Pada dasarnya bagian account payable (hutang dagang) adalah nama (kelompok) yang bertugas mengelola bagian kewajiban jangka pendek dan bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan merecanakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang dan jasa secara kredit.
System dan prosedur yang berkaitan dengan pembelian kredit, terlebih berfokus untuk pengelolaan hutang dagang, antara lain meliputi:
4.1.1 Kebijakan-Kebijkan Hutang Dagang
1. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada surat tanda terima barang, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai surat tanda terima barang maka harus dibubat invoice baru yang telah direvisi dari supplier.
2. Untuk invoice non PO (purchase order), invoice harus mendapat persetujuan dan ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Head Department sebelum diserahkan ke Finance Department.
3. Sebelum memproses invoice non PO (purchase order) tersebut, Finance Controller telah menyetujui invoice non PO (purchase order) tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget yang telah disetujui.
4. Jika invoice non PO (purchase order) tidak masuk dalam budget atau nilai invoice diatas budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya tersebut melalui Head Department masing-masing dan Finance Controller.
5. Term Of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang kepada supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh Finance Department.
4.1.2. Pembayaran Hutang
1. Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan tanggal jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang yang sudah jatuh tempo.
2. Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhir bulan untuk digunakan account payable staff dalam pembuatan prakiraan cash flow/ arus kas bulanan.
3. Account payable staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk di review oleh finance controller dan disetujui oleh finance director.
Proposal pembayaran dibuat berdasarkan account payable aging (umur hutang).
4. Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab finance controller dan disetujui oleh finance director berdasarkan proposal pembayaran yang diserahkan oleh account payable staff dan ketersediaan dana, proposal pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini.
Hal ini mengacu kepada Payment list (daftar pembayaran).
5. Daftar pembayaran dibuat oleh account payable staff dan di informasikan kepada finance controler. Account payable staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran.
6. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat dilakukan kepada supplier tertentu.
7. Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan dari BOD.
8. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan harus di diskusikan dan disetujui oleh Head Of Department dan Finance controller.
9. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/ giro atau transfer diatur dalam manual of authority (sesuai otorisasi dari masing-masing bank dengan perusahaan) oleh 2 BOD.
10. Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh account payable staff dan dicetak.
11. Voucher pembayaran ban atau tunai harus disertai dengan dokumen pendukung.
12. Voucher pembayaran bank atau tunai harus di review dan disetujui oleh Head Of Finance.
13. Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah transaksi disetujui dan transfer bank telah dilakukan.
14. Account payable staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang dagang secara harian.
4.1.3 Payment on Purchsing Order (PO & non PO) Dengan PO (purchase order)
1. Account Payable staff menerima invoice, faktur pajak PPn, good receipt (surat tanda terima barang), delivery order (surat jalan) dari supplier. PO (purchase order) diterima dari bagian Purchasing.
2. Account Payable staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Invoice mencerminkan dan spesifikasi dari barang yang tercatat dalam good receipt (surat tanda terima barang) dan sesuai dengan yang di order dalam PO (purchase order).
b. Memeriksa bahwa good receipt (surat tanda terima barang) telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang, termasuk quality checker bila diperlukan.
c. Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supplier di invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang tercantum di invoice supplier.
d. Memeriksa jika ada catatan dalam good receipt (surat tanda terima barang) yang mempunyai implikasi terhadap proses pembayaran.
e. Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO (purchase order).
f. Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.
g. Memeriksa jangka waktu pembayaran konsisten antara invoice dengan PO (purchase order).
h. Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untu invoice tersebut.
i. Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut
Non PO (purchase order)
1. Account payable staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari user.
2. Account payable staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
a. Nilai tagihan b. Jenis transaksi
c. Vendor atau user kode dan nama d. Kelengkapan otorisasi
3. Account Payable staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut kedalam system dan membuat tanda terima faktur untuk diserahkan kepada supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada perusahaan.
4. Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan tanda terima faktur.
5. Account Payable staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen pendukungnya kedalam system.
6. Account payable staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada bagian account payabe & payment staff untuk memulai proses pembayarannya.
4.1.4 Kebijakan Proses Invoice Supplier / Vendor
1. Account payable/hutang usaha dicatat pada saat invoice diterima atau terima faktur.
2. Supplier telah mengirimkan dokumen invoice beserta bukti-bukti pendukungnya seperti: good receipt (surat tanda terima barang), surat jalan, faktur pajak, PO (purchase order).
3. Untuk invoice dengan PO (purchase order), maka PO (purchase order) diterima dari Purchasing department. setelah PO (purchase order) diterbitkan. Untuk invoice Non PO (purchase order), invoice dan dokumen pendukung diterima dari user.
4. Jatuh tempo pembayaran diakui setelah invoice beserta bukti-bukti pendukungnya telah diterima dari supplier dan ada tanda terima faktur.
5. Jumlah hutang yang tercatat harus berdasarkan bukti-bukti pendukung, untuk Invoice dengan PO (purchase order) maka harus disertai PO (purchase order), invoice, faktur pajak, good receipt (surat tanda terima barang), Surat jalan. Untuk invoice non PO (purchase order) bukti-bukti pendukung seperti, daftar gaji, bon sementara, laporan penggunaan petty cash, dan lain – lain.
6. Invoice harus didukung dengan faktur pajak untuk mencatat PPN.
Bagian pajak harus memverifikasi masa berlaku faktur pajak atas PPN masukan (maksimum 3 bulan dari tanggal faktur pajak tersebut dapat dikreditkan) sebelum dilaporkan.
7. Hutang harus dicatat secara sistematis untuk mengidentifikasi kelompok hutang, vendor, syarat dan ketentuan pembelian, dan tanggal jatuh tempo hutang.
8. Pencatatan atas invoice yang diterima merupakan tanggung jawab account payable staff.
9. Tim SSC (shared services center) melakukan proses invoice setiap hari berdasarkan dokumen yang telah discan yang diterima dari lokasi.
10. Tim SSC (shared services center) memastikan akurasi dari akun hutang dan berkoordinasi dengan account payable staff jika ada akun yang meragukan.
11. Tim SSC (shared services center) membuat laporan harian jurnal, dan mengirimkan laporan tersebut kepada account payable induk perusahaan untuk menilai dan mengkonfirmasi terkait dengan akun-akun tersebut, kode perusahaan dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
4.1.5 Kategori umur hutang yang diterapkan oleh perusahaan:
Belum jatuh tempo
30 hari jatuh tempo
31 - 60 hari jatuh tempo
61 - 90 hari jatuh tempo
>90 hari jatuh tempo
4.1.6. Kebijakan Prepayment
Pembayaran yang menggunakan cash advance hanya dapat dilakukan jika memenuhi persyaratan-persyaratan berikut:
1. Pembayaran - pembayaran dimuka yang mengharuskan perusahaan untuk melakukan pembayaran dimuka kepada vendor, yang dibagi kedalam PO (purchase order)/SO (sales order) Invoices dan non PO (purchase order)/SO (sales order) invoices
2. Cash advance untuk karyawan
3. Pembayaran dimuka untuk PO (purchase order)/SO (sales order) invoices adalah seluruh pembelian barang atau jasa yang didukung oleh PO (purchase order)/SO (sales order) dimana pembayaran penuh atau pembayaran sebagian kepada supplier dapat dilakukan sebelum barang atau jasa diterima, jenis transaksi ini harus didasarkan pada:
4. Jangka waktu pembayaran atau term of payment yang telah dicantumkan dalam PO (purchase order)/SO (sales order) dan juga telah dicantumkan dalam Vendor Master.
5. Invoice supplier, serta kewajibannya akan ditentukan melalui konsep 3 way matching, jika ada yang berbeda dari kedua syarat tersebut harus didasarkan atas alasan bisnis yang sah dan disetujui oleh Head of Finance.
6. Pembayaran dimuka untuk non PO (purchase order) invoices harus diajukan oleh user dan disetujui oleh head of deparment. dan head of
dengan alasan bisnis yang sah atau perhitungan bisnis. User yang mengajukan pembayaran dimuka juga bertanggung jawab atas penyelesaian pembayaran dimuka maksimum 2 minggu setelah pembayaran, namun jika penyelesaiannya lebih dari 2 minggu, user harus meminta persetujuan dari head of finance. Penyelesaian pembayaran harus didasarkan atas: Supplier invoice/document, Pernyataan oleh user bahwa aktivitas telah berlangsung, persetujuan dari head of department dan finance controller.
4.1.7 Kebijakan Bon Sementara
1. Adanya batasan nominal pemberian bon sementara kepada karyawan berdasarkan nature transaksinya dan level karyawan.
5 Pembayaran untuk invoice vendor, peralatan komputer, fixed asset dan pemberian piutang kepada karyawan tidak diperkenankan melalui bon sementara.
6 Pengajuan bon sementara karyawan telah mendapat persetujuan dari head office department masing-masing dan finance controller sebelum diserahkan kepada finance department.
7 Jika karyawan masih memiliki saldo bon sementara, maka karyawan tidak diperkenankan untuk mengajukan kembali permintaan bon sementara.
8 Mekanisme pengembalian kelebihan atas pemberian bon sementara, dikembalikan kepada account payable staff melalui cash atau bank transfer ke rekening perusahaan.
9 Penyelesaian bon sementara harus diselesaikan segera setelah tujuan penggunaan bon sementara selesai.
10 Batas maksimum untuk penyelesaian bon sementara adalah 7 (tujuh) hari setelah pembayaran untuk bon sementara dilakukan, keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari head office depaertment masing-masing.
11 Bon sementara untuk perjalanan dinas harus diselesaikan segera maksimum 3 (tiga) hari setelah kembali dari perjalanan dinas, keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari head department masing-masing.
12 Penyelesaian bon sementara harus disertai dengan bukti-bukti pendukung tujuan penggunaan Bon Sementara yang telah ditandatangani oleh head office department masing-masing dan diserahkan ke bagian account payable untuk mendapat persetujuan dari finance fontroller.
13 Penyelesaian bon sementara untuk perjalanan dinas harus disertai dengan bukti-bukti pendukung seperti: surat tugas, form perjalanan dinas, tiket, dll.
14 Monitoring bon sementara dilakukan oleh accounting team setiap bulannya untuk memastikan jika ada bon sementara yang telah lewat dari 30 (tiga puluh) hari.
15 Laporan bulanan atas outstanding bon ementara dikirimkan oleh accounting team kepada masing-masing head office department yang
16 Apabila ada bon sementara yang belum diselesaikan hingga melewati batas waktunya agar dibicarakan dengan masing-masing head office department yang bersangkutan dan Human Resources Department untuk dikurangkan dari gaji karyawan yang bersangkutan.