manajemen

(1)

DAN

TUGAS MANAJER

Chapter I

MANAJEMEN

DAN

TUGAS MANAJER

(2)

2 2

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti mata kuliah ini

diharapkan mahasiswa mampu :

1.

1. Menjelaskan pengertian Manajemen dan Tugas Menjelaskan pengertian Manajemen dan Tugas Manajer.

Manajer.

2.

2. Menjelaskan dan membedakan teori-teori ManajemenMenjelaskan dan membedakan teori-teori Manajemen 3.

3. Menjelaskan hubungan antara lingkungan eksternal Menjelaskan hubungan antara lingkungan eksternal dan lingkungan internal dlm organisasi

dan lingkungan internal dlm organisasi

4.

4. Menjelaskan fungsi Perencanaan dalam ManajemenMenjelaskan fungsi Perencanaan dalam Manajemen 5.

5. Menjelaskan fungsi Pengorganisasian dalam Menjelaskan fungsi Pengorganisasian dalam Manajemen

Manajemen

6.

6. Menjelaskan fungsi Pengarahan (leading) dalam Menjelaskan fungsi Pengarahan (leading) dalam Manajemen

Manajemen

7.

(3)

3 3

Buku referensi

1.

1. Basu Swasta, Basu Swasta, Azas Manajemen ModernAzas Manajemen Modern, , BPFE, Yogyakarta

BPFE, Yogyakarta

2.

2. George R Terry, George R Terry, Prinsip-prinsip ManajemenPrinsip-prinsip Manajemen, , Bumi Aksara, Jakarta, 2000

Bumi Aksara, Jakarta, 2000

3.

3. Hani Handoko, Hani Handoko, ManajemenManajemen, BPFE, , BPFE, Yogyakarta.

Yogyakarta.

4.

4. James AF Stoner, James AF Stoner, ManajemenManajemen, Erlangga , , Erlangga , Jakarta, 1992

Jakarta, 1992

5.

5. Ricky W Griffin, (Texas A & M University), Ricky W Griffin, (Texas A & M University),

Manajemen

Manajemen,, Erlangga, Jakarta, 2002 Erlangga, Jakarta, 2002

6.

6. Winardi, Winardi, Kepemimpinan Dlm ManajemenKepemimpinan Dlm Manajemen,, Rineka Cipta, 2000

(4)

4 4

Bagian I

PENGANTAR MANAJEMEN

1.

1. Proses Manajemen

Proses Manajemen

2.

2. Jenis-jenis Manajer

Jenis-jenis Manajer

3.

3. Peran dan Keahlian Manajerial Dasar

Peran dan Keahlian Manajerial Dasar

4.

4. Sumber Keahlian Manajerial

_{Sumber Keahlian Manajerial}

5.

(5)

5

Learning Objectives

Setelah mempelajari Bab ini, anda dpt :

1.

1. Menjelaskan karakteristik manajemen, _{Menjelaskan karakteristik manajemen,}

mendefinisikan manajemen dan pentingnya

manajemen

2.

2. Mengidentifikasi dan menjelaskan 4 fungsi _{Mengidentifikasi dan menjelaskan 4 fungsi} manajemen dalam organisasi.

manajemen dalam organisasi.

3.

3. Menjelaskan jenis manajer_{Menjelaskan jenis manajer} 4.

4. Mengidentifikasi peran manajerial dasar dan _{Mengidentifikasi peran manajerial dasar dan} ketrampilan manajer

ketrampilan manajer

5.

5. Mendiskusikan manajemen sebagi ilmu dan _{Mendiskusikan manajemen sebagi ilmu dan} manajemen sebagai seni

manajemen sebagai seni

6.

6. Membuat resume ttg lingkup manajemen dlm _{Membuat resume ttg lingkup manajemen dlm} organisasi

(6)

6

Siapa yg membutuhkan manajemen ?

Perusahaan ?

Pemerintah ?

Yayasan ?

Universitas ?

Semua kegiatan yang terorganisir !



(7)

What is an organization?

• Sekelompok orang yang bekerja bersama dlm

suatu struktur yang terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

• Sekelompok orang yang bekerja bersama dlm

(8)

• Apa hubungan organisasi dgn

manajemen ?

1. Manajemen dibutuhkan utk mencapai tujuan organisasi

2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan yang mungkin berbeda diantara para

stakeholder (Pemilik, Karyawan, Konsumen, Kreditur, Suplier, Pemerintah, Asosiasi dsb) 3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dlm

mencapai tujuan.

• Apa hubungan organisasi dgn

manajemen ?

1. Manajemen dibutuhkan utk mencapai tujuan organisasi

2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan yang mungkin berbeda diantara para

stakeholder (Pemilik, Karyawan, Konsumen, Kreditur, Suplier, Pemerintah, Asosiasi dsb) 3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dlm

(9)

What is Management

• Seni dlm menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain ( the art of getting things done through the

others – (Mary Parker Follet)

• Is the process directing and facilitating the work of people organized in formal group to achieve a

desired end (John D Millet)

• Proses perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengendalian kegiatan anggota organisasi dgn menggunakan sumber daya

organisasi untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan (James AF Stoner)

• Seni dlm menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain ( the art of getting things done through the

others – (Mary Parker Follet)

• Is the process directing and facilitating the work of people organized in formal group to achieve a

desired end (John D Millet)

• Proses perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengendalian kegiatan anggota organisasi dgn menggunakan sumber daya

organisasi untuk mencapai tujuan yg telah

(10)

• _Proses: cara sistematis utk melakukan sesuatu

1. Perencanaan (Planning) : sebelum melakukan

sesuatu manajer memikirkan apa tujuan organisasinya, bagaimana mencapainya, bagaimana sumber dayanya, kapan selesainya.

2. Pengorganisasian (Organizing): bagaimana

manajer mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang ada dlm organisasinya, menempatkan orang-orang dan

mengalokasi sumber daya

3. Kepemimpinan /mengarahkan (Leading) :

bagaimana manajer mempengaruhi bawahan agar mau bekerja dlm mancapai tujuan organisasi

4. Pengendalian (Controlling) : bagaimana manajer

mengawal seluruh aktivitas dlm organisasinya agar tetap berada pada jalur yang benar (on the right track)

• Proses : cara sistematis utk melakukan sesuatu

1. Perencanaan (Planning) : sebelum melakukan

sesuatu manajer memikirkan apa tujuan organisasinya, bagaimana mencapainya, bagaimana sumber dayanya, kapan selesainya.

2. Pengorganisasian (Organizing): bagaimana

manajer mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang ada dlm organisasinya, menempatkan orang-orang dan

mengalokasi sumber daya

3. Kepemimpinan /mengarahkan (Leading) :

bagaimana manajer mempengaruhi bawahan agar mau bekerja dlm mancapai tujuan organisasi

(11)

11

(12)

Other def : Management

• A set of activities

(planning and decision making, organizing, leading, and controlling)

directed at an organization’s resources

(human, financial, physical, and information)

with the aim of achieving organizational goals in an efficient and effective

manner.

(RW Griffin)

• A set of activities

(planning and decision making, organizing, leading, and controlling)

directed at an organization’s resources

(human, financial, physical, and information)

with the aim of achieving organizational goals in an efficient and effective

manner.

(13)

Management in Organizations

Inputs from the environment

• _{Human resources} • _{Financial resources} • _{Physical resources} • _{Information resources}

Planning and decision

making

Leading Organizing

Controlling

Goals attained

• _Efficiently • _Effectively

(14)

Sumber Daya Organisasi

• Human resources

– Managerial talent and labor

• Financial resources

– Capital investments to support

ongoing and long-term operations

• Physical Assets

– Raw materials; office and production facilities,

and equipment

• Information

– Usable data, information linkages

• Human resources

– Managerial talent and labor

• Financial resources

– _{Capital investments to support}

ongoing and long-term operations

• Physical Assets

– Raw materials; office and production facilities,

and equipment

• Information

(15)

Contoh Sumber Daya Organisasi

Orgns Human

Resources ResourcesFinancial ResourcesPhysical Information Resources

UNDIP Dosen, Karywan

Asing, Laba

Tanah,

Smg Karyawan (PNS) PAD, DAU, DAK Tanah, Bangunan, Peralatan

(16)

Manfaat dasar Management

EFFICIENTLY

Using resources wisely and in a cost-effective way

EFFECTIVELY

Making the right decisions and

successfully implementing them

(17)

Efektif - Efisien

• Efektif : membuat keputusan yang tepat dan melaksanakannya dengan berhasil

• Efisien : menggunakan berbagai sumber daya secara tepat dengan cara yang hemat biaya

• Perusahaan berhasil membuat mobil dengan harga yang murah, tapi disain/bentuknya tidak disukai masyarakat, sehingga tidak laku  efisien tapi tidak efektif

• Efektif efisien berarti tepat sasaran dan hemat biaya

• Efektif : membuat keputusan yang tepat dan melaksanakannya dengan berhasil

• Efisien : menggunakan berbagai sumber daya secara tepat dengan cara yang hemat biaya

• Perusahaan berhasil membuat mobil dengan harga yang murah, tapi disain/bentuknya tidak disukai masyarakat, sehingga tidak laku  efisien tapi tidak efektif

(18)

• Efektivitas

– Kemampuan (seorang manajer) utk

memilih/menggunakan cara, metode, peralatan yang tepat, guna mencapai tujuan tertentu

• Efisiensi

– Kemampuan utk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar

• Seorang manajer yang efisien ialah :

Manajer yang mampu mencapai hasil (output) lebih tinggi dibanding masukan (input) yang digunakan Dengan sumber daya (input) sekecil-kecilnya bisa memperoleh hasil (output) tertentu atau dengan sumber daya (input) tertentu memberikan hasil (output) sebesar-besarnya.

• Efektivitas

– Kemampuan (seorang manajer) utk

memilih/menggunakan cara, metode, peralatan yang tepat, guna mencapai tujuan tertentu

• Efisiensi

– Kemampuan utk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar

• Seorang manajer yang efisien ialah :

(19)

Efektif dan efisien sbg tolok ukur

keberhasilan/kinerja manajemen

• Seorang manajer yg dapat memproduksi mobil (suatu produk) dgn efisien (biaya murah), akan tetapi mobil tsb tidak laku dijual , dia bukan

manajer yang berhasil

• Seorang manajer yang produknya laku dipasar, tetapi tidak memberikan profit, sama saja dia bukan manajer yang berhasil

Efektif dan efisien sbg tolok ukur

keberhasilan/kinerja manajemen

• Seorang manajer yg dapat memproduksi mobil (suatu produk) dgn efisien (biaya murah), akan tetapi mobil tsb tidak laku dijual , dia bukan

manajer yang berhasil

(20)

What is a Manager ?

• Seseorang yang tanggung jawab utamanya melaksanakan proses manajemen

• Seseorang yang merencanakam dan membuat keputusan , mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan

sumber daya manusia, finansial, fisik dan informasi.

• Seseorang yang tanggung jawab utamanya melaksanakan proses manajemen

• Seseorang yang merencanakam dan membuat keputusan , mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan

(21)

Proses Manajemen (Fungsi Dasar

Manajemen

)

1. Planning and Decision Making

– Menetapkan tujuan organisasi dan menentukan bagaimana cara terbaik untuk mencapainya

– Pemilihan suatu tindakan dari serangkaian alternatif

2. Organizing

– Menentukan bagaimana cara mengelompokkan berbagai aktifitas dan sumber daya

3. Leading

– Serangkaian proses yang dilakukan agar anggota organisasi bekerja bersama demi pencapaian tujuan organisasi

4. Controlling

– Pemantauan perkembangan organisasi dalam mencapai tujuannya

1. Planning and Decision Making

– Menetapkan tujuan organisasi dan menentukan bagaimana cara terbaik untuk mencapainya

– Pemilihan suatu tindakan dari serangkaian alternatif

2. Organizing

– Menentukan bagaimana cara mengelompokkan berbagai aktifitas dan sumber daya

3. Leading

– Serangkaian proses yang dilakukan agar anggota organisasi bekerja bersama demi pencapaian tujuan organisasi

4. Controlling

(22)

22 22

The Management Process (cont’d)

Organizing

Determining how best to group activities and

resources

Controlling

Monitoring and correcting ongoing activities

to facilitate goal attainment

Planning and Decision Making

Setting the organiza-tion’s goals and deciding how best

to achieve them

Leading

Motivating members of the organization to work in the best

interests of the organization

(23)

Jenis Manajer Berdasarkan

Tingkatannya

1. Top Managers

– Sekelompok kecil eksekutif yang mengelola keseluruhan organisasi, mereka menciptakan tujuan organisasi, strategi pencapaian dan kebijakan operasional (CEO, Pres Dir, Wk)

2. Middle Managers

– Kelompok manajer yang paling banyak dlm organisasi,

bartanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan dan rencana yang dikembangkan oleh manajer puncak serta untuk mengevaluasi, supervisi dan mengkoordinasikan

pekerjaan manajer bawahannya.

3. First-Line Managers

– Mengawasi/supervisi dan mengkordinasikan aktifitas karyawan

1. Top Managers

– Sekelompok kecil eksekutif yang mengelola keseluruhan organisasi, mereka menciptakan tujuan organisasi, strategi pencapaian dan kebijakan operasional (CEO, Pres Dir, Wk)

2. Middle Managers

– Kelompok manajer yang paling banyak dlm organisasi,

bartanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan dan rencana yang dikembangkan oleh manajer puncak serta untuk mengevaluasi, supervisi dan mengkoordinasikan

pekerjaan manajer bawahannya.

3. First-Line Managers

(24)

Jenis Manajer Berdasarkan Bidang

Tugas

1. Marketing Managers

Bekerja pada bidang yang berhubungan dengan fungsi pemasaran (pengembangan produk baru, promosi, distribusi, jaringan klien, konsumen)

2. Financial Managers

Terutama berhubungan dengan pengelolaan sumber daya keuangan (acounting, manajemen kas, investasi) 3. Operations Managers

Berurusan dengan penciptaan dan pengelolaan

sistem yang menciptakan produk / jasa perusahaan (pengendalian produksi, pengendalian persediaan, pengendalian kualitas, lay out pabrik dan pemilihan lokasi)

1. Marketing Managers

Bekerja pada bidang yang berhubungan dengan fungsi pemasaran (pengembangan produk baru, promosi, distribusi, jaringan klien, konsumen)

2. Financial Managers

Terutama berhubungan dengan pengelolaan sumber daya keuangan (acounting, manajemen kas, investasi)

3. Operations Managers

Berurusan dengan penciptaan dan pengelolaan

(25)

25 25

4.

4. Human Resource ManagersHuman Resource Managers

Bertanggung jawab untuk menerima dan

mengembangkan karyawan ( human resource

planning, recruiting and selecting employees, training

and development, designing compensation and benefit

systems, formulating performance appraisal systems,

and discharging low-performing employees.)

5.

5. Administrative ManagersAdministrative Managers

Lebih bersifat umum, akrab dengan semua bidang

manajemen dari pada berspesialis pada satu bidang

6.

6. Other Kinds of ManagersOther Kinds of Managers

Sesuai dengan bidang usaha/tujuan organisasi

( Public relations managers, R & D managers etc).

(26)

26 26

Jenis Manajer berdasarkan Tingkatan &

Bidang tugas

Areas of Management

Levels of Management

First-line managers

Top managers

(27)

Peran Manajerial (H Mintzberg)

• Interpersonal Roles

– Figurehead, leader, and liaison roles involve dealing with other people.

• Informational Roles

– _{Monitor, disseminator, and spokesperson roles}

involve the processing of information.

• Decisional Roles

– Entrepreneur, disturbance handler, resource allocator, and negotiator are managerial roles primarily related to making decisions.

• Interpersonal Roles

– Figurehead, leader, and liaison roles involve dealing with other people.

• Informational Roles

– Monitor, disseminator, and spokesperson roles involve the processing of information.

• Decisional Roles

(28)

Ten Basic Managerial Roles

Category Role Sample Activities

Interpersonal Figurehead Attending ribbon-cutting ceremony for new plant Leader Encouraging employees to improve productivity Liaison Coordinating activities of two projects

Informational Monitor Scanning industry reports to stay abreast of developments

Disseminator Sending memos outlining new organizational initiatives

Spokesperson Making a speech to discuss growth plans

Decisional Entrepreneur Developing new ideas for innovation Disturbance

handler

Resolving conflict between two subordinates Resource allocator Reviewing and revising budget requests

Negotiator Reaching agreement with a key supplier or labor union

(29)

(30)

Managerial Skills

1. Technical

– Keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau

memahami jenis kerja tertentu yang dilakasanakan dalam suatu organisasi

2. Interpersonal

– Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan berkomunikasi dengan individu maupun kelompok

3. Conceptual

– Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi sebagai satu kesatuan. Bagaimana semua bagian dlm

organisasi bisa berjalan bersama melalui keputusan yang berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi

4. Diagnostic

– Keahlian untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai untuk situasi tertentu

1. Technical

– Keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau

memahami jenis kerja tertentu yang dilakasanakan dalam suatu organisasi

2. Interpersonal

– Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan berkomunikasi dengan individu maupun kelompok

3. Conceptual

– Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi sebagai satu kesatuan. Bagaimana semua bagian dlm

organisasi bisa berjalan bersama melalui keputusan yang berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi

4. Diagnostic

(31)

Managerial Skills (cont’d)

5. Communication

– Kemampuan manajer utk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kpd orang lain dan menerima ide dan

informasi dari orang lain

6. Decision-Making

– Kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dengan benar dan kemudian menentukan satu tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah tsb.

7. Time-Management

– Keahlian manajer utk memprioritaskan pekerjaan , mengendalikan waktu bekerja secara efisien ,

mendelegasikan pekerjaan secara tepat

5. Communication

– Kemampuan manajer utk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kpd orang lain dan menerima ide dan

informasi dari orang lain

6. Decision-Making

– Kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dengan benar dan kemudian menentukan satu tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah tsb.

7. Time-Management

– Keahlian manajer utk memprioritaskan pekerjaan , mengendalikan waktu bekerja secara efisien ,

(32)

32 32

Managerial Skills (R Katz)

.

Conseptual

Human relations

Teknical

Top _Middle _Lower

(33)

33 33

Pekerjaan Manajerial

How CEOs spend a typical day.

Unscheduled Scheduled

Meetings 59%

Desk Work 22%

Meetings 10% Telephone

6%

(34)

Management

: Science or Art?

_{: Science or Art?}

• Science of Management

Banyak masalah manajemen diselesaikan dgn cara rasional, logis, obyektif dan sistematis

Dgn menggunakan metode ilmiah masalah manajemen bisa diselesaikan ( model kuantitatif dan berbagai teknik pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah).

• Art of Management

Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sering juga diambil atas dasar intuisi, pengalaman, insting dan pandangan pribadi.

Dgn keahlian konseptual, komunikasi, manajemen waktu, seorang manajer dpt memecahkan masalah yang

kadang-kadang tidak bisa dipecahkan dgn dasar ilmu pengetahuan.

• Science of Management

Banyak masalah manajemen diselesaikan dgn cara rasional, logis, obyektif dan sistematis

Dgn menggunakan metode ilmiah masalah manajemen bisa diselesaikan ( model kuantitatif dan berbagai teknik pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah).

• Art of Management

Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sering juga diambil atas dasar intuisi, pengalaman, insting dan pandangan pribadi.

Dgn keahlian konseptual, komunikasi, manajemen waktu, seorang manajer dpt memecahkan masalah yang

(35)

35 35

Menjadi seorang Manajer

Sumber keahlian Management

Dasar pendidikan yang baik, dilanjutkan Dgn pengalaman pen didikan seumur hidup

Perolehan dan peng Gunaan keahlian Manajemen dasar Yang sukses

Pengalaman pekerjaan Yang pertama, dilanjut Kan dgn pengalaman Dlm berbagai jenis tu gas

Figure 1.4

(36)

Lingkup Manajemen dlm

Organisasi

• For-profit Organizations

Large businesses

Industrial firms, commercial banks, insurance companies, retailers, transportation companies, utilities, communication companies, service organizations

Small businesses and start-up businesses International management

• Not-for-profit Organizations

Governmental organizations : local, state.

Educational organization : public and privat schools, colleges, and universities

Healthcare facilities : public hospitals

Nontraditional settings : community, social, spiritual groups

• For-profit Organizations

Large businesses

Industrial firms, commercial banks, insurance companies, retailers, transportation companies, utilities, communication companies, service organizations

Small businesses and start-up businesses International management

• Not-for-profit Organizations

Governmental organizations : local, state.

Educational organization : public and privat schools, colleges, and universities

Healthcare facilities : public hospitals