SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT INSTANSI MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Program Studi Teknik Informatika
Oleh: Indah Pujilestary NIM : 045314046
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
ii
THE INFORMATION SYSTEM OF ARCHIVING INSTITUTION LETTERS USING PHP AND MYSQL
FINAL PROJECT
Presented as Partial Fulfillment of the Requirements To Obtain Sarjana Komputer Degree
Informatics Engineering Study Program
By:
Indah Pujilestary NIM : 045314046
INFORMATICS ENGINEERING STUDY PROGRAM FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY
SANATA DHARMA UNIVERSITY YOGYAKARTA
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Assalaamu’alaikum wa rahmatullahi wa barrokaatu.
Subhanallahi wal hamdulillahi walla illa haillallahi allahu akbar.
Atas segala berkah, rahmat dan anugerah Allah Subhanallohu Wa Ta’ala akhirnya
tugas akhir ini dapat terselesaikan dan mendapat hasil yang memuaskan.
Tugas Akhir ini merupakan sebuah persembahan yang kutujukan kepada :
Yang tercinta,
Papa Abubakar Razak dan Mama Sitti Ramdaniah
Adiku tersayang,
Sutikno Pambudi
Dan...
My dear, Andhi Budi Setiawan
Terimakasih atas segala doa, dukungan, dan perhatian kalian.
vii ABSTRAKSI
Pada Dinas Pariwisata cabang kabupaten Sleman, terdapat banyak arsip-arsip surat. Apabila para pegawai mencari secara manual arsip surat yang diinginkan, maka dapat membuang banyak waktu. Sistem informasi pengarsipan surat instansi yang dibangun ini diharapkan dapat membantu para pegawai dalam mencari sebuah informasi tentang surat yang diinginkan. Pencarian yang dilakukan dengan cara meng-input-kan keyword ke dalam sistem ini yaitu berupa nomer surat, perihal surat, tujuan surat,pengirim surat, ataupun bulan dan tahun surat tersebut. Informasi surat yang disajikan kepada pengguna meliputi : ada tidaknya surat yang dicari, nomor surat, perihal surat, tujuan surat, pengirim surat, tanggal surat, kode loker surat, loker surat dan file surat berupa JPEG dan DOC.
Sistem informasi ini dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP Macromedia Dreamweaver MX 2004 dan menggunakan database server MySQL 5.0 yang bekerja di bawah sistem operasi Windows. Metode pencarian yang digunakan adalah Boolean Retrieval Model.
viii ABSTRACT
In the Tourism of Sleman branch office, there are a lot of mail archives. If employees seek to manually archive the desired letter, then it could be just wasting of time. This information system of letters archiving institution that has been created is hopefully could help the staff to find the information about the letter that they want to required. The act of searching could be done by the staff by inputting the keyword categorized in number of letters, regarding letter, the purpose of letter, the sender of letter, or month and year of the letter into the system. Information letter presented to the staff include : whether there is a letter that sought, number of letters, regarding letter, the purpose of letter, the sender of letter, dated letter, code letter lockers, lockers location of letter and letter files as JPEG and DOC.
This application system has been made by using an application program of PHP Macromedia Dreamweaver MX 2004 and database server MySQL 5.0 which worked under the operation system of Windows. The searching method that is used is using the Boolean Retrieval Model.
x
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur terbesar penulis sampaikan kepada Allah Subhanallohu Wa Ta’ala yang telah memberikan limpahan berkah, rahmat dan anugerah-Nya disepanjang hidup penulis, sehingga penulisan tugas akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT INSTANSI MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL” dapat terselesaikan. Semoga tugas akhir ini dapat memberikan kontribusi positif dalam hal implementasi teknologi informasi.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih sangat jauh dari sempurna. Namun dalam ketidaksempurnaan ini, semoga dapat menjadikan motivasi bagi penulis untuk terus maju memperdalam ilmu dalam bidang teknik informatika.
Untuk itu penulis ingin berterimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan sehingga hasil tugas akhir ini dapat tersusun. Terimakasih
penulis ditujukan kepada :
1. Dosen Pembimbing, Ibu Agnes Maria Polina, S.Kom., M.Sc. yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing penulis dari awal sampai terselesaikannya penulisan tugas akhir ini.
2. Ibu Paulina Heruningsih Prima Rosa, S.Si., M.Sc. selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma.
3. Ibu Ridowati Gunawan, S.Kom., M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika
Universitas Sanata Dharma.
4. Orangtua penulis, Bapak Abubakar Razak dan Ibu Sitti Ramdaniah atas segala kesabaran dan dukungan yang tiada henti, baik secara moril maupun materi.
xi
6. Saudara penulis Sutikno Pembudi dan Anung Kusumaningtyas yang selalu setia
mendengarkan keluh kesah penulis sampai pada penyelesaian tugas akhir ini. 7. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir.
xii DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………..………. i
HALAMAN PERSETUJUAN……… iii
HALAMAN PENGESAHAN……… iv
HALAMAN PERNYATAAN……… v
HALAMAN PERSEMBAHAN………. vi
ABSTRAKSI……… ... vii
ABSTRACT……… … viii
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN……… ix
KATA PENGANTAR………... x
1.1 Latar Belakang Masalah……….. 1
1.2 Rumusan Masalah………... 2
1.3 Batasan Masalah……….. 2
1.4 Tujuan Penelitian………... 3
1.5 Manfaat Penelitian………... 3
1.6 Metodologi Penelitian………. 4
1.7 Sistematika Penulisan……….. 5
xiii
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi……… 7
2.2 Pemerolehan Informasi... 7
2.2.1 Boolean Retrieval Model... 8
2.2.2 Langkah-langkah Boolean Retrieval Model... 8
2.3 Aplikasi Web………... 10
2.4 PHP……….. 10
2.5 Basis Data... 12
2.6 Normalisasi... 13
2.7 MySQL……… 16
2.7.1 Fungsi dalam MySQL... 16
2.7.2 Apache... 17
2.7.3 XAMPP... 17
2.8 Pengertian Arsip……… 17
2.8.1 Pengertian Surat Masuk……… … 20
2.8.2 PengertianSurat Keluar……… 20
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 21
3.1 Analisis Sistem... 21
3.1.1 Gambaran Umum Sistem Lama... 21
3.1.2 Gambaran Umum Sistem Baru... 22
3.1.3 Use Case Diagram... 23
3.1.4 Diagram Aliran Data... 24
3.1.4.1 Diagram Konteks... 24
xiv
3.1.4.3 DAD Proses 1 Level 1... 26
3.2 Perancangan Sistem... 30
3.2.1 Desain Basis Data... 31
3.2.1.1 Conceptual Design... 31
3.2.1.2 Logical Design………... 32
3.2.1.3 Physical Design…..……… 33
3.2.2 Desain Antarmuka………... 35
3.2.2.1 Antarmuka Halaman User………... 35
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM... 58
4.1 Implementasi... 58
4.2 Perangkat Lunak yang digunakan... 58
4.3 Perangkat Keras yang digunakan... 59
4.4 File yang digunakan dalam sistem... 59
4.4.1 Daftar File Pada Halaman User... 59
4.5 Implementasi Halaman User... 62
4.5.1 File Koneksi... 64
4.5.2 Halaman Login User... 65
4.5.3 Halaman Utama User... 66
4.5.4 Halaman Input Surat Masuk... 67
4.5.5 Halaman View Surat Masuk... 69
4.5.6 Halaman Edit Surat Masuk... 71
4.5.7 Halaman Delete Surat Masuk ………... 73
xv
4.5.9 Halaman Input Surat Keluar... 78
4.5.10 Halaman View Surat Keluar ……….. 80
4.5.11 Halaman Edit Surat Keluar... 82
4.5.12 Halaman Delete Surat Keluar... 84
4.5.13 Halaman Pencarian Surat Keluar... 87
4.5.14 Halaman Input Staff... 89
4.5.15 Halaman View Staff... 92
4.5.16 Halaman Edit Staff... 93
4.5.17 Halaman Delete Staff... 95
4.5.18 Halaman Input Letak... 97
4.5.19 Halaman Edit Letak... 99
4.5.20 Halaman Delete Letak... 101
4.5.21 Halaman Input Departemen... 103
4.5.22 Halaman Edit Departemen... 105
4.5.23 Halaman Delete Departemen... 107
4.5.24 Proses Logout……… 109
BAB V ANALISA HASIL... 110
5.1 Analisa Hasil Uji Coba di Laboratorium... 110
BAB VI PENUTUP... 116
6.1 Kesimpulan... 116
6.2 Saran... 116
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Struktur Tabel Departemen... 33
Tabel 3.2 Struktur Tabel Letak... 33
Tabel 3.3 Struktur Tabel Staff... 33
Tabel 3.4 Struktur Tabel Surat Masuk... 34
Tabel 3.5 Struktur Tabel Surat Keluar... 34
xvii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Use Case Diagram User... 23
Gambar 3.3 Diagram Konteks... 24
Gambar 3.3 Diagram Berjenjang... 25
Gambar 3.4 DAD Proses Login... 26
Gambar 3.5 DAD Penambahan Data Surat……… 27
Gambar 3.6 DAD Pengubahan Data Surat……….... 28
Gambar 3.7 DAD Penghapusan Data Surat………... 29
Gambar 3.8 DAD Pencarian Data Surat... 30
Gambar 3.9 Conceptual Design... 31
Gambar 3.10 Logical Design... 32
Gambar 3.11 Desain Halaman Login User...… 35
Gambar 3.12 Desain Halaman Menu Utama User... 36
Gambar 3.13 Desain Halaman Menu Input Surat Masuk... 37
Gambar 3.14 Desain Halaman Menu View Surat Masuk... 38
Gambar 3.14.1 Desain Halaman Format File pada View Surat Masuk... 39
Gambar 3.15 Desain Halaman Menu Edit Surat Masuk... 40
Gambar 3.16 Desain Halaman Menu Delete Surat Masuk... 40
Gambar 3.16.1 Desain Halaman setelah proses Delete Surat Masuk... 41
Gambar 3.17 Desain Halaman Pencarian Surat Masuk... 41
Gambar 3.17.1 Desain Halaman Input Data Pencarian Surat Masuk... 42
xviii
Gambar 3.18 Desain Halaman Menu Input Surat Keluar... 43
Gambar 3.19 Desain Halaman Menu View Surat Keluar... 43
Gambar 3.19.1 Desain Halaman Konfirmasi File pada View Surat Keluar.. ….. 44
Gambar 3.19.2 Desain Halaman Format File pada View Surat Keluar... 44
Gambar 3.20 Desain Halaman Menu Edit Surat Keluar... 45
Gambar 3.21 Desain Halaman Menu Delete Surat Keluar... 46
Gambar 3.21.1 Desain Halaman setelah proses Delete Surat Keluar... 46
Gambar 3.22 Desain Halaman Pencarian Surat Keluar... 47
Gambar 3.22.1 Desain Halaman Input Data Pencarian Surat Keluar... 47
Gambar 3.22.2 Desain Halaman hasil Pencarian Surat Keluar... 48
Gambar 3.23 Desain Halaman Menu Input Staff... 48
Gambar 3.24 Desain Halaman Menu View Staff... 49
Gambar 3.25 Desain Halaman Menu Edit Staff... 49
Gambar 3.26 Desain Halaman Menu Delete Staff... 50
Gambar 3.26.1 Desain Halaman setelah proses Delete Staff... 51
Gambar 3.27 Desain Halaman Menu Input Letak... 51
Gambar 3.28 Desain Halaman Menu Edit Letak... 52
Gambar 3.29 Desain Halaman Menu Delete Letak... 53
Gambar 3.29.1 Desain Halaman setelah proses Delete Letak... 54
Gambar 3.30 Desain Halaman Menu Input Departemen... 54
Gambar 3.31 Desain Halaman Menu Edit Departemen... 55
Gambar 3.32 Desain Halaman Menu Delete Departemen... 56
xix
Gambar 4.1 Halaman Login User……… 64
Gambar 4.2 Halaman Utama User... 66
Gambar 4.3 Halaman Menu Input Surat Masuk... 67
Gambar 4.4 Halaman Menu View Surat Masuk... 69
Gambar 4.4.1 Halaman Format File pada View Surat Masuk... 70
Gambar 4.5 Halaman Menu Edit Surat Masuk... 71
Gambar 4.6 Halaman Menu Delete Surat Masuk... 73
Gambar 4.6.1 Halaman setelah proses Delete Surat Masuk... 74
Gambar 4.7 Halaman Pencarian Surat Masuk... 75
Gambar 4.7.1 Halaman hasil Pencarian Surat Masuk... 76
Gambar 4.8 Halaman Menu Input Surat Keluar... 78
Gambar 4.9 Halaman Menu View Surat Keluar... 80
Gambar 4.9.1 Halaman Konfirmasi File pada View Surat Keluar... 81
Gambar 4.9.2 Halaman Format File pada View Surat Keluar... 81
Gambar 4.10 Halaman Menu Edit Surat Keluar... 82
Gambar 4.11 Halaman Menu Delete Surat Keluar... 84
Gambar 4.11.1 Halaman setelah proses Delete Surat Keluar... 85
Gambar 4.12 Halaman Pencarian Surat Keluar... 87
Gambar 4.12.1 Halaman hasil Pencarian Surat Keluar... 88
Gambar 4.13 Halaman Menu Input Staff... 89
Gambar 4.14 Halaman Menu View Staff... 92
Gambar 4.15 Halaman Menu Edit Staff... 93
xx
Gambar 4.16.1 Halaman setelah proses Delete Staff... 96
Gambar 4.17 Halaman Menu Input Letak... 97
Gambar 4.18 Halaman Menu Edit Letak... 99
Gambar 4.19 Halaman Menu Delete Letak... 101
Gambar 4.19.1 Halaman setelah proses Delete Letak... 102
Gambar 4.20 Halaman Menu Input Departemen... 103
Gambar 4.21 Halaman Menu Edit Departemen... 105
Gambar 4.22 Halaman Menu Delete Departemen... 107
Gambar 4.22.1 Halaman setelah proses Delete Departemen... 108
Gambar 5 Contoh penggunaan Boolean Query... 111
Gambar 6 Halaman pencarian Surat Keluar... 112
Gambar 7 Halaman hasil pencarian Surat Keluar yang mengandung unsur “KP”... 112
Gambar 8 Hasil pencarian Surat Keluar menggunakan query mysql... 113
xxi
DAFTAR MODUL PROGRAM
Modul Program 2.1 Contoh Script PHP……… 11
Modul Program 4.1 File Koneksi.php………... 64
Modul Program 4.2 File Index.php………... 66
Modul Program 4.3 File Admin_Surat_Masuk.php……….. 69
Modul Program 4.4 File Admin_Surat_Masuk_View.php ………... 70
Modul Program 4.5 File Admin_Surat_Masuk_Edit.php………... 72
Modul Program 4.6 File Admin_Surat_Masuk_Del.php………... 75
Modul Program 4.7 File Admin_Pencarian_Surat_Masuk.php..…………... 77
Modul Program 4.8 File Admin_Surat_Keluar.php…...……… 80
Modul Program 4.9 File Admin_Surat_Keluar_View.php……..……….. 82
Modul Program 4.10 File Admin_Surat_Keluar_Edit.php……… 84
Modul Program 4.11 File Admin_Surat_Keluar_Del.php………... 86
Modul Program 4.12 File Admin_Pencarian_Surat_Keluar.php………... 89
Modul Program 4.13 File Admin_Pengaturan_Staff.php………... 91
Modul Program 4.14 File Staff_Details.php………... 92
Modul Program 4.15 File Staff_Edit.php………... 94
Modul Program 4.16 File Staff_Del.php………... 97
Modul Program 4.17 File Admin_Pengaturan_Letak.php………... 98
Modul Program 4.18 File Loker_Edit.php………... 100
Modul Program 4.19 File Loker_Hapus.php………... 103
xxii
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Pada era yang semakin maju ini, teknologi informasi sangat berperan dalam berbagai bidang. Saat ini semua bidang pekerjaan ingin lebih mudah dalam pengolahan data yang diperoleh dan pengguna ingin untuk dapat mengolah sendiri data yang diperoleh. Tentunya teknologi informasi sangat dibutuhkan daripada pengolahan data yang dilakukan secara manual yang sangat mungkin menyebabkan tidak akuratnya data yang diperoleh. Dengan teknologi informasi, semua data yang diperoleh diproses lebih cepat, tepat dan tentunya lebih akurat. Dalam hal ini teknologi informasi juga dapat diterapkan pada pemberian informasi suatu surat kepada staff pada suatu instansi Dinas Pariwisata kabupaten Sleman, terdapat banyak sekali arsip surat yang disimpan secara manual. Apabila para staff mencari secara manual file surat yang dibutuhkan, membutuhkan banyak waktu. Dari latar belakang tersebut penulis tertarik membuat sistem informasi pengarsipan surat untuk mencari apakah file surat yang dicari ada dan juga mencari dimana lokasi surat berada. Hal ini diharapkan dapat membantu para staff Dinas Pariwisata dalam mencari informasi tentang surat yang ingin digunakan.
2
tanggal surat,kode loker surat,loker surat dan file surat berupa JPEG dan DOC. Dari uraian di atas, maka penulis mencoba membuat sistem informasi pengarsipan pada Dinas Pariwisata yang diharapkan dapat membantu mengatasi berbagai kebutuhan yang berhubungan dengan kearsipan tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, selanjutnya dapat dibuat perumusan masalah sebagai berikut :
“ Bagaimana merancang dan menimplementasikan sistem informasi kearsipan yang diharapkan mampu mengidentifikasikan surat dengan jelas dan cepat untuk diketahui keberadaannya dengan metode Boolean Retrieval Model”.
1.3 Batasan Masalah
Pada penelitian tugas akhir ini terdapat beberapa batasan masalah, antara lain :
1. Konsumen melakukan proses searching dengan meng-input-kan keyword
ke dalam sistem, yaitu nomor surat, perihal surat, tujuan surat, pengirim surat, ataupun bulan dan tahun surat tersebut.
2. Informasi yang disajikan kepada konsumen meliputi ada tidaknya surat yang
3
3. Sistem meliputi penyimpanan data dan pencarian data surat masuk maupun surat keluar.
4. Sistem ini tidak memiliki fitur scan.
5. Proses pencarian menggunakan algoritma pencarian sekuensial dengan metode Boolean Retrieval Model.
6. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP Macromedia
Dreamweaver MX 2004 dan menggunakan database server MySQL 5.0 yang bekerja di bawah sistem operasi Windows.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang telah dirumuskan di atas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi yang dapat membantu pengarsipan data agenda surat di Dinas Pariwisata Sleman.
1.5 Manfaat Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan harapan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Memudahkan staff Dinas Pariwisata Sleman dalam mencari informasi surat yang diinginkan.
2. Mempermudah dalam hal pengarsipan surat masuk maupun surat keluar dari
4 1.6 Metodologi Penelitian
Pembuatan sistem informasi pengarsipan surat instansi pada Dinas Pariwisata kabupaten Sleman dengan menggunakan metode rekayasa perangkat
lunak terstruktur dengan tahap-tahap sebagai berikut : a. Analisa sistem
Permasalahan-permasalahan yang dihadapi pada sistem dianalisa agar teridentifikasi dan kemudian mengevaluasi masalah masalah tersebut dan juga menyediakan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem sehingga sistem dapat dibangun dengan baik tanpa adanya hal-hal yang menghambat pembuatan sistem. Analisis sistem dilakukan dengan cara wawancara, dan untuk memudahkan pemodelan sistem informasi ini digunakan DAD (Diagram Alur Data).
b. Perancangan sistem
Pada tahap ini dibuat rancangan mengenai keseluruhan sistem yaitu dengan membuat desain database , desain input output, desain use interface, serta desain proses pencarian menggunakan Boolean Retrieval Model.
c. Implementasi sistem
Sistem yang telah dirancang kemudian diterjemahkan dalam bahasa pemrograman PHP dan DBMS MySQL 5.0.
d. Uji coba (testing) perangkat lunak di Laboratorium
5 1.7 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, rumusan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang penjelasan mengenai teori-teori yang digunakan dalam perancangan dan pengimplementasian sistem informasi pengarsipan surat instansi menggunakan PHP dan MySQL meliputi : konsep dasar sistem informasi, konsep dasar pencarian, pemerolehan informasi, Boolean Retrieval Model, aplikasi web, PHP, basis data, normalisasi, dan MySQL.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini menerangkan tentang analisis dan perancangan sistem meliputi : gambaran umum sistem baru, use case diagram, desain basis data, pemodelan proses, dan rancangan interface sistem.
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM
Bab ini berisi tentang pengimplementasian (pembuatan program) dari perancangan sistem dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan DBMS MySQL.
BAB V ANALISA HASIL
6 BAB VI PENUTUP
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
(Abdul Kadir, 2003).
2.2 Pemerolehan Informasi (Information Retrieval)
Pemerolehan informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingat adalah informasi yang diproses terkadung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini, pemerolehan informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query.
8 Langkah-langkah Information Retrieval : 1. Pengumpulan dokumen
2. Pengindeksan
3. Kebutuhan informasi pemakai 4. Strategi pencarian
5. Kumpulan dokumen yang ditemukan 6. Penilaian relevansi
2.2.1 Boolean Retrieval Model
Model Boolean merupakan jenis pemerolehan informasi yang paling sederhana. Dalam model Boolean dokumen direpresentasikan sebagai kumpulan kata kunci. Boolean model memiliki operator AND, OR, dan NOT. Kuerinya merupakan ekspresi Boolean dari kata kunci yang dihubungkan dengan operator tersebut. Output Boolean dapat berupa dokumen yang relevan.
2.2.2 Langkah-langkah Boolean Retrieval Model
Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan pemerolehan informasi dengan menggunakan model Boolean adalah sebagai berikut (Lancaster, 1979) :
1. Dalam satu dokumen, set kata-kata menjadi 1 jika ada dan 0 jika tidak ada dalam dokumen.
2. Kombinasikan kemunculan kata dengan operator Boolean berdasarkan kueri.
9 Contoh :
Dokumen 1 = ”computer information retrieval” Dokumen 2 = ”computer retrieval”
Dokumen 3 = ”information”
Dokumen 4 = ”computer information” Query = ”information” AND ”retrieval” Langkah-langkah penyelesaian :
1. Dalam satu dokumen, set kata-kata menjadi 1 jika ada
dan 0 jika tidak ada dalam dokumen
Dok 1 Dok 2 Dok 3 Dok 4
computer 1 1 0 1
information 1 0 1 1
retrieval 1 1 0 0
2. Kombinasikan kemunculan kata dengan operator Boolean berdasarkan kueri.
Query = ”information” AND ”retrieval” 1011 AND 1100 1000
3. Hasil dari Query = ”information” AND ”retrieval” ada
10 2.3 Aplikasi Web
Aplikasi web adalah suatu aplikasi yang dapat membentuk halaman – halaman web berdasarkan permintaan pemakai. Aplikasi web merupakan salah satu contoh aplikasi klien/server. Klien mewakili komputer yang digunakan oleh seorang pemakai yang hendak menggunakan aplikasi, sedangkan server mewakili komputer yang menyediakan layanan aplikasi. Dalam konteks ini, klien dan server berhubungan dengan internet maupun intranet. Ciri khas lain pada penggunaan aplikasi web, pamakai menggunakan perangkat lunak yang dinamakan web browser atau sering disebut browser saja (misalnya Netscape Communicator, Internet Explorer, dan Mozilla) untuk mengakses aplikasi web. Komputer yang bertindak sebagai server umunya menyediakan database server, selain web server yang ditujukan untuk melayani permintaan pemakai yang hendak mengakses aplikasi web.
2.4 PHP
PHP (dulu : Personal Home Page, sekarang PHP : Hypertext Preprocessor) merupakan salah satu bahasa server-side yang didesain khusus untuk aplikasi web. PHP dapat disisipkan diantara bahasa HTML. Karena PHP merupakan bahasa server-side, maka bahasa PHP dieksekusi di server, sehingga yang dikirimkan ke browser adalah hasil jadi yang telah dieksekusi dalam bentuk HTML. Kode PHP tidak diperlihatkan. PHP termasuk dalam produk yang dapat dipakai secara bebas, sehingga dapat dirubah ke dalam source code dan dapat didistribusikan secara bebas. PHP dapat didapatkan secara gratis dan dapat dijalankan diberbagai web server, misalnya : IIS, Apache, PWS, dll.
11
Notepad, Ultra Edit, atau Crimson Editor. Fungsi-fungsi yang ada dalam PHP tidak case sensitive namun variablenya case sensitive.
Kode PHP diawalai dengan tanda lebih kecil (<) dan diakhiri dengan tanda lebih besar (>). Terdapat tiga cara untuk menulis script PHP, yaitu :
1. <?
Cara pertama lebih sering digunakan karena lebih singkat, sedangkan cara kedua digunakan untuk kombinasi dengan XML, yaitu sebuah bahasa yang merupakan pengembangan dari HTML. Cara ketiga digunakan di Microsoft Front Page.
Contoh script PHP sederhana :
Modul Program 2.1 Contoh Script Php
Dengan menggunakan PHP maka maintenance suatu aplikasi web menjadi lebih mudah.
<html>
<head>
<title>Belajar PHP & MySQL</title>
</head>
<body>
<?php
echo “Selamat belajar PHP & MySQL” ;
?>
</body>
12
Proses update data dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan menggunakan script PHP.
2.5 Basis Data (Database)
Basis data merupakan pengorganisasian kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak yang sering disebut Data Base Management System (DBMS) untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai.
Struktur basis data meliputi tipe data, relationship (hubungan) dan constrain yang harus dipenuhi basis data. Basis data dapat diasumsikan sebagai lemari arsip yang memiliki kerja dan tujuan yang sama. Tujuan utama dari penggunaan basis data adalah kemudahan, kecepatan, efisiensi ruang penyimpan, keakuratan, ketersediaan, kelengkapan, keamanan dan kebersamaan pemakai dalam pengambilan data/arsip.
Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri dari komponen file (tabel) yang saling berhubungan dan sekumpulan program Data Base Management System (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai data/program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel) tersebut. Dalam sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yang meliputi :
13
Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sebuah sistem basis data adalah komputer, memori sekunder yang aktif (Harddisk), dan memori sekunder yang tidak aktif (Removable disk) untuk back up data
2. Sistem Operasi (Operating sistem)
Sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan/memfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh sumber daya (resource) dalam komputer dan melakukan operasi-operasi dasar dalam komputer. Program pengelolaan basis data hanya dapat aktif (running) jika sistem yang dikendalikan telah aktif.
3. Sistem Basis Data
Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data memiliki sejumlah objek basis data dan menyimpan struktur. Perancangan sistem meliputi perancangan basis data dan perancangan proses. Perancangan basis data merupakan suatu hal yang sangat penting karena merupakan langkah-langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan agar dapat mewakili seluruh kebutuhan user baik untuk saat ini maupun masa mendatang.
2.6 Normalisasi
14
ketidakharmonisan data atau membuat sesuatu data menjadi hilang ketika data lain dihapus). Terdapat tiga jenis anomali yaitu:
1. Anomali peremajaan, terjadi bila ada pengubahan pada sejumlah data yang mubazir, tetapi tidak seluruhnya yang diubah.
2. Anomali penyisipan, terjadi jika pada saat penambahan hendak dilakukan ternyata ada elemen data yang masih kosong dan elemen data tersebut justru menjadi kunci. 3. Anomali penghapusan, terjadi sekiranya sesuatu baris (tupelo) yang tak terpakai
dihapus dan sebagai akibatnya terdapat data lain yang hilang.
Dependensi merupakan konsep yang mendasari normalisasi. Dependensi menjelaskan hubungan antar atribut, atau secara lebih khusus menjelaskan nilai suatu atribut yang menentukan nilai atribut lainnya. Terdapat empat macam dependensi, yaitu: 1. Dependensi fungsional.
Suatu atribut Y mempunyai dependensi fungsional terhadap atribut X jika dan hanya jika setiap nilai X berhubungan dengan sebuah nilai Y.
2. Dependensi fungsional sepenuhnya.
Suatu atribut Y mempunyai dependensi fungsional penuh terhadap atribut X jika Y mempunyai dependensi fungsional terhadap X dan Y tidak memiliki dependensi terhadap bagian dari X.
3. Dependensi total.
Suatu atribut Y mempunyai dependensi total terhadap atribut X jika Y memiliki dependensi fungsional terhadap X dan X mempunyai dependensi fungsional
terhadap Y.
15
Atribut Z mempunyai dependensi transitif terhadap atribut X jika Y memiliki dependensi fungsional terhadap X dan Z memiliki dependensi fungsional terhadap Y.
Aturan-aturan normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk normal. Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Beberapa level yang biasa digunakan pada normalisasi adalah:
1. Bentuk normal pertama (1NF), biasanya dilakukan pada tabel yang memiliki atribut yang berulang.
2. Bentuk normal kedua (2NF), biasanya dilakukan jika suatu relasi sudah dalam bentuk pertama (1NF) dan semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer.
3. Bentuk normal ketiga (3NF), jika suatu relasi berada dalam bentuk normal kedua (2NF) dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.
4. Bentuk normal Boyce-Codd (BCNF), jika dan hanya jika semua penentu
(determinan) adalah kunci kandidat (atribut yang bersifat unik).
5. Bentuk normal keempat (4NF), jika suatu relasi telah berada pada BCNF dan tidak mengandung dua atribut atau lebih yang bernilai banyak.
Bentuk normal kelima (5NF), jika hanya jika setiap dependensi gabungan tersirat oleh kunci kandidat relasi.
16
MySQL merupakan sistem manajemen database yang bersifat relasional. Artinya data-data yang dikelola dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data menjadi lebih cepat. MySQL juga dapat menjalankan perintah-perintah Stucture Query Language (SQL) untuk mengelola database-database relasional yang ada didalamnya.
2.7.1 Fungsi dalam MySQL
mysql_query()
PHP tidak menyediakan fungsi khusus untuk membuat tabel atau membuat perintah/query yang terdapat dalam MySQL, sehingga untuk dapat menggunakan sintaks atau perintah dari program database MySQL, maka operasi yang digunakan adalah fungsi mysql_query(). Fungsi ini adalah untuk menjalankan perintah/query yang terdapat dalam MySQL
mysql_fetch_row()
Fungsi ini digunakan untuk menghasilkan suatu array yang berisi seluruh kolom dari sebuah baris pada suatu himpunan hasil. Format penulisannya adalah :
mysql_fetch_row(Hasil);
17
mysql_fetch_array()
Fungsi mysql_fetch_array() sama dengan fungsi mysql_fetch_row(), dimana data dibaca secara baris perbaris. Hanya saja perbedaannya adalah hasil yang diperoleh berupa array asosiatif.
2.7.2 Apache
Untuk membuat sebuah pemrograman web server side diperlukan sebuah web server. Ada banyak web server yang berkembang dan sering digunakan dalam membangun aplikasi berbasis web seperti PWS dan IIS yang dipakai oleh ASP-nya Microsoft, Web Server Netscape, Qitami, Caudium, dan Apache.
2.7.3 XAMPP
XAMPP merupakan paket PHP dan MySQL berbasis open source, yang dapat digunakan sebagai tool pembantu pengembangan aplikasi berbasis PHP. XAMPP mengkombinasikan beberapa paket perangkat lunak berbeda ke dalam satu paket, diantaranya Apache, PHP, MySQL, phpMyAdmin.
2.8 Pengertian Arsip
18
penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan.
Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pernerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti : catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan - keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering disebut sebagai berkas.
19
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut:
(a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
(b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
20
hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU.No. 7 Tahun 1971).
2.8.1 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perusahaan. Dapat pula diberikan pengertian bahwa surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima melalui pos (kantor pos) dengan menggunakan buku pengiriman (buku ekspedisi).
2.8.2 Pengertian Surat Keluar
21
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan suatu teknik penyelesaian masalah yang membagi sistem ke dalam bagian-bagian komponen kecil yang memiliki tujuan agar bagian-bagian dari komponen tersebut dapat bekerja dan berinteraksi dengan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari suatu sistem. Analisis sistem menggambarkan realisasi dari use case dalam use case diagram, dan bertindak sebagai abstraksi dari desain sistem. Tujuan dari tahap ini adalah membuat pemetaan awal mengenai perilaku yang diisyaratkan dalam sistem aplikasi ke dalam elemen-elemen pemodelan.
3.1.1 Gambaran Umum Sistem Lama
Sistem pencarian surat pada Dinas Pariwisata kabupaten Sleman keseluruhan masih dilakukan secara manual. Karyawan mencari file surat dengan memilih-milih surat yang dibutuhkan yang tersimpan pada loker arsip surat. Surat diletakkan pada loker berdasarkan kategorinya. Sedangkan untuk satu kategori terdapat lebih dari satu loker surat. Hal ini menyebabkan terjadinya pemborosan waktu dalam melakukan pencarian sebuah file surat.
22 3.1.2 Gambaran Umum Sistem Baru
Sistem yang dibuat berupa sistem informasi pengarsipan yang dikelola oleh user/pegawai Dinas Pariwisata Sleman, yang bertugas meng-update segala informasi yang diberikan oleh sistem. Maka untuk menjaga keamanan data yang tersimpan dalam sistem, user harus melakukan login untuk masuk ke dalam sistem.
Sistem informasi ini menampilkan informasi ada tidaknya surat yang dicari, nomor surat, perihal surat, tujuan surat, pengirim surat, tanggal surat, kode loker surat, file surat berupa JPEG dan DOC dan letak loker surat tersebut diletakkan. Proses mendapatkan informasi, user mencari berdasar kategori yang disiapkan oleh sistem yaitu berdasar nomor surat, perihal surat, tujuan surat, pengirim surat, ataupun bulan dan tahun surat tersebut. Sistem yang dibuat dibatasi pada :
a. Sistem memiliki fasilitas user untuk mengelola data surat. b. Sistem tidak mempunyai hak akses untuk masuk ke sistem.
23 3.1.3 Use Case Diagram
1. Use Case Diagram User
24
Use Case Diagram User menjelaskan fasilitas-fasilitas yang dapat dilakukan oleh user. User dapat memasukkan data surat, mengubah password dan data surat, mencari surat, menghapus data surat, mengubah username dan password user, mengubah dan mengapus data user. Fasilitas tersebut dapat dilakukan jika proses login yang dilakukan berhasil.
3.1.4 Diagram Alir Data/ Data Flow Diagram
3.1.4.1 Diagram Konteks / Context Diagram
Gambar 3.2 Diagram Konteks
Pada diagram konteks menunjukkan data yang mengalir ke sistem dari subsistem user. Begitu pula sebaliknya dari sistem menuju ke subsistem user. Data yang mengalir dari subsistem user ke sistem adalah username, password, data surat masuk, data surat keluar dan pencarian arsip surat kemudian sistem memberikan konfirmasi login kepada user.
25
Sedangkan data yang diberikan sistem ke subsistem user konfirmasi login, laporan arsip surat dan informasi data hasil pencarian.
3.1.4.2 Diagram Berjenjang/Decompotition Diagram
Gambar 3.3 Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DAD ke level-level lebih bawah lagi. Bagan berjenjang dapat digambar dengan menggunakan notasi proses yang digunakan di DAD.
26 3.1.4.3 DAD Proses 1 Level 1
DAD proses 1 level 1 adalah semua proses yang dilakukan oleh entitas User/ Staff yaitu proses Login, memasukkan data, mengubah password dan data, mencari data, dan menghapus data.
a. Proses login, user melakukan login untuk masuk kedalam sistem dengan memasukkan username dan password. Dan sistem mengembalikan konfirmasi login.
Gambar 3.4 DAD Login
b. Proses menambah data surat, user menambah data surat yang berupa nomor
27
Gambar 3.5 DAD Penambahan data surat
c. Proses mengubah data surat, user melakukan pengubahan data surat berupa
28
Gambar 3.6 DAD Pengubahan data surat
29
Gambar 3.7 DAD Penghapusan data surat
e. Proses mencari data surat, user melakukan proses pencarian data surat dengan
30
Gambar 3.8 DAD Pencarian data surat
3.2 Perancangan Sistem
31 3.2.1 Desain Basis Data
3.2.1.1 Conceptual Design
32 3.2.1.2 Logical Design
33 3.2.1.3 Physical Design
1. Tabel Departemen
Tabel departemen berisi data departemen
No Field Type Deskripsi
1 id_departemen
(PK) varchar(5)
Kode lokasi penyimpanan 2 nama_departemen varchar(30) Nama loker penyimpanan
Tabel 3.1 Struktur tabel Departemen
2. Tabel Letak
Tabel yang berisi surat disimpan
No Field Type Deskripsi
1 kode_loker
(PK) varchar(10)
Kode lokasi penyimpanan 2 nama_loker varchar(30) Nama loker penyimpanan
Tabel 3.2 Struktur tabel Letak
3. Tabel Staff
Tabel staff berisi data staff pengguna sistem arsip
No Field Type Deskripsi
1 Username(PK) varchar(10) Username login 2 password varchar(10) Password login 3 nama_staff varchar(50) Nama Staff 4 alamat_staff varchar(50) Alamat Staff 5 telp_staff varchar(30) Telp staff 6 id_departemen
(FK) varchar(5)
Kode yang menandakan departemen staff
34 4. Tabel Surat Masuk
Tabel surat masuk berfungsi untuk menyimpan data surat masuk
No Field Type Deskripsi
1 No_surat (PK) Varchar(320) Nomor surat masuk 2 Perihal Varchar(50) Perihal surat masuk 3 Tujuan Varchar(50) Tujuan surat masuk 4 Pengirim Varchar(50) Pengirim surat masuk
5 Tanggal Date Tanggal surat masuk
6 Kode_loker (FK)
Varchar(10) Lokasi penyimpanan arsip surat masuk
7 File Varchar(100) Softcopy arsip surat masuk 8 Username (FK) Varchar(10) Username penginput
Tabel 3.4 Struktur tabel Surat Masuk
5. Tabel Surat Keluar
Tabel surat keluar berfungsi untuk menyimpan data surat keluar
No Field Type Deskripsi
1 No_surat (PK) Varchar(320) Nomor surat keluar 2 Perihal Varchar(50) Perihal surat keluar 3 Tujuan Varchar(50) Tujuan surat keluar 4 Pengirim Varchar(50) Pengirim surat keluar 5 Tanggal Date Tanggal surat keluar 6 Kode_loker
(FK)
Varchar(10) Lokasi penyimpanan arsip surat keluar
7 File Varchar(100) Softcopy arsip surat keluar 8 Username (FK) Varchar(10) Username penginput
35 3.2.2 Desain Antar Muka
3.2.2.1Antar Muka Halaman User
1. Halaman Login User
Gambar 3.11 Desain Halaman Login
36 2. Halaman Menu Utama User
Gambar 3.12 Desain Halaman Menu Utama User
37 3. Halaman Menu Input Surat Masuk
Gambar 3.13 Desain Halaman Menu Input Surat Masuk
Pada halaman ini berisi form yang digunakan user untuk melakukan penambahan data surat masuk. Penambahan data disimpan pada table Surat_Masuk.
38
Gambar 3.14 Desain Halaman Menu View Surat Masuk
Pada menu view surat masuk terdapat halaman yang memberikan informasi tentang data surat masuk. Pada nama file surat masuk user dapat meng-klik nama file untuk menampilkan hasil scan surat mask berformat .jpeg atau .gif. Berikut gambar ketika user meng-klik nama file surat masuk :
39 5. Halaman Menu Edit Surat Masuk
Pada menu edit surat masuk terdapat form untuk mengubah data surat. Bila mengubah data, user memasukkan data surat yang dirubah, data surat yang dirubah dapat berupa perihal surat, tujuan surat, pengirim surat, tanggal surat dan loker surat. Setelah diubah tombol Simpan Perubahan berfungsi untuk menyimpan hasil ubahan ke dalam tabel Surat_Masuk.
Gambar 3.15 Desain Halaman Menu Edit Surat Masuk
40
Gambar 3.16 Desain Halaman Delete Surat Masuk
Ketika user meng-klik tombol hapus maka file surat masuk tersebut otomatis terhapus dari database sistem. Seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.16.1 Desain Halaman seteleh proses Delete Surat Masuk
41
Gambar 3.17 Desain Halaman Menu Pencarian Surat Masuk
Pada halaman menu pencarian surat masuk, pencarian dilakukan dengan meng-input-kan keyword berdasarkan perihal surat, tujuan surat, pengirim surat ataupun bulan dan tahun surat.
8. Halaman Menu Hasil Pencarian Surat Masuk
42
Gambar 3.17.2 Desain Halaman Hasil Pencarian Surat Masuk
9. Halaman Menu Input Surat Keluar
Gambar 3.18 Desain Halaman Menu Input Surat Keluar
43
penambahan data surat keluar. Penambahan data disimpan pada tabel Surat_Keluar.
10.Halaman Menu View Surat Keluar
Gambar 3.19 Desain Halaman Menu View Surat Keluar
44
Gambar 3.19.1 Desain Halaman konfirmasi file Surat Keluar
Setelah itu format surat keluar ditampilkan jika user menekan tombol “OK”, seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.19.2 Desain Halaman format Surat Keluar
11.Halaman Menu Edit Surat Keluar
45
loker surat. Setelah diubah tombol Simpan Perubahan berfungsi untuk menyimpan hasil ubahan ke dalam tabel Surat_Keluar.
Gambar 3.20 Desain Halaman Menu Edit Surat Keluar
46
Gambar 3.21 Desain Halaman Delete Surat Keluar
Ketika user meng-klik tombol hapus maka file surat keluar tersebut otomatis terhapus dari database sistem. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 3.21.1 Desain Halaman setelah proses Delete Surat Keluar
47
Pada halaman menu pencarian surat keluar, pencarian dilakukan dengan meng-input-kan keyword berdasarkan perihal surat, tujuan surat, pengirim surat ataupun bulan dan tahun surat.
Gambar 3.22 Desain Halaman Menu Pencarian Surat Keluar
14.Halaman Menu Hasil PencarianSurat Keluar
48
Gambar 3.22.2 Desain Halaman Hasil Pencarian Surat Keluar
15.Halaman Menu Input Staff
Gambar 3.23 Desain Halaman Input Staff
49 16.Halaman Menu View Staff
Gambar 3.24 Desain Halaman View Staff
Pada halaman ini ditampilan details dari data staff . Jika user meng-klik tombol view pada desain halaman input staff (lihat gambar 3.23).
17.Halaman Menu Edit Staff
50
Halaman ini muncul saat user meng-klik menu edit pada desain halaman input staff (lihat gambar 3.23). Setelah user selesai mengubah data staff kemudian tekan tombol “Simpan Perubahan” untuk memproses pengubahan data staff.
18.Halaman Menu Delete Staff
Gambar 3.26 Desain Halaman Delete Staff
51
Gambar 3.26.1 Desain Halaman setelah proses delete staff
18.Halaman Menu Input Letak
Gambar 3.27 Desain Halaman Input Letak
52 19.Halaman Menu Edit Letak
Gambar 3.28 Desain Halaman Edit Letak
53 21.Halaman Menu Delete Letak
Gambar 3.29 Desain Halaman Delete Letak
54
Gambar 3.29.1 Desain Halaman setelah proses Delete Letak
22.Halaman Menu Input Departemen
55
Pada halaman ini berisi form yang digunakan user untuk melakukan penambahan data departemen. Penambahan data disimpan pada tabel Departemen.
23.Halaman Menu Edit Departemen
Gambar 3.31 Desain Halaman Edit Departemen
56 24.Halaman Menu Delete Departemen
Gambar 3.32 Desain Halaman Delete Departemen
57
58
BAB IV
IMPLEMENTASI SISTEM
4.1 Implementasi
Proses implementasi dari perancangan sistem yang dilakukan pada bab sebelumnya dijelaskan pada Bab ini. Implementasi bertujuan untuk menerjemahkan keperluan perangkat lunak ke dalam bentuk sebenarnya yang dimengerti oleh komputer atau dengan kata lain tahap implementasi ini merupakan tahapan lanjutan dari tahap perancangan yang sudah dilakukan.
Dalam tahap implementasi ini dijelaskan mengenai perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang digunakan dalam membangun sistem ini, file-file yang digunakan dalam membangun sistem, tampilan halaman aplikasi beserta potongan-potongan script program untuk menampilkan halaman aplikasi tersebut.
4.2 Perangkat Lunak (Software) Yang Digunakan
Perangkat lunak yang digunakan dalam membangun sistem informasi pengarsipan surat instansi ini adalah :
1. Microsoft Windows XP SP2 2. Webserver XAMPP 1.5.5 3. SQLYog 50
59 5. Macromedia Flash 8
6. Adobe Flash Player 10.1 7. Mozilla Firefox
4.3 Perangkat Keras (Hardware) Yang Digunakan
Perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan sistem ini adalah : 1. Intel Core Duo 1.73 GHz
2. RAM (memory) 1 MB 3. Harddisk 120 GB 4. Keyboard dan mouse
4.4 File Yang Digunakan Dalam Sistem
Dalam membangun sistem informasi pengarsipan surat instansi ini digunakan beberapa file dalam proses implementasi sistem. Daftar file yang digunakan serta keterangan masing-masing file tersebut adalah :
4.4.1 Daftar File Pada Halaman User
60 Tabel 4.1
Struktur tabel daftar file pada halaman user
No Nama File Keterangan
1. index.php File ini berisi proses login
2. admin.php File ini merupakan halaman utama staff setelah berhasil login.
3. admin_surat_masuk.php File yang berisi form untuk meng-input-kan data surat masuk baru
4. admin_surat_masuk_del.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data surat masuk, yaitu menghapus data surat masuk.
5. admin_surat_masuk_edit.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data surat masuk, yaitu mengedit data surat masuk
6. admin_surat_masuk_view.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data surat masuk, yaitu menampilkan data surat masuk
7. admin_surat_keluar.php File yang berisi form untuk meng-input-kan data surat keluar baru
8. admin_surat_keluar_del.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data surat keluar, yaitu menghapus data surat keluar.
9. admin_surat_keluar_edit.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data surat keluar, yaitu mengedit data surat keluar
10. admin_surat_keluar_view.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data surat keluar, yaitu menampilkan data surat keluar
61
menampilkan data surat masuk
13. admin_pencarian_surat_keluar.php File ini berisi proses pencarian surat keluar 14. admin_pencarian_surat_keluar_vie
w.php
File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data surat keluar dari hasil proses pencarian, yaitu
menampilkan data surat keluar
15. admin_pengaturan.php File ini merupakan halaman utama menu pengaturan
16. admin_pengaturan_staff.php File yang berisi form untuk meng-input-kan data staff baru
17. admin_pengaturan_letak.php File yang berisi form untuk meng-input-kan data letak loker baru
18. admin_pengaturan_departemen.php File yang berisi form untuk meng-input-kan data departemen baru
19. staff_detail.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data staff yaitu
menampilkan data staff
20. staff_edit.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data staff, yaitu mengedit data staff
21. staff_del.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data staff, yaitu menghapus data staff
22. departemen_edit.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data departemen, yaitu mengedit data departemen
62
staff terhadap data departemen, yaitu menghapus data departemen
24. loker_edit.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data surat keluar, yaitu menampilkan data surat keluar
25. loker_hapus.php File ini berisi proses action yang digunakan staff terhadap data loker surat yaitu menghapus data loker surat
26. logout.php File berisi proses logout dari sistem
4.5 Implementasi Halaman User
Halaman user ditujukan untuk user dalam melakukan proses menambah, mengubah, dan menghapus data yang disajikan pada halaman user. Halaman user terdiri dari :
1. Halaman login yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem.
2. Halaman utama user yang mengakses index.php. Halaman ini berisi halaman utama user setelah login.
3. Halaman surat masuk yang mengakses admin_surat_masuk.php. Halaman ini berisi halaman untuk menambah data surat masuk.
4. Halaman surat masuk yang mengakses admin_surat_masuk_edit.php. Halaman ini berisi halaman untuk mengubah data surat masuk.
5. Halaman surat masuk yang mengakses admin_surat_masuk_del.php. Halaman ini berisi halaman untuk menghapus data surat masuk.
63
admin_pencarian_surat_masuk.php. Halaman ini berisi halaman untuk melakukan proses pencarian surat masuk.
7. Halaman surat keluar yang mengakses admin_surat_keluar.php. Halaman ini berisi halaman untuk menambah data surat keluar.
8. Halaman surat keluar yang mengakses admin_surat_keluar_edit.php. Halaman ini berisi halaman untuk mengubah data surat keluar.
9. Halaman surat keluar yang mengakses admin_surat_keluar_del.php. Halaman ini berisi halaman untuk menghapus data surat keluar.
10. Halaman pencarian surat keluar yang mengakses admin_pencarian_surat_keluar.php. Halaman ini berisi halaman untuk melakukan proses pencarian surat keluar.
11.Halaman staff yang mengakses admin_pengaturan_staff.php. Halaman ini berisi halaman untuk menambah data staff.
12. Halaman staff yang mengakses staff_edit.php. Halaman ini berisi halaman untuk mengubah data staff.
13. Halaman staff yang mengakses staff_del.php. Halaman ini berisi halaman untuk menghapus data staff.
14. Halaman letak yang mengakses admin_pengaturan_letak.php. Halaman ini berisi
halaman untuk menambah data letak.
15. Halaman letak yang mengakses letak_edit.php. Halaman ini berisi halaman untuk mengah data letak.
16. Halaman letak yang mengakses letak_hapus.php. Halaman ini berisi halaman
64
17. Halaman departemen yang mengakses admin_pengaturan_departemen.php.
Halaman ini berisi halaman untuk menambah data departemen.
18. Halaman departemen yang mengakses departemen_edit.php. Halaman ini berisi halaman untuk mengubah data departemen.
19. Halaman departemen yang mengakses departemen_hapus.php. Halaman ini berisi halaman untuk menghapus data departemen.
4.5.1 File Koneksi
File koneksi database digunakan untuk melakukan pengecekan validitas basisdata sistem apabila user mengakses halaman aplikasi yang membutuhkan basisdata.
Di bawah ini merupakan script koneksi database :
Modul Program 4.1 File koneksi.php
$koneksi = mysql_pconnect($hostname_koneksi, $username_koneksi,
$password_koneksi) or trigger_error(mysql_error(),E_USER_ERROR);
65 4.5.2 Halaman Login User
Halaman login digunakan untuk masuk ke dalam sistem admin aplikasi pencarian informasi buku.
Gambar 4.1 Halaman Login User
User mengisi username dan password untuk masuk ke dalam sistem. Jika keduanya sesuai maka sistem masuk ke halaman utama user, dan apabila tidak sesuai maka sistem kembali ke halaman login.
Berikut script proses login (index.php) :
<?php require_once('Connections/koneksi.php'); ?> <?php
// *** Validate request to login to this site. if (!isset($_SESSION)) {
session_start(); }
$loginFormAction = $_SERVER['PHP_SELF']; if (isset($_GET['accesscheck'])) {
$_SESSION['PrevUrl'] = $_GET['accesscheck']; }
if (isset($_POST['user'])) { $loginUsername=$_POST['user']; $password=$_POST['pass']; $MM_fldUserAuthorization = "";
$MM_redirectLoginSuccess = "admin.php"; $MM_redirectLoginFailed = "index.php"; $MM_redirecttoReferrer = false;
mysql_select_db($database_koneksi, $koneksi);
$LoginRS__query=sprintf("SELECT username, password FROM staff WHERE username='%s' AND password='%s'",
66
Modul Program 4.2 File index.php
4.5.3 Halaman Utama User
Saat proses login berhasil, maka sistem masuk ke halaman utama user yaitu admin.php.
Gambar 4.2 Halaman Utama User
$LoginRS = mysql_query($LoginRS__query, $koneksi) or die(mysql_error()); $loginFoundUser = mysql_num_rows($LoginRS);
if ($loginFoundUser) { $loginStrGroup = "";
//declare two session variables and assign them $_SESSION['MM_Username'] = $loginUsername;
$_SESSION['MM_UserGroup'] = $loginStrGroup;
if (isset($_SESSION['PrevUrl']) && false) { $MM_redirectLoginSuccess = $_SESSION['PrevUrl']; }
header("Location: " . $MM_redirectLoginSuccess ); }
else {
header("Location: ". $MM_redirectLoginFailed ); }
67 4.5.4 Halaman Input Surat Masuk
Gambar 4.3 Halaman Input Surat Masuk
Form data surat masuk di gambar 4.3 digunakan untuk memasukkan data surat masuk, berikut penjelasannya :
Text field No Surat diisi dengan nomor surat masuk.
Text field Perihal diisi dengan perihal surat.
Text field Tujuan diisi dengan tujuan surat.
Text field Pengirim diisi dengan pengirim surat.
Drop down Tanggal dipilih besadarkan tanggal surat masuk.
Drop down Letak dipilih oleh user untuk menyimpan file hard copy surat
masuk
File field File diisi dengan memilih file gambar berformat .jpeg atau .gif. hasil
scan surat masuk.
Jika data-data surat masuk yang dibutuhkan telah terisi, maka untuk
68
memproses data surat masuk dan menyimpannya di dalam database. Sampai disini proses memasukkan data surat masuk selesai. Berikut script proses menambah data surat masuk :
<?php
function GetSQLValueString($theValue, $theType, $theDefinedValue = "", $theNotDefinedValue = "")
{
$theValue = (!get_magic_quotes_gpc()) ? addslashes($theValue) : $theValue;
switch ($theType) {
$theValue = ($theValue != "") ? $theDefinedValue : $theNotDefinedValue; break;
$editFormAction .= "?" . htmlentities($_SERVER['QUERY_STRING']); }
if ((isset($_POST["MM_insert"])) && ($_POST["MM_insert"] == "form1")) { $lokasi_file=$_FILES['file']['tmp_name'];
$insertSQL = sprintf("INSERT INTO suratmasuk (no_surat, perihal, tujuan, pengirim, tanggal, kode_loker, file, username) VALUES (%s, %s, %s, %s, %s, %s, %s, %s)", GetSQLValueString($_POST['nosurat'], "text"), mysql_select_db($database_koneksi, $koneksi);
$Result1 = mysql_query($insertSQL, $koneksi) or die(mysql_error());
$insertGoTo = "admin_surat_masuk.php"; if (isset($_SERVER['QUERY_STRING'])) {
$insertGoTo .= (strpos($insertGoTo, '?')) ? "&" : "?"; $insertGoTo .= $_SERVER['QUERY_STRING'];
}
69
Modul Program 4.3 File admin_surat_masuk.php
4.5.5 Halaman View Surat Masuk
Gambar 4.4 Halaman View Surat Masuk
Pada halaman ini ditampilan details dari surat masuk dan juga gambar file surat masuk yang berformat .jpeg atau gif. Jika user meng-klik nama file pada halaman view surat masuk (lihat gambar 4.4) maka ditampilkan gambar file hasil scan dari surat masuk tersebut.
mysql_select_db($database_koneksi, $koneksi); $query_RsLetak = "SELECT * FROM letak";
$RsLetak = mysql_query($query_RsLetak, $koneksi) or die(mysql_error()); $row_RsLetak = mysql_fetch_assoc($RsLetak);
$totalRows_RsLetak = mysql_num_rows($RsLetak);
mysql_select_db($database_koneksi, $koneksi); $query_RsSuratMasuk = "SELECT * FROM suratmasuk";
$RsSuratMasuk = mysql_query($query_RsSuratMasuk, $koneksi) or die(mysql_error()); $row_RsSuratMasuk = mysql_fetch_assoc($RsSuratMasuk);
70
Berikut adalah gambar ketika user mengklik nama file dari surat masuk seperti pada gambar 4.4.1 :
Gambar 4.4.1 Halaman Format Surat Masuk pada View Surat Masuk
Berikut script proses view surat masuk :
Modul Program 4.4 File admin_surat_masuk_view.php
<?php
$colname_RsSuratMasuk = "-1"; if (isset($_GET['no_surat'])) {
$colname_RsSuratMasuk = (get_magic_quotes_gpc()) ? $_GET['no_surat'] : addslashes($_GET['no_surat']);
}
mysql_select_db($database_koneksi, $koneksi);
$query_RsSuratMasuk = sprintf("SELECT a.*,b.nama_loker FROM suratmasuk a,letak b WHERE a. no_surat = '%s' and a.kode_loker=b.kode_loker limit 1",
$colname_RsSuratMasuk);
$RsSuratMasuk = mysql_query($query_RsSuratMasuk, $koneksi) or die(mysql_error()); $row_RsSuratMasuk = mysql_fetch_assoc($RsSuratMasuk);
71 4.5.6 Halaman Edit Surat Masuk
Gambar 4.5 Halaman Edit Surat Masuk
Halaman ini muncul saat user meng-klik menu edit pada halaman input surat masuk (lihat gambar 4.3). Setelah user selesai mengubah data surat masuk kemudian tekan tombol “Simpan Perubahan” untuk memproses pengubahan data surat masuk. Berikut script proses edit surat masuk dapat dilihat di bawah ini :
<?php
function GetSQLValueString($theValue, $theType, $theDefinedValue = "", $theNotDefinedValue = "")
{
$theValue = (!get_magic_quotes_gpc()) ? addslashes($theValue) : $theValue;
72
Modul Program 4.5 File admin_surat_masuk_edit.php
case "defined":
$theValue = ($theValue != "") ? $theDefinedValue : $theNotDefinedValue; break;
$editFormAction .= "?" . htmlentities($_SERVER['QUERY_STRING']); }
if ((isset($_POST["MM_update"])) && ($_POST["MM_update"] == "form1")) {
$updateSQL = sprintf("UPDATE suratmasuk SET perihal=%s, tujuan=%s, pengirim=%s, tanggal=%s, kode_loker=%s, file=%s, username=%s WHERE no_surat=%s",
GetSQLValueString($_POST['perihal'], "text"),
mysql_select_db($database_koneksi, $koneksi);
$Result1 = mysql_query($updateSQL, $koneksi) or die(mysql_error());
$updateGoTo = "admin_surat_masuk.php"; if (isset($_SERVER['QUERY_STRING'])) {
$updateGoTo .= (strpos($updateGoTo, '?')) ? "&" : "?"; $updateGoTo .= $_SERVER['QUERY_STRING'];
}
header(sprintf("Location: %s", $updateGoTo)); }
$colname_RsSuratMasukEdit = "-1"; if (isset($_GET['no_surat'])) {
$colname_RsSuratMasukEdit = (get_magic_quotes_gpc()) ? $_GET['no_surat'] : addslashes($_GET['no_surat']);
}
mysql_select_db($database_koneksi, $koneksi);
$query_RsSuratMasukEdit = sprintf("SELECT * FROM suratmasuk WHERE no_surat = '%s'", $colname_RsSuratMasukEdit);
$RsSuratMasukEdit = mysql_query($query_RsSuratMasukEdit, $koneksi) or die(mysql_error());
$row_RsSuratMasukEdit = mysql_fetch_assoc($RsSuratMasukEdit); $totalRows_RsSuratMasukEdit = mysql_num_rows($RsSuratMasukEdit);
mysql_select_db($database_koneksi, $koneksi); $query_RsLoker = "SELECT * FROM letak";
$RsLoker = mysql_query($query_RsLoker, $koneksi) or die(mysql_error()); $row_RsLoker = mysql_fetch_assoc($RsLoker);
