SELEKSI SISTEM ERP

(1)

1

KONFIGURASI dan IMPLEMENTASI ERP

SELEKSI SISTEM ERP

R. Wahjoe Witjaksono Sistem Informasi– Fakultas Rekayasa

Industri

(2)

2

TUJUAN PEMBELAJARAN

2

• PO10 Pemahaman dan kemampuan untuk

mendukung penggunaan, penyampaian, dan

pengelolaan sistem informasi dalam lingkungan Sistem Informasi.

• LO1 Mahasiswa mampu menjelaskan tentang Enterprise Resource Planning

• Konsep dan perkembangan ERP

• Modul ERP

• Generasi ERP saat ini

• Generasi ERP berikutnya

• Dinamika marketplace ERP

(3)

3

SELEKSI ERP PENDAHULUAN

(4)

4

• Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk

• ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain

• Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat

• Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada

• Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif

• Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’

• Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

Memilih ERP

(5)

5

Syarat sukses memilih ERP adalah Pengetahuan dan Pengalaman

• Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya

dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar

• Pengalaman adalah pemahaman terhadap

kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan

• Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat

sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan

• Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan

kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup

Memilih ERP

(6)

6

Analisa Strategi Usaha

• Bagai mana level kompe tisi di pasar dan apa

harapa n dari custo mers?

• Adaka h keuntu ngan kompe titif

yang ingin dicapa i?

• Apa

strate gi bisnis perusa haan dan objecti ves yang ingin dicapa i?

• Bagai mana proses bisnis yang sekara ng berjala n vs

proses bisnis yang diingin kan?

• Adaka h proses bisnis yang harus diperb aiki?

• Apa

dan bagai mana priorit as bisnis yang ada dan

adaka h rencan a kerja yang

disusu n untuk menca pai objekti f dan priorit as terseb ut?

• Target bisnis seperti apa yang

harus dicapa i dan kapan

?

Aktivitas Dalam Pemilihan ERP

(7)

7

Analisa Sumberdaya Manusia

•

Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?

•

Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?

•

Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

•

Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

•

Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

•

Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

Aktivitas Dalam Pemilihan ERP

(8)

8

Analisa Infrastruktur

•

Bagaimanakah kelengkapan

infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

•

Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

•

Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

Aktivitas Dalam Pemilihan ERP

(9)

9

USER PCs USER PCs

Application Server

Database Server

Contoh Infrastruktur yg biasa digunakan

(10)

10

Analisa Perangkat Lunak

•

Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?

•

Apakah ada dukungan layanan dari

penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan

sistem di kemudian hari

•

Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia

•

Apakah perabgkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis

perusahaan

Aktivitas Dalam Pemilihan

ERP

(11)

Penerapan ERP

11

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan

sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.

Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan

• ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan

meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya

saing perusahaan

• Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek

implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk

implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya

(12)

Gagalnya ERP

12

Tanda-tanda kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

• Kurangnya komitmen top management

• Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

• Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

• Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

• Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

• Kesalahan penghitungan waktu implementasi

• Tidak cocoknya software dgn business process

• Kurangnya training dan pembelajaran

• Cacatnya project design & management

• Kurangnya komunikasi

• Saran penghematan yang menyesatkan

(13)

13

Dynamics AX , Compiere,

ORACLE, JDE, BAAN, MFGPro,

Protean, Magic, aLTiUs,

SAP,

Onesoft, IFS,

ELLIPS, AGRESSO,

INTACS,

EuClid System

Software ERP

(14)

14

STRATEGI

EVALUASI DAN PEMILIHAN

PAKET ERP

(15)

15

• Sistem ERP tidak dapat dilepaskan dari aspek “best practices”

• ERP berperan sebagai teknologi untuk menjembatani keterkaitan antara teknologi informasi dan bisnis

• Agar manfaat dapat dicapai Diperlukan perencanaan dan pengambilan keputusan yang tepat dan cermat

• Sebagai sebuah paket software, implementasi ERP mengacu pada tahapan implementasi software

• Aspek yang dikaji dalam setiap tahap meliputi aspek organisasi, teknis, manusia dan informasi

• Kesalahan dalam pengambilan keputusan implementasi ERP dapat menyebabkan perusahaan dlm kesulitan besar.

Pendahuluan

(16)

16

• Identifikasi dan Perumusan masalah

• Koleksi informasi

• Mendefinisikan alternatif

• Evaluasi dan perbandingan alternatif

• Memilih salah satu solusi

• Implementasi solusi yang sudah dipilih

• Mengevaluasi implementasi solusi, dengan

membandingkan dengan masalah yang sudah diselesaikan

Mekanisme Pengambilan Keputusan

(17)

Tahapan seleksi & implementasi Sistem ERP

17

[Herzog, Thomas, ”A Comparison of Open Source ERP Systems”, 2006]

Analysis of the process firm

Analysis of the concepts of ERP packages

Pre-selection:

Only packages that support

companies process

Selection: after workshops and evaluation of

several factors Re-engineering

vs. customization Effort vs. benefits

implementation

(18)

18

Membangun Sendiri (In house)

Paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Sulit, mahal, lama

Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor

Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhan perusahaan Sulit, mahal, lama

Best-of-breed (kombinasi dari berbagai tawaran vendor)

Secara teoritis akan menghasilkan sistem yang terbaik

Sulit menggabungkan antarmodul, lama, berpotensi tidak efisien

Modifikasi sistem dari vendor

Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor Biasanya sangat lama

Metode Pengembangan Sistem ERP

(19)

19

Memilih modul-modul tertentu dari vendor

Resiko lebih rendah, relatif cepat dan lebih murah

Jika akan dikembangkan pada masa mendatang, akan menyebabkan waktu implementasi lebih lama dan biayanya menjadi sangat mahal

Menerapkan sistem vendor dengan lengkap Cepat, lebih murah dan efisien

Tidak fleksibel

Application service provider

Resiko lebih rendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relatif tidak banyak berubah

Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali, biaya dapat meningkat diluar perkiraan

Metode Pengembangan Sistem ERP

(20)

20

Modul

Memilih modul yang tersedia Membuat sendiri modul

Perlu ditemukan titik temu antara modul dengan organisasi Fleksibilitas

Kemungkinan pengembangan

Fokus pada satu sistem atau alternatif sistem Metode Implementasi

Pencarian solusi yang ideal dari beberapa alternatif

Aspek Evaluasi

(21)

21

• Functional Fit

• Flexibility

• Kustomisasi

• Upgrade

• Internasionalisasi

• Kemudahan Penggunaan

• Arsitektur

• Skalabilitas

• Keamanan

• Antarmuka

• Kebebasan Sistem operasi

• Database independence

• Bahasa Pemrograman

Kriteria Evaluasi

(22)

22

Dukungan (Support)

Infrastruktur Pelatihan

Dokumentasi

Kontinuitas

Partisipasi dan Ukuran Komunitas

Struktur proyek

Aktivitas komunitas Transparansi

Frekuensi update Efek lock-in

Kematangan (maturity)

Status pengembangan Situs referensi

Kriteria Evaluasi

(23)

23

QUIZ

(24)

24