MP PMA STEKOM UPM 2 2

(1)

MP PMA STEKOM

UPM

2

Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer

Manual Prosedure Penajaminan Mutu

Akademik

Disetujui Oleh : Revisi Ke - 6 26 – 11 – 2017 MPPMA.STEKOM.UPM.2.2 KETUA STEKOM

(2)

MP PMA STEKOM

UPM

2

Revisi : 0

Tanggal : 26 Nopember 2007

Dikaji Ulang Oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik

Dikendalikan Oleh : Unit Penjaminan Mutu (UPM)

Disetujui Oleh : Ketua STEKOM

Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer Manual Prosedure Penajaminan Mutu Akademik Disetujui Oleh : Revisi Ke - 6 26 – 11 – 2017 MPPMA.STEKOM.UPM.2.2 KETUA STEKOM

(3)

KATA PENGANTAR

Universitas Muria Kudus menerapkan sistem penjaminan mutu akademik yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik UMK. Manual Mutu tersebut memuat kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik serta organisasi penjaminan mutu tingkat universitas, fakultas, jurusan/bagian/program studi beserta tanggungjawab dan wewenangnya.

Dalam Manual Prosedur Penjaminan Mutu Akademik ini dijelaskan tentang implementasi sistem penjaminan mutu di Universitas Muria Kudus dan audit mutu akademik internal (AMAI) serta implementasi AMAI mulai dari tingkat fakultas, program studi/bagian, lembaga, UPT dan biro. Manual prosedur ini merupakan acuan bagi penanggungjawab pelaksanaan system penjaminan mutu akademik tingkat universitas, fakultas, program studi, bagian, lembaga, unit pelaksana teknis dan biro di lingkungan Universitas Muria Kudus dalam melaksanakan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu akademik.

Setiap unit hendaknya menyusun MP untuk ruang lingkup tugas dan fungsinya. Setiap unit memiliki fleksibilitas dan kebebasan untuk melakukan penyesuaian dan pengembangan MP dengan mengacu pada: (a) kebijakan akademik, (b) standar akademik dan (c) manual mutu akademik. Semarang, 3 Desember 2017 Ketua STEKOM Sulartopo, S.Pd., M.Kom NIDN : 0629016601

(4)

DAFTAR ISI

Judul

Lembar Pengendali ... i

Kata Pengantar ... ii

Daftar Isi ... iii

Surat Keputusan Senat STEKOM ... iv

I. IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK STEKOM ... 1

II. AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL STEKOM ... 3

A. Penjelasan Umum ... 3

B. Prosedur Implementasi Audit Mutu Akademik Internal .. 14

C. Implementasi AMAI pada Sistem Penjaminan Mutu tingkat Program Studi ... 17

E. Implementasi AMAI pada Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro ... 18

DAFTAR RUJUKAN ... 22

(5)

KEPUTUSAN KETUA STEKOM NOMOR 301/STEKOM/ST.21/K/2007

TENTANG

MANUAL PROSEDUR PENJAMINAN MUTU AKADEMIK SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN KOMPUTER

KETUA STEKOM

Menimbang : a. bahwa dalam rangka Penjaminan Mutu Sekolah

Tinggi Elektronika dan Komputer perlu dilakukan penilaian kesesuaian pelaksanaan kegiatan mutu akademik dengan kebijakan, standar dan peraturan akademik;

b. bahwa penilaian atas mutu akademik meliputi kegiatan penilaian kinerja akademik, penilaian kesesuaian antara kinerja dengan standar yang ditetapkan serta memberikan rekomendasi untuk perbaikan;

c. bahwa untuk pedoman pelaksanaan serta kejelasan tugas dan tanggung jawab perlu ditetapkan Manual Prosedur Penjaminan Mutu Akademik STEKOM dengan Keputusan Ketua.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional

2. Peraturan Pemerintah No.60 Tahun 1999, tentang Pendidikan Tinggi;

3. Keputusan Ketua STEKOM Nomor

023/STEKOM/DS.21/K/2002 tanggal 26 Nopember 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja STEKOM 4. Statuta STEKOM.

(6)

Memperhatikan : Persetujuan Rapat Senat Akademik STEKOM tanggal 26 Nopember 2017

MEMUTUSKAN :

Menetapkan :

Pertama : Menetapkan Manual Prosedur Penjaminan Mutu Akademik Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer sebagaimana terdapat pada Lampiran Keputusan ini.

Kedua : Manual Prosedur Penjaminan Mutu Akademik Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer merupakan prosedur

penilaian atas mutu akademik yang bersifat

independen dan obyektif.

Ketiga : Pengelola dalam melaksanakan tugas

bertanggungjawab kepada Ketua melalui Pembantu Ketua I.

Keempat : Hal-hal yang belum diatur dalam keputusan ini akan ditetapkan dalam keputusan tersendiri.

Ditetapkan di Semarang Pada tanggal 3 Desember 2007

Ketua STEKOM,

Sulartopo, S.Pd, M.Kom NIDN : 0629016601

(7)

Tembusan:

1. Ketua Yayasan 2. Ketua STEKOM 3. Pembantu Ketua I 4. Ketua Program Studi 5. Kepala UPT STEKOM

6. Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni di lingkungan STEKOM

(8)

I. IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN KOMPUTER

1. Senat Institusi (SU) merumuskan dan mengesahkan: (a) Kebijakan

Akademik dan (b) Standar Akademik tingkat Institusi. Dalam

merumuskan kedua dokumen ini, SU dapat meminta masukan dari Unit Penjaminan Mutu.

2. Unit Penjaminan Mutu menyusun: (a) Manual Mutu Akademik dan (b)

Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu Akademik . Penyusunan dilakukan dengan mengacu pada : Kebijakan Akademik dan Standar Akademik tingkat Institusi.

3. Senat Institusi (SF) merumuskan dan mengesahkan: (a) Kebijakan

Akademik dan (b) Standar Akademik. Dalam penyusunan Kebijakan Akademik dan Standar Akademik tingkat Institusi, SF dapat meminta bantuan teknis kepada Unit Penjaminan Mutu

4. Institusi menyusun Manual Prosedur tingkat Institusi. Dalam proses

penyusunan Manual Prosedur tersebut dapat meminta bantuan teknis kepada Unit Penjaminan Mutu. Manual Prosedur ditetapkan dengan Surat Keputusan Dekan.

5. Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro menyusun manual

prosedur dan instruksi kerja sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsinya. Dalam proses penyusunan manual prosedur dan instruksi kerja Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro dapat meminta bantuan teknis kepada Unit Penjaminan Mutu . Manual Prosedur pada tingkat Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua.

6. Program Studi merumuskan Kompetensi Lulusan, Spesifikasi

Program Studi, dan Instruksi Kerja. Dalam proses perumusan Kompetensi Lulusan, Spesifikasi Program Studi, da Instruksi Kerja, Program Studi dapat meminta bantuan teknis kepada Unit Penjaminan Mutu. Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Program

(9)

Studi tersebut ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua.

7. Unit Penjaminan Mutu melaksanakan kegiatan audit mutu akademik

pada unit– unit pelaksana akademik.

8. Unit Penjaminan Mutu melaporkan hasil audit kepada Ketua.

9. Ketua dapat menerbitkan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

kepada unit-unit, yang didasarkan hasil audit.

10. Unit-unit pelaksana akademik melakukan tindakan koreksi sesuai PTK.

11. Ketua Program Studi melakukan evaluasi pembelajaran disetiap akhir semester.

12. Berdasarkan hasil evaluasi pembelajaran disusun rencana

pembelajaran berikutnya, dengan menggunakan prinsip PDCA (plan

do check action).

13. UPM melakukan penyempurnaan sistem penjaminan mutu akademik di lingkungan STEKOM.

(10)

II. AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN KOMPUTER

A. Penjelasan Umum 1. Definisi

a. Audit Mutu Akademik Internal SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN KOMPUTER (AMAI-STEKOM) adalah suatu kegiatan penilaian atas mutu akademik yang bersifat independen dan objektif. Kegiatan ini dirancang untuk :

1) Menilai kinerja (kegiatan operasional) akademik di STEKOM; 2) Menilai kesesuaian antara kinerja dengan standar yang telah

ditetapkan;

3) Memberikan rekomendasi untuk perbaikan.

b. Sistem Mutu adalah sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumberdaya untuk melaksanakan manajemen mutu.

c. Unit Pelaksana Akademik STEKOM adalah Institusi, Program Pascasarjana, Program Studi, Bagian, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro yang bertugas menjalankan fungsi Tridharma Perguruan Tinggi.

d. Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi atau yang diberi wewenang untuk melakukan audit mutu akademik.

e. Teraudit (auditee) adalah organisasi yang diaudit meliputi Institusi, program studi, bagian, lembaga, unit pelaksana teknis dan biro.

f. . Bukti Objektif (BO) adalah informasi yang bersifat kualitatif ataupun kuantitatif, catatan ataupun pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi.

(11)

g. Hasil audit dikelompokkan ke dalam tiga kategori:

1) Tidak Lengkap (TL) adalah pernyataan tentang temuan

selama audit, didasarkan atas bukti objektif yang

menunjukkan ketidaklengkapan atau

2) ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu singkat

3) Tidak Sesuai (TS) adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan

4) Sesuai (S) adalah pernyataan tentang terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu akademik sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

h. Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) adalah surat perintah dari Ketua kepada teraudit untuk menindaklanjuti temuan audit mutu akademik.

2. Tujuan dan Alasan Audit a. Tujuan Audit

Audit dirancang untuk salah satu atau lebih tujuan berikut:

1) Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan

2) standar yang telah ditentukan

3) Memeriksa efektifitas pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan.

b. Manfaat Audit

1) Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu;

2) Meyakinkan bahwa sebuah institusi memiliki akuntabilitas terhadap mutu danstandar yang telah ditentukan;

3) Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentudan memfasilitasi pengambilan keputusan;

(12)

4) Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap;

5) persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu;

6) Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan;

7) Menyediakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu.

3. Etika, Tanggungjawab, Independensi dan Kriteria Auditor Internal Mutu Akademik

a. Etika Auditor

1) Tidak mengaudit pekerjaan yang pernah (dalam 2 tahun sebelumnya) atau sedang menjadi tanggungjawabnya;

2) Independen (dalam fakta dan proses pekerjaan); 3) Obyektif dan terbuka;

4) Memiliki integritas yang tinggi; 5) Menjaga kerahasiaan;

6) Profesional;

7) Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial; 8) Realistik;

9) Bersikap dewasa.

b. Tanggungjawab Ketua Tim Audit 1) Membuka dan menutup rapat; 2) Memilih anggota tim audit;

3) Menyiapkan jadwal dan program audit; 4) Memimpin audit;

5) Membuat keputusan akhir atas temuan audit berupa pendapat hasil audit;

(13)

6) Menyerahkan laporan audit selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah

7) pekerjaan lapangan selesai.

c. Tanggungjawab Auditor

1) Mengumpulkan dan menganalisis bukti; 2) Menyusun kertas kerja pemeriksaan;

3) Melakukan konfirmasi baik terhadap internal maupun eksternal;

4) Melakukan observasi dan pengujian fisik;

5) Bersama dengan Ketua Tim merumuskan hasil audit.

d. Independensi Auditor

Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus menghormati dan mendukung independensi dan integritas auditor.

e. Kualifikasi Auditor Mutu Akademik Internal 1) Pendidikan minimum:

Auditor minimal berpendidikan Sarjana (S1). 2) Pelatihan:

Auditor telah mengikuti pelatihan/kursus Auditor dan atau monevin.

3) Atribut personal:

Auditor berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, memiliki ketrampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi.

(14)

Auditor menerapkan atribut tersebut di atas untuk:

1) Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar; 2) Melaksanakan audit sesuai dengan program audit;

3) Mengevaluasi secara konsisten pengaruh pengamatan audit dan interaksi personal selama audit;

4) Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga

diperoleh hasil audit terbaik;

5) Menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit; 6) Tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit;

7) Mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima;

8) Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan.

f. Peningkatan Kompetensi

Auditor meningkatkan kompetensinya dengan:

1) Memutakhirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur audit;

2) Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan; 3) Evaluasi secara berkala oleh Ketua Bidang Monevin.

g. Kriteria Ketua Tim Audit

Ketua Tim Audit ditunjuk oleh Ketua Bidang Monevin dari para auditor yang memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut :

1) Calon sudah berpengalaman sebagai auditor;

2) Calon menunjukkan kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tertulis.

4. Pengauditan

a. Uraian Tugas dalam Pengauditan 1) Ketua Tim Audit bertugas:

a) menentukan keperluan tiap penugasan audit termasuk kualifikasi auditor yang diperlukan;

(15)

b) merencanakan audit, menyiapkan piranti kerja untuk anggota tim dan mengarahkan tim audit;

c) mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik yang

berlaku untuk menentukan kecukupannya (audit

system/desk evaluation);

d) membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit; e) melakukan supervisi terhadap anggota tim audit;

f) memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang berat kepada teraudit;

g) melaporkan setiap hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan audit kepada Ketua Bidang Monevin. h) melakukan pertemuan akhir dengan teraudit;

i) melakukan presentasi hasil audit;

j) melaporkan segera hasil-hasil audit dan kesimpulannya

secara jelas kepada Ketua Bidang Monevin. 2) Auditor bertugas:

a) mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit;

b) mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut;

c) menyelesaikan kertas kerja audit;

d) menyiapkan laporan bersama dengan Ketua Tim Audit; e) pada saat konsultasi dapat menjawab pertanyaan

tentang:

- prosedur, dokumen atau informasi lain yang

menggambarkan atau mendukung unsur-unsur

sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami dan digunakan oleh teraudit;

(16)

- semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.

3) Teraudit bertugas:

a) menginformasikan kepada penanggung jawab unit organisasi/kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit;

b) menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit; c) menyediakan data dan sumberdaya yang diperlukan oleh

tim audit untuk menjamin keefektifan dan keefisienan proses audit;

d) membuka akses ke fasilitas dan bukti yang diminta auditor;

e) melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit tercapai;

f) menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

b. Inisiasi Audit 1) Lingkup audit

a) Auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit organisasi dan waktu audit;

b) Auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit;

c) Auditor menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang telah disepakati;

2) Frekuensi audit

Audit dilakukan secara berkala setiap akhir semester dan atau atas inisiatif Ketua.

3) Telaah awal sistem mutu teraudit

a) Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem mutu teraudit.

(17)

b) Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi.

c. Persiapan Audit 1) Perencanaan audit

Rencana audit disusun Ketua Tim Audit, dikomunikasikan kepada auditor dan teraudit. Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumber daya yang efektif.

Rencana audit meliputi: a) Tujuan dan lingkup audit;

b) Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung terhadap tujuan dan lingkup audit;

c) Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar sistem mutu dan manual mutu teraudit;

d) Identifikasi anggota tim audit;

e) Tanggal dan tempat audit dilakukan; f) Identifikasi unit organisasi teraudit;

g) Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit;

h) Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit;

i) Jadwal penyerahan laporan audit.

j) Jika keberatan terhadap rencana audit, teraudit segera

memberitahukan kepada Ketua Tim Audit dan harus diselesaikan sebelum pelaksanaan audit.

2) Penugasan tim audit

Masing-masing anggota tim audit mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan.

3) Dokumen kerja

Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah:

(18)

a) Daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim audit;

b) Borang untuk melaporkan pengamatan audit dan mendokumentasikan bukti pendukung.

Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit.

d. Pelaksanaan Audit

1) Pertemuan pembukaan

Tujuan pertemuan pembukaan untuk:

a) memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit;

b) menelaah lingkup dan tujuan audit;

c) menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit;

d) menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit;

e) mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan;

f) mengkonfirmasi jadwal pertemuan-pertemuan dan

penutupan audit;

g) mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas 2) Pemeriksaan lapangan

a) Pengumpulan bukti

Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi yang relevan dari sumber lain yang independen. Selama kegiatan audit, Ketua Tim Audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit. Hal ini diperlukan

(19)

untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal. b) Hasil pengamatan audit

Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya kesesuaian/ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh Ketua Tim Audit dengan Pimpinan teraudit. Semua kesesuaian/ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus dituangkan dalam Berita Acara dan ditandatangani oleh Ketua Tim Audit dan Pimpinan teraudit.

3) Pertemuan penutupan

Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit.

Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan

didokumentasikan.

e. Dokumen Audit

1) Persiapan laporan audit

Laporan audit disiapkan dengan pengarahan Ketua Tim Audit

yang bertanggung jawab atas keakuratan dan

kelengkapannya. 2) Isi laporan

Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal akhir pekerjaan lapangan dan ditandatangani oleh Ketua Tim Audit.

Laporan audit berisi hal-hal sebagai berikut:

a) pernyataan pendapat audit;

(20)

c) rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan perwakilan teraudit, tanggal audit, periode audit, penanggung jawab dan identitas unit organisasi teraudit;

d) identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit

antara lain Standar Mutu Akademik teraudit yang berlaku dan atau Manual Mutu Akademik;

e) butir-butir program audit yang dilaksanakan;

f) temuan audit;

g) rekomendasi perbaikan;

h) daftar distribusi laporan audit.

3) Distribusi laporan

a) Laporan audit dikirim ke Ketua Bidang Monevin oleh

Ketua Tim Audit untuk diteruskan kepada Ketua UPM.

b) Laporan audit diterbitkan oleh UPM.

c) UPM menyerahkan kepada Ketua.

d) Laporan audit dijamin kerahasiannya oleh semua pihak

yang menerima

e) laporan.

f) Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal

yang disepakati maka perlu disepakati jadwal jadwal

baru penerbitan dengan menyampaikan alasan

penundaan kepada Ketua Bidang Monevin.

4) Kertas kerja pemeriksaan disimpan oleh Ketua Bidang Monevin dan dapat dijadikan dasar untuk pengauditan berikutnya.

5) Satu eksemplar laporan hasil audit disimpan oleh UPM. 5. Kelengkapan Pelaksanaan Audit

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada Ketua Bidang Monevin.

(21)

6. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

a. Ketua memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi.

b. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh Pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan Ketua UPM.

c. UPM memantau pelaksanaan PTK

B. Prosedur Implementasi Audit Mutu Akademik Internal

1. Atas permintaan Ketua/jadwal

berkala dilakukan audit

internal.

2. Ketua UPM-STEKOM

memerintahkan atau

mendisposisikan permintaan

Ketua kepada Ketua Bidang

Monevin.

3. Ketua Bidang Monevin

menunjuk Ketua Tim Audit.

4. Ketua Bidang Monevin

bersama Ketua Tim Audit membentuk Tim Audit Mutu Akademik Internal.

5. Ketua menerbitkan surat

tugas untuk tim audit.

6. Masa tugas tim audit sampai

dengan tersusunnya laporan audit.

7. Tim audit menyusun tujuan,

kewenangan dan tanggung jawab audit sesuai dengan ruang lingkup yang merujuk

Permintaan Ketua STEKOM / jadwal berkala

Disposisikan permintaan Rektor kepada Ketua

Bidang Monevin

Penunjukan Ketua Tim Audit.

Pembentukan Tim Audit Mutu Akademik Internal.

Penerbitan surat tugas.

Masa tugas tim audit sampai dengan tersusunnya laporan

Penyusun tujuan, kewenangan dan tanggung

(22)

pada surat tugas Ketua.

8. Tujuan, kewenangan dan

tanggung jawab tim audit ditentukan oleh UPM.

9. Tim audit menyusun rencana

dan jadwal audit bersama teraudit.

10. Teraudit menyerahkan

dokumen yang diperlukan

kepada Ketua Tim Audit

sesuai dengan waktu yang telah disepakati.

11. Pembagian tugas tim audit untuk auditsistem.

12. Melaksanakan audit dokumen yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan

menyusun daftar

pengecekan/checklist untuk

persiapan audit kepatuhan.

13. Ketua Tim Audit

mengkomunikasikan jadwal

visitasi kepada teraudit untuk disetujui.

14. Berdasarkan daftar

pertanyaan dikumpulkan bukti

melalui wawancara,

pemeriksaan dokumen

(Instruksi Kerja/IK, Dokumen

Penentuan tujuan, kewenangan dan tanggung

jawab tim audit

Penyusunan rencana dan jadwal audit

Penyerahkan dokumen yang diperlukan kepada Ketua

Tim Audit

Pembagian tugas tim audit untuk audit sistem.

Pelaksanaan audit sistem.

Penyampaian jadwal audit kepatuhan

Pelaksanaan audit kepatuhan (visitasi)

(23)

15. Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit

untuk mendapatkan

persetujuan. Temuan Tidak Lengkap (TL) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati.

16. Laporan audit dibuat sesuai

jadwal berdasarkan hasil

temuan yang telah disetujui oleh teraudit.

17. Laporan audit diserahkan

Ketua Tim Audit kepada Ketua

Bidang Monevin untuk

diteruskan kepada Ketua

UPM, kemudian Ketua UPM

mengirimkan laporan hasil

audit kepada Ketua disertai

rekomendasi Permintaan

Tindakan Koreksi (PTK).

18. Jika ada PTK, Pimpinan

teraudit melakukan tindakan koreksi sesuai dengan PTK dan melaporkan hasil tindakan koreksi kepada Ketua dengan tembusan UPM.

Diskusi hasil temuan audit

Pembuatan laporan audit

Penyerahan laporan audit

Pelaksanaan tindakan koreksi

(24)

C. Implementasi AMAI pada Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Institusi

1. Tujuan Audit

a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik

Institusi terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik dan manual mutu akademik STEKOM.

b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu

akademik Institusi terhadap Kebijakan Akademik, Standar Akademik, Peraturan Akademik, Manual Mutu Akademik dan

Manual Prosedur Sistem Penjaminan Mutu Akademik

STEKOM.

2. Ruang Lingkup Audit,

Meneliti:

a. Kebijakan Akademik Institusi

b. Standar Akademik Institusi

c. Manual Prosedur di tingkat Institusi

3. Daftar Pengecekan

a. Standar akademik Institusi:

1) Butir Standar Akademik Institusi yang sudah dan belum

dilaksanakan/dicapai

2) Kendala yang ada dan rencana untuk mengatasi kendala

dalam melaksanakan Standar Akademik Institusi

b. Manual prosedur tingkat Institusi:

1) Kesesuaian manual prosedur dengan Kebijakan Akademik

2) Pelaksanaan manual prosedur

(25)

D. Implementasi AMAI pada Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Program Studi

1. Tujuan Audit

a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik

internal tingkat program studi/bagian terhadap standar akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal STEKOM.

akademik internal tingkat program studi/bagian terhadap standar akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal STEKOM.

c. Meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai

dengan yang ditetapkan oleh program studi. 2. Ruang Lingkup Audit

a. Meneliti Spesifikasi Program Studi (SP), termasuk di dalamnya

Kompetensi Lulusan (KL);

b. Meneliti kesesuaian Manual Prosedur (MP) dan Instruksi Kerja

(IK) program studi dengan Standar Akademik (SA), Manual Mutu Akademik (MM) dan Manual Prosedur (MP) tingkat Institusi;

c. Meneliti proses pembelajaran sesuai dengan SP, KL, MP dan

IK.

d. Meneliti penyempurnaan SP, KL, MP dan IK secara

berkelanjutan.

e. Meneliti sumber daya pembelajaran program studi.

f. Meneliti kemajuan belajar mahasiswa (student progress).

g. Meneliti upaya perbaikan mutu (quality improvement)

berdasarkan hasil

(26)

3. Daftar Pengecekan

a. Kelengkapan dokumen program studi: SP, MP, IK dan Dokumen

penyelenggaraan rapat dosen tentang:

1) Koordinasi penyelenggaraan proses pembelajaran

2) Penetapan standar administrasi proses pembelajaran

3) Evaluasi proses pembelajaran sebelumnya

b. Meneliti Spesifikasi Program Studi (SP);

1) Tujuan pendidikan program studi

2) Keterkaitan tujuan pendidikan dengan rujukan eksternal

(kurikulum nasional, standar pendidikan nasional).

3) Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan misi

program studi

4) Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepada civitas

akademika

5) Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan yang

disajikan dalam bentuk peta kurikulum

6) Ketersediaan bukti-bukti yang menunjukkan bahwa

mahasiswa mencapai standar kompetensi minimal program studi

7) Tindakan kaji ulang untuk mencapai standar kompetensi

minimal program studi

8) Peraturan penerimaan mahasiswa baru dan program

pengenalan kampus

c. Meneliti Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi

1) Kesesuaian manual prosedur dan Instruksi Kerja dengan

Kebijakan Akademik

2) Pelaksanaan manual prosedur dan instruksi kerja

dalam melaksanakan manual prosedur dan instruksi kerja

d. Meneliti proses pembelajaran sesuai dengan SP, KL, MP dan

(27)

1) Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi formatif

2) Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan isi

kurikulum dan kompetensi lulusan program studi

3) Partisipasi aktif mahasiswa dalam proses pembelajaran.

4) Peningkatan mutu pembelajaran melalui program

pengembangan staf, kajian pembelajaran oleh mitra bestari (peer-review), integrasi tim pengajar yang efektif, program magang dan tutorial untuk staf junior

5) Keluasan dan kedalaman materi, tempo dan tantangan

yang diberikan dalam proses pembelajaran

6) Variasi metode pembelajaran

7) Meneliti kemajuan belajar mahasiswa (student progress)

8) Penerapan hasil-hasil penelitian dosen dalam

pembelajaran.

e. Meneliti sumber daya pembelajaran program studi.

1) Kesesuaian fasilitas sumber belajar dengan beban

mahasiswa

2) Program pengembangan profesional tenaga pengajar

untuk meningkatkan kepakaran dan profesionalisme sebagai dosen

3) Dukungan teknis dan administrasi yang memadai untuk

tenaga pengajar

4) Fasilitas proses pembelajaran memadai

5) Sumber belajar (buku, jurnal ilmiah, laboratorium dan

sebagainya) relevan dan memadai

6) Mutu media ajar mendukung proses pembelajaran

f. Meneliti penyempurnaan SP, KL, MP dan IK secara

berkelanjutan.

g. Meneliti upaya perbaikan mutu (quality improvement)

berdasarkan hasil evaluasi diri berkelanjutan.

h. Laporan Tindakan Koreksi proses pembelajaran dan

(28)

E. Implementasi AMAI pada Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Lembaga, Unit Pelaksana Teknis dan Biro

1. Tujuan Audit

a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik di

tingkat Lembaga, UPT dan Biro terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik dan manual mutu akademik STEKOM.

akademik di tingkat lembaga, UPT dan Biro terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik dan manual mutu akademik dan manual prosedur akademik STEKOM. 2. Ruang Lingkup Audit

Meneliti:

a. Manual Prosedur di tingkat lembaga, UPT dan Biro

b. Instruksi Kerja di tingkat lembaga, UPT dan Biro

3. Daftar Pengecekan

a. Manual prosedur di tingkat lembaga, UPT dan Biro:

1) Kesesuaian manual prosedur dengan Kebijakan Akademik

2) Pelaksanaan manual prosedur

dalam melaksanakan manual prosedur

b. Instruksi Kerja di tingkat lembaga, UPT dan Biro:

1) Pelaksanaan instruksi kerja

dalam melaksanakan instruksi kerja

Semarang, 3 Desember 2007 Senat Akademik STEKOM

Sulartopo, S.Pd., M.Kom

(29)

DAFTAR RUJUKAN

1. UU No. 20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Higher Education Long Term Strategy 2003.

3. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI Tahun 2003

4. Statuta SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN KOMPUTER Tahun

2006

5. Kebijakan Akademik STEKOM Tahun 2007

6. Rencana Strategis SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN

KOMPUTER 2007 –2011

7. Standar Akademik STEKOM Tahun 2007

(30)

DAFTAR PENYUSUN

Sulartopo, S.Pd., M.Kom Sumaryanto, S.Kom., M.Kom Ir. Paulus Hartanto, M.Kom

Iman Saufik Suasana, S.Kom., M.Kom Sarwo Nugroho, S.Kom., M.Kom Maya Utami Dewi, S.Kom., M.Kom Budi Hartono, S.Kom., M.Kom Unang Achlison, S.T., M.Kom Kustiyono, S.Kom., M.Kom