v
TUGAS AKHIR – KS141501
IMPLEMENTASI DAN KONFIGURASI FREE OPEN
SOURCE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
ODOO 9.0c: STUDI KASUS: UD. MORODADI
IMPLEMENTATION AND CONFIGURATION OF FREE
OPEN SOURCE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
(ERP) WITH ODOO 9.0c CASE STUDY: UD.
MORODADI
BAGAS ANANTA PRAKOSA NRP 5213 100 115
Dosen Pembimbing
Mahendrawathi E.R., S.T., M.Sc., Ph. D
JURUSAN SISTEM INFORMASI Fakultas Teknologi Informasi
TUGAS AKHIR – KS141501
IMPLEMENTASI DAN KONFIGURASI FREE
OPEN SOURCE ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING (ERP) ODOO 9.0c: STUDI KASUS:
UD. MORODADI
BAGAS ANANTA PRAKOSA NRP 5213 100 115
Dosen Pembimbing
Mahendrawathi ER, S.T., M.Sc., Ph. D.
JURUSAN SISTEM INFORMASI Fakultas Teknologi Informasi
FINAL PROJECT – KS 141501
IMPLEMENTATION AND CONFIGURATION
FREE
OPEN
SOURCE
ENTERPRISE
RESOURCE PLANNING (ERP) WITH ODOO
9.0c CASE STUDY: UD. MORODADI
BAGAS ANANTA PRAKOSA NRP 5213 100 115
Supervisors
Mahendrawathi ER, S.T., M.Sc., Ph. D.
INFORMATION SYSTEMS DEPARTMENT Information Technology Faculty
iii LEMBAR PENGESAHAN
IMPLEMENTASI DAN KONFIGURASI FREE OPEN SOURCE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
ODOO 9.0c: STUDI KASUS: UD. MORODADI
TUGAS AKHIR
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
pada
Departemen Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Oleh:
BAGAS ANANTA PRAKOSA NRP. 5213 100 115
Surabaya, 07 Juni 2017
KEPALA
DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI
iii LEMBAR PERSETUJUAN
IMPLEMENTASI DAN KONFIGURASI FREE OPEN SOURCE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
ODOO 9.0c: STUDI KASUS: UD. MORODADI
TUGAS AKHIR
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
pada
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Oleh :
BAGAS ANANTA PRAKOSA NRP. 5213 100 115
Disetujui Tim Penguji : Tanggal Ujian : 07 Juni 2017 Periode Wisuda : September 2017
Mahendrawathi ER, S.T., M.Sc., Ph. D. (Pembimbing I)
Rully Agus Hendrawan, S.Kom, M.Eng (Penguji I)
iv
v
IMPLEMENTASI DAN KONFIGURASI FREE OPEN SOURCE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
ODOO 9.0c: STUDI KASUS: UD. MORODADI
Nama Mahasiswa : BAGAS ANANTA PRAKOSA NRP : 5213 100 115
Jurusan : SISTEM INFORMASI FTIF-ITS Pembimbing 1 : Mahendrawathi ER, S.T, M.Sc, Ph.D
ABSTRAK
vi
pembelian atau pembayaran yang tidak tertata atau hilang, sering menjadi sumber masalah koordinasi pada proses bisnis UD. Morodadi tersebut. Meskipun dapat berjalan, akan tetapi dengan pencatatan dan pembukuan manual seperti diatas tersebut, dirasa belum optimal dalam melakukan proses dan fungsi bisnis.
Solusi untuk permasalahan diatas adalah dengan penerapan ERP, dimana dalam praktiknya ERP dapat mengotomasi praktik bisnis dan prosedur bisnis suatu perusahaan. ERP merupakan produk teknologi yang terdiri dari sekumpulan paket sistem informasi, yang dibangun dan diimplementasikan sebagai alat terwujudnya konsep perencanaan perusahaan. Dalam mengimplementasikan ERP pada Tugas Akhir ini, penulis menggunakan software Odoo versi 9.0c yaitu salah satu sistem ERP open source yang berbasis web. Odoo merupakan sebuah Open Source Software (OSS) yang dulunya bernama OpenERP. OSS memiliki manfaat potensial dan sangat diterima oleh organisasi bisnis atau perusahaan.
Dengan adanya penerapan sistem ERP Odoo ini, UD. Morodadi memiliki sistem teknologi informasi yang dapat mengintegrasikan seluruh informasi yang dimiliki usahanya. Hal tersebut dapat mempermudah administrasi dari UD. Morodadi, mempercepat arus informasi dan meningkatkan akurasi data yang didapatkan dalam hal pengumpulan informasi. Pengumpulan informasi dibutuhkan sebagai bahan evaluasi bisnis yang berjalan, sehingga dapat membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya lebih baik.
vii
IMPLEMENTATION AND CONFIGURATION FREE
OPEN SOURCE ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING (ERP) WITH ODOO 9.0c CASE STUDY:
UD. MORODADI
Name : BAGAS ANANTA PRAKOSA NRP : 5213 100 115
Departement : INFORMATION SYSTEM FTIF-ITS Supervisor 1 : Mahendrawathi ER, S.T., M.Sc., Ph.D
ABSTRACT
viii
manual bookings as above, it is not yet optimal in the process and business functions.
The solution to the above problem is with the implementation of ERP, which in practice ERP can automate business practices and business procedures of a company. ERP is a technology product consisting of a set of information system package, which is built and implemented as a tool to realize the concept of corporate planning. In implementing ERP in this Final Project, the author uses Odoo version 9.0c software is one of the open source web-based ERP system. Odoo is an Open facilitate the administration of UD. Morodadi, accelerating the flow of information and improving the accuracy of data obtained in terms of information collection. Information gathering is needed as an ongoing business evaluation material, so it can help the company to run its business process better.
ix KATA PENGANTAR
Alhamdulillah atas karunia, rahmat, barakah, dan jalan yang telah diberikan Allah SWT selama ini sehingga penulis mendapatkan kelancaran dalam menyelesaikan tugas akhir dengan judul:
IMPLEMENTASI DAN KONFIGURASI FREE OPEN SOURCE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
ODOO 9.0c: STUDI KASUS: UD. MORODADI
Terima kasih atas pihak-pihak yang telah mendukung, memberikan saran, motivasi, semangat, dan bantuan baik materi maupun spiritual demi tercapainya tujuan pembuatan tugas akhir ini. Secara khusus penulis akan menyampaikan ucapan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada:
1. Allah SWT yang senantiasa melimpahkan berkat dan rahmat-Nya selama penulis melaksanakan Tugas Akhir. 2. Bapak Muhammad selaku owner UD. Morodadi yang
telah mengijinkan penulis untuk melakukan penelitian pada usahanya sehingga Tugas Akhir ini dapat terlaksana. 3. Bapak Dr. Ir. Aris Tjahyanto, M.Kom selaku Ketua
Jurusan Sistem Informasi ITS Surabaya.
4. Ibu Mahendrawathi ER, S.T., M.Sc., Ph.D selaku satu - satunya dosen pembimbing yang meluangkan waktu, memberikan ilmu, petunjuk, dan terus memotivasi untuk kelancaran Tugas Akhir ini.
5. Bapak Rully Agus Hendrawan, S.Kom., M.Eng dan Bapak Arif Wibisono, S.Kom., M.Sc. dan selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan untuk perbaikan tugas akhir ini.
x
7. Seluruh dosen Jurusan Sistem Informasi ITS yang telah memberikan ilmu yang sangat berharga bagi penulis. 8. Rekan – rekan seperjuangan dari Lab. Sistem Enterprise
yang telah menjadi teman suka duka dikala menyelesaikan Tugas Akhir
9. Rekan-rekan angkatan 2013 yang telah berjuang bersama dalam menjalani perkuliahan di Jurusan Sistem Informasi ITS.
10. Berbagai pihak yang membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini dan belum dapat disebutkan satu per satu dengan dukungan, semangat dan kebersamaan.
Penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna, untuk itu saya menerima adanya kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan di masa mendatang. Semoga buku tugas akhir ini dapat memberikan manfaat pembaca.
Surabaya, Juni 2017 Penulis,
xii
Latar Belakang Masalah ... 1
Rumusan Masalah ... 4
Batasan Permasalahan ... 5
Tujuan Tugas Akhir ... 5
Manfaat Tugas Akhir ... 6
Relevansi ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 9
Studi Sebelumnya ... 9
Landasan teori ... 10
UD. Morodadi ... 11
Enterprise Resource Planning ... 11
Odoo ... 13
XML ... 17
Phyton ... 17
PostgreSQL ... 17
Traditional ERP Lifecycle ... 18
Conference Room Pilot ... 19
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 21
Diagram Metodologi ... 21
Uraian Metodologi ... 22
Analisis Permasalahan ... 22
Studi literature ... 22
Menentukan ruang lingkup dan komitmen ... 22
Analisis dan desain ... 23
Proses akuisisi dan development ... 24
xiii
BAB IV RUANG LINGKUP DAN KOMITMEN ... 27
Studi Kasus ... 27
Analisis Proses Bisnis Terkini ... 27
Penjualan ... 27
Manufaktur ... 28
Pembelian ... 28
Akuntansi dan Keuangan ... 29
Pengumpulan Informasi dan Data ... 30
Pengumpulan Informasi... 30
Pengumpulan Data ... 30
Ruang Lingkup ... 31
Ruang Lingkup Fisik ... 31
BPR Scope ... 31
Ruang lingkup implementasi ... 31
Ruang lingkup teknis ... 32
Komitmen ... 33
Visi Jangka Pendek ... 33
BAB V ANALISIS DAN DESAIN... 35
Analisis dan Desain... 35
BAB VI AKUISISI DAN PENGEMBANGAN ... 56
Tahap Implementasi 1 ... 56
Tahap Implementasi 2 ... 103
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN ... 114
KESIMPULAN ... 114
SARAN ... 115
DAFTAR PUSTAKA ... 116
LAMPIRAN A HASIL WAWANCARA ... 119
LAMPIRAN B SPESIFIKASI HARDWARE DAN SOFTWARE CRP ... 125
xv DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Odoo ... 13
Gambar 2. 2 Sales Management ... 14
Gambar 2. 3 Purchase Management ... 15
Gambar 2. 4 Inventory Management ... 15
Gambar 2. 5 MRP ... 16
Gambar 2. 6 Accounting and Finance ... 16
Gambar 3. 1 Diagram Metodologi ... 21
Gambar 3. 1 Diagram Metodologi………...21
Gambar 6. 1 Halaman awal instalasi ... 57
Gambar 6. 2 Konfigurasi database ... 58
Gambar 6. 3 Field informasi database ... 58
Gambar 6. 4 Memuat translasi... 59
Gambar 6. 5 Memuat translasi bahasa ... 59
Gambar 6. 6 Form perusahaan... 60
Gambar 6. 7 Modul pada Odoo ... 60
Gambar 6. 8 Sales Management ... 61
Gambar 6. 9 Unit of Measures ... 61
Gambar 6. 10 MRP ... 62
Gambar 6. 11 Purchase Management ... 62
Gambar 6. 12 Akuntansi dan Keuangan ... 63
Gambar 6. 13 Konfigurasi mata uang ... 63
Gambar 6. 14 Aktivasi IDR ... 64
Gambar 6. 15 Mata uang perusahaan ... 64
Gambar 6. 16 Modul Inventory ... 64
Gambar 6. 17 Konfigurasi gudang ... 65
Gambar 6. 18 Konfigurasi gudang 2 ... 65
Gambar 6. 19 Form data COA ... 66
Gambar 6. 20 Bentuk COA sebelum entri ke Odoo ... 67
Gambar 6. 21 COA pada Odoo ... 68
Gambar 6. 22 Form pelanggan ... 69
Gambar 6. 23 Form Supplier ... 69
Gambar 6. 24 List kontak ... 70
Gambar 6. 25 Customer dan Supplier ... 70
xvi
Gambar 6. 27 Form produk & material ... 71
Gambar 6. 28 Form awal login ... 74
Gambar 6. 29 Isi form login ... 74
Gambar 6. 30 Menu penjualan ... 75
Gambar 6. 31 Tombol membuat SO ... 75
Gambar 6. 32 Form awal sales order ... 76
Gambar 6. 33 Tombol perintah pengiriman ... 77
Gambar 6. 34 Pengiriman barang ... 77
Gambar 6. 35 Jenis faktur ... 78
Gambar 6. 36 Invoice penjualan ... 78
Gambar 6. 37 Invoice penjulan 2 ... 79
Gambar 6. 38 Fitur diskon ... 80
Gambar 6. 39 Form SO dengan diskon... 80
Gambar 6. 40 Harga setelah diskon ... 81
Gambar 6. 41 Pengiriman partial 1 ... 81
Gambar 6. 42 Form pengiriman partial ... 82
Gambar 6. 43 Pengiriman ... 82
Gambar 6. 44 backorder ... 83
Gambar 6. 45 pengiriman kedua ... 83
Gambar 6. 46 pengiriman ... 84
Gambar 6. 47 dokumen pengiriman ... 84
Gambar 6. 48 data order penjualan ... 84
Gambar 6. 49 order penjualan odoo ... 85
Gambar 6. 50 Menu manufacturing ... 86
Gambar 6. 51 Membuat MO ... 86
Gambar 6. 52 Kolom ... 87
Gambar 6. 53 Komposisi kolom ... 87
Gambar 6. 54 Form MO kolom ... 87
Gambar 6. 55 Produk konsumsi ... 88
Gambar 6. 56 Stok kolom ... 89
Gambar 6. 57 Menu Purchase Order ... 89
Gambar 6. 58 Membuat PO ... 89
Gambar 6. 59 Form awal PO ... 90
Gambar 6. 60 Pembuatan referensi pajak ... 91
Gambar 6. 61 PPn... 91
Gambar 6. 62 Harga sesudah pajak ... 92
xvii
Gambar 6. 64 Pengiriman pertama ... 93
Gambar 6. 65 Pengiriman kedua ... 93
Gambar 6. 66 Dokumen PO ... 94
Gambar 6. 67 data pembelian ... 94
Gambar 6. 68 data pembelian odoo ... 94
Gambar 6. 69 Daftar kontak ... 95
Gambar 6. 70 Membuat kontak ... 95
Gambar 6. 71 Form awal entri kontak ... 96
Gambar 6. 72 data supplier... 97
Gambar 6. 73 data pelanggan ... 97
Gambar 6. 74 data kontak odoo ... 97
Gambar 6. 75 Menu inventory... 98
Gambar 6. 76 menu produk 1 ... 98
Gambar 6. 77 menu produk 2 ... 98
Gambar 6. 78 menu produk 3 ... 99
Gambar 6. 79 Produk ... 99
Gambar 6. 80 Katalog produk ... 99
Gambar 6. 81 Form awal entri produk ... 100
Gambar 6. 82 katalog bahan baku ... 101
Gambar 6. 83 katalog produk ... 102
Gambar 6. 84 list katalog ... 102
Gambar 6. 85 list katalog 2 ... 103
Gambar 6. 86 Aktifasi developer mode ... 104
Gambar 6.87 tabel produk penjualan ... 104
Gambar 6. 88 Field tax ... 105
Gambar 6. 89 Field tax 2 ... 105
Gambar 6. 90 Modul employee ... 106
Gambar 6. 91 payroll ... 106
Gambar 6. 92 menu employee ... 107
Gambar 6. 93 form karyawan ... 107
Gambar 6. 94 list karyawan ... 108
Gambar 6. 95 daftar karyawan ... 108
Gambar 6. 96 daftar karyawan ... 108
Gambar 6. 97 daftar karyawan 2 ... 108
Gambar 6. 98 membuat struktur gaji ... 109
Gambar 6. 99 aturan gaji ... 110
xviii
xx DAFTAR TABEL
xxi
1 BAB I
PENDAHULUAN
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah dan tujuan penelitian yang mendasari penelitian tugas akhir.
Latar Belakang Masalah
Pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini, membuat banyak perusahaan berusaha mengadopsi teknologi informasi terbaru untuk membantu kelancaran bisnis [1]. Teknologi tidak lagi dipandang hanya sebagai pelengkap, tetapi sudah menjadi salah satu penentu atas terlaksananya sasaran atau strategi bisnis perusahaan. Sehingga menimbulkan tantangan baru bagi perusahaan untuk menyediakan suatu sistem yang mampu mengintegrasikan kebutuhan informasi - informasi yang ada serta yang dibutuhkan perusahaan. Penerapan Teknologi Informasi memberikan nilai lebih dan mempengaruhi kepercayaan diri perusahaan dalam melakukan persaingan dengan perusahaan lain. Salah satunya adalah penerapan Enterprise Resource Planning (ERP), yang mana dapat mengotomatisasi dan mengintegrasikan seluruh proses bisnis suatu perusahaan [2].
sales, purchase dan manufacture. Proses bisnis sales atau penjualan adalah ketika UD. Morodadi menerima pesanan atau permintaan dari pelanggan. Untuk memenuhi kebutuhan produksi, UD. Morodadi melakukan purchasing atau pembelian kepada vendor tertentu. Sedangkan proses manufaktur dilaksanakan untuk memproduksi barang-barang yang telah dipesan sebelumnya.
ERP merupakan produk teknologi yang terdiri dari sekumpulan paket sistem informasi, yang dibangun dan diimplementasikan sebagai alat terwujudnya konsep perencanaan perusahaan. Meskipun bentuk nyata ERP berupa sekumpulan paket aplikasi sistem informasi, tetapi sebenarnya ERP bukanlah sekedar sekumpulan software. ERP membutuhkan pemahaman konsep
– konsep yang wajib dipahami agar implementasi dapat dilaksanaan, tepat sasaran dan dapat beroperasi dengan lancar. Masalah utama yang harus dihadapi perusahaan untuk mengimplementasikan ERP adalah biaya yang cukup mahal dan implementasinya yang memiliki kompleksitas tinggi [3]. Instalasi modul-modul ERP harus disesuaikan dengan analisis kebutuhan dari perusahaan itu sendiri. Input datanya juga membutuhkan ketelitian dan membutuhkan waktu yang lama. Faktor biaya seringkali menjadi penghambat dalam implementasi sistem ERP oleh UKM. Hal ini dikarenakan implementasi ERP membutuhkan biaya yang besar. Sedangkan perusahaan UKM dengan level unit dagang merupakan perusahaan yang masih dalam perkembangan dan dituntut untuk seminimal mungkin mengeluarkan atau menambah biaya. Free Open Source (FOS) ERP merupakan sebuah solusi untuk permasalahan biaya seperti diatas. FOS ERP menyediakan software yang bisa didapatkan dengan murah atau gratis. Oleh karena itu dalam mengimplementasikan ERP pada Tugas Akhir ini, penulis menggunakan software Odoo versi 9.0c yaitu salah satu sistem ERP open source yang berbasis web.
terbatas [4]. Selain dapat diunduh dengan gratis, Odoo menyediakan berbagai modul yang sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Diantaranya adalah Sales, Purchase, Accounting, Manufacture, Inventory dll. Odoo juga dilengkapi dengan website builder yang memudahkan pengguna untuk membuat website tanpa harus memiliki skil programming yang tinggi [5]. Dengan adanya penerapan sistem ERP Odoo ini, UD. Morodadi dapat memiliki sistem teknologi informasi yang dapat mengintegrasikan seluruh informasi yang dimiliki usahanya. Hal tersebut dapat mempermudah administrasi dari UD. Morodadi, mempercepat arus informasi dan meningkatkan akurasi data yang didapatkan dalam hal pengumpulan informasi. Pengumpulan informasi dibutuhkan sebagai bahan evaluasi bisnis yang berjalan, sehingga dapat membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya lebih baik.
Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari pembuatan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Apa saja proses bisnis yang dijalankan oleh UD. Morodadi saat ini?
2. Bagaimana proses bisnis ke depan yang diinginkan oleh UD. Morodadi?
3. Bagaimana konfigurasi penerapan software Odoo pada UD. Morodadi?
4. Apa saja konfigurasi yang dibutuhkan untuk menyesuaikan kebutuhan proses bisnis terkini dengan software Odoo? 5. Apakah penerapan dan konfigurasi software Odoo dapat
Batasan Permasalahan
Sesuai dengan deskripsi permasalahan yang telah dijelaskan diatas, adapun batasan permasalahan dari penyelesaian tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Software Odoo yang digunakan untuk penerapan sistem ERP pada UD. Morodadi adalah Odoo versi 9.0c.
2. Modul yang digunakan terbatas pada permintaan pihak UD. Morodadi dan proses bisnis terkini.
3. Konfigurasi dilakukan pada beberapa modul untuk penyerusain dengan proses bisnis yang dijalankan UD. Morodadi.
4. Penerapan sistem ERP Odoo akan dilakukan sampai pada tahap Conference Room Pilot (CRP) fase Build CRP.
Tujuan Tugas Akhir
Tujuan utama dari pembuatan tugas akhir tentang penerapan sistem ERP ini adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi informasi perusahaan terkait proses bisnis dan analisis kebutuhan yang akan digunakan sebagai acuan dalam penerapan sistem ERP dengan software Odoo. 2. Menerapkan konsep sistem ERP pada UD. Morodadi sesuai
dengan proses bisnis yang telah teridentifikasi.
3. Melakukan konfigurasi sistem ERP Odoo yang disesuaikan dengan analisis kebutuhan dari proses bisnis terkini UD. Morodadi.
Manfaat Tugas Akhir
Berikut manfaat yang diperoleh, dengan melihat dari dua belah sudut pandang, yaitu sudut pandang akademis dan pihak perusahaan:
1.5.1 Bagi akademisi
1. Melanjutkan penelitian sebelumnya tentang penerapan sistem ERP pada perusahaan.
2. Memahami proses bisnis dan analisis kebutuhan UKM terkait penerapan sistem ERP.
3. Sebagai referensi dalam penerapan software Odoo khususnya pada Industri Furniture
4. Sebagai bentuk dari kegiatan Sosial Masyarakat Lab. Sistem Enterprise.
1.5.2 Bagi Perusahaan
1. Mengintegrasikan data dari proses bisnis yang ada pada perusahaan.
2. Meningkatkan kecepatan dan akurasi arus informasi yang dimiliki perusahaan dalam rangka mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan.
3. Menambah nilai lebih dan kepercayaan diri dalam melakukan persaingan industri pada era teknologi informasi seperti sekarang ini.
Relevansi
Penelitian tugas akhir ini mengambil Enterprise Resource Plannning (ERP) sebagai topik utama. Mata kuliah yang berkaitan dengan topik ini adalah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (PSDP), Manajemen Rantai Pasok dan Hubungan Pelanggan (MRPHP) dan E-Business.
Secara lebih spesifik, tugas akhir ini akan mendukung Penelitian Dosen Pembimbing I yang berjudul
“Pengembangan Kerangka Kerja Penerapan Business Process Management (BPM) di Indonesia”. Salah satu bagian dari penelitian ini adalah menerapkan beberapa tahapan dalam BPM (identifikasi, penemuan, analisis, redesain, otomasi, dan monitoring serta kontrol) pada UKM di Indonesia.
Gambar 1.1 Kerangka kerja laboratorium sistem enterprise
9 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini berisikan tinjauan pustaka yang akan digunakan dalam penelitian tugas akhir ini, yang mencakup penelitian-penelitian sebelumnya, dasar teori dan metode yang digunakan selama pengerjaan.
Studi Sebelumnya
Terdapat beberapa penelitian yang memiliki topik yang hampir serupa dengan penelitian ini, diantaranya:
Table 2.1 Penelitian sebelumnya
Judul Kustomisasi Modul Finansial Pengelolaan Kas Jurnal dan Analisis Rasio pada Perangkat Lunak ERP untuk Analisis Profitabilitas dan Pengelolaan Kas
Nama, Tahun Ardy, 2012 Gambaran
umum penelitian
Mengkustomisasi atau mengembangkan sebuah modul pada sistem ERP ADempiere untuk modul pengelolaan kas jurnal
Keterkaitan Penelitian
Memiliki keterkaitan dalam kustomisasi perangkat lunak ERP
Table 2.2 Penelitian sebelumnya
Nama, Tahun Purwandari & Kusumawati, 2015 Gambaran
umum penelitian
Mensimulasikan penerapan atau implementasi ERP Odoo pada sebuah perusahaan konsultan
Keterkaitan Penelitian
Memiliki keterkaitan dalam penerapan sistem ERP Odoo
Table 2.3 Penelitian sebelumnya
Judul Kustomisasi Dan Penerapan Sistem ERP Odoo Pada Usaha Kecil Menengah (UKM), Studi Kasus: UD. Mutiara Textile
Nama, Tahun Andi Sofia Karina, 2017 Gambaran
umum penelitian
Mengimplementasikan sistem ERP Odoo pada sebuah UKM
Keterkaitan Penelitian
Memiliki keterkaitan dalam penerapan sistem ERP Odoo
Landasan teori
UD. Morodadi
UD. Morodadi adalah sebuah perusahaan industri furniture dan desain interior yang memproduksi barang-barang furniture untuk perlengkapan perhotelan, apartemen, perkantoran dan perumahan. Disebut sebagai UD atau unit dagang, dikarenakan perusahaan ini dimiliki oleh perorangan dan memiliki pendapatan 25% dari penjualan [6]. Hasil produksi yang dihasilkan oleh UD. Morodadi antara lain adalah tempat tidur, lemari, meja rias, kitchen set, meja dan kursi. UD. Morodadi merupakan perusahaan yang menerapkan produksi make-to-order, yaitu memproduksi barang sesuai dengan permintaan pelanggan. Dalam perjalanan bisnisnya, UD. Morodadi memiliki proses bisnis utama yaitu sales, purchase dan manufacture. Proses bisnis sales atau penjualan adalah ketika UD. Morodadi menerima pesanan atau permintaan dari pelanggan. Untuk memenuhi kebutuhan produksi, UD. Morodadi melakukan purchasing atau pembelian kepada vendor tertentu. Sedangkan proses manufacture dilaksanakan untuk memproduksi barang-barang yang telah dipesan sebelumnya.
UD. Morodadi saat ini sudah membina mitra kerja tetap dengan PT. Semen Gresik, PT. Citra Mandiri Cipta, Tata Bumi Raya, Sales, maupun pelanggan rumahan. Perusahaan Morodadi sejauh ini memiliki jumlah tenaga kerja sebanyak 9 orang, 6 orang tenaga kerja bekerja pada kantor pusat dan 3 orang tenaga kerja bekerja pada kantor cabang. Persiapan yang dilakukan hingga saat ini adalah menyediakan perangkat IT sebagai tahap awal persiapan.
diperluas dengan penambahan konsep supply chain management (SCM) dan customer relationship management (CRM). Mobilitas yang tinggi juga mendukung sistem ERP ini, yang menggunakan website sebagai media akses. Dengan adanya peningkatan tersebut, tak hanya perusahaan besar yang menggunakan sistem ini, UKM pun juga mulai menerapkan penggunaan ERP dalam proses bisnisnya [7]. ERP merupakan produk teknologi yang terdiri dari sekumpulan paket sistem informasi, yang dibangun dan diimplementasikan sebagai alat terwujudnya konsep perencanaan perusahaan [1]. Meskipun bentuk nyata ERP berupa sekumpulan paket aplikasi sistem informasi, tetapi sebenarnya ERP bukanlah sekedar sekumpulan software. ERP membutuhkan pemahaman konsep
– konsep yang wajib dipahami agar implementasi dapat dilaksanaan, tepat sasaran dan dapat beroperasi dengan lancar. Masalah utama yang harus dihadapi perusahaan untuk mengimplementasikan ERP adalah biaya yang cukup mahal dan implementasinya yang memiliki kompleksitas tinggi. Instalasi modul-modul ERP harus disesuaikan dengan analisis kebutuhan dari perusahaan itu sendiri. Input datanya juga membutuhkan ketelitian dan membuthkan waktu yang lama. Ada dua jenis sistem ERP yang digunakan, yaitu sistem ERP berbayar dan gratis atau open source.
2.2.2.1. Berbayar
dibatasi sesuai dengan lisensi, layanan support ditangani oleh perusahaan pengembang, source code program tertutup dan aplikasi tidak boleh digandakan. Biaya implementasi yang mahal membuat perusahaan berpikir ulang untuk mengimplementasikan sistem ERP berbayar ini [9].
2.2.2.2. Open Source
Berbeda dengan sistem ERP berbayar, biaya implementasi yang murah dan terkadang gratis menjadikan open source lebih cocok digunakan untuk UKM yang sedang berkembang. Contoh software ERP open source adalah Odoo, Open Bravo, ADempiere dll [3]. Yang membedakan sistem ERP open source dan berbayar adalah jumlah pengguna yang tidak terbatas dan dapat disesuaikan dengan kondisi UKM, aplikasi dapat digandakan, source code bersifat terbuka yang mana dapat di pelajari dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan UKM. Namun, dukungan terhadap layanan ditangani sendiri oleh UKM yang besangkutan [10].
Odoo
Gambar 2. 1 Odoo
arsitektur MVC (Model View Controller), workflow atau Alur Kerja Proses yang fleksibel, GUI yang dinamis, antarmuka XML-RPC dan sistem pelaporan yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. Odoo merupakan web aplikasi yang dibangun menggunakan bahasa pemograman Phyton, XML, dan JavaScript serta menggunakan PostgreeSQL sebagai database management systemnya [5].
2.2.3.1. Sales Management
Gambar 2. 2 Sales Management
2.2.3.2.Purchase Management
Gambar 2. 3 Purchase Management
Odoo menyediakan aplikasi pengelolaan pembelian secara lengkap mulai dari membuat dan menelusuri purchase order, mengelola data supplier, mengotrol penerimaan barang (termasuk pengiriman barang secara partial), pembayaran down payment, pemeriksaan tagihan serta jatuh tempo pembayarannya dan laporan lengkap mengenai analisis tagihan setiap supllier. Pada penerapannya, UD. Morodadi menggunakan modul purchase untuk melakukan pencatatan pembelian material kepada vendor tertentu seperti kayu, engsel, gagang pintu dll. Modul ini juga digunakan untuk mengelola dan mengevaluasi transaksi pembelian yang telah dilakukan sebelumnya.
2.2.3.3. Inventory Management
Gambar 2. 4 Inventory Management
mengelola perbendaharaan material, baik material sebagai bahan baku maupun produk yang sudah jadi.
2.2.3.4.Manufacture Resource Planning
Gambar 2. 5 MRP
Pada modul ini memungkinkan untuk melakukan pengelolaan terhadap seluruh proses produksi atau manufaktur. UD. Morodadi menggunakan modul ini untuk mengelola proses manufaktur atau pembuatan produk furniture, mulai dari tahap perencanaan sampai pada tahap perakitan produk. Modul ini juga menyediakan fitur Bill of Material (BOM) sebagai acuan komposisi material produksi.
2.2.3.5.Accounting and Finance
Gambar 2. 6 Accounting and Finance
menyajikan seluruh laporan yang dibutuhkan perusahaan seperti UD. Morodadi.
XML
XML (Extensible Markup Language) adalah bahasa markup untuk keperluan umum yang disarankan oleh W3C untuk membuat dokumen markup keperluan pertukaran data antar sistem yang beraneka ragam. XML merupakan kelanjutan dari HTML (HyperText Markup Language) yang merupakan bahasa standar untuk melacak Internet [11]. Penggunaan XML pada Odoo dapat digunakan untuk mengkustomisasi Odoo, terkait dengan kebutuhan implementasi pada tiap modul yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dari UD. Morodadi.
Phyton
Python adalah sebuah bahasa pemrograman interpretatif multiguna dengan filosofi perancangan yang berfokus pada tingkat keterbacaan kode. Python diklaim sebagai bahasa yang menggabungkan kapabilitas, kemampuan, dengan sintaksis kode yang sangat jelas, dan dilengkapi dengan fungsionalitas pustaka standar yang besar serta komprehensif [12]. Python dapat digunakan untuk berbagai keperluan pengembangan perangkat lunak dan dapat berjalan di berbagai platform sistem operasi. Software Odoo dibuat dengan menggunakan Bahasa pemrograman phyton, sehingga modifikasinya nanti juga akan menggunakan Bahasa pemrograman phyton.
PostgreSQL
digunakan untuk berbagai aplikasi seperti web, billing system dan sistem informasi lainnya. Kekuatan utama dari database ini sehingga harus dipertahankan adalah source code dan arsitektur yang luwes serta didukung fitur-fitur database kelas enterprise yang canggih [13].
Traditional ERP Lifecycle
Traditional ERP Life Cycle merupakan salah satu metodologi yang dapat digunakan dalam implementasi ERP. Traditional ERP Life Cycle dilakukan dengan pendekatan hasil akhir pada setiap tahapan yang dapat di review oleh pihak manejemen dan dapat memberikan keputusan apakah proyek dapat diterima oleh perusahaan atau tidak [14]. Tahapan-tahapan pada
traditional ERP lifecycle adalah sebagai berikut: 2.2.7.1.Scope and Commitment
Pada tahap scope and commitment ini, yang pertama adalah melakukan studi kelayakan terhadap suatu organisasi atau perusahaan, apakah dapat dilakukan implementasi system ERP atau tidak. Apabila studi kelayakan sudah dapat diterima, maka langkah selanjutnya adalah menentukan sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk implementasi. Berikutnya mendefinisikan karakteristik dari system ERP yang akan digunakan untuk implementasi, kemudian menentukan visi jangka pendek dan jangka panjang dari penerapan system ERP di UD. Morodadi. Terakhir pada tahap ini adalah menentukan software yang sesuai dengan karakteristik yang dipilih [15]. 2.2.7.2.Analysis and Design
Kemudian dari analisis tersebut, dibuatlah peta perbedaan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang dapat ditangani oleh software system ERP. Langkah selanjutnya adalah membuat desain rencana manajemen perubahan terhadap hasil dari perbandingan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang ada pada software, mulai dari user interface, laporan tertentu pada software ERP dan konversi data [15].
2.2.7.3. Acquisition and Development
Pada tahap ini dilakukan eksekusi atas perbandingan antara proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang ada pada software system ERP. Dimulai dengan membeli lisesnsi software, jika software berbayar dan membangun software yang akan dijalankan. Tahapan ini termasuk kustomisasi aturan – aturan terhadap software yang akan diimplementasi, data yang ada pada database, masukan terhadap software dan laporan yang akan dihasilkan oleh sistem ERP. Pada tahapan ini juga dilakukan perpindahan data dan informasi yang ada pada laporan sebelumnya ke dalam sistem ERP yang akan digunakan [15].
Conference Room Pilot
21 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini menjelaskan terkait metodologi yang akan digunakan sebagai panduan untuk menyelesaikan penelitian tugas akhir ini.
Diagram Metodologi
Uraian Metodologi
Analisis Permasalahan
Tahap analisis permasalahan adalah tahap dimana permasalahan dari penelitian ini mulai dianalisis, dengan menggunakan metode wawancara langsung kepada pemilik UD. Morodadi. Informasi yang ingin didapatkan dari tahap wawancara adalah terkait kondisi kekinian yang ada pada perusahaan, proses bisnis yang sedang dijalankan dan kendala yang dialami. Luaran dari tahap ini adalah munculnya permasalahan yang sedang dialami oleh perusahaan dari kondisi kekinian yang ada.
Studi literature
Pada tahap studi literatur, penulis mengumpulkan informasi yang nantinya digunakan untuk mengusulkan solusi terkait dengan permasalahan yang ada. Pengumpulan data dan informasi sendiri dilakukan dengan cara membaca referensi dari buku dan penelitian-penelitian yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuan dari tahap ini agar penulis dapat memahami dasar teori yang berhubungan dengan permasalahan dan dapat mempermudah dalam menemukan solusi yang tepat.
Menentukan ruang lingkupdan komitmen
tiga kategori. Cek list tersebut adalah sebuah daftar yang memuat tentang hal hal yang dibutuhkan dan dilakukan implementasi sistem ERP odoo terkait dengan proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Tiga kategori tersebut terdiri dari, Nice-to-have, Good-to-have, dan Must-have. Nice-to-have berarti perusahaan akan senang memilikinya tetapi sebenarnya tidak dibutuhkan. Good-to-have hampir sama seperti Nice-to-have, tidak terlalu dibutuhkan tetapi hanya akan membantu pada saat-saat tertentu. Sedangkan Must-have, adalah suatu kebutuhan yang sangat diperlukan dan harus ada pada suatu perusahaan [18]. Cek list tersebut juga memuat faktor-faktor dari setiap kategori dan tujuan dari faktor-faktor tersebut terhadap implementasi. Setelah cek list dibuat, kemudian menentukan visi jangka pendek dan jangka panjang dari penerapan sistem ERP di UD. Morodadi. Luaran dari tahap ini adalah perencanaan implementasi berdasarkan sumber daya yang ada dan perencanan sistem ERP yang akan digunakan. Pada tahap ini, juga dilakukan Scope CRP, peneliti bertugas untuk menyelesaikan dan memastikan bahwa analisis kebutuhan serta proses bisnis yang akan didesain pada sistem ERP telah benar dan tervalidasi oleh pihak perusahaan. Selama tahap ini, peneliti dapat meminta kejelasan lebih lanjut atau meminta rincian lebih lanjut tentang apa yang perusahaan harapkan dari sistem ke depan. Luaran dari fase scope CRP adalah validasi mengenai scope dari implementasi. Target dari tahapan metodologi ini adalah identifikasi perusahaan, analisa kebutuhan dengan terbentuknya cek list berdasarkan 3 kategori yang tervalidasi oleh perusahaan.
Analisis dan desain
sistem ERP. Selanjutnya peneliti melakukan penyesuaian dengan kebutuhan pengguna dilihat dari sudut pandang proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Kemudian dari analisis tersebut, dibuatlah peta perbedaan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang dapat ditangani oleh software system ERP. Langkah selanjutnya adalah membuat desain rencana manajemen perubahan terhadap hasil dari perbandingan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang ada pada software, mulai dari user interface, laporan tertentu pada software ERP dan konversi data. Luaran dari tahap ini adalah perencanaan proses pengembangan berdasarkan hasil pemetaan antara proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang dapat ditangani oleh sistem. Pada tahap analisa dan desain, juga akan dilakukan desain CRP. Peneliti atau pengembang sistem memulai merancang dan melakukan POC (Proof of concept). Pada dasarnya, hal yang dilakukan pada fase ini adalah menerjemahkan analisis kebutuhan dari tahap sebelumnya menjadi elemen desain. Pada fase ini, peneliti harus memastikan bahwa perusahaan memahami elemen desain dari hasil terjemahan analisis kebutuhan tersebut. Luaran dari fase ini adalah berupa analisis dan desain proses bisnis perusahaan. Analisis dan desain sudah disesuaikan dengan struktur dan desain dari odoo. Target dari tahapan metodologi ini adalah desain dan struktur odoo yang disesuaikan dengan proses bisnis saat ini dan sudah tervalidasi oleh perusahaan.
Proses akuisisi dan development
kustomisasi aturan–aturan terhadap software yang akan diimplementasikan, data yang ada pada database, masukan terhadap software dan laporan yang akan dihasilkan oleh sistem ERP. Pada tahapan ini juga dilakukan perpindahan data dan informasi yang ada pada laporan sebelumnya ke dalam sistem ERP yang akan digunakan. Luaran dari tahap ini adalah sistem ERP yang sudah siap untuk dirilis dan digunakan oleh end-user. Pada tahap ini juga dilakukan build CRP. Setelah peneliti mulai mengembangkan dan membangun aplikasi sistem ERP, akan dilakukan live demo kepada end-user yang bertujuan untuk membantu mengidentifikasi masalah apapun dan memungkinkan untuk menawarkan saran yang mengarah kepada adaptasi yang lebih baik dari aplikasi kedepan. Luaran dari fase ini adalah validasi dari sistem apakah diterima atau perlu pengembangan kembali. Target dari tahapan metodologi ini adalah sistem yang sudah sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan, serta dapat tervalidasi dan dapat diterima oleh perusahaan.
Pembuatan buku dan dokumentasi
27 BAB IV
RUANG LINGKUP DAN KOMITMEN
Pada bab ini akan membahas mengenai ruang lingkup dan komitmen terhadap implementasi Sistem ERP Odoo yang akan diterapkan pada UD. Morodadi. Ruang lingkup dan komitmen ditentukan melalui wawacara, observasi dan pengumpulan data/dokumen yang dimiliki UD. Morodadi.
Studi Kasus
UD. Morodadi merupakan perusahaan industri furniture dan interior design yang memproduksi barang-barang furniture untuk perlengkapan perhotelan, apartemen, perkantoran dan perumahan. Produk dari UD. Morodadi yaitu tempat tidur, lemari, meja rias, kitchen set, meja, kursi, dll. UD. Morodadi ini merupakan usaha dagang milik Pak Muhammad yang terletak di Jl. Rungkut Madya Perum Rungkut Permai L-16 Surabaya. UD Morodadi memiliki kantor cabang yang terletak di Jl. Raya Buncitan No. 29A Sedati, Sidoarjo. UD. Morodadi ini merupakan perusahaan yang menerapkan produksi make-to-order, yaitu memproduksi barang sesuai dengan permintaan pelanggan.
Analisis Proses Bisnis Terkini
Penjualan
Sales Order atau dalam istilah Bahasa Indonesia berarti Pesanan Penjualan adalah proses dimana pihak Morodadi menjual produk kepada pelanggan dalam rangka pemenuhan kebutuhan kepada pelanggan. Proses bisnis sales order adalah sebagai berikut:
2. Pelanggan dan pemilik perusahaan melakukan negosiasi harga
3. Pelanggan mengajukan desain sendiri atau memilih desain yang sudah disediakan oleh UD. Morodadi
4. Pemilik perusahaan melakukan estimasi harga yang disesuaikan dengan bahan dan kebutuhan
5. Pelanggan dan pemilik perusahaan melakukan konfirmasi harga
6. Pelanggan memberikan DP (Down Payment) pertama sebesar 30%, 20%, 50% atau 50%, 30%, 20% dari harga yang sudah disepakati
7. Penentuan hari dan tanggal pengiriman 8. Produk dikirim
9. Pelanggan melakukan pelunasan pembayaran.
Manufaktur
Proses bisnis manufaktur adalah proses produksi dari material sampai menjadi produk akhir yang siap dikirimkan kepada pelanggan. Proses ini memiliki beberapa tahapan seperti berikut:
1. Perencanaan gambar dan pembuatan struktur fisik
2. Melakukan perhitungan material yang dibutuhkan untuk produksi
3. Melakukan pembelian material khusus (material non-stok) 4. Proses pembuatan produk (pelapisan-perakitan-pewarnaan) 5. Pengecekan kualitas barang
6. Pengiriman dan Instalasi Pembelian
perusahaan melakukan pembelian barang atau material untuk memenuhi proses bisnis operasional perusahaan. Pembelian barang atau material dilakukan kepada beberapa supplier. Berikut merupakan proses Purchase order yang dilakukan oleh perusahaan:
1. Pihak Morodadi melakukan pemesanan kepada pihak supplier.
2. Pada kondisi tertentu akan terjadi negoisasi harga sebelum harga disepakati oleh kedua belah pihak
3. Pihak Supplier akan mengirimkan barang atau material yang telah dipesan ke pihak Morodadi
4. Pihak UD. Morodadi akan melakukan pengecekan barang atau material sebelum dikonfirmasikan kepada supplier 5. Jika kondisi sudah sesuai, pihak UD. Morodadi akan
melakukan pembayaran kepada supplier.
6. UD. Morodadi akan melakukan pencatatan transaksi kedalam buku seperti biasa.
Akuntansi dan Keuangan
Proses selanjutnya adalah proses akuntansi dan keuangan. Di UD. Morodadi segala sesuatu pencatatan akuntansi dan keuangan masih menggunakan buku manual. Bukti pembayaran masih berupa nota (kertas). Proses ini ada disetiap bagian proses bisnis sebelumnya.
1. Proses akuntansi pada penjualan terdapat pada tahap pembayaran, khususnya pada saat pembuatan invoice (faktur) tagihan pembayaran kepada pelanggan.
Pengumpulan Informasi dan Data
Bagian ini berisikan pengumpulan data dan informasi dalam penelitian tugas akhir.ini berisikan pengumpulan data dan informasi dalam penelitian tugas akhir.
Pengumpulan Informasi
Pengumpulan informasi ini dilakukan dengan wawancara melalui Pemilik UD. Morodadi sebagai pemilik UD. Morodadi selaku pemilik UKM serta orang yang akan secara langsung menjalankan sistem ERP Odoo. Seluruh hasil wawancara dirangkum pada lampiran dokumen Minutes of Meeting (MoM). Wawancara dilakukan untuk mengumpulkan informasi mengenai proses bisnis terkini pada UD. Morodadi dan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan penerapan sistem ERP. Hasil wawancara kemudian dituliskan ke dalam Laporan Rencana Implementasi ERP yang dapat dilihat pada lampiran.
Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan merangkum dari pembukuan yang dimiliki saat ini. Data yang dibutuhkan untuk melakukan konfigurasi di Sistem ERP Odoo dikumpulkan dari UD. Morodadi. Data yang dapat diambil tersebut antara lain, data produk, data material, data penjualan dan pembelian pada periode tertentu, data supplier dan data pelanggan.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup konfigurasi yang dilakukan pada penerapan Sistem ERP Odoo di UD. Morodadi adalah sebagai berikut.
Ruang Lingkup Fisik usaha tidak menyarankan adanya perubahan (kostumisasi) pada software ERP terhadap perusahaan dan proses bisnis yang sedang dijalankan saat ini. Perubahan akan terjadi dari segi bisnis dimana sesudah adanya sistem ERP ini, akan terdapat satu proses dimana seorang pengguna akan mengentrikan data pada saat transaksi jual maupun beli.
Ruang lingkup implementasi
Modul ERP yang akan diterapkan di UD. Morodadi adalah modul – modul dasar yang dimiliki oleh Software Odoo sebagai sistem ERP yang digunakan untuk implementasi. Berikut modul dasar software Odoo yang akan diterapkan di UD. Morodadi.
1. Modul Penjualan 2. Modul Pembelian 3. Modul Inventori
Ruang lingkup teknis
Modifikasi yang diperlukan pada konfigurasi Sistem ERP di UD. Morodadi adalah sebagai berikut.
1. Penggunaan Chart of Account (CoA) pada sistem yang belum dimiliki oleh UD. Morodadi.
2. Setting/Preferences
Pemilik UD. Morodadi menghendaki sistem ERP menggunakan Bahasa Indonesia sehingga mudah dimengerti oleh pemilik UD. Morodadi sendiri. Dengan translasi odoo terhadap Bahasa Indonesia yang masih belum cukup bagus, maka akan dilakukan penyesuaian translasi.
3. Modul Penjualan
1. Perubahan pembuatan estimasi harga menjadi pembuatan quotation.
2. Saat ini pada perjalanan bisnisnya, setuap transaksi pembelian yang dilakukan oleh UD. Morodadi dicatat pada buku manual. Pencatatan pada buku tersebut, kemudian diganti dengan pencatatan otomatis yang dilakukan sistem saat validasi pembayaran purchase order ke Modul Accounting.
4. Modul Pembelian
1. Pembuatan draft Rancangan purchase order/permintaan penawaran.
2. Pencatatan pada buku kas diganti dengan pencatatan otomatis yang dilakukan sistem saat validasi pembayaran purchase order ke Modul Accounting.
5. Modul Inventory
2. Proses perubahan satuan jual dan satuan beli. 3. Pembuatan dua lokasi gudang.
6. Modul Akuntansi
Penggunaan Chart of Account (CoA) pada sistem yang belum dimiliki oleh UD. Morodadi.
Komitmen
Pemilik UD. Morodadi, selaku pemilik UD. Morodadi merasa beban pekerjaan, khususnya dalam pengelolaan informasi semakin lama, semakin sulit. Dikarenakan usahanya yang terus berkembang dan besar. Maka untuk membantu pengelolaan informasi dari usaha yang dimilikinya, pemilik UD. Morodadi berencana untuk melakukan implementasi teknologi informasi yang dapat mengelolah bahkan melakukan analisa informasi pada bisnis yang ia jalankan. Dengan adanya opensource ERP yang gratis dan mempunyai kemampuan seperti yang dimaksud pemilik UD. Morodadi, maka pemilik UD. Morodadi setuju untuk menerapkan sistem ERP Odoo pada perusahaannya. Pemilik UD. Morodadi juga akan bekerja sama dengan memberikan data yang dibutuhkan dan alokasi waktu untuk keperluan penerapan sistem ERP Odoo.
Visi Jangka Pendek
35 BAB V
ANALISIS DAN DESAIN
Bab ini menjelaskan mengenai implementasi dari sistem ERP Odoo. Ada dua tahap utama yang harus dilakukan, meliputi tahap analisis dan desain dan tahap akuisisi dan pengembangan.
Analisis dan Desain
Pada tahap ini dilakukan penyesuaian dengan kebutuhan pengguna dilihat dari sudut pandang proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Kemudian dari analisis tersebut, dibuatlah peta perbedaan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang dapat ditangani oleh software sistem ERP. Langkah selanjutnya adalah membuat desain rencana manajemen perubahan terhadap hasil dari perbandingan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang ada pada software, mulai dari user interface, laporan tertentu pada software ERP dan konversi data. Luaran dari tahap ini adalah perencanaan proses pengembangan berdasarkan hasil pemetaan antara proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang dapat ditangani oleh sistem. 5.1.1.1. Peta Perbandingan Proses Bisnis dengan Sistem ERP Secara garis besar, UD. Morodadi memiliki tiga proses bisnis utama, yaitu proses manufaktur, proses penjualan dan proses pembelian. Sejauh ini, UD. Morodadi masih menggunakan pembukuan manual sebagai pencatatan laporan dan belum menggunakan bantuan teknologi informasi yang dapat diandalkan untuk melakukan seluruh pencatatan yang mendukung proses bisnis perusahaan.
5.1.1.2.Model bisnis UD. Morodadi
Model bisnis terkini akan dijelaskan pada tabel 5.1. Proses bisnis utama terdiri dari tiga yaitu penjualan, manufaktur dan pembelian. Pada tabel akan dijelaskan mulai dari siapa yang terlibat, dimana proses bisnis terjadi, kapan dijalankan dan bagaimana proses berjalan (as-is condition).
5.1.1.3.Kondisi yang akan diterapkan (To-Be Condition) Sistem ERP Odoo dapat memenuhi tiga proses bisnis utama yang dimiliki oleh UD. Morodadi, yaitu proses manufaktur, proses penjualan dan proses pembelian dengan Modul MRP, Modul Sales dan Modul Purchase. Selain itu, Sistem ERP Odoo juga memudahkan pengguna sistem yang ada di UD. Morodadi untuk melakukan seluruh perhitungan dan pencatatan termasuk keuangan dengan Modul Accounting serta pergudangan dengan Modul Inventory.
5.1.1.4.Model bisnis Sistem ERP Odoo
Model bisnis yang digunakan untuk menggambarkan proses bisnis sistem yang akan digunakan UD. Morodadi (to-be condition) terdapat pada tabel 5.2.
5.1.1.5. Analisis Gap
37
Tabel 5.1 Proses bisnis UD. Morodadi saat ini
No. Nama proses
workshop Saat terjadi order dari pelanggan
Customer melakukan order produk kepada UD.
Morodadi
Owner melakukan estimasi harga jual produk
Owner memberikan estimasi harga jual ke customer
Customer melakukan pembelian produk
No. Nama proses
Bagian sales membuat nota pembelian
Pelanggan memilih opsi pembayaran
(20%,30%,50%)
Bagian produksi melakukan pembuatan produk yang telah dipesan oleh pelanggan
39
Bagian sales menerima konfirmasi penerimaan produk
Proses pembayaran
No. Nama proses
Setelah menerima pesanan, kemudian owner
41
Barang siap dikirim kepada pelanggan
3. Pembelian Owner,
supplier
workshop Saat terjadi permintaan
Bagian gudang melaporkan stok gudang
Tukang melakukan pengecekan stok gudang
Jika Stok produk gudang tidak mencukupi untuk
No. Nama proses
Owner melakukan order bahan baku
Supplier melakukan cek ketersediaan produk
43
Supplier mengirim nota dan mengirim bahan baku ke gudang
Bagian gudang menerima bahan baku
Bagian gudang mengecek bahan baku yang dibeli
Konfirmasi kedatangan bahan baku
No. Nama proses pencatatan di buku kas.
Tabel 5. 2 Tabel Proses Bisnis Odoo
45
No. Nama proses bisnis
Siapa saja yang terlibat
Dimana proses bisnis terjadi
Kapan proses bisnis
terjadi Keterangan
Owner melakukan entri data ke dalam sistem erp
Customer melakukan pembelian produk
Sistem akan
mengenerate tagihan dari sistem erp
No. Nama proses bisnis
Siapa saja yang terlibat
Dimana proses bisnis terjadi
Kapan proses bisnis
terjadi Keterangan
UD Morodadi
melakukan pengiriman barang ke customer
Owner melakukan validasi pengiriman pada sistem erp
Customer melakukan pengecekan produk
47
No. Nama proses Validasi bahan baku
dan material Mandor membuat
rancangan dan desain Proses produksi oleh
pengrajin atau tukang Proses pengecekan
kualitas
Validasi produksi selesai pada sistem erp
Barang siap dikirim
Supplier Owner melakukan
49
No. Nama proses bisnis
Siapa saja yang terlibat
Dimana proses bisnis terjadi
Kapan proses bisnis
terjadi Keterangan
baku material pada sistem erp
Owner melakukan estimasi pembelian bahan baku material
Mandor
mengkonfirmasikan kebutuhan produksi kepada tukang
No. Nama proses bisnis
Siapa saja yang terlibat
Dimana proses bisnis terjadi
Kapan proses bisnis
terjadi Keterangan
Supplier melakukan cek ketersediaan produk
Supplier melakukan konfirmasi
ketersediaan bahan baku
Supplier mengirim nota dan mengirim bahan baku ke gudang
51
No. Nama proses bisnis
Siapa saja yang terlibat
Dimana proses bisnis terjadi
Kapan proses bisnis
terjadi Keterangan
Owner melakukan konfirmasi pengiriman
Owner melakukan pembayaran pada supplier
Tabel 5. 3 Analisis GAP terintegrasi dan detail cocok dengan kebutuhan bisnis UD. Morodadi
2. Chart of Account Belum tersedia Tersedia UD. Morodadi bersedia untuk dilakukan pembuatan Chart of Account.
3. Dokumen
Invoice x v
Dilakukan setelah konfirmasi proses sales order atau purchase order
4. Dokumen
53
No. Konten UD. Morodadi Odoo Keterangan
5. Pencatatan pada
buku kas v v
Pencatatan pengeuaran dan pemasukkan setelah adanya transaksi
6.
Konversi satuan produk dan
material
v v
Perubahan dari satuan ukur suatu produk atau material pada proses bisnis yang berbeda
7. Estimasi
keuntungan v x
5.1.1.6.Desain Rencana Manajemen Perubahan
Dari hasil analisis gap, didapatkan perubahan proses bisnis sistem yang sedang dijalankan oleh UD. Morodadi saat ini ( as-is condition) dengan proses bisnis Sistem ERP Odoo yang akan diterapkan di UD. Morodadi (to-be condition). Berikut adalah perubahan yang terjadi.
1. Sales Order
Perubahan pada proses order penjualan yang akan terjadi ketika sisem erp odoo diterapkan pada UD. Morodadi adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan yang dilakukan pada buku penjualan (manual) akan digantikan dengan sistem erp odoo pada modul sale order menu order penjualan. 2. Pencatatan dilakukan saat negosiasi harga produk
sudah disepakati antara pihak UD. Morodadi dan
customer.
3. Sistem pembayaran akan disesuaikan dengan kesepakatan sebelumnya. Konfirmasi invoice tergantung bagaimana kesepakatan dijalankan (dengan down payment atau lunas).
4. Dokumen pengiriman pada sales order akan divalidasi ketika produk sudah sampai di tempat pelanggan.
2. Manufacturing Resource Planning
Pada proses MRP, proses bisnis yang diharapkan berjalan setelah implementasi sistem erp odoo adalah sebagai berikut:
odoo, modul manufaktur dengan menu order manufaktur.
2. Bill of Material dari produk UD. Morodadi digunakan sebagai acuan dasar komposisi produk yang sejenis. Untuk produk dengan pesanan khusus (custom) akan dilakukan pembuatan BOM baru sebelum melakukan proses produksi. 3. Validasi order manufaktur akan dilakukan
setelah proses manufaktur pada workshop telah selesai dilakukan.
3. Purchaseorder
Proses bisnis purchase order UD. Morodadi setelah terimplementasi sistem erp odoo adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan pembelian material bahan baku dilakukan pada sistem erp odoo modul pembelian menu order pembelian.
2. Konfirmasi order pada sistem erp odoo, akan dilakukan saat material bahan baku sudah divalidasi oleh pihak UD. Morodadi.
3. Jika harga berubah, dapat dilakukan update harga pada menu inventori bagian produk atau dapat langsung diubah pada tabel order pembelian bagian satuan produk.
56 BAB VI
AKUISISI DAN PENGEMBANGAN
Tahap Implementasi 1
Pada tahap ini akan dijelaskan secara mendetail mengenai tahap implementasi versi pertama mulai dari instalasi, konfigurasi umum, pengaplikasian modul dan konversi data dan Conference Room Pilot fase Build CRP.
6.1.1.1. Instalasi dan Konfigurasi
Proses pertama kali yang harus dilakukan pada tahap implementasi tentunya adalah instalasi sistem ERP Odoo pada PC/Laptop UD. Morodadi. Pada bagian instalasi ini ada beberapa hal yang harus dilaksanakan sebagai berikut:
6.1.1.1.1. Instalasi
Langkah pertama instalasi adalah mengunduh Odoo versi 9.0c pada website resmi milik Odoo. Untuk link download adalah
https://www.odoo.com/page/download. Setelah selesai
Gambar 6. 1 Halaman awal instalasi
Setelah klik tombol Next proses instalasi akan dimulai dan akan berjalan seperti install software pada umumnya. 6.1.1.1.2. Konfigurasi Database
Setelah instalasi pada proses selanjutnya telah selesai, hal yang dilakukan selanjutnya adalah proses konfigurasi database. Proses ini dapat dimulai dengan membuat database baru untuk kebutuhan implementasi mendatang.
Gambar 6. 2 Konfigurasi database
Untuk informasi yang harus diisikan pada field membuat database adalah sebagai berikut:
Gambar 6. 3 Field informasi database
6.1.1.1.3. Konfigurasi Umum
Gambar 6. 4 Memuat translasi
Pilih Indonesian / Bahasa Indonesia pada field language
kemudian konfirmasi dengan klik load.
Selanjutnya, jalankan menu Administrator Preferences
untuk mengubah dari English ke dalam bahasa Indonesia.
Gambar 6. 5 Memuat translasi bahasa
Gambar 6. 6 Form perusahaan
Informasi yang harus diisikan dari form diatas meliputi Nama perusahaan, alamat, situs website (jika ada), nomor telepon, dan email. Jika informasi sudah diisikan, dapat disimpan.
6.1.1.1.4. Konfigurasi Modul
Sistem ERP odoo menyediakan berbagai modul untuk mendukung proses bisnis suatu perusahaan yang ingin mengimplementasikan ERP.
Gambar 6. 7 Modul pada Odoo
Untuk UD. Morodadi, beberapa modul yang akan diinstall pada sistem ERP odoo adalah sebagai berikut:
UD. Morodadi menggunakan modul sales untuk menerima pesanan dari pelanggan, melakukan pencatatan terhadap transaksi yang telah dilakukan dan mengevaluasi pesanan yang telah dilakukan sebelumnya. Untuk mulai memuat modul Sales Management dapat menjalankan menu Aplikasi Sales Management Pasang
Gambar 6. 8 Sales Management
Jika pemasangan berhasil maka akan muncul menu penjualan pada sistem Odoo. Konfigurasi yang dilakukan setelah modul Sales Management terpasang adalah satuan ukuran atau yang lebih dikenal dengan Unit of Measures (UOM). Karena material dan barang yang dijual atau dibeli memungkinkan dalam satuan yang berbeda maka konfigurasi yang dapat dilakukan adalah dengan mengikuti menu Penjualan Pengaturan Unit Tindakan, pilih beberapa produk dapat dijual/dibeli dalam berbagai unit tindakan (lanjutan).
Gambar 6. 9 Unit of Measures
Untuk mengkonfirmasi, dapat memilih tombol apply dan untuk konfigurasi modul Sales Management sudah cukup.
2. MRP
Dibutuhkan untuk membantu mengelola keseluruhan proses produksi atau manufaktur UD. Morodadi. Untuk melakukan pemasangan modul MRP dapat menjalankan Apliaksi MRP Pasang.
Gambar 6. 10 MRP
Pemasangan berhasil ditandai dengan muncul menu Manufaktur. Tidak ada konfigurasi khusus untuk modul MRP atau konfigurasi default dari sistem.
3. Purchase Management
Purchase Management berguna untuk membantu pengelolaan pembelian atau belanja material untuk kebutuhan proses produksi kepada supplier atau mitra UD. Morodadi. Pemasangan modul dapat dijalankan dengan menu Aplikasi Purchase Management Pasang.
Gambar 6. 11 Purchase Management
4. Accounting and Finances
Selanjutnya adalah modul Accounting and Finances. Modul ini membantu UD. Morodadi dalam mengelola transaksi keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran. Modul ini juga menyediakan laporan atau report yang berguna untuk menganalisis data keuangan UD. Morodadi. Pemasangan modul ini dapat dilakukan dengan menjalankan menu Aplikasi Akuntansi dan Keuangan Pasang
Gambar 6. 12 Akuntansi dan Keuangan
Konfigurasi khusus yang harus dikonfigurasikan pada modul ini adalah mengenai mata uang atau currencies. Dengan kondisi UD. Morodadi yang berada di Indonesia dan semua transaksi jual beli nya menggunakan mata uang Rupiah, maka konfigurasi mata uang sistem ERP yang semula menggunakan USD (Default) harus diubah kedalam IDR (Indonesian Rupiah).
Jalankan menu Akuntansi Pengaturan, pada field fitur centang menu Allow multi currencies (izinkan mata uang jamak).
Gambar 6. 13 Konfigurasi mata uang
Gambar 6. 14 Aktivasi IDR
Terakhir, ubah mata uang perusahaan menjadi IDR agar segala jenis transaksi nantinya akan berubah menggunakan IDR.
Gambar 6. 15 Mata uang perusahaan
5. Inventory Management
Selanjutnya adalah modul Inventory Management. Modul ini adalah modul pelengkap untuk mengelola pergudangan, modul ini juga membantu menganalisis keluar masuknya material atau produk pada UD. Morodadi. Pemasangan modul ini dapat dilakukan dengan menjalankan menu Aplikasi Inventory Management Pasang.
Gambar 6. 16 Modul Inventory
Gambar 6. 17 Konfigurasi gudang
Nama gudang masih mengikuti konfigurasi awal (default) dari odoo. Untuk mengubah klik my company sunting.
Gambar 6. 18 Konfigurasi gudang 2
Edit informasi dari konfigurasi default menjadi informasi yang sesuai dengan UD Morodadi. Jika informasi sudah sesuai dapat disimpan.
6.1.1.2.Konversi Data
Tahap konversi data adalah tahap dimana mengadaptasikan suatu data mentah ke dalam data yang sesuai dengan format pada sistem ERP Odoo. Ada beberapa data yang harus dikonversikan, antara lain Chart of account, data partner yaitu meliputi data pelanggan dan data supplier, serta data material dan data produk dari UD. Morodadi.
6.1.1.2.1. Chart of Account
Gambar 6. 19 Form data COA
1. Field nama dan kode dapat diisi dengan kode dan nama akun yang akan dibuat. Kode dapat berupa rangkaian angka.
2. Field Tipe adalah informasi dari tipe akun untuk keperluan internal software Odoo, contohnya seperti piutang, uang tunai, bank dll.
4. Field Standar pajak adalah informasi mengenai jenis pajak yang dibebankan pada akun yang bersangkutan.
5. Field tags, dibuat untuk mempermudah pengelompokan dari akun-akun nantinya.
6. Field Akun mata uang adalah informasi dari mata uang akun yang bersangkutan, contoh IDR, USD atau EUR. 7. Field Allow Reconciliation (memungkinkan rekonsisilasi)
Gambar 6. 20 Bentuk COA sebelum entri ke Odoo
Gambar 6. 21 COA pada Odoo
6.1.1.2.2. Data Partner
Pada sistem ERP seperti Odoo, semua orang yang bertransaksi baik sale maupun purchase (hutang dan piutang) dengan UD. Morodadi disebut dengan partner. Berdasarkan proses transaksi yang dijalankan, pengelolaan data partner ini dibedakan menjadi dua yaitu: pelanggan (customer) untuk proses sales dan supplier (vendor) untuk proses purchase.
1. Customer
Gambar 6. 22 Form pelanggan
2. Supplier
Supplier merupakan partner dalam hal pembelian, baik material untuk produksi atau barang – barang lain yang berhubungan dengan keberlangsungan proses bisnis UD. Morodadi. Untuk mengelola data supplier dapat mengikuti menu Purchase Purchase Vendor. Secara garis besar, apa yang disikan pada partner supplier ini sama dengan data customer.
Gambar 6. 23 Form Supplier
Data yang sebaiknya diisikan pada saat membuat data vendor (berlaku juga untuk form pelanggan) adalah sebagai berikut:
2. Field Alamat jelas adalah informasi mengenai alamat dari vendor yang bersangkutan
3. Field telepon dan Mobile adalah field nomor telepon dari vendor tersebut.
4. Selain itu, ada informasi yang juga dapat ditambahkan seperti alamat website, email dan faximile.
5. Jika perlu dapat ditambahkan gambar pada field profile picture agar dapat mempermudah mengenali pada list kontak.
Gambar 6. 24 List kontak
Perbedaan dari kontak, apakah kontak merupakan customer atau supplier terletak pada menu Sales & Purchase yang terletak di form kontak.
Gambar 6. 25 Customer dan Supplier
Disana terletak field yang mengindikasikan apakah partner
merupakan customer atau supplier. Field “is a customer” jika partner adalah pelanggan. Field “is a vendor” jika partner
