CONTINUOUS IMPROVEMENT MINDSET

(1)

CONTINUOUS IMPROVEMENT

MINDSET

Oleh: Mulyadi

Universitas Gadjah Mada mulyadiugm@gmail.com

(2)

BUTIR-BUTIR PENTING

1.

Opening remark

2.

Mengapa continuous improvement?

3.

Paradigma continuous improvement

4.

Continuous improvement mindset

5.

Perwujudan continuous improvement mindset

(3)

APA YANG KITA BAHAS

SEKARANG?

1.

Opening remark

2.

3.

4.

5.

(4)

Opening Remark

There is no resting place for an

enterprise in a competitive society

(5)

APA YANG KITA BAHAS

SEKARANG?

1.

Opening remark

2.

3.

4.

5.

(6)

MENGAPA CONTINUOUS

IMPROVEMENT SANGAT

PENTING?



Customer memegang kendali bisnis



Persaingan global sangat

intense

(7)

BAGAIMANA BANGSA

AMERIKA MENIRU

JEPANG?



Bangsa Amerika:

breakthrough



Bangsa Jepang:

kaizen



Kaizen =

small gradual

continuous improvement

(8)

(9)

(10)

KARAKTERISTIK KAIZEN

Effect Long-term and long _{lasting, but undramatic} Short-term , but dramatic

Pace Small steps Big steps

Time frame Continuous and _incremental Intermittent and _{non-incremental} Change Gradual and constant Abrupt and volatile

Everybody

Envolvement Select few “champions”

Collectivism, group efforts, systems approach

Approach Rugged individualism, _{individual ideas and efforts} Mode Maintenance and

improvement Srap and rebuild Spark Conventional know-how

and state of the art

Technological

breakthroughs, new inventions, new theories

(11)

KARAKTERISTIK KAIZEN

Practical

requirements Requires little investment, _{but great effort to maintain it} Effort

orientation People Technology Evaluation

criteria

Process and efforts for

better results Result for profits Advantage Works well in slow-growth

economy

Better suited to

fast-grown economy

KAIZEN INNOVATION

Requires large investment, but little effort to maintain it

(12)

BAGAIMANA MERUMUSKAN

MISI ORGANISASI?



The theory of the business Peter F. Drucker

Mission Statement

Core Competence Environment

*What need do we meet?

*Who is our customer? *What business are we in? Assumption about Environment What do we do best in that business?

(13)

BAGAIMANA MEMBANGUN

DAYA SAING

Kompetensi Inti Asumsi tentang Lingkungan Misi Organisasi Mission Redefinition or Reconfirmation Constant Reinventing

(14)

ASSUMPTIONS ABOUT ENVIRONMENT

Assumptions about

Environment Pergeseran ke Smart Technology Proses Globalisasi Change becomes constant, radical, simultaneous, fast, and pervasive

Mobilty Simultaneity Bypass Pluralism Smart

(15)

MANAGING CHANGE: A COMPETITIVE NECESSITY

Assumptions about Environment Change becomes constant, radical, simultaneous, fast, and pervasive Mission Statement Core Competency Managing Change Improvement berkelanjutan terhadap proses dan sistem

(16)

LEADERSHIP AND MANAGERSHIP SKILL

Core Competence Managing Change Leadership Skill Managership Skill Vision Strategy Strategic Planning Budgeting

(17)

PERUBAHAN MACAM APA?



Incremental change



Transformational change

 Radical change

 Deep change

(18)

POLA

PERUBAHAN

Perubahan ke-1

Perubahan ke-2

(19)

DISCONTINUOUS CHANGE

Discontinuous Change Discontinuous Change Discontinuous Change

(20)

SEBERAPA CEPAT PERUSAHAAN

HARUS IMPROVING?

In a competitive market, an organization that is

not improving is losing ground. In fact, improving

is not enough; to gain ground one has to be

improving at a faster rate than the competition.

(21)

APA YANG KITA BAHAS

SEKARANG?

1.

Opening remark

2.

3.

4.

5.

(22)

PARADIGMA CONTINUOUS

IMPROVEMENT



Paradigma improvement berkelanjutan menggeser

pandangan manajer terhadap



Terjadinya improvement



Respon terhadap kesalahan



Peran dan wewenang manajer, serta fokus perhatian

manajer



Pengendalian

(23)

PERGESERAN PARADIGMA TERHADAP

TERJADINYA IMPROVEMENT

OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Difokuskan ke pengembangan produk

Difokuskan ke sistem yang lebih luas

Bersifat reaktif terhadap problem

Tidak kenal batas akhir Terbatas pada terobosan Bersifat proaktif terhadap

peluang

Mencakup terobosan dan langkah-langkah kecil

(24)

PERGESERAN PARADIGMA

RESPON TERHADAP KEKELIRUAN

OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Hukuman, ketakutan, penutupan kesalahan,

mencari orang yang perlu diperbaiki,

Belajar, keterbukaan,

mencari proses/sistem yang perlu diperbaiki,

Karyawan bertanggung jawab atas kekeliruan

Manajemen bertanggung jawab atas kekeliruan

(25)

PERGESERAN PERAN

MANAJER

OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Mengelola dan

mempertahankan status

quo

Menantang status quo

Mengendalian orang lain Mempercepat strategic

(26)

PERGESERAN PARADIGMA

WEWENANG

OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Dipacu dari atas (top-driven)

via rules and policies

Dipacu oleh customer melalui visi, enablement, and

(27)

PERGESERAN PARADIGMA FOKUS

IMPROVEMENT

OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Business results through quotas and target

Business results through

capable systems, means tied to results

(28)

PERGESERAN PARADIGMA

PENGENDALIAN

OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Scoring, reporting, evaluating Statistical study of variation to understand causes

(29)

PERGESERAN PARADIGMA CARA

OLD PARADIGM

NEW PARADIGM

Didelegasikan oleh manajer ke staf dan bawahannya

Dimiliki oleh manajer yang memimpin staf dan

bawahannya dalam

(30)

APA YANG KITA BAHAS

SEKARANG?

1.

Opening remark

2.

3.

4.

a) Paradigma

b) Keyakinan dasar

c) Nilai dasar

5.

(31)

CONTINUOUS IMPROVEMENT MINDSET

Paradigma Continuous Improvement

KEYAKINAN DASAR: (1) kita harus mengetahui fakta, (2) alasan dan belajar, (3) selalu ada cara yang lebih baik, (4) kita

harus selalu berusaha untuk sempurna NILAI DASAR: (1) kejujuran, (2) kerendahan

hati, (3) kerja keras, (4) kesabaran, (5) keterbukaan, (6) keberanian. Pengetahuan Manajemen Tampak Luar Mindset yang Mendasari Perilaku Bisnis

(32)

APA YANG KITA BAHAS

SEKARANG?

1.

Opening remark

2.

3.

4.

a) Paradigma

b) Keyakinan dasar

c) Nilai dasar

5.

(33)

KEYAKINAN DASAR



Harus mengetahui fakta



Alasan dan belajar



Selalu ada cara yang lebih baik



Harus selalu berusaha untuk

sempurna; orang tidak akan pernah

mencapai kesempurnaan tersebut

(34)

(35)

HARUS MENGETAHUI FAKTA



Continuous improvement mengharuskan personel

mengetahui di mana mereka sekarang berada, kemana mereka ingin menuju di masa yang akan datang, dan kemajuan yang telah mereka capai dalam mewujudkan

(36)

HARUS MENGETAHUI FAKTA



Untuk mewujudkan improvement berkelanjutan,

personel perlu mengumpulkan dan menganalisis

berbagai fakta tentang:

 kondisi proses dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan customer value,

 ke arah mana proses dan sistem tersebut ditingkatkan kualitasnya,

 kemajuan yang telah dicapai dalam peningkatan proses dan sistem yang diinginkan.

(37)

FAKTA TENTANG APA?



Fakta tentang apa yang menurut

pikiran personel terjadi,



Fakta tentang apa yang sebenarnya

terjadi,

(38)

(39)

ALASAN



Fakta yang dikumpulkan tentang proses dan sistem

yang digunakan untuk menghasilkan customer

value kemudian digunakan sebagai pengetahuan

bagi personel untuk bekerja lebih baik—yaitu belajar

dari fakta untuk melakukan improvement.



Fakta yang dikumpulkan dari proses dan sistem

digunakan untuk mencari dasar alasan mengapa

suatu penyimpangan terjadi (apakah karena bersifat

kebetulan atau karena ada penyebab yang perlu

(40)

BELAJAR



Dengan cara ini, personel dapat belajar untuk

memahami masalah ke penyebab terjadinya, dan

berdasarkan fakta, mereka melakukan

improvement terhadap proses dan sistem.



Belajar merupakan rasa haus untuk mengetahui

lebih banyak, yang jika digabungkan dengan

pengumpulan fakta dan penggunaan fakta untuk

memecahkan masalah yang terjadi akan

merupakan landasan yang kuat untuk melakukan

(41)

(42)

SELALU ADA CARA YANG LEBIH BAIK



Keyakinan dasar “selalu ada cara yang lebih baik”

merupakan suatu komitmen tidak sekadar menjadi terbaik, namun lebih dari itu, untuk menjadi lebih baik, dan tidak pernah berhenti untuk mencapai yang lebih baik.



Dalam paradigma improvement berkelanjutan, terkandung

keyakinan dasar bahwa tujuan personel adalah untuk mencapai tingkat kinerja yang selalu lebih baik.



Dalam perusahaan, tujuan improvement adalah “lebih

(43)

SELALU ADA CARA YANG LEBIH BAIK



Untuk merangsang improvement berkelanjutan, Motorola

merumuskan formula berikut ini:



hilangkan rasa puas,



tetapkan tujuan heroik yang memaksa pemikiran baru,



naikkan batas tujuan, jika telah mendekati pencapaian tujuan.



Untuk menumbuhkan semangat improvement berkelanjutan,

kritik terhadap proses dan sistem yang sedang digunakan untuk menghasilkan customer value tidak hanya dapat

(44)

SELALU ADA CARA YANG LEBIH BAIK



Everyday in anyway there is a better way



What’s good can be improved



If it ain’t broke, brake it, or somebody else will brake it for you

(45)

Harus Selalu Berusaha untuk

Sempurna; Orang Tidak Akan

Pernah Mencapai Kesempurnaan

Tersebut

(46)

SELALU BERUSAHA UNTUK

SEMPURNA

 Mengapa? Karena kesempurnaan tidak akan pernah dapat kita capai

 Komitmen terhadap kualitas dapat diibaratkan sebagai: “suatu perlombaan tanpa garis akhir.”

 Kebutuhan dan keinginan customers senantiasa berubah dan berkembang. Kompetisi selalu mengubah batas-batas

customer value.

 Dengan demikian, personel senantiasa harus melakukan

improvement berkelanjutan terhadap proses dan sistem untuk

menjadikan sempurna produk dan jasa yang dihasilkan,

(47)

APA YANG KITA BAHAS

SEKARANG?

1.

Opening remark

2.

3.

4.

a) Paradigma

b) Keyakinan dasar

c) Nilai dasar

5.

(48)

NILAI DASAR



Kejujuran



Kerendahan hati



Kerja keras



Kesabaran



Keterbukaan



Keberanian

(49)

KEJUJURAN



Honesty is our ability to see thing as it is



To solve a problem is by solving the problem



Alternatives:



To solve a problem by running away from the problem



To solve a problem by pretending that the problem doesn’t exist



To solve a problem by hoping that the problem will vanish as time passing by

(50)

KERENDAHAN HATI

 Kerendahan hati adalah kemampuan untuk mengakui dan menerima kelebihan orang lain

 Diperlukan kerendahan hati dalam belajar, karena dalam belajar orang harus mengakui bahwa ia tidak tahu dan ia perlu belajar lebih banyak.

 Dalam belajar orang dapat menjadikan siapa saja gurunya, baik dari personel yang baru masuk kerja sampai yang sudah pensiun, dari

personel bawahan sampai kawan sekerja, dari personel kantor sampai personel pabrik.

 Diperlukan kerendahan hati untuk menjadikan siapa saja guru kita dalam melakukan improvement berkelanjutan.

 Bahkan pesaing pun perlu dihormati, karena kalau perusahaan dapat mencapai suatu improvement, pesaing pun dapat mencapainya.

(51)

KERJA KERAS



Continuous improvement memerlukan

penghargaan tinggi terhadap kerja keras

yang tidak kenal lelah.



Improvement berkelanjutan memerlukan

semangat untuk bereksperimen, dan

eksperimen selalu mengandung

kemungkinan gagal. Penghargaan tinggi

terhadap kerja keras dapat mencegah

(52)

KESABARAN

 Kesabaran adalah kemampuan seseorang untuk menerima kelainan yang terjadi dalam diri orang tersebut untuk jangka waktu panjang.

 Di dalam paradigma improvement berkelanjutan, orang

didorong untuk melakukan eksperimen dalam improvement terhadap proses dan sistem.

 Setiap eksperimen mengandung kemungkinan gagal. Personel harus memiliki kemampuan untuk menerima kegagalan, karena kemampuan ini yang mengantarkan mereka menuju keberhasilan eksperimen menghasilkan

improvement.

 Kesabaran adalah kemampuan seseorang di dalam menerima kegagalan dalam jangka panjang.

(53)

OPEN-MINDEDNESS

 Keterbukaan terhadap hal yang baru merupakan nilai yang

perlu dijunjung tinggi oleh seluruh personel perusahaan, untuk menjadikan mereka senantiasa mampu membaca setiap

perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis yang mereka hadapi.

 Nilai keterbukaan terhadap hal yang baru memungkinkan organisasi melakukan penggeseran paradigma, jika kondisi lingkungan memerlukan penggeseran tersebut.

 Pergeseran paradigma merupakan awal improvement yang akan diimplementasikan oleh perusahaan.

 Keterbukaan terhadap sesuatu yang baru dilandasi oleh

kejujuran dalam melihat kenyataan, keberanian, kerendahan hati, luasnya wawasan dan pengetahuan (knowledge) yang dikuasai oleh personel perusahaan.

(54)

KEBERANIAN (1)



Keberanian adalah keteguhan hati seseorang dalam

mempertahankan pendirian, keyakinan, prinsip, visinya; keteguhan hati dalam mengambil posisi.



Keberanian juga berarti kemampuan untuk mengubah

pikiran; kemampuan untuk mengatakan, “Saya tidak tahu, namun saya akan mencari jawabannya;” kemampuan untuk mengakui bahwa dirinya tidak sempurna; kemampuan untuk tetap belajar, tidak puas dengan sukses yang telah dicapai; kemampuan untuk meletakkan prinsip di atas prasangka dan di atas expediency (cari mudahnya saja).

(55)

KEBERANIAN (2)



Keberanian adalah kapasitas untuk tetap maju dengan

adanya ketakutan dan penderitaan yang menyertainya.



Keberanian bukan berarti bebas dari adanya ketakutan,

karena ketiadaan rasa takut merupakan suatu jenis kerusakan otak.



The land of excellent is safely guarded from unworthy

intruder. At the gates stand two fearsome sentries—risk and learning. The keys to entrance are faith and courage.



Jika personel memiliki visi untuk menjadikan perusahaannya

unggul di masa yang akan datang, mereka perlu menyadari bahwa mereka harus melakukan perjalanan yang jarang

(56)

KEBERANIAN (3)



Karena kebanyakan orang akan enggan mengayunkan langkah

pertama, setelah mengetahui risiko yang akan mereka hadapi selama perjalanan dan setelah mengetahui pengorbanan yang harus dilakukan dalam perjalanan.



Atau mereka kebanyakan gagal dalam langkah-langkah awal

perjalanan mereka karena:



tidak mampu belajar dari kegagalan yang mereka alami,



tidak memiliki keyakinan dasar yang kuat mengenai

kebenaran visi mereka dan tidak memiliki keberanian,

padahal keyakinan dan keberanian inilah yang merupakan kunci menuju ke pintu gerbang keunggulan,



tidak memiliki kesabaran dalam perjalanan mewujudkan visi

(57)

The world is full of starters but

few finishers.

(58)

It is the first step that stop most

people.

(59)

APA YANG KITA BAHAS

SEKARANG?

1.

Opening remark

2.

3.

4.

a) Paradigma

b) Keyakinan dasar

c) Nilai dasar

5.

(60)

PERWUJUDAN CONTINUOUS

IMPROVEMENT MINDSET



Organisasi sebagai destabilizer



Peran manajer



De-jobbed organization



Teamwork



Cross-functional approach



Kualitas, Keandalan, Kecepatan, Efisiensi

Biaya

(61)

Organisasi sebagai

(62)

HAKIKAT TUJUAN

PEMBANGUNAN ORGANISASI



Organisasi pada hakikatnya dibangun untuk menciptakan

perubahan



Namun dalam perjalanan hidupnya, organisasi seringkali

berubah sebagai alat untuk mempertahankan status quo



Organisasi didesain sebagai destabilizer— creative

(63)

ORGANISASI SEBAGAI

DESTABILIZER



Didesain dengan struktur yang fleksibel untuk

menghadapi perubahan lingkungan bisnis. Struktur

lebih datar (flatter) dan virtual organization merupakan

struktur yang pas dengan lingkungan bisnis yang turbulen.



Dipimpin oleh leader yang memiliki kemampuan untuk

(64)

ORGANISASI



STRUCTURE:Flatter and Virtual



CAPABILITY:



Learning capability



Capacity for change



Accountability



ACCOUNTABILITY:



The art of progress is to preserve change

amid order and to preserve order amid

change

(65)

(66)

PERAN MANAJER



Peran lama manajer: sebagai boss yang bertanggung jawab untuk mempertahankan status quo dan mengendalikan

bawahannya



Peran baru manajer: sebagai coach bagi karyawan yang bertanggung jawab untuk menantang status quo dan untuk

menjadikan produktif knowledge yang dikuasai oleh karyawan.



Pekerjaan yang bersifat kreatif tidak dapat diawasi dengan

menggunakan aturan dan jenjang organisasi sebagaimana pekerjaan-pekerjaan yang secara berwujud dapat diamati, seperti pengoperasian mesin-mesin mekanik.



Pekerjaan kreatif hanya dapat diawasi melalui perumusan visi

organisasi dan melalui penanaman values ke dalam diri personel.

(67)

Kompetensi untuk mengelola perubahan Kompetensi untuk memberdayakan karyawan Kompetensi untuk menerapkan MAT

PERAN BARU MANAJER

Desain dan implementasi sistem untuk

memungkinkan personel berkompeten dalam melakukan improvement

(68)

MANAGEMENT ACCOMPLISHMENT

TOPOGRAPH: MANAJER PUNCAK

(69)

MANAGEMENT ACCOMPLISHMENT

TOPOGRAPH: OPERATOR

(70)

SIKLUS PERUBAHA N TRANSFOR-MATIONAL Keinginan Visi Percobaan Wawasan Konfirmasi Sinergi Penguasaan Rutinisasi Stagnasi Tahap Pemicuan Tahap Ketidakpastian Tahap Transformasional Tahap Rutinisasi Ilusi Panik Kehabisan tenaga Takut gagal

(71)

DE-JOBBED ORGANIZATION

 Continuous improvement mindset menuntut knowledge workers

bekerja berdasarkan kreativitasnya.

 Perusahaan akan berpindah dari perubahan yang satu ke

perubahan yang lain, mengikuti trend perubahan lingkungan bisnis yang turbulen.

 Dalam kondisi seperti ini, tidak mungkin perusahaan menyusun deskripsi pekerjaan untuk personelnya. Di samping itu, pekerjaan kreatif tidak dapat dibuatkan job description.

 Oleh karena itu, organisasi masa yang akan datang akan berubah menjadi de-jobbed organization—suatu organisasi yang pekerjaan personelnya tidak dibuatkan deskripsi pekerjaan (job description).

(72)

TEAMWORK



Organisasi harus dikelola berdasarkan kerja tim untuk

menghadapi perubahan.



Perusahaan perlu membentuk dua macam tim:: tim masa

depan dan tim masa kini.



Tim masa depan bertanggung jawab untuk menghasilkan

inovasi, sedangkan tim masa kini bertanggung jawab

untuk mengelola inovasi yang dihasilkan oleh tim masa depan.



Teamwork akan menjadi bentuk organisasi pekerjaan

yang cocok untuk melaksanakan improvement berkelanjutan.

(73)

CROSS-FUNCTIONAL TEAM

 Pendekatan lintas fungsional ini merupakan pendekatan organisasional di

dalam memberikan layanan kepada customer.

 Dalam pendekatan ini pekerjaan diorganisasi menurut sistem yang

digunakan oleh perusahaan di dalam menghasilkan value bagi customer.

 Setiap sistem ditunjuk case manager yang bertanggung jawab atas layanan

jasa kepada customer. Setiap sistem dijalankan oleh sebuah tim yang dipimpin oleh case manager. Anggota tim berasal dari berbagai fungsi,

namun di dalam tim mereka bekerja bersama untuk menghasilkan value bagi

customer melalui sistem tertentu. Oleh karena tim dipimpin oleh case

manager, fokus tim dapat dipusatkan terhadap layanan kepada customer.

 Oleh karena kebutuhan customer senantiasa mengalami perubahan,

cross-functional team dengan cepat dapat memberikan respon terhadap

perubahan tersebut, karena anggota tim tidak lagi terikat pada organisasi fungsionalnya, namun berorientasi kepada pemuasan kebutuhan customer.