiva jika ia diharapkan berfungsi lebih dari satu
periode akuntansi, tetapi penyusutan yang sedemikian kecil dari nilai sebuah
pulpen adalah tak berguna. Menghadapi situasi demikian akuntan mengunakan
aturan materialitas. Sebuah aktiva diperlakukan sebagai sebuah beban jika
dampak keuangannya sangat kecil dan ia tidak punya efek material pada
angka-angka keuangan perusahaan.
2.4.5 Proses Akuntansi
Proses akuntansi terdiri dari tiga langkah awal yaitu membuat ayat jurnal,
posting ke buku besar dan peringkasan akun.
STIKOM
A. Ayat-Ayat Jurnal
Jurnal adalah sebuah daftar di mana Anda mencatat setiap transaksi yang
berdampak pada perusahaan Anda. Sebuah format jurnal mengandung kolom
tanggal, keterangan, referensi pemindahbukuan (digunakan selama posting ke
buku besar dengan mencatat nomor akun), kolom debet dan kolom kredit. Tabel
2.1 menunjukkan contoh Ayat Jurnal pada PT YUSTINE V3 untuk pembayaran
gaji pegawai sebesar Rp 500.000,00 pada tanggal 1 Maret 2009.
JURNAL UMUM
Tabel 2.1 Contoh Ayat Jurnal J-1
Tanggal Keterangan Ref. Debet Kredit
1/3/09 Beban Gaji 500.000
1/3/09 Kas 500.000
(pembayaran gaji pegawai)
B. Posting ke Buku Besar
Secara periodik Anda harus melakukan posting transaksi-transaksi jurnal
ke akun mereka yang sesuai. Posting akan memperbarui (update) akun Anda, menambah debet atau kredit yang baru dan mengubah saldo. Saat posting, nomor
akun dari akun yang diposting ditulis pada kolom referensi. Nomor referensi ini
menyederhanakan pemeriksaan kesalahan. Posting pada PT YUSTINE V3 dapat
dilihat pada tabel 2.2
STIKOM
11
JURNAL UMUM
Tabel 2.2 Contoh Posting J-1
Tanggal Keterangan Ref. Debet Kredit
1/3/09 Beban Gaji 511 500.000
1/3/09 Kas 111 500.000
(pembayaran gaji pegawai)
Kas Akun: 111
Tanggal Keterangan Ref. Debet Kredit Saldo
1/3/09 Saldo 1.000.000
1/3/09 Pembayaran Gaji
Pegawai
J-1 500.000 500.000
Beban Gaji Akun: 511
Tanggal Keterangan Ref. Debet Kredit Saldo
1/3/09 Saldo 0
1/3/09 Pembayaran Gaji
Pegawai
J-1 500.000 500.000
Saldo akun kas awal bulan adalah Rp 1.000.000,00 berasal dari saldo kas bulan
sebelumnya. Transaksi yang dibukukan adalah kredit Rp 500.000,00 yang akan
STIKOM
mengurangi saldo kas. Kolom referensi tertera J-1 yang menandakan bahwa
transaksi ini berasal dari Jurnal halaman 1. Demikian dengan pendebetan ke akun
beban gaji menyebabkan saldo beban gaji bertambah.
C. Peringkasan Akun
Pada akhir periode akuntansi, akun-akun yang sudah diposting
menujukkan jumlah saldo sehingga akuntan dapat meringkas akun dalam bentuk
laporan keuangan. Laporan neraca berisi ringkasan aktiva, kewajiban dan Ekuitas.
Rumus neraca adalah:
Aktiva = Kewajiban + Ekuitas
Jika seluruh transaksi dimasukkan secara benar sehingga debet sama
dengan kredit maka persamaan di atas selalu terpenuhi. Akun-akun yang muncul
pada aktiva disebut akun riil.
Tipikal akun-akun kategori aktiva mencakup:
• Kas
• Surat berharga
• Wesel tagihan
• Piutang dagang
• Persediaan
• Beban dibayar di muka
• Investasi jangka panjang
• Tanah
• Bangunan
• Peralatan
• Aktiva tak berwujud
STIKOM
13
Tipikal akun-akun kategori kewajiban mencakup:
• Wesel bayar
• Utang dagang
• Utang biaya
• Pendapatan yang diterima di muka
• Utang jangka panjang
• Utang jangka pendek
• Utang pajak
• Utang gaji
Neraca mengelompokkan aktiva, kewajiban, ekuitas kedalam kategori
seperti aktiva lancar, aktiva tetap, beban dibayar di muka, kewajiban lancar,
kewajiban jangka panjang, pendapatan diterima di muka, laba di tahan dan ekuitas.
Aktiva lancar (Current assets). Kelompok ini mencakup kas dan aktiva yang secara normal akan dikonversi ke dalam kas dalam satu tahun atau dalam satu
siklus operasi perusahaan. Siklus operasi adalah panjang waktu antara pembelian
persediaan dan penjualan produk akhir.
Beban di bayar dimuka (Prepaid expenses). Kelompok ini adalah beban dibayar di muka dan memberikan manfaat terhadap sebuah periode waktu.
Asuransi atau sewa dibayar di muka adalah contoh dari kelompok ini.
Aktiva tetap (Fixed assets). Kelompok ini adalah aktiva yang memberikan manfaat jangka panjang melampaui periode akuntansi sekarang.
Setiap tahun sebagaian dari aktiva tetap ini dikurangkan dan diperlakukan sebagai
beban dalam bentuk beban penyusutan.
STIKOM
Kewajiban lancar (Current liabilities) adalah Kewajiban yang jatuh tempo dalam satu tahun atau dalam satu siklus operasi. Contoh kelompok ini
mencakup utang dagang, wesel bayar, utang pajak dan lain-lain.
Kewajiban jangka panjang (Long-term liabilities) adalah kewajiban yang belum jatuh tempo dalam periode akuntansi sekarang, misal utang bank jangka
panjang.
Pendapatan diterima di muka (Income received in advance) adalah pendapatan yag diterima sebelum jasa atau produk diserahkan ke pelanggan.
Laba ditahan (Retained earning). Nilai ini mewakili akumulasi laba bersih yang ditahan perusahaan. Jika perusahaan memperoleh laba , hasilnya
dapat didistribusikan sebagai dividen atau diinvestasikan kembali pada
perusahaan yang dalam kasus ini ditambahkan ke Laba di tahan.
Ekuitas pemilik (Stockholder’s equity). Pemilik berinvestasi dalam sebuah perusahaan dengan membeli saham. Nilai yang mereka bayar untuk saham
tersebut dicatat sebagai ekuitas pemilik. Nilai dari ekuitas pemilik dan laba
ditahan mewakili nilai kepemilikan perusahaan.
Gambar 2.1 menunjukkan contoh sebuah laporan Neraca perusahaan per
31 Desember 2008.
PT YUSTINE V3 Neraca
Per 31 Desember 2008
Aktiva
Aktiva Lancar
Kas 100.000
Surat berharga 225.000
Piutang dagang 125.000
Piutang lain-lain 55.000
STIKOM
15
Persediaan barang
dagangan 200.000
Perlengkapan kantor 35.000
Asuransi dibayar di muka 50.000
Total Aktiva Lancar 790.000
Aktiva Tetap
Tanah 300.000
Bangunan 100.000 80.000
Akumulasi
penyusutan (20.000)
Peralatan 50.000 40.000
Akumulasi
penyusutan (10.000)
Total Aktiva Tetap 420.000
Total Aktiva 1.210.000
Kewajiban dan Ekuitas
Kewajiban Lancar
Utang dagang 200.000
Utang gaji 120.000
Utang pajak 210.000
Total kewajiban lancar 530.000
Kewajiabn jangka panjang
Hipotik 120.000
Utang bank jangka
panjang 210.000
Total kewajiban jangka panjang 330.000
Total kewajiban 860.000
Ekuitas 200.000
Saham 50.000
Laba ditahan
Total Ekuitas 250.000
Total Kewajiban dan Ekuitas 1.210.000
Gambar 2.1 Contoh Laporan Neraca
2.4.6 Laporan Laba Rugi
Akun-akun yang muncul dalam laporan laba rugi yaitu akun kategori
pendapatan dan akun kategori beban disebut akun nominal. Laporan laba rugi
STIKOM
dimulai dengan daftar pendapatan kemudian diikuti daftar beban. Total
pendapatan dikurangi dengan total beban kan menghasilkan jumlah tertentu. Jika
pendapatan lebih besar dari beban maka perusahaan akan memperoleh laba
demikian sebaliknya.
Tipikal laba rugi dimulai dengan pendapatan, pendapatan kotor dikurangi
dengan retur penjualan dan potongan penjualan akan menghasilkan penjualan
bersih.
Setelah pendapatan, seluruh beban didaftar. Beban sering dikategorikan
ke dalam Harga Pokok Penjualan (cost of good sold) dan beban operasi (operating expenses). Harga Pokok Penjualan mengacu pada biaya yang langsung timbul dalam memproduksi sesuatu barang yang akan dijual.
Harga Pokok Penjualan = Persediaan awal + Pembelian - Persediaan akhir
Beban operasi (operating expenses) adalah beban yang tidak berkaitan langsung dari memproduksi sesuatu produk untuk dijual. Kategori ini termasuk
beban penjualan dan beban umum administrasi.
Bagian terbawah dalam laporan laba rugi memperlihatkan laba bersih
operasi (net income operations) yang merupakan hasil dari pengurangan penjualan bersih dengan harga pokok penjualan dan beban operasi. Jika laba
bersih tersebut dikurangkan dengan pajak akan dihasilkan laba bersih (net income) yang ditahan perusahaan di akhir periode akuntansi. Laba bersih dapat
diinvestasikan kembali dalam bisnis dengan menambahkannya ke laba ditahan
atau didistribusikan ke pemilik sebagai deviden.
Gambar 2.2 menunjukkan contoh sebuah laporan laba rugi per tanggal 31
Desember 2008.
STIKOM
17
PT YUSTINE V3 Laporan Laba Rugi
Untuk periode berakhir 31 Desember 2008
Pendapatan Penjualan
Penjualan 900.000
Retur penjualan 5.000
Potongan penjualan 25.000 (30.000)
Penjualan bersih 830.000
Harga Pokok Penjualan
Persediaan awal 100.000
Pembelian 400.000
Barang siap dijual 500.000
Persediaan akhir (70.000)
Harga pokok penjualan 430.000
Laba Kotor Penjualan 400.000
Beban Operasi
Beban penjualan
Gaji dan komisi 20.000
Iklan 46.000
Asuransi 12.000
Perlengkapan 2.000
Total beban penjualan 80.000
Beban Umum dan
Administrasi
Gaji karyawan kantor 90.000
Penyusutan 35.000
Total bebean umum dan administrasi 125.000
Total beban operasi 205.000
Laba bersih operasi 195.000
Pajak (78.000)
Laba bersih 107.000
Gambar 2.2 Contoh Laporan Laba Rugi
STIKOM
2.5 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi formal. Sistem
ini mengandung semua karakteristik yang meliputi tujuan (kegunaan), tahap,
tugas, pengguna dan sumber daya. Lebih jauh lagi, sistem informasi akuntansi
suatu perusahaan tertentu mempunyai cakupan yang menyeluruh. Sistem ini
meluas ke seluruh kegiatan perusahaan dan menyediakan informasi bagi semua
pengguna perusahaan. Di pihak lain, sistem informasi akuntansi suatu perusahaan
memperlihatkan aspek-aspek yang membedakannya dari sistem informasi
perusahaan keseluruhan. Aspek-aspek ini timbul karena fungsi akuntansi
berkaitan dengan dampak ekonomis dari kejadian-kejadian tertentu terhadap
kegiatan dan kesejahteraan perusahaan.
Jadi sistem informasi akuntansi hanya menerima data ekonomi dan
kejadian-kejadian (transaksi) ekstern atau operasi intern. Kebanyakan data ini
dinyatakan dalam istilah keuangan, misalnya : jumlah jam kerja karyawan, jika
data ini akhirnya dikonversi ke dalam bentuk satuan keuangan, misalnya : gaji
kotor. Dalam hal keluaran,sistem informasi akuntansi menghasilkan dokumen,
laporan, ikhtisar dan keluaran-keluaran informasi lain yang dinyatakan seluruhnya
atau setidak-tidaknya sebagian besar, dalam satuan keuangan. Keluaran yang
berorientasi pada keuangan ini menyediakan informasi catatan (score keeping),
misalnya berapa banyak laba yang dihasilkan, berapa banyak utang kepada pihak
tertentu; informasi pengarah perhatian (attention-directing), misalnya berapa
banyak pengeluaran yang telah melampaui anggaran; dan informasi pengambilan
keputusan (decision-making), misalnya apa manfaat meluncurkan produk baru
dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. (Josep W. Wilkinson, hal 15).
STIKOM
19 BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Permasalahan
UD. Aghnia adalah perusahaan dagang yang bergerak di bidang jual beli
barang konveksi yang berada di kawasan Kota Kediri. Perusahaan ini baru berdiri
selama 5 bulan yaitu pada Oktober 2008 sampai saat ini. Dari awalnya menjual
kerudung secara eceran di koperasi karyawan Gudang Garam “MEKAR”
kemudian memutuskan untuk memperbesar pasar dengan melakukan penjualan
secara grosir karena UD. Aghnia mempunyai keunggulan dengan mendapatkan
pasokan barang langsung dari perusahaan konveksi sehingga mendapatkan harga
yang lebih murah dari kompetitor di Kota maupun Kabupaten Kediri.
Di tengah persaingan usaha yang semakin meningkat bukan tidak
mungkin akan muncul kompetitor-kompetitor baru yang siap untuk mengambil
peluang yang ada. Sedangkan perusahaan ini merupakan perusahaan yang relatif
baru berdiri dan membutuhkan inovasi-inovasi yang kreatif, cepat dan tepat untuk
dapat eksis dalam persaingan usaha bahkan menjadi perusahaan besar yang kelak
akan memproduksi barang-barang konveksi sendiri.
Persaingan usaha yang sangat ketat ini membuat perusahaan harus terus
berusaha untuk meningkatkan daya saing. Pemilik perusahaan sadar bahwa
penguasaan informasi yang baik akan mendukung perusahaan untuk bersaing
dengan perusahaan lain yang sejenis. Untuk itu pemilik perusahaan memutuskan
memakai fasilitas komputer guna mengolah data-data, baik itu data transaksi, data
keuangan dan lain-lain.
STIKOM
Karyawan-karyawan pada UD. Aghnia terbagi atas beberapa bagian
dalam hal tugas yang dilakukan sehari-hari.
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1. Struktur organisasi UD. Aghnia
Job Description
Pembelian : Melakukan pembelian barang dagangan
Akuntansi : Mencatat dan mengolah seluruh transaksi dalam perusahaan
termasuk mencatat barang masuk dan keluar dari perusahaan.
Penjualan : Memasarkan produk, mulai dari mencari pelanggan, sampai
dengan mencari informasi tentang produk yang diminati oleh
konsumen.
Gudang : Kontrol barang dan melihat kondisi stok barang.
3.3 Sistem Flow Manual (Dokumen Flow)
Sistem Flow Manual (Dokumen Flow) adalah suatu sistem yang menggambarkan kegiatan kerja dari suatu permasalahan atau media yang diamati,
tetapi kegiatan kerja yang diamati masih bersifat manual dan belum
terkomputerisasi. Dokumen flow pembelian terdapat pada gambar 3.2 dan 3.3, Pemilik
Pembelian Akuntansi Penjualan
Grosir Eceran
Gudang
STIKOM
21
dokumen flow penjualan dapat dilihat pada gambar 3.4 dan 3.5, dokumen flow
laporan dapat dilihat pada gambar 3.6.
Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian
STIKOM
! "
# #
$ !
!
!
! "
!
! !
Gambar 3.3 Dokumen Flow Pembelian
Pada gambar 3.2 dan gambar 3.3 proses dimulai dari bagian gudang
melihat persediaan barang dari data barang, jika persediaan barang berada pada
titik pemesanan kembali maka bagian gudang membuat surat permintaan barang
kepada bagian pembelian, kemudian bagian pembelian membuat surat order
pembelian dengan melihat data supplier dan dikirimkan kepada supplier. Supplier
melakukan pengiriman barang sesuai pesanan beserta faktur dan surat jalan.
Faktur dikirimkan kepada bagian pembelian, sedangkan barang dan surat jalan
STIKOM
23
dikirimkan kepada bagian gudang.
Untuk pembelian yang dilakukan secara kredit maka faktur pembelian
yang diberikan faktur rangkap yang kedua, sedangkan jika pembelian dilakukan
secara tunai maka faktur pembelian yang diberikan faktur rangkap yang pertama.
Faktur pembelian kemudian dicatat ke dalam laporan pembelian, setelah itu faktur
pembelian diserahkan kepada bagian akuntansi. Oleh bagian akuntansi faktur
pembelian secara kredit dicatat ke dalam jurnal sedangkan faktur pembelian
secara tunai dicatat ke dalam buku kas keluar dan diarsip. Dari laporan pembelian,
bagian pembelian memperoleh informasi kapan jatuh tempo kredit jika pembelian
dilakukan secara kredit. Jika kredit sudah jatuh tempo bagian pembelian membuat
permintaan pelunasan kredit ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi kemudian
memberikan uang pelunasan kepada bagian pembelian dan mencatat ke dalam
buku kas keluar. Bagian pembelian mengirimkan uang pelunasan ke supplier dan
supplier memberikan faktur pembelian rangkap pertama kepada bagian akuntansi
yang kemudian diarsip.
Barang yang dikirimkan kepada bagian gudang dicocokkan dengan surat
jalan kemudian bagian pembelian mengupdate data barang berdasarkan data surat
jalan dan mengarsipnya. Bagian gudang juga mengidentifikasi dan menghitung
keadaan barang yang rusak. Jika ada barang yang rusak bagian gudang membuat
laporan retur. Laporan retur rangkap pertama diberikan kepada bagian pembelian
dan rangkap kedua digunakan unuk mengupdate data barang dan mengarsipnya.
Laporan retur rangkap pertama yang diterima bagian pembelian digunakan untuk
membuat nota retur rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada supplier
bersamaan dengan pengiriman barang retur kepada supplier, dan rangkap kedua
STIKOM
diberikan kepada bagian gudang.
Barang retur yang diberikan ke supplier diganti dengan barang baru dan
dikirim ke bagian gudang. Oleh bagian gudang barang pengganti dicocokkan
dengan nota retur rangkap yang kedua yang diberikan oleh bagian pembelian.
Kemudian bagian gudang mengupdate data barang menggunakan nota retur dan
setelah itu memberikan nota retur kepada bagian akuntansi. Kemudian bagian
akuntansi mencatat nota retur ke dalam bukti memorial dan mengarsipnya.
Gambar 3.4 Dokumen Flow Penjualan
STIKOM
25
Gambar 3.5 Dokumen Flow Penjualan
Pada gambar 3.4 dan gambar 3.5 proses dimulai dari customer
mengirimkan order penjualan kepada bagian penjualan. Kemudian bagian
penjualan mencatat data customer dan mengirimkan informasi total pembayaran
STIKOM
kepada customer. Setelah itu customer memberikan konfirmasi setuju atau tidak.
Jika tidak setuju maka proses selesai, jika setuju maka bagian penjualan membuat
permintaan barang kepada bagian gudang. Kemudian bagian gudang menyiapkan
barang dan membuat surat jalan rangkap dua. Surat jalan rangkap pertama
diberikan ke bagian penjualan beserta barang dan surat jalan rangkap kedua
digunakan untuk mengupdate data barang dan diarsip. Customer juga memberikan
konfirmasi tentang cara pembayaran. Bagian penjualan membuat faktur penjualan
dengan melihat data barang dan data customer.
Jika pembayaran dilakukan secara tunai maka bagian penjualan
membuatkan faktur penjualan tunai rangkap dua dan memberikan faktur rangkap
pertama kepada customer beserta barang. Jika pembayaran dilakukan secara kredit
maka bagian penjualan membuat faktur penjualan rangkap tiga dan memberikan
faktur rangkap kedua kepada customer beserta barang. Faktur penjualan kemudian
dicatat ke dalam laporan penjualan dan diserahkan kepada bagian akuntansi. Oleh
bagian akuntansi faktur penjualan secara kredit dicatat ke dalam jurnal sedangkan
faktur penjualan secara tunai dicatat ke dalam buku kas masuk dan diarsip.
Dari laporan penjualan bagian penjualan melihat informasi jatuh tempo
kredit customer. Jika sudah jatuh tempo bagian penjualan memberikan informasi
penagihan kepada customer. Kemudian customer melakukan pelunasan piutang
kepada bagian penjualan. Bagian penjualan menyerahkan uang pelunasan kepada
bagian akuntansi. Bagian akuntansi yang menerima uang pelunasan mencatat ke
dalam bukti kas masuk dan menyerahkan faktur penjualan rangkap satu ke bagian
penjualan untuk diserahkan kepada customer. Jika dari customer ada barang yang
diretur barang retur dikirim ke bagian penjualan, kemudian bagian penjualan
STIKOM
27
memverifikasi barang retur dan menyerahkan ke bagian gudang untuk ditukar.
Bagian gudang mengganti dengan barang baru dan membuat catatan retur barang
rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada bagian akuntansi untuk dicatat
ke dalam bukti memorial dan rangkap yang kedua digunakan bagian gudang
untuk mengupdate barang dan diarsip. Sedangkan barang retur diberikan kepada
bagian penjualan untuk dikirimkan kepada customer.
Gambar 3.6 Dokumen Flow Laporan
Pada gambar 3.6 proses dimulai dari bagian gudang membuat laporan
persediaan barang dari data barang. Bagian pembelian membuat laporan
pembelian dari data laporan pembelian. Bagian penjualan membuat laporan
penjualan dari data laporan penjualan. Dan bagian akuntansi membuat laporan
STIKOM
laba rugi dengan melakukan posting data buku kas masuk, buku kas keluar dan
bukti memorial ke dalam jurnal.
Dalam proses pembuatan laba rugi terlebih dahulu menghitung harga
pokok penjualan (HPP). Proses penghitungan harga pokok penjualan dimulai
dengan melihat jumlah persediaan awal ditambah dengan pembelian bersih
dikurangi dengan persediaan akhir. Setelah harga pokok penjualan diketahui
bagian akuntansi menghitung laba rugi dengan melihat data penjualan bersih
selama periode tertentu dikurangi harga pokok penjualan menghasilkan laba kotor,
setelah itu dikurangi biaya-biaya untuk mendapatkan laba bersih. Setelah laporan
laba rugi bagian akuntansi membuat laporan neraca dengan mengambil data dari
jurnal. Semua laporan kemudian diserahkan kepada pemilik.
3.4 Perancangan Sistem
Setelah tahap analisis sistem dilakukan, tahap berikutnya dari siklus
pengembangan sistem adalah perancangan sistem. Pada tahap ini diuraikan
aktifitas pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk
rancang bangun hingga implementasi dari sistem informasi. Langkah-langkah
yang dilakukan dalam tahap perancangan sistem diuraikan dengan urutan sistem
sebagai berikut:
3.4.1 Sistem Flow
Sistem flow terkomputerisasi (sistem flow) menggambarkan kegiatan
kerja hasil rancangan sistem baru yang telah dibuat. Sistem flow terkomputerisasi
merupakan hasil pembaruan dari sistem flow manual. Pada halaman berikut
terdapat gambar kegiatan kerja dari sistem flow terkomputerisasi, yang terdiri dari:
STIKOM
29
Sistem flow pembelian yang terdapat pada gambar 3.7 dan gambar 3.8, sistem
flow penjualan yang terdapat pada gambar 3.9 dan gambar 3.10, dan sistem flow
laporan yang terdapat pada gambar 3.11
!
!
%
#
! &
! &
'
#
( ! &
) # ! "
!
%
) # !
* "
+ & ! "
% '
#
&
!
" # " !
)
,
)
*
) !
Gambar 3.7 Sistem Flow Pembelian
STIKOM
!
! "
# #
!
!
! "
!
! !
)
,+ )
! !
!
Gambar 3.8 Sistem Flow Pembelian
Pada gambar 3.7 dan 3.8 proses dimulai dari bagian gudang melihat
persediaan barang dari database tbBarang, jika persediaan barang berada pada titik
pemesanan kembali maka bagian gudang membuat surat permintaan barang
kepada bagian pembelian, kemudian bagian pembelian membuat surat order
pembelian dengan mengambil data supplier dari database tbSupplier dan
dikirimkan kepada supplier. Supplier melakukan pengiriman barang sesuai
STIKOM
31
pesanan beserta faktur dan surat jalan. Faktur dikirimkan kepada bagian
pembelian, sedangkan barang dan surat jalan dikirimkan kepada bagian gudang.
Untuk pembelian yang dilakukan secara kredit maka faktur pembelian
yang diberikan faktur rangkap yang kedua, sedangkan jika pembelian dilakukan
secara tunai maka faktur pembelian yang diberikan faktur rangkap yang pertama.
Faktur pembelian kemudian diinputkan ke dalam database tbLap_Beli, setelah itu
faktur pembelian diserahkan kepada bagian akuntansi. Oleh bagian akuntansi
faktur pembelian secara kredit diinputkan ke dalam database tbJurnal sedangkan
faktur pembelian secara tunai diinputkan ke dalam database tbBKK dan diarsip.
Dari tbLap_Beli bagian pembelian memperoleh informasi kapan jatuh tempo
kredit. Jika kredit sudah jatuh tempo bagian pembelian membuat permintaan
pelunasan kredit ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi kemudian memberikan
uang pelunasan kepada bagian pembelian dan mencatat ke dalam buku kas keluar
dan menginputkan ke dalam database tbBKK. Bagian pembelian mengirimkan
uang pelunasan ke supplier dan supplier memberikan faktur pembelian rangkap
pertama kepada bagian akuntansi yang kemudian diarsip.
Barang yang dikirimkan kepada bagian gudang dicocokkan dengan surat
jalan kemudian bagian pembelian mengupdate database tbBarang berdasarkan
data surat jalan dan mengarsipnya. Bagian gudang juga mengidentifikasi dan
menghitung keadaan barang yang rusak. Jika ada barang yang rusak bagian
gudang membuat laporan retur. Laporan retur rangkap pertama diberikan kepada
bagian pembelian dan rangkap kedua digunakan unuk mengupdate database
tbBarang dan mengarsipnya. Laporan retur rangkap pertama yang diterima bagian
pembelian digunakan untuk membuat nota retur rangkap dua. Rangkap pertama
STIKOM
diberikan kepada supplier bersamaan dengan pengiriman barang retur kepada
supplier, dan rangkap kedua diberikan kepada bagian gudang.
Barang retur yang diberikan ke supplier diganti dengan barang baru dan
dikirim ke bagian gudang. Oleh bagian gudang barang pengganti dicocokkan
dengan nota retur rangkap yang kedua yang diberikan oleh bagian pembelian.
Kemudian bagian gudang mengupdate database tbBarang menggunakan nota retur
dan setelah itu memberikan nota retur kepada bagian akuntansi. Kemudian bagian
akuntansi mencatat nota retur ke dalam bukti memorial dan menginputkan ke
dalam database tbBukti_Memo dan mengarsipnya.
Pada gambar 3.9 dan gambar 3.10 proses dimulai dari customer
mengirimkan order penjualan kepada bagian penjualan. Kemudian bagian
penjualan menginputkan data customer ke dalam database tbCustomer dan
mengirimkan informasi total pembayaran kepada customer. Setelah itu customer
memberikan konfirmasi setuju atau tidak. Jika tidak setuju maka proses selesai,
jika setuju maka bagian penjualan membuat permintaan barang kepada bagian
gudang. Kemudian bagian gudang menyiapkan barang dan membuat surat jalan
rangkap dua. Surat jalan rangkap pertama diberikan ke bagian penjualan beserta
barang dan surat jalan rangkap kedua digunakan untuk mengupdate database
tbBarang dan diarsip.
Customer juga memberikan konfirmasi tentang cara pembayaran. Bagian
penjualan membuat faktur penjualan dengan mengambil data dari database
tbBarang dan database tbCustomer. Jika pembayaran dilakukan secara tunai maka
bagian penjualan membuatkan faktur penjualan tunai rangkap dua dan
memberikan faktur rangkap pertama kepada customer beserta barang.
STIKOM
33
) # !
-! &
! &
* &
! &
" ! & +
&
+ &
# !
-# !
-# !
-%
' %
.
! &
%
.
* )
$ !
!
!
# & #
&
Gambar 3.9 Sistem Flow Penjualan
STIKOM
! & ! & % / # ! " $ " $ . * " ) # ! " # ! " ! ! # ! " ! ! " # & . " # ) & ,* ) # ! ) ! ! + ) & * ) ! ! + ) ,+ ! ! ! !
Gambar 3.10 Sistem Flow Penjualan
Jika pembayaran dilakukan secara kredit maka bagian penjualan
membuat faktur penjualan rangkap tiga dan memberikan faktur rangkap kedua
kepada customer beserta barang. Faktur penjualan kemudian diinputkan ke dalam
STIKOM
35
database tbLap_Jual dan diserahkan kepada bagian akuntansi. Oleh bagian
akuntansi faktur penjualan secara kredit diinputkan ke dalam database tbJurnal,
sedangkan faktur penjualan secara tunai diinputkan ke dalam database tbBKM
dan diarsip. Dari tbLap_Jual bagian penjualan mendapat informasi jatuh tempo
kredit customer. Jika sudah jatuh tempo bagian penjualan memberikan informasi
penagihan kepada customer. Kemudian customer melakukan pelunasan piutang
kepada bagian penjualan. Bagian penjualan menyerahkan uang pelunasan kepada
bagian akuntansi. Bagian akuntansi yang menerima uang pelunasan mencatat ke
dalam bukti kas masuk dan menginputkan ke dalam database tbBKM dan
menyerahkan faktur penjualan rangkap satu ke bagian penjualan untuk diserahkan
kepada customer.
Jika dari customer ada barang yang diretur barang retur dikirim ke bagian
penjualan, kemudian bagian penjualan memverifikasi barang retur dan
menyerahkan ke bagian gudang untuk ditukar. Bagian gudang mengganti dengan
barang baru dan membuat catatan retur barang rangkap dua. Rangkap pertama
diberikan kepada bagian akuntansi untuk dicatat ke dalam bukti memorial dan
inputkan ke dalam database tbBukti_Memo dan rangkap yang kedua digunakan
bagian gudang untuk mengupdate database tbBarang dan diarsip. Sedangkan
barang retur diberikan kepada bagian penjualan untuk dikirimkan kepada
customer.
Pada gambar 3.11 proses dimulai dari bagian gudang membuat laporan
persediaan barang dengan mengambi data dari database tbBarang. Bagian
pembelian membuat laporan pembelian dari database tbLap_Beli. Bagian
penjualan membuat laporan penjualan dari database tbLap_Jual.
STIKOM
Gambar 3.11 System Flow Laporan
Bagian akuntansi membuat laporan laba rugi dengan terlebih dahulu data
buku kas masuk dari tbBKM, data buku kas keluar dari tbBKK dan data bukti
memorial dari tbBukti_Memo secara otomatis terposting ke dalam tbJurnal.
Dalam proses pembuatan laba rugi terlebih dahulu terjadi proses
penghitungan harga pokok penjualan (HPP). Proses penghitungan harga pokok
penjualan dimulai dengan melihat jumlah persediaan awal dengan mengambil
data dari tbBarang ditambah dengan pembelian bersih dengan mengambil data
dari tbJurnal dikurangi dengan persediaan akhir mengambil data dari tbBarang.
Setelah harga pokok penjualan diketahui, proses pembuatan laporan laba rugi
dengan mengambil data penjualan bersih selama periode tertentu dikurangi harga
pokok penjualan menghasilkan laba kotor, setelah itu dikurangi biaya-biaya untuk
STIKOM
37
mendapatkan laba bersih. Setelah laporan laba rugi bagian akuntansi membuat
laporan neraca dengan mengambil data dari tbJurnal. Semua laporan kemudian
diserahkan kepada pemilik.
3.4.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat tertinggi sampai tingkat
terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi atau membagi
sistem ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih sederhana. DFD dari
sistem ini dapat dilihat pada gambar dalam sub bagian berikut ini :
A. Context Diagram
[image:42.612.51.546.139.673.2]Context diagram menggambarkan proses aliran data yang terjadi dalam sistem secara garis besar. Selanjutnya context diagram dapat didekomposisi lagi menjadi DFD Level 0 yang menjelaskan proses pada level yang lebih tinggi.
Gambar 3.12 berikut merupakan context diagram sistem informasi akuntansi.
Bukti memorial
Catatan retur
pelunasan hutang Pelunasan hutang
Informasi jatuh tempo Informasi penagihan Pelunasan piutang Informasi penagihan Laporan retur Surat Jalan Nota retur Faktur penjualan Laporan neraca Laporan laba rugi
Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan persediaan Konfirmasi pembayaran Konfirmasi pembayaran Informasi pembayaran Order penjualan Faktur pembelian
Jatuh tempo kredit
Faktur penjualan Informasi pembayaran Order penjualan Surat jalan Faktur pembelian Order pembelian Order pembelian Supplier Persediaan barang 1
Sistem Informasi Akuntansi
+ Gudang Pembelian Penjualan Customer Supplier Pemilik
Gambar 3.12 Context diagram Sistem Informasi Akuntansi
STIKOM
B. Hirarki Proses
Hirarki Proses berfungsi untuk menggambarkan susunan-susunan proses yang terjadi di dalam sistem dari tingkat tertinggi sampai tingkat terendah, yang
memungkinkan untuk melakukan dekomposisi atau membagi sistem ke dalam
bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih sederhana. Hirarki Proses dari sistem ini dapat dilihat pada gambar 3.13 berikut ini.
Gambar 3.13 Hirarki Proses Sistem Informasi Akuntansi.
C. DFD Level 0
Data Flow Diagram level 0 terdiri atas tiga proses yaitu proses pembelian, proses penjualan, dan proses laporan. Gambar 3.14 berikut
menjelaskan tentang DFD Level 0 sistem informasi akuntansi.
STIKOM
39
Persediaan barang awal akhir
Neraca Laporan penjualan
Barang
Bukti memorial
Laporan neraca Laporan laba rugi Laporan penjualan
Bukti memorial Bukti kas keluar
Jurnal Buku kas masuk Buku kas keluar Bukti memorial Buku kas masuk
Laporan persediaan Persediaan barang Laporan pembelian Laporan pembelian Catatan retur Catatan retur Catatan retur Pelunasan hutang pelunasan hutang Pelunasan hutang Pelunasan piutang Faktur penjualan Pelunasan piutang Informasi penagihan
Informasi jatuh tempo Faktur penjualan
Informasi penagihan
Informasi jatuh tempo Surat jalan Surat Jalan Laporan retur Laporan retur Faktur penjualan Faktur penjualan Faktur penjualan Konfirmasi pembayaran Konfirmasi pembayaran Informasi pembayaran Informasi pembayaran Order penjualan Customer Order penjualan Order penjualan Bukti memorial Faktur pembelian Faktur pembelian Order pembelian Faktur pembelian Surat jalan
Informasi jatuh tempo Faktur pembelian Faktur pembelian
Jatuh tempo kredit Order pembelian Supplier Supplier Faktur pembelian Barang Nota retur Nota retur Surat jalan Persediaan barang Gudang Supplier Penjualan Customer Pemilik 1 Pembelian + 2 Penjualan + 3 Laporan + 1 tbBarang Pembelian
2 tbSupplier 3 tbLap_Beli
4 tbBKK 5 tbJurnal 6 tbBukti_Memo 7 tbCustomer 8 tbLap_Jual 9 tbBKM
Gambar 3.14 DFD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi.
STIKOM
D. DFD Level 1 Pembelian
Pada level ini dijelaskan dekomposisi dari proses pembelian, terdapat
empat proses yang dijelaskan dalam gambar 3.15 berikut ini.
Bukti memorial Faktur pembelian Laporan retur Nota retur Bukti memorial Nota retur Laporan retur Faktur pembelian Pelunasan hutang pelunasan hutang Pelunasan hutang Jatuh tempo kredit
Informasi jatuh tempo Faktur pembelian Faktur pembelian Faktur pembelian Surat jalan Surat jalan Faktur pembelian Order pembelian Order pembelian Supplier Supplier Barang Persediaan barang Gudang Pembelian Supplier 1 tbBarang 2 tbSupplier 3 tbLap_Beli 5 tbJurnal 6 tbBukti_Memo 4 tbBKK 1 Lihat persediaan barang 2 Order pembelian + 3 Pelunasan hutang 4 Retur barang +
Gambar 3.15 DFD Level 1 Pembelian
E. DFD Level 2 Order Pembelian
Pada level ini dijelaskan dekomposisi dari proses order pembelian,
terdapat dua proses yang dijelaskan dalam gambar 3.16 berikut ini.
STIKOM
41 Faktur pembelian Faktur pembelian Faktur pembelian Supplier Faktur pembelian Supplier Order pembelian Faktur pembelian Order pembelian Faktur pembelian Surat jalan Surat jalan Pembelian Supplier 1 tbBarang 2 tbSupplier 3 tbLap_Beli 4 tbBKK 5 tbJurnal 1 Pembelian 2 Update barang
Gambar 3.16 DFD Level 2 Order Pembelian
F. DFD Level 2 Retur Barang
Pada level ini dijelaskan dekomposisi dari proses retur barang, terdapat
dua proses yang dijelaskan dalam gambar 3.17 berikut ini.
Nota retur Laporan retur Laporan retur Nota retur Bukti memorial Bukti memorial 1 tbBarang 6 tbBukti_Memo Gudang Pembelian 1 Update barang 2 Input bukti memorial
Gambar 3.17 DFD Level 2 Retur Barang G. DFD Level 1 Penjualan
Pada level ini dijelaskan dekomposisi dari proses penjualan, terdapat tiga
proses yang dijelaskan dalam gambar 3.18 berikut ini.
STIKOM
Catatan retur Catatan retur Catatan retur Surat Jalan Faktur penjualan Pelunasan piutang Pelunasan piutang Faktur penjualan Informasi penagihan Informasi penagihan
Informasi jatuh tempo Informasi jatuh tempo
Faktur penjualan Surat jalan Barang Customer Faktur penjualan Faktur penjualan Konfirmasi pembayaran Konfirmasi pembayaran Informasi pembayaran Informasi pembayaran Order penjualan Order penjualan Order penjualan Penjualan
Customer 7 tbCustomer
5 tbJurnal 1 tbBarang 8 tbLap_Jual 9 tbBKM Gudang 6 tbBukti_Memo 1 Order penjualan + 2 Pelunasan hutang 3 Retur Barang
Gambar 3.18 DFD Level 1 Penjualan
H. DFD Level 2 Order Penjualan
Pada level ini dijelaskan dekomposisi dari proses penjualan, terdapat tiga
proses yang dijelaskan dalam gambar 3.19 berikut ini.
STIKOM
43
Konfirmasi pembayaran
Faktur penjualan
Informasi pembayaran Order penjualan
Konfirmasi pembayaran
Faktur penjualan
Informasi pembayaran
Order penjualan
Faktur penjualan
Faktur penjualan
Customer
Order penjualan Faktur penjualan
Barang
Surat jalan Surat Jalan
Penjualan Customer
7 tbCustomer 5 tbJurnal
Gudang
1 tbBarang 8 tbLap_Jual
9 tbBKM
1
Penjualan
2
Update barang
Gambar 3.19 DFD Level 2 Order Penjualan
I. DFD Level 1 Laporan
Pada level ini dijelaskan dekomposisi dari proses laporan, terdapat tujuh
proses yang dijelaskan dalam gambar 3.20 berikut ini.
STIKOM
Persediaan barang awal akhir Jurnal
Neraca Laporan pembelian
Laporan neraca Laporan laba rugi
Laporan penjualan
Bukti memorial
Bukti kas keluar
Buku kas masuk Persediaan barang
Buku kas masuk Bukti memorial
Buku kas keluar Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan persediaan Pemilik 3 tbLap_Beli 1 tbBarang 9 tbBKM 6 tbBukti_Memo 4 tbBKK 5 tbJurnal 1 Laporan Persediaan barang 2 Laporan pembelian 3 Laporan penjualan 5 Posting jurnal 8 tbLap_Jual 6 Laporan laba rugi 7 Laporan neraca
Gambar 3.20 DFD Level 1 Laporan
STIKOM
45
3.4.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menginteprestasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan
untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur kebutuhan data dari pemakai.
Dalam perancangan sistem ini dibuat beberapa entity yang saling terkait untuk menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem yaitu :
1. Entity tbBarang untuk menyimpan data barang dagangan. 2. Entity tbSupplier untuk menyimpan data supplier.
3. Entity tbLap_Beli untuk menyimpan data pembelian baik secara kredit maupun tunai.
4. Entity tbBKK untuk menyimpan data transaksi kas keluar. 5. Entity tbJurnal untuk menyimpan semua data transaksi.
6. Entity tbBukti_Memo untuk menyimpan semua transaksi yang tidak terdapat di dalam pembelian, penjualan, BKK, BKM.
7. Entity tbCustomer untuk menyimpan data customer.
8. Entity tbLap_Jual untuk menyimpan data penjualan baik secara kredit maupn tunai.
9. Entity tbBKM untuk menyimpan data transaksi kas masuk.
STIKOM
Relation_483 Relation_482 Relation_481 Relation_480 Relation_479 Relation_478 Relation_417 Relation_409 Relation_399 Relation_177 Relation_176 Relation_157 tbMasterAkun Kd_Akun Nama Supplier tbCus tomer Kd_Pelang g an Nama Alamat Kota No T elp No HP Email Status tbBarang
Kd_Barang T ang gal Nama Barang Harg a Masuk Keluar Sis a HPP tbSupplier Kd_Supplier Nama Supplier Alamat Kota No T elp No HP Email Bank Norek tbLap_Beli No Pembelian T ang gal T otal Kredit Jatuh Tempo
tbLap_Jual No_Penjualan T ang gal T otal Piutang T empo tbBKM No_BKM No_Nota T ang gal Jumlah Keterang an tbBKK
No_BKK No_Nota T ang gal Jumlah Keterang an
tbBukti_M emo No_Bukti T ang gal Debet Kredit Keterang an tbJurnal No_Jurnal Tang gal Debet Kredit Keterang an tbDetail_Pembelian Satuan Harg a Jumlah tbDetail_Penjualan Satuan Harg a Jumlah
Gambar 3.21 Conceptual data model
STIKOM
47
KD_SUPP LIER = KD_SUPPLI ER
KD_PELANGGAN = KD_PELANGGAN NO_PE MBELIA N = NO_P EMBELIAN
NO_BKM = NO_BKM NO_BUKTI = NO_B UKTI
NO_BK K = NO_BKK
NO_PE NJUALAN = NO_PENJUALAN KD_BARA NG = K D_BARANG
KD_BARANG = KD_BARANG
KD_AKUN = KD_AKUN
KD_AKUN = K D_AK UN KD_AKUN = KD_AKUN
TBM ASTERAKUN KD_AKUN long varchar NAMA_SUPPLIER long varchar
TBCUSTOM ER KD_PELANGGAN long varchar NAMA_ long varchar ALAMAT long varchar KOTA long varchar NO_TELP long varchar NO_HP long varchar EMAIL long varchar STATUS long varchar TBBARANG
KD_BARANG long varchar TANGGAL date NAMA_BARANG long varchar HARGA integ er MASUK integ er KELUAR integ er SISA integ er HPP integ er
TBSUPPLIER KD_SUPPLIER long varchar NAMA_SUPPLIER long varchar ALAMAT long varchar KOTA long varchar NO_TELP long varchar NO_HP long varchar EMAIL long varchar BANK long varchar NOREK long varchar TBLAP_BELI
NO_PEM BELIAN long varchar TANGGAL date TOTAL integ er KREDIT integ er JATUH_TEMPO date
TBLAP_JUAL NO_PENJUALAN long varchar TGL_JUAL date TOTAL integ er PIUTANG integ er TEM PO date
TBBKM NO_BKM long varchar KD_AKUN long varchar NO_NOTA long varchar TANGGAL date JUM LAH integ er KETERANGAN long varchar TBBKK
NO_BKK long varchar KD_AKUN long varchar NO_NOTA long varchar TANGGAL date JUM LAH integ er KETERANGAN long varchar
TBBUKTI_MEMO NO_BUKTI long varchar KD_AKUN long varchar TANGGAL date DEBET integ er KREDIT integ er KETERANGAN long varchar
TBJ URNAL NO_J URNAL long varchar NO_BKK long varchar NO_BUKTI long varchar NO_BKM long varchar TANGGAL date DEBET integ er KREDIT integ er KETERANGAN long varchar TBDETAIL_PEMBELIAN
KD_BARANG long varchar NO_PEM BELIAN long varchar KD_SUPPLIER long varchar SATUAN integ er HARGA integ er JUM LAH integ er
TBDETAIL_PENJUALAN KD_BARANG long varchar NO_PENJUALAN long varchar KD_PELANGGAN long varchar SATUAN integ er HARGA integ er JUM LAH integ er
Gambar 3.22 Physical data model
STIKOM
3.4.4 Struktur Data Base
Berikut ini adalah rancangan seluruh tabel yang digunakan dalam sistem
informasi akuntansi.
1. Nama : tbBarang
Fungsi : untuk menyimpan data barang dagangan.
Tabel 3.1 tbBarang
Nama Tipe data Panjang Keterangan
Kd_Barang Long varchar Primary Key
Tanggal date Tanggal tansaksi barang masuk dan keluar
Nama_Barang Long varchar Nama barang dicatat
Harga Integer Harga barang
Masuk Integer Jumlah barang masuk
Keluar Integer Jumlah barang keluar
Sisa Integer Saldo barang
HPP Integer Harga pokok pembelian
2. Nama : tbSupplier
Fungsi : untuk menyimpan data supplier
Tabel 3.2 tbSupplier
Nama Tipe data Panjang Keterangan
Kd_Supplier Long varchar Primary Key
Nama_Supplier Long varchar Nama dari supplier
Alamat Long varchar Alamat dari supplier
Kota Long varchar Kota domisili supplier
No_telp Long varchar Nomor telepon supplier
No_HP Long varchar Nomor HP supplier
Email Long varchar Email Supplier
Bank Long varchar Nama bank
Norek Long varchar Nomor rekening milik supplier
STIKOM
49
3. Nama : tbLap_Beli
Fungsi : untuk menyimpan data pembelian baik secara kredit maupun
tunai.
Tabel 3.3 tbLap_Beli
Nama Tipe data Panjang Keterangan
No_Pembelian Long varchar Primary Key
Tanggal Date Tanggal pembelian
Total Integer Total pembelian
Kredit Integer Nilai barang yang dibeli secara kredit
Jatuh_Tempo Date Tanggal jatuh tempo
4. Nama : tbBKK
Fungsi : untuk menyimpan data transaksi kas keluar.
Tabel 3.4 tbBKK
Nama Tipe data Panjang Keterangan
No_BKK Long varchar Primary Key
Kd_Akun Long varchar Foreign key dari tabel MasterAkun
No_Nota Long varchar Nomor nota dari transaksi
Tanggal Date Tanggal transaksi kas keluar
Jumlah Integer Jumlah nilai transaksi yang keluar
Keterangan Long varchar Keterangan transaksi
5. Nama : tbJurnal
Fungsi : untuk menyimpan semua data transaksi.
Tabel 3.5 tbJurnal
Nama Tipe data Panjang Keterangan
No_Jurnal Long varchar Primary Key
No_BKK Long varchar Foreign key dari tabel tbBKK
No_Bukti Long varchar Foreign key dari tabel tbBukti_Memo
No_BKM Long varchar Foreign key dari tabel tbBKM
Tanggal Date Tanggal transaksi yang masuk
Debet Integer Nilai transaksi yang masuk pada debet
Kredit Integer Nilai transaksi yang masuk pada kredit
Keterangan Long varchar Keterangan jurnal
STIKOM
6. Nama : tbBukti_Memo
Fungsi : untuk menyimpan semua transaksi yang tidak terdapat di
dalam pembelian, penjualan, BKK, BKM.
Tabel 3.6 tbBukti_Memo
Nama Tipe data Panjang Keterangan
No_Bukti Long varchar Primary Key
Kd_Akun Long varchar Foreign key dari tabel MasterAkun
Tanggal Date Tanggal bukti memorial
Debet Integer Nilai transaksi yang masuk pada debet
Kredit Integer Nilai transaksi yang masuk pada kredit
Keterangan Long varchar Keterangan transaksi
7. Nama : tbCustomer
Fungsi : untuk menyimpan data customer.
Tabel 3.7 tbCustomer
Nama Tipe data Panjang Keterangan
Kd_Pelanggan Long varchar Primary Key
Nama Long varchar Nama pelanggan
Alamat Long varchar Alamat dari pelanggan
Kota Long varchar Kota domisili pelanggan
No_telp Long varchar Nomor telepon pelanggan
No_HP Long varchar Nomor HP pelanggan
Email Long varchar Email pelanggan
Status Long varchar Grosir atau toko
8. Nama : tbLap_Jual
Fungsi : untuk menyimpan data penjualan baik secara kredit maupn
tunai.
Tabel 3.8 tbLap_Jual
Nama Tipe data Panjang Keterangan
No_Penjualan Long varchar Primary Key
Tanggal Date Tanggal pembelian
Total Integer Total pembelian
Piutang Integer Nilai barang yang dijual secara kredit
Tempo Date Tanggal jatuh tempo
STIKOM
51
9. Nama : tbBKM
Fungsi : untuk menyimpan data transaksi kas masuk
Tabel 3.9 tbBKM
Nama Tipe data Panjang Keterangan
No_BKM Long varchar Primary Key
Kd_Akun Long varchar Foreign key dari tabel MasterAkun
No_Nota Long varchar Nomor nota dari transaksi
Tanggal Date Tanggal transaksi kas masuk
Jumlah Integer Jumlah nilai transaksi yang masuk
Keterangan Long varchar Keterangan transaksi
10. Nama : tbDetail_Pembelian
Fungsi : untuk menyimpan data pembelian tiap jenis barang
Tabel 3.10 tbDetail_Pembelian
Nama Tipe data Panjang Keterangan
Kd_Barang Long varchar Foreign Key dari tabel tbBarang
No_Pembelian Long varchar Foreign Key dari table tbLap_Beli
Kd_Supplier Long varchar Foreign Key dari tabel tbSupplier
Satuan Integer Satuan barang
Harga Integer Harga pembelian tiap jenis barang
Jumlah Integer Jumlah tiap jenis barang
11. Nama : tbDetail_Penjualan
Fungsi : untuk menyimpan data penjualan tiap jenis barang
Tabel 3.11 tbDetail_Penjualan
Nama Tipe data Panjang Keterangan
Kd_Barang Long varchar Foreign Key dari tabel tbBarang
No_Penjualan Long varchar Primary Key dari table tbLap_Jual
Kd_Pelanggan Long varchar Foreign Key dari tabel tbCustomer
Satuan Integer Satuan barang
Harga Integer Harga jual tiap jenis barang
Jumlah Integer Jumlah tiap jenis barang
STIKOM
3.5 Desain Input Output
Berikut adalah rancangan dokumen input dan output untuk sistem informasi akuntansi dan peramalan penjualan.
3.5.1 Desain input
Pada desain input terdapat sembilanrancangan yaitu form barang, form
supplier, form faktur pembelian, form bukti kas keluar, form bukti memorial, form
customer, form faktur penjualan, form bukti kas masuk dan form jurnal. Berikut
ini digambarkan rancangan masukan pada sistem informasi akuntansi dan
peramalan penjualan :
A. Form Barang
Gambar 3.23 berikut ini menunjukkan rancangan barang. Form dii
