0
Manual Prosedur
Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip
(Legalisasi)
Bagi Pemohon Yang Tidak Membawa Ijazah
dan Transkrip Asli
Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya
Malang
2011
1
Manual Prosedur
Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip
(Legalisasi)
Bagi Pemohon Yang Tidak Membawa Ijazah dan
Transkrip Asli
Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 00800 04016 Revisi : 0 Tanggal : 30 Mei 2011Diajukan oleh : Ka Subag Akademik
-ttd-
Suminarti, SE, M.AP
Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I
-ttd-
Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes
Disetujui oleh : Dekan
-ttd-
2
Tujuan
Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan legalisasi ijazah dan transkrip akademik
Ruang Lingkup
1. Alumni
Mengajukan surat permohonan permintaan legalisasi ijazah atau transkrip ke Subbag Akademik serta melakukan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Subbag Akademik
Memeriksa keaslian ijazah atau transkrip yang akan di legalisasi, memproses legalisasi ijazah atau transkrip.
3. Sekretaris pimpinan
Mengajukan permintaan penandatanganan fotocopy ijazah atau transkrip yang dilegalisasi ke pimpinan.
4. Pimpinan
Yang menandatangani legalisisr fotocopy ijazah atau transkrip akademik dalam hal ini dekan atau pembantu dekan bidang akademik
Definisi
1. Legalisasi adalah pengesahan fotocopy ijazah atau transkrip oleh pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani bidang Akademik.
2. Ijazah adalah tanda bukti tertulis telah lulusnya mahasiswa dari satu jenjang pendidikan.
3. Transkrip adalah daftar nilai akhir mahasiswa selama menempuh satu jenjang pendidikan
4. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik jurusan Kedokteran, Keperawatan maupun jurusan Gizi.
5. Sekretaris pimpinan adalah bagian administrasi yang menjembatani masalah keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan.
6. Pimpinan adalah Pembantu Dekan I dan Dekan
Rujukan
1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 17 tahun 2010 Tentang Pengelolaan & Penyelenggaraan Pendidikan
3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas Brawijaya
4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 10 tahun 2001 tanggal 17 April 2001 tentang Pejabat yang Berwenang Mengesahkan Foto Copy Ijazah/STTB
5. Keputusan Rektor No.074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya Malang
6. Keputusan Rektor No.263/SK/2007 tentang Pedoman Pendidikan di Universitas Brawijaya Malang
7. Keputusan Rektor No. 196/SK/2009 Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Kepala Laboratorium Di Lingkungan Fakultas Kedokteran
8. Keputusan Rektor No.049/SK/2011 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang.Periode 2011 – 2015
3
9. Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No. 044/J10.1.17/SK/2002 tentang Penetapan Tarif Pungutan Dana Masyarakat di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
10. Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No. 62/SK/H10.7/AK/2010 tentang Pedoman Akademik Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2009/2010
Garis Besar Prosedur
1. Alumni mengajukan/meminta nota persetujuan dari pimpinan (Dekan/PD-1) 2. Alumni menunjukkan nota persetujuan dari pimpinan fakultas
(Dekan/PD-1/Kajur) ke Subbag akademik
3. Alumni mengisi blanko permohonan legalisasi dengan melampirkan melampirkan fotocopy ijazah atau transkrip maksimal sebanyak 10 (sepuluh) 4. Bagian akademik mengambil arsip ijazah asli atau transkrip asli di arsip fakultas 5. Subbag Akademik meneliti keaslian dari fotocopy ijazah dan transkrip yang akan dilegalisasi dengan arsip ijazah atau transkrip yang ada di fakultas dan memberikan form data alumni (tracer study) ke alumni untuk di isi
6. Alumni harus mengisi form Data Alumni yang terdapat di Subbag Akademik. 7. Setelah diperiksa keasliannya dan benar-benar asli, Subbag akademik
memperoses legalisasi, apabila setelah diperiksa ternyata palsu maka proses legalisasi dihentikan dan alumni yang mengajukan legalisisr untuk ditahan di bagian akademik dan dilaporkan ke pimpinan
8. Bagian akademik mengembalikan arsip ijazah atau transkrip asli ke tempatnya 9. Alumni menyerahkan form data alumni dan biaya legalisasi sebesar Rp 2.000,-
per lembar.
10. Subbagian Akademik menerima biaya legalisasi dan menyerahkan nota tanda bukti pelunasan biaya legalisasi.
11. Subbag Akademik membubuhkan stempel legalisasi dan stempel penomeran pada fotocopy ijazah dan atau transkrip
12. Subbag Akademik memberikan penomeran sesuai dengan nomor urut yang ada dibuku penomeran legalisasi ijazah dan atau transkrip masing-masing jurusan dan tanggal legalisasi
13. Subbag akademik melampirkan Form Data Alumni yang telah diisi pada fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi
14. Subbag akademik mendata fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi di buku ekspedisi
15. KaSubbag akademik memberikan paraf pada foto copy ijazah atau transkrip yang akan dilegalisasi
16. Subbag akademik menyerahkan fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi ke Sekretaris Pimpinan
17. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan berkas
18. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses penandatanganan
19. Pimpinan menandatangani legalisasi ijazah dilakukan oleh Pembantu Dekan I kecuali legalisasi ijazah yang digunakan untuk keperluan pengangkatan PNS dan kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan
20. Pimpinan mengembalikan legalisisr yang sudah ditandatangani ke sekretaris pimpinan
21. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke Subbag Akademik
22. Subbag akademik menerima legalisasi yang sudah ditandatangani dan membubuhkan stempel fakultas
4
23. Alumni mengambil legalisasi ijazah dan atau transkrip dengan menunjukkan nota bukti pembayaran
24. Alumni dapat mengajukan legalisasi ijazah kembali setelah 6 (enam) bulan terhitung dari legalisasi sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI
Bagan Alir ( waktu yang dibutuhkan 5 hari kerja)
ALUMNI BAGIAN AKADEMIK SEKR. PIMPINAN PIMPINAN
(PD I & DEKAN) Meminta nota persetujuan ke pimpinan Mulai Blanko pengajuan legalisir Fotocopy ijazah atau transkrip yang akan dilegalisir mengambil arsip ijazah asli atau transkrip asli di arsip fakultas mengisi blanko permohonan legalisir dengan melampirkan fotocopy ijazah atau transkrip yang akan dilegalisir Nota Persetujuan Y T Memberi-kan acc nota persetujuan Tidak Memberikan acc nota persetujuan Nota Persetujuan Menunjukkan data persetujuan yang telah di acc pimpinnan ke Subbag akademik Nota Persetujuan Memberikan blanko permohonan legalisir Blanko permohonan
5 memberikan nomer dan tgl legalisir sesuai masing-masing jurusan/prodi Memberi kan form biodata alumni Memverifikasi & memeriksa keaslian fotocopy sesuai arsip yang ada di Fakultas Y T Tidak memproses legalisir & menyerah kan alumni ke pimpinan Form biodata alumni/ tracer studi
Mengisi form biodata alumni dan membayar biaya legalisir Biodata alumni Biaya legalisir Membubuhkan stempel legalisir dan penomeran pada fotocopy ijazah atau transkrip Membuatkan nota pembayaran 1 Nota pembayaran Mengembali kan arsip ijazah asli atau transkrip asli di arsip fakultas 2 Nota pembayaran Y T
6 Selesai Mengambil legalisir ijazah / transkrip dengan menunjukkan nota pembayaran Legalisir ijazah atau transkrip Legalisir ijazah atau transkrip Legalisir ijazah atau transkrip Legalisir ijazah atau transkrip Melampirkan data alumni / tracer studi ke lembar legalisir Mendata pengajuan legalisir ke buku ekspedisi Fc ijazah atau transkrip akademik yg di acc Buku ekspedisi KaSubbag akademik membubuhkan paraf pada Fc ijazah atau transkrip yang akan di legalisir Mengirim pengajuan legalisir ke sekr. pimpinan Fc ijazah atau transkrip akademik yg di acc Menandatangani Berkas legalisir
transkrip akademik Fc ijazah atau yg sudah ditandatangani Membubuhkan stempel fakultas pada Fc ijazah atau transkrip akademik Legalisir ijazah atau transkrip Legalisir ijazah atau transkrip Legalisir ijazah atau transkrip Legalisir ijazah atau transkrip
transkrip akademik Fc ijazah atau yg sudah ditandatangani Fc ijazah atau transkrip akademik yg sudah ditandatangani Menandatangani buku ekspedisi & mengembalikan buku ekpedisi ke petugas akademik
7
Lampiran/ Keterangan Kode Penomeran Legalisasi : S.Ked (Ijazah) : …/01a/Leg/H10.7/AK/20….
S.Ked (Transkrip) : …/01b/Leg/H10.7/AK/20…. dr. (Ijazah) : …/02a/Leg/H10.7/AK/20…. dr. (Transkrip) : …/02b/Leg/H10.7/AK/20…. S.Kep (Ijazah) : …/03a/Leg/H10.7/AK/20…. S.Kep (Transkrip) : …/03b/Leg/H10.7/AK/20…. Ns. (Ijazah) : …/04a/Leg/H10.7/AK/20…. Ns. (Transkrip) : …/04b/Leg/H10.7/AK/20…. S.Gz (Ijazah) : ……5a/Leg/H10.7/AK/20…. S.Gz (Transkrip) : …/05b/Leg/H10.7/AK/20…. RD. (Ijazah) : …/06a/Leg/H10.7/AK/20…. RD. (Transkrip) : …/06b/Leg/H10.7/AK/20…. S.KG (Ijazah) : …/07a/Leg/H10.7/AK/20…. S.KG (Transkrip) : …/07b/Leg/H10.7/AK/20…. drg. (Ijazah) : ……8a/Leg/H10.7/AK/20…. drg. (Transkrip) : …/08b/Leg/H10.7/AK/20…. S.Farm (Ijazah) : …/09a/Leg//H10.7/AK/20…. S.Farm (Transkrip):..../09b/Leg//H10.7/AK/20…. Apt. (Ijazah) : …/10a/Leg//H10.7/AK/20…. Apt. (Transkrip) : …/10b/Leg//H10.7/AK/20…. S.Keb (Ijazah) : …/11a/Leg/H10.7/AK/20…. S.Keb (Transkrip) : …/11b/Leg/H10.7/AK/20…. Bd. (Ijazah) : …/12a/Leg/H10.7/AK/20…. Bd. (Transkrip) : …/12b/Leg/H10.7/AK/20…. PPDS (Ijazah) : …/13a/Leg/H10.7/AK/20…. PPDS (Transkrip) : …/13b/Leg/H10.7/AK/20…. S2 (Ijazah) : …/14a/Leg/H10.7/AK/20…. S2 (Transkrip) : …/14b/Leg/H10.7/AK/20…. S3 (Ijazah) : …/15a/Leg/H10.7/AK/20…. S3 (Transkrip) : …/15b/Leg/H10.7/AK/20…. Malang, Dekan Menyetujui dilaksanakan
Dr. dr.Karyono Mintaroem, Sp.PA
NIP. 19501116 198002 1 001 Ka.Subag Akademik Suminarti, SE.MAP NIP. 19680507 200501 2 001
