PROSEDUR MUTU SELEKSI BEASISWA MELALUI BANK DATA BEASISWA

(1)

1. Tujuan

Prosedur ini memberikan pedoman untuk pelaksanaan penyeleksian beasiswa melalui bank data beasiswa mahasiswa Politeknik Negeri Semarang.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan seleksi beasiswa di Politeknik Negeri Semarang. 3. Uraian Umum

3.1. Program Beasiswa adalah suatu program untuk membantu biaya pendidikan bagi mahasiswa yang secara akademik sesuai persyaratan yang ditetapkan oleh instansi pemberi beasiswa.

3.2. Bank Data Beasiswa adalah kumpulan data mahasiswa calon penerima beasiswa yang ditetapkan oleh lembaga (PM 7.5.10/L1).

3.3. Mahasiswa calon penerima beasiswa adalah mahasiswa yang tercatat aktif sebagai mahasiswa Politeknik Negeri Semarang mulai dari semester I (satu) sampai dengan semester IV (empat). 3.4. Persyaratan peserta bank data beasiswa adalah Fotokopi KTM yang berlaku, Fotokopi Kartu

Kepala Keluarga, Surat Keterangan Tidak Mampu, Daftar Penghasilan Orang Tua, fotokopi KHS semester awal sampai dengan semester akhir pada saat pendaftaran.

3.5. Penyerahan persyaratan / pendaftaran bank data beasiswa sesuai dengan pengumuman yang diterbitkan oleh pimpinan lembaga.

3.6. Pengumuman penerimaan beasiswa ditentukan oleh instansi instansi pemberi beasiswa 4. Prosedur

4.1 Direktur

4.1.1 Menerima surat penawaran pemberian beasiswa dari instansi instansi pemberi beasiswa 4.1.2 Mendisposisi surat penawaran pemberian beasiswa ke PD III

4.2. PD III

4.2.3. Menerima dan mendisposisi surat penawaran beasiswa ke Kabag AAK 4.3. Kabag AAK

4.3.1. Menerima dan mendisposisi surat penawaran beasiswa ke Kasubbag AAK 4.4. Kasubbag AAK

4.4.1. Menerima dan mendisposisi surat penawaran beasiswa ke Koord. Urusan Kemahasiswaan.

(2)

PROSEDUR MUTU

No. PM

7.5.12 SELEKSI BEASISWA

MELALUI BANK DATA BEASISWA

Revisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman 2 /

6

4.5. Koord. Urusan Kemahasiswaan

4.5.1. Menerima dan mendisposisi surat penawaran beasiswa ke Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa.

4.6. Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa

4.6.1. Menerima, memproses dan mengarsip surat penawaran beasiswa dari Koord. Urusan Kemahasiswaan.

4.6.2. Menyiapkan dan menyerahkan fotokopi bank data beasiswa ke Koord. Urusan Kemahasiswaan.

4.7.1. Menerima fotokopi bank data beasiswa dari Pelaksana bidang kesejahteraan mahasiswa. 4.7.2. Membuat konsep daftar nominatif peserta seleksi sesuai ketentuan yang ditetapkan dari

instansi pemberi beasiswa berdasar bank data beasiswa.

4.7.3. Menyerahkan konsep daftar nominatif peserta seleksi ke Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa untuk diproses menjadi konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi.

4.8.1. Menerima dan mengetik konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi.

4.8.2. Menyerahkan ketikan konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi ke Koord. Urusan Kemahasiswaan.

4.9.1. Menerima, memeriksa dan menyerahkan ketikan konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi kepada Kasubbag AAK.

4.10. Kasubbag AAK

4.10.1. Menerima, memeriksa, memaraf dan menyerahkan hasil ketikan konsep jadi daftar nominatif peserta seleksi sebagai daftar nominatif peserta seleksi kepada Kabag AAK. 4.11. Kabag AAK

4.11.1. Menerima dan memeriksa daftar nominatif peserta seleksi.

4.11.2. Memilih dan menentukan usulan akhir penerima beasiswa apabila keputusannya ditentukan oleh Direktur.

(3)

4.11.3. Membuat usulan calon peserta seleksi penerima beasiswa apabila keputusannya ditentukan oleh instansi pemberi beasiswa.

4.11.4. Menyerahkan usulan akhir penerima beasiswa atau usulan calon peserta seleksi penerima beasiswa kepada PD III.

4.12. PD III

4.12.1. Menerima, memeriksa, menetapkan dan atas nama Direktur menandatangani usulan akhir penerima beasiswa sebagai penerima beassiwa.

4.12.2. Menerima, memeriksa dan atas nama Direktur menandatangani usulan calon peserta penerima beasiswa.

4.12.3. Menyerahkan Daftar Penerima Beasiswa dan atau Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa ke Kasubbag AAK melalui Sekretaris Pimpinan.

4.13. Kasubbag AAK

4.13.1. Menerima Daftar Penerima Beasiswa dan atau Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa yang telah ditandatangani dan menyerahkan ke Koord. Urusan Kemahasiswaan

4.14.Koord. Urusan Kemahasiswaan

4.14.1. Menerima Daftar Penerima Beasiswa dan atau Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa telah ditandatangani dan menyerahkan ke Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa. 4.15. Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa

4.15.1. Menerima Daftar Penerima Beasiswa dan atau Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa 4.15.2. Membuat konsep Pengumuman Penerima Beasiswa dan atau mengirim Daftar Usulan

Calon Penerima Beasiswa ke instansi pemberi beasiswa. (Prosedur penetapan penerima beasiswa dari Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa diatur mulai poin 4.25)

4.15.3. Menyerahkan konsep Pengumuman Penerima Beasiswa kepada Koord. Urusan Kemahasiswaan.

4.15.4. Mengarsip fotokopi Daftar Usulan Calon Penerima Beasiswa yang dikirim ke instansi pemberi beasiswa.

4.16.1. Menerima, memeriksa serta memaraf konsep Pengumuman Penerima Beasiswa dari

(4)

PROSEDUR MUTU

No. PM

7.5.12 SELEKSI BEASISWA

MELALUI BANK DATA BEASISWA

Revisi 2

Halaman 4 /

6

4.16.2. Menyerahkan konsep Pengumuman Penerima Beasiswa yang telah diparaf kepada Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa.

4.17.1. Menerima konsep Pengumuman Penerima Beasiswa yang telah diparaf oleh Koord. Urusan Kemahasiswaan.

4.17.2. Membuat konsep jadi Pengumuman Penerima Beasiswa.

4.17.3. Menyerahkan konsep jadi Pengumuman Penerima Beasiswa kepada Koord. Urusan Kemahasiswaan.

4.18.1. Menerima, memeriksa dan meneruskan konsep jadi Pengumuman Penerima beasiswa kepada Kasubbag AAK.

4.19. Kasubbag. AAK

4.19.1. Menerima, memeriksa, memaraf dan meneruskan konsep jadi Pengumuman Penerima Beasiswa kepada Kabag AAK.

4.20. Kabag AAK

4.20.1. Menerima, memeriksa, memaraf dan meneruskan konsep jadi Pengumuman Penerima Beasiswa kepada Pembantu Direktur III.

4.21. Pembantu Direktur III

4.21.1. Menerima, memeriksa dan atas nama Direktur menandatangani konsep jadi Pengumuman Penerima Beasiswa.

4.21.2. Menyerahkan Pengumuman Penerima Beasiswa yang telah ditandatangani kepada Kasubbag. AAK melalui Sekretaris Pimpinan.

4.22. Kasubbag AAK

4.22.1. Menerima dan menyerahkan Pengumuman Penerima Beasiswa kepada Koord. Urusan Kemahasiswaan.

4.23.1. Menerima dan menyerahkan Pengumuman Penerima Beasiswa kepada Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa.

(5)

4.24.1. Menerima dan menempel Pengumuman Penerima Beasiswa pada papan pengumuman. 4.24.2. Memberikan tembusan kepada Jurusan.

4.25. Direktur

4.25.1. Menerima Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa dari instansi pemberi beasiswa. 4.25.2. Mendisposisi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa kepada Pudir III.

4.26. Pudir III

4.26.1. Menerima dan mendisposisi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa kepada Kabag AAK. 4.27. Kabag AAK

4.27.1. Menerima dan mendisposisi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa kepada Kasubbag AAK.

4.28. Kasubbag AAK

4.28.1. Menerima dan mendisposisi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa kepada Koord. Urusan Kemahasiswaan.

4.29.1. Menerima dan mendisposisi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa kepada Pelaksana Bidang Kesejahteraan Mahasiswa.

4.30.1. Menerima dan mengarsip Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa

4.30.2. Menempel fotokopi Surat Pemberitahuan Penerima Beasiswa beserta lampirannya sebagai pengumuman.

5. Lampiran

PM.7.5.10/L1 Formulir Bank Data Beasiswa

(6)

PROSEDUR MUTU

No. PM

7.5.12 SELEKSI BEASISWA

MELALUI BANK DATA BEASISWA

Revisi 2

Halaman 6 /