SidangTugas Akhir. : Raras Mayang Arsi NRP : Dosen Pembimbing : Dr. Ir. Sri Gunani Partiwi, M.T.

(1)

Analisis Beban Kerja untuk Menentukan

Jumlah Optimal Karyawan dan Pemetaan

Kompetensi Karyawan Berdasar pada

Job

Description

(Studi Kasus : Jurusan teknik

Industri, ITS, Surabaya)

SidangTugas Akhir

Nama : Raras Mayang Arsi NRP : 2508 100 089

Dosen Pembimbing : Dr. Ir. Sri Gunani Partiwi, M.T. Jurusan Teknik Industri

Fakultas Teknologi Industri

Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

(2)

1 • PENDAHULUAN

2 • TINJAUAN PUSTAKA

3 • METODOLOGI PENELITIAN

4 • PENGOLAHAN DAN PENGUMPULAN DATA 5 • ANALISIS DAN PEMBAHASAN

6 • SIMPULAN DAN SARAN

CONTENT

(3)

(4)

Two column bullet points

Latar Belakang

BEBAN KERJA

BEBAN KERJA MENTAL

Contoh pekerjaan yang diteliti : - pengarsipan - pencatatan - penyusunan program kerja - pengolahan data mahasiswa - dll.

(5)

Two column bullet points

Latar Belakang

Revisi Statuta 1992 :

1. Revisi pertama th. 2003 2. Revisi kedua sesuai

dengan PP 61 th. 1999 3. Revisi ketiga th. 2007 4. Revisi keempat th. 2010 (ITS, 2011) Statuta yang dilengkapi dengan Draft Organisasi

dan Tata Kelola (OTK) ITS

Analisis

permasalahan tata kelola ITS yang

mengacu pada Good University Governance (GUG) Reformasi birokrasi dan reformasi organisasi ITS

Job description berubah

Beban yang ditanggung karyawan tidak sesuai dengan jumlah karyawan

(6)

Two column bullet points

Latar Belakang

KONDISI EKSISTING

• Re-alokasi karyawan tidak berdasar pada

job

spesification

yang dibutuhkan

• Di JTI Tidak terdapat dasar penentuan jumlah

karyawan yang jelas

• Tidak terdapat penyesuaian antara beban tugas

dengan jumlah karyawan

• Tidak terdapat

Job Specification

yang jelas

untuk karyawan pada masing-masing jabatan

(7)

Perumusan Masalah

Bagaimana

merancang suatu acuan

perhitungan jumlah karyawan optimal

yang seharusnya dibutuhkan pada setiap

jabatan di struktur organisasi Jurusan

Teknik Industri ITS Surabaya sesuai

dengan beban kerja yang diberikan dan

Bagaimana

memetakan kompetensi

karyawan

berdasar pada

job description

.

(8)

Tujuan Penelitian

Mengetahui beban kerja pada unit organisasi di Jurusan Teknik Industri ITS

Surabaya

Merancang perhitungan sesuai dengan beban kerja mental dan beban kerja fisik

pada karyawan

Mengetahui jumlah karyawan optimal pada unit organisasi di Jurusan Teknik

Industri ITS Surabaya

Menentukan pemetaan kompetensi karyawan berdasar pada job description.

(9)

Manfaat Penelitian

Perhitungan yang dirancang dapat digunakan sebagai acuan dalam penentuan beban kerja karyawan Pemetaan kompetensi karyawan dapat digunakan oleh pengelola Jurusan Teknik

Industri ITS sebagai bahan evaluasi kerja karyawan

Mengimplementasikan analisis beban kerja pada penentuan jumlah karyawan di

Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya Pihak pengelola di Jurusan Teknik

Industri ITS dapat mengetahui produktivitas karyawan

(10)

Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian sesuai yang tertera pada struktur organisasi Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya

Sidang Tugas Akhir - 2508100089

Penelitian hanya dilakukan pada program sarjana Jurusan Teknik Industri ITS Pemetaan kompetensi hanya dilakukan untuk karyawan JTI Job description yang digunakan job description yang diberikan oleh JTI dengan penyesuaian setiap jabatan.

(11)

Perubahan job description yang

dilakukan pada setiap

jabatan merupakan job

description yang

digunakan sebagai acuan melakukan penelitian

Waktu pengerjaan tugas

dianggap sebagai beban

kerja fisik yang dibebankan kepada karyawan

Ruang Lingkup Penelitian

(12)

(13)

Tinjauan Pustaka

BEBAN KERJA MOSDM STRUKTUR ORGANISASI JOB ANALYSIS NASA-TLX REVIEW PENELITIAN TERDAHULU

PERHITUNGAN BEBAN KERJA (KRP/75/M.PAN/7/2004)

STUDI PENGUKURAN KERJA KOMPETENSI BERBASIS KKNI

(14)

Tinjauan Pustaka

INPUT :

Pengukuran waktu aktivitas dan pengisian kuisioner

PROSES

NASA-TLX BEBAN TUGAS PER JABATAN

Perhitungan Jumlah Optimal Karyawan

Penyesuaian Kompetensi Karyawen denganJob

Description

OUTPUT :

Jumlah jumlah optimal karyawan dan pemetaan kompetensi karyawan

berdasar pada job

description

(15)

Tinjauan Pustaka

Analisa Beban Kerja dan

Job Analysis untuk

Menentukan Jumlah Optimal Karyawan dan Pemetaan Karyawan Berdasar pada Karakteristik dan Kemampuan Kerja (Studi Kasus : Jurusan Teknik Industri ITS, Surabaya)

(Arsi, R. M., 2012)

Workload Analysis dan Job Analysis

untuk Menentukan Jumlah Karyawan yang Optimal dan Mengalokasi Karyawan pada Pekerjaan Berdasar Karakteristik dan Kemampuannya (Studi Kasus di CV. Players.com) (Anggraini, Y., 2006)

Menentukan Jumlah Karyawan yang Optimal pada Cabang Dinas Pendapatan Daerah Wilayah Surabaya Barat Berdasarkan Analisa Beban Kerja (Workload Analysis)

(Fandoyo, F.A., 2006)

Penentuan Jumlah Optimal Karyawan dengan Pendekatan Workload Analysis(Studi Kasus di UPT

Perpustakaan ITS) (Darmawan S., 2006)

Analisis Beban Kerja Mental dengan Metode NASA-TLX

(Simanjuntak, R. A., 2010)

Pemetaan karyawan denganjob analysis

Penentuan Jumlah Karyawan dengan WLA Penentuan Jumlah Karyawan dengan WLA Penentuan Jumlah Karyawan dan Analisis Beban Kerja

dengan NASA-TLX

(16)

METODOLOGI

PENELITIAN

(17)

TAHAP SIMPULAN DAN SARAN TAHAP INTERPRETASI DAN ANALISIS

TAHAP PERSIAPAN

TAHAP PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Metodologi Penelitian

(18)

STUDI LITERATUR - Prinsip dasar beban kerja -Permasalahan Sumber Daya Manusia

- Metode pengukuran NASA-TLX - Metode pengukuran WLA

STUDI LAPANGAN

- Pengamatan sistem kerja JTI ITS

TAHAP SIMPULAN DAN SARAN

TAHAP INTERPRETASI DAN ANALISIS

TAHAP PERSIAPAN

Penentuan Tujuan Penelitian

Metodologi Penelitian

(19)

PENGUMPULAN DATA

- Data Primer - Data Sekunder

PENGOLAHAN DATA

-Pengolahan NASA-TLX - Pengolahan Beban Tugas per Jabatan

- Pemetaan

KompetensiKaryawan - Perancangan jumlah optimal karyawan

Validasi Hasil dengan Pihak Pengelola JTIITS

TAHAP PERSIAPAN

Metodologi Penelitian

(20)

Analisis Pemetaan Kompetensi Karyawan

Berdasar pada Job Description

TAHAP ANALISIS DAN PEMBAHASAN

TAHAP PERSIAPAN

ANALISIS DAN

PEMBAHASAN BEBAN KERJA

-Analisis Kondisi Eksisting JTI

-Analisis NASA-TLX dan Beban Tugas per Jabatan - Analisis Jumlah Optimal Karyawan

Metodologi Penelitian

(21)

SIMPULAN DAN

SARAN

TAHAP PERSIAPAN

Metodologi Penelitian

(22)

Pengumpulan dan

Pengolahan Data

(23)

Pengumpulan&Pengolahan Data

VISI

“Menjadi institusi pendidikan tinggi Teknik Industri unggulan yang memiliki reputasi internasional dan mampu mendukung pembangunan nasional yang

berkelanjutan.”

MISI 1

Melaksanakan program pendidikan dan kegiatan penelitian di bidang Teknik Industri yang bereputasi internasional

MISI 2

Menyediakan pelayanan yang relevan dengan kebutuhan industri serta masyarakat untuk mendukung pembangunan nasional yang berkelanjutan

MISI 3

Membangun jaringan kerja sama pengembangan kegiatan pendidikan dan penelitian untuk memberdayakan sumber

daya insane dan seluruh resources yang dimiliki

MISI 4

Melakukan penelitian dan pengembangan dibidang keilmuan Teknik Industri yang berkualitas dan member kontribusi pada kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan

Koordinator Program Pascasarjana TI

Sekretariat Jurusan (Supporting Staff) Dewan Pertimbangan

Jurusan

Sekretaris Program Pascasarjana TI

Administrasi

Keuangan Administrasi Akademik KepegawaianAdministrasi Administrasi Umum PerpustakaanStaf Laboran/Teknisi Teknisi Fasilitas Kebersihan Tim Konsultasi

Kemahasiswaan Kepala

Laboratorium & Bidang Studi

Kasie Kemitraan _MagangKasie Koordinator

Pengajaran Koordinator KP Koordinator TA Kepala SeksiLaboratorium Koordinator

Program S1

(24)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PENGOLAHAN BEBAN TUGAS PER JABATAN

WAKTU KERJA EFEKTIF

(25)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PENGOLAHAN BEBAN TUGAS PER JABATAN

JAM KERJA EFEKTIF

(26)

(MENPAN, 2004)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PENGOLAHAN BEBAN TUGAS PER JABATAN

Jumlah karyawan =

309,56/336 =

0,921 ≈ 1

(27)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PENGOLAHAN BEBAN TUGAS PER JABATAN

Rekap Hasil Perhitungan untuk

Pengelola dan Karyawan JTI

(28)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PENGOLAHAN BEBAN KERJA MENTAL NASA-TLX

PERHITUNGAN NILAI

RATA-RATA WWL

Masuk dalam kategori beban kerja tinggi sekali, sehingga disarankan untuk

dikerjakan oleh

(29)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PENGOLAHAN BEBAN KERJA MENTAL NASA-TLX

Rekap Hasil Perhitungan untuk

Pengelola dan Karyawan JTI

(30)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PENGOLAHAN BEBAN KERJA MENTAL NASA-TLX

0 100 200 300 400 500 270 60 340 300 0 320

Rata-Rata Beban Kerja Pengelola Jurusan Deskriptor 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 KM KF KW P TF U

Rata-Rata Beban Kerja Karyawan Jurusan

(31)

Pengumpulan&Pengolahan Data

(32)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PENENTUAN JUMLAH OPTIMAL KARYAWAN

Rekap Hasil

Jumlah Optimal

Pengelola dan

Karyawan JTI ITS

(33)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PEMETAAN KOMPETENSI KARYAWAN

Pengklasifikasian

kompetensi 9 Level Jenjang KualifikasiKKNI

KEMAMPUAN DI BIDANG KERJA, PENGETAHUAN YANG DIKUASAI,

(34)

Pengumpulan&Pengolahan Data

PEMETAAN KOMPETENSI KARYAWAN

Hasil Pemetaan Kompetensi Karyawan Berdasar dengan Job Description

(35)

ANALISIS DAN

PEMBAHASAN

(36)

Analisis dan Pembahasan

ANALISIS KONDISI EKSISTING JURUSAN

TEKNIK INDUSTRI

42 DOSEN

13 PENGELOLA JURUSAN

21 KARYAWAN

(

SUPPORTING STAFF

)

Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan

Koordinator Program Pascasarjana TI

Sekretariat Jurusan (Supporting Staff) Dewan Pertimbangan

Jurusan

Sekretaris Program Pascasarjana TI

Administrasi

Keuangan Administrasi Akademik KepegawaianAdministrasi Administrasi Umum PerpustakaanStaf Laboran/Teknisi Teknisi Fasilitas Kebersihan Tim Konsultasi

Kemahasiswaan Kepala

Laboratorium & Bidang Studi

Kasie Kemitraan _MagangKasie Koordinator

Pengajaran Koordinator KP Koordinator TA Kepala SeksiLaboratorium Koordinator

Program S1

Ketua RMK

STRUKTUR FUNGSIONAL

Kepala Sub Bagian

(KASUBAG)

Struktur Organisasi

≠

(37)

Analisis dan Pembahasan

ANALISIS BEBAN KERJA SESUAI

KEP/75/M.PAN/7/2004

SEKRETARIS JURUSAN



646,56 menit



1,93 orang

KASUBAG JURUSAN



553,72 menit



1,656 orang

SEKRETARIS JURUSAN



2 ORANG

(38)

Analisis dan Pembahasan

ANALISIS BEBAN KERJA MENTAL

DENGAN NASA-TLX

SEKRETARIS JURUSAN



86 

tinggi sekali

KASUBAG JURUSAN



87 

tinggi sekali

DESKRIPTOR BERPENGARUH PADA PENGELOLA

JURUSAN



PERFORMANSI (P)

DESKRIPTOR BERPENGARUH PADA KARYAWAN

(39)

Analisis dan Pembahasan

ANALISIS PENENTUAN JUMLAH OPTIMAL

KARYAWAN

Faktor ketepatan waktu sangat berpengaruh dalam

pekerjaan

Terdapat beberapa jabatan

dengan hasil jumlah

optimal

≠

Jumlah karyawan eksisting

Sekretaris Jurusan,

Kasubag, Juru Bayar, Juru

Beli, Staff Akademik,

Petugas Kepegawaian

(40)

Analisis dan Pembahasan

ANALISIS PEMETAAN KOMPETENSI

KARYAWAN

DISESUAIKAN DENGAN JENJANG PENDIDIKAN

DI INDONESIA Lebih Dari 1 Level Pada

Beberapa Jabatan

(juru beli, staff akademik, pelaksana administrasi, inventaris dan fasilitas, petugas

administrasi PHKI, laboran)

Memungkinkan jabatan diisi oleh lebih dari satu orang dengan jenjang kualifikasi berbeda

Jabatan Dengan Spesifikasi Khusus

(juru bayar, staff akademik, teknisi komputer, dan petugas

ruang baca)

Diperlukan kompetensi spesifik untuk menjalankan tugas. Pemilihan program studi

ditentukan dari penyesuaian job description

(41)

SIMPULAN DAN

SARAN

(42)

Simpulan Dan Saran

SIMPULAN

Beban kerja pada unit organisasi di JTI mengindikasikan adanya kelebihan beban kerja .

Pendekatan Beban Tugas per Jabatan :

Sekretaris jurusan  646,56 menit 

2 ORANG

Juru beli  316,7 menit 

1 ORANG

Beban kerja mental dengan NASA-TLX :

Sekretaris jurusan  rata-rata WWL 84  TINGGI SEKALI

(43)

Simpulan Dan Saran

SIMPULAN

Perhitungan gabungan menggunakan 2 variabel yang

didapatkan dari dua perhitungan sebelumnya. Total waktu

penyelesaian tugas pada pendekatan beban tugas per jabatan

diindikasikan sebagai beban fisik, sedangkan beban kerja mental diperoleh dari nilai rata-rata WWL pada perhitungan NASA-TLX. Proporsi untuk beban kerja fisik adalah 0,6 dan beban kerja mental 0,4. Pada perhitungan ini nantinya akan didapatkan koefisien beban kerja (Z)

(44)

Simpulan Dan Saran

SIMPULAN

Jumlah optimal karyawan yang diperlukan :

1 orang ketua jurusan

2 orang sekretaris jurusan

1 orang kepala laboratorium

1 orang untuk koordinator tugas akhir

1 koordinator kerja praktek

2 Kasubag.

2 orang untuk juru bayar

2 orang juru beli

6 orang staff akademik

2 orang pelaksana administrasi

1 orang teknisi komputer

1 orang inventaris dan fasilitas

2 orang petugas kepegawaian

1 orang petugas administrasi PHKI

3 orang petugas ruang baca

2 orang petugas kebersihan

2 orang petugas parkir

(45)

Simpulan Dan Saran

SIMPULAN

Hasil pemetaan kompetensi karyawan :

Juru Bayar  level 5

Juru Beli  level 2

Staff Akadmeik  level 5, 4 , dan 3

Pelaksana Akdmk. _{level 2 dan 1}

Teknisi Komputer  level 5

Inventaris&Fasil.  level 2 dan 1

Petugas kepegwn. level 2

Admin PHKI  level 5 dan 2

Petugas R.Baca  level 5

Petugas Kbrsihan & Petugas Parkir  level 1

(46)

Simpulan Dan Saran

SARAN

Pada penelitian selanjutnya dapat dibuat pengukuran beban kerja untuk setiap

macam pekerjaan. Sehingga apabila terjadi alokasi tugas dari satu jabatan ke jabatan lainnya, dapat digunakan sebagai

patokan beban tugas yang akan dialokasikan.

Pada objek amatan, untuk lebih mengoptimalkan kerja dari karyawan, dapat dilakukan evaluasi kompetensi

karyawan sesuai dengan pemetaan kompetensi yang telah dilakukan

(47)

• Anggraini, Y., 2006, Workload Analysis dan Job Analysis untuk Menentukan Jumlah Karyawan yang Optimal dan Mengalokasi Karyawan pada Pekerjaan Berdasar Karakteristik dan Kemampuannya (Studi Kasus di CV. Players.com),Tugas Akhir Mahasiswa Jurusan Teknik Industri FTI ITS, Surabaya.

• Chang, S.Y. & Chen, T.H., 2006, „Discriminating Relative Workload Level by Data Envelopment Analysis‟, Industrial Ergonomic.

• Darmawan, S., 2006, Penentuan Jumlah Optimal Karyawan dengan Pendekatan Workload

Analysis(Studi Kasus di UPT Perpustakaan ITS), Tugas Akhir Mahasiswa Jurusan Teknik Industri FTI

ITS, Surabaya.

• David, F. R., 2005, Strategic Management : Concept and Cases, 10thedition, Prentice Hall, New Jersey.

• Dessler, G. & Dharma, A., 2005, Manajemen Personalia, Erlangga, Jakarta.

• Didomenico, A. & Nussbaumb, M., 2008, „Interactive Effects of Physical and Mental Workload on Subjective Workload Assessment‟, Industrial Ergonomic.

• Fandoyo, F. A., 2006, Menentukan Jumlah Karyawan yang Optimal pada Cabang Dinas Pendapatan Daerah Wilayah Surabaya Barat Berdasarkan Analisa Beban Kerja (Workload Analysis),Tugas Akhir

Mahasiswa Jurusan Teknik Industri FTI ITS, Surabaya.

Daftar Pustaka

(48)

• Hart, S. & Staveland, L. E., 1988, Development of NASA-TLX (Task Load Index),San Jose State University,

California.

• ITS, R, 2008, Sejarah Institut Teknologi Sepuluh Nopember (Online) available <URL:http://www.its.ac.id>

(Accessed 27 February 2012).

• ITS, S. K, 2011, Statuta ITS 2011 (Draft), (Online) available <URL:http://www.blog.its.ac.id> (Accessed 27

February 2012).

• Kurnia, A., 2010, Pengertian Analisis Beban Kerja, (Online) available

<URL:http://www.adilkurnia.wordpress.com> (Accessed 25 February 2012).

• MENPAN, 2004, Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil.Keputusan Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004, Jakarta

• Moekiyat, 1985, Analisis Jabatan, Penerbit Alumni, Bandung.

• National Institute of Health, 2001, Workload Analysis,(Online) available <URL:http://www.od.nih.gov>

(Accessed 25 February 2012).

• Simamora, H., 1995, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN,

Jogjakarta.

Daftar Pustaka

(49)

• Simanjuntak, R. A., 2010, Analisis Beban Kerja Mental dengan Metode NASA-TLX,Tugas Akhir

Mahasiswa Jurusan Teknik Industri Institut Sains & Teknologi AKPRIND, Yogyakarta

• Tim Sosialisasi KKNI, 2012, Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia, Kementrian Pendidikan dan

Kebudayaan, Jakarta

• Wignjosoebroto, S., 2008, Ergonomi Studi Gerak dan Waktu, Guna Widya, Jakarta.

.

• Young, G. & Zavelina, L., 2008, „Assessment of Workload Using NASA Task Load Index in Perianesthesia Nursing‟.

• Ardi, Munir. 2012. Daftar Hari Libur Nasional dan Cuti, (Online) available <URL:http://

smp3lembang.blogspot.com> (Accessed 8 Mei 2012).

Daftar Pustaka

(50)

(51)

Cara Perhitungan Waktu Penyelesaian

Tugas

1. Terdapat 1 kegiatan/hari

2. Kegiatan dilakukan per 1 bulan

 1 kegiatan / 20 hari = 0,05

Standar Kemampuan Rata-Rata Penyelesaian Tugas

Beban Tugas x

(52)

Cara Pengkategorian Beban Kerja

Mental

Simanjuntak, 2010

Penggabungan range beban

kerja rendah dan sedang 

0-29

Dimaksudkan untuk lebih mempermudah dalam

pengkategorian dan menghindari adanya

keambiguan antara agak tinggi, tinggi, dan tinggi

(53)

Penentuan Kategori Beban Kerja

Fisik

Pengkategorian beban kerja fisik disesuaikan dengan

kategori beban kerja mental

(54)

Pada kasus dengan tipe pekerjaan berbeda, proporsi ini bisa berbeda

pula

Penentuan Koefisien Beban Kerja

(Z)

Penentuan

range

koefisien disesuaikan dengan beban kerja

fisik dan beban kerja mental

Pengkategorian beban kerja diambil dari kategori beban

kerja yang telah dirancang sebelumnya

Proporsi

beban kerja fisik

(0,6)

dan beban kerja mental (0,4) diperoleh dari judgement

pihak pengelola jurusan dengan peneliti berdasar dengan tipe

(55)

Menghitung nilai Z sesuai dengan rumus yang telah

dirancang

Menghitung rata-rata WWL dengan NASA-TLX

Menyesuaikan total waktu penyelesaian dengan nilai beban

kerja fisik

Langkah Penentuan Jumlah Optimal

Karyawan

Menghitung total waktu penyelesaian tugas dengan cara

pendekatan beban tugas per jabatan

Menyesuaikan rata-rata WWL dengan nilai beban kerja

mental

(56)

Jika nilai Z berada pada rentang nilai 3,51-4, maka

diperlukan penambahan 1 karyawan pada jabatan

yang bersangkutan

Con‟t

(57)

Penentuan Level Jenjang Kualifikasi

setiap Jabatan

Penyesuaian

dengan

job

description

(58)

Con‟t

DESKRIPTOR KKNI

SESUAI DENGAN

(59)

(60)

(61)

(62)

(63)

(64)

(65)

(66)

(67)