TINJAUAN TENTANG PROSEDUR KERJA BAGIAN ACCOUNT PAYABLE SECTION DI ARYADUTA HOTEL MEDAN
KERTAS KARYA
OLEH:
TRISKA MOLANDA
132204089
BIDANG KEAHLIAN PERHOTELAN PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2016
ABSTRAK
Hotel merupakan bisnis yang dikelola secara komersial yang menyediakan akomodasi penginapan, pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Accounting sebagai salah satu departemen yang bertugas mengelola keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran uang di hotel, di Aryaduta hotel Medan, account payable bertanggung jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan account payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expenses dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu. Proses accounting mencatat transaksi - transaksi keuangan secara terus menerus dan pada akhirnya accounting periode, data dari transaksi keuangan akan diringkas dan disiapkan untuk menyusun laporan keuangan.
Kata Kunci : Accounting Department, Account Payable, Accounting Periode
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum, wr, wb Puji dan syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini, yang bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan DIII Pariwisata Perhotelan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Ahli Madya. Dalam penyusunan kertas karya ini, penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi isi maupun penampilannya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.
Penyelesaian kertas karya ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Arwina Sufika S.E., M.Si, selaku Ketua Program Studi D-III Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Abdul Hasyim Batubara Ak, MM , selaku Dosen Pembimbing dalam penulisan kertas karya ini yang telah memberikan saran dan bimbingan kepada penulis.
4. Bapak Muadi Suratmo, S.E., selaku koordinator jurusan perhotelan pariwisata dan membimbing dalam pengerjaan Laporan Praktik Kerja Lapangan.
5. Bapak/Ibu dan seluruh staf pengajar diprogram studi D-III Pariwisata Universitas Sumatera Utara.
6. Manager dan seluruh staff accounting department Aryaduta hotel Medan yang telah memberikan banyak informasi dalam menyelesaikan kertas karya ini.
7. Kepada kedua orangtua tercinta, yang telah banyak membantu penulis dari segi doa, moril dan materi dari awal perkuliahan sampai selesainya kertas karya ini.
8. Keluarga-keluarga penulis, yang selalu membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini dan juga selalu memberikan dukungan, perhatian dan semangat kepada penulis.
9. Kepada Ilham Akbar Yuswar orang yang selalu setia, mendukung dan memberi perhatian, serta saran untuk penulisan kertas karya ini.
11. Teman-teman pariwisata stambuk 2013 serta teman training penulis di The Aryaduta Hotel Medan yang banyak memberikan dukungan dalam penulisan kertas karya ini.
Akhir kata, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penulisan kertas karya ini. Untuk penyempurnaan kertas karya ini penulis selalu terbuka untuk menerima kritik dan saran, semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua, Amin.
Medan, Oktober 2016
Triska Molanda NIM : 132204089
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK……… i
KATA PENGANTAR... ii
DAFTAR ISI ... iv
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Alasan Pemilihan Judul ………... 1
1.2. Batasan Masalah……….. 4
1.3. Tujuan Penulisan………. 4
1.4. Metode Penelitian……… 4
1.5. Sistematika Penulisan………. 5
BAB II URAIAN TEORITIS 2.1. Pengertian account Payable (hutang dagang)…………. 7
2.3. Fungsi Bagian Account Payable ……….. 9
2.4. Tugas Bagian Account Payable ………... 10
BAB III GAMBARAN UMUM ARYADUTA HOTEL MEDAN 3.1.Sejarah berdirinya The Aryaduta Hotel Medan……… 12
3.2.Klasifikasi The Aryaduta Hotel Medan………. 14
3.3.Fasilitas The Aryaduta Hotel Medan………. 16
3.4.Struktur Organisasi The Aryaduta Hotel Medan……... 21
BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Tinjauan tentang prosedur kerja Account Payable Section di The Aryaduta Medan... ... 22
Halaman
4.1.3. Payment on purchasing... … 25 4.1.4. Kebijakan proses invoice supplier / vendor…. … 27 4.1.5. Kategori umur hutang yang diterapkan……….. 28
4.1.6. Kebijakan prepayment………. 29
4.1.7. Kebijakan bon sementara………. 30 4.2. Prosedur-prosedur pengelolaan hutang dagang………. 32 4.2.1. Prosedur menjadi rekanan/pemasok……… 32 4.2.2. Prosedur penerimaan data pemasok……… 33
4.2.3. Penerimaan tagihan………. 34
4.2.4. Prosedur verifikasi data dan penerimaan
hutang dagang…... .... 34 4.2.5. Prosedur proses invoice supplier……….. 35 4.3. Prosedur rencana pembayaran hutang dagang………… 36 4.4. Prosedur pembuatan kredit nota
dari retur beli oleh Pemasok………... 37 4.5. Prosedur pembuatan debit nota
atau kredit nota dari transaksi koreksi………. 38 4.6. Penanganan hutang dagang bermasalah……….. 39 4.7. Laporan-laporan dalam mengelola hutang dagang……. 41 4.8. Prosedur AP Period End Closing………... 42 4.9. Surat-menyurat yang berhubungan dengan
hutang dagang………... 43
4.10. Formulir-formulir………. 43
Halaman
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan……….. 45
5.2.Saran………. 46
DAFTAR PUSTAKA………. 44
LAMPIRAN……… 45
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Alasan Pemilihan Judul
Hotel merupakan perusahaan akomodasi yang mempergunakan sebagian atau keseluruhan bagian untuk jasa pelayananan penginapan, penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersil (Keputusan Menteri Parpostel no Km 94/HK 103/MPPT 1987).
Adapun bagian – bagian pada hotel sebagai berikut.
a. Front Office
Bagian – bagian pada front office adalah 1. Reservation
Tugasnya adalah mengatur jadwal tamu yang melakukan reservasi yang akan menginap di hotel. Penting bagi hotel untuk memiliki petugas reservasi saat tingkat hunian (Occupancy) hotel sudah sangat tinggi. Dengan adanya petugas reservasi ini, maka tingkat hunian hotel akan bisa dijaga tetap tinggi, selain itu juga agar bisa mengatur tamu agar tidak terjadinya double book dalam melakukan reservasi.
2. Receiption
Bagian ini bertugas untuk melakukan penyambutan pada tamu yang baru masuk hotel. Data dari tamu yang akan disambut di peroleh dari petugas reservasi.
3. Cashier
Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel
4. Marketing
Melakukan penjualan kamar dan penentuan harga kamar 5. Housekeeping
Menjaga kebersihan dan kelancaran pelayanan operasional hotel 6. Manager
Membawahi bagian – bagian yang ada di front office sekaligus bertanggung jawab pada kelancaran tugas semua bagian.
b. Back Office
Adapun bagian – bagiannya sebagai berikut 1. Income Officer (pendapatan)
Bertugas untuk mencatat pendapatan yang diperoleh dari penjualan kamar dan restoran, biasanya petugas dibagian ini mendapat laporan dari cashier front office, dimana petugas ini akan merekap semua pendapatan dari 3 shift kasir front office dan membukukannya dalam sebuah jurnal pendapatan.
2. Account receivable officer (piutang)
Mirip dengan tugas income officer, bedanya adalah jika dihitung oleh bagian income officer adalah semua pendapatan hotel baik secara kas maupun piutang, sedangkan piutang diserahkan ke bagian account receivable untuk dikelola dan ditagihkan.
3. Purchasing and Receiving Officer (pembelian)
Bagian pembelian untuk keperluan hotel supplies maupun keperluan restoran.
4. Account Payable Officer (hutang)
Bagian yang menangani data hutang untuk dikelola dan dibayar.
5. Cost Control Officer
Bagian yang mengatur item – item mana saja yang menguntungkan dan mana yang tidak.
6. Chief Accounting
Bertanggung jawab pada operasional back office serta memberikan laporan keuangan.
Bagian Accounting dalam perhotelan bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional keuangan. Begitu juga dengan Account Payable bertanggung jawab atas penelitian dan pencatatan seluruh hutang – hutang.
Berdasarkan hal yang telah diuraikan diatas tentang prosedur kerja Account Payable dalam menunjang kelancaran pelayanan dan sebagai jembatan antara pihak hotel dengan supplier. Seorang Account Payable harus mempunyai strategi dalam melaksanakan pekerjaan yang ia jalani agar selalu terjadi peningkatan kinerja. Maka penulis akan mengangkat kertas karya dengan judul : “TINJAUAN TENTANG PROSEDUR KERJA ACCOUNT PAYABLE SECTION DI HOTEL ARYADUTA MEDAN”
Penulis mengajukan judul tersebut di karenakan penulis telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dari tanggal 25 Januari 2016 sampai dengan tanggl 1 Juni 2016 di Hotel Aryaduta Medan di Department Accounting khususnya sebagai asisten Account Payable.
1.2. Batasan Masalah
Dalam kajian tugas akhir ini, objek yang diteliti bertujuan agar tidak terjadi permasalahan yang mencakup lingkup terlalu luas. Ruang lingkup pembahasan penulisan kertas karya yang penulis buat dari data hingga kebenaran fakta yang terjadi berdasarkan pengalaman dan pengamatan penulis saat melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di hotel Aryaduta Medan dari tanggal 25 Januari 2016 sampai dengan tanggal 1 juni 2016.
1.3.Tujuan Penulisan
Adapun tujuan umum dari penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:
a. Mengetauhi fungsi dan peran bagian account payable.
b. Menghasilkan penanganan yang baik, sehingga tidak terjadinya kesalahan yang merugikan perusahaan dan pihak vendor.
c. Mengetahui prosedur kerja bagian account payable seperti, prosedur pengelolaan hutang dagang, prosedur pembuatan kredit nota, prosedur pembuatan debit nota, penanganan hutang dagang bermasalah, pembuatan laporan dalam mengelola hutang dagang, prosedur account payable period end closing, dan surat menyurat yang berhubungan dengan hutang dagang.
1.4.Metode Penelitian
1. Cara Pengambilan Data
Ada beberapa cara dalam pengambilan data untuk tugas akhir ini. Cara tersebut antara lain :
a. Pengamatan atau observasi langsung
Observasi adalah pengumpulan data yang dilakukan melalui pengamatan secara sengaja dan sistematis untuk kemudian dilakukan pencatatan. Dalam pembuatan kertas karya ini, penulis sudah melakukan praktik kerja lapangan sejak tanggal 25 Januari 2016 sampai dengan tanggal 1 Juni 2016 di Hotel Aryaduta Medan untuk dapat mengetahui dan menganalisis hal yang berkaitan dengan Accounting Departement.
b. Wawancara
Informasi yang diperoleh dengan cara penulis bertanya kepada employees sebagai pendukung untuk melengkapi tugas akhir ini
c. Studi Pustaka
Studi Pustaka yaitu penulis mengumpulkan data dengan menggunakan beberapa buku dan situs website di media internet sebagai acuan dan sumber pembahasan, terutama teori dan konsep yang relevan dengan permasalahan yang dibahas.
2. Jenis Data
Data kualitatif adalah data yang digambarkan dengan kata-kata atau uraian tentang objek yang diteliti dan tidak dapat dihitung atau diangkakan. Dalam pembuatan tugas akhir ini, penulis menggunakan data sejarah Hotel Aryduta Medan.
1.5.Sistematika Penulisan
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis membagi pokok – pokok pembahasan kedalam lima bab yang saling berhubungan satu sama lain.
Adapun pokok – pokok pembahasan tersebut adalah sebagai berikut:
BAB I : Pada bab ini penulis menguraikan pendahuluan yang meliputi pembahasan tentang Alasan Pemilihan Judul, Batasan masalah, Metode penelitian, Tujuan penulisan dan Sistematika Penulisan.
BAB II : Pada bab ini penulis memuat uraian teoritis mengenai pengertian peranan dan fungsi Asisten Account Payable, ruang lingkup dan hubungan kerja sama bagian Account Payable, strategi pelayanan bagian Account Payable kepada pihak yang bersangkutan.
BAB III : Pada bab ini penulis menguraikan tentang tinjauan umum perusahaan, yakni sejarah berdirinya The Aryaduta Hotel Medan, klasifikasi hotel, fasilitas yang dimiliki, struktur organisasi Hotel Aryaduta Medan
BAB IV : Tinjauan Tentang Prosedur Kerja bagian Account Payable Section di Hotel Aryaduta Medan. Pada bab ini menjelaskan tentang ruang lingkup pelayanan dan membahas mengenai prosedur kerja bagian Account Payable Section sesuai yang mengenai dengan judul besar yang diambil dalam tugas ini.
BAB V : Pada bab ini penutup yang merupakan bagian dari kesimpulan dan saran.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
URAIAN TORITIS TENTANG ACCOUNT PAYABLE
2.1.Pengertian Account Payable (hutang dagang)
Account payable merupakan kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dipenuhi dalam jangka waktu yang singkat. Kewajiban ini timbul karena perusahaan membeli secara kredit barang dagangan untuk dijual kembali kepada konsumen .
Istilah hutang dagang biasanya merujuk pada jumlah yang terhutang karena pembelian oleh :
a. Perusahaan yang bergerak dibidang industri / pabrik atas pembelian baku atau bahan pembantu.
b. Perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan barang dagangan atas pembelian barang jadi.
Hutang dagang tidak dicatat pada waktu pemesanan dilakukan, tetapi hanya pada saat hak pemilikan atas barang-barang tersebut beralih kepada pembeli.
Apabila terdapat potongan pembelian secara tunai, maka hutang dagang harus dilaporkan sebesar jumlah hutang dagang setelah dikurangi potongan tunai.
Apabila dalam pembelian secara kredit tersebut terdapat PPN (Pajak Pertambahan Nilai), maka hutang dagang termasuk PPN.
menurut Djarwanto (2004:34) “Hutang merupakan kewajiban perusahaan kepada pihak lain untuk membayar sejumlah uang atau menyerahkan barang atau jasa pada tanggal tertentu.” Hutang juga merupakan salah satu sumber pembiayaan eksternal yang digunakan oleh perusahaan untuk membiayai kebutuhan dananya. Dalam pengambilan keputusan akan penggunaan hutang ini harus mempertimbangkan besarnya biaya tetap yang muncul dari hutang berupa bunga yang akan menyebabkan semakin meningkatnya leverage keuangan dan semakin tidak pastinya tingkat pengambilan bagi para pemegang saham biasa.
Hutang menunjukkan sumber modal yang berasal dari kreditur. Dalam jangka waktu tertentu pihak perusahaan wajib membayar kembali atau wajib memenuhi tagihan yang berasal dari puhak luar tersebut. Pemenuhan kewajiban ini dapat berupa pembayaran uang, penyerahan barang atau jasa kepada pihak yang telah memberikan pinjaman kepada perusahaan.
Menurut Carl S. Warren, James M. Reeve, Jonathan Duchac (2015:543)
“Hutang usaha (account payable) berasal dari pembelian barang atau jasa untuk digunakan dalam kegiatan operasi perusahaan atau untuk membeli persediaan barang untuk dijual kembali (barang dagangan).”
Menurut Djarwanto (2004:34) “Hutang dagang (Account Payable) adalah semua pinjaman yang timbul karena pembelian barang-barang dagang atau jasa kredit.”
2.2.Fungsi Account Payable
Pada dasarnya account payable adalah nama (kelompok) rekening yang menunjukkan kewajiban jangka pendek yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa secara kredit. Bagian account payable diartikan sebagai suatu sub bagian yang berada dalam organisasi akuntansi yang bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan merencanakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang jasa secara kredit. Selain itu bagian account payable ini berfungsi juga menyelesaikan urusan pajak karena pada intinya pajak merupakan pengurangan harta perusahaan. Disamping menjalankan fungsi utamanya dalam bidang pelaporan keuangan, bagian akuntansi juga mempunyai fungsi untuk membantu kelancaran operasi hotel. Salah satu hal yang dilakukan oleh bagian akuntansi adalah pembuatan daftar pembayaran penghasilan karyawan, perhitungan penghasilan, dan pemotongan penghasilan untuk seluruh pegawai, mulai dari pekerja di tingkat yang paling bawah sampai pimpinan tertinggi hotel (payroll).
Fungsi prosedur hutang:
- Menjaga agar hutang kepada pemasok dikelola sebaik-baiknya, dan apabila hutang jatuh tempo, segera dilakukan pembayaran.
- Melakukan verifikasi sedemikian rupa, sehingga dapat dijamin bahwa pembayaran dilakukan dengan benar.
2.3.Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Account Payable
1. Bertanggung jawab atas penelitian dan pencatatan semua hutang- hutang perusahaan dan menyiapkan pembayarannya yaitu account payable voucher (tanda terima) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh assistant accounting & office manager.
Berikut uraian tugas bagian account payable harian dan bulanan:
1. Menerima tembusan purchase request (PR), purchase order (PO), receiving report (RR) dan invoice atau nota.
2. Membuat voucher payable dengan dilampiri dokumen-dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan berlaku.
3. Menyerahkan Voucher payable tersebut kepada asisten untuk dibuat cek dan ditandatangani oleh financial controller dan general manager.
4. Membukukan semua pembayaran account payable kedalam voucher register, demikian pula melakukan semua pembayaran tunai atau general cashier reimbursement kedalam voucher register sesuai chart of accounts yang berlaku dan ketentuan telah ditetapkan.
5. Menyiapkan jadwal pembayaran yang sudah jatuh tempo kepada asisten account payable untuk diajukan kepada pembayarnya (supplier).
6. Menyimpan semua voucher payable sesuai dengan ketentuan.
7. Mengeposkan kedalam account payable card masing-masing vendor yang menyangkut pembelian, pembayaran dan sisa hutang.
8. Menutup voucher register book (pada akhir bulan) dan membuat jurnal account payable, mengadakan komfirmasi atas pembelian barang- barang inventory dan expenses dan cost control.
9. Menutup account payable card masing-masing (pada akhir bulan) vendor dan membuat aged trial balanced of account payable untuk lampiran financial statement.
BAB III
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
TINJAUAN UMUM ARYADUTA HOTEL MEDAN
3.1. Sejarah Aryaduta Hotel Medan
Didirikan pertama kali di Jakarta dengan nama Hotel Aryaduta Jakarta pada tahun 1974 dan berada dipusat ibukota Jakarta, tepatnya di Jl. Prapatan 44-48 Jakarta 10110, Indonesia. Awalnya hotel ini dikenal dengan nama The Ambassador.
Kemudian pada pada tahun 1976, The Ambassador berubah nama menjadi Hyatt Aryaduta Hotel Jakarta. Pergantian nama ini karena adanya penandatanganan kontrak kerja sama dengan Hyatt International, dan mulai saat itu manajemen Hotel Ambassador dikelola oleh Hyatt International. Pada tahun 1990, Hyatt Aryaduta Jakarta mendapatkan sertifikat sebagai hotel berbintang lima dengan tingkat Diamond dan selang setahun kemudian Hyatt Aryaduta Jakarta berganti nama menjadi The Aryaduta Jakarta. Kemudian tahun 2000, Lippo Group menyelesaikan pembelian seluruh saham dan memiliki kekuasan penuh atas Hotel Aryaduta Jakarta. Setelah Lippo Group menyelesaikan seluruh pembelian saham tersebut mereka berencana mengembangkan Aryaduta Hotel tidak hanya di Jakarta melainkan ke seluruh Indonesia, salah satunya ada di Medan.
Aryaduta Hotel Medan terletak di Jl. Kapten Maulana Lubis no. 08 Medan dan didirikan pada 1 April 2006 tepat di atas Grand Paladium Mall Medan. Aryaduta Hotel Medan di bawah kepemimpinan Lippo Group yang dimiliki oleh Bapak James Tjahaya Riady.
3.1.1. Profil Aryaduta Hotel Medan
Aryaduta Hotel Medan terletak di Jalan Kapten Maulana Lubis Nomor 8 Medan, tepat berada di atas pusat perbelanjaan Grand Paladium Mall dan bersebelahan dengan kantor Walikota Medan serta lapangan Benteng Medan. Tempatnya yang strategis di tengah kota Medan dan berdekatan dengan hotel-hotel lainnya menjadi persaingan tersendiri bagi Aryaduta Hotel Medan untuk mempertahankan citra dan kenyamanan para pelanggan. Aryaduta Hotel Medan memiliki 4 lantai, yang mana lobby pada hotel ini ada 2 yaitu lower lobby and sky lobby yang terletak di lantai 9 hotel. Lantai 8 digunakan untuk perkantoran dan area parkir kendaraan, sedangkan lantai 9 digunakan sebagai Receptionist, The Lounge, The Pastry, The Courtyard Pool, The Pool Café and The Kitchen Restaurant serta kamar-kamar.
Aryaduta Hotel Medan sudah mengalami 6 kali pertukaran General Manager ( GM), GM pertama bernama Mr. Andre Roland Clain berkebangsaan Indonesia, kedua dijabat oleh Mr. Peter Walter Buzz berasal dari Germany, ketiga dijabat oleh Mr. Erwin Bernhard berkebangsaan Indonesia, keempat dijabat oleh Mr.
Gofter Markus Herman berkebangsaan Germany, kelima dijabat oleh Mr. Herman Rachmandy Kemp berkebangsaan Germany dan Indonesia, dan yang terakhir ialah Mr. Sebastian Henning Goldmann berkebangsaan Germany yang masih menjabat sebagai general manager di hotel Aryaduta Medan sampai sekarang.
3.1.2. Visi dan Misi Hotel Aryaduta Medan
Visi dan misi dari hotel Aryaduta Medan yaitu “Turn Every Moment in to Beautifull Memories”, yang berarti menciptakan setiap sentuhan yang indah, maksudnya disini adalah setiap sentuhan baik berhadapan langsung dengan tamu maupun tidak haruslah dapat memberikan pelayanan yang terbaik agar setiap tamu yang berkunjung merasa nyaman dan di layani dengan baik. Sehingga tamu tersebut mendapatkan kesan yang begitu istimewa dan ingin berkunjung kembali suatu waktu bersama teman, kerabat, atau keluarganya.
Adapun slogan dari hotel Aryaduta Medan yaitu “To Be Close To Our Guest , To Be Close To Employe”. Maksudnya adalah mendekatkan diri kepada setiap tamu dan mendekatkan diri kepada setiap karyawan. Memberikan kesan yang indah kepada tamu hotel dan juga menjadikan suasana bekerja menjadi nyaman sehingga tercipta suatu hubungan yang harmonis bagi setiap karyawan hotel.
3.2. Klasifikasi Hotel Aryaduta Medan
Klasifikasi hotel Aryaduta Medan dapat dibagi berdasarkan beberapa hal, yaitu:
1. Berdasarkan lokasi
Dilihat dari lokasi hotel Aryaduta Medan didirikan, maka hotel tersebut diklasifikasikan sebagai City Hotel, dikarenakan hotel tersebut terletak di pusat kota.
2. Berdasarkan lamanya beroperasi
Hotel Aryaduta Medan beroperasi sepanjang tahun, tidak ada sela untuk berhenti sehingga hotel ini termasuk kedalam jenis hotel All Year Around.
3. Berdasarkan kelas
Hotel di Indonesia digolongkan menjadi dua jenis, yang pertama hotel melati dan hotel bintang. Hotel melati diklasifikasikan menjadi melati satu, dua, dan tiga.
Sedangkan hotel berbintang diklasifikasikan menjadi hotel bintang satu, dua, tiga, empat, dan lima. Penggolongan hotel di Negara kita didasarkan pada tiga kriteria yaitu ; fisik, operasional / manajemen, dan pelayanan. Jadi, hotel Aryaduta Medan termasuk hotel berbintang lima.
4. Berdasarkan fasilitas dan tingkat pelayanan
Berdasarkan fasilitas dan tingkat pelayanan, hotel Aryaduta Medan termasuk kedalam hotel ekonomis (Economy Class Hotel / Limited Service Hotel ) karena hotel tersebut memiliki segmentasi pasar tertentu, yaitu hanya untuk tamu-tamu bisnis dan para wisatawan dengan anggaran terbatas. Selain akomodasi, hotel ekonomis juga menawarkan layanan reservasi, restoran umum, fasilitas pertemuan, valet, laundry, beserta transportasi dari dan ke bandar udara.
5. Berdasarkan komponen harga kamar
Ditinjau dari komponen harga kamar, hotel Aryaduta Medan merupakan hotel yang menggunakan continental plan dimana hotel tersebut menerapkan ketentuan harga kamar termasuk satu kali makan pagi / sarapan.
6. Berdasarkan ukuran besar hotel
Melihat ukuran hotel dan jumlah kamar sebanyak 200 kamar, maka hotel ini dikategorikan sebagai average hotel.
3.3. Fasilitas yang Dimiliki Hotel Aryaduta Medan
Fasilitas-fasilitas yang dimiliki hotel Aryaduta Medan sebagai berikut :
3.3.1. Fasilitas Kamar
Terdiri dari 199 kamar dengan 197 yang siap untuk dijual dan berada dari lantai 9 sampai lantai 11. Kamar yang tersedia untuk Deluxe Room adalah 170 kamar, 12 kamar untuk Aryaduta Pool Terrace, 15 kamar untuk Aryaduta Premier, 1 kamar untuk Business Suite, dan 1 kamar untuk Aryaduta Suite.
1. Deluxe Room
Kamar ini memiliki luas 45 𝑚2 dan menawarkan pemandangan kota dan kolam renang. Tersedia juga tempang tidur king atau twins, TV layar datar, dan kamar mandi yang dilengkapi shower. Fasilitas lainnya mini bar, brankas, mesin teh dan kopi, serta layanan kamar 24 jam.
2. Aryaduta Pool Terrace
Sebuah kamar 30 𝑚2 dengan teras pribadi dan akses langsung ke kolam renang serta halaman yang indah. Mendapatkan sarapan pagi prasmanan secara gratis, teh sore, minuman malam, minuman selamat datang, serta penggunaan gratis 1 jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.
3. Aryaduta Premiere
Aryaduta Premier memiliki luas 40 𝑚2. Semua jenis kamar ini terdapat disudut hotel pada masing-masing lantai kamar hotel. Tipe kamar ini memiliki dinding berkaca pada dua sudutnya, sehingga tamu dapat melihat pemandangan kota Medan lebih luas. Kamar ini difasilitasi oleh akses penyajian gratis harian sarapan prasmanan, teh sore dan minuman malam, minuman selamat datang, penggunaan gratis 1 jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.
4. Business Suite
Dengan pemandangan yang luar biasa dan akses mudah ke kolam renang halaman, elegan 50 𝑚2 kamar ini dilengkapi dengan teras pribadi, ruang tamu yang luas, ruang makan dengan dapur, kamar tidur terpisah, dan area kerja dengan akses internet broadband. kamar ini juga menyediakan akses eksklusif yang menyajikan gratis harian sarapan prasmanan, teh sore dan minuman malam.
minuman selamat datang, serta penggunaan gratis 1 jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.
5. Aryaduta Suite
Dengan pemandangan kota, 290 𝑚2 Aryaduta Suite memiliki ruang tamu yang terpisah, ruang makan dengan dapur, dua kamar tidur - kamar tidur utama dengan tempat tidur ukuran king mewah dan satu kamar tidur dengan tempat tidur twin, dilengkapi dengan selimut berbulu dan bawah bantal bulu, ditambah fasilitas mewah kamar mandi elegan, akses eksklusif melayani gratis sarapan prasmanan harian, teh sore dan minuman malam, serta penggunaan gratis 1 jam Aryaduta Lounge Boardroom dan bantuan maskapai boarding.
3.3.2. Fasilitas Restoran dan Outlet Lainnya
Selain penginapan, hotel Aryaduta Medan juga menawarkan dan menyediakan fasilitas lainnya yang menjadi faktor pendukung bagi hotel tersebut. Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh hotel Aryduta Medan adalah sebagai berikut :
1. The Lounge
The Lounge adalah tempat yang paling cocok untuk bertemu dengan kerabat sambil menikmati makanan ringan, anggur, teh dan kopi. Kapasitas kursi yang dimiliki adalah 24 buah dan terletak di Sky Lobby Lantai 9
2. The Kitchen Restaurant
The Kitchen Restaurant terletak dilantai 9 hotel, tersedia 188 buah kursi. Para tamu dapat menikmati masakan dari berbagai Negara yaitu Asean, Chinese, Japanese, dan Western. Fasilitas lain yang ditawarkan disini adalah dapat mellihat langsung kota medan dari sudut jendela beserta melihat langsung para koki memasak di area tersebut.
3. The Pool Café
Pool Café menawarkan pemandangan kolam renang terbaik yang dimiliki Hotel Aryaduta Medan dan makanan ringan yang sehat dan jus. Kapasitas kursi yang dimiliki The Pool Café ini berjumlah 90 buah.
4. The Pastry and The Bar
Outlet ini menyediakan roti olahan sendiri, roti Prancis, bolu dan cookies sambil menikmati cappuccino, jus segar atau teh pilihan yang lezat.
5. VIP Lounge
Tempat ini merupakan tempat yang tidak semua tamu hotel yang menginap dapat memasuki tempat ini. Sebab hanya tamu yang berkeanggotaan yang dapat menikmati akses ke Executive Lounge.
6. Spa
Fasilitas spa ini menghadirkan suasana yang amat nyaman dan rileks. Terdapat berbagai jenis perawatan yang ada di spa yakni pedicure, manicure, dan massage.
Fasilitas ini tidak memiliki outlet tersendiri ( not in house ), jika dibutuhkan para pelanggan spa ini dapat dilakukan di kamar atau di swimming pool.
7. Health Club
Outlet ini menyediakan fasilitas kebugaran jasmani, berbagai jenis alat olah raga dan berdinding transparan sehingga tamu dapat menikmati pemandangan di kolam renang.
8. Swimming Pool
Hotel Aryaduta Medan menyediakan kolam renang yang nyaman untuk para pelanggannya dengan menempatkan pondokan kursi yang dapat disinggahi sesudah atau sebelum berenang.
9. Bussines Center
Outlet ini menyediakan lima buah komputer dengan kemampuan mengakses internet beserta mesin fotocopy, mesin fax dan mesin printer serta scanner yang dapat dipakai oleh tamu dengan membayar sejumlah biaya pemakaian.
3.3.3. Fasilitas Ruang Pertemuan dan Ballroom
Fasilitas ruang pertemuan dan grand ballroom yang terdapat di Hotel Aryaduta Medan, yakni :
1. Grand Ballroom
Grand Ballroom memiliki luas 1.495 𝑚2 dan dapat menampung hingga 1.000 pax.
2. Meeting Room
Meeting Room memiliki luas 204 𝑚2 dan dapat menampung 100 pax.
3. Board Room
Board Room memiliki luas 202 𝑚2 dan dapat menampung 100 pax.
3.4. Struktur Organisasi Hotel Aryaduta Medan
General manager
Executive asst. manager
Room Division
F &B Division
Accoun -ting
Purchasing Engin-
eering
Marketing
House Keeping
Front Office
Food Product
F & B Service
Linen Section
Public Area Floor Section
Reception Bar
Banquet Cashier
Information Reservation
Room Service Restaurant
Reservation Banquet
BAB IV PEMBAHASAN
4.1. Tinjauan Tentang Prosedur Kerja Account Payable Section di Hotel Aryaduta Medan
Pada dasarnya bagian account payable (hutang dagang) adalah nama (kelompok) yang bertugas mengelola bagian kewajiban jangka pendek dan bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan merecanakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang dan jasa secara kredit.
System dan prosedur yang berkaitan dengan pembelian kredit, terlebih berfokus untuk pengelolaan hutang dagang, antara lain meliputi:
4.1.1 Kebijakan-Kebijkan Hutang Dagang
1. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada surat tanda terima barang, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai surat tanda terima barang maka harus dibubat invoice baru yang telah direvisi dari supplier.
2. Untuk invoice non PO (purchase order), invoice harus mendapat persetujuan dan ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Head Department sebelum diserahkan ke Finance Department.
3. Sebelum memproses invoice non PO (purchase order) tersebut, Finance Controller telah menyetujui invoice non PO (purchase order) tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget yang telah disetujui.
4. Jika invoice non PO (purchase order) tidak masuk dalam budget atau nilai invoice diatas budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya tersebut melalui Head Department masing-masing dan Finance Controller.
5. Term Of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang kepada supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh Finance Department.
4.1.2. Pembayaran Hutang
1. Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan tanggal jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang yang sudah jatuh tempo.
2. Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhir bulan untuk digunakan account payable staff dalam pembuatan prakiraan cash flow/ arus kas bulanan.
3. Account payable staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk di review oleh finance controller dan disetujui oleh finance director.
Proposal pembayaran dibuat berdasarkan account payable aging (umur hutang).
4. Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab finance controller dan disetujui oleh finance director berdasarkan proposal pembayaran yang diserahkan oleh account payable staff dan ketersediaan dana, proposal pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini.
Hal ini mengacu kepada Payment list (daftar pembayaran).
5. Daftar pembayaran dibuat oleh account payable staff dan di informasikan kepada finance controler. Account payable staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran.
6. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat dilakukan kepada supplier tertentu.
7. Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan dari BOD.
8. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan harus di diskusikan dan disetujui oleh Head Of Department dan Finance controller.
9. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/ giro atau transfer diatur dalam manual of authority (sesuai otorisasi dari masing-masing bank dengan perusahaan) oleh 2 BOD.
10. Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh account payable staff dan dicetak.
11. Voucher pembayaran ban atau tunai harus disertai dengan dokumen pendukung.
12. Voucher pembayaran bank atau tunai harus di review dan disetujui oleh Head Of Finance.
13. Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah transaksi disetujui dan transfer bank telah dilakukan.
14. Account payable staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang dagang secara harian.
4.1.3 Payment on Purchsing Order (PO & non PO) Dengan PO (purchase order)
1. Account Payable staff menerima invoice, faktur pajak PPn, good receipt (surat tanda terima barang), delivery order (surat jalan) dari supplier. PO (purchase order) diterima dari bagian Purchasing.
2. Account Payable staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Invoice mencerminkan dan spesifikasi dari barang yang tercatat dalam good receipt (surat tanda terima barang) dan sesuai dengan yang di order dalam PO (purchase order).
b. Memeriksa bahwa good receipt (surat tanda terima barang) telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang, termasuk quality checker bila diperlukan.
c. Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supplier di invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang tercantum di invoice supplier.
d. Memeriksa jika ada catatan dalam good receipt (surat tanda terima barang) yang mempunyai implikasi terhadap proses pembayaran.
e. Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO (purchase order).
f. Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.
g. Memeriksa jangka waktu pembayaran konsisten antara invoice dengan PO (purchase order).
h. Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untu invoice tersebut.
i. Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut
Non PO (purchase order)
1. Account payable staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari user.
2. Account payable staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Nilai tagihan b. Jenis transaksi
c. Vendor atau user kode dan nama d. Kelengkapan otorisasi
3. Account Payable staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut kedalam system dan membuat tanda terima faktur untuk diserahkan kepada supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada perusahaan.
4. Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan tanda terima faktur.
5. Account Payable staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen pendukungnya kedalam system.
6. Account payable staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada bagian account payabe & payment staff untuk memulai proses pembayarannya.
4.1.4 Kebijakan Proses Invoice Supplier / Vendor
1. Account payable/hutang usaha dicatat pada saat invoice diterima atau terima faktur.
2. Supplier telah mengirimkan dokumen invoice beserta bukti-bukti pendukungnya seperti: good receipt (surat tanda terima barang), surat jalan, faktur pajak, PO (purchase order).
3. Untuk invoice dengan PO (purchase order), maka PO (purchase order) diterima dari Purchasing department. setelah PO (purchase order) diterbitkan. Untuk invoice Non PO (purchase order), invoice dan dokumen pendukung diterima dari user.
4. Jatuh tempo pembayaran diakui setelah invoice beserta bukti-bukti pendukungnya telah diterima dari supplier dan ada tanda terima faktur.
5. Jumlah hutang yang tercatat harus berdasarkan bukti-bukti pendukung, untuk Invoice dengan PO (purchase order) maka harus disertai PO (purchase order), invoice, faktur pajak, good receipt (surat tanda terima barang), Surat jalan. Untuk invoice non PO (purchase order) bukti- bukti pendukung seperti, daftar gaji, bon sementara, laporan penggunaan petty cash, dan lain – lain.
6. Invoice harus didukung dengan faktur pajak untuk mencatat PPN.
Bagian pajak harus memverifikasi masa berlaku faktur pajak atas PPN masukan (maksimum 3 bulan dari tanggal faktur pajak tersebut dapat dikreditkan) sebelum dilaporkan.
7. Hutang harus dicatat secara sistematis untuk mengidentifikasi kelompok hutang, vendor, syarat dan ketentuan pembelian, dan tanggal jatuh tempo hutang.
8. Pencatatan atas invoice yang diterima merupakan tanggung jawab account payable staff.
9. Tim SSC (shared services center) melakukan proses invoice setiap hari berdasarkan dokumen yang telah discan yang diterima dari lokasi.
10. Tim SSC (shared services center) memastikan akurasi dari akun hutang dan berkoordinasi dengan account payable staff jika ada akun yang meragukan.
11. Tim SSC (shared services center) membuat laporan harian jurnal, dan mengirimkan laporan tersebut kepada account payable induk perusahaan untuk menilai dan mengkonfirmasi terkait dengan akun- akun tersebut, kode perusahaan dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
4.1.5 Kategori umur hutang yang diterapkan oleh perusahaan:
Belum jatuh tempo
30 hari jatuh tempo
31 - 60 hari jatuh tempo
61 - 90 hari jatuh tempo
>90 hari jatuh tempo
4.1.6. Kebijakan Prepayment
Pembayaran yang menggunakan cash advance hanya dapat dilakukan jika memenuhi persyaratan-persyaratan berikut:
1. Pembayaran - pembayaran dimuka yang mengharuskan perusahaan untuk melakukan pembayaran dimuka kepada vendor, yang dibagi kedalam PO (purchase order)/SO (sales order) Invoices dan non PO (purchase order)/SO (sales order) invoices
2. Cash advance untuk karyawan
3. Pembayaran dimuka untuk PO (purchase order)/SO (sales order) invoices adalah seluruh pembelian barang atau jasa yang didukung oleh PO (purchase order)/SO (sales order) dimana pembayaran penuh atau pembayaran sebagian kepada supplier dapat dilakukan sebelum barang atau jasa diterima, jenis transaksi ini harus didasarkan pada:
4. Jangka waktu pembayaran atau term of payment yang telah dicantumkan dalam PO (purchase order)/SO (sales order) dan juga telah dicantumkan dalam Vendor Master.
5. Invoice supplier, serta kewajibannya akan ditentukan melalui konsep 3 way matching, jika ada yang berbeda dari kedua syarat tersebut harus didasarkan atas alasan bisnis yang sah dan disetujui oleh Head of Finance.
6. Pembayaran dimuka untuk non PO (purchase order) invoices harus diajukan oleh user dan disetujui oleh head of deparment. dan head of
dengan alasan bisnis yang sah atau perhitungan bisnis. User yang mengajukan pembayaran dimuka juga bertanggung jawab atas penyelesaian pembayaran dimuka maksimum 2 minggu setelah pembayaran, namun jika penyelesaiannya lebih dari 2 minggu, user harus meminta persetujuan dari head of finance. Penyelesaian pembayaran harus didasarkan atas: Supplier invoice/document, Pernyataan oleh user bahwa aktivitas telah berlangsung, persetujuan dari head of department dan finance controller.
4.1.7 Kebijakan Bon Sementara
1. Adanya batasan nominal pemberian bon sementara kepada karyawan berdasarkan nature transaksinya dan level karyawan.
5 Pembayaran untuk invoice vendor, peralatan komputer, fixed asset dan pemberian piutang kepada karyawan tidak diperkenankan melalui bon sementara.
6 Pengajuan bon sementara karyawan telah mendapat persetujuan dari head office department masing-masing dan finance controller sebelum diserahkan kepada finance department.
7 Jika karyawan masih memiliki saldo bon sementara, maka karyawan tidak diperkenankan untuk mengajukan kembali permintaan bon sementara.
8 Mekanisme pengembalian kelebihan atas pemberian bon sementara, dikembalikan kepada account payable staff melalui cash atau bank transfer ke rekening perusahaan.
9 Penyelesaian bon sementara harus diselesaikan segera setelah tujuan penggunaan bon sementara selesai.
10 Batas maksimum untuk penyelesaian bon sementara adalah 7 (tujuh) hari setelah pembayaran untuk bon sementara dilakukan, keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari head office depaertment masing-masing.
11 Bon sementara untuk perjalanan dinas harus diselesaikan segera maksimum 3 (tiga) hari setelah kembali dari perjalanan dinas, keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari head department masing-masing.
12 Penyelesaian bon sementara harus disertai dengan bukti-bukti pendukung tujuan penggunaan Bon Sementara yang telah ditandatangani oleh head office department masing-masing dan diserahkan ke bagian account payable untuk mendapat persetujuan dari finance fontroller.
13 Penyelesaian bon sementara untuk perjalanan dinas harus disertai dengan bukti-bukti pendukung seperti: surat tugas, form perjalanan dinas, tiket, dll.
14 Monitoring bon sementara dilakukan oleh accounting team setiap bulannya untuk memastikan jika ada bon sementara yang telah lewat dari 30 (tiga puluh) hari.
15 Laporan bulanan atas outstanding bon ementara dikirimkan oleh accounting team kepada masing-masing head office department yang
16 Apabila ada bon sementara yang belum diselesaikan hingga melewati batas waktunya agar dibicarakan dengan masing-masing head office department yang bersangkutan dan Human Resources Department untuk dikurangkan dari gaji karyawan yang bersangkutan.
4.2. Prosedur-Prosedur Pengelolaan Hutang Dagang
4.2.1 Prosedur menjadi rekanan/pemasok
Prosedure menjadi pemasok perusahaan adalah sebagai berikut ;
1. Perusahaan atau perorangan mengirimkan data-data sesuai persyaratan untuk menjadi pemasok sesuai ketentuan perusahaan.
2. Dari hasil penilaian & analisa telah memenuhi syarat-syarat menjadi pemasok dan disetujui perusahaan.
3. Rekanan/suplier/pemasok mengambil formulir pengisian data pemasok mengisinya dan mengirimkan kembali ke perusahaan.
4. Data-data pemasok dimasukkan dalam database perusahaan antara lain, Nama perusahaan, bentuk perusahaan, tanggal berdirinya, nama pimpinan perusahaan, nama salesman, nomor telepon, alamat kantor &
gudang, jenis barang yang akan dipasok, NPWP, nama & nomor rekening bank dan bersedia mengirimkan dokumen yang berhubungan dengan data pemasok bila diperlukan
5. Mendapat persetujuan dari manajemen perusahaan.
4.2.2 Prosedur pengisian data pemasok /rekanan/suplier :
1. Suplier yang telah disetujui menjadi pemasok mengambil formulir data pemasok di bagian pembelian perusahaan.
2. Pengisian data-data pemasok mempergunakan mesin ketik, atau komputer atau dibuat ulang oleh calon rekanan dengan format & Isi sesuai aslinya dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau yang dikuasakan dengan menandatangani diatas materai Rp. 6.000,-.
3. Mengirimkan kembali isian data-data pemasok yang telah lengkap, jelas dan benar ke bagian pembelian perusahaan, dan asli diserahkan ke bagian keuangan.
4. Bagian keuangan mengimput data pemasok dalam system pembayaran dan mengarsipnya meliputi:
1. Nama pemasok 2. Nama bank 3. Alamat bank 4. Nomor rekening
4.2.3 Penerimaan tagihan (tukar faktur) dari pemasok/rekanan/suplier.
1. Petugas penerima tagihan dari supplier mengecek : kelengkapan dokumen tagihan dan kelengkapan antara barang yang dikirim dengan PO (purchase order) dan tagihan.
2. Setelah lengkap dibuatkan tanda terima faktur disi tanggal dan tanda tangan serta nama jelas penerima dan diberi stampel receipt.
3. Dokumen yang diterima distempel penerimaan tagihan sebagai dasar perhitungan jatuh tempo.
4. Supplier mengirimkan tagihan lengkap kebagian terima tagihan /tukar faktur meliputi :
5. Kwitansi bermaterai cukup.
6. Faktur asli Surat jalan asli setelah barang diterima oleh receiver perusahaan sesuai Purchases Order (PO).
7. Faktur Pajak 2 (dua) rangkap asli dan copy asli (putih dan kuning) 8. Purchases Order /kontrak /SPK (system pengeluaran kas)
4.2.4 Prosedur verifikasi data & dokumen hutang dagang.
a. Memasukkan data-data tagihan kedalam buku hutang dan kartu hutang secara periodik (harian) sesuai tanggal terima tagihan dari supplier.
b. Memeriksa kebenaran data hutang sesuai PO (purchase order) dan price list/kontrak/SPK (siytem pngeluaran kas) antara lain: harga, kuantitas, term of payment dan syarat-syarat lain.
c. Memeriksa dan melengkapi dokumen meliputi :
Tagihan/kwitansi bermaterai.
Surat Jalan asli
Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning)
Purchases order asli atau yang dilegalisir.
Receiving report asli
Faktur pembelian intern asli
4.2.5. Prosedur Proses Invoice Supplier / vendor adalah sebagai berikut :
a. Account payable Staff telah menerima invoice supplier/vendor beserta dokumen pendukungnya (Faktur pajak, RR, Surat Jalan dan purchase order).
b. Account payable staff memverifikasi invoice beserta dokumen pendukungnya tersebut dengan memeriksa sbb:
Kuantiti yang tertera di invoice dengan kuantiti yang tertera pada good receive notes dan purchase order.
Spesifikasi item/barang yang tertera di invoice dengan RR ( dan PO (purchase order).
Nilai rupiah per item/barang yang tertera di invoice dengan RR dan PO.
Nama supplier yang tertera di invoice dengan faktur Pajak PPN.
Masa/periode atas PPN masukan tersebut (lebih dari 3 bulan tidak dapat dikreditkan sebagai PPN masukan).
c. Account payable staff melakukan entry ke dalam sistem atas invoice supplier/vendor dan mencetak tanda terima faktur. tanda terima faktur tersebut yang digunakan sebagai bukti untuk pengambilan giro.
d. Jatuh tempo pembayaran hutang supplier/vendor terhitung sejak tanggal yang tertera pada tanda terima faktur tersebut.
e. Account payable staff melakukan entry ke dalam sistem untuk membukukan transaksi atas invoice supplier/vendor tersebut (mencatat hutang supplier dan jatuh tempo pembayarannya).
f. Untuk Invoice non PO (purchase order), account payable staff menerima invoice beserta dokumen pendukungnya dari user. Account payable staff memeriksa kelengkapan dokumen dan tandatangan persetujuan dari masing- masing head department sebelum memproses pembayaran atas invoice tersebut.
g. Account payable staff melakukan pembayaran hutang supplier/vendor sesuai dengan jatuh tempo pembayarannya.
4.3 Prosedur rencana pembayaran hutang dagang.
1. Membuat data-data hutang dagang per supplier berdasarkan tanggal tukar faktur dan jatuh tempo pembayaran.
2. Membuat analisa umur hutang berdasarkan tanggal tukar faktur.
3. Mamasukkan data-data hutang kedalam rencana pembayaran berdasarkan : 4. Jatuh tempo pembayaran hutang per supplier.
5. Jumlah hutang yang akan dibayar.
6. Memperhatikan skala prioritas karena kontrak, keperluan mendesak dan lainnya.
7. Mempertimbangkan jumlah dana yang tersedia.( atau dana yang akan masuk
4.4 Prosedur pembuatan kredit nota dari retur beli oleh pemasok
Atas barang yang dibeli, dilakukan pengembalian barang karena tidak sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui, misalnya karena mutu, ukuran, expired date dan lain sebagainya, maka atas retur beli tersebut dibuatkan dokumen credit note oleh pemasok dengan prosedur sebagai berikut :
a. Bagian penagihan menerima bukti-bukti pengembalian barang atau jasa dilengkapi :
Purchases order, kontrak, atau SPK ke pemasok
Surat pengembalian barang barang, jasa dari warehouse.
b. Bagian tukar faktur penagihan menerima kredit nota dengan perincian:
Nota retur pebelian dengan diberi nomor
Bukti pengembalian barang atau jasa
Copy tagihan dari suplier dinota returkan
Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)
Data nota retur tersebut diverifikasi oleh petugas verifikasi hutang
c. Dibuatkan tanda terima atas penyerahan credit nota atas retur pembelian tersebut
Membukukan dalam buku retur pembelian dan diarsip.
4.5 Prosedure pembuatan debit nota atau kredit nota dari transaksi koreksi
Tagihan yang diterima dari pemasok dilakukan koreksi karena ada kesalahan baik kesalahan atas penagihan dari suplier atau karena koreksi oleh bagian verifikasi perusahaan. Dokumen yang dipergunakan oleh pemasok adalah dengan debit nota untuk kekurangan dalam penagihan dan sebaliknya credit nota bila yang ditagihkan lebih besar dari yang sesungguhnya, koreksi ini dapat dari harga, kuantiti atau harga & kuantiti dan kesalahan lainnya. Prosedure pembuatan kredit nota atau debit nota adalah sebagai berikut:
a. Bagian Penerima tagihan menerima bukti-bukti kesalahan dari penagihan dan dilengkapi:
PO, kontrak, atau SPK ke pemasok
Tagihan atau faktur/kwitansi /DO yang harus dikoreksi
b. Bagian tukar faktur menerima debit nota atau kredit nota dengan perincian :
1. Debit nota atau credit nota dengan bernomor
2. Nota perhitungan jumlah kekurangan atau kelebihan yang harus dikoreksi
3. Faktur pembelian/tagihan yang harus dibebit atau kredit nota kan
4. Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)
c. Data debit nota atau kredit nota tersebut diverifikasi oleh bagian tukar faktur dan diberi tanda terima
d. Membukukan dalam buku, kartu hutang dan diarsip.
4.6. Penanganan hutang dagang bermasalah
Tidak hanya piutang yang bermasalah, tetapi hutang dagang bisa bermasalah, dan sebagaian besar terjadi karena kurang memperhatikan syarat-syarat jual beli dan mengesampingkan administrasi, dan apabila tidak dimanage dengan baik dikemudian hari baru timbul masalah .
Contoh-contoh masalah dari hutang dagang yaitu antara lain :
1. Pemenuhan barang atau jasa tidak sesuai order atau melebihi order, atau order pemesanan via telepon tanpa dokumentasi, timbul masalah waktu penagihan..
2. Penagihan untuk harga, quantity atau specification atau tanggal pengiriman tidak sesuai PO (purchase order), atau PO (purchase order) tidak dikirim ke supplier .
3. Perbedaan persepsi dalam perjanjian seperti pinalti dan lain-lain
Untuk hutang-hutang bermasalah difile tersendiri dan dibuatkan kronologisnya mengapa hutang ini dapat bermasalah, layak untuk dibayar atau tidak, dan seberapa jauh pengaruhnya terhadap komitmen dan nama baik perusahaan.
Penanganan hutang bermasalah dengan prosedure sebagai berikut :
1. Bagian verifikasi hutang dagang yang mengetahui bahwasanya hutang dagang tersebut bermasalah segera menyampaikan ke manager keuangan untuk mengambil langkah penyelesaian.
2. Apabila hutang dagang tersebut tidak layak bayar segera dikembalikan ke pemasok atau membukukan dalam dokumen hutang dagang bermasalah, hal ini untuk menjaga penyalahgunaan dokumen tersebut.
3. Sesuai prinsip konservative, maka membukukan dalam kewajiban lain-lain atau ke pos hutang dagang.
4. Apabila hutang dagang tersebut masih layak untuk dibayar segera minta ke bagian yang terkait untuk dilengkapi dokumen pendukungnya terdiri dari :
a. Tagihan/kwitansi bermaterai.
b. Surat jalan asli
c. Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning) d. Purchases order asli atau yang dilegalisir.
e. Receiving report asli
f. Faktur pembelian intern asli
4.7. Laporan-laporan dalam mengelola hutang dagang a. Laporan aktivitas hutang dagang terdiri dari :
1. Judul laporan terdiri dari : nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan
2. Isi laporan terdiri dari: no urut, nama supplier/pemasok, golongan, saldo awal, mutasi (pembelian dikurangi pembayaran) koreksi debet & kredit
3. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.
b. Laporan umur Hutang dagang (aging account payable) terdiri dari :
1. Judul laporan terdiri dari : nama perusahaan, judul laporan, lokasi, dan periode laporan
2. Isi laporan terdiri dari: nomor urut, nama supplier,30 hari, 60 hari, 90 hari, diatas 90 hari dan total vertikal , total horizontal
3. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.
c. Laporan piutang dagang lewat jatuh tempo terdiri dari
1. Judul laporan terdiri dari : nama perusahaan, judul laporan, lokasi, dan periode laporan
2. Isi laporan terdiri dari: nomor urut, nama supplier, alamat dan nomor telepon, invoice (nomor tagihan / receiving report, tanggal dan nilai), term of payment, umur hutang.
3. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.
d. Laporan hutang dagang bermasalah
1. Judul laporan terdiri dari: nama perusahaan, judul laporan, lokasi, dan periode laporan
2. Isi laporan terdiri dari: nomor urut, nama supplier, alamat dan nomor telepon, tagihan (nomor tagihan, tanggal dan nilai), term of payment, umur hutang, keterangan dari laporan kronologis sampai menjadi hutang bermasalah.
3. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan, diperiksa oleh dan disetujui oleh.
Untuk formulir laporan dapat disuaikan sesuai kebutuhan manajemen perusahaan.
4.8. Prosedur Account payable period and closing
1. Account Payable Staff melakukan rekonsiliasi hutang antara buku besar hutang supplier/vendor dan buku besar pembantu hutang supplier/vendor yang tercatat pada sistem.
2. Accoun Payable Staff segera membuat penyesuaian atau koreksi jika ditemukan item yang belum di rekonsiliasi pada saat dilakukannya rekonsiliasi dan menyerahkannya kepada finance controller untuk diperiksa dan disetujui sebelum dilakukan posting ke general ledger.
3. Account Payable Staff menyerahkan laporan rekonsiliasi hutang supplier/vendor kepada finance controller untuk diperiksa dan disetujui.
4.9. Surat-menyurat yang berhubungan dengan hutang dagang
a. Surat undangan tender.
b. Surat permintaan penawaran harga c. Surat penawaran harga
e. Surat permohonan penundaan pembayaran hutang f. Lain-lain.
4.10. Formulir-formulir
Formulir-formulir yang diperlukan untuk keperluan administrasi Hutang Dagang antara lain :
a. Isian data pemasok b. Form price list
c. Perbandingan harga dari pemasok (canvass sheet) d. Tanda Terima (Tukar Faktur)
e. Purchases order.
f. Faktur pembelian g. Kartu hutang
h. Form laporan : laporan aktivitas hutang, laporan umur hutang, laporan hutang yang lewat jatuh tempo, dan laporan hutang bermasalah.
BAB V
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan dalam kertas karya ini menyangkut soal tinjauan tentang prosedur kerja account payable section di Aryaduta hotel Medan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut
1. Pengelolaan hutang usaha yang digunakan oleh Aryaduta hotel Medan sudah cukup baik dan efektif sesuai dengan system dan prosedur akutansi. Hal ini dapat dilihat dari formulir –formulir yang digunakan dan melakukan pencatatan untuk setiap transaksi pembelian dan hutang terhadap supplier.
2. hubungan efektifitas pembayaran hutang terhadap kinerja di accounting department hotel Aryaduta Medan sudah cukup baik dikarenakan sistem yang digunakan dalam pengelolaan hutang usaha sudah efektif yang tertuang dalam SOP (standart operational procedure) perusahaan sehingga bagian yang terkait dapat melaksanakan pekerjaanya sesuai dengan fungsi – fungsinya.
3. Hubungan kerja yang baik dengan rekan sekerja dan pimpinan sangatlah dibutuhkan untuk perbaikan kearah yang lebih baik.
5.2. Saran
Bagian ini penulis menuliskan beberapa saran yang dapat digunakan sebagai bahan masukan bagi hotel maupun accounting deparment adalah sebagai berikut:
1. Diperlukan kerja team (team work) yang lebih baik antara pekerja baik sesama Accounting department maupun dengan yang lainnya, untuk menjaga kekompakan kerja.
2. Ketepatan waktu oleh pekerja maupun pekerja dari luar yang bekerja sama dengan perusahaan. Setiap pekerja harus tepat waktu dalam setiap waktu baik waktu awal kehadiran maupun saat melakukan break time, harus disesuaikan dengan peraturan yang telah dibuat.
3. Harus terus meningkatkan mutu, pelayanan dan keterampilan dalam mempromosikan produk hotel agar income perusahaan melesat tinggi.
DAFTAR PUSTAKA
Hendriksen, Eldon S, dan Widjajanto, Drs. Nugroho, 1996. Teori Akuntansi, Jakarta : Penerbit Erlangga
Ikhsan, Arfan, dan Prianthara, Ida Bagus Teddy, 2008. Sistem Akuntansi Perhotelan, Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu
Mulyadi, 2008. Sistem Akuntansi, Jakarta : Penerbit Salemba Empat
Soewirjo, Herdi S. Darmo, 2009. Teori dan Praktik Akuntansi Perhotelan, Yogyakarta : Penerbit Andi
Widanaputra, A.A. G.P., Aryanto, Dodik, dkk, 2009. Akuntansi Perhotelan, Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
