ORGANISASI BISNIS
Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi
Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. sistem – sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik yaitu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin, dan uang) dialokasikan ke berbagai area – area fisik perusahaan-anak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang, dan seterusnya.
ORGANISASI LAYANAN INFORMASI Sumber Daya Informasi
Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya berlokasi di layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.
Spesialis Informasi
Spesialis informasi pada awalnya meliputi analisis sistem, programmer, dan operator. Kemudian ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan web master.
Analis Sistem
Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem – sistem baru dan memperbaiki sistem – sistem yang sudah ada. Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah – masalah tersebut.
Administrator Basis Data
Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data tersebut sebagai administrator basis data (database administrator-DBA). Tugas DBA terbagi dalam empat area utama: Perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.
Webmaster
halaman yang lain. Informasi seperti ini dan urut – urutan halaman yang diakses bersama – sama dengan jumlah waktu yang dihabiskan pada setiap halaman web dapat mengarah pada rancangan situs yang berbeda. Relasi denga pelanggan dapat sangat ditingkatkan denga situs web yang beroperasi sepanjang hari, setiap hari, namun rancangan situs web yang buruk dapat dengan cepat menghapus semua keuntungan tersebut.
Spesialis Jaringan
Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang – bidang komputasi maupun telekomunikasi. Memlihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi – aplikasi berbasis web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar komunikasi terjadi diluar batasan perusahaan.
Programmer
Programmer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programmer., menciptakan suatu posisi analis programmer.
Operator
Operatot menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpanan data, serta melakukan tugas – tugas lain yang serupa.
Semua spesialis informasi diatas pada umumnya digabungkan dengan perwakilan – perwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang mengembangkan sistem. Para spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam memelihara sistem setelah sistem tersebut diimplementasikan.
STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI
Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit – unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.
Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi
oleh seorang manajer. Unit – unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan.
Selama tahun 1970-an dan 1980-an, beberapa perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit – unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan.
Struktur Organisasi Inovatif
Hal yang didasari selama tahun 1990-an adalah bahwa sentralisasi maupun desentralisasi memiliki keunggulannya masing – masing. Perusahaan – perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi secara sentral”. Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang kepada unit IS komporat untuk mengambil keputusan – keputusan yang berhubungan dengan infrastruktur IT, dan wewenang kepada area – area bisnis utuk mengambil keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area mereka masing – masing. Struktur ini memiliki kesulitan karena dua alasan. Pertama, IT kini memainkan peranan yang lebih besar di perusahaan daripada di masa lalu. Kedua, perubahan teknologi yang pesat menuntut agar struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan.
Sebagai respon atas kebutuhan ini, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif yang disebut model sekutu (partner model), model platform (platform model), dan model terskala (scalable model). Basis dari model sekutu adalah bahwa layanan informasi bekerja dengan area – area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Beberapa perusahaan, khususnya yang beroperasi secara siklus memiliki kebutuhan untuk dapat menyesuaikan dengan cepat tingkat sumber daya informasi yang dimilikinya untuk merespon kondisi pasar. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang – peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum.
KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR
Diakhir tahun 1970-an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama.
Dampak pendidikan komputer. Selama awal tahun 1980-an, dampak program – program pendidikan komputer yang baik di sekolah – sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan – perusahaan industry mulai terlihat. Jajaran manajemen, terutama di tingkat yang lebih rendah mulai diisi dengan orang – orang yang memiliki keahlian komputer yang baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer – manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi dan teknologinya.
Antrean layanan informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani. Situasi ini menjadi suatu hal yang sangat penting selama awal 1980-an, ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutan – tuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan sistem kepada layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memberikan respon yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna, dan antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh komputer. Beberapa pengguna harus menunggu dua atau tiga tahun sebelum pekerjaan mereka selesai dari antrian.
Murahnya peranti keras. Selama periode yang sama, pasar dibanjiri oleh komputer mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan taksi.
Peranti lunak siap pakai. Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas – tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengambilan keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan perusahaan dan pengguna – pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.
PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI
Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan suatu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif.
Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir EUC memberikan dua manfaat utama:
Menyamakan kemampuan dan lantangan. Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan vang lebih baik di area area tersebut. Spesialis yuga memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sistem yang sudah la-bidang tanggung iatrab yang cutup penting.
Mempersempit jarak komunikasi Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Penssuna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi komputasi Kombinasi antara pendidikan komputer, teknologi berbiaya rendah, dan peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem. Sebaliknya, spesialis informasu, adalah pakar dalam bidang teknologi, namun kurang memiliki pengetahuan dalam area masalah Ketika pengguna mengaplikasi mereka sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunilasi karena tidak ada kebutuhan untuk berkomunikasi. Demikian pula ketika pengguna mengembangan sebagian dari sistem mereka, jarak ini akan menyempit.
Manfaat manfaat di atas akan menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik daripada yang dihasilkan oleh spesialis informasi yang mencoba untuk melakukan sendiri sebagian besar pekerjaan.
Risiko Komputasi Pengguna Akhir
Sebaliknya, ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan menghadapkan perusahaan kepada sejumlah risiko
Sasaran sistem yang buruk. Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain. seperti secara inanual.
menjalankan sistem, nereka cenderung mengabaikan kebutuhan untuk mendokumentasikan rancangannya sehingga sistem tidak dapat dipelihara.
Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien. Ketika tidak terdapat kendali pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak. perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan Pengguna akhir dapat pula "melakukan pengulangan" dengan mengembangkan sistem yang sebelumnya pernah dikembangkan oleh layanan informasi atau pengguna akhir yang lain. Hilangnya integritas data. Pengguna akhir bisa jadi tidak menjalankan kehatian- hatian yang diperlukan dalam memasukkan data ke dalam basis data perusahaan Pengguna pengguna lain kemudian menggunakan data yang salah in dengan berasumsi data tersebut akurat. Hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer mengambil keputusan yang salah
Hilangnya keamanan. Pengguna akhir dapat tidak menjaga data dan peranti lunak mereka. Penjahat komputer dapat memperoleh akses ke sistem dan merugikan perusahaan dalam banyak hal. Meningkatnya penggunaan jaringan menjadikan keamanan semakin penting artinva.
Hilangnya kendali. Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan komputer bagi perusahaan.
Karena potensi manfaat vang dimilikinya, perusahaan harus mengembangkan suatu nna strategis sumber dava informasi yang memungkinkan l berkembang dan buh subur. Sedangkan unluk risikonya, jenis-jenis pengendalian yang telah bekerja begitu baik di layanan iniormasi juga hirus diterapkan pada area - area pengguna.
KRITERIA PENDIDIKAN, PENGETAHUAN, DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN UNTUK KARIER DI BIDANG LAYANAN INFORMASI
Pengembangan sistem informasi menbutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu. Spesialis informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinu. Pengguna menerapkannya ketika mereka pernah ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.
Pengetahuan Pengembangan Sistem
Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal ataupun melalui upaya sendiri seperti membaca dan mengamati jenis pengetahuan yang memungkinkan seseorang memberikan kontribusi dalam upaya-upaya pengembangan sistem meliputi pengetahuan komputer, pengetahuan informasi, dasar-dasar bisnis, teori sistem, proses pengembangan sisteni, dan pembuatan model sistem.
langkah proses pemecahan masalah-di mana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membagi dengan orang lain Meskipun pengetahuan informasi tidak membutuhkan pengetahuan komputer secara absolut, keduanya akan saling membantu dalam memberikan alat yang bermaniaat bagi para pemecah nuasalah.
Keahlian Pengembangan Sistem
Dengan cara yang sama kita dapat mengidentifikasi jenis-jenis keahlian pengembangan yang berbeda dan memiliki arti yang penting. Meskipun keahlian-keahlian ini dapat dipelajari, setiap individu biasanya memiliki kemampuan masing-masing yang berbeda yang berasal dari bakat alamiah , dan proses pembelajaran yang menyempurnakan. Keahlian pengembangan sistem meliputi keahlian berkomunikasi, kemampuan analitis, kreativitas, dan kepemimpinan.
Keahlian komunikasi (communications skills) melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan nienggunakan komunikasi lisan, tulisan, atau gambar Kemampuan analitis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respons alau solusi Kreativitas adalah penciptaan ide atau solusi baru vang sepenuhnya separuhnya baru. Kreativitas terutama bermanfaat di saat tidak terdapatnya pengalaman alau pengetahuan yang diperoleh dari mempelajari suatu fenomena yang serupa. Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya. Bagi manajemen umum, hal ini mungkin merupakan keahlian yang paling penting, namun juga penting bagi para spesialis iilormasi karena mereka terlibat dalam pengelolaan suatu proyek pengembangan sistem Tabel 42 menunjukkan arti penting secara relatif dari keahlian keahlian di atas bagi manajemen umum, staf profesional dan administrasi, seria spesialis informasi
MENGELOLA PENGETAHUAN YANG DITUNJUKKAN OLEH SUMBER DAYA INFORMASI PERUSAHAAN
Di Bab 2, kita telah mengidentifikasikan sumber daya informasi perusshan yang meliputi peranti keras, peranti lunak, spesialis informasi. pengguna, fasilitas, basis data dan informasi. Beberapa sumber daya di atas mencerminkan gudang-gudang penyimpanan pengetahuan yang berharga. Peranti lunak menyimpan pengetahuan dalam bentuk proses dan prosedur perusahaan. Basis data menyimpan pengetahuan dalam bentuk data dan informasi yang mencerminkan sumber daya dan operasi fisik perusahaan. Pengguna dan spesialis informasi menyimpan pengetahuan dalam bentuk-bentuk yang sebelumnya telah dibahas-pengetahuan komputer dan informasi, dasar-dasar bisnis, serta teori pengembangan, dan pembuatan model sistem.
OTOMATISASI KANTOR
Ketika kita melacak kembali jalan yang telah ditempuh oleh komputasi bisnis selama 50 tahunan sejarahnya, kita sering kali menemui istilah otomnlisasi kantor (ofice automation) Dilihat dari nananya, otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor. otomatisasi kantor dapat dilacak kembali hingga awal tahun 1960-an, ketika l memperkenalkan istilah pengolahan kata (ward processing) untuk menyatakan suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata. Lalu, teknologi teknologi lain seperti e-mail penanggalan elektronik, konferensi video, dan desktop plaulshing diterapkan pada pekerjaan kantor, dan bersama-sama disebut sebagai otomatisasi kantor Otomatisasi kantor (office nutomation-oA) meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan konumikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan
Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial
Aplikasi-aplikasi OA pertama sebelumnya dimaksudkan untuk mendukung pegaw bagian sekretariat dan admin Pengolah kata, e-mail, faks, dan penanggala elektronik adalah contoh-contohnya. Seiring dengan semakin bertambahnya pengetahua komputer di kalangan nanajer dan profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapa menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi. Merek mulai menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dengan pemecah masalah lainnya nenggunakan penanggalan elektronik untuk nienjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakakan konferensi video untuk menghubungkan para pemecah masalah di wilayah geografis yang luas, dan seterusnya. Dewasa ini, kalangan manajer dan profesional memiliki klaim atas aplikasi OA sama halnya dengan pegawai sekretariat dan administratif.
KANTOR MAYA
Kemampuan OA untuk menghubungka orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan, OA bahkan membuat pekerjaan kantor tidak harus dikerjakan di kantor Sebagai gantinya. pekerjaan seperti itu dapat dilakukan di manapun karyawan berada-di suutu kantor maya. Konsep kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kera tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.
Telecommuting
sepertinya merupakan satu cara rang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik "pergi ke tempat kerja. Di antara telecommuter yang pertama adalah ilmuwan-ilmuvan komputer seperti programer sistem, yang menyadari bahira mereka dapat membuat produk-produk peranti lunaknya di rumah atau di perahu layar dengan sama baiknya seperti di kantor.
Keuntungan terbesar relecommuting bagi karyawan adalah neksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi. Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya akan memberikan perhatian yang lebih besar pada kebutuhan komunikasi para telecommuneter jika dibandingkan dengan lingkungan kantor biasa, di mana sebagian besar informasi dikomunikasikan dalam percakapan informal dan melalui observasi.
Namun keuntungan-keuniungan di atas diimbangi pula oleh beberapa kerugian yang nyata. Pertams, karena sifatnya yang terisolasi, karyawan yang melakukan telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting. Kerugian lainnya adalah kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir. Karena pekerjaan karyawan dilakukan terpisah dari operasi perusahaan, karyawan bisa berpikiran bahwa semua orang yang bekerja dengan sebuah komputer dan modem akan dapat melakukan pekerjaan mereka dan mereka dapat mejadi korban dari suatu pemecatan elektronik Meskipun karyawan tersebut tidak dipecat, mereka khawatir bahwa dengan tidak menjadi bagian dari suatu organisasi fisik maka peluang kemajuan karier mereka akan terganggu Kerugian ketiga adalah meningkatnya ketegangan keluarga Pasangan dapat memandang pekerjaan sebagai suatu kesepakatan kerja yang digunakan untuk nenghindari tanggung jawab keluarga. Batasan antara tanggung awab rumah dan kantor dapat dengan nudah menjadi kabur.
Hoteling
Fokus teleconimuting yang pada awalnya hanya terbatas pada beberapa kelas pekerja kantor tertentu saja yang dapat nielakukan pekerjaan mereka di rumah. telah meluas hingga meliputi seluruh karyawan yang hanya datang ke kantor bilamana dibutuhkan. Konsep ini diberi nama hoteling, dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan nenyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapal dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.
Karyawan menggunakan lasilitas terpusat ini dengan cara yang sama seperti jika mereka menggunakan sebuah hotel ketika sedang bepergian. Karyawan melakukan reservasi atas fasilitas dengan sumber daya dukungan tertentu, berdasarkan atas pekerjaan yang harus dilakukan. Agar visi ini dapat tercapai, fasilitas kantor terpusat harus dikelola oleh pegawai pendukung yang memadai dan menawarkan teknologi yang dibutuhkan
