MANUAL PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

(1)

MANUAL PROSEDUR

TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

DIVISI JAMINAN MUTU

FKIP UNIVERSITAS JAMBI

(2)

2

MANUAL PROSEDUR

TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

DIVISI JAMINAN MUTU

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

Kode Dokumen : UN21.1.MP.DJM.0005 Revisi : 0

Tanggal : 22 Juli 2015

Diajukan Oleh : Ketua Divisi Jaminan Mutu

Dr. Syamsurizal, M.Si

Dikendalikan Oleh : Wakil Dekan Bidang Akademik, Kerjasama dan Sistem Informasi

Drs. Aripudin, M.Hum Disetujui Oleh : Dekan

(3)

3 DAFTAR ISI Tujuan ... 4 Ruang lingkup ... 4 Tanggung Jawab ... 4 Definisi ... 4 Rujukan ... 5

Garis Besar Prosedur ... 5

Bagan Alir Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif & Pencegahan ... 8

Bagan Alir Pemrakarsa Tindakan Korektif ... 9

Bagan Alir Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif... 10

Bagan Alir Tindakan Pencegahan ... 11

Instruksi Kerja Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif & Pencegahan ... 13

Instruksi Kerja Pemrakarsa Tindakan Korektif ... 14

Instruski Kerja Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif... 15

Instruksi Kerja Tindakan Pencegahan ... 16

(4)

4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan manual prosedur tindakan korektif dan pencegahan adalah untuk menerangkan bagaiman tata cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap kegiatan Tridarma FKIP untuk menghindari terjadinya kembali Produk(Jasa Layanan) yang tidak sesuai.

Ruang Lingkup

Tindakan Korektif dan Pencegahan yang dijelaskan didalam Manual Prosedur ini diterapkan pada setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian.

Tanggung Jawab

Adapun yang bertanggung jawab dalam tindakan korektif dan pencegahan adalah :

1. Dekan dan Wakil Dekan yang dibantu dengan Divisi Jaminan Mutu yang bertanggung jawab menetapkan berlakunya prosedur ini

2. Kepala Unit Kerja bertanggung Jawab Melaksanakan Prosedur

3. Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan tindakan korektif dan pencegahan harus mematuhi prosedur ini

Definisi

1. Produk yang sesuai adalah produk FKIP yang merupakan suatu layanan kegiatan Tridharma dimana didalam prosesnya terjadi peningkatan nilai seperti yang tercantum didalam Manual Mutu (MM) FKIP UNJA

2. Produk Tidak sesuai adalah Suatu Pelayanan pendidikan yang tidak mematuhi tata aturan didalam prosedur atau keperluan seperti dipersyaratkan didalam Manual Mutu (MM) 3. Manual Mutu (MM) FKIP UNJA adalah Pedoman pendokumentasian sistem mutu

organisasi dari FKIP UNJA untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

4. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai sarana untuk menjalankan sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Adapun Dokumen Mutu ini terdiri dari :

(5)

5

2) Manual Prosedur (MP) 3) Instruksi Kerja (IK) 4) Borang

5) Dokumen Pendukung

Dokumen terkait

1. Borang tindakan korektif (UN21.1.MP.DJM.0005.1)

Rujukan

1. Manual Mutu FKIP UNJA

2. Manual prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman 3. Manual Prosedur Pengendalian Produk yang tidak sesuai 4. Manual prosedur Audit Internal Mutu

Garis Besar Prosedur Tindakan Korektif dan Pecegahan

1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan: 1) Menyelidiki penyebab terhadap ketidaksesuaian

2) Menganalisa proses, Operasi kerja, Rekaman Mutu dan keluhan Pelanggan 3) Mengupayakan tindakan korektif dan Pencegahan

4) Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif

5) Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan “Laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Korektif dan Pencegahan”.

2. Pemrakarsa Tindakan Korektif

1) Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, Ketua Divisi Penjamin Mutu harus mengusulkan tindakan korektif.

2) Identifikasi ketidak sesuaian harus lengkap dan terinci; jika memungkinkan, dilakukan identifikasi terhadap akar penyebab ketidak-sesuaian sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat.

3) Usulan tindakan korektif harus didiskusikan dengan Management Representative (MR)

(6)

6

1) Ketua Divisi Kendali Mutu akan memproses setiap usulan tindakan korektif bersama dengan kepala unit kerja yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan korektif tersebut

2) Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, kesepakatan Divisi Kendali Mutu dan tanggal penyelesaian akan dicatat dalam laporan tindakan korektif dan pencegahan.

3) Ketua Divisi Jaminan Mutu harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif

4) Ketua Divisi Jaminan Mutu harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif

5) Sekretaris Divisi Kendali Mutu harus memelihara daftar status perubahan guna memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan yang telah diselesaikan.

6) Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka akan dilaporkan kepada Dekan (MR) beserta salinan Data Pendukung

4. Tindakan pencegahan

1) Jika tindakan korektif dilaksanakan, maka perhatian khusus harus diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya kembali ketidak sesuaian 2) Tindakan korektif berorientasi pada kondisi saat ini, sedangkan tindakan

pencegahan berorientasi ke masa mendatang. Tindakan yang dapat direkomendasi sebagai tindakan pencegahan antara lain:

a. perbaikan suatu proses, b. perbaikan dokumentasi, c. perbaikan peralatan, d. perbaikan sistem, e. perbaikan mutu, f. peningkatan pelatihan, g. peningkatan kesadaran, serta h. perbaikan prosedur.

3) Terlepas dari ada/tidaknya tindakan korketif, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi

(7)

7

kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan didiskusikan pada rapat Tinjauan Manajemen.

5. Tindakan Korektif dan Pencegahan Untuk keluhan pelanggan

Apabila keluhan pelanggan telah diselidiki oleh Dekan (MR) dan Ketua Divisi Kendali Mutu, maka laporan diberikan kepada Ketua Penjaminan Mutu yang merupakan penanggung Jawab untuk memastikan bahwa keluhan tersebut telah dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan

6. Rekaman

Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan harus diarsip dan dipelihara oleh Dekan (MR) sebagai rekaman Mutu.

1) Wakil Dekan I memeriksa Permohonan Beserta Kelengkapannya 2) Wakil Dekan I Memberi Keputusan Menyetujui atau Menolak

3) Dalam hal Menyetujui, Wakil Dekan I membuat Surat Rekomendasi Ujian Susulan ke Bagian Akademik

(8)

8 Bagan Alir Prosedur

Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Mulai

Melakukan penyelidikan penyebab ketidak sesuaian

(1 hari) Ketua DJM

Ketua DJM

Mengkoordinasikan Tindakan Korektif dan Pencegahan

(1 hari) Memastikan pelaksanaan Tindakan ( 1 hari) Melaksanakan dan merekam perubahan (1 hari) Ketua DJM Ketua DJM Sekretaris DJM

Menganalisis Proses Operasi Kerja Rekaman Mutu Keluhan Pelanggan (1 hari)

Borang Daftar Ketidaksesuaian

Selesai

MP Pengendalian dokumen dan rekaman & Borang daftar revisi

(9)

9

Pemrakarsa Tindakan Korektif

Mulai Pengusulan Tindakan Korektif (2 jam) Ketua DJM Ketua DJM Mengkoordinasikan Tindakan Korektif dengan Dekan

(1 hari) Ketua DJM Mengidentifikasi Ketidak sesuaian (1 hari) Borang Klarifikasi tindakan korektif & pencegahan Selesai Borang Daftar Ketidaksesuaian

(10)

10

Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif

Mulai Borang Daftar Ketidaksesuaian Mengkaji Usulan Tindakan Korektif (1 hari) Ketua DJM Borang Klarifikasi tindakan korektif Ketua DJM Memastikan pelaksanaan verifikasi (1 hari) Melakukan verifikasi (1 hari) Meminta Persetujuan Dekan untuk melakukan

perubahan ( 2 jam) Sekretaris DJM Ketua DJM Sekretaris DJM Membuat Kesepakatan tanggal penyelesaian (1 jam) Selesai Mengendalikan perubahan Melaksanakan dan Merekam perubahan (1 hari) Ketua DJM Ketua DJM Borang Daftar Ketidaksesuaian MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman - borang daftar revisi - borang daftar rekaman

(11)

11

Tindakan pencegahan Mulai

Melakukan Perbaikan Proses (1 hari) Ketua DJM Anggota DJM Melakukan Perbaikan Sistem (3 hari) Melakukan Perbaikan Standar (3 hari)

Melakukan Perbaikan Mutu (1 minggu) Sekretaris DJM Anggota DJM Ketua DJM Melakukan Perbaikan Dokumentasi (1 hari) Selesai Melakukan Peningkatan Program (3 hari) Melakukan Peningkatan Kesadaran Mutu (1 hari) Ketua DJM Ketua DJM MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman - borang daftar revisi - borang daftar rekaman

Melakukan Perbaikan Prosedur

(3 hari) Ketua DJM

(12)

12

INSTRUKSI KERJA

TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI

UN21.1.IK.DJM.0005

Revisi ke : 0

Tanggal : 22 Juli 2015

Dikaji ulang oleh : Wakil Dekan Bidang Akademik, Kerjasama dan Sistem Informasi

Disetujui Oleh : Dekan

Universitas Jambi, 2015 – All Rights Riserved

UNIVERSITAS JAMBI INSTRUKSI KERJA

Tindakan Korektif dan Pecegahan UN21.1.IK.DJM.0005 Disetujui oleh Prof. Dr. M. Rusdi, M.Sc Revisi ke 0 Tanggal 22 Juli 2015

(13)

13

INSTRUKSI KERJA PETUNJUK PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada manual prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (UN21.1.MP.DJM.0005)

No

Pihak Terkiat Tindakan Alokasi Waktu

1 Ketua DJM Melakukan penyelidikan penyebab ketidaksesuaian

1 hari 2 Ketua DJM Menganalisis proses operasi kerja rekaman

mutu keluhan pelanggan

1 hari 3 Ketua DJM Mengkoordinasikan tindakan korektif dan

pencegahan

1 hari 4 Ketua DJM Memastikan pelaksanaan tindakan 1 hari 5 Sekretaris DJM Melaksanakan dan merekam perubahan 1 hari

(14)

14

INSTRUKSI KERJA PEMRAKARSA TINDAKAN KOREKTIF

No

1 Ketua DJM Mengusulkan tindakan korektif 2 jam 2 Ketua DJM Mengidentifikasi ketidaksesuaian 1 hari 3 Ketua DJM Mengkoordinasikan Tindakan Korektif

dengan Dekanat

(15)

15

INSTRUKSI KERJA PERMOHONAN PEMROSESAN TINDAKAN KOREKTIF

No

1 Ketua DJM Mengkaji Usulan Tindakan Korektif 1 hari 2 Ketua DJM Membuat Kesepakatan tanggal

penyelesaian

1 jam 3 Sekretaris DJM Memastikan pelaksanaan verifikasi 1 hari 4 Ketua DJM Melakukan verifikasi 1 jam 5 Sekretaris DJM Meminta persetujuan Dekan untuk

melakukan perubahan

2 jam 6 Ketua DJM Mengendalikan perubahan 1 hari 7 Ketua DJM Melaksanakan dan merekam perubahan 1 hari

(16)

16

INSTRUKSI KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN

No

1 Ketua DJM Melakukan perbaikan proses 1 hari 2 Anggota DJM Melakukan perbaikan dokumentasi 1 hari 3 Sekretaris DJM Melakukan perbaikan sistem 3 hari 4 Anggota DJM Melakukan perbaikan standar 3 hari 5 Ketua DJM Melakukan perbaikan mutu 1 minggu 6 Ketua DJM Melakukan peningkatan program 3 hari 7 Ketua DJM Melakukan peningkatan kesadaran mutu 1 hari 8 Ketua DJM Melakukan perbaikan prosedur 3 hari

(17)

17

LAMPIRAN DOKUMEN

MANUAL PROSEDUR

TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

DIVISI JAMINAN MUTU

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS JAMBI

KODE DOKUMEN : UN21.1.MP.DJM.0005.1 REVISI : 0 TANGGAL : 22 Juli 2015

DIAJUKAN OLEH : Ketua Divisi Jaminan Mutu

Dr. Syamsurizal, M.Si

DIKENDALIKAN OLEH : Wakil Dekan Bidang Akademik, Kerjasama dan Sistem

Informasi

Drs. Aripudin, M.Hum

DISETUJUI OLEH

: Dekan

(18)

18

BORANG AUDIT MUTU INTERNAL FKIP

UNIVERSITAS JAMBI

Ringkasan Temuan Audit

Revisi 0

Auditi Tipe Audit Standar/Kriteria

Lokasi Ruang lingkup Tanggal Audit

Wakil Auditi Auditor Ketua Auditor Anggota

Distribusi Klien Auditor ULP Arsip

No Temuan

Diskripsi Temuan Kategori

Temuan (OB / KTS) 1 2 3 4 DLL

Tempat dan tanggal penandatanganan

Pimpinan Auditi

Tanda Tangan Ketua

Auditor

Tanda Tangan

Direview oleh :

(19)

19

DJM

BORANG AUDIT KEPATUHAN

Kode UN21.1.MP.DJM.0005

Revisi Tgl Efektif

1. Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi

Jenis Temuan:

Uraian temuan:

Akar penyebab:

Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk temuan tersebut:

Tindakan yang diambil atau yang direncanakan untuk mengatasi akar penyebab:

Yang bertanggung jawab untuk tindakan koreksi tersebut:

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi tersebut:

Dipersiapkan oleh: ____________ Tanggal: ...

Catatan :