41 4.1. Umum
Setelah penulis amati, sistem penggajian karyawan yang berjalan pada CV. Dini Motor. Penulis menarik kesimpulan, bahwa terlalu banyak rekam kegiatan dalam sistem tersebut. Sehingga memerlukan banyak media yaitu kertas, yang digunakan untuk merekam seluruh data yang bersangkutan dalam sistem penggajian karyawan.
Atas dasar pemikiran, keutuhan data serta keamanan data. Penulis menyarankan kepada pemilik ataupun kepada pimpinan CV. Dini Motor, untuk merubah sistem yang lama atau sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Karena banyaknya keuntungan yang didapat, apabila pihak CV. Dini Motor menggunakan sistem usulan ini. Yang salah satu diantaranya adalah, hematnya biaya perekaman data dan terjaminnya keamanan data yang ada.
4.2. Prosedur Sistem Ususlan
Pada subbab ini penulis menjelaskan prosesdur sistem usulan penggajian karyawan pada CV. Dini Motor.
1. Prosedur Pengisisan Absensi
Seiap hari karyawan melakukan absensi dengan menginput data absen, kemudian data absen dikelola oleh user untuk disimpan kedalam file absen. Sebagai acuan data dalam perhitungan gaji.
2. Prosedur Perhitungan Gaji
Perhitungan gaji dilakukan oleh user berdasarkan file data absen dan file data karyawan, sehingga didapatkan rincian penggajian yang sesuai dan tepat sasaran.
Lalu diserahkan kepada pimpinan untuk di acc, setelah data gaji di acc. Maka data gaji tersebut disimpan kedalam file data gaji.
3. Prosedur Pembayaran Gaji
Berdasarkan file data gaji, user membayar gaji sesuai dengan perhitungan gaji yang terdapat pada slip gaji pekerja. Antara lain slip gaji berisi rincian gaji yang diterima oleh masing-masing karyawan, yang telah dikelola pada tahap sebelumnya. Kemudian file slip gaji pun di back untuk pencatatan laporan.
4. Prosedur Laporan Gaji
Apabila proses pemberian dan penerimaan telah dilakukan, maka proses selanjutnya adalah proses pencatatan laporan penggajian. Proses ini pun sangat penting dilakukan, karena pasangq naiknya laba/rugi perusahaan dapat dilihat dari catatan laporan rekap pemasukan ataupun pengeluaran. Yang akan dilakukan oleh user, hasilnya nanti akan diberikan kepada pimpinan sebagai bentuk laporan perperiode.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Menurut Yakub (2012:155) “Data flow diagram (DFD) merupakan alat untuk membuat diagram yang serbaguna. Data flow diagram terdiri dari notasi penyimpanan data (data store), proses (process), aliran data (flow data), dan sumber masukan (entity).”
1. Diagram Konteks Sistem Usulan
0.0
Sistem Penggajian Karyawan Pada CV.
Dini Motor
User Karyawan
FG FA
FA SG
Kepala Bengkel
LG FG
Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan
Keterangan :
FA = File Absen SG = Slip Gaji FG = File Gaji LG = Laporan Gaji
2. Diagram Nol Sistem Usulan
1.0 Pengisian
Absen
Karyawan User
2.0 Perhitungan
Gaji
3.0 Pembayaran
Gaji
4.0 Laporan Gaji
FA FA
D5 D2
D4
Kepala
Bengkel LG
FA
FA
FG
FG
FG FG Acc
FL
SG File Data Absen
File Data Gaji File Data Lembur
D3 File Data Karyawan D1 File Data User FU
FK
SG
Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan
3. Diagram Detail Sistem Usulan
3.1
Pembuatan Slip Gaji
3.2
Pembayaran Gaji
D2 File Data Gaji D3 File Slip Gaji
SG Acc FG
SG
Karyawan SG
Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Sebagai suatu dokumen, kamus data berguna untuk mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-istilah tertentu, dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada.
Menurut Yakub (2012:168) “Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari sistem informasi.” Kamus data (data dictionary) merupakan daftar element data yang terorganisir dengan definisi yang tetap yang
sesuai dengan sistem sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan data storage.
1. Kamus Data Masukan Sistem Usulan A. Nama Arus Data : Pengisisan Absen
Alias : -
Bentuk Data : File Absen dalam bentuk kertas, untuk di input kedalam software
Arus Data : Proses 1.0 - User
Penjelasan : Para Karyawan Melakukan Absen, sebagai bentuk acuan data dalam penggajian
Periode : Setiap Periode Volume : 1 Halaman Struktur Data : Header + Isi
Header : Nama_CV + Alamat_CV + Judul + Tanggal Isi : 1{No+@NIK+Nama+Jabatan+[Kehadiran]}
+Alasan=(Sakit+Izin+Alpha)30.
Keterangan : @NIK *5 digit bertipe karakter*
2. Kamus Data Keluaran Sistem Usulan A. Nama Arus Data : Pemberian Gaji
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan Slip Gaji pada Laporan Slip Gaji
Arus Data : Proses 3.0 - Karyawan
Penjelasan : User melakukan cetak slip gaji, untuk diberikan kepada setiap karyawan. Sebagai salah satu bukti telah berlakunya transaksi penggajian.
Periode : Setiap Periode Volume : 1 Halaman
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_CV + Alamat_CV + Judul
Isi : 1{@No_Slip_Gaji+@NIK+Nama+Jabatan+Gaji_pokok +Uang_Makan+Uang_Transpot+Gaji_Lembur+Jumlah_Gaji+
Potongn+Total_Gaji
Keterangan : @No_Slip_Gaji *9 digit bertipe karakter*
@NIK *5 digit bertipe karakter*
Footer : Tanggal+Pimpinan_CV+Nama_Lengkap_Pimpinan_CV Keterangan : Tanggal *Tanggal+Bulan+Tahun*
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi sistem usulan ini merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen masukan dan dokumen keluaran pada sistem penggajian karyawan pada CV. Dini Motor. Adapun spesifikasi rancangan sistem usulan tersebut adalah sebagai berikut :
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan Sistem Usulan
Dokumen masukan pada sistem usulan penggajian karyawan pada Konfeksi CV. Dini Motor
1. Nama Dokumen : File Absen
Fungsi : Sebagai acuan jumlah absen karyawan, untuk perhitungan
gaji
Sumber : User Tujuan : Karyawan Media : Kertas Jumlah : Satu Lembar Frekuensi : Setiap Bulan Format : Lampiran
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran Sistem Usulan
Dokumen keluaran adalah segalabentuk dokumen dari hasil proses pengolahan dokumen masukan yang terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah :
1. Nama Dokumen : File Slip Gaji
Fungsi : Memberi informasi rincian gaji
Sumber : User
Tujuan : Karyawan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Bulan dalam Pemberian Gaji
Format : Lampiran
4.5.3. Entity Relationship Diagram
Menurut Simarmata dan Paryudi (2010:67) “Entity Relationship diagram adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antarentitas.” Dapat disimpulkan menurut ahli diatas Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu pemodelan yang membantu semua organisasi dalam menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lainnya.
Berikut adalah ERD atau alat pemodelan sistem penggajian yang penulis usulkan kepada pemilik CV. Dini Motor, untuk digunakan dalam pemahaman alur sistem komputerisasi yang akan dibuat.
Karyawan
Absen Tgl_lhr
Melakukan
Melakukan Gaji
User Membuat
nm_kryw
jabatan
alamat
asal
telp
Id_kryw
Tgl_slip
pokok No_slip
Id_krywn
Uang_trn spot Uang_mk
n
potongan lembur
No_abs
Id_krywn
Tgl_abs
Jm_msk Jm_klr izin
ketrngan status
Id_user
nm_kryw
Kd_user passwrd
memiliki lembur Id_lmbr
kd_kryw
Tgl_lmbr Massa_w Gj_lmbr kt
Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram
4.5.4. Logical Relational Structure
tb_absen no_abs * id_kryw
tgl_abs jm_msk
izin ketrngan nm_kryw jm_klr tb_karyawan
id_kryw * nm_kryw asal tgl_lhr
alamat telp jabatan
tb_gaji no_slip * tgl_slip uang_trnspot uang_mkn
pokok lembur id_kryw potongan
tb_lembur id_lmbr * id_kryw tgl_lmbr massa_wkt
gj_lmbr
tb_user id_user * kd_user status passwrd
Gambar IV.5. Logical Relational Diagram
4.5.5. Spesifikasi File
Spesifikasi file menjelaskan file-file data yang digunakan dalam sistem usulan ini, yang berada dalam pengolahan basis data. Sesuai dengan sistem penggajian yang penulis usulkan.
1. File Data Karyawan
Nama File : Data Karyawan
Fungsi : Untuk mengelola data karyawan Akronim : tb_karyawan
Tipe File : File Master Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random
Media File : Hard Disk Panjang Record : 141 Karakter Kunci Field : id_kryw
Software : Microsoft Access 2003
Tabel IV.1.
Database File Data Karyawan
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Karyawan id_kryw Text 6 Primary key
2. Nama Karyawan nm_kryw Text 30
3. Tempat Lahir asal Text 20
4. Tanggal Lahir tgl_lhr Date/Time 8
5. Jabatan Jabatan Text 15
6. Alamat Alamat Text 50
7. Telepon Telp Number 12
2. File Data Absen
Nama File : Data Absen
Fungsi : Untuk mengelola data absen Akronim : tb_absen
Tipe File : File Master Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random
Media File : Hard Disk Panjang Record : 229 Karakter Kunci Field : no_abs
Software : Microsoft Access 2003 Tabel IV.2.
Database File Data Absen
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Absen no_abs Text 8 Primary key
2. Kode_karyawan id_kryw Text 6 3. Nama Karyawan nm_kryw Text 30 4. Tanggal Absen tgl_abs Date/Time 8 5. Jam Masuk jm_msk Date/Time 6 6. Jam Keluar jm_klr Date/Time 6
7. Izin Izin Text 15
8. Keterangan Ketrngan Text 150
3. File Data Gaji
Nama File : Data Gaji
Fungsi : Untuk mengelola data gaji Akronim : tb_gaji
Tipe File : Laporan
Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random
Media File : Hard Disk Panjang Record : 46 Karakter Kunci Field : no_slip
Software : Microsoft Access 2003 Tabel IV.3.
Database File Data Gaji
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode Slip Gaji no_slip Text 9 Primary key 2. Kode_karyawan id_kryw Text 6
3. Tanggal Slip Gaji tgl_slip Date/Time 8
4. Gaji Pokok Pokok Number 7
5. Uang Transport uang_trnspot Number 6 6. Uang Makan uang_mkn Number 6
7. Lembur id_lembur Number 4
4. File Data Lembur
Nama File : Data Lembur
Fungsi : Untuk mengelola data lembur Akronim : tb_lembur
Tipe File : Laporan
Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random
Media File : Hard Disk Panjang Record : 26 Karakter Kunci Field : id_lembur
Software : Microsoft Access 2003 Tabel IV.4.
Database File Data Lembur
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Lembur id_lmbr Text 8 Primary key
2. Kode Karyawan id_krryw Text 6 3. Tanggal Lembur tgl_lmbr Date/Time 8 4. Lama Lembur massa_wkt Date/Time 2
5. Total Lembur gj_lmbr Text 2
5. File Data User
Nama File : Data User
Fungsi : Untuk mengelola data user Akronim : tb_user
Tipe File : File Master Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random
Media File : Hard Disk
Panjang Record : 24 Karakter Kunci Field : id_user
Software : Microsoft Access 2003 Tabel IV.5.
Database File Data User
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Id User id_user Text 6 Primary key
2. Password Passwrd Text 15
3. Status Status Text 3
4.5.6. Struktur Kode
Struktur kode ini digunakan dengan maksud untuk menghemat tempat penyimpanan serta keamanan data, dan kode ini digunakan untuk mengurangi kesalahan dalam memasukan data. Sedangkan tujuan dari struktur kode ini adalah : a) Mempermudah penulisan data
b) Menghemat penyimpanan data c) Mempercepat proses pengolahan data 1. Kode User
A A
Nama User
9 9
Nomor Jabatan
A A
Status User
Contoh :
0 1 A D B M
Keterangan :
01 : Nomor Urut User AD : Status User BM : Nama User
2. Kode Lembur
9 9 9 9
9 9 9 9
Tahun Lembur
Bulan Lembur
Tanggal Lembur
Lama Lembur
Contoh :
1 7 0 5 1 2 0 2
Keterangan :
17 : Tahun Lembur 05 : Bulan Lembur 12 : Tanggal Lembur 02 : Lama Lembur perjam
3. Nomor Absen
9 9 9 9
9 9 9 9
Tahun Absen
Bulan Absen
Tanggal Absen
Nomor Urut Absen
Contoh :
1 7 0 5 1 3 0 5
Keterangan :
17 : Tahun Absen 05 : Bulan Absen 13 : Tanggal Absen 05 : Nomor Urut Absen
4. Kode Gaji
9 9 9 9
9 9
Tahun Gaji
Bulan Gaji
Nomor Gaji
A A
Akronim Karyawan A
Contoh :
1 7 0 5 2 8 A D L Keterangan :
17 : Tahun Gaji 05 : Bulan Gaji 28 : Nomor Gaji
ADL : Akronim Karyawan
5. Kode Karyawan
9 9
Nomor Jabatan
A A
Akronim Karyawan A
Contoh :
0 2 A D L
Keterangan :
02 : Nomor Jabatan ADL : Akronim Karyawan
4.5.7. Spesifikasi Program
Log in 0.0
Menu Utama 1.0
0.0
File Master 2.0
1.0
Transaksi 3.0
1.0
Log out Laporan
4.0
1.0
Data Absen 2.1
2.0
Data Karyawan 2.2
2.0
5.0
1.0
Data Gaji 3.1
3.0
Laporan Gaji 4.1
4.0
Gambar IV.6. Diagram Hirarki Input Procces Output (HIPO)
Spesifikasi program dalam perancangan program penggajian pada pembuatan tugas akhir ini, terdiri dari:
1. Halaman Log In
Nama Program : Menu Log In Akronim : login.frm
Fungsi : Untuk bisa masuk keamanan data
Index Program : 0.0
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 2013 Bentuk Tampilan : Lihat lampiran A.1
Proses : Langkah Pertama Masukan Username dan Password sesuai dengan yang telah ada:
Langkah Kedua : Pilih tombol Botton “Yes(Y)” untuk masuk kepadalam aplikasi. Apabila tidak ingin masuk kedalam aplikasi, pilih tombol Botton “No(N)”. Dan bila terdapak Warning! Harap masukan kembali Username atau Password dengan benar
Lampiran A.1
2. Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : nmUtama.frm
Fungsi : Untuk mengelola data yang diperlukan dalam penggajian karyawan
Index Program : 1.0
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 2013 Bentuk Tampilan : Lihat lampiran A.2
Proses : Pada menu utama terdapat 5 Proses, yaitu : 1. Menu Master
2. Menu Transaksi 3. Menu Laporan 4. Log Out Lampiran A.2
3. Menu Data Absen
Nama Program : Data Absen
Akronim : absen.frm
Fungsi : Untuk mengelola data absen Index Program : 2.1
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 2013 Bentuk Tampilan : Lihat lampiran A.3
Proses : Pada Menu Data Absen terdapat beberapa fungsi : (Kehadiran, Keterangan, Keluar, Simpan, Edit, Hapus, Sakit, Izin dan Alpha)
Pilih Instruksi Simpan maka : Imput no_abs
Klik tombol Boton Simpan bila ingin mengimput data absen Karyawan : Input Data Absen Karyawan Pilih Instruksi Edit maka: Input no_abs
Klik tombol Botton Edit bila ingin merubah data absen karyawan, setelah itu pilih simpan bila ingin merubah.
Dan pilih batal bila tidak ingin merubah data absen karyawan. Maka kembali pada jendela menu data absen.
Pilih Instruksi Hapus : Data akan dihapus? Jika (Y) maka proses data dihapus. Kembali ke menu data absen, jika (T) maka kembali ke menu data absen.
Pilih Instruksi Keterangan : Input no_abs
Jika Ketemu (Y) maka tampilkan keterangan data asben karyawan, kembali ke menu data absen. Jika Tidak (T) “maka data tidak di temukan”.
Pilih Instruksi Kehadiran : Input no_abs
Untuk menenttukan kehadiran karyawan pada menu absen.
Pilih Instruksi Sakit, Izin atau Alpha : Input no_abs
Pilih Optional untuk menambahkan spesifikasi kehadiran karyawan pada data absen.
Lampiran A.3
4. Menu Data Karyawan
Nama Program : Data Karyawan Akronim : karyawan.frm
Fungsi : Untuk mengelola data karyawan Index Program : 2.2
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 2013 Bentuk Tampilan : Lihat lampiran A.4
Proses : Pada Menu Data Karyawan terdapat beberapa fungsi : (Enter, Edit, Hapus, Batal, Keluar dan Cari)
Pilih Instruksi Enter maka : Imput id_kryw
Klik tombol Boton Enter bila ingin mengimput data Karyawan : Input Data Karyawan
Pilih Instruksi Edit maka: Input id_kryw
Klik tombol Botton Edit bila ingin merubah data karyawan, setelah itu pilih simpan bila ingin merubah.
Dan pilih batal bila tidak ingin merubah data absen karyawan. Maka kembali pada jendela menu data karyawan.
Pilih Instruksi Hapus : Data akan dihapus? Jika (Y) maka proses data dihapus. Kembali ke menu data
karyawan, jika (T) maka kembali ke menu data karyawan.
Pilih Instruksi Cari : Input id_kryw
Ketikan nama atau kode.karyawan, untuk melihat data karyawan yang diinginkan.
Pilih Instruksi Batal : Input id_kryw Untuk membatalkan input data karyawan.
Pilih Intruski Keluar :
Fungsi Botton keluar untuk keluar dari data karyawan, dan akan kembali pada menu utama.
Lampiran A.4
5. Menu Transaksi
Nama Program : Transaksi Gaji Akronim : gaji.frm
Fungsi : Untuk mengelola data transaksi gaji Index Program : 3.0
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 2013 Bentuk Tampilan : Lihat lampiran A.5
Proses : Pada Menu Data Gaji terdapat beberapa fungsi : (Simpan, Edit, Hapus, Tambah, Keluar dan Hitung)
Pilih Instruksi Enter maka : Imput no_slip
Klik tombol Boton Enter bila ingin mengimput data gaji : Input Data Gaji
Pilih Instruksi Edit maka: Input no_slip
Klik tombol Botton Edit bila ingin merubah data gaji, setelah itu pilih simpan bila ingin merubah data. Dan pilih batal bila tidak ingin merubah data gaji. Maka kembali pada jendela menu gaji.
Pilih Instruksi Hapus : Data akan dihapus? Jika (Y) maka proses data dihapus. Kembali ke menu data gaji, jika (T) maka kembali ke menu data gaji.
Pilih Instruksi Hitung : Klik tombol Botton hitung, untuk menghitung seluruh nominal gaji yang ada.
Pilih Intruski Keluar :
Fungsi Botton keluar untuk keluar dari data karyawan, dan akan kembali pada menu utama.
Lampiran A.5
6. File Laporan Gaji
Nama Program : Laporan Akronim : Laporan.pdf
Fungsi : Untuk bisa dapat melihat laporan gaji Index Program : 4.0
Bahasa Program : -
Bentuk Tampilan : Lihat lampiran A.6
Proses : Pilih Instruk Cetak : Untuk mencetak laporan gaji
Lampiran A.6
7. Log Out
Nama Program : Menu Utama
Akronim : nmUtama.frm
Fungsi : Untuk keluar data aplikasi data penggajian karyawan Index Program : 5.0
Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 2013
Bentuk Tampilan : Lihat lampiran A.7
Proses : Pada Menu Log Out terdapat 2 fungsi : (Yes dan No)
Pilih Instruksi Yes (Y) : Unutuk keluar dari aplikasi pengolahan data penggajian karyawan
Pilih Instruksi No (N) : Apabila ingin membatalkan keluar dari aplikasi pengolahan data penggajian karyawan.
Lampiran A.7
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Sebagaimana yang telah dilihat pada bahasan-bahasan bab dan subbab sebelumnya, sistem usulan ini menggambarkan tentang sistem yang hanya dapat diopasikan atau beropasi dalam perangkat sistem komputer. Dimana spesifikasi sistem komputer ini dibagi kedalam dua, yang diantaranya adalah perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (software) dan konfigurasi sistem komputer. Agar sistem usulan yang diterapkan dapat dijalan dengan baik dan benar.
4.6.1. Umum
Untuk mewujudkan hasil dari sebuah kom[uterisasi sistem dibutuhkan beberapa perangkat, seperti perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Tanpa software sebuah komputer tidak akan berguna, komputer membutuhkan software untuk beroperasi dan membutuhkan sistem operasi atau program-program untuk membuat komponen-komponen yang baik.
Kemajuan teknologi yang diciptakan oleh para ahli telah tercipta dan tersedia berbagai macam perangkat keras yang dapat digunakan untuk mendukung komputerisasi sistem. Perangkat lunak dan perangkat keras tidak akan tercipta pada sebuah komputerisasi yang baik, jika diantara salah satunya tidak ada.
4.6.2. Perangkat Lunak
Perangkat lunak atau software adalah suatu rangkaian instruksi yang antara lain, berfungsi unuk menjalankan perangkat keras, mengolah data atau pun mewujudkan keinginan pemakai mendapatkan informasi dalam suatu proses pengambilan keputusan.
Program yang didukung oleh perangkat lunak dan dijadikan sarana pembuatan program yaitu :
a) Sistem operasi : Microsoft Windows 7 b) Paket program : Microsoft Visual Basic 2013 4.6.3. Penrangkat Keras
Perangkat keras merupakan salah satu perangkat yang dibutuhkan untuk proses data, spesifikasi yang disarankan agar proses pengolahan data berjalan dengan baik, akurat dan maksimal. Maka diperlukan personal komputer yang terdiri dari :
a) Processor : Intel Core 2 Duo E7400 2.80GHz LGA 775 Dual Core Prosesor
b) Memori : Double Dara Rate 3 (DDR3) 512 MB c) Harddisk : SATA 80 GB
d) CD room : CD-RW e) Mouse : PS2 f) Keyboard : standart g) Monitor : 15” SVGA h) Printer : Deskjet
4.7. Jadwal Implementasi
Tabel IV.6.
Jadwal Implementasi
