Dasar dasar Negosiasi dalam Bisnis Ritel

(1)

Disiapkan untuk Program PELATIHAN RITEL GRATIS Bagi Peningkatan Karir Ritel Bagi Peningkatan Karir Ritel

By Asep ST SUJANA, MRI | Konsultan Ritel Madani © Madani Retail Indonesia, 2008 - 2011

 Dasar-dasar Negosiasi dalam Bisnis Ritel  Klausa Negosiasi dalam Bisnis Ritelausa egos as da a s s te

(2)

 Pengertian dan Manfaat Negosiasi  Dasar-dasar Negosiasiasa dasa egos as

 Proses Negosiasi

(3)

 To negotiate; merundingkan, membicarakan kemungkinan tentang suatu kondisi menawar kemungkinan tentang suatu kondisi, menawar,  Negotiable; dapat dirundingkan, dapat

dibicarakan, dapat ditawar

 Negotiation; proses / aktivitas untuk merundingkan. dst

 Negosiasi adalah suatu bentuk pertemuan bisnis antara 2 pihak atau lebih untuk mencapai suatu kesepakatan bisnis mencapai suatu kesepakatan bisnis

 Negosiasi merupakan proses transaksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir (kesepakatan);

 Negosiasi merupakan perundingan dua pihak dimana ada proses memberi dan menerima, proses tawar menawar, dsb menerima, proses tawar menawar, dsb

(4)

 Untuk mendapatkan kata sepakat

(agreement); yang didalamnya terkandung g ; y g y g kesamaan persepsi

 Tercapainya kondisi, penyelesaian (solution), agreement yang saling menguntungkan (win-win) bagi kedua belah pihak

 Kerjasama, saling pengertian, proses transaksi, dst,

 Pengembangan pasar, peningkatan penjualan,

(5)

 Negosiasi dan Proses Komunikasi

 Negosiasi dan Proses Pengambilan Keputusanegos as da oses e ga b a eputusa  Negosiasi adalah Pertandingan / Pertarungan

/ Medan Perang

 Negosiasi >> proses komunikasi, (penyampaian gagasan > penyamaan (pe ya pa a gagasa pe ya aa persepsi > persuasi > kesepakatan)  Negotiator > komunikator yang efektif

(6)

 Negosiasi >> proses pengambilan keputusanp

(negotiator > wakil organisasi / perusahaan > otoritas / kewenangan untuk mengambil keputusan dalam proses negosiasi)

 Proses >> pengumpulan informasi, > evaluasi alternatif, > memilih alternatif > memutuskan pilihan > disepakati kedua belah pihak

(7)

 Faktor Kunci dalam Negosiasi  Bagan Alur Proses Negosiasiaga u oses egos as  Persiapan Negosiasi

 Mempengaruhi Pihak Lawan, dan Memenangkan Permainan

 Bargaining Power; atau kekuatan tawar-menawar yang ditentukan oleh penguasaan informasi dan purchasing power,

informasi dan purchasing power,

 Information; berkaitan dengan penguasaan informasi pasar perusahaan sendiri (trends, competition, and positioning), dan informasi tentang perusahaan lawan-negosiasi,

 Negotiation Skill; meliputi presentation skill, lobbying, persuasion, debating, arguing, dan

b i

sebagainya,

(8)

Negotiation Skills Negotiation Skills

i

a

Bar gai ni ngPower

c

d

c

a

i

Bar gai ni ng Power

Commitment Commitment

Gentlemen Agreement

 Menggali Informasi

 Mentargetkan Hasil Negosiasie ta get a as egos as  Konsolidasi Team Negotiator  Agenda Pertemuan

(9)

 Informasi tentang Produk-produk / Jasa yang di-negosiasi-kan,

y g g ,

 Informasi tentang kondisi pasar dari produk tersebut; harga jual di pasaran, segmen pasar, peta persaingan, trend penjualan, program promosi dan advertising,

 Informasi tentang team perunding (negotiator) dari perusahaan lawan

negosiasi, tingkat otoritas-nya serta profile perusahaannya

 Tetapkan target yang ingin diperoleh dari proses negosiasi, targetkan kondisi ideal

p g , g

semaksimal mungkin,

 Menetapkan batas toleransi dari hasil terendah dengan kondisi terburuk yang masih diterima, sebagai acuan apabila kondisi ideal tidak bisa diperoleh,

N bj i l f il

(10)

 Menetapkan personnel team negotiator, menunjuk koordinatorj

 Lakukan pertemuan pembekalan untuk menyampaikan segenap informasi yang perlu, menyamakan persepsi, merancang strategi dan taktik

 Yakinkan bahwa Anda datang pertemuan negosiasi dengan memusatkan pikiran pada hasil dan datang dengan penuh

kepercayaan diri

 Susun Agenda Pertemuan sebaik mungkin, sesuai dengan strategi dan taktik yang telah sesuai dengan strategi dan taktik yang telah ditetapkan.

(11)

 Persiapkan seluruh bahan (data, slides,

makalah, form agreement, etc.) dan alat yang , g , y g dibutuhkan (OHP, In-focus, etc.), dengan mempertimbangkan segenap kemungkinan  Pada saatnya meeting, pastikan seluruh

dokumen dibawa

 Pastikan Anda membawa CALCULATOR

 Atur waktu yang baik dan leluasa untuk pertemuan, sehingga tidak ada gangguan dan konsentrasi terpecah; misalnya jangan dan konsentrasi terpecah; misalnya jangan atur waktu pada jam menjelang pulang kantor pada hari menjelang weekend.

 Tetapkan tempat yang memadai dan sesuai dengan maksud pertemuan dan mudah dijangkau sehingga pertemuan bisa dilakukan tepat waktup

(12)

 Konfirmasikan kembali jadwal pertemuan yang sudah disepakati untuk memastikan ada

y g p

atau tidaknya perubahan waktu

(13)

 Kontrak Dagang (Trading Term); Kenapa PERLU?

 Kondisi UMUM / REGULAR  Kondisi PROMOSI

 Kondisi PEMBUKAAN  Beberapa POINT PENTING

(14)

 Informasi Umum (Data Supplier)  Kondisi Item Barango d s te a a g

 Kondisi Harga Barang

 Kondisi Pemesanan Barang  Pembayaran (TOP)

 Rabat Penjualan

(15)

 Opening Discount  Opening TOP Ope g O

 Opening Free Goods

1. Item TERBAIK 2. Harga TERBAIK

3 DENGAN Masa berlaku TERBAIK 3. DENGAN Masa berlaku TERBAIK 4. DARI Supplier TERBAIK

5. Retailing : SELL TODAY PAY LATER 6. Volume Discount

7. Harga PROMOSI 8. End GONDOLA 9 Kompensasi IKLAN 9. Kompensasi IKLAN 10. Event BESAR

(16)

 Top Items / Brand, Top Turn Over;  Top Sales, Top Cash Flow, p , p ,

 MARGIN lebih BAIK

 Memudahkan konsumen Mencari Barang Kebutuhannya

 Membantu Supplier meningkatkan Produktifitas

Caranya?

 Sortir / pilah item barang / merek barang

 Sortir / pilah item barang / merek barang berdasarkan jumlah / volume penjualannya;

 Lakukan Analisis PARETO (20 – 80 atau 15 – 20 – 65), yang akan menunjukkan 20% / 15% dari keseluruhan item yang

(17)

 Harga TERBAIK, Margin BAGUS  Harga BERSAINGa ga S G

 Posisi Pasar LEBIH BAIK

Caranya?

D tk HANYA H TERBAIK

 Dapatkan HANYA Harga TERBAIK

 Persaingkan HARGA Barang dari Supplier yang SEJENIS

 Cek STRUKTUR HARGA, Perkirakan Harga BELI;

 Cek Harga PASAR cek PRICE LIST perkirakan  Cek Harga PASAR, cek PRICE LIST, perkirakan

(18)

 Lebih lama waktu untuk Kondisi TERBAIK;  Harga lebih BERSAING;

 Harga lebih BERSAING;

 Menghindari Perubahan HARGA tanpa Pemberitahuan.

Caranya

?

 Mintakan Supplier untuk mencantumkan pp jangka waktu harga pada Price List; atau

 Tentukan dengan Supplier memberikan Pemberitahuan PERUBAHAN HARGA jauh sebelum mulai berlaku;

(19)

 Semakin dekat dengan ASAL /SUMBERnya, Harga MAKIN BAGUSg

 Hindari BROKER, potong jalur, pangkas biaya yang tidak perlu;

 Peluang untuk dapat Wholesaler’s MARGIN.

Caranya?

G b k J l DISTRIBUSI  Gambarkan Jalur DISTRIBUSI  Check the ITEM status;

 Check SUPPLIER status;

(20)

 Prinsip dasar retailing, “SELL TODAY, PAY LATER”.

 Longer TERM OF PAYMENT, Better Cash FLOW  Dapatkan LEVERAGE dari perputaran barang  Greater FINANCIAL MARGIN

Caranya?

 Mintakan Tempo Pembayaran selama  Mintakan Tempo Pembayaran selama

mungkin;

 Mintakan, jika TUNAI, berapa Cash Discount TERBAIK yang mungkin;

(21)

 Bila ada peluang untuk order dalam jumlah besar, usahakan untuk mendapat diskon

b h b k ki

tambahan sebanyak mungkin;

 Order Lebih Besar, Lebih Efisien bagi Supplier;  Minta Supplier untuk BERBAGI Efisiensi yang

diperolehnya dengan kta; dalam bentuk Diskon Tambahan.

Caranya?

 Check HISTORICAL SALES DATA  Check HISTORICAL SALES DATA  Cobalah untuk buat estimasi DOBEL

dibanding biasanya; pada tingkat stock-day yang wajar dibandingkan dengan TOP-nya;  Selalulah minta tambahan diskon atas

(22)

 Harga PROMO >> Harga KHUSUS  Harga Beli TERBAIK >> HJ TERBAIK

 HJ BAIK >> Kesan Tingkat HARGA BAGUS >> Jumlah Penjualan MENINGKAT >> Jumlah Nilai MARGIN juga MENINGKAT, secara agregat.

Caranya ?

 Dapatkan Harga PROMOSI yang Terbaik;  Dapatkan Harga PROMOSI yang Terbaik;

 Mintalah Harga PROMOSI Khusus untuk Toko ANDA;

 Mintalah juga Kondisi yang sama diberikan untuk TOKO LAIN;

(23)

Caranya ?

 Minta juga TOP khusus (lebih lama dari biasa) untuk order khusus ANDA;

 Rancang berbagai bentuk PROMOSI, jangan terpaku pada promosi harga jual;

 Berusahalah untuk mendapat program pendukung promosi, seperti gimmick, gift voucher, wet sampling, dan sebagainya untuk MENDONGKRAK PENJUALAN.

 End GONDOLA adalah tempat paling ideal untuk display barang PROMOSI

b k l k

 Jangan biarkan Supplier menggunakan tempat tersebut untuk mengekspose barangnya, tanpa sewa.

 Tidak ada tempat dalam toko kita yang TANPA POTENSI PENJUALAN;

 Jadi MINTALAH FEE dari supplier walaupun

(24)

Caranya ?

 Set SETIAP END GONDOLA hanya UNTUK BARANG O OS b k k G

PROMOSI, bukan untuk pajangan REGULAR;

 Set Agenda PROMOSI untuk Mengisi barang

Promosi di END GONDOLA, Tahunan, Bulanan; (bisa merupakan bagian dari keseluruhan AGENDA

PROMOSI TAHUNAN);

 Set Tariff SEWA EG yang Kompetitif;

 Set Tariff tersebut sebagai TRADE OFF terhadap

 Set Tariff tersebut sebagai TRADE OFF terhadap Masa Sewa >> Dapatkan Hasil Maksimal.

 Beriklan untuk TOKO ANDA >> Beriklan tentang APA YANG ANDA JUAL;

B ikl t k ACARA PROMO ANDA

 Beriklan untuk ACARA PROMO ANDA >> Peningkatan CITRA MEREK dari barang ANDA JUAL;

(25)

Caranya ?

 Set IKLAN PROMOSI sebagai aktifitas terpadu

d l h d h

dengan Keseluruhan Agenda Promosi Tahunan, Bulanan;

 Berfungsi sebagai Informasi / Pengumuman Aktifitas PROMO TOKO ANDA >> Brosur, Leaflet, dan lainnya

 Seleksi MEREK TERLARIS, ITEM TERLAKU, dan set dengan Harga JUAL MENARIK;

 Mintalah supplier untuk MEMBANTU MEMBAYAR

 Mintalah supplier untuk MEMBANTU MEMBAYAR BIAYA IKLAN & FEE untuk TAMPILAN CITRA MEREK;

 Kalo perlu PERSAINGKAN dengan Saingan MEREK dagangnya.

 Rancang Big Events sebagai LADANG untuk mendapatkan INCOME TAMBAHAN; fees, discount free goods free sampling etc discount, free-goods, free-sampling, etc. yang KESEMUANYA diberikan KHUSUS untuk TOKO ANDA;

 Misal, ULTAH TOKO ANDA dan PEMBUKAAN TOKO BARU

(26)

HOW to?

 Rancang organisasikan dan sosialisasikan

 Rancang, organisasikan dan sosialisasikan dengan sebaik mungkin;

 Set TARGET;

 Maksimalkan dukungan IKLAN PROMOSI;

 Libatkan PARTISIPASI dan DUKUNGAN setiap bagian dalam TOKO ANDA;

bagian dalam TOKO ANDA;

 Libatkan PARTISIPASI dan DUKUNGAN segenap Supplier;

 Merupakan bentuk KOMITMEN dan DUKUNGAN Supplier;pp ;

 Merupakan bentuk PENGHARGAAN kepada TOKO sebagai Penjual;

 Bahasakan sebagai INSENTIF atas PENJUALAN;  Akan merupakan TAMBAHAN atas Margin

(27)

Caranya ?

 Tempatkan sebagai POINT TERPENTING yang

h d d l TRADING TERM

harus ada dalam TRADING TERM;

 Negosiasikan dalam bentuk % dari Total Net Purchase, Annual / Tahunan;

 Jangan TERIMA tawaran RABAT atas dasar item tertentu saja;

Caranya ?

 Pilah RABAT tersebut sebagai RABAT TETAP dan KONDISIONAL, keduanya harus muncul di Trading Term; Tekankan untuk mendapatkan salah satu dari keduanya.

 Prioritaskan RABAT TETAP;

 Lakukan EVALUASI pencapaian RABAT

(28)

 Secara KREATIF, pikirkan tentang

kemungkinan untuk dapat income / fee g p dalam bentuk LAIN dan atau dari SUMBER LAIN;

 Contohnya; Fee untuk Item COC, Block Shelving, Eye Level Items, dan sebagainya;  Kuncinya, SELALU KREATIF …

Kunci Sukses

Disiapkan untuk MADANI MART INDONESIA TRAINING PROGRAM

Kunci Sukses

(29)

1. Avoid Non-Competence Negotiatorp g

2. Actively Listen

3. Asking More Question

4. Avert to Open The Figure First

5. Aligning the Thinking of Benefits

6 Asking The Best Offering

6. Asking The Best Offering

7. Ask for The Alternatives

8. After The Meeting

1. Avoid Non-Competence

Negotiator

 Ask for Best Negotiator

Usahakan untuk bernegosiasi HANYA dengan orang yang KOMPETEN >> DECISION MAKER; orang yang KOMPETEN >> DECISION MAKER;

 Best Negotiator, Best Result;

Orang yang paling mungkin untuk mempunyai persepsi yang sama >> berwenang untuk memberikan KONDISI TERBAIK

 Non-competence Negotiator, Waste Time;

(30)

 Be GOOD LISTENER, tapi jangan pernah merasa ragu untuk menginterupsi dengan cara g g p g yang baik, untuk mendapat penjelasan;

 Jangan pernah lupa untuk mencatat tiap hal penting, untuk didiskusikan lebih lanjut;

 Tunjukkan perhatian yang penuh; jangan biarkan diri Anda terjebak dalam “perangkap negosiasi”

3. Asking More Question

 More question, more info;

Jangan biarkan forum pertemuan NEGOSIASI sepi dari PERTANYAAN >> Berusahalah untuk dapat sebanyak p y mungkin INFORMASI >> pada kesempatan yang sama, Anda juga dapat MENILAI kapasitas negotiator lawan dari jawaban dan argumentasinya;

 More question, less confuse;

Mengajukan lebih banyak PERTANYAAN akan mengurangi resiko Dis-informasi;

(31)

 Try not to open at first;

Berusahalah MENAHAN DIRI, jangan pernah j di ih k b k k / h menjadi pihak yang pertama membuka angka / harga; yang akan menutup kemungkinan Anda mendapat kondisi yang lebih dari itu. Pancing dan biarkan lawan negosiasi Anda mengajukan penawaran lebih dahulu.

 More asking, less giving;

Walaupun pada dasarnya kita harus “take & give”, namun INGAT bahwa ini adalah NEGOSIASI >> Lebih BANYAK MEMINTA Kurangi / tahan untuk Lebih BANYAK MEMINTA, Kurangi / tahan untuk MEMBERI.

5. Aligning The Benefits

 Impressing The Benefits;

Tunjukkan tekankan bahwa FORUM ini dilakukan mendapat Tunjukkan, tekankan bahwa FORUM ini dilakukan mendapat kesepakatan yang SALING menguntungkan.

 Impressing Non-Risky Felling;

Yakinkan bahwa SETIAP KONDISI TERBAIK yang diberikan akan ber-impact pada HASIL TERBAIK bagi kedua belah pihak; bahwa “nothing ventured, nothing gained”.

 Taking Advantage of the Future;

(32)

What’s The Best Offered?

Tekankan bahwa ANDA layak mendapat y p

PENAWARAN TERBAIK;

– Tanyakan SELALU “Hal TERBAIK apa yang AKAN Anda berikan untuk kami?”

– Jangan BERTANYA “APA yang INGIN Anda berikan”

– Tekankan bahwa HANYA penawaran TERBAIK yang ANDA tanggapi.

y g gg p

Saving for Best Bottom-Line;

Fokus HANYA pada PENAWARAN TERBAIK akan menempatkan Anda pada posisi jauh diatas “tolerable bottom line”.

7. Ask for The Alternatives

Asking for other offerings?

Segera sesudah suatu kesepakatan tercapai, Segera sesudah suatu kesepakatan tercapai, susul dengan pertanyaan lain; “Adakah IDE / HAL lain yang dapat kita garap?” Kembali, ini akan membawa kita pada mendapatkan LEBIH BANYAK PELUANG;

(33)

 Minutes of The Meeting;

Segera, sesudah pertemuan selesai; susunlah minuta sebaik g p mungkin dan distribusikan pada tiap peserta pertemuan;  Meeting Follow Up;

Jangan lalai untuk melakukan EBAS (Evaluate, Benchmark, Analyze, Summarize) pada hasil pertemuan NEGOSIASI. Catat dan tandai hal-hal yang harus didiskusikan kembali / lebih lanjut.

 Filing the Negotiation Result;