5 2.1 Sistem Informasi Manajemen
Informasi adalah hasil pengolahan data yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Data sebagai bahan baku informasi adalah gambaran kejadian yang dapat berwujud karakter, angka atau simbol tertentu yang memiliki arti. Kualitas dari suatu informasi diukur berdasarkan keakuratannya.
Wujud dari informasi adalah: data, gambar, naskah, dan dokumen. Manajemen merupakan suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya. Manajemen membutuhkan sistem informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang diterapkan. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen dapat diperoleh dari informasi internal maupun informasi eksternal.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem dimana manusia dan mesin terintegrasi dalam menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen dalam suatu perusahaan selalu mencakup dua hal penting, yaitu: sistem pengolahan data dan sistem pengolahan informasi. Dalam pelaksanaan proses pengolahan data dan informasi, sistem informasi manajemen menggunakan beberapa alat bantu diantaranya:
a. Perangkat keras (hardware) b. Perangkat lunak (software) c. Prosedur pedoman
d. Model manajemen dan keputusan e. Database
Database yang baik harus tersusun dalam suatu struktur tertentu dan data yang ada terhubung dengan alur yang jelas dan tidak terbelit-belit sehingga memudahkan dalam pengaksesan dan manajemen dari data yang ada pada database tersebut. Database dipakai untuk aplikasi sederhana sampai yang rumit
dimana melibatkan beberapa user. Oleh karena itu database dibagi sesuai dengan kompleksitasnya. Ada tiga model database (Martina Inge, 2000), yaitu:
a. Database yang berdiri sendiri (stand-alone).
Merupakan database yang sangat sederhana karena disimpan dalam sistem file lokal dan mesin database mengakses pada mesin yang sama. Desainer database tidak perlu kuatir terjadinya konkurensi karena database hanya dipakai untuk satu aplikasi.
b. Database terbagi (file share).
Hampir sama dengan database stand-alone, tetapi dapat diakses oleh beberapa user. Database ini mengalami masalah jika aplikasi memerlukan banyak perhitungan dan pada saat yang bersamaan ada pengaksesan ke dalam database.
c. Database Client/Server.
Database ini merupakan database level tertinggi. Database ini memerlukan sebuah mesin khusus (server) yang dipakai untuk melayani sekelompok user. Pada database client/server, komputer menanyakan apakah user menunggu hasilnya atau mengerjakan pekerjaan lain sambil proses tersebut dikerjakan.
Sistem Informasi Manajemen sebagai perpaduan konsep sistem manusia dan mesin memiliki artian, bahwa:
a. Perancang suatu Sistem Informasi Manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.
b. Merupakan perpaduan yang terencana dari berbagai penerapan yang layak dan efektif.
c. Sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia dan lainnya sebaiknya dilakukan oleh mesin.
d. Sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah, dalam hal ini adalah user.
Sistem sendiri memiliki konfigurasi dasar, antara lain (Lihat Gambar 2.1) : a. Elemen input dan output
b. Feedback loop c. Elemen transformasi
d. Mekanisme pengendali dan tujuan Tujuan
Mekanisme Pengendalian
Input Transformasi Output
Gambar 2.1. Konfigurasi Sistem
Secara umum sistem yang diterapkan dalam setiap perusahaan terbagi menjadi dua kategori, yaitu:
a. Sistem fisik, dimana pada setiap perusahaan secara umum selalu memiliki ciri khas yang hampir sama, yaitu mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, kemudian terjadi suatu proses transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka (open system), yang selalu berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik (Lihat Gambar 2.2). Sistem fisik perusahaan biasanya selalu memuat beberapa jenis arus yang dilibatkan dalam proses interaksi dan transformasi, beberapa diantaranya adalah arus material, uang, mesin, dan personil.
Input Transformasi Output
Gambar 2.2. Sistem Lingkaran Terbuka
b. Sistem konseptual, dimana beberapa sistem terbuka (open system) dapat mengontrol operasinya sendiri. Kontrol dilakukan melalui suatu feedback loop, yang berasal dari output ke mekanisme pengendali dan dari mekanisme pengendali dikembalikan ke sistem. Dalam sistem konseptual, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: open loop system yang tidak memiliki feedback loop dan closed loop system yang memiliki mekanisme pengendali dan feedback loop.
Tujuan
Gambar 2.3. Sistem Lingkaran Tertutup
2.2 Database Management System
Database Management System (DBMS) adalah suatu kumpulan basis data (database) yang saling berelasi / berhubungan satu sama lain dan suatu bentuk program untuk mengakses basis data tersebut. DBMS terdiri dari beberapa basis data dan satu atau lebih program pengelola yang berguna pengolahan data yang ada seperti untuk menambah data, menghapus data, mengambil data dan memperbarui data yang ada.
Basis data sendiri merupakan sekelompok kumpulan data yang saling berelasi, yang mana dapat disimpan, diproses, dimanipulasi dan digunakan oleh pihak- pihak yang berkepentingan. Relasi tersebut biasanya ditujukan dengan bagian- bagian penting dari tiap-tiap file ( kumpulan data ) yang ada. Untuk mengenal Database, secara lebih mendetail, perlu diketahui komponen-komponen dasar pembentuk Database, yaitu :
Mekanisme Pengendalian
Input Transformasi Output
Umpan Balik Umpan Balik
1. Entity.
Entity adalah suatu bentuk dari orang, tempat, kejadian atau konsep dari suatu informasi yang dijadikan suatu data bagi basis data yang digunakan.
2. Atribut
Atribut adalah sebutan untuk mewakili suatu Entity.
3. Data value
Data value adalah data actual atau informasi yang disimpan dalam tiap- tiap data elemen atau atribut.
4. Record/Tuple
Adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan yang berguna untuk menginformasikan tentang suatu Entity secara lengkap.
5. File
Adalah sekumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut yang sama namun berbeda data value-nya.
Dalam merancang database, kita perlu meminimasi pengulangan data (data redudancy). Salah satu metode yang dapat digunakan adalah metode normalisasi.
Normalisasi adalah proses yang berkaitan dengan model data relasional untuk mengorganisasi himpunan data dengan ketergantungan dan keterkaitan yang tinggi atau erat. Kegunaan dari metode ini adalah meminimasi pengulangan informasi dan memudahkan identifikasi entity / obyek. Hasil dari proses normalisasi adalah himpunan-himpunan data dalam bentuk normal (normal form).
Ada beberapa bentuk normal, yaitu:
1. Bentuk Normal I (First Normal Form / 1-NF)
Suatu relasi memenuhi 1-NF jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggal dalam satu baris atau record.
2. Bentuk Normal II (Second Normal Form / 2-NF) Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika:
a. Memenuhi 1-NF.
b. Setiap atribut yang bukan kunci utama tergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian atribut. Jika suatu relasi memenuhi 1-NF dan relasi tersebut memiliki tepat satu atribut yang
membentuk kunci utama, maka relasi tersebut memenuhi 2-NF.
Rasionalisasi 2-NF:
- Memiliki semantik yang lebih eksplisit dari 1-NF.
- Mencegah beberapa kondisi anomali dalam update data.
3. Bentuk Normal III (Third Normal Form / 3-NF)
Suatu relasi memenuhi bentuk III (3-NF) jika dan hanya jika:
a. Relasi tersebut memenuhi 2-NF.
b. Setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut.
Suatu relasi yang memenuhi 2-NF dan hanya memiliki satu atribut bukan kunci selalu memenuhi 3-NF.
4. Bentuk Normal IV (Fourth Normal Form / 4-NF)
5. Bentuk Normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form / BCNF)
Suatu relasi memenuhi BCNF jika dan hanya jika setiap determinan yang ada pada relasi tersebut adalah kunci kandidat (candidate keys).
Determinan adalah gugus atribut dimana satu atau lebih atribut lain tergantung secara fungsional.
6. Project-Join Normal I Form (PJNF) 7. Domain-Key Normal I Form (DKNF)
8. Bentuk Normal V (Fifth Normal Form / 5-NF)
2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu bentuk skema sistematis mengenai keseluruhan entitas yang terdapat dalam suatu sistem database. ERD ini menggambarkan relasi atau hubungan antar entitas yang ada, dimana terdapat pembagian 2 jenis hubungan, yaitu:
a. Obligatory: bila semua anggota dari suatu entity harus berpartisipasi atau memiliki hubungan dengan entity yang lain.
b. Non-obligatory: bila tidak semua anggota dari suatu entity harus berpartisipasi atau memiliki hubungan dengan entity yang lain.
Contoh satu orang mahasiswa hanya mempunyai satu nomor induk mahasiswa (NRP) dan satu nomor induk mahasiswa (NRP) hanya dimiliki oleh satu orang mahasiswa. Contoh obligatory dapat dilihat pada gambar 2.4.
Diharapkan dengan pembentukan ERD, pengkaji dapat lebih memahami bagian-bagian atau entitas yang terdapat dalam suatu perusahaan. Terdapat tiga jenis relasi atau hubungan dalam suatu sistem ERD, yaitu:
• One to One Relationship (Lihat Gambar 2.4), merupakan suatu model hubungan dimana satu anggota entity memiliki hubungan dengan satu anggota entity pada kelas yang berbeda. Ada 2 macam hubungan,yaitu obligatory dan non obligatory.
Relation
E ntity 1 E ntity 2
Gambar 2.4. One to One Relationship
a. One to Many Relationship (Lihat Gambar 2.5), merupakan suatu relasi atau hubungan antara satu anggota entity dengan beberapa anggota entity pada kelas yang berbeda. Sama halnya pada One to One Relationship, pada relasi yang satu ini juga terbagi ke dalam 2 jenis hubungan, yaitu: obligatory dan non- obligatory. Untuk kedua jenis hubungan tersebut masing-masing memiliki pengertian yang sama seperti pada One to One Relationship. Contoh: dalam setiap perusahaan dapat dipastikan bahwa dalam satu divisi/departemen tersebut memiliki beberapa karyawan. Dari kasus tersebut kita dapat melihat hubungan antara banyak karyawan bekerja dalam satu divisi perusahaan.
Gambar 2.5. One to Many Relationship
b. Many to Many Relationship (Lihat Gambar 2.6), merupakan hubungan yang terjalin antara beberapa anggota entity yang satu dengan beberapa anggota
entity yang lainnya. Kedua belah pihak dapat memiliki hubungan lebih dari satu dengan beberapa anggota entity. Contoh: dalam suatu perusahaan tertentu, setiap karyawan pada saat yang sama dapat bekerja dalam satu proyek secara bersamaan, demikian sebaliknya suatu proyek dapat dilakukan oleh beberapa karyawan.
Gambar 2.6. Many to Many Relationship
2.4 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan skema yang menggambarkan jalannya alur data dari suatu proses ke proses selanjutnya. DFD dapat dibagi menjadi beberapa level untuk menggambarkan kompleksitas pergerakan data secara lebih jelas dan teliti. Biasanya suatu DFD dimulai dari level 0 kemudian diturunkan menjadi level 1, level 2, dan seterusnya. Dalam DFD level 1 dan 2 dapat dibuat sub DFD yang lebih menggambarkan kelengkapan proses data secara jelas.
Dalam penggambaran DFD terdapat beberapa komponen model yang harus diperhatikan, antara lain:
a. External entity (Gambar 2.7): komponen ini dipakai untuk menggambarkan sumber input dari sebuah sistem atau tujuan dari output sebuah sistem dalam desain DFD.
Entity
Gambar 2.7. External Entity
b. Datastore (Gambar 2.8) : komponen yang menggambarkan tempat penyimpanan data dalam desain DFD.
Datastore
Gambar 2.8. Datastore
Data flow (Gambar 2.9): komponen yang menunjukan alur perpindahan data antar entity.
Dataflow
Gambar 2.9. Dataflow
c. Proses (Gambar 2.10): komponen yang menggambarkan kinerja dari sistem atau apa yang dilakukan oleh sistem. Melakukan perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut.
0 Proses
Gambar 2.10. Proses Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan DFD:
1. Dalam DFD tidak dibedakan antara data dan informasi, semua dianggap data.
2. Nama proses dalam context diagram harus sama dengan nama sistem tersebut.
3. Setiap DFD harus muat dalam satu halaman.
4. Setiap simbol harus diberi nama yang unik, namun harus konstan atau tidak boleh berubah jika berpindah ke level berikutnya.
5. Hindari garis yang berpotongan jika mungkin.
6. DFD pasti selalu mempunyai output.
7. Setiap proses dalam DFD harus mempunyai input dan output.
8. Suatu kesatuan luar hanya boleh mempunyai input atau output, tapi tidak boleh kedua-duanya.
9. Setiap simpanan data hanya boleh menerima input dari proses dan juga memberikan output ke proses saja.
2.5 Sistem Informasi Akutansi
Akutansi adalah proses dari tiga aktivitas yaitu: mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari sebuah organisasi. Proses pertama adalah identifikasi yaitu aktivitas memilih kegiatan yang termasuk kegiatan ekonomi. Proses kedua adalah pencatatan, yaitu semua kejadian ekonomi tersebut dicatat untuk menyediakan sejarah dari kegiatan keuangan dari organisasi tersebut. Proses ketiga adalah komunikasi, informasi yang yang telah didapat dari identifikasi dan pencatatan tidak berguna bila tidak dikomunikasikan. Informasi
ini dikomunikasikan melalui persiapan dan distribusi laporan akutansi, yang paling umum disebut laporan keuangan.
Sistem informasi akutansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling bereaksi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi. Ada dua model sistem informasi akutansi ,yaitu :
- Financial Accounting Model.
Semua laporan finansial (laporan keuangan) disiapkan dalam model ini seperti laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan neraca, dan laporan arus kas.
- Managerial Accounting Model
Merupakan bagian dari fokus akutansi yang berkaitan dengan penyediaan informasi finansial bagi pengguna internal perusahaan contohnya laporan penjualan, laporan pembelian,dan seterusnya (Wilkinson,1991).
Dua sistem yang dipakai pada perusahaan dagang yaitu : - Perpetual Inventory System
Perpetual Inventory System mencatat secara detail biaya yang dikeluarkan untuk membeli dan menjual barang, kemudian membebankannya pada setiap barang. Dengan menggunakan perpetual system, cost of goods sold ditentukan dan dicatat setiap penjualan barang terjadi. Perpetual inventory system tidak mempunyai rekening pembelian dan diskon pembelian pembelian, karena pada semua pembelian dikurangi diskon langsung dicatat sebagai inventory.
Bila terjadi penjualan, maka inventory langsung dikurangi dan jumlah itu menambah costs of goods sold. Sistem ini juga tidak perlu melakukan perhitungan fisik barang setiap akhir periode akutansi seperti dilakukan pada Periodic Inventory System,tetapi tetap perhitungan itu dilakukan setidak- tidaknya setahun sekali. Bila terjadi selisih maka dimasukkan rekening baru yaitu selisih inventory.
- Periodic Inventory System
Periodic Inventory System melakukan perhitungan cost of goods sold pada akhir periode saat sebelum membuat laporan laba rugi. Jumlah barang yang
tersisa pada awal dan akhir periode menentukan costs of goods sold. Untuk Periodic Inventory System ini terdapat 3 metode cost yang dipakai yaitu : 1. FIFO(First In First Out)
2. LIFO(Last In First Out) 3. Average Cost
Ketiga metode ini membedakan besarnya COGS yang ada pada periode tertentu.
Sistem Informasi Akutansi merupakan sebuah sistem yang mempunyai tiga fungsi penting dalam organisasi yaitu:
- Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas dan transaksi sehingga organisasi dapat melakukan evaluasi sesuatu yang terjadi.
- Memproses data menjadi informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan yang memungkinkan manajemen untuk melakukan planning, menjalankan, dan mengontrol aktivitas.
- Menyediakan kontrol untuk menjaga aset organisasi termasuk data itu sendiri.
Kontrol ini meyakinkan bahwa data tersedia pada waktu dibutuhkan dan harus akurat dan terpercaya.
Sistem informasi akutansi terdiri dari sumber daya manusia, prosedur- prosedur, dan teknologi informasi. Beberapa kata penting dari sistem informasi akutansi yang diperlukan antara lain yaitu aktiva atau aset, kewajiban atau liabilitas, ekuitas pemilik, pendapatan, dan beban.
Aktiva(assets) adalah sumber daya yang dimiliki oleh entitas bisnis atau usaha contohnya yaitu kas, piutang usaha, perlengkapan, beban dibayar di muka(seperti asuransi), bangunan, peralatan, tanh, dan hak paten.
Kewajiban(liabilities) adalah utang kepada pihak luar atau keditor contohnya utang usaha, wesel bayar, dan utang upah.
Ekuitas pemilik atau modal pemilik(owner equity) adalah hak pemilik terhadap aktiva bisnis.
Pendapatan(revenue) adalah peningkatan ekuitas pemilik yang diakibtkan oleh proses penjualan barang atau jasa kepada pembeli contoh pendapatan jasa, pendapatan sewa, dan lain-lain.
Beban(expenses) adalah aktiva atau jasa yang digunakan dalam proses menghasilkan pendapatan contoh beban gaji, beban sewa, beban perlengkapan, dan lain-lain.
2.6 Proses dan Siklus Akutansi
Sistem Informasi Akutansi tidak lepas dari siklus akutansi yang meliputi urutan- urutan siklus sebagai berikut:
a. Analisa transaksi bisnis, seperti pengumpulan bukti-bukti transaksi yang terjadi
b. Menjurnal transaksi-transaksi tersebut
c. Mem-posting jurnal tersebut ke buku besar (general ledger) d. Menyiapkan neraca saldo
e. Menjurnal dan mem-posting penyesuaian (jurnal penyesuaian) f. Menyiapkan neraca penyesuaian
g. Menyiapkan laporan keuangan, berupa laporan laba rugi (income statement), laporan perubahan modal (statement of equity) dan neraca saldo (balance sheet)
h. Menjurnal dan mem-posting penutup (jurnal penutup) i. Menyiapkan neraca penutup
Setelah siklus ke-9, putaran siklus kembali lagi ke siklus pertama, dan demikian seterusnya. Siklus a termasuk dalam proses identifikasi, siklus b-f dan h-i merupakan proses pencatatan, siklus g merupakan proses komunikasi.
Sub sistem Dasar dalam Sistem Informasi Akutansi yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi yaitu :
1. Expenditure Cycle (Siklus Pembelian)
Pada siklus ini perusahaan melakukan pembelian bahan baku, bahan penolong, maupun barang dagangan. Ada 4 aplikasi yang ada pada siklus ini : pembelian, pnerimaan barang, voucher, dan pengeluaran kas.
2. Production Cycle/Conversion Cycle (Siklus Produksi)
Siklus ini terjadi ketika input dikonversikan menjadi barang dan jasa yang bisa dijual. System aplikasi akutansi siklus ini terdiri dari 2 atau 3 sistem aplikasi yang tergantung dari tipe perusahaan. Siklus ini merupakan interface
antara siklus pengeluaran dan permintaan. Hanya perusahaan manufaktur yang mempunyai siklus ini.
3. Revenue Cycle (Siklus Penjualan)
Siklus ini meliputi transaksi akutansi yang mencatat munculnya pendapatan yang yang dihasilkan dari penjualan produk atau jasa yang dihasilkan dari siklus konversi.
4. Human Resource/Payroll Cycle (Siklus Penggajian)
Siklus ini berisikan kegiatan yang berkaitan dengan menyewa, melatih, dan membayar karyawan perusahaan.
5. Financing Cycle (Siklus Keuangan)
Financial berfungsi untuk menampung transaksi akutansi yang mencatat penyerahan modal dari pemilik dan kreditor, penggunaan modal untuk memperoleh aktiva produktif dan pelaporannya. Fungsi ini sama dengan kejadian ekonomi siklus dasar kegiatan bisnis atau capital investment.
Sistem informasi akutansi melakukan siklus akutansi secara terotomatisasi.
Sebelum membuat sistem informasi akutansi, terlebih dahulu harus mengetahui siklus akutansi yang berjalan secara manual.
2.6.1 Chart of Account
Chart of Account adalah daftar rekening dan nomor rekening yang menunjukkan lokasi rekening tersebut dalam buku besar. Jumlah dan tipe rekening tersebut berbeda-beda untuk tiap perusahaan, tergantung pada besar, kompleksitas dan tipe bisnis yang dilakukan.
Umumnya rekening akutansi dibedakan menjadi lima kelompok besar yaitu aset, hutang, modal, pendapatan, dan biaya. Struktur dalam chart of account merupakan salah satu hal yang terpenting dalam sistem informasi akutansi, karena berpengaruh dalam pembuatan laporan laba rugi dan neraca. Oleh karena itu terdapat aturan dalam penomoran perkiraan dalam chart of account. Aturan penomoran ini membagi perkiraan ke dalam beberapa jenis sesuai dengan pengaturan data dalam organisasi.
Contoh penulisan nomor rekening : 111 kas.
1 1 1
aktiva lancar yang ke-1 aset aktiva lancar
Contoh lain aturan penomoran yang digunakan dalam chart of account adalah sebagai berikut:
• Aktiva (1xxxxx)
• Κewajiban (2xxxxx)
• Modal Pemilik (3xxxxx)
• Pendapatan (4xxxxx)
• Biaya-biaya (5xxxxx)
2.6.2 Jurnal
Transaksi dicatat berdasarkan urutan kronologisnya dalam sebuah jurnal sebelum ditransfer ke rekeningnya. Sebuah jurnal dibuat untuk tiap transaksi menunjukkan saldo debit dan kredit yang mempengaruhi rekening tertentu.
Berdasarkan frekuensinya jurnal dibedakan menjadi 2 yaitu : 1 Jurnal Umum
Mencatat transaksi yang frekuensinya jarang atau nonrutin seperti pinjaman, penyesuaian di akhir periode, dan jurnal penutup. Jurnal umum ini meliputi : - Jurnal penyesuaian
Jurnal penyesuaian digunakan untuk melakukan penyesuaian terhadap pendapatan dan biaya pada periode dimana seharusnya pendapat itu didapatkan dan biaya ditanggungkan.
- Jurnal koreksi
Jurnal koreksi digunakan untuk mengkoreksi jika terjadi kesalahan dalam penjualan.
- Jurnal penutup
Jurnal penutup digunakan untuk menutup rekening-rekening sementara yang didapatkan dalam satu periode akutansi, seperti semula rekening pendapatan, biaya dan prive.
2 Jurnal Khusus
Mencatat transaksi yang frekuensinya terjadinya sering atau tinggi, jurnal khusus menyederhanakan proses pencatatan transaksi yang terjadi berulang dalam jumlah besar. Jurnal khusus meliputi :
- Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit dikarenakan transaksi penjualan yang sangat sering terjadi secara kredit tersebut, sehingga perlu untuk dijurnalkan khusus yang bertujuan untuk penyederhanaan proses penjurnalan.
- Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi secara kredit dikarenakan transaksi pembelian yang sangat sering terjadi secara kredit tersebut, sehingga perlu untuk dijurnalkan khusus yang bertujuan untuk penyederhanaan proses penjurnalan.
- Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat arus kas masuk yang meliputi antara lain penjualan tunai, pelunasan piutang, dan lain-lain.
- Jurnal pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat arus kas yang keluar seperti pembelian tunai, pelunasan hutang, dan lain-lain.
2.6.3 Buku Besar
Setiap jurnal yang sudah dibuat dipindahkan dalam buku besar(general ledger) sesuai dengan kelompok rekeningnya.
Contoh :
Seperti pada contoh jurnal pada Tabel 2.1
Tabel 2.1 Contoh Jurnal
Tanggal Keterangan Debet Kredit
2005 Kas 1000000
1 Mei Biaya Telepon 1000000
Contoh Buku Besar kas yang dapat dilihat pada Tabel 2.2
Tabel 2.2 Buku Besar Kas
Kas No.111
Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
2005
1 Mei JI 150000 - 150000
2.6.4 Laporan Keuangan
Tahapan terakhir dari proses akutansi adalah mempersiapkan laporan keuangan. Laporan keuangan ini sangat penting bagi pihak manajemen, kreditor, dan investor.
Laporan keuangan ada empat macam yaitu : 1 Laba Rugi (income statement)
Laba rugi menyajikan pendapatan dan biaya serta hasil bersih pemasukan atau kerugian bersih dari perusahaan untuk periode waktu tertentu berdasarkan konsep penandingan(matching concept). Konsep ini diterapkan dengan menandingkan beban dengan pendapatan yang dihasilkan selama periode terjadinya beban tersebut. Laporan Laba-Rugi juga melaporkan kelebihan pendapatan terhadap beban-beban yang terjadi. Kelebihan ini disebut laba bersih atau keuntungan bersih(net income atau net profit). Jika beban melebihi pendapatan, maka disebut rugi bersih(net loss)
2 Perubahan Modal (statement of equity)
Merangkum perubahan modal pemilik dalam periode waktu tertentu.
3 Neraca (balance sheet)
Neraca menyajikan aset, hutang, dan modal pemilik terhadap bisnisnya pada tanggal tertentu. Aktiva dalam neraca biasanya disusun berdasarkan urutan cepat lambatnya aktiva tersebut dikonversikan menjadi kas atau digunakan dalam operasi misalnya kas berada pada urtan pertama diikuti oleh piutang, perlengkapan dan aktiva tetap seperti tanah, bangunan, dan peralatan.
Sedangkan kewajiban berupa utang usaha, beban, dan kewajiban-kewajiban lainnya. Aktiva merupakan kewajiban ditambah dengan ekuitas pemilik.
4 Arus kas (cash flow)
Merangkum informasi tentang kas masuk (penerimaan kas) dan kas keluar (pembayaran) untuk periode waktu tertentu. Arus kas ini dibedakan menjadi tiga macam yaitu arus kas dari aktivitas operasi, arus kas dari aktivitas investasi, dan arus kas dari aktivitas pendanaan.
5. Ekuitas pemilik
Suatu ikhtisar perubahan ekuitas pemilik yang terjadi selama periode waktu tertentu,misalnya sebulan atau setahun.
Contoh Laporan Keuangan (Laba Rugi) pada Gambar 2.11 :
PT.U-SheR
Laporan Laba Rugi
Periode 31 Desember 2004
Penjualan Xxxxxx
HPP Xxxxxx
Potongan Penjualan Xxxxxx
Retur Penjualan Xxxxxx
Total Xxxxxx
Laba Kotor Xxxxxx
Biaya
Biaya Penjualan Xxxxxx
Biaya Operasi Xxxxxx
Total Biaya Xxxxxx
Laba Bersih Xxxxxx
Gambar 2.11. Laporan Laba Rugi
2.7 Software Aplikasi Penunjang
Dalam menyelesaikan proyek sistem informasi ini, digunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7 sebagai program coding dan desain interface dan Microsoft SQL Server 7 sebagai mediator penyimpanan database.
2.7.1 Borland Delphi 7
Borland Delphi 7 merupakan seri program aplikasi database yang berbasis objek Pascal dari Borland, selain itu bahasa pemrograman ini memberikan fasilitas pembuatan aplikasi visual seperti Visual Basic. Borland Delphi juga memiliki kemampuan untuk membangun aplikasi multi threaded. Selain berbasis
windows dan merupakan software yang dikembangkan dari versi-versi sebelumnya, menjadikan Borland Delphi 7 dilengkapi dengan kemampuan penggunaan bahasa SQL yang merupakan bahasa query yang handal dan sering dipakai secara umum dalam pemrograman database.
Keistimewaan yang ada pada Borland Delphi adalah adanya berbagai macam komponen objek yang sangat mendukung dalam membentuk suatu aplikasi yang bersifat user friendly. Borland Delphi juga dilengkapi dengan komponen yang menunjang pembentukan program aplikasi database, yaitu komponen ADO (ActiveX Data Objects). yang dapat mempermudah pengintegrasian antara user interface dan database yang dibentuk. Dalam komponen ADO masih terdapat objek-objek seperti: Database Connection, Query, Table, Quickreport, Datasource, dan Stored Procedure.
2.7.2 Microsoft SQL Server 7.0
Microsoft SQL Server 7.0 merupakan sebuah database relasional yang dirancang untuk dapat mendukung semua bentuk aplikasi/model database.
Database Microsoft SQL Server 7.0 dibagi ke dalam beberapa komponen logikal, seperti table, view, dan elemen-elemen lainnya yang terlihat oleh user. Elemen- elemen ini secara fisik disimpan di dalam dua atau lebih file di dalam disk. Format file ataupun lokasi dimana elemen-elemen logik ini ditulis, tidak diketahui oleh user.
Berikut ini merupakan daftar komponen-komponen yang dapat ditemukan dalam Microsoft SQL Server 7.0:
a. Database b. Table
c. Database diagram d. Indeks
e. Query f. View
g. Stored procedure h. Trigger
i. Full Text Index
Membuat database, terutama struktur dasarnya, adalah pekerjaan yang dapat dilakukan secara sederhana pada SQL Server 7.0 karena SQL Server sudah menggunakan antarmuka grafis. Langkah-langkah yang dilakukan hanya membutuhkan waktu yang relatif singkat, baik secara manual dengan Enterprise Manager, dengan bantuan Create Database Wizard, atau dengan perintah bahasa Transact-SQL. Membuat database mencakup karakteristik fisik dari database, seperti misalnya ukuran, tingkat kenaikan, nama, identifikasi pemiliknya, serta identifikasi grup.
Ada tiga file yang membentuk sebuah database: file primer, file sekunder, dan file log. Berikut ini adalah keterangan dari setiap file:
− Primer : File ini mengandung informasi yang dibutuhkan untuk menu shortcut-load dan menginisialisasi database, serta untuk menyimpan data. Ini adalah file default untuk setiap database yang dibuat.
− Sekunder : File sekunder hanya ada apabila file primer tidak cukup besar untuk memelihara semua file data. Bergantung pada ukuran dari database, mungkin diperlukan beberapa sekunder ini.
− Log : File log digunakan untuk memulihkan database. Setidaknya ada satu file log dalam setiap database, dan file log yang kedua selalu bisa dibuat.
Ukuran minimal dari file log adalah 512 KB.
2.8 Sistem Database Client/Server
Dalam sistem database Client/Server, dimana sebuah database berada pada sebuah/beberapa komputer pusat yang disebut dengan server, yang bisa dipakai bersama oleh banyak user yang disebut client. User mengakses server tersebut melalui sebuah aplikasi client yang dijalankan pada komputer lain. User yang berbeda-beda dan mengakses di banyak tempat mengakses data/informasi yang sama, yang akurat dan selalu up to date.
Meletakkan data dan mengaturnya pada sebuah komputer terpusat memberikan beberapa kelebihan:
- Setiap data yang tersimpan bisa diakses oleh semua user tergantung dari pengaturan hak akses terhadap user tersebut di dalam server tersebut.
- Proses dan aturan keamanan data cukup didefinisikan sekali dalam server dan berlaku bagi semua user.
- Sebuah relational server database meminimalkan kepadatan lalu lintas data pada jaringan dengan hanya mengirim data yang diperlukan saja oleh sebuah aplikasi.
- Kebutuhan hardware bisa diminimalkan. Sebab, data tidak disimpan pada setiap komputer. Sehingga menghemat storage dan memory. Client tidak disibukkan dengan pengaturan / penyimpanan data, sedangkan di sisi lain Server tidak disibukkan dengan proses menampilkan data. Masing-masing bisa mengoptimalkan tugasnya.
- Perawatan database seperti backup/restore lebih sederhana sebab dapat difokuskan pada server pusat.
