Manual Prosedur
Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip
(Legalisasi)
Bagi Pemohon Yang Membawa Ijazah dan
Transkrip Asli
Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya
Malang
2011
Manual Prosedur
Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip
(Legalisasi)
Bagi Pemohon Yang Membawa Ijazah dan Transkrip Asli
Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 008000400-AK-09
Revisi : 0
Tanggal : 30 Mei 2011
Diajukan oleh : Ka Subag Akademik Ttd
Suminarti, SE, M.AP
Dikendalikan oleh
: Pembantu Dekan I Ttd
Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes
Disetujui oleh : Dekan Ttd
NOMOR :
008000400-AK-09
PROSEDUR
PENGESAHAN FOTO COPY IJAZAH DAN TRANSKRIP
( LEGALISASI )
BAGI PEMOHON YANG MEMBAWA IJAZAH DAN
TRANSKRIP ASLI
SUB BAGIAN
AKADEMIK
1. Tujuan Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan legalisasi ijazah dan transkrip akademik
2. Pihak Terkait 1. Alumni Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
2. Subbag Akademik
3. Sekretaris Pimpinan
4. Pimpinan (Pembantu Dekan I dan Dekan)
3. Referensi 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 17 tahun 2010 Tentang Pengelolaan &
Penyelenggaraan Pendidikan
3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas
Brawijaya
4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 10 tahun 2001 tanggal 17 April
2001 tentang Pejabat yang Berwenang Mengesahkan Foto Copy Ijazah/STTB
5. Keputusan Rektor No.074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas
Brawijaya Malang
6. Keputusan Rektor No. 196/SK/2009 Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan
Kepala Laboratorium Di Lingkungan Fakultas Kedokteran
7. Keputusan Rektor No.202/SK/2010 tentang Pedoman Pendidikan Universitas
Brawijaya Malang Tahun Akademik 2010 / 2011
8. Keputusan Rektor No.049/SK/2011 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Dekan
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang.Periode 2011 - 2015
9. Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No.
044/J10.1.17/SK/2002 tentang Penetapan Tarif Pungutan Dana Masyarakat di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
10. Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No.
62/SK/H10.7/AK/2010 tentang Pedoman Akademik Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2009/2010
4. Definisi 1. Legalisasi adalah pengesahan fotocopy ijazah atau transkrip oleh pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani bidang Akademik.
2. Ijazah adalah tanda bukti tertulis telah lulusnya mahasiswa dari jenjang pendidikan.
3. Transkrip adalah daftar nilai akhir mahasiswa selama menempuh jenjang pendidikan
4. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas
Kedokteran Universitas Brawijaya baik jurusan Pendidikan Dokter, jurusan Keperawatan maupun jurusan Gizi, Program Studi Pendidikan Dokter Gigi, Program Studi Kebidanan, Program Studi Farmasi, PPDS, Pasca Sarjana (S2 dan S3).
5. Sekretaris pimpinan adalah bagian adminstrasi yang menjembatani masalah
keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan.
6. Pimpinan adalah Pembantu Dekan I dan Dekan
7. Tidak Valid adalah tidak sesuai dengan aslinya.
5. Dokumen /
Laporan 1.2. Ijazah dan transkrip asli Foto copy ijazah dan transkrip yang akan dilegalisasi
3. Form Data Alumni
4. Bukti tanda pembayaran legalisasi ijazah / transkrip
5. Tanda terima penyerahan foto copy ijazah atau transkrip ke sekpim
6. Buku penomeran legalisasi ijazah / transkrip
fungsi Mengajukan surat permohonan permintaan legalisasi ijazah atau transkrip ke Subbag Akademik serta melakukan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Subbag Akademik
Memeriksa keaslian ijazah atau transkrip yang akan di legalisasi, memproses legalisasi ijazah atau transkrip.
3. Sekretaris pimpinan
Mengajukan permintaan penandatanganan fotocopy ijazah atau transkrip yang dilegalisasi ke pimpinan.
4. Pimpinan
Yang menandatangani legalisasi fotocopy ijazah atau transkrip akademik dalam hal ini dekan atau pembantu dekan bidang akademik
7. Waktu Yang
Dibutuhkan 5 (lima) hari
8. Prosedur Kerja 1. Alumni mengisi tracer study di komputer yang telah disediakan secara online dan mencetaknya (di print)
2. Alumni menyerahkan bukti telah mengisi tracer study dan melampirkan fotocopy ijazah
atau transkrip maksimal sebanyak 10 (sepuluh) dan menunjukkan ijazah atau transkrip asli
3. Subbag Akademik melakukan verifikasi dan memeriksa keaslian dari fotocopy ijazah
dan transkrip yang akan dilegalisasi dengan ijazah dan transkrip asli
4. Setelah diperiksa keasliannya dan benar-benar valid, Subbag akademik memperoses
legalisasi, apabila setelah diperiksa ternyata tidak valid maka proses legalisasi dihentikan dan alumni yang mengajukan legalisasi untuk sementara menunggu di bagian akademik dan dilaporkan ke pimpinan untuk di cari solusinya dan
didokumentasikan di Manual Prosedur.
5. Alumni menyerahkan biaya legalisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Sub Bagian Akademik menerima biaya legalisasi dan menyerahkan nota tanda bukti
pelunasan biaya legalisasi.
7. Subbag Akademik membubuhkan stempel legalisasi dan stempel penomeran pada
fotocopy ijazah dan atau transkrip
8. Subbag Akademik memberikan penomeran sesuai dengan nomor urut yang ada
dibuku penomeran legalisasi ijazah dan atau transkrip masing-masing jurusan/program studi dan tanggal legalisasi
9. Subbag akademik melampirkan hasil print out tracer study pada fotocopy ijazah dan
atau transkrip yang akan dilegalisasi
10. Subbag akademik mendata fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi
di buku ekspedisi
11. KaSubbag akademik memberikan paraf pada foto copy ijazah atau transkrip yang akan
dilegalisasi
12. Subbag akademik menyerahkan fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan
dilegalisasi ke Sekretaris Pimpinan
13. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan
berkas
14. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses
penandatanganan
15. Pimpinan menandatangani legalisasi ijazah dilakukan oleh Pembantu Dekan I kecuali
legalisasi ijazah yang digunakan untuk keperluan pengangkatan PNS dan kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan
16. Pimpinan mengembalikan legalisasi ijazah/transkrip niulai yang sudah ditandatangani
ke sekretaris pimpinan
17. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke
Subbag Akademik
18. Subbag akademik menerima legalisasi yang sudah ditandatangani dan membubuhkan
stempel fakultas
19. Alumni mengambil legalisasi ijazah dan atau transkrip dengan menunjukkan nota bukti
pembayaran
20. Alumni dapat mengajukan legalisasi ijazah kembali setelah 3 (tiga) bulan terhitung dari
legalisasi sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI
9. Tgl/ Bln/ Thn diberlakukan
10. Revisi 11. Flow Chart
ALUMNI
BAGIAN AKADEMIK
SEKR. PIMPINAN
PIMPINAN
(PD I & DEKAN)
mengisi blanko permohonan legalisir dengan melampirkan fotocopy ijazah atau transkrip yang akan dilegalisir dan menunjukkan ijazah atau transkrip asli Memberi kan form biodata alumniMulai
Melakukan verifikasi & memeriksa keaslian fotocopy sesuai dg naskah asli atau arsip yang ada di Fakultas Blanko pengajuan legalisir Fotocopy ijazah atau transkrip yang akan dilegalisir Ijazah atau Transkrip asli Y T Tidak memproses legalisir & menyerah kan alumni ke pimpinanForm biodata alumni
Mengisi form biodata alumni dan membayar biaya legalisir Biodata alumni Biaya legalisir Membubuhkan stempel legalisir dan penomeran pada fotocopy ijazah atau transkrip Membuatkan nota pembayaran & mengembalikan ijazah atau transkrip asli Nota pembayaran Ijazah atau Transkrip asli
Selesai memberikan nomer dan tgl legalisir sesuai masing-masing jurusan/prodi Mengambil legalisir ijazah / transkrip dengan menunjukkan nota pembayaran Legalisir ijazah atau transkrip Melampirkan data alumni ke lembar legalisir Mendata pengajuan legalisir ke buku ekspedisi Fc ijazah atau transkrip akademik yg di acc Buku ekspedisi KaSubbag akademik membubuhkan paraf pada Fc ijazah atau transkrip yang akan di legalisisr Mengirim pengajuan legalisir ke sekr. pimpinan Menandatangani buku ekspedisi & mengembalikan buku ekpedisi ke petugas akademik Fc ijazah atau transkrip akademik yg di acc Menandatangani Berkas legalisir Fc ijazah atau transkrip akademik yg sudah ditandatangani Fc ijazah atau transkrip akademik yg sudah ditandatangani Fc ijazah atau transkrip akademik yg sudah ditandatangani Membubuhkan stempel fakultas pada Fc ijazah atau transkrip akademik
12. Lampiran Kode Penomeran Legalisasi : S.Ked (Ijazah) : ………/01a/Leg/H10.7/AK/20…. S.Ked (Transkrip) : ………/01b/Leg/H10.7/AK/20….
dr. (Ijazah) : ………/02a/Leg/H10.7/AK/20….
dr. (Transkrip) : ………/02b/Leg/H10.7/AK/20….
S.Kep (Ijazah) : ………/03a/Leg/H10.7/AK/20…. S.Kep (Transkrip) : ………/03b/Leg/H10.7/AK/20….
Ns. (Ijazah) : ………/04a/Leg/H10.7/AK/20…. Ns. (Transkrip) : ………/04b/Leg/H10.7/AK/20…. S.Gz (Ijazah) : ………/05a/Leg/H10.7/AK/20…. S.Gz (Transkrip) : ………/05b/Leg/H10.7/AK/20…. RD. (Ijazah) : ………/06a/Leg/H10.7/AK/20…. RD. (Transkrip) : ………/06b/Leg/H10.7/AK/20…. S.KG (Ijazah) : ………/07a/Leg/H10.7/AK/20…. S.KG (Transkrip) : ………/07b/Leg/H10.7/AK/20…. drg. (Ijazah) : ………/08a/Leg/H10.7/AK/20…. drg. (Transkrip) : ………/08b/Leg/H10.7/AK/20…. S.Farm (Ijazah) : ………/09a/Leg//H10.7/AK/20…. S.Farm (Transkrip):.../09b/Leg//H10.7/AK/20….
Apt. (Ijazah) : ………/10a/Leg//H10.7/AK/20….
Apt. (Transkrip) : ………/10b/Leg//H10.7/AK/20…. S.Keb (Ijazah) : ………/11a/Leg/H10.7/AK/20…. S.Keb (Transkrip) : ………/11b/Leg/H10.7/AK/20….
Bd. (Ijazah) : ………/12a/Leg/H10.7/AK/20…. Bd. (Transkrip) : ………/12b/Leg/H10.7/AK/20…. PPDS (Ijazah) : ………/13a/Leg/H10.7/AK/20…. PPDS (Transkrip) : ………/13b/Leg/H10.7/AK/20…. S2 (Ijazah) : ………/14a/Leg/H10.7/AK/20…. S2 (Transkrip) : ………/14b/Leg/H10.7/AK/20…. S3 (Ijazah) : ………/15a/Leg/H10.7/AK/20…. S3 (Transkrip) : ………/15b/Leg/H10.7/AK/20…. Malang, Dekan Menyetujui dilaksanakan
Dr. dr.Karyono Mintaroem, Sp.PA
NIP. 19501116 198002 1 001
Ka.Subag Akademik
Suminarti, SE.MAP
