7 sebagai common problem, dimana permasalahan
tersebut merupakan permasalahan-permasalahan overall yang sering dialami pengguna ketika berinteraksi dengan intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Pada bagian ini pula akan dijelaskan beberapa permasalahan pada aplikasi-aplikasi dan diberikan solusinya. Solusi didapatkan melalui proses brainstorming dan direct Troubleshooting bersama kedua expert.
A. Permasalahan Dan Kodifikasi
Permasalahan Pada JC147
Pada bagian ini akan dijelaskan beberapa permasalahan yang terjadi pada aplikasi JC147. Permasalahan dan cara penanganan pada permasalahan aplikasi JC147 menjadi contoh data yang akan ditampilkan pada paper ini. Tabel 3.5 adalah hasil kuesioner permasalahan pada aplikasi JC147.
Tabel 3. 4 Hasil kuesioner permasalahan pada aplikasi JC147
Data yang ada pada tabel 3.5 merupakan data yang belum dikelompokkan berdasarkan solusi dan penyamaan definisi permasalahan. Tabel 3.6 adalah data permasalahan yang sudah dikelompokkan berdasarkan kesamaan definisi dan kesamaan solusi.
8 Tabel 3. 5 Permasalahan dan kodifikasi
permasalahan pada aplikasi JC147
Tabel 3.6 menjelaskan mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi pada aplikasi JC147. Terdapat tujuh jenis permasalahan yang dialami pengguna saat menggunakan aplikasi JC147. Masing-masing permasalahan tersebut memiliki solusi yang berbeda. Kemudian permasalahan tersebut dikodifikasi berdasarkan solusi masing-masing. Pada tabel 3.6 kodifikasi ditunjukkan pada kolom 2, yaitu kolom code.
B. Solusi Expert Untuk Penanganan Permasalahan JC147
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai penanganan permasalahan pada aplikasi JC147.
B.1 Job tidak bisa di-close (b001) 1. Kembali ke menu home
2. Masuk ke aplikasi JC217
3. Isikan data yang ingin diketahui seperti yang tampak pada gambar 3.2 View progress menu
Gambar 3. 2 View progress menu 4. Lihat status job anda telah close
Gambar 3.3 adalah flowchart penanganan permasalahan “job tidak bisa diclose”.
Gambar 3. 3 FLowchart penanganan permasalahan “job tidak bisa diclose” B.2 Nama pegawai menunjukkan “unregistered” (b002)
1. Buka aplikasi JC623
2. Masukkan data pada field di kolom Master yang tersedia seperti yang tampak pada gambar 3.4
Gambar 3. 4 Master personel menu
3. Klik tombol save
Gambar 3.5 adalah flowchart penanganan permasalahan “nama pegawai menunjukkan unregistered”. Kembali ke menu Home START Masuk ke aplikasi JC217 Masukkan data-data yang ada pada field yang tersedia lalu tekan
tombol search
Perhatikan status job anda akan menjadi close
9 Gambar 3. 5 Flowchart Penanangan
permasalahan "nama pegawai menunjukkan “unregistered” "
B.3 Nama pegawai tidak sesuai dengan ID pegawai (b003)
1. Buka aplikasi JC623
2. Cari ID pegawai dengan mengetikkan ID tersebut pada field di kolom Search seperti yang tampak pada gambar 3.6
Gambar 3. 6 Pencarian pada master personel menu
3. Tekan tombol untuk memulai pencarian
4. Untuk mengubah no. pegawai, masukkan no. pegawai lama ke field “personel before” dan masukkan no. pegawai baru pada field “personel after” yang ada pada
kolom “update transaction” seperti yang tampak pada gambar 3.7.
Gambar 3. 7 Kolom update transaction
5. Tekan tombol untuk
mengupdate data pegawai
Gambar 3.8 merupakan flowchart penanganan permasalahan “nama pegawai tidak sesuai dengan ID pegawai”. Flowchart ini dapat dijadikan acuan para pengguna sistem intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard dalam melakukan perbaikan.
Gambar 3. 8 Flowchart penanganan permasalahan "Nama pegawai tidak sesuai
dengan ID pegawai"
B.4 Pegawai tidak bisa melakukan barcoding (b004)
1. Coba lakukan proses barcoding menggunakan nomor pegawai yang lain 2. Jika barcoding berhasil, maka registrasikan no. pegawai anda melalui aplikasi JC623 (Hyperlink Text registrasi pegawai(HT001)) Buka aplikasi JC623 START Masukkan data-data yang diperlukan pada field yang tersedia
pada kolom “master”
Klik tombol save
FINISH Buka aplikasi JC623 START Cari ID pegawai yang akan diperbaiki
Klik pada data pegawai yang muncul pada tabel
FINISH Klik tombol update
Isi kolom update transaction untuk mengganti ID
10 3. Jika barcoding tidak berhasil maka coba
sekali lagi dengan no. pegawai yang lainnya
4. Jika barcoding berhasil maka lakukan registrasi melalui aplikasi JC623 (Hyperlink Text registrasi pegawai(HT001))
5. Apabila barcoding tidak berhasil maka lakukan pengecekan jaringan dengan command prompt (Hyperlink Text command prompt(HT002))
6. Jika jaringan menunjukkan tanda-tanda baik (time <=10 ms) maka hubungi 8371 untuk pengaduan masalah aplikasi. Namun bila jaringan menunjukkan tanda-tanda buruk maka lakukan perbaikan sederhana (Hyperlink Text Troubleshooting
jaringan(HT005)). Bila perbaikan tidak dapat memberikan perbahan positif, maka hubungi 8324 untuk pengaduan masalah jaringan
Pengguna sistem intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard dapat menjadikan flowchart permasalahan “Pegawai tidak bisa melakukan barcoding”, seperti yang tampak pada gambar 3.9 sebagai acuan troubleshooting.
Gambar 3. 9 Flowchart penanganan permasalahan "Pegawai tidak bisa melakukan
barcoding"
4. Perancangan Sistem Repository
Sistem repository ini merupakan suatu aplikasi yang berisi knowledge mengenai cara penanganan permasalahan-permasalahan yang timbul pada aplikasi-aplikasi di dalam intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard. Agar memudahkan adanya transfer knowledge maka dibuatlah terlebih dahulu kerangka dari sistem repository ini. Setelah kerangka dari sistem dibuat maka akan dilakukan pengisian berupa knowledge penanganan masalah-masalah intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard.
4.1 Penentuan Entitas Sistem Repository
Sistem repository ini merupakan suatu knowledge management system yang berbentuk suatu portal web. Beberapa entitas terlibat dalam sistem ini antara lain adalah:
Coba barcoding dengan nomor pegawai yang lain START FINISH Registrasi di JC623 Barcoding berhasil? Coba barcoding dengan nomor pegawai yang lain
NO Barcoding berhasil? NO YES YES Lakukan pengecekan kondisi jaringan Apakah jaringan bermasalah? Hubungi 8371 untuk pengaduan masalah aplikasi Lakukan troubleshooting jaringan Apakah performa jaringan sudah bagus? Lakukan pengecekan kondisi jaringan Hubungi 8324 untuk pengaduan masalah jaringan Ulangi prosedur barccoding
11 Gambar 4. 1 Entitas Sistem Repository
4.2 Penentuan Kebutuhan Entitas
Masing-masing entitas dari sistem repository memiliki kebutuhan yang mereka harapkan terhadap sistem repository yang akan dibuat. Kebutuhan itu menyangkut bagaimana terfasilitasinya transfer knowledge yang baik antar entitas sistem. Tabel 4.1 menunjukkan kebutuhan dari masing-masing entitas.
Tabel 4. 1 Kebutuhan entitas sistem repository
4.3 Penentuan Atribut Sistem Repository
Pada bagian ini akan ditentukan atribut-atribut apa yang harus dipunyai oleh sistem repository agar fungsi transfer knowledge dengan metode case based reasoning dapat terfasilitasi dengan baik. Atribut tersebut dapat dilihat pada tabel 4.2. Atribut yang dirancang harus mencakup empat fungsi dari case based reasoning, yakni retrieve, reuse, revise dan retain.
Tabel 4. 2 Atribut yang akan dilekatkan pada sistem
Atribut
Users dapat memasukkan nama aplikasi yang bermasalah
Users dapat memasukkan permasalahan yang sedang dihadapi ke dalam sistem Users harus dapat melakukan pencarian solusi atas permasalahan yang
diinputkan ke dalam sistem
Atribut
Solusi yang keluar dapat memberikan pengetahuan secara step by step kepada users dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang diinputkan Users dapat melakukan penilaian atas solusi yang dikeluarkan oleh sistem apakah solusi tersebut dapat
menyelesaikan permasalahan atau tidak Solusi yang tidak dapat menyelesaikan permasalahan dapat diketahui dan diperbaiki oleh expert
Permasalahan baru yang muncul pada sistem intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard dapat diketahui oleh expert
Expert dapat membuatkan suatu solusi atas permasalahan baru yang muncul Knowledge berupa solusi atas permasalahan pada sistem intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard dapat disimpan pada database sistem repository
Expert (administrator) dapat mengetahui aplikasi apa saja yang diakses oleh masing-masing pengguna dan masalaha yang mendominasi aplikasi tersebut Permasalahan baru yang dihadapi oleh pengguna di lapangan dapat dimasukkan ke dalam database sistem
Users dapat memberikan saran dan kritik untuk pengembangan dan perbaikan pada aplikasi yang ada pada intra.gmf-aeroasia.co.id/jobcard
Expert dapat menambah, mengedit dan mendelete permasalahan
Expert dapat melakukan penambahan, pengurangan dan pengeditan pengguna sistem repository karena sistem hanya boleh diakses oleh karyawan PT. GMF Aero Asia
Sistem dapat membedakan hak akses dari pengguna yang mengakses sistem repository
Apabila users tidak menemukan adanya solusi dari permasalahan maka users dapat mengkomunikasikan kepada expert untuk membuatkan solusi atas permasalahan tersebut Entitas Repository System User Mechanic Data Entry Production Engineer Planning Engineer Production Manager Task Force Administrator
Entitas Sistem Kebutuhan Metode Yang Digunakan
Users
Pengetahuan yang dapat membantu mengatasi permasalahan aplikasi yang terjadi
Expert
Media yang membantu mereka dalam mengiformasikan solusi tepat atas permasalahan yang ada
Retrieve, Reuse, Revise & Retain dalam Metode
