STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

(1)

STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS JAMBI

(2)

DAFTAR ISI

Hal

1. SOP- AK-01 Registrasi Mahasiswa... 1

2. SOP- AK-02 Kontrak Perubahan Rencana.Studi Mahasiswa... 4

3. SOP- AK-03 Surat Cuti Akademik ……... 7

4. SOP- AK-04 Surat Keterangan Pindah Kuliah... 10

5. SOP-AK-05 Surat Keterangan Pernah Kuliah ………. 13

6. SOP- AK-06 Surat Pengantar Penelitian Dosen... 16

7. SOP- AK-07 Surat Tugas Dosen ………... 19

8. SOP- AK-08 Evaluasi Akhir Semester ... 22

9. SOP- AK-09 Penjadualan Mata Kuliah ... 25

10. SOP- AK-010 Surat Pengantar Ujian Susulan UTS/ UAS ... 28

11. SOP- AK-011 Nilai Ujian Susulan ... 31

12. SOP- AK-012 Layanan Legalisir ...….... 34

13. SOP- AK-013 Surat Keterangan Aktif Kuliah... 37

14. SOP- AK-014 Surat Keterangan Lulus ... 40

15. SOP- AK-015 Syarat Penerbitan Transkrip Sementara... 43

16. SOP- AK-016 Syarat Penerbitan Transkrip Akhir... 46

17. SOP- AK-017 Layanan Wisuda ... 49

18. SOP- AK-018 Layanan Kukerta /Magang/PKL... 52

19. SOP- AK-019 Monitoring Perkuliahan ... 55

20. SOP- AK-020 Penerbitan Surat Keputusan ... 58

(3)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 1 FAKULTAS

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

Prosedur Operasional Baku

(Standard Operating Procedure)

KODE DOKUMEN : SOP-AK-01

JUDUL : REGISTRASI MAHASISWA TANGGAL DIKELUARKAN:

UNIT : FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI FINAL

I. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk :

1. Memberi arahan tentang tatacara registrasi mahasiswa dalam pengambilan mata kuliah ; 2. Menjadi pedoman bagi dosen dan mahasiswa dalam melaksanakan perkuliahan dan evaluasi ;

3. Menjadi pedoman bagi Pembimbing Akademik, Ketua Jurusan / Program Studi, Pimpinan Fakultas dan staf Administrasi dalam pelayanan akademik.

II. RUANG LINGKUP SOP ini meliputi :

1. Registrasi mahasiswa

2. Kontrak mata kuliah dan beban studi 3. Persiapan perkuliahan

4. Pelaksanaan perkuliahan III. DASAR HUKUM

1. Peraturan Akademik Universitas Jambi

2. Peraturan Akademik Fakultas Pertanian Universitas Jambi 3. Kalender Akademik Universitas Jambi

IV. DEFINISI

1. Registrasi mahasiswa adalah proses pendaftaran dimana seorang mahasiswa dapat dianggap

sah untuk mendapatkan pelayanan dan hak-haknya;

2. Kontrak Kuliah adalah pernyataan tentang hak mahasiswa untuk mengikuti mata kuliah atau seperangkat mata kuliah pada tiap semester yang dapat diakses secara on line disiakad pada

(4)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 2 Kartu Rencana Studi dan Kartu Studi Mahasiswa (KSM) sesuai dengan ketentuan yang berlaku tentang beban studi mahasiswa.

V. PERSYARATAN

1. Mahasiswa yang dapat mengontrak mata kuliah adalah mahasiswa yang telah mendaftar atau

mendaftar ulang pada semester yang akan diikuti ;

2. Besarnya beban studi pada semester I dan semester II disesuaikan dengan paket kuliah pada

Program studi yang diikuti ;

3. Beban studi pada semester berikutnya untuk mata kuliah dengan status kontrak baru dan/atau

Ulang bergantung pada besarnya beban sks yang diperkenankan pada semester sebelumnya

dengan pola ganjil-ganjil dan genap-genap ;

Contoh : kontrak semester III bergantung pada IP semester I dan kontrak semester IV

bergantung pada IP semester II ;

4. Beban studi maksimum yang dapat dikontrak secara keseluruhan, termasuk status perbaikan

Nilai (P) atau (B+U+P) adalah 24 sks.

5. Beban studi yang dapat dikontrak pada semester berikutnya untuk kontrak baru (B) dan /atau Ulang(U) adalah sebagai berikut :

IP Beban Studi Maksimum

(SKS) < 1,5 12 1,5 - < 2,0 15 2,0 - < 2.5 18 2,5 - < 3,0 21 ≥ 3,0 24

VI. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. mahasiswa membayar uang spp/ukt di bank yang ditunjuk dan mengentri kontrak mata kuliah secara on line, sesuai jadual yang telah ditentukan oleh pihak rektorat ; 2. mahasiswa mencetak krs dan mengajukan kepada pembimbing akademik masing- masing yang telah ditunjuk untuk konsultasi dan minta persetujuan serta tanda tangan;

3. mahasiswa menyerahkan 1 lembar krs dan khs di bagian akademik untuk di dokumentasikan.

VII. SANKSI

1. Keterlambatan dalam pembayaran SPP/UKT pada jadual yang telah ditentukan, maka Mahasiswa tidak dapat membuka akses kontrak mata kuliah dan dianjurkan untuk cuti

(5)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 3 akademik .

VIII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan/Wadek BAKSI

2. Dosen Pembimbing Akademik/ Jurusan/Prodi 3. Kasubbag. Akademik

4. LPTIK 5. Mahasiswa

PROSEDUR DOKUMEN SOP-AK-01 PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA

No Kegiatan PenanggungJawab/Pelaksan a Waktu /maks.* *) Dokumen 1 2 3 4 5

1 REGISTRASI DAN PEMBAYARAN ON LINE DI BANK;

√

1 hari -

2 USUL PEMBIMBING AKADEMIK UNTUK MARU;

√ √ 2 hari SK

Dekan

3

KONSULTASI DENGAN DOSEN

PEMBIMBING AKADEMIK

DALAM MENGISI KRS ON LINE;

√ √ √ 2 hari - 4 MEMBIMBING, MENYETUJUI DAN MENANDATANGANI KRS; √ √ √ 1 hari - 5 MAHASISWA MENGENTRI KRS YANG TELAH DISETUJUI PA;

√ √ √ 2 hari -

6 PENGUMPULAN KHS DAN KRS ; √ 7 hari KRS, _KSM

7

PENERBITAN/PENGUMUMAN DAFTAR PESERTA KULIAH DAN ABSENSI MATA KULIAH

√ 1 hari

-

Keterangan :

**) Waktu : Batas waktu maksimal atau waktu paling lama yang diperlukan

(6)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : KONTRAK PERBAIKAN RENCANA STUDI MAHASISWA

TANGGAL DIKELUARKAN: UNIT : FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI FINAL

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara kontrak perbaikan rencana studi mahasiswa ; 2. Menjadi pedoman bagi dosen dan mahasiswa dalam melaksanakan perkuliahan dan evaluasi ;

3. Menjadi pedoman bagi Pembimbing Akademik, Ketua Jurusan / Program Studi, Pimpinan Fakultas dan staf Administrasi dalam pelayanan akademik.

1. Registrasi perbaikan kontrak mata kuliah mahasiswa 2. Kontrak mata kuliah dan beban studi

III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Registrasi perbaikan mata kuliah mahasiswa adalah proses pendaftaran dimana seorang

mahasiswa dapat dianggap melakukan perbaikan kontrak (Final) atas mata kuliah yang dikontrak sebelumnya dalam batas waktu yang telah dijadualkan.

2. Kontrak perbaikan mata kuliah adalah pernyataan tentang hak mahasiswa untuk mengikuti mata kuliah atau seperangkat mata kuliah pada semester yang akan datang yang

ditulis pada Kartu Rencana Perbaikan Studi Mahasiswa. V. PERSYARATAN

(7)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 5 1. Mahasiswa yang dapat melaksanakan perbaikan kontrak mata kuliah adalah mahasiswa yang

telah mengontrak mata kuliah sesuai dengan jadual yang telah ditentukan. VI. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. MAHASISWA YANG AKAN MELAKSANAKAN PERBAIKAN KONTRAK MATA KULIAH SECARA ON LINE, SESUAI JADUAL YANG TELAH DITENTUKAN OLEH PIHAK FAKULTAS ;

2. MAHASISWA MENCETAK KPRS DAN MENGAJUKAN KEPADA PEMBIMBING AKADEMIK MASING-MASING YANG TELAH DITUNJUK UNTUK KONSULTASI DAN MINTA PERSETUJUAN SERTA TANDA TANGAN;

3. MAHASISWA MENYERAHKAN 1 LEMBAR KPRS DI BAGIAN AKADEMIK UNTUK DI DOKUMENTASIKAN.

VII. SANKSI

1. Keterlambatan dalam Pengisian KPRS sesuai dengan jadual yang telah ditentukan , maka

Mahasiswa tidak dapat membuka akses kontrak mata kuliah. VIII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

1. Wadek BAKSI

2. Dosen Pembimbing Akademik/Ketua Jurusan 3. Kasubbag. Akademik

4. Mahasiswa

PROSEDUR DOKUMEN SOP-AK-02 PROSEDUR KPRS No Kegiatan PenanggungJawa b/Pelaksana Waktu /maks.**) Doku men 1 2 3 4 1

MAHASISWA YANG AKAN

MELAKSANAKAN PERBAIKAN

KONTRAK MATAKULIAH SECARA ON LINE, SESUAI DENGAN JADUAL YANG TELAH DITENTUKAN OLEH PIHAK FAKULTAS ;

√

7 hari -

2

MAHASISWA MENCETAK KPRS DAN MENGAJUKAN KEPADA PEMBIMBING AKADEMIK MASING-MASING YANG TELAH DITUNJUK UNTUK KONSULTASI DAN MINTA PERSETUJUAN SERTA TANDA TANGAN ;

(8)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 6 3 MAHASISWA MENYERAHKAN 1 LEMBAR KPRS DI BAGIAN AKADEMIK UNTUK DI DOKUMENTASIKAN √ √ 7 hari Arsip FAKULTAS PERTANIAN LEVEL DOKUMEN

JUDUL : SURAT PENGANTAR CUTI KULIAH TANGGAL DIKELUARKAN: UNIT : FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI FINAL

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tatacara pengajuan cuti kuliah ;

2. Menjadi pedoman bagi Pembimbing Akademik, Ketua Jurusan / Program Studi, Pimpinan Fakultas dan staf akademik dalam pelayanan pengajuan cuti kuliah

I. RUANG LINGKUP SOP ini meliputi :

1. Pengertian Cuti kuliah 2. Persyaratan Cuti Kuliah

3. Prosedur pelaksanaan pengajuan Cuti Kuliah III. DASAR HUKUM

(9)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 7 IV. DEFINISI

1. Cuti Kuliah adalah tidak mengikuti kegiatan akademik karena alasan tertentu bagi Mahasiswa dapat diberikan yang diajukan per semester, sebanyak 2 (dua) kali selama masa studi.

V. PERSYARATAN

1. Bukan mahasiswa putus studi / drop out

2. Telah mengikuti perkuliahan sekurang-kurangnya 2 semester 3. Tidak dalam keadaan diskorsing

4. Bukan penerima beasiswa

5. Harus ada persetujuan tertulis dari Dekan dan Dosen Pembimbing Akademik 6. Melampirkan alasan cuti kuliah, jika :

a. Sakit atau alasan kesehatan, harus melampirkan Surat Keterangan Dokter b. Kesulitan ekonomi, harus melampirkan pernyataan orang tua /wali mahasiswa c. Alasan lainnya, harus melampirkan bukti yang relevan.

7. Cuti kuliah diberikan selama satu semester dan maksimal dua semester

8. Mahasiswa yang mendapatkan izin cuti kuliah dibebaskan dari kewajiban membayar SPP/UKT pada semester yang bersangkutan

9. Untuk aktif kembali maka mahasiswa yang mendapat izin cuti kuliah wajib membayar SPP/UKT dan biaya yang berhubungan dengan registrasi ulang setelah masa cuti berakhir dan

mengikuti prosedur registrasi mahasiswa

10.Masa cuti kuliah tidak diperhitungkan dalam perhitungan masa studi mahasiswa. VI.PROSEDUR PELAKSANAAN

1. mahasiswa yang akan mengajukan permohonan kepada dekan melalui subbag umum dengan membuat surat permohonan yang disetujui /diketahui oleh dosen pembimbing akademik ;

2. bagian akademik memeriksa keabsahan lampiran surat permohonan persyaratan sbb :

 transkrip nilai

 foto copy bukti registrasi akhir

 foto copy bebas pustaka fakultas dan universitas

dan meneruskan kepada pimpinan fakultas dekan/wadek baksi ; 3. dekan memberikan disposisi untuk dibuatkan surat pengantar yang divalidasi oleh kasubbag.akademik, kabag. tu , wadek baksi dan diberi nomor, tanggal dan stempel oleh subbag. umum, ditujukan kepada wr i melalui kepala bak universitas ;

4. bagian akademik bak universitas memproses surat cuti tersebut. VIII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

1. Dekan /Wadek BAKSI/Kabag. TU 2. Dosen Pembimbing Akademik 3. Subbag. Akademik

4. Subbag. Umum 5. BAK Universitas 6. Mahasiswa

(10)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 8 PROSEDUR DOKUMEN SOP-AK-03

PROSEDUR SURAT CUTI AKADEMIK

No Kegiatan PenanggungJawab/Pela ksana Waktu /maks.** ) Doku men 1 2 3 4 5 6 1

MAHASISWA YANG AKAN

MENGAJUKAN PERMOHONAN

KEPADA DEKAN MELALUI SUBBAG UMUM DENGAN MEMBUAT SURAT PERMOHONAN YANG DISETUJUI /DIKETAHUI OLEH DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK √ √ √ 1 hari Surat Perm ohona n maha siswa 2

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KEABSAHAN LAMPIRAN PERSYARATAN DALAM SURAT PERMOHONAN DAN

MENERUSKAN KEPADA

DEKAN/WADEK BAKSI ;

√ √ 1 hari -

3

DEKAN MEMBERIKAN DISPOSISI

UNTUK DIBUATKAN SURAT

PENGANTAR YANG DIVALIDASI OLEH KASUBBAG. AKADEMIK, KABAG. TU DAN WADEK BAKSI DAN DIBERI NOMOR, TANGGAL DAN STEMPEL OLEH SUBBAG. UMUM DITUJUKAN KEPADA WR I MELALUI KEPALA BAK UNIVERSITAS ;

√ √ √ √ 1 hari Surat Penga ntar

4

BAGIAN AKADEMIK BAK UNIVERSITAS MEMPROSES SURAT CUTI

TERSEBUT;

√ 1 hari -

5 SURAT CUTI SUDAH BISA DIGUNAKAN SEBAGAIMANA MESTINYA.

√ √ Surat Cuti

(11)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : SURAT KETERANGAN PINDAH KULIAH TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tatacara pengajuan Keterangan Pindah Kuliah ;

2. Menjadi pedoman bagi Dosen, Mahasiswa, Pembimbing Akademik, Ketua Jurusan / Program

Studi, Pimpinan Fakultas dan staf Administrasi dalam pengajuan Keterangan Pernah Kuliah I. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi :

1. Pengertian Surat Keterangan Pindah Kuliah 2. Persyaratan Pindah Kuliah

3. Prosedur pelaksanaan pengajuan Keterangan Pindah Kuliah III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Surat Keterangan Pindah Kuliah adalah Surat yang diberikan kepada Mahasiswa yang sudah

(12)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 10 V. PERSYARATAN

2. Telah mengikuti perkuliahan sekurang-kurangnya 2 semester

3. Harus ada persetujuan tertulis dari Dekan dan Dosen Pembimbing Akademik VI.PROSEDUR PELAKSANAAN

1. MAHASISWA KONSULTASI DENGAN KASUBBAG AKADEMIK FP UNJA MAHASISWA MEMBUAT SURAT PERMOHONAN PINDAH KULIAH BESERTA ALASANNYA YANG DITUJUKAN KEPADA DEKAN FAKULTAS PERTANIAN UNJA MELALUI SUBBAG. UMUM FAKULTAS DENGAN MELAMPIRKAN PERSYARATAN :

 TRANSKRIP NILAI

 FOTO COPY BUKTI REGISTRASI AKHIR

 FOTO COPY BEBAS PUSTAKA FAKULTAS DAN UNIVERSITAS

2. SURAT PENGANTAR KETERANGAN PINDAH KULIAH DIPROSES DI BAGIAN AKADEMIK, DI VALIDASI OLEH KASUBAG. AKADEMIK DAN KABAG . TU DI TANDATANGANI OLEH WAKIL DEKAN BAKSI

3. PEMBERIAN NOMOR, TANGGAL DAN STEMPEL OLEH SUBBAG. UMUM FAKULTAS PERTANIAN

4. SURAT PENGANTAR PINDAH KULIAH DIKIRIM KE WAKIL REKTOR I C.Q KEPALA BAK UNTUK DI PROSES LEBIH LANJUT

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan /Wadek BAKSI/Kabag. TU 2. Dosen Pembimbing Akademik 3. Kasubbag. Akademik

(13)

PROSEDUR SURAT KETERANGAN PINDAH KULIAH

No Kegiatan PenanggungJawab/Pel aksana Wa ktu /ma ks.* *) Dokume n 1 2 3 4 5 6 1

MAHASISWA YANG AKAN

MENGAJUKAN KETERANGAN PINDAH KULIAH MEMBUAT PERMOHONAN KEPADA DEKAN MELALUI SUBBAG UMUM YANG DISETUJUI /DIKETAHUI OLEH DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK;

√ √ √ 1

hari

Surat

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KEABSAHAN LAMPIRAN PERSYARATAN DALAM SURAT PERMOHONAN DAN

MENERUSKAN KEPADA

DEKAN/WADEK BAKSI MELALUI BAGIAN UMUM;

√ √ √ 1

hari -

3

DEKAN MEMBERIKAN DISPOSISI

UNTUK DIBUATKAN SURAT

PENGANTAR YANG DITUJUKAN KEPADA WR I MELALUI KEPALA BAK UNIVERSITAS; √ √ 1 hari Surat Pengant ar 4

BAGIAN AKADEMIK BAK UNIVERSITAS MEMPROSES SURAT KETERANGAN PINDAH KULIAH TERSEBUT DAN

MAHASISWA SUDAH DAPAT

MENGAMBIL SURAT TERSEBUT UNTUK DIGUNAKAN SEBAGAIMANA MESTINYA

√ √ 2 hari Surat Keterang an Pindah

(14)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : SURAT KETERANGAN PERNAH KULIAH TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tatacara pengajuan Keterangan Pernah Kuliah ;

2. Menjadi pedoman bagi Pembimbing Akademik, Ketua Jurusan / Program Studi, Pimpinan Fakultas dan staf Administrasi dalam pengajuan Keterangan Pernah Kuliah

I. RUANG LINGKUP SOP ini meliputi :

1. Alur Pelayanan Keterangan Pernah Kuliah 2. Persyaratan Keterangan Pernah Kuliah

3. Prosedur pelaksanaan pengajuan Keterangan Pernah Kuliah III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Surat Keterangan Pernah Kuliah adalah Surat yang diberikan kepada Mahasiswa yang sudah

terputus masa studinya dan yang akan digunakan untuk melanjutkan kuliah kembali

(15)

2. Pernah terdaftar dan mengikuti perkuliahan sekurang-kurangnya 2 semester 3. Harus ada persetujuan tertulis dari Dekan

VI.PROSEDUR PELAKSANAAN

1. MAHASISWA KONSULTASI DENGAN KASUBBAG AKADEMIK FP UNJA MAHASISWA MEMBUAT SURAT PERMOHONAN PERNAH KULIAH BESERTA ALASANNYA YANG DITUJUKAN KEPADA DEKAN FAKULTAS PERTANIAN UNJA MELALUI SUBBAG. UMUM FAKULTAS DENGANMELAMPIRKAN PERSYARATAN :

 TRANSKRIP NILAI

 FOTO COPY BUKTI REGISTRASI AKHIR

 FOTO COPY BEBAS PUSTAKA FAKULTAS DAN UNIVERSITAS;

2. SURAT PENGANTAR KETERANGAN PERNAH KULIAH DIPROSES DI BAGIAN AKADEMIK, DI VALIDASI OLEH KASUBAG. AKADEMIK, KABAG. TU DAN DI TANDA TANGANI OLEH WAKIL DEKAN BAKSI ;

3. PEMBERIAN NOMOR, TANGGAL DAN STEMPEL OLEH SUBBAG. UMUM FAKULTAS PERTANIAN;

4. SURAT PENGANTAR PERNAH KULIAH DIKIRIM KE WAKIL REKTOR I C.Q KEPALA BAK UNTUK DI PROSES LEBIH LANJUT.

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan /Wadek BAKSI/Kabag. TU 2. Dosen Pembimbing Akademik 3. Kasubbag. Akademik

(16)

PROSEDUR SURAT KETERANGAN PERNAH KULIAH

No Kegiatan PenanggungJawab/Pela ksana Wakt u /mak s.**) Dokumen 1 2 3 4 5 6 1

MAHASISWA YANG AKAN MENGAJUKAN KETERANGAN PERNAH KULIAH MEMBUAT PERMOHONAN KEPADA DEKAN MELALUI SUBBAG UMUM YANG DISETUJUI /DIKETAHUI OLEH DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK

√ √ √ √ 1

hari

Surat

Permohonan

2

BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KEABSAHAN LAMPIRAN

PERSYARATAN DALAM SURAT PERMOHONAN DAN MENERUSKAN KEPADA DEKAN/WADEK BAKSI ; √ √ √ 1 hari - 3

DEKAN MEMBERIKAN DISPOSISI UNTUK DIBUATKAN SURAT PENGANTAR YANG DITUJUKAN KEPADA WR I MELALUI KEPALA BAK UNIVERSITAS;

√ √ √ √ 1

hari -

4

BAGIAN AKADEMIK BAK UNIVERSITAS MEMPROSES SURAT KETERANGAN PERNAH KULIAH TERSEBUT DAN

MAHASISWA SUDAH DAPAT MENGAMBIL SURAT TERSEBUT DAN DAPAT DIGUNAKAN

SEBAGAIMANA MESTINYA

√ √ √ 2

hari

(17)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

(Standard Operating Procedure)

KODE DOKUMEN : SOP-AK-06

JUDUL : SURAT PENGANTAR PENELITIAN DOSEN

TANGGAL DIKELUARKAN:

UNIT : FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS

JAMBI FINAL

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tatacara pengajuan Surat Pengantar Penelitian/Pengabdian ; 2. Menjadi pedoman bagi dosen dalam melaksanakan Penelitian/Pengabdian ;

1. Pengertian surat pengantar penelitian/pengabdian

2. Persyaratan pengajuan surat pengantar penelitian/pengabdian

3. Prosedur pelaksanaan pengajuan surat pengantar penelitian/pengabdian III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Surat Pengantar Penelitian/ Pengabdian adalah surat yang dibuat untuk mengajukan Proposal dan permohonan dana ke LPPM Universitas

V. PERSYARATAN

1. Dosen Fakultas yang melaksanakan penelitian/ pengabdian ke lapangan, yang proposalnya sudah disetujui LPPM

(18)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 16 VI. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. DOSEN MENGAJUKAN SURAT PENGANTAR PENELITIAN/PENGABDIAN KE JURUSAN MASING-MASING;

2. JURUSAN MEMBUAT SURAT PENGANTAR KE DEKAN FAKULTAS , DIDISPOSISI KE WADEK BAKSI , KABAG. TATA USAHA DAN KASUBBAG AKADEMIK ;

SURAT PENGANTAR DIPROSES DI AKADEMIK KE LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN ,

DI VALIDASI OLEH KASUBAG AKADEMIK, KABAG. TU DAN DI TANDATANGANI OLEH WAKIL DEKAN

BIDANG AKADEMIK, KERJASAMA DAN SISTEM INFORMASI;

3. PEMBERIAN NOMOR, TANGGAL DAN STEMPEL OLEH SUBBAG. UMUM FAKULTAS PERTANIAN;

4. SURAT PENGANTAR DIKIRIM KE LPPM UNTUK DI PROSES LEBIH LANJUT

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan /Wadek BAKSI/ Kabag. TU 2. Dosen / Jurusan

3. Kasubbag. Akademik 4. Subbag. Umum 5. LPPM Universitas

(19)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 17 PROSEDUR DOKUMEN SOP-AK-06 PENGANTAR PENELITIAN DOSEN

No Kegiatan PenanggungJawab/Pela ksana Waktu /maks. **) Dokumen 1 2 3 4 5 6 1

DOSEN MENGAJUKAN SURAT

PERMOHONAN YANG DITUJUKAN

KE DEKAN DARI JURUSAN SECARA KOLEKTIF LEWAT SUBBAG. UMUM ;

√ √ 1 hari Surat

2

SURAT TERSEBUT DIDISPOSISI KE WADEK BAKSI, KABAG. TATA USAHA DAN KASUBBAG. AKADEMIK .

SURAT TUGAS DIPROSES DI SUBBAG. AKADEMIK ,DI VALIDASI OLEH KASUBAG AKADEMIK,

KABAG. TU DAN DI

TANDATANGANI OLEH WADEK BAKSI;

√ √ 1 hari -

3 PEMBERIAN NOMOR, TANGGAL DAN STEMPEL OLEH SUBBAG. UMUM FAKULTAS ;

√ 1 hari -

4 SURAT TUGAS DOSEN

DIKELUARKAN UNTUK DI KIRIM KE INSTANSI YANG MELAKSANAKAN KEGIATAN DAN TEMBUSAN KE DOSEN YBS.

√ √ 1 hari Surat

(20)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : SURAT TUGAS DOSEN TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tatacara pengajuan Surat Tugas Dosen ;

2. Menjadi pedoman bagi dosen dalam mengajukan permohonan Surat Tugas Dosen ; II. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi :

1. Pengertian Surat Tugas Dosen

2. Persyaratan pengajuan Surat Tugas Dosen

3. Prosedur pelaksanaan pengajuan Surat Tugas Dosen III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Surat Tugas Dosen adalah surat yang dikeluarkan oleh Dekan untuk memenuhi undangan dari

pihak lain dalam rangka mengikuti seminar /Diklat/ Workshop dan sejenisnya di bidang akademik.

(21)

1. Dosen yang ditugaskan adalah dosen yang mengajar di Fakultas Pertanian, yang memenuhi persyaratan dan kriteria yang telah ditetapkan oleh pihak yang mengundang atau yang ditunjuk oleh Dekan.

1. surat masuk dari jurusan ditujukan ke dekan;

2. dekan menugaskan dosen yang dtunjuk mewakili fakultas, didisposisi ke wadek baksi , kabag. tata usaha dan kasubbag akademik ;

surat tugas diproses di akademik , di validasi oleh kasubag akademik, kabag tu dan di tandatangani oleh wakil dekan bidang akademik, kerjasama dan sistem informasi;

3. pemberian nomor, tanggal dan stempel oleh subbag. umum ; 4. surat tugas dikirim ke instansi yang terkait

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan /Wadek BAKSI/ Kabag. TU 2. Dosen / Jurusan

3. Kasubbag. Akademik 4. Subbag. Umum 5. Instansi terkait

(22)

SURAT TUGAS DOSEN

No Kegiatan PenanggungJawab/Pela ksana Waktu /maks.** ) Dokume n 1 2 3 4 5 6 1

SURAT MASUK YANG DITUJUKAN KE DEKAN; √ √ 5 menit Surat 2

DEKAN MENUGASKAN DOSEN YANG DTUNJUK MEWAKILI FAKULTAS, DIDISPOSISI KE WADEK BAKSI , KABAG. TATA

USAHA DAN KASUBBAG

AKADEMIK ;

SURAT TUGAS DIPROSES DI AKADEMIK , DI VALIDASI OLEH KASUBAG AKADEMIK, KABAG. TU DAN DI TANDATANGANI OLEH

WAKIL DEKAN BIDANG

AKADEMIK, KERJASAMA DAN SISTEM INFORMASI;

√ √ √ √ 1 hari -

3 PEMBERIAN NOMOR, TANGGAL DAN STEMPEL OLEH SUBBAG. UMUM;

√ 5

menit -

4 SURAT TUGAS DIKIRIM KE INSTANSI YANG TERKAIT

√ √ √ 1 hari Surat Tugas

(23)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : EVALUASI AKHIR SEMESTER TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberikan arahan tentang tata cara evaluasi akhir semester mata kuliah studi mahasiswa ;

2. Menjadi pedoman bagi dosen dalam melaksanakan evaluasi mahasiswa ;

3. Menjadi pedoman bagi Pembimbing Akademik, Ketua Jurusan / Program Studi, Pimpinan Fakultas dan staf Akademik dalam pelayanan akademik.

1. Pembentukan panitia ujian dan pelaksanaan ujian 2. Persiapan pelaksanaan ujian

3. Pelaporan hasil ujian/evaluasi III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

Evaluasi semester adalah evaluasi yang dilakukan oleh dosen mata kuliah pada Mahasiswa

yang mengikuti kuliah melalui ujian-ujian (kuis, mid, penugasan, kehadiran dan ujian akhir semester.

V. PERSYARATAN

1. Mahasiswa yang akan mengikuti Ujian Semester harus mengikuti persyaratan yang telah

ditentukan Fakultas, presentasi kehadiran kuliah 75 %, Nilai Mid Semester 30 %, UTS 30 %, Tugas 30 %, Praktikum 10 %.

(24)

1. FAKULTAS MEMBENTUK PANITIA UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS) ;

2. FAKULTAS MENGUMUMKAN TENTANG WAKTU PELAKSANAAN UJIAN SEMESTER ;

3. DOSEN MEMBUAT SOAL UJIAN MATA KULIAH DAN MENYERAHKAN KEPADA PANITIA UJIAN ;

4. DOSEN MATA KULIAH MELAPORKAN PERSENTASE KEHADIRAN MAHASISWA PADA MATA KULIAHNYA;

5. PANITIA UJIAN/ SUBBAGIAN AKADEMIK MEMPERSIAPKAN BERKAS UJIAN YANG TERDIRI ATAS:

DAFTAR HADIR, DPNA, BERITA ACARA UJIAN, KERTAS LEMBAR SOAL , KERTAS LEMBAR JAWABAN;

6. DOSEN MATA KULIAH MENERIMA BERKAS UJIAN DAN MELAKSANAKAN UJIAN DIBANTU OLEH PENGAWAS UJIAN.

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan /Wadek BAKSI

2. Dosen/Jurusan 3. Subbag. Akademik 4. Panitia Ujian 5. Mahasiswa

(25)

PROSEDUR EVALUASI AKHIR SEMESTER

No Kegiatan PenanggungJawab/Pel aksana Waktu /maks. **) Dokumen 1 2 3 4 5 6 1

MEMBENTUK PANITIA UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS) ;

√ √ 1 hari SK

2

MENGUMUMKAN WAKTU

PELAKSANAAN UAS DAN

PERMINTAAN SOAL KE DOSEN PENGAMPU ;

√ 1

hari

Surat

3 MENYUSUN DAN MENGUMUMKAN JADUAL UJIAN ;

√ √ √ 7

hari

Jadual

4

MEMBUAT DAN MENYERAHKAN SOAL UJIAN DAN LAPORAN KEHADIRAN MAHASISWA ; √ √ 2 hari Dokumen 5

MENYIAPKAN BERKAS UJIAN : 1)LEMBAR SOAL

2)DAFTAR HADIR

3)DAFTAR HADIR MAHASISWA YANG TIDAK MEMENUHI 75 % KEHADIRAN

4)DPNA, BLANKO UJIAN 5)BERITA ACARA UJIAN 6)FOLIO BERGARIS √ √ 3 hari Dokumen 6 PELAKSANAAN UJIAN ; √ √ 7 hari _ 7 UP LOAD NILAI MAHASISWA

OLEH DOSEN ;

√ 7

hari

_

8

MAHASISWA MENGAKSES DAN MENCETAK KHS SECARA ON LINE, DAN DITANDA TANGANI WADEK BAKSI ;

√ √ √ 7

hari

(26)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : PENJADUALAN MATA KULIAH TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara penetapan Penjadualan Mata Kuliah ;

2. Menjadi pedoman bagi dosen dan mahasiswa dalam melaksanakan perkuliahan dan evaluasi ;

1. Penjadualan mata kuliah 2. Persiapan perkuliahan

3. Pelaksanaan perkuliahan dan penyampaian Nilai Akhir III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Dosen mata kuliah ( Peraturan Akademik Fakultas Pertanian Universitas Jambi) :

(1) Pengasuh mata kuliah program studi pada Fakultas adalah dosen tetap dan dosen tidak tetap pada program studi tersebut .

(2) Setiap mata kuliah program studi dapat diasuh oleh satu atau lebih dosen tetap dan dosen tidak tetap, yang dikoordinir oleh seorang dosen tetap pada program studi tersebut sebagai penanggung jawab.

(27)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 25 (3) Pengasuh mata kuliah kode PNK/PAK dapat diasuh oleh satu atau lebih dosen

tetap dan/atau tidak tetap, yang dikoordinir oleh seorang dosen penanggung jawab yang mempunyai keahlian yang relevan dengan mata kuliah tersebut

(4) Pengasuh mata kuliah kode PNU/ PAU dikelola oleh Tim khusus Universitas

(5) Kualifikasi dosen penanggung jawab mata kuliah serendah-rendahnya Lektor dan/atau asisten ahli berpendidikan S2/S3 dan memiliki keahlian yang sesuai dengan mata kuliah yang diasuhnya

(6) Dosen penanggungjawab dan pengasuh mata kuliah ditetapkan oleh Dekan atas dasar usul program studi melalui jurusan

(7) Dosen penanggung jawab dan pengasuh mata kuliah wajib melakukan evaluasi akhir semester dan melaporkan hasilnya ke Fakultas pada waktu yang ditentukan sesuai

dengan peraturan yang ada

2. Persiapan perkuliahan adalah proses penyiapan rencana pembelajaran, seperti SAP dan

Daftar Monotoring Perkuliahan

3. Pelaksanaan Perkuliahan adalah proses pembelajaran dimana melalui kegiatan di kelas

maupun di lapangan secara terstruktur dan terjadual maupun tidak terjadual. V. PROSEDUR PELAKSANAAN

1. DALAM WAKTU 1 BULAN MENJELANG AWAL SEMESTER YANG AKAN DATANG, JURUSAN/ PROGRAM STUDI MENGADAKAN RAPAT PENENTUAN PENGASUH MATA KULIAH ;

2. DALAM KURUN WAKTU 1 BULAN SEBELUM PERKULIAHAN, JURUSAN/ PROGRAM STUDI MENYERAHKAN HASIL RAPAT KEPADA WADEK BAKSI ;

3. BAGIAN AKADEMIK/TIM MONITORING MENYUSUN JADUAL KULIAH ;

4. BAGIAN AKADEMIK MENGUMUMKAN JADUAL KULIAH KEPADA MAHASISWA SELAMBAT-LAMBATNYA

2 MINGGU SEBELUM MASA KONTRAK;

5. DOSEN MELAKSANAKAN PERKULIAHAN DAN PRAKTIKUM SESUAI DENGAN JADUAL VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

1. Dekan /Wadek BAKSI/ Kabag. TU 2. Jurusan/ Prodi

3. Dosen Pengasuh Mata Kuliah 4. Subbag. Akademik

(28)

PROSEDUR PENJADUALAN MATA KULIAH

No Kegiatan PenanggungJawab/Pelak sana Waktu /maks.**) Dokumen 1 2 3 4 5 6 1 RAPAT PENENTUAN PENGASUH MATA KULIAH

√ √ √ 1 hari Absensi 2 MENGUSULKAN DOSEN PENGASUH √ 7 hari Dosen Pengasuh 3 PENYUSUNAN JADUAL

KULIAH DAN PRAKTIKUM

√ √ √ 7 hari Jadual

Kuliah dan praktikum 4 MENGUMUMKAN JADUAL

KULIAH DAN PRAKTIKUM

√ 1 hari _

5 PERSIAPAN PERKULIAHAN

√ √ 14 hari SAP

6 PELAKSANAAN PERKULIAHAN √ √ 1 _Semester _

7 UP LOAD NILAI

(29)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : SURAT PENGANTAR UJIAN SUSULAN UTS/UAS TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara penetapan pemberian Surat Pengantar Ujian Susulan UTS/UAS ;

2. Menjadi pedoman bagi dosen dan mahasiswa dalam melaksanakan Ujian Susulan UTS/UAS ;

3. Menjadi pedoman bagi Pembimbing Akademik, Ketua Jurusan / Ketua Program Studi, Pimpinan, Staf Administrasi Akademik dalam pelayanan akademik.

1. . Prosedur pelaksanaan pengajuan surat pengantar Ujian Susulan UTS/UAS III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Surat Pengantar Ujian Susulan UTS/UAS adalah surat yang dikeluarkan oleh Wadek BAKSI kepada dosen mata kuliah untuk melaksanakan ujian susulan bagi mahasiswa ybs.

V. PERSYARATAN

1. Mahasiswa yang tidak dapat mengikuti ujian karena sesuatu hal

2. Mahasiswa membuat surat permohonan dengan melampirkan alasan ybs VI. PROSEDUR PELAKSANAAN

(30)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 28 1. surat masuk beserta lampirannya yang ditujukan ke wadek baksi lewat subbag. umum;

2. surat tersebut didisposisi ke wadek baksi , kabag. tata usaha dan kasubbag akademik, surat pengantar diproses di subbag. akademik , di validasi oleh kasubag. akademik, kabag. tata usaha dan di tandatangani oleh wakil dekan bidang akademik, kerjasama dan sistem informasi;

3. pemberian nomor, tanggal dan stempel oleh subbag. umum fakultas pertanian; 4. surat pengantar ujian susulan ybs dikeluarkan untuk di kirim kepada dosen mata kuliah

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan /Wadek BAKSI/ Kabag. TU 2. Dosen

3. Subbag. Akademik 4. Subbag. Umum 5. Mahasiswa

PROSEDUR DOKUMEN SOP-AK-11 PROSEDUR SURAT UJIAN SUSULAN UTS/UAS

No Kegiatan PenanggungJawab/P elaksana Waktu /maks.**) Dokumen 1 2 3 4 5 6 1

SURAT MASUK BESERTA

LAMPIRANNYA YANG DITUJUKAN KE WADEK BAKSI MELALUI SUBBAG. UMUM

√ √ √ 5 menit

_

2 SURAT TERSEBUT DIDISPOSISIKAN KE WADEK BAKSI , KABAG. TATA USAHA DAN KASUBBAG. AKADEMIK ; SURAT PENGANTAR DIPROSES DISUBBAG. AKADEMIK, KABAG. TATA USAHA , DIVALIDASI OLEH KASUBBAG. AKADEMIK DAN DITANDA TANGANI WAKIL DEKAN BAKSI;

√ √ 1 jam _

3 PEMBERIAN NOMOR, TANGGAL DAN STEMPEL OLEH SUBBAG. UMUM ;

√ 5 menit

_

4 SURAT PENGANTAR UJIAN SUSULAN YBS DIKELUARKAN UNTUK DIKIRIM KEPADA DOSEN PENGAMPU MATA KULIAH

√ √ √ 10 menit

(31)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : NILAI UJIAN SUSULAN UTS/UAS TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara pemberian Nilai Ujian Susulan UTS/UAS ;

2. Menjadi pedoman bagi dosen dan mahasiswa dalam memberikan Nilai Ujian Susulan UTS/UAS ;

1. Prosedur pelaksanaan pengajuan Nilai Ujian Susulan UTS/UAS III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Nilai Ujian Susulan UTS/UAS adalah Nilai yang diberikan Dosen diluar jadual up load nilai, diisi melalui Blanko DPNA .

V. PERSYARATAN

(32)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 30 2. Mahasiswa aktif kuliah, dibuktikan dengan kehadiran di siakad

1. MAHASISWA MENGAMBIL BLANKO DPNA DI SUBBAG. AKADEMIK, DIISI OLEH MAHASISWA DENGAN MELAMPIRKAN FOTO COPY KRS;

2. BLANKO DIISI REKOMENDASI KETUA JURUSAN DAN DIBERI NILAI OLEH DOSEN YBS , DIPROSES OLEH WAKIL DEKAN BAKSI;

3. WADEK BAKSI MENG UP LOAD NILAI YBS KE DALAM SIAKAD;

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

1. Wadek BAKSI 2. Dosen /Jurusan 3. Subbag. Akademik 4. Mahasiswa

(33)

PROSEDUR NILAI UJIAN SUSULAN UTS/UAS

No Kegiatan PenanggungJawab/P elaksana Waktu /maks.**) Dokume n 1 2 3 4 5 1

MAHASISWA MENGAMBIL BLANKO DPNA

DI SUBBAG. AKADEMIK, DIISI OLEH

MAHASISWA YBS DENGAN

MELAMPIRKAN FOTO COPY KRS ;

√ 5 menit _

2

BLANKO DIISI , ADA REKOMENDASI KETUA JURUSAN DAN DIBERI NILAI OLEH DOSEN YBS DAN DIPROSES OLEH WADEK BAKSI DENGAN MEMERIKSA KRS MAHASISWA YBS DI TANDATANGANI OLEH WAKIL DEKAN BAKSI ;

√ √ 7 hari _

3 WADEK BAKSI MENG UP LOAD NILAI YBS

KE DALAM SIAKAD

(34)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : LAYANAN LEGALISIR TANGGAL DIKELUARKAN:

UNIT : FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI FINAL I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara pemberian layanan legalisir ;

2. Menjadi pedoman bagi dosen, mahasiswa, alumni dan staf akademik dalam memberikan pelayanan legalisir ;

1. . Prosedur pelaksanaan pemberian layanan legalisir III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1.Layanan yang diberikan atas dasar permohonan Dosen, Mahasiswa dan Alumni kepada Subbag. Akademik;

2.Legalisir adalah pengesahan dokumen yang difoto copy V. PERSYARATAN

1. Dosen/ Alumni/ Mahasiswa

(35)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 33 1. MAHASISWA KE LOKET DI SUBBAG. AKADEMIK;

2. MAHASISWA MEMPERLIHATKAN DOKUMEN ASLI DANMENYERAHKAN COPY DOKUMEN YANG AKAN DILEGALISIR SESUAI KEBUTUHAN ;

3. BAGIAN AKADEMIK MEMPROSES DOKUMEN YANG AKAN DILEGALISIR; 4. DOKUMEN YANG DILEGALISIR DIVALIDASI OLEH KASUBAG. AKADEMIK DAN

DITANDA TANGANI OLEH DEKAN ;

5. DOKUMEN DIBERI STEMPEL, TANGGAL DAN NOMOR REGISTER ;

6. MAHASISWA MENGAMBIL DOKUMEN YANG SUDAH DILEGALISIR DI SUBBAGIAN AKADEMIK ;

7. DOKUMEN YANG DILEGALISIR SUDAH DAPAT DIPERGUNAKAN SESUAI KEPERLUAN.

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan

2. Kasubbag./ Staf Akademik 3. Mahasiswa/ Alumni

(36)

PROSEDUR LAYANAN LEGALISIR

No Kegiatan PenanggungJawab/P elaksana*) Waktu /maks.**) Dokume n 1 2 3 4 5 1

MAHASISWA/ ALUMNI KE LOKET DI SUBBAG. AKADEMIK ;

√ √ _ _

2

MAHASISWA / ALUMNI

MEMPERLIHATKAN DOKUMEN ASLI

DANMENYERAHKAN COPY

DOKUMEN YANG AKAN DILEGALISIR SESUAI KEBUTUHAN ;

√ 5 menit _

3

BAGIAN AKADEMIK MEMPROSES DOKUMEN YANG AKAN DILEGALISIR;

√ 5 menit _

4.

DOKUMEN YANG DILEGALISIR DIVALIDASI OLEH KASUBAG. AKADEMIK DAN DITANDA TANGANI OLEH DEKAN ;

√ √ 10 menit _

5 DOKUMEN DIBERI STEMPEL, TANGGAL DAN NOMOR REGISTER ;

√ 5 menit _

6

MAHASISWA MENGAMBIL DOKUMEN YANG SUDAH DILEGALISIR DI BAGIAN AKADEMIK ;

√ _ _

7

DOKUMEN YANG DILEGALISIR SUDAH DAPAT DIPERGUNAKAN SESUAI KEPERLUAN.

√ _ Dokum en

(37)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara pemberian Surat Keterangan Aktif Kuliah ;

2. Menjadi pedoman bagi mahasiswa dalam penerbitan Surat Keterangan Aktif Kuliah ; 3. Menjadi pedoman bagi Dosen, Mahasiswa, Pimpinan dan Staf Administrasi Akademik dalam pelayanan akademik.

1. Pengertian Surat Keterangan Aktif Kuliah III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1.Surat Keterangan Aktif Kuliah diterbitkan agar mahasiswa yang menjadi tanggungan terdaftar dalam daftar gaji orangtua yang berstatus PNS ;

V. PERSYARATAN

1. Mahasiswa yang berhak mengajukan Surat Keterangan Aktif Kuliah adalah Mahasiswa yang masih aktif terdaftar sebagai Mahasiswa

(38)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 36 1. MAHASISWA MENGAJUKAN PERMOHONAN KEPADA DEKAN MELALUI SUBBAG UMUM,

DIDISPOSISIKAN KE WADEK BAKSI, KABAG. TATA USAHA DAN KASUBBAG. AKADEMIK ; 2. SURAT DIPROSES DI SUBBAG. AKADEMIK , YANG DITANDA TANGANI OLEH DEKAN ; 3. SURAT DIBERI NOMOR, TANGGAL DAN STEMPEL OLEH SUBBAG. UMUM ;

4. MAHASISWA MENGAMBIL SURAT TERSEBUT DI BAGIAN AKADEMIK.

VII. PELAKSANA KEGIATAN

1. Dekan/ Wadek BAKSI/ Kabag. TU 2. Subbag. Akademik

3. Subbag. Umum 4. Mahasiswa

(39)

PROSEDUR SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH

No Kegiatan PenanggungJawab/P elaksana Waktu /maks.**) Dokume n 1 2 3 4 5 1 MAHASISWA MENGAJUKAN

PERMOHONAN KEPADA DEKAN

MELALUI SUBBAG UMUM,

DIDISPOSISIKAN KE WADEK BAKSI, KABAG. TATA USAHA DAN KASUBBAG. AKADEMIK ;

√ √ 15 menit

_

2 SURAT DIPROSES DI SUBBAG. AKADEMIK , YANG DITANDA TANGANI DEKAN ;

√ 20 menit

_

3 SURAT DIBERI NOMOR, TANGGAL DAN STEMPEL OLEH SUBBAG. UMUM ;

√ 10 menit

_

4 MAHASISWA MENGAMBIL SURAT TERSEBUT DI BAGIAN AKADEMIK

(40)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : SURAT KETERANGAN LULUS TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara pemberian layanan Surat Keterangan Lulus ; 2. Menjadi pedoman bagi mahasiswa dalam penerbitan Surat Keterangan Lulus II. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi :

1. Pengertian Surat Keterangan Lulus III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Surat Keterangan Lulus dikeluarkan sebagai pengganti Ijazah yang belum keluar untuk melamar pekerjaaan.

V. PERSYARATAN

1. Alumni Fakultas Pertanian yang telah lulus dan belum diwisuda

(41)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 39 1. MAHASISWA MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN DI SUBBAG. AKADEMIK;

2. MAHASISWA MENYERAHKAN PERSYARATAN PEMBUATAN SURAT KETERANGAN LULUS; 3. BAGIAN AKADEMIK MEMVALIDASI PERSYARATAN YANG DIAJUKAN MAHASISWA;

4. STAF AKADEMIK MENGONSEP DAN MENGETIK SURAT , DIVALIDASI OLEH KASUBAG. AKADEMIK DAN DITANDA TANGANI OLEH DEKAN ;

5. SURAT DIBERI STEMPEL, TANGGAL DAN NOMOR OLEH SUBBAG UMUM ; 6. MAHASISWA SUDAH DAPAT MENGAMBIL SURAT TERSEBUT DI AKADEMIK ; VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

1. Dekan/ Wadek BAKSI/ Kabag. TU 2. Subbag. Akademik

3. Subbag. Umum 3. Mahasiswa

(42)

PROSEDUR LAYANAN SURAT KETERANGAN LULUS

No Kegiatan PenanggungJawab/P elaksana Waktu /maks.**) Dokume n 1 2 3 4 5

1 MAHASISWA MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN KE LOKET DI SUBBAG. AKADEMIK;

√ _ _

2 MAHASISWA MENYERAHKAN PERSYARATAN PEMBUATAN SURAT KETERANGAN LULUS;

√ _ _

3 BAGIAN AKADEMIK MEMVALIDASI PERSYARATAN YANG DIAJUKAN MAHASISWA;

√ 10 menit _

4 STAF AKADEMIK MENGONSEP DAN MENGETIK SURAT , DIVALIDASI OLEH KASUBAG. AKADEMIK DAN DITANDA TANGANI OLEH DEKAN ;

√ 1 jam _

5 SURAT DIBERI STEMPEL, TANGGAL DAN NOMOR OLEH SUBBAG UMUM ;

√ √ 10 menit _

6

MAHASISWA SUDAH DAPAT MENGAMBIL SURAT TERSEBUT DI LOKET AKADEMIK ;

(43)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : PENERBITAN TRANSKRIP SEMENTARA TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara pemberian layanan Penerbitan Transkrip Sementara ; 2. Menjadi pedoman bagi mahasiswa dalam pelayanan Penerbitan Transkrip Sementara II. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi :

1. . Pengertian Pelayanan Penerbitan Transkrip Sementara III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Transkrip Sementara adalah kumpulan nilai yang digunakan sebagai pengganti Transkrip Akhir

V. PERSYARATAN

1. Mahasiswa yang akan seminar ; 2. Mahasiswa yang akan ujian akhir

(44)

1. mahasiswa ke loket di subbag. akademik mengisi form permohonan dengan melampirkan persyaratan :

berita acara ujian skripsi, nilai akhir ujian skripsi, khs semester 1 s/d akhir, judul skripsi (cover), foto copy ijazah sma/ sederajat, kumpulan nilai dari siakad;

2. data diproses di bagian akademik, divalidasi oleh kasubbag. akademik, dan ditanda tangani oleh wadek baksi;

3. mahasiswa mengambil transkrip sudah ditandatangani di bagian akademik . vii. penanggung jawab kegiatan

1. Wadek BAKSI 2. Subbag. Akademik 3. Mahasiswa/Alumni

(45)

PROSEDUR LAYANAN PENERBITAN TRANSKRIP SEMENTARA

No Kegiatan PenanggungJawab/P elaksana Waktu /maks.** ) Dokumen 1 2 3 4 5 1.

MAHASISWA KE LOKET DI SUBBAG. AKADEMIK MENGISI FORM

PERMOHONAN DENGAN

MELAMPIRKAN PERSYARATAN : BERITA ACARA UJIAN SKRIPSI, NILAI AKHIR UJIAN SKRIPSI, KHS SEMESTER 1 S/D AKHIR, JUDUL SKRIPSI (COVER), FOTO COPY IJAZAH SMA/ SEDERAJAT, KUMPULAN NILAI DARI SIAKAD ;

√ _ Berkas

2

DATA DIPROSES DI BAGIAN AKADEMIK, DIVALIDASI OLEH KASUBBAG. AKADEMIK DAN DITANDA TANGANI OLEH WADEK BAKSI; √ √ 1 hari _ 3 MAHASISWA MENGAMBIL TRANSKRIP SUDAH DITANDATANGANI DI BAGIAN AKADEMIK ; √ √ _ Dokumen

(46)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : PENERBITAN TRANSKRIP AKHIR TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara pemberian layanan Penerbitan Transkrip Akhir ; 2. Menjadi pedoman bagi mahasiswa dalam menerbitkan Transkrip Akhir

1. . Pengertian pelaksanaan penerbitan Transkrip Akhir III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1.Transkrip Akhir adalah kumpulan nilai akhir /IPK Mahasiswa, diberikan kepada mahasiswa yang telah diwisuda

V. PERSYARATAN 1. Dekan/Wadek BAKSI 2. Subbag. Akademik 3. Mahasiswa/ Alumni

(47)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 45 1. MAHASISWA MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN PEMBUATAN TRANSKRIP

AKHIR DENGAN MELAMPIRKAN PERSYARATAN ANTARA LAIN TRANSKRIP SEMENTARA, BUKTI PENYERAHAN SKRIPSI, BERITA ACARA UJIAN SKRIPSI, NILAI AKHIR UJIAN SKRIPSI, IJAZAH SI DAN SMA/SEDERAJAT, KUMPULAN NILAI DARI SIAKAD DAN KHS SEMESTER 1 S/D TERAKHIR, MEMBUAT PERNYATAAN BAHWA DATA DAN INFORMASI YANG TERCANTUM DALAM TRANSKRIP SEMENTARA ADALAH BENAR, PAS FOTO HITAM PUTIH UKURAN 3X4 INC 2 LEMBAR;

2. DATA DIPROSES DI BAGIAN AKADEMIK, DIVALIDASI OLEH KASUBBAG. AKADEMIK DAN WADEK BAKSI DIKIRIM KE BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS; 3. BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS MEMPROSES TRANSKRIP AKHIR MAHASISWA;

4. MAHASISWA MENGAMBIL TRANSKRIP AKHIR DI BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan/Wadek BAKSI

2. Kasubbag. Akademik 3. Mahasiswa/ Alumni

(48)

PROSEDUR PENERBITAN TRANSKRIP AKHIR

No Kegiatan PenanggungJawab/Pela ksana Waktu /maks.**) Dokumen 1 2 3 4 5

1 MAHASISWA MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN PEMBUATAN TRANSKRIP AKHIR DENGAN MELAMPIRKAN PERSYARATAN ANTARA LAIN TRANSKRIP SEMENTARA, BUKTI PENYERAHAN SKRIPSI, BERITA ACARA UJIAN SKRIPSI, NILAI AKHIR UJIAN SKRIPSI, IJAZAH SI DAN SMA/SEDERAJAT, KUMPULAN NILAI DARI SIAKAD DAN KHS SEMESTER 1 S/D TERAKHIR, MEMBUAT PERNYATAAN BAHWA DATA DAN INFORMASI YANG TERCANTUM DALAM TRANSKRIP SEMENTARA ADALAH BENAR, PAS FOTO HITAM PUTIH UKURAN 3X4 INC 2 LEMBAR;

√ √ 1 hari Berkas

2 DATA DIPROSES DI BAGIAN AKADEMIK, DIVALIDASI OLEH KASUBBAG. AKADEMIK, DAN WADEK BAKSI , DIKIRIM KE AKADEMIK UNIVERSITAS ;

√ 1 minggu _

3 BAGIAN AKADEMIK UNIVERSITAS MEMPROSES TRANSKRIP AKHIR MAHASISWA

√ 1 minggu _

4 MAHASISWA DAPAT MENGAMBIL TRANSKRIP AKHIR YANG SUDAH DITANDA TANGANI DEKAN SETELAH WISUDA

√ Dokume

n

Keterangan :

**) Waktu : Batas waktu maksimal atau waktu paling lama yang diperlukan Jambi,

Dekan,

Dr. Ir. H.SAAD MURDY, M.S NIP 195605121984031004

(49)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : LAYANAN WISUDA TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara pemberian layanan wisuda ;

2. Menjadi pedoman bagi mahasiswa dalam pemberian layanan wisuda. II. RUANG LINGKUP

SOP ini meliputi :

1.. Pengertian pelaksanaan pemberian Layanan Wisuda III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1 Wisuda adalah persyaratan yang harus diikuti oleh seorang Mahasiswa apabila selesai ujian akhir;

V. PERSYARATAN

1. Alumni/ Lulusan yang akan diwisuda

MAHASISWA MENGISI FORM PERMOHONAN DENGAN MELAMPIRKAN PERSYARATAN SEBAGAI BERIKUT;

(50)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 48 1. BUKTI PEMBAYARAN WISUDA DARI BRI;

2. FOTO COPY NILAI SKRIPSI; 3. FOTO COPY JILID SKRIPSI;

4. SKRIPSI DAN JURNALYANG SUDAH DIJILID DAN DISETUJUI PEMBIMBING SKRIPSI 5. BUKTI PENYERAHAN SKRIPSI ;

6. FOTO COPY IJAZAH SMA/SEDERAJAT;

7. FORMULIR PENDAFTARAN WISUDA (PRINT OUT SIAKAD UNJA) YANG DIVALIDASI KASUBBAG. AKADEMIK DAN DITANDA TANGANI WAKIL DEKAN BAKSI;

8. MENGISI FORMULIR WISUDA MANUAL FAKULTAS;

9. SERTIFIKAT KHATAM ALQURAN BAGI YANG BERAGAMA ISLAM DAN AGI MAHASISWA YANG NON

MUSLIM DI TEMPAT IBADAH MASING-MASING ;

10. MAHASISWA MENDAFTAR KE BAK UNIVERSITAS JAMBI VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

1. Dekan/Wadek BAKSI 2. Subbag Akademik 3. BAK Universitas 4. Mahasiswa

PROSEDUR DOKUMEN SOP-AK-18 PROSEDUR LAYANAN WISUDA

(51)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 49 No Kegiatan PenanggungJawab/Pela ksana Waktu /maks.**) Dokumen 1 2 3 4 5

MAHASISWA MENGISI FORM

PERMOHONAN DENGAN MELAMPIRKAN PERSYARATAN SEBAGAI BERIKUT; 1. BUKTI PEMBAYARAN WISUDA DARI BRI;

2. FOTO COPY NILAI SKRIPSI; 3. FOTO COPY JILID SKRIPSI;

4. SKRIPSI DAN JURNAL YANG SUDAH DIJILID

DAN DISETUJUI PEMBIMBING ; 5. BUKTI PENYERAHAN SKRIPSI ;

6. FOTO COPY IJAZAH SMA/SEDERAJAT; 7. FORMULIR PENDAFTARAN WISUDA (PRINT OUT SIAKAD UNJA) YANG DIVALIDASI KASUBBAG. AKADEMIK DAN

DITANDA TANGANI WAKIL DEKAN BAKSI;

8. MENGISI FORMULIR WISUDA MANUAL FAKULTAS;

9. MAHASISWA MENDAFTAR KE BAK UNIVERSITAS JAMBI

√ √ √ √ _ Berkas

Keterangan :

**) Waktu : Batas waktu maksimal atau waktu paling lama yang diperlukan Jambi,

Dekan,

(52)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : LAYANAN KUKERTA/MAGANG/PKL TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan bagi Mahasiswa tentang tata cara mengikuti Magang/Kukerta/PKL ; 2. Menjadi pedoman bagi dosen Pembimbing Akademik, Ketua Jurusan/ Program Studi , Pimpinan Fakultas dan Administrasi Akademik dalam melaksanakan pelayanan Magang/Kukerta/PKL

1. Prosedur pelaksanaan Magang/Kukerta/ PKL; 2. Persyaratan Magang/Kukerta/PKL;

3. Peraturan pelaksanaan Magang/Kukerta /PKL III. DASAR HUKUM

IV. DEFINISI

1. Magang / Kukerta/ PKL adalah merupakan suatu bentuk pendidikan yang memberikan pengalaman belajar kepada Mahasiswa tentang penerapan ilmu pengetahuan yang

diperoleh

sekaligus melatih diri untuk bersosialisasi dengan berbagai lapisan masyarakat umumnya dan

dunia kerja khususnya. V. PERSYARATAN

(53)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 51 1. Mahasiswa yang berhak mengikuti Magang/Kukerta/PKL adalah :

a. Mengontrak mata kuliah Magang/Kukerta/PKL pada semester berjalan; b. Telah mengontrak mata kuliah sekurang-kurangnya 110 sks;

c. Tidak mengontrak mata kuliah dengan status baru, yang dibuktikan dengan KRS; d. Tidak sedang melaksanakan penelitian ;

e. Mengisi formulir pendaftaran di subbag, Akademik;

f. Menandatangani Surat Pernyataan untuk sangsi akademis bila melanggar ketentuan yang telah disepakati ;

g.Melampirkan Transkrip Nilai, Keterangan Kesehatan dari Dokter, dan syarat-syarat lain yang telah ditetapkan Bapel Kukerta.

1. MAHASISWA MENGISI FORM PERMOHONAN DENGAN MELAMPIRKAN PERSYARATAN YANG TELAH

DITETAPKAN OLEH BAPEL KUKERTA/ KOMISI MAGANG;

2. BAGIAN AKADEMIK MEMPERSIAPKAN SURAT PENGANTAR KE BAPEL KUKERTA DIVALIDASI OLEH

KASUBBAG. AKADEMIK DAN DITANDA TANGANI OLEH WADEK BAKSI 3. SURAT DIBERI NOMOR OLEH SUBBAG. UMUM ;

3. MAHASISWA MELENGKAPI BERKAS KE BAPEL KUKERTA/ KOMISI MAGANG; 4. MAHASISWA MENGIKUTI DIKLAT ;

5. MAHASISWA MELAKSANAKAN KUKERTA/MAGANG ;

6. MAHASISWA MEMBUAT LAPORAN DAN DIUJI OLEH BAPEL KUKERTA/KOMISI MAGANG; 7. NILAI MAHASISWA DI UPLOAD DISIAKAD.

VII. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN 1. Dekan/Wadek BAKSI

2. Pembimbing Akademik 3. Kasubbag. Akademik 4. Subbag. Umum

5. Bapel Kukerta/ Komisi Magang 6. Mahasiswa

(54)

Fakultas Pertanian Universitas Jambi 52 PROSEDUR DOKUMEN SOP-AK-19

PROSEDUR LAYANAN KUKERTA/MAGANG/PKL

No Kegiatan PenanggungJawab/Pela ksana Waktu /maks.**) Dokumen 1 2 3 4 5 6 1

MAHASISWA MENGISI FORM

PERMOHONAN DENGAN MELAMPIRKAN

PERSYARATAN YANG TELAH

DITETAPKAN OLEH BAPEL KUKERTA/ KOMISI MAGANG

√ √ 1 minggu Surat

2

BAGIAN AKADEMIK MEMPERSIAPKAN SURAT PENGANTAR KE BAPEL KUKERTA DIVALIDASI OLEH KASUBBAG. AKADEMIK DAN DITANDA TANGANI OLEH WADEK BAKSI, SURAT DIBERI NOMOR OLEH SUBBAG. UMUM;

√ √ √ √ 2 hari

3 MAHASISWA MELENGKAPI BERKAS KE BAPEL KUKERTA/ KOMISI MAGANG, MAHASISWA MENGIKUTI DIKLAT,

MAHASISWA MELAKSANAKAN

KUKERTA/MAGANG ;

√ √ 2 bulan

4

MAHASISWA MEMBUAT LAPORAN DAN DIUJI OLEH BAPEL KUKERTA/KOMISI MAGANG;

√ √ 1 minggu

**) Waktu : Batas waktu maksimal atau waktu paling lama yang diperlukan

Jambi, Dekan,

(55)

PERTANIAN

LEVEL DOKUMEN

JUDUL : MONITORING PERKULIAHAN TANGGAL DIKELUARKAN:

I. TUJUAN

1. Memberi arahan tentang tata cara Monitoring Perkuliahan, dengan tujuan meningkatkan kualitas proses pembelajaran, sehingga tercapai kompetensi lulusan yang diharapkan ; 2. Menjadi pedoman bagi dosen dan mahasiswa dalam melaksanakan perkuliahan ; 3. Menjadi pedoman bagi Pembimbing Akademik, Ketua Jurusan/Program Studi, Pimpinan Fakultas dan staf Akademik dalam pelayanan akademik.

1. Pembentukan Tim pelaksana monitoring ; 2. Persiapan monitoring ;

3. Pelaksanaan monitoring ; 4. Pelaporan hasil monitoring. III. DASAR HUKUM