Reengineering Proses Bisnis Toko Oleh-Oleh Menggunakan Enterprise Resource Planning Odoo 13 dengan User Acceptance Test sebagai
Metode Pengujian Sistem
I Kadek Suabdinegara*, Gusti Agung Ayu Putri, I Made Sunia Raharja Teknik, Teknologi Informasi, Universitas Udayana, Bukit Jimbaran, Indonesia Email: 1,*[email protected], 2[email protected], 3[email protected]
Email Penulis Korespondensi: [email protected]
Abstrak−Rekayasa proses bisnis dilakukan pada proses bisnis toko oleh-oleh Wardani yang beralamat di Jl. Monkey Forest, Ubud. Toko ini dipilih sebagai use case penelitian karena toko berada di lokasi wisata strategis di pusat kota Ubud.
Reengineering difokuskan pada kegiatan bisnis Toko Wardani di fungsi bisnis pembelian, persediaan, dan penjualan, dimana pada saat penelitian dilakukan, semua proses masih menggunakan cara manual. Metode ini sering menyebabkan permasalahan, seperti tidak terkendalinya sistem pembelian barang, kesalahan dalam pencatatan pembelian dan penjualan barang, lamanya perhitungan dalam transaksi, dan informasi ketersediaan barang yang tidak jelas. Oleh karenanya dibutuhkan suatu pendekatan dalam pengembangan sistem yang terintegrasi pada kegiatan operasional perusahaan, dan penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) dapat menjadi alternatif dalam mengatasi permasalahan yang dialami. Penerapan ERP dilakukan dengan mengidentifikasi proses bisnis pembelian, persediaan, dan penjualan barang yang sedang berjalan, kemudian membuatkan usulan sistem terintegrasi dengan mengimplementasikan Odoo 13. Pengujian sistem dilalukan dengan metode User Acceptance Test (UAT) yang merupakan sebuah metode pengujian akhir pengembangan suatu produk untuk memvalidasi apakah sistem yang dibangun telah sesuai atau tidak dengan kebutuhan pengguna. Hasil pengujian sistem menunjukkan bahwa aplikasi ERP Odoo dinilai cukup berhasil membantu perusahaan dalam kegiatan pembelian, persediaan, dan penjualan barang, sehingga proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci: Enterprise Resource Planning; Pembelian; Persediaan; Penjualan; Odoo; User Acceptance Test
Abstract−Business process engineering is carried out on the business process of Wardani’s souvenir shop which is located at Jl. Monkey Forest, Ubud. This shop was chosen as the research use case because the shop is located in a strategic tourist location in the center of Ubud. Reengineering is focused on the Wardani Store’s business activities in the purchasing, inventory, and sales business functions, where at the time the research was conducted, all processes were still using the manual method.
This method often causes problems, such as uncontrolled purchasing of goods, errors in recording purchases and sales of goods, length of calculation in transactions, and unclear information on availability of goods. Therefore, an approach is needed in developing an integrated system in the company's operational activities, and the application of Enterprise Resource Planning (ERP) can be an alternative in overcoming the problems experienced. ERP implementation is carried out by identifying ongoing business processes for purchasing, inventory, and selling goods, then making an integrated system proposal by implementing Odoo 13. System testing is carried out using the User Acceptance Test (UAT) method which is a final testing method for developing a product to validate whether the system built is in accordance with the user's needs or not. The system test results show that the Odoo ERP application is considered quite successful in helping companies in purchasing, inventory, and selling goods, so that business processes become more effective and efficient.
Keywords: Enterprise Resource Planning; Purchase; Inventory; Sales; Odoo; User Acceptance Test
1. PENDAHULUAN
Teknologi informasi memiliki andil yang cukup besar dalam membantu kegiatan atau aktivitas yang dilakukan oleh manusia. Kegiatan operasional dan manajemen perusahaan dapat dipermudah dengan hadirnya sentuhan teknologi informasi untuk membantu berbagai persoalan yang terjadi di dalamnya[1]. Perkembangan kemajuan teknologi menciptakan suatu integrasi data yang merupakan proses mengkombinasikan dua atau lebih kumpulan data agar dapat mempermudah suatu analisis dalam rangka mendukung manajemen informasi di dalam sebuah lingkungan kerja. Teknologi informasi memiliki hubungan dengan penyediaan informasi, pengintegrasian sub sistem dan sistem, serta pendukung manajemen yang baik[2]. Keselarasan antara teknologi informasi dengan suatu proses bisnis tentunya dibutuhkan guna menciptakan kegiatan operasional dalam suatu lingkungan kerja agar menjadi lebih terkendali dan menghasilkan kinerja yang optimal.
Pulau Bali merupakan kawasan yang sering dikunjungi oleh wisatawan, baik wisatawan domestik maupun wisatawan asing. Sehubungan dengan itu, toko oleh-oleh banyak berdiri dan beroperasi di berbagai kawasan wisata guna memfasilitasi wisatawan yang ingin membeli cendramata sebelum kembali ke wilayah atau negara asalnya.
Toko oleh-oleh sendiri menawarkan berbagai produk-produk khas Bali, seperti produk kerajinan, fashion, jajanan, dan lain sebagainya. Berdasarkan data dari Badan Pusat Statistik Bali, jumlah wisatawan asing yang berkunjung ke Pulau Bali pada tahun 2015 adalah sebanyak 4.001.835 pengunjung atau mengalami pertumbuhan sebesar 6,24%. Jumlah wisatawan asing yang berkunjung ke Bali pada tahun 2016 mengalami pertumbuhan sebesar 23,14% yakni berjumlah 4.927.937 pengunjung. Tahun 2017, total wisatawan asing yang yang berkunjung ke Bali adalah sebanyak 5.697.739 pengunjung atau mengalami pertumbuhan sebesar 15,62%. Tahun 2018 terjadi pertumbuhan wisatawan asing sebesar 6,54% yakni berjumlah 6.070.473 pengujung, dan pada tahun 2019 terjadi pertumbuhan wisatawan asing sebesar 3,37% atau berjumlah 6.275.210 pengunjung[3]. Fenomena wisatawan
menjanjikan.
Berkaitan dengan obyek penelitian, Toko Wardani yang beralamat di Jl. Monkey Forest, Ubud merupakan salah satu toko oleh-oleh yang menjual berbagai macam produk, berupa produk kerajinan dan produk fashion.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, kegiatan operasional dari Toko Wardani, seperti sistem pembelian, persediaan, dan penjualan secara keseluruhan masih menggunakan cara manual dan belum dilakukan secara terintegrasi, sehingga sering ditemukan permasalahan, seperti tidak terkendalinya sistem pembelian barang, kesalahan dalam pencatatan pembelian dan penjualan barang, lamanya perhitungan dalam transaksi, dan informasi ketersediaan barang yang kurang jelas. Berbagai permasalahan yang terjadi membuat proses bisnis menjadi tidak efisien dan menghambat berkembangnya bisnis Toko Wardani. Peristiwa pandemi Covid-19 yang tengah terjadi saat ini juga menyebabkan omset penjualan Toko Wardani menurun mengingat penjualan dari Toko Wardani hanya dilakukan secara offline, sedangkan kondisi toko belakangan ini selalu sepi pengunjung.
Solusi untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis adalah dengan memperbaiki proses bisnis dengan menerapkan konsep Business Process Reengineering[4]. Konsep BPR merupakan teknik manajemen perubahan untuk proses bisnis yang sedang berjalan guna meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan layanan proses bisnis[5].
Pendekatan dalam pengembangan sistem yang terintegrasi pada kegiatan operasional perusahaan dapat menjadi solusi dalam permasalahan yang dihadapi oleh Toko Wardani. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu pendekatan untuk pengembangan sistem yang terintegrasi di seluruh perusahaan[6]. Enterprise Resource Planning (ERP) juga didefinisikan sebagai sebuah konsep untuk merencakan dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak (stakeholder) yang berkepentingan atas organisasi tersebut[7]. ERP merupakan suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, dan manajemen persediaan ke dalam suatu sistem[8]. Sistem ERP adalah serangkaian aplikasi bisnis dan modul yang menghubungkan berbagai unit bisnis dalam sebuah organisasi.
Penerapan sistem ERP ke dalam perusahaan dapat menjadi suatu strategi yang dominan digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas sistem informasinya. Odoo merupakan aplikasi ERP yang memiliki desain modern dan lengkap yang didistribusikan secara open source[9]. Odoo sendiri memiliki berbagai keunggulan, yakni mulai dari tersedianya berbagai pilihan modul, multi-platform, multi-user, dan user friendly, sehingga pengguna tidak perlu merasa kewalahan dalam menggunakan aplikasi OpenERP ini[10]. Penelitian sejenis yang menggunakan Odoo dilakukan oleh Ristyawati et al. (2020) menunjukkan hasil bahwa penerapan Odoo dapat mengurangi permasalahan sehingga membuat pekerjaan menjadi lebih efisien karena dapat membantu mengelola ketersediaan produk, mengelola data pembelian, dan mengelola data penjualan dengan baik[11]. Hasil serupa juga ditunjukkan oleh penelitian yang dilakukan Fitrah et al. (2016), Pramitadewi et al. (2019), Suminten et al. (2019), Surung et al. (2020), Anggraeni et al. (2020), dan Wahyuni et al. (2021) bahwa aplikasi Odoo berguna untuk membantu proses bisnis perusahan berjalan secara efisien dan efektif mencapai tujuan perusahaan[12][4][13][14][15][16].
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian lebih mendalam terhadap permasalahan yang dihadapi oleh Toko Wardani dengan menghadirkan Odoo 13 sebagai solusi atas permasalahan tersebut. Alasan penulis menggunakan Odoo 13 dalam penelitian ini adalah dikarenakan Odoo 13 mampu menjawab kebutuhan dari prinsip ERP, dan memiliki modul yang dibutuhkan dalam permasalahan pada Toko Wardani, berupa modul pembelian, modul persediaan, dan modul penjualan. Pengujian sistem dilakukan menggunakan metode User Acceptance Test (UAT). UAT merupakan pengujian akhir dari pengembangan sebuah produk untuk memvalidasi bahwa sistem yang dibangun telah sesuai dengan kebutuhan pengguna[17]. Hasil akhir dari penelitian ini adalah terciptanya sistem yang terintegrasi dengan menggunakan aplikasi Odoo 13.
2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Odoo
Odoo merupakan aplikasi ERP yang memiliki desain modern dan lengkap yang didistribusikan secara open source[9]. Aplikasi ERP ini memiliki berbagai program aplikasi bisnis termasuk Sales, Customer Relationship Management, Project Management, Warehouse Management, Manufacturing, Finance and Accounting, Human Resources, dan lain sebagainya. Selain modul-modul di atas, aplikasi Odoo ini juga dapat disesuaikan dengan proses bisnis dari perusahaan yang menerapkan aplikasi ini[18]. Peneliti menggunakan Odoo versi 13 atau Odoo 13 yang merupakan versi terbaru dari Odoo pada saat pembuatan sistem agar mendapatkan modul-modul dan fitur- fitur yang up-to-date.
2.2 Tahapan Penelitian
Penelitian yang dilaksanakan yaitu penelitian tentang penerapan Enterprise Resource Planning pada modul pembelian, persediaan, dan penjualan barang dengan menggunakan Odoo 13.
Mulai
Identifikasi Masalah Menentukan Tujuan Penelitian Studi Literatur
Analisis Kebutuhan Business Process Reengineering Pengumpulan Data
Implementasi & Pengujian Sistem Hasil Kesimpulan dan Saran
Selesai Gambar 1. Alur Penelitian
Gambar 1 merupakan alur penelitian yang akan dikerjakan, dimana yang pertama adalah melakukan identifikasi masalah, terdiri dari identifikasi masalah yang merupakan permasalahan proses bisnis dari Toko Wardani, khususnya pada bagian pembelian, persediaan dan penjualan secara manual tanpa bantuan dari penggunaan sistem. Tahap selanjutnya yaitu penentuan tujuan penelitian, tahap ini dilakukan untuk mengimplementasikan proses bisnis pada bagian pembelian, persediaan dan penjualan ke dalam aplikasi Odoo.
Berikut tahapan perencanaan proses penerapan ERP setelah menentukan tujuan penelitian.
2.3 Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan melalui metode observasi dan wawancara. Observasi merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan secara langsung terhadap prosedur, proses, dan masalah yang ada pada setiap bisnis proses yang ada di Toko Wardani. Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung kepada pemilik Toko Wardani. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pemilik Toko Wardani, proses bisnis yang diimplementasikan dalam pemodelan ERP adalah sistem pembelian, persediaan, dan penjualan.
2.4 Business Process Reengineering
Business Process Reengineering merupakan sebuah konsep untuk mengubah ulang bisnis proses yang mempunyai titik kelemahan pada prosesnya. Tujuannya untuk memperbaiki sebuah kinerja organisasi agar lebih efisien dan kompetitif[19]. Proses bisnis yang sedang digunakan Toko Wardani perlu mendapatkan perbaikan dengan melakukan reengineering terhadap sistem-sistem yang memiliki kelemahan sesuai dengan hasil dari pengumpulan data yang dilakukan meliputi sistem pembelian, persediaan, dan penjualan barang.
2.5 Analisis Kebutuhan
Tahapan dalam analisis kebutuhan ini menganalisis kebutuhan yang digunakan dalam penelitian penerapan Enterprise Resource Planning pada sistem informasi Pembelian, Persediaan, dan Penjualan pada Toko Wardani yang terdiri dari analisis kebutuhan perangkat keras berupa laptop.dan analisis kebutuhan perangkat lunak berupa software Odoo 13 yang dapat diunduh langsung pada halaman website resmi Odoo.
2.6 Implementasi dan Pengujian Sistem
Apabila instalasi telah dilakukan, tahap selanjutnya adalah mengimplementasikan seluruh data yang didapat pada Toko Wardani ke dalam aplikasi Odoo. Setelah proses implementasi aplikasi Odoo selesai, maka tahap selanjutnya adalah tahap pengujian sistem. Pengujian sistem dilakukan dengan menggunakan metode User Acceptance Test.
User Acceptance Test (UAT) merupakan metode inovatif yang dapat mencegah terjadinya kegagalan proyek teknologi informasi[14]. UAT dilakukan oleh user untuk mengidentifikasi proses yang dilakukan oleh sistem dapat bermanfaat baginya sebelum diterapkan di lingkungan nyata[20]. Proses UAT didasarkan pada dokumen requirement menjadi acuan untuk pengujian karena berisikan lingkup pekerjaan software yang harus dikembangkan. Item-item yang ada pada dokumen requirement diperiksa guna mengetahui kebutuhan penggunanya[21]. Tujuan utama dilakukannya pengujian UAT adalah menunjukkan user dapat menjalankan bisnis dengan menggunakan sistem yang tepat[14]. Metode UAT mengetahui tanggapan user terhadap sistem yang telah dibangun dengan angket Skala Likert.
Y =P x 100 Q x R Keterangan:
Y = Nilai presentase
Q = Jumlah responden R = Banyak soal
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Implementasi Enterprise Resource Planning Menggunakan Odoo 13
Implementasi sistem Enterprise Resource Planning dilakukan dengan cara mempresentasikan keberhasilan simulasi yang telah dilakukan, yang dimulai dari penginstalan server Odoo 13, membuat database, dan instalasi modul yang diperlukan. Proses selanjutnya adalah melanjutkan proses penyesuaian aplikasi dengan kebutuhan yang telah didefinisikan sebelumnya. Berikut merupakan implementasi dari setiap modul yang digunakan.
3.1.1 Modul Pembelian
Modul pembelian adalah modul yang digunakan untuk pengelolaan manajemen pembelian pada aplikasi Odoo.
Pengelolaan pesananan pembelian dikelola secara lengkap mulai dari pembuatan request for quotation hingga menjadi purchase order.
Gambar 2. Request for Quatation
Request for quatation dilakukan ketika perusahaan berencana untuk membeli suatu barang melalui role warehouse user. Request for quatation dapat diakses melalui menu→purchase→create→save. Pada Odoo, request for quatation ini berfungsi untuk mengirim dafar barang-barang yang ingin dibeli kemudian diteruskan kepada bagian purchasing untuk diproses menjadi purchase order.
Gambar 3. Purchase Order
Purchase order merupakan langkah selanjutnya dalam pembelian barang setelah request for quatation telah dibuat melalui role warehouse user pada langkah sebelumnya. Purchase order muncul ketika bagian purchasing melalui role purchase user telah mengkonfirmasi request for quotation, atau dapat diakses melalui melalui menu→purchase→confim order.
3.1.2 Modul Persediaan
Modul persediaan pada Odoo berguna untuk mengelola penerimaan pesanan barang dari vendor, persediaan bahan baku, penyimpanan barang, pengiriman barang ke pelanggan serta mengelola tingkat persediaan minimum dan maksimum barang guna menghindari terjadinya kekurangan atau kelebihan barang.
Gambar 4. Validasi Penerimaan Pesanan
Validasi penerimaan pesanan digunakan dalam proses penerimaan barang sehingga status pesanan berubah dari Siap menjadi Selesai. Validasi penerimaan pesanan dapat dilakukan dengan mangakses inventory→reception→validation.
Gambar 5. Retur Barang
Fitur lain yang dimiliki oleh modul persediaan adalah retur barang yang dijalankan oleh role warehouse user. Retur barang dapat dilakukan apabila terdapat barang yang tidak sesuai atau tidak layak untuk dijual.
Gambar 6. Pengiriman Barang ke Customer
Pengiriman barang ke customer dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem apabila barang yang dipesan masih tersedia atau setelah proses pembelian apabila persediaan barang sedang kosong. Pengiriman barang ke customer dapat dilakukan dengan mengakses inventory→delivery order→to process→validation. Status pesanan terhadap barang yang sudah dikirim ke customer secara otomatis berubah menjadi selesai. Proses pengemasan dan pengiriman barang ke customer dijalankan oleh role warehouse user.
3.1.3 Modul Penjualan
Modul penjualan merupakan modul yang berfungsi untuk pengelolaan dan pengklasifikasian pesanan penjualan seperti pembuatan pesanan dan meninjau pesananan yang sudah ada sebelumnya. Terdapat dua sistem penjualan, yakni sistem pembelian secara offline (POS) dan sistem penjualan secara online (website).
a. Penjualan secara offline
Penjualan secara offline menggunakan rule Point of Sale (POS). POS merupakan titik penjualan (check out) di mana transaksi dapat dikatakan selesai, dan di antara pembeli dengan penjual dapat melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang sudah diterima. Pada POS, penjual menghitung seluruh jumlah harga yang dibeli konsumen dan memberikan pilihan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran serta mengeluarkan tanda terima transaksi pembelian yang biasa disebut dengan struk pembelian.
Gambar 7. Tampilan Utama POS
Gambar 7 merupakan tampilan utama dari Point of Sale (POS). Pada tampilan ini terdapat produk-produk yang ada dijual oleh Toko Wardani. Ketika pelanggan membeli suatu produk, karyawan kemudian mencocokan produk yang dipilih atau dibeli oleh pelanggan dengan produk yang tersedia pada sistem POS.
Gambar 8. Tampilan Pembayaran
Gambar 8 merupakan tampilan pembayaran pada sistem POS. Pada tampilan ini terdapat dua sistem pembayaran yaitu melalui pembayaran secara tunai (cash) atau melalui pembayaran kartu debit/kredit. Terdapat juga tampilan total harga produk yang harus dibayar pembeli, jumlah uang yang disetor pembeli ke karyawan, sisa uang kembalian yang dimiliki pembeli, dan juga terdapat metode pembayaran yang digunakan (cash atau kartu debit/kredit).
b. Penjualan secara online
Penjualan secara online merupakan gebrakan baru untuk Toko Wardani guna menjadi solusi untuk mengatasi permasalahan menurunnya omset penjualan dikarenakan sepinya pengunjung yang diakibatkan oleh pandemi Covid-19. Customer dapat melakukan pembelian secara online melalui situs web. Situs web merupakan sistem penjualan secara online, di mana customer dapat melihat produk yang dijual dan dapat membeli produk yang diinginkan pada situs web tersebut.
Gambar 9. Tampilan Utama Situs Web
Gambar 9 merupakan tampilan utama situs web, di mana dalam website ini terdapat tampilan foto dan deskripsi dari produk-produk yang dijual.
Gambar 10. Tampilan Review Order
Gambar 10 merupakan tampilan review order yang muncul setelah memilih pilihan add to chart pada tampilan pemilihan produk sebelumnya. Pada tampilan ini customer dapat meninjau kembali produk yang dipesan dengan menampilkan foto produk, nama produk, jumlah beserta harga produk. Customer dapat memilih Proses Checkout apabila sudah yakin dengan pesanannya.
Gambar 11. Modul Live Chat
Modul live chat pada Odoo berfungsi untuk mempermudah komunikasi dengan pengunjung situs web karena pengunjung dapat secara real time mengirim pesan kepada Toko Wardani melalui kotak dialog yang telah disediakan. Fitur live chat diharapkan dapat menunjang penjualan online melalui situs web mengingat penjualan online melalui situs web merupakan gebrakan baru untuk Toko Wardani yang sebelumnya hanya mengandalkan penjualan offline di toko.
3.2 Pengujian dan Hasil Kuesioner
Pengujian penelitian dilakukan terhadap 10 responden dengan menggunakan metode User Acceptance Test (UAT) untuk mengukur kelayakan sistem melalui pemberian lembar kuesioner secara langsung kepada responden.
Responden terdiri dari 1 manajer toko, 2 karyawan bagian kasir, 2 karyawan bagian gudang, 5 karyawan bagian penjualan. Proses pengujian dimulai dengan melakukan demo sistem dengan responden. Kuesioner pengujian terdiri dari 5 item berupa item konten, item modul, item elemen multimedia, item navigasi, dan item kegunaan, yang menghasilkan total 18 pernyataan.
Perhitungan UAT bertujuan untuk mengukur tingkat keberhasilan implementasi sistem Odoo dengan menggunakan pengukuran skala Likert Summated Rating (LSR) terhadap hasil kuesioner yang telah dilakukan.
LSR merupakan skala dengan pengukuran berdasarkan sikap responden. Berikut adalah tahapan perhitungannya.
a. Total tanggapan hasil kuesioner setiap item
Total tanggapan 1 = 0 + 0 + 0 + 0 + 0 = 0 Total tanggapan 2 = 0 + 0 + 0 + 1 + 0 = 1 Total tanggapan 3 = 9 + 9 + 4 + 3 + 4 = 29 Total tanggapan 4 = 20 + 18 + 39 + 23 + 32 = 132 Total tanggapan 5 = 1 + 3 + 7 + 3 + 4 = 18
Total skor tanggapan 1 = 1 x 0 = 0
Total skor tanggapan 2 = 2 x 1 = 2
Total skor tanggapan 3 = 3 x 29 = 87
Total skor tanggapan 4 = 4 x 132 = 528
Total skor tanggapan 5 = 5 x 18 = 90
Total skor keseluruhan = 0 + 2 + 87 + 528 + 90 = 707 c. Jumlah skor untuk setiap responden
Skor maksimal : 5 x 18 pernyataan = 90
Skor minimal : 1 x 18 pernyataan = 18
Skor median : 2 x 18 pernyataan = 36
Skor kuartil I : 3 x 18 pernyataan = 54 Skor kuartil II : 4 x 18 pernyataan = 72 d. Jumlah skor untuk seluruh responden
Maksimal : 90 x 10 responden = 900
Minimal : 18 x 10 responden = 180
Median : 36 x 10 responden = 360
Kuartil I : 54 x 10 responden = 540
Kuartil II : 72 x 10 responden = 720
e. Interpretasi jumlah skor
720 < Skor < 900, artinya sangat positif (sistem dinilai berhasil) 540 < Skor < 720, artinya positif (sistem dinilai cukup berhasil) 360 < Skor < 540, artinya negatif (sistem dinilai kurang berhasil) 180 < Skor < 360, artinya sangat negatif (sistem dinilai tidak berhasil)
Hasil penelitian pada interpretasi LSR dengan total skor sebesar 707, di mana skor ini berada di antara kuartil I dan kuartil II yaitu 540 < 707 < 720, hal ini menunjukkan implementasi sistem Odoo yang diuji cukup berhasil.
3.3 Reengineering Proses Bisnis
Reengineering proses bisnis yang dilakukan pada modul pembelian, modul persediaan, dan modul penjualan menggunakan aplikasi Odoo 13 terhadap proses bisnis yang sedang digunakan pada Toko Wardani dapat dirangkum pada tabel 1.
Tabel 1. Perbandingan Proses Bisnis pada Sistem Pembelian dan Persediaan Existing Business Process Business Process Reengineering 1. Pihak gudang membuat daftar pre-order barang
berdasarkan laporan ketidaktersediaan atau kekurangan stock barang
2. Pemesanan barang kepada supplier dilakukan oleh pihak gudang bersadarkan daftar pre-order 3. Supplier menerima daftar pesanan kemudian
mengirimkan barang beserta nota pembelian 4. Pesanan yang tidak sesuai akan diterur ke supplier 5. Pihak gudang menerima semua pesanan barang
dan mencatat persediaan
6. Manager membayar tagihan pembelian barang ke supplier dan memberikan nota pembelian ke kasir
1. Warehouse user melakukan inventory checking 2. Warehouse user membuat draft request of
quotation atas barang-barang yang sudah berada pada stock minimum persediaan 3. Purchase user mengkonfirmasi quotation
menjadi purchase order dan mengirim ke supplier melalui email
4. Supplier mengkonfirmasi PO dan mengirimkan pesanan
5. Vendor return dilakukan oleh warehouse user jika ada kesalahan dalam pesanan
6. Warehouse user memvalidasi penerimaan barang pada sistem
7. Purchase user memproses vendor bill dan mengirim email invoice ke supplier
Tabel 1 memperlihatkan perbandingan antara proses pembelian barang yang sedang berjalan dengan perancangan kembali proses bisnis yang diajukan ke Toko Wardani. Perbedaan utamanya terletak pada
Hasil Penelitian: 707
180 360 540 720 900
pengintergrasian proses bisnis melalui sistem Odoo sehingga meminimalisir kegiatan yang dilakukan secara manual dan kegiatan bisnis dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
Tabel 2. Perbandingan Proses Bisnis pada Sistem Penjualan
Jenis Penjualan Existing Business Process Business Process Reengineering
Offline
1. Customer memilih barang kemudian memproses transaksi ke kasir 2. Transaksi dilakukan secara manual
dengan membuat nota penjualan barang kemudian diberikan ke customer
3. Kasir merekap nota penjualan dan menyusun laporan keuangan
1. Customer memilih barang kemudian memproses transaksi ke kasir
2. Transaksi diproses melalui rules POS 3. Customer mendapatkan struk pembayaran 4. Invoice penjualan dan laporan keuangan
terinput secara otomatis pada sistem
Online -
1. Customer melalukan proses check out pada website
2. Sales user kemudian mengkonfrimasi PO customer dan membuat customer invoice 3. Warehouse user memproses pesanan
sesuai dengan customer invoice
4. Proses validasi dilakukan apabila pesanan sudah dikirim
Tabel 2 memperlihatkan perbandingan antara proses penjualan yang sedang berjalan di Toko Wardani dengan reengineering proses penjualan yang diajukan ke Toko Wardani. Perbedaan utama terletak pada transaksi penjualan melalui rules POS untuk penjualan secara offline. Transaksi yang dilakukan melalui rules POS dapat mempermudah proses transaksi dan penyusunan laporan keuangan karena semua transaksi sudah secara otomatis masuk ke dalam sistem dan tidak perlu dilakukan pencatatan secara manual. Manajer langsung dapat mengakses laporan keuangan pada sistem Odoo. Perbedaan lainnya adalah penambahan sistem penjualan secara online melalui website untuk menjadi solusi atas menurunnya omset penjualan yang disebabkan oleh pandemi Covid-19.
3.4 Kelebihan Aplikasi Odoo
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, modul yang tersedia dalam aplikasi Odoo sesuai dengan kebutuhan proses bisnis Toko Wardani, Odoo dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis sehingga mempermudah user dalam mengakses informasi, sistem bersifat user-friendly, dapat membantu meningkatkan efektivitas operasional, mempermudah perusahaan menjalin komunikasi dengan stakeholder, sistem Odoo dapat diakses oleh berbagai perangkat dan berbagai sistem operasi, serta seluruh informasi terkait kegiatan operasional tersimpan dan terekam dalam sistem.
3.5 Kelemahan Aplikasi Odoo
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, komunikasi dengan stakeholder hanya dapat dilakukan melalui perantara email, sering ditemukannya error pada sistem Odoo pada saat user melalukan log in, sistem belum dapat melakukan forecasting penjualan, dan fitur-fitur yang ada dalam modul masih perlu ditambahkan.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan rumusan masalah dan tujuan serta hasil yang diperoleh dalam penelitian ini, maka kesimpulan yang diperoleh sebagai berikut. Proses bisnis yang sedang berjalan di Toko Wardani masih berjalan secara konvensional dan dinilai kurang efisien, oleh karena itu dilakukan reengineering proses bisnis pada bagian pembelian, persediaan, dan penjualan barang. Reengineering yang dilakukan pada proses bisnis yang berjalan pada Toko Wardani yaitu pengklasifikasian user yang langsung terlibat dalam proses bisnis, diantaranya warehouse user, purchase user, dan sales user. Pada modul pembelian, ditambahkan request for quotation yang kemudian divalidasi menjadi purchase order. Fitur vendor return dan pembuatan supplier invoice juga ditambahkan agar seluruh kegiatan operasional dalam pembelian barang terekam informasinya dalam sistem. Pada modul penjualan, developer membangun 2 sistem penjualan yakni penjualan offline melalui rule POS dan penjualan online melalui situs web. Sistem POS dapat menjadi solusi agar kegiatan transaksi penjualan barang secara offline lebih efektif dilakukan. Penjualan secara online melalui situs web juga merupakan sebuah gebrakan baru untuk Toko Wardani guna menjadi alternatif penjualan di tengah terjadinya pandemi Covid-19. Berdasarkan hasil pengujian dengan metode UAT, sistem Odoo dinilai cukup berhasil dengan skor penilaian sebesar 707, hal ini menunjukkan penerapan ERP dengan aplikasi Odoo layak digunakan dan berguna untuk proses bisnis Toko Wardani.
[1] D. K. Sari and A. D. Murdani, Start Up Guidebook: Panduan Memulai Startup Bisnis yang Harus Kamu Tahu, Anak Hebat Indonesia. Yogyakarta: PT. Anak Hebat Indonesia, 2018.
[2] E. S. Negara et al., Sistem Informasi Manajemen Bisnis. Yayasan Kita Menulis, 2021.
[3] Badan Pusat Statistik Provinsi Bali, “Jumlah Wisatawan Asing ke Indonesia dan Bali,” 2020.
https://bali.bps.go.id/statictable/2018/02/09/28/jumlah-wisatawan-asing-ke-bali-html.
[4] M. D. P. Pramitadewi, D. P. Githa, and N. K. D. Rusjayanthi, “BPR at bakery.pdf,” Int. J. Comput. Appl. Technol. Res., vol. 9, no. 1, pp. 27–32, 2019.
[5] T. Kasim, M. Haracic, and M. Haracic, “the Improvement of Business Efficiency Through Business Process Management,” Econ. Rev. J. Econ. Bus., vol. 16, no. 1, pp. 31–43, 2018.
[6] S. Aziza and G. H. N. N. Rahayu, “Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning Berbasis Odoo Modul Sales Dengan Metode Rad Pada Pt Xyz,” J. Ind. Serv., vol. 5, no. 1, pp. 49–58, 2019, doi: 10.36055/jiss.v5i1.6503.
[7] W. Dhewanto and Falahah, ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika, 2017.
[8] M. B. Romney and P. J. Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi: Accounting Information Systems. London: Prentice Hall, 2016.
[9] G. D. Girang, R. Andreswari, and U. Y. Kurnia Septo Hediyanto, “Perancangan Sistem Enterprise Resource Planning Modul Payroll Berbasis ODOO 8 Dengan Metode Rapid Application Development Pada PT.XYZ,” J. Rekayasa Sist.
Ind., vol. 4, no. 02, pp. 130–137, 2017, doi: 10.25124/jrsi.v4i01.180.
[10] E. C. Irawan, Y. Yulia, and H. N. Palit, “Analisa Dampak Implementasi Odoo ERP: Studi Kasus Perusahaan Ready- Mixed Concrete PT. X,” J. Infra, vol. 8, no. 1, pp. 260–266, 2020, [Online]. Available:
http://publication.petra.ac.id/index.php/teknik-informatika/article/view/9808.
[11] N. K. Y. Ristyawati, I. K. A. Purnawan, and G. M. A. Sasmita, “The Implementation of Enterprise Resource Planning ERP on Sales Management Module using Odoo 11,” Int. J. Trend Sci. Res. Dev., vol. 4, no. 4, pp. 1–4, 2020.
[12] N. bana Fitrah, Rispianda, and G. Permata Liansari, “Rancangan Implementasi Enterprise Resource Planning Berbasis Open Source Menggunakan Software Odoo Pada Lini Bisnis Modul Surya Di Perusahaan Elektronika,” Noviana Bana Fitrah Rispianda Rispianda Gita Permata Liansari, vol. 4, no. 1, pp. 158–169, 2016.
[13] S.- Suminten, S. Amelia, and I. D. Sintawati, “Penerapan Enterprise Resourse Planning Penjualan Aksesoris Berbasis Odoo,” JSiI (Jurnal Sist. Informasi), vol. 6, no. 1, p. 69, 2019, doi: 10.30656/jsii.v6i1.1052.
[14] J. Surasma Surung, I. P. Agung Bayupati, and G. Agung Ayu Putri, “The Implementation Of ERP In Supply Chain Management On Conventional Woven Fabric Business,” Int. J. Inf. Eng. Electron. Bus., vol. 12, no. 3, pp. 8–18, 2020, doi: 10.5815/ijieeb.2020.03.02.
[15] S. Anggraeni, A. Apriliana, Sumunten, and Rani, “Perancangan Enterprise Resource Planning Modul Sales dengan menggunakan Odoo pada PT Baba Rafi,” J. Tek., vol. 14, no. 1, pp. 1–10, 2010.
[16] R. H. Wahyuni, I. M. Sukarsa, and D. M. S. Arsa, “Reengineering Business Process Manufacturing Company Sales Module Using Odoo V12.0 Application,” J. Ilm. Merpati (Menara Penelit. Akad. Teknol. Informasi), vol. 9, no. 3, 2021, [Online]. Available: https://ojs.unud.ac.id/index.php/merpati/article/view/69594.
[17] M. Rouli, “Evaluasi Proses UAT (User Acceptance Testing) dalam Pengembangan Produk dengan Pendekatan Pengujian Pragmatis,” Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta, 2016.
[18] R. E. Indrajit and R. Djokopranoto, Konsep dan Aplikasi Business Process Reengineering. 2014.
[19] D. A. Pradhipta, W. Suharso, and M. S.Kom., M.kom, “Business process reengineering pada kejaksaan negeri Batu,” J.
Repos., vol. 1, no. 2, p. 159, 2020, doi: 10.22219/repositor.v1i2.255.
[20] C. K. N. C. K. Mohd and F. Shahbodin, “Personalized Learning Environment: Alpha Testing, Beta Testing & User Acceptance Test,” Procedia - Soc. Behav. Sci., vol. 195, pp. 837–843, 2015, doi: 10.1016/j.sbspro.2015.06.319.
[21] M. A. Nurdin, “Analisis Dan Pengembangan Aplikasi Inhouse Klinik Perusahaan Menggunakan Framework Codeigniter, Studi Kasus PT Reckitt Benckiser Indonesia,” J. Inform. Terpadu, vol. 3, no. 1, 2017.
