Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
ELECTRONIC BUSINESS SYSTEM PT. ORINDO ALAM AYU (ORIFLAME INDONESIA)
Dosen:
DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC (CS)
Disusun oleh:
IKA MEYLASARI (P056101161.45)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
2 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Saat ini dunia perdagangan tidak lagi dibatasi dengan ruang dan waktu.
Mobilitas manusia yang tinggi menuntut dunia perdagangan mampu menyediakan layanan jasa dan barang dengan instan sesuai dengan permintaan konsumen.
Untuk mengatasi masalah tersebut, maka kini muncul transaksi yang menggunakan media internet untuk menghubungkan antara produsen dan konsumen. transaksi melalui internet ini dikenal dengan nama bisnis elektronik atau e-business.
Sistem bisnis elektronik atau yang lebih dikenal dengan nama e-business merupakan kegiatan berbisnis oleh organisasi, individu atau pihak-pihak terkait yang menggunakan media teknologi informasi seperti internet untuk menjalankan dan mengelola proses bisnis. Pengelolaan menggunakan sistem ini dapat memberikan keuntungan berupa keamanan, fleksibilitas, integrasi, optimasisasi, efisiensi dan peningkatan produktivitas. Kegiatan berbisnis oleh perusahaan atau individu yang bersangkutan tidak hanya berupa kegiatan pembelian, penjualan dan jasa saja, tapi juga meliputi pelayanan pelanggan, kerja sama dengan rekan bisnis, dan media pemasaran.
Oriflame saat ini adalah perusahaan kosmetik dengan perkembangan tercepat di dunia. Oriflame memiliki kantor penjualan di 59 negara dan merupakan pemimpin pasar di lebih dari 30 negara. Jaringan penjualan yang terdiri dari 2,3 juta konsultan mandiri yang memasarkan rangkaian lengkap perawatan kulit, wewangian, dan kosmetik berkualitas tinggi. Oriflame adalah perusahaan kosmetika yang menawarkan produk kosmetik dan perawatan kulit alami berkualitas tinggi melalui jaringan penjual mandiri (independent sales force) yang berbeda dengan sistem retail pada umumnya. Sistem penjualan pribadi memungkinkan pelanggan untuk memperoleh nasehat dan inspirasi dari orang yang mereka kenal dan mereka percaya. Pembelian secara langsung dapat diandalkan dan sangat menyenangkan.
3 Media yang dimanfaatkan oleh Oriflame Indonesia sebagai pendukung penjualan dan pemasaran adalah website. Website Oriflame Indonesia dapat diakses oleh masyarakat umum untuk konten-konten tertentu. Sementara itu, Oriflame Indonesia juga memanfaatkan layanan ekstranet pada website tersebut sebagai media informasi dan penjualan bagi consultant (sebutan Oriflame Indonesia untuk anggota dan agen produk Oriflame). Website ini juga mendukung penjualan oleh consultant secara online. Olah karena itu, penting untuk mengidentifikasi dan menganalisis penerapan e-business di Oriflame Indonesia.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka masalah yang dirumuskan dalam tulisan ini sebagai berikut:
1. Bagaimana penerapan e-business di Oriflame Indonesia?
2. Electronic Business Application apa saja yang diterapkan oleh Oriflame Indonesia?
3. Functional Business Information System apa saja yang dimanfaatkan oleh Oriflame Indonesia?
1.3. Tujuan Penulisan
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan penulisan ini sebagai berikut:
1. Menggambarkan penerapan e-business di Oriflame Indonesia.
2. Mengidentifikasi Electronic Business Appilcation apa saja yang diterapkan oleh Oriflame Indonesia.
3. Menganalisis Functional Business Information System apa saja yang dimanfaatkan oleh Oriflame Indonesia.
4 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
4.1. Electronic Business System (e-business)
Istilah e-business adalah istilah yang baru muncul beberapa tahun terakhir setelah munculnya era internet. Istilah e-business pertama kali dipopulerkan oleh IBM sekitar sepuluh tahun yang lalu. E-business dapat menjadi aset yang strategis dan menjadi keunggulan suatu perusahaan jika mampu dimanfaatkan dengan baik. Sebuah perusahaan harus mampu melakukan transformasi proses bisnis yang mereka lakukan agar dapat memanfaatkan e- business dengan baik. Secara umum keuntungan yang tinggi akan diperoleh jika e-business yang dimiliki dapat terkait secara langsung dan membentuk komunitas dengan konsumen, rekan kerja, dan suppliers.
E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi (Alter, 2002). E-Business mengacu pada lingkungan yang lebih luas dan mencakup pelayanan customer, kolaborasi dengan mitra bisnis dan transaksi elektronik internal dalam sebuah organisasi (Anastasia, 2004).
4.2. Electronics Business Application 4.2.1. Enterprise Resource Planning (ERP)
O‟Brien (2005) mendefinisikan Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. Dhewanto dan Falahah (2007) mendeskripsikan ERP sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas organisasi tersebut.
ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintergrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal. Selain itu, juga
5 sebagai sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia perusahaan. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya (O‟Brien, 2005).
4.2.2. Costumer Relationship Management (CRM)
CRM menggunakan teknologi informasi untuk menciptakan cross- functional enterprise system yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses layanan pelanggan dalam bidang penjualan, pemasaran, dan layanan produk atau jasa berkaitan dengan perusahaan. Sistem CRM juga menciptakan IT framework yang menghubungkan semua proses dengan bisnis operasional perusahaan (O‟Brien, 2002). Sistem CRM meliputi sekelompok modul software yang memberi berbagai alat yang membantu perusahaan dan para karyawannya memberikan layanan yang cepat, dapat diandalkan, dan konsisten ke para pelanggannya (O‟Brien, 2005).
4.2.3. Supply Chain Management (SCM)
Supply Chain Management adalah sebuah proses dimana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen. Dari sudut struktural, sebuah Supply Chain Management merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan dimana organisasi mempertahankan dengan partner bisnis untuk memperoleh bahan baku, produksi dan menyampaikannya kepada konsumen (Kalakota, 2001).
Manajemen rantai pasokan membantu perusahaan mendapatkan produk yang tepat, pada tempat yang tepat, dengan jumlah yang tepat, serta biaya yang wajar (O‟Brien, 2005).
E-Supply Chain Management adalah suatu konsep manajemen di mana perusahaan berusaha memanfaatkan teknologi internet untuk mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan, terutama yang berhubungan dengan sistem pemasok bahan baku atau sumber daya yang dibutuhkan dalam proses produksi (Indrajit dan Djokopranoto, 2003). Tujuannya adalah untuk mengurangi biaya secara signifikan, dan meningkatkan waktu siklus rantai pasokan mereka.
6 Software SCM juga dapat membantu meningkatkan koordinasi antar perusahaan di antara para pemain proses rantai pasokan (O‟Brien, 2005).
4.2.4. Transaction Processing Systems (TPS)
Transaksi adalah berbagai kegiatan yang terjadi sebagai bagian dari aktivitas bisnis, seperti penjualan, pembelian, penyimpanan, penarikan, pengembalian, dan pembayaran. Aktivitas pemrosesan transaksi dibutuhkan untuk menangkap dan memproses data semacam itu, atau operasi bisnis akan melambat sampai berhenti. Oleh karena itu, sistem pemrosesan transaksi memainkan peranan penting dalam mendukung operasi perusahaan e-business. Sistem pemrosesan transaksi online memainkan peranan strategis dalam e-commerce (O‟Brien, 2005).
4.3. Functional Business Information System 2.3.1. Marketing Information System
Fungsi bisnis dari pemasaran berhubungan dengan perencanaan, promosi, dan penjualan produk-produk yang ada dalam pasar. Pemasaran juga berfungsi sebagai pengembangan produk baru dan pasar baru agar dapat lebih menarik serta melayani pelanggan. Sistem informasi pemasaran memberi teknologi informasi yang mendukung berbagai komponen utama dari fungsi pemasaran. Misalnya, proses pemasaran interaktif, pemasaran yang bersasaran, dan sistem otomatisasi penjualan (O‟Brien, 2005).
2.3.2. Manufacturing Information System
Sistem informasi produksi mendukung fungsi produksi atau operasi yang meliputi semua aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian proses menghasilkan barang atau jasa. Fungsi produksi atau operasi berkaitan dengan manajemen proses serta sistem operasional semua perusahaan bisnis.
Sistem informasi digunakan untuk manajemen operasi dan pemrosesan transaksi pendukung semua perusahaan yang harus merencanakan, memonitor, dan mengendalikan persediaan, pembelian, serta arus barang atau jasa (O‟Brien, 2005).
7 2.3.3. Human Resourches Management
Fungsi manajemen sumber daya manusia melibatkan perekrutan, penempatan, evaluasi, kompensasi, dan pengembangan karyawan dari sebuah organisasi. Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah penggunaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien dalam perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia mendukung proses berikut ini (O‟Brien, 2005):
1. Perekrutan, pemilihan, dan pemberian karyawan 2. Penempatan kerja
3. Penilaian kinerja
4. Analisis manfaat karyawan
5. Pelatihan dan pengembangan, serta 6. Kesehatan, keselamatan, dan keamanan
2.3.4. Accounting Information System
Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem akuntansi berbasis komputer mencatat dan melaporkan arus dana melalui pengaturan dan pembuatan laporan keuangan historis seperti neraca dan laporan laba rugi. Banyak perusahaan menggunakan internet dan jaringan lainnya yang menghubungkan para mitra dagang untuk sistem pemrosesan transaksi online (O‟Brien, 2005).
2.3.5. Financial Information System
Sistem manajemen keuangan berbasis perusahaan mendukung manajer bisnis dan para praktisi dalam keputusan yang berkaitan dengan keuangan bisnis serta alokasi dan pengendalian sumber daya keuangan di dalam bisnis. Para analis keuangan biasanya menggunakan spreadsheet elektronik dan software perencanaan keuangan untuk mengevaluasi kinerja keuangan saat ini dan yang diperkirakan dari suatu bisnis. Paket software spreadsheet elektronik berbasis web dapat digunakan untuk membangun serta memanipulasi model-model keuangan (O‟Brien, 2005).
8 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Oriflame Cosmetics
Oriflame Cosmetics (selanjutnya disebut Oriflame) pertama kali didirikan di Swedia oleh dua orang bersaudara Robert dan Jonas af Jochnick serta rekan mereka, Bengt Hellsten, pada tahun 1967 di pusat kota Stockholm. Robert dan Jonas af Jochnick ingin memberi banyak orang kesempatan untuk memperoleh manfaat dari perawatan kulit yang baik dan kosmetika berkualitas tinggi yang terinspirasi oleh keindahan alam Swedia.
Terobosan luar biasa yang dilakukan oleh dua bersaudara af Jochnick adalah memindahkan mata rantai bisnis Oriflame ke rumah konsumen. Segera saja, Oriflame memiliki konsultan penjualan di seluruh negeri. Mereka ingin menjadi bagian dari bisnis baru yang revolusioner dan mendapatkan uang dari perawatan kulit alami. Produk itu didistribusikan ke rumah mereka. Sejak hari pertama mereka memiliki jaringan pelanggan potensial di teman-teman, kolega, dan tetangga, saat itu juga bisnis Oriflame mereka mulai berkembang.
Hingga saat ini Oriflame global memiliki:
1. Lebih kurang 1,1 miliar dalam penjualan tahunan.
2. Kantor penjualan di 61 negara (salah satunya Indonesia), dan pemimpin pasar di lebih dari 30 negara.
3. Sebanyak 2,3 juta Sales Consultants.
4. Memiliki 6.200 karyawan.
5. Menjual 800 produk.
6. Menerbitkan 100 juta katalog dalam 35 bahasa.
Oriflame saat ini adalah perusahaan kosmetik dengan perkembangan tercepat di dunia. Oriflame memiliki kantor penjualan di 59 negara dan merupakan pemimpin pasar di lebih dari 30 negara. Jaringan penjualan yang terdiri dari 2,3 juta konsultan mandiri yang memasarkan rangkaian lengkap perawatan kulit, wewangian, dan kosmetik berkualitas tinggi. Oriflame adalah perusahaan kosmetika yang menawarkan produk kosmetik dan perawatan kulit alami berkualitas tinggi melalui jaringan penjual mandiri (independent sales
9 force) yang berbeda dengan sistem retail pada umumnya. Sistem penjualan pribadi memungkinkan pelanggan untuk memperoleh nasehat dan inspirasi dari orang yang mereka kenal dan mereka percaya. Pembelian secara langsung dapat diandalkan dan sangat menyenangkan.
Produk Oriflame terdiri dari aneka kosmetik, perawatan badan, rambut, wajah, dan wewangian yang hanya menggunakan bahan-bahan dan saripati alami dan teruji secara klinis pada sekelompok sukarelawan dan tidak diujicobakan pada hewan. Oleh karena itu, keamanan dan efektivitas produk dapat dievaluasi sebelum penjualan secara luas. Dengan adanya uji klinis tersebut dapat diketahui lebih dini peluang terjadinya alergi sehingga dapat dilakukan perbaikan komposisi atau pemberian note khusus bagi penggunaan produk tersebut.
Selama 43 tahun Oriflame telah mengembangkan keahlian yang luar biasa di bidang kosmetik dan sistem penjualan pribadi, sehingga Oriflame dapat menawarkan kesempatan unik untuk „make money today and fulfil your dreams tomorrow‟. Hal ini berarti diberikan peluang untuk menghasilkan uang sejak hari pertama bergabung, sambil mulai membangun jaringan penjualan dan berjuang untuk mewujudkan impian. Ratusan ribu konsultan di seluruh dunia telah mengambil peluang ini untuk membangun kesuksesan mereka sendiri bekerjasama dengan Oriflame1.
3.2. PT. Orindo Alam Ayu
PT. Orindo Alam Ayu (selanjutnya disebut Oriflame Indonesia) terdaftar sebagai anggota Assosiasi Penjualan Langsung Indonesia (APLI) dengan nomor anggota: 0011/06/93 dan menjadi sponsor dalam pemilihan ketua APLI periode 2010 – 2012. Oriflame Indonesia didirikan sejak tahun 1986 dan telah berjaya di selama 21 tahun. Dari 58 negara yang ada Oriflame, Indonesia berada di peringkat keenam. Oriflame Indonesia memiliki 12 cabang dan ribuan konsultan yang tersebar luas di seluruh Indonesia. Untuk saat ini, Oriflame Indonesia merupakan perusahaan kosmetika dengan sistem penjualan mandiri nomor satu di Indonesia.
Meskipun berkembang dengan cepat, Oriflame Indonesia tidak pernah sekalipun melupakan konsep bisnis awalnya, yaitu dijual dari teman untuk teman.
1 http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/21845/3/Chapter%20III-V.pdf
10 Ribuan konsultan dan 12 kantor cabang Oriflame Indonesia telah tersebar di seluruh Indonesia. Perusahaan kosmetik asal Swedia ini mereguk keuntungan besar dengan memanfaatkan peluang pasar menjanjikan di Indonesia. Maka dari itu, Oriflame Indonesia berkomitmen untuk selalu menunjukkan loyalitas terhadap konsumen di Indonesia. Beragam pemberian bonus, seminar-seminar, dan berbagai program dipersiapkan Oriflame Indonesia secara matang untuk memanjakan konsultan. Data paling akhir, member Oriflame telah mencapai angka 2 juta orang di dunia, dan di Indonesia tercatat sebanyak 25 ribu konsultan Oriflame bergabung.
PT.Orindo Alam Ayu selaku distributor Oriflame wilayah Indonesia memilki beberapa kantor cabang perwakilan distributor di setiap daerah. Perusahaan menyediakan berbagai fasilitas dalam melakukan transaksi dalam berbelanja bagi para consultant (member) Oriflame diantaranya:
1. Berbelanja On-line melalui internet dengan cara membuka situsresmi Oriflame yaitu www.Oriflame.co.id
2. Lewat Telephon (By Phone) dengan menghubungi nomor yangtertera di COF pada setiap kantor cabang yang diinginkan.
3. Datang langsung ke kantor cabang Oriflame yang diinginkan dengan menggunakan kartu tanda Consultant.
3.3. Keunggulan Produk dan Pemasaran Oriflame
Produk Oriflame sebagian besar buatan Swedia yang terdiri dari aneka kosmetik, perawatan badan, rambut, dan wajah juga parfum dan peralatan lain seperti perlengkapan kosmetik disertai aneka perlengkapan perawatan tubuh.
Keunggulan produk Oriflame antara lain2:
1. Harga yang terjangkau untuk produk berkualitas tinggi.
2. Produk Oriflame tidak diujicobakan pada hewan, tetapi pada manusia (sukarelawan) dengan menjamin keamanan, kecocokan serta efektifitas produk termasuk untuk kulit yang sensitif.
3. Tidak menggunakan bahan-bahan dari hewani kecuali beeswax dan lanolin.
2 http://repository.upi.edu/operator/upload/s_mbs_044722_chapter4.pdf
11 4. Oriflame menekankan penggunaan bahan-bahan dari sari pati alami, sehingga
produk aman dan berkualitas tinggi.
5. Produk Oriflame dijamin murni dan berkualitas tinggi serta dikembangkan di pabrik yang berteknologi tinggi di bawah pengawasan mutu dan lingkungan yang ketat.
6. Oriflame menggunakan aerosol yang aman terhadap ozon.
7. Kemasan Produk Oriflame dapat didaur ulang dan aman terhadap lingkungan.
8. Oriflame adalah anggota Asosiasi Penjualan Langsung Indonesia (APLI) 9. Oriflame merupakan donor tetap dari Childhood, sebuah International
Foundation bagi anak anak
Adapun cara untuk menjadi anggota (selanjutnya disebut consultant) Oriflame adalah sebagai berikut:
1. Isi formulir pendaftaran dan bayar biaya pendaftaran. Calon anggota harus menyertakan fotokopi identitas (KTP, SIM atau tanda pengenal lain yang diakui oleh lembaga yang berwenang).
2. Consultant akan mendapatkan Starter Kit yang berisi seluruh materi yang dibutuhkan untuk memulai usaha sebagai consultant.
Di Oriflame, consultant dapat memperoleh penghasilan dalam tiga cara3, yaitu:
1. Menunjukkan katalog dan mengambil order untuk menghasilkan 30 persen keuntungan langsung.
2. Mengajak orang lain bergabung untuk menghasilkan hingga 21 persen atas penjualan pribadi consultant dan penjualan consultant dalam group.
3. Mengembangkan para director dan consultant akan mencapai title director yang lebih tinggi serta menghasilkan uang lebih banyak.
Consultant juga mendapatkan penghasilan dari mengajak orang lain bergabung dan menjadi consultant. Ini dinamakan mensponsori. Success plan kemudian membayar berdasarkan dua set nilai, yakni Business Volume (BV) &
Business Point (BP). Oriflame selalu memberikan total 21 persen Performance Discount untuk masing-masing grup. Seberapa banyak 21 persen yang setiap consultant dapatkan bergantung pada struktur grupnya. Prinsip dasarnya adalah
3 http://oricoteam.com/wp-content/uploads/2010/08/success-plan.pdf
12 seorang consultant yang mengundang dan membimbing lebih banyak consultant akan meraih lebih banyak pendapatan daripada consultant lainnya.
Business Volume (BV) sama dengan penjualan harga consultant dikurangi pajak dan bisa berubah dari waktu ke waktu dikarenakan penyesuaian harga. Setiap produk memiliki jumlah Business Point (BP) tertentu. Jumlah BP adalah sama dari waktu ke waktu untuk memastikan bahwa upaya yang dilakukan untuk meraih Performance Discount adalah sama walaupun adanya inflasi.
Oriflame Indonesia di tahun 2010 secara resmi telah memberikan izin kepada seluruh membernya di Indonesia untuk membuat situs pribadi ataupun secara kelompok untuk kepentingan menjalankan bisnisnya. Namun begitu, website ini bukanlah website resmi Oriflame Indonesia (PT. Orindo Alam Ayu), melainkan website khusus para consultant/member Oriflame yang tergabung di support system online.
Misalnya, website milik Orbit dengan nama http://bebaswaktu.net dan mempunyai misi mengorbitkan para anggota jadi jutawan dan mudah mengembangkan bisnis Oriflame melalui media internet/online dengan segala fasilitas yang diberikan secara gratis. Semua anggota yang memiliki website replika http://bebaswaktu.net wajib bersedia terikat dengan segala syarat dan ketentuan yang dikeluarkan oleh Orbit4.
4 http://bebaswaktu.net/disclaimer/
13 BAB IV
PEMBAHASAN
4.1. Electronic Business System (e-business)
E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi (Alter, 2002). E-Business mengacu pada lingkungan yang lebih luas dan mencakup pelayanan customer, kolaborasi dengan mitra bisnis dan transaksi elektronik internal dalam sebuah organisasi (Anastasia, 2004).
Penerapan e-business di Oriflame Indonesia salah satunya dapat diamati dari website resmi Oriflame Indonesia. Website ini memanfaatkan layanan internet yang dapat diakses oleh masyarakat umum dan ekstranet yang hanya dapat diakses oleh consultant. Bahasa yang digunakan pada website ini didominasi oleh Bahasa Indonesia. Akan tetapi, Bahasa Inggris juga digunakan untuk istilah-istilah tertentu yang tidak sesuai apabila diterjemahkan ke Bahasa Indonesia.
Pada halaman depan, website menampilkan berbagai menu yang dapat dipilih oleh pengguna. Pada halaman ini, layanan yang dimanfaatkan adalah internet. Menu yang dapat dipilih antara lain “peluang”, “produk”, “tentang Oriflame”, “costumer service”, dan “berita”. Sementara itu, menu “halaman saya”
dapat diakses bila pengguna sudah memasuki layanan ekstranet. Halaman depan juga mencantumkan cara log in ke ekstranet khusus untuk consultant.
Halaman “peluang” sengaja dibuat untuk menarik para pengguna agar bergabung dengan Oriflame Indonesia sebagai consultant. Halaman ini akan menunjukkan kepada pengguna tentang keunggulan produk dan sistem penjualan Oriflame, cara bergabung menjadi consultant, keuntungan apa saja yang akan diperoleh dengan menjadi consultant, promosi yang sedang berlaku, serta data consultant yang telah berhasil menjadi director dan memperoleh bonus. Halaman ini juga menampilkan peluang pengembangan karir melalui seminar dan pelatihan yang dapat diikuti oleh consultant.
14 Halaman “produk” dimanfaatkan sebagai media untuk menginformasikan kepada pengguna mengenai berbagai macam produk Oriflame, keunggulan produk, serta harga produk. Pada halaman ini, produk Oriflame dibedakan menjadi tujuh kategori, yaitu skincare, make-up, fragrance, bodycare, hair, accessories, dan dare to be. Masing-masing produk dideskripsikan pada halaman yang berbeda. Admin juga mencantumkan keunggulan dan testimoni dari produk tersebut yang diinput oleh consultant.
Apabila pengguna masuk ke halaman “produk” melalui layanan internet, maka harga yang tercantum adalah harga beli konsumen non anggota. Di sisi lain, jika pengguna masuk ke halaman “produk” melalui layanan ekstranet, maka harga yang tercantum adalah harga beli consultant, di mana ada selisih harga dengan harga beli konsumen non anggota. Melalui halaman ini pula, pengguna dapat menyebarkan informasi produk ke jaringan sosial lainnya, misalnya facebook dan twitter. Dengan adanya fasilitas ini, consulant akan semakin mudah untuk mempromosikan produk melalui jaringan sosial.
“Halaman saya” hanya dapat diakses oleh pengguna yang telah log in ke ekstranet melalui kolom yang disediakan di halaman depan. Fasilitas ini hanya dapat diakses oleh consultant. Untuk log in ke ekstranet, consultant harus mengentri nomor consultant dan password. Pada “halaman saya” terdapat berbagai menu yang dapat dipilih oleh pengguna, antara lain “order”, “dukungan penjualan”, “pengaturan jaringan”, dan “hiburan & kegiatan”. “Halaman saya”
juga menampilkan berita grup pribadi, informasi status dan penjualan consultant, serta data order produk.
Menu “order” dapat dipilih saat consultant ingin memesan produk. Pada halaman “order”, consultant dapat langsung memilih produk yang dipesan, jumlah pemesanan, cara pembayaran, dan cara pengiriman produk. Menu “pengaturan jaringan”, “status anda”, dan “berita grup pribadi” akan mempermudah consultant untuk menyusun strategi agar meraih target penjualan dan bonus yang dijanjikan.
Data produk yang diorder akan tercantum pada halaman “keranjang belanja”.
Di bawah ini merupakan tampilan website resmi Oriflame Indonesia.
Halaman yang ditampilkan terdiri dari halaman depan, “halaman saya”, halaman
“produk”, dan halaman “peluang”.
15
Log in ke ekstranet khusus consultant Internet dapat diakses oleh umum
Informasi status dan penjualan consultant
Berita dan kabar promosi terbaru Berita grup pribadi
Data order produk
Tampilan Halaman Depan
Tampilan
“Halaman Saya”
16 Tampilan
Halaman
“Produk”
Tampilan Halaman
“Peluang”
17 4.2. Electronics Business Application
4.2.1. Enterprise Resource Planning (ERP)
O‟Brien (2005) mendefinisikan Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya.
Fungsi perusahaan yang dimaksud, sebagaimana tampak pada website resmi Oriflame Indonesia, meliputi costumer relationship management, supply chain management, dan transaction processing system. ERP mengintegrasikan ketiga fungsi tersebut. Integrasi diantara ketiganya dapat terlihat jelas dari website resmi perusahaan. Penjelasan ini membuktikan bahwa Oriflame Indonesia telah menerapkan ERP guna meningkatkan layanan kepada pelanggan, baik consultant maupun konsumen.
4.2.2. Costumer Relationship Management (CRM)
Sistem CRM meliputi sekelompok modul software yang memberi berbagai alat yang membantu perusahaan dan para karyawannya memberikan layanan yang cepat, dapat diandalkan, dan konsisten ke para pelanggannya (O‟Brien, 2005). Website resmi Oriflame Indonesia menghubungkan antar consultant, baik yang termasuk ke dalam satu jaringan atau grup maupun consultant lainnya. Melalui fasilitas ini, para consultant dapat berbagi informasi kepada consultant lainnya mengenai produk. Website resmi Oriflame Indonesia juga memberikan informasi kepada pengguna selain consultant sapa saja conslutant terdekat yang dapat mereka hubungi jika mereka ingin bergabung.
Data-data yang diperoleh dari website kemudian dihimpun oleh perusahaan menjadi database pelanggan yang terintegrasi. Database ini berfungsi sebagai informasi yang dapat memfasilitasi baik internal perusahaan maupun para consultant untuk mengatur jaringan penjualan. Selain itu, pengembangan karir para consultant juga ditentukan berdasarkan informasi yang diperoleh dari database tersebut. Perusahaan juga terbantu dalam menjaga relasi dengan para
18 consultant karena upline (consultant promotor) tentu akan menjaga relasi dengan downline (consultant yang dipromosikan) mereka sendiri.
Selain itu, Oriflame Indonesia di tahun 2010 secara resmi telah memberikan izin kepada seluruh membernya di Indonesia untuk membuat situs pribadi ataupun secara kelompok untuk kepentingan menjalankan bisnisnya.
Namun begitu, website ini bukanlah website resmi Oriflame Indonesia (PT.
Orindo Alam Ayu), melainkan website khusus para consultant/member Oriflame yang tergabung di support system online. Replika website akan semakin mengukuhkan jaringan penjualan yang dibentuk oleh pelanggan.
4.2.3. Supply Chain Management (SCM)
E-Supply Chain Management adalah suatu konsep manajemen di mana perusahaan berusaha memanfaatkan teknologi internet untuk mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan, terutama yang berhubungan dengan sistem pemasok bahan baku atau sumber daya yang dibutuhkan dalam proses produksi (Indrajit dan Djokopranoto, 2003). Oriflame Indonesia menerima produk langsung dari Oriflame Cosmetics. Oleh karena itu, pihak yang terlibat dalam SCM antara lain Oriflame Cosmetics, jasa layanan pengiriman barang, Oriflame Indonesia, director, dan consultant.
Data-data mengenai ketersediaan produk tercantum dalam database produk yang dimiliki oleh perusahaan. Database produk terintegrasi antar semua pihak yang terlibat. Artinya, semua pihak yang terlibat dalam SCM dapat langsung mengakses data terbaru mengenai persediaan produk. Produk-produk dengan persediaan terbatas juga dicantumkan dalam website ekstranet perusahaan.
Dengan data-data ini, consultant sebagai penjual produk secara langsung dapat menentukan produk-produk apa saja yang dapat diorder pada waktu tertentu.
Selain itu, Oriflame Indonesia juga dapat mengelola order ke Oriflame Cosmetics yang mencakup jenis produk, jumlah produk, dan waktu pengorderan.
4.2.4. Transaction Processing Systems (TPS)
Sistem pemrosesan transaksi memainkan peranan penting dalam mendukung operasi perusahaan e-business. Sistem pemrosesan transaksi online
19 memainkan peranan strategis dalam e-commerce (O‟Brien, 2005). Website resmi Oriflame Indonesia juga menyediakan sistem pemrosesan transaksi. Consultant dapat melakukan order produk melalui ekstranet perusahaan. Informasi mengenai order produk meliputi jenis produk, jumlah produk, cara pembayaran, dan cara pengiriman. Informasi ini diberikan kepada consultant secara jelas dan terperinci, termasuk tentang biaya pengiriman. Semua order yang telah dilakukan oleh consultant tetap tersimpan dalam database pribadi consultant. Dengan database ini, consultant dapat mengatur strategi dalam pengorderan.
4.3. Functional Business Information System 4.3.1. Marketing Information System
Sistem informasi pemasaran memberi teknologi informasi yang mendukung berbagai komponen utama dari fungsi pemasaran (O‟Brien, 2005).
Website resmi Oriflame Indonesia juga berfungsi sebagai media pemasaran.
Seperti yang telah dikemukakan pada bagian sebelumnya, dalam website tercantum informasi mengenai produk dan keunggulan produk. Selain itu, promosi yang sedang berlaku tiap bulannya juga selalu ditampilkan dalam website. Untuk menambah ketertarikan calon konsumen, halaman informasi tiap produk dilengkapi dengan testimoni yang diinput oleh orang-orang yang pernah menggunakan produk tersebut.
Tampilan website dibuat semenarik mungkin dan memancing rasa ingin tahu pengguna untuk terus menelusuri halaman demi halaman yang disediakan.
Gambar-gambar yang diletakkan pada website mencerminkan profil perusahaan sebagai perusahaan kosmemtik terkemukan di Indoneisa, tidak hanya untuk wanita, tetapi juga untuk pria. Selain itu, dengan melihat tampilan website, pengguna dapat mengetahui bahwa produk-produk Oriflame terbuat dari sari pati alami yang aman untuk digunakan.
4.3.2. Manufacturing Information System
Fungsi produksi atau operasi berkaitan dengan manajemen proses serta sistem operasional semua perusahaan bisnis. Sistem informasi digunakan untuk manajemen operasi dan pemrosesan transaksi pendukung semua perusahaan yang
20 harus merencanakan, memonitor, dan mengendalikan persediaan, pembelian, serta arus barang atau jasa (O‟Brien, 2005). Data-data mengenai ketersediaan produk tercantum dalam database produk yang dimiliki oleh perusahaan. Database produk terintegrasi antar semua pihak yang terlibat. Produk-produk dengan persediaan terbatas juga dicantumkan dalam website ekstranet perusahaan.
Dengan data-data ini, consultant sebagai penjual produk secara langsung dapat menentukan produk-produk apa saja yang dapat diorder pada waktu tertentu.
Selain itu, Oriflame Indonesia juga dapat mengelola order ke Oriflame Cosmetics yang mencakup jenis produk, jumlah produk, dan waktu pengorderan.
4.3.3. Human Resourches Management
Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah penggunaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien dalam perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia mendukung proses berikut ini (O‟Brien, 2005):
1. Perekrutan, pemilihan, dan pemberian karyawan 2. Penempatan kerja
3. Penilaian kinerja
4. Analisis manfaat karyawan
5. Pelatihan dan pengembangan, serta 6. Kesehatan, keselamatan, dan keamanan
Oriflame Indonesia menerapkan sistem informasi manajemen sumber daya manusia saat proses perekrutan, penilaian kinerja, serta pelatihan dan pengembangan. Sistem informasi manajemen sumber daya manusia diterapkan secara berkelanjutan. Data-data yang diperoleh dari website dihimpun oleh perusahaan menjadi database pelanggan yang terintegrasi. Database ini berfungsi sebagai informasi yang dapat memfasilitasi baik internal perusahaan maupun para consultant untuk mengatur jaringan penjualan. Selain itu, pengembangan karir para consultant juga ditentukan berdasarkan informasi yang diperoleh dari database tersebut. Perusahaan juga terbantu dalam menjaga relasi dengan para consultant karena upline (consultant promotor) tentu akan menjaga relasi dengan downline (consultant yang dipromosikan) mereka sendiri.
21 Selain itu, Oriflame Indonesia di tahun 2010 secara resmi telah memberikan izin kepada seluruh membernya di Indonesia untuk membuat situs pribadi ataupun secara kelompok untuk kepentingan menjalankan bisnisnya.
Namun begitu, website ini bukanlah website resmi Oriflame Indonesia (PT.
Orindo Alam Ayu), melainkan website khusus para consultant/member Oriflame yang tergabung di support system online. Replika website akan semakin mengukuhkan jaringan penjualan yang dibentuk oleh pelanggan.
4.3.4. Accounting Information System
Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya Banyak perusahaan menggunakan internet dan jaringan lainnya yang menghubungkan para mitra dagang untuk sistem pemrosesan transaksi online (O‟Brien, 2005). Pada “halaman saya” tercantum informasi mengenai status dan penjualan consultant. Dengan informasi ini, consultant dapat memantau perkembangan karir mereka di Oriflame kapan pun mereka mau. Selain itu, data-data order dan transaksi yang pernah dilakukan oleh consultant juga tersimpan rapi pada halaman ini. Catatan transaksi consultant yang tercantum meliputi jumlah transaksi dan jumlah poin yang telah didapatkan oleh consultant.
4.3.5. Financial Information System
Para analis keuangan biasanya menggunakan spreadsheet elektronik dan software perencanaan keuangan untuk mengevaluasi kinerja keuangan saat ini dan yang diperkirakan dari suatu bisnis. Paket software spreadsheet elektronik berbasis web dapat digunakan untuk membangun serta memanipulasi model- model keuangan (O‟Brien, 2005). Oriflame Indonesia memanfaatkan software spreadsheet elektronik berbasis web dalam manajemen finansial mereka.
Informasi yang dihasilkan melaui software ini akan mudah diakses oleh internal perusahaan. Kemudahan akses manajemen perusahaan terhadap informasi finansial akan mempercepat pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh manajemen, terutama dalam bidang finansial.
22 BAB IV
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa PT.
Orindo Alam Ayu (Oriflame Indonesia) telah menerapkan Electronic Business System (e-business) dalam kegiatan bisnis mereka secara menyeluruh dan berkelanjutan. Electronic Business System (e-business) yang diterapkan oleh PT.
Orindo Alam Ayu (Oriflame Indonesia) mencakup:
1. Electronics Business Application a. Enterprise Resource Planning (ERP)
b. Costumer Relationship Management (CRM) c. Supply Chain Management (SCM)
d. Transaction Processing Systems (TPS) 2. Functional Business Information System
a. Marketing Information System b. Manufacturing Information System c. Human Resourches Management d. Accounting Information System e. Financial Information System
23 DAFTAR PUSTAKA
Alter, Steven. 2002. Information System: Foundation of E-Business. New Jersey:
Prentice Hall.
Anastasia, Diana. 2004. Mengenal e-Business. Yogyakarta: Andi.
Dhewanto, Wawan dan Falahah. 2007. ERP (Enterprise Resource Planning) Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis (Dilengkapi dengan 18 Ulasan Fitur Berbagai Software ERP Terkemuka). Bandung:
Informatika Bandung.
Indrajit, Richardus Eko dan Djokopranoto. 2003. Konsep Manajemen Supply Chain: Strategi Mengelola Manajemen Rantai Pasokan Bagi Perusahaan Modern di Indonesia. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
Kalakota, Ravi and Marcia Robinson. 2001. E-Business 2.0 Roadmap for Success, second edition. Addison Welsey, Massachusetts, USA.
O‟Brien, James A. 2002. “Customer Relationship Management”, Management Information Systems: Managing Information Technology in the E- Business Enterprise (5th ed.). McGraw-Hill Higher Education.
O‟Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Introduction to Information Systems. Edisi 12. Diterjemahkan oleh: Dewi dan Deny. Jakarta: Salemba Empat.
