M A K A L A H
REFORMASI BIROKRASI PADA AREA
TATALAKSANA DAN HAMBATANNYA
DISUSUN OLEH : KELOMPOK II
ANGGOTA : 1. MARSAULINA NIM. 1663201226 2. JAMILUS NIM. 1663201039
3. YOFIE ISKANDAR NIM. 1663201005
4. ZULKIFLI. S NIM. 1663201067
KELAS : 3. A
Prodi : ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU ADMINISRTASI NEGARA
PEKANBARU 2017
KATA PENGANTAR
Berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa, tugas makalah tentang Reformasi
Birokrasi Pada Area Tatalaksana dan Hambatannya ini dapat diselesaikan tepat
pada waktunya, proses penulisan ini mengalami beberapa kendala, namun
berkat kesungguhan dan kerja keras kendala-kendala itu dapat di atasi dengan
baik, makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi tugas yang di berikan
oleh ibu/bapak dosen.
Dalam makalah ini disajikan penjelasan tentang Pengertian Reformasi
Birokrasi, Penataan Tatalaksana (business process), Manajemen Tatalaksana,
Hambatan Penataan Tatalaksana dan Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana.
Kami telah berusaha sebaik mungkin untuk mencari dan mengumpulkan
sumber-sumber yang bisa membantu dalam penulisan makalah ini, dengan segala
kerendahan hati kami sebagai penulis mengakui bahwa makalah ini masih jauh
dari kesempurnaan. Sehubungan dengan hal tersebut tegur sapa, saran dan
kritikan yang bersifat membangun agar buku ini menjadi lebih baik sangat
diharapkan dan diterima dengan tangan terbuka. Mudah-mudahan makalah yang
sederhana ini bermanfaat bagi para peminat yang ingin dan lebih memahami
DAFTAR ISI
Judul
Kata pengantar ...……….…1
Daftar isi ...………...2
BAB I PENDAHULUAN ………3
1.1 Latar Belakang ………3
1.2 Rumusan Masalah ………..4
1.3 Tujuan Penulisan ……….4
1.4 Manfaat………4
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Reformasi Birokrasi………..………....5
2.2 Penataan Tatalaksana (Business Process) ……….……… 8
2.3 Manajemen Tatalaksana ….………...9
2.4 Hambatan Penataan Tatalaksana………..11
2.5 Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana………12
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Program Reformasi Birokrasi Nasional telah dilaksanakan pemerintah sejak tahun 2010. Pelaksanaan reformasi birokrasi nasional sampai saat ini sudah memasuki tahap kedua yang ditandai dengan disusunnya Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 melalui PERMENPAN No. 11 Tahun 2015. Ada3 (tiga) sasaran yang ditetapkan Dalam Road Map tersebut dan 8 (delapan) area perubahan reformasi birokrasi 2015-2019.
Ketiga sasaran Reformasi Birokrasi tersebut, antara lain : 1. Birokrasi yang bersih dan akuntabel;
2. Birokrasi yang efektif dan efisien;
3. Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas.
Guna terwujudnya ketiga sasaran reformasi birokrasi di atas, ditetapkan area perubahan reformasi birokrasi. Perubahan-perubahan pada area tertentu dalam lingkup birokrasi diharapkan dapat menciptakan kondisi yang kondusif guna mendukung pencapaian tiga sasaran reformasi birokrasi. Ada 8 (delapan) area perubahan reformasi birokrasi yang dimaksud, yaitu ; Mental Aparatur, Pengawasan, Akuntabilitas, Kelembagaan, Tatalaksana, Sumber Daya Manusia Aparatur, Peraturan
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Reformas Birokrasi ? 2. Bagaimana Proses Penataan Tatalaksana dilaksanakan? 3. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Tatalaksana? 4. Apa saja Hambatan dalam Penataan Tatalaksana ? 5. Bagaimana Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana? 1.3 Tujuan Penulisan
Penulisan ini memiliki tujuan sebagai berikut:
1. Kita dapat memahami arti Reformasi Birokrasi .
2. Memahami Proses Penataan Tatalaksana.
3. Kita dapat mengerti Manajemen Tatalaksana.
4. Mengetahui hambatan dalam penataan tatalaksana.
5. Mengetahui Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk Perbaikan
Tatalaksana.
1.4 Manfaat
Manfaat dari penulisan Delapan Area Reformasi Birokrasi Penataan Tatalaksana ini memberi pemahaman yang lebih kepada semua pembaca dimulai dari Pengertian Reformasi Birokrasi dan Delapan Area Reformasi Birokrasi, Pemahaman tentang Penataan Tatalaksana, Manajemen Penataan Tatalaksana dan Hambatan dalam Penataan Tatalaksana.
2.1 Pengertian Reformasi Birokrasi
Terkait dengan usaha pemerintah dalam memperbaiki birokrasi, yang akhirnya disebut sebagai reformasi birokrasi. Sehingga terdapat berbagai definisi tentang reformasi birokrasi , dengan pengertian yang berbeda-beda tentang reformasi birokrasi. Menurut MenPan (www.menpan.go.id, diakses 19 Agustus 2014), reformasi birokrasi adalah upaya untuk melaksanakan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek pada penerapan pelayanan prima.
Menurut Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-Undangan (www. ditjen. kemenkumham.go.id, diakses 20 Agustus 2014), mengatakan bahwa reformasi birokrasi adalah upaya perubahan, dimana perubahan yang dilakukan terkait reformasi birokrasi yaitu : Perubahan cara berfikir, Penataan peraturan perundang-undangan, Penguatan organisasi, Penataan tata laksana, Manajemen SDM aparatur, Penguatan pengawasan, Penguatan akuntabilitas kinerja dan Peningkatan kualitas pelayanan publik.
a. Perubahan cara berfikir (pola pikir, pola sikap, dan pola tindak), Maksudnya yaitu birokrasi harus merubah pola berfikir yang terdahulu (buruk), birokrasi harus memliki pola pikir yang menyadari bahwa mereka sebagai pelayan masyarakat, harus mempunyai sikap dan pola perilaku yang baik, yang artinya tidak menyimpang dari peraturan yang sudah ditetapkan atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan .
b. Perubahan penguasa menjadi pelayan, maksudnya yaitu birokrasi harus merubah sikap mereka, karena yang dapat kita ketahui selama ini bawha birokrasi selalu menganggap bahwa mereka adalah penguasa dikarenakan memiliki jabatan yang tinggi dibanding dengan masyarakat sehingga mereka beranggapan bahwa mereka adalah penguasa yang harus selalu dihormati. Oleh sebab itu hal yang demikian harus dihilangkan dari birokrasi.
c. Mendahulukan peranan dari wewenang, perubahan yang dimaksud adalah birokrasi harus selalu mengutamakan perananannya sebagai pelayan masyarakat. Harus mampu melayani masyarakat dengan baik, dengan menyampingkan wewenangnya sebagai pejabat atau pegawai pemerintah.
e. Perubahan manajemen kinerja, maksud yaitu merubah manajemen kinerja birokrasi agar menjadi lebih efektif dibandingkan sebelumnya.
Sementara itu menurut Yehezkel Dror dalam Zauhar (2007:6), reformasi administrasi yaitu suatu perubahan yang terencana terhadap aspek utama administrasi. Menurut Zauhar (2007:11), mengatakan reformasi administrasi adalah upaya sadar dan terencana untuk mengubah:
a. Struktur dan prosedur birokrasi (aspek reorganisasi atau institusional/ kelembagaan), perubahan yang dilakukan mencakup struktur dan prosedur yang ada pada birokrasi untuk membuat fungsi dari birokrasi tersebut lebih efektif.
b. Sikap dan prilaku birokrat (aspek prilaku), untuk meningkatkan efektifitas organisasi dan terciptanya administrasi yang sehat serta menjamin tercapainya tujuan pembangunan nasional, perubahan tersebut untuk memperbaiki sikap dan prilaku dari birokrasi itu sendiri, guna menciptakan kesadaran birokrasi terhadap tugasnya bukan sebagai penguasa lagi tetapi sebagai pelayan masyarakat.
terdapat dimasyarakat. Mengingat bahwa birokrasi selalu bersentuhan langsung dengan masyarakat oleh sebab itu birokrasi dituntut untuk mampu memaksimalkan tugas dan fungsinya nya sebagai pelayan dalam melayani masyarakat. Agar hal tersebutdapat tercapai maka pemerintah sebagai yang berwenang melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan.
2.2 Penataan Tatalaksana ( Business Process )
Organisasi dan tata laksana merupakan alat untuk mencapai visi dan misi organisasi, pada tahun 2010 Pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 telah menetapkan Grand Design Reformasi Birokrasi Indonesia 2010-2025, salah satu agenda area perubahan yang dilakukan adalah di bidang Organisasi dan Tatalaksana.
Beberapa perbaikan/penataan dapat dilaksanakan secara intuitif dan segera tanpa harus melalui proses analisis dan perbaikan business process yang panjang. Perbaikan/penataan ulang tatalaksana (business process) perlu dilaksanakan apabila :
a. Terjadi perubahan arah strategis Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah (visi, misi dan sasaran strategis) yang berdampak pada atau mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi serta keluaran (output) organisasi/unit kerja.
b. Adanya keinginan/dorongan dari dalam Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah atau pun dorongan dari publik/masyarakat sebagai salah satu pemangku kepentingan untuk memperbaiki kinerja pelayanan public secara signifikan.
Sedangkan muara dari penataan tatalaksana (business process) yaitu, antara lain:
a. Pembuatan atau perbaikan Standar Operating Procedure (SOP), termasuk di dalamnya perbaikan standar kinerja pelayanan pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.. b. Perbaikan struktur organisasi; dan
c. Pembuatan atau perbaikan uraian pekerjaan (job descriptions).
2.3 Manajemen Tatalaksana
Sebagai acuan bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana.
Pendekatan yang banyak digunakan di lingkungan manajemen
organisasi dan menjadi dasar dari proses penataan tatalaksana adalah
Manajemen Tatalaksana (Business Process Management). Menurut
pendekatan ini penataan tatalaksana merupakan suatu siklus. Dalam
siklus tersebut penataan tatalaksana tercakup dalam aktivitas Analisis
Kebutuhan yang kemudian dilanjutan dengan aktivitas Perancangan
dengan menggunakan Pemodelan Proses. Meski proses penataan
tatalaksana sudah dilakukan hal ini tidak berarti tatalaksana yang
disusun telah memenuhi prinsip-prinsip dan manfaat suatu tatalaksana.
Oleh karena itu, setelah tersusun modelnya maka tatalaksana harus dapat
terimplementasi dengan baik dan diketahui keberhasilannya. Setelah teruji
dan memenuhi kriteria yang diharapkan selama implementasi, berikutnya
dilakukan pemberlakuan. Pemberlakuan dilakukan dengan dukungan
infrastruktur teknologi informasi yang memadai. Tatalaksana ditetapkan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Selanjutnya tatalaksana yang
terbentuk dilakukan monitoring secara berkesinambungan dan berdasarkan
fakta-fakta yang ada dilakukan evaluasi kehandalannya.
Tujuan perbaikan Tatalaksana (business process) yaitu membuat
proses lebih efektif, efisien dan adaptif. Sedangkan target perbaikan
Tatalaksana (business process) antara lain :
a. Penurunan biaya.
c. Peningkatan kualitas layanan. d. Peningkatan kecepatan delivery.
2.4 Hambatan Penataan Tatalaksana
Semua usaha dan kerja keras reformasi birokrasi khususnya dalam area Penataan Tatalaksana tidak lain adalah untuk membawa birokrasi pemerintah yang bersih dan akuntabel, birokrasi yang efektif dan efisien serta birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas. Meskipun demikian masih terdapat beberapa hambatan yang harus diselesaikan, diantaranya :
1. Masih rendahnya komitmen dari pimpinan instansi baik di tingkat pemerintah pusat maupun ditingkat pemerintah daerah dalam upaya untuk melakukan pecegahan dan pemberantasan tindak pidana korupsi;
2. Masih terdapatnya proses bisnis/tatakerja/tatalaksana dalam instansi pemerintah yang kurang jelas dan transparan. Banyak hal yang seharusnya dilaksanakan dengan cepat seringkali harus berjalan tanpa proses yang pasti disebabkan tidak terdapatnya sistem tatalaksana yang baik. Hal tersebut kemudian mendorong terciptanya perilaku hirarkis, feodal, dan kurang kreatif pada birokrat/aparatur.
4. Penerapan tata kelola pemerintahan yang belum sepenuhnya diterapkan;
5. Manajemen sumber daya manusia yang belum berjalan dengan baik.
Oleh sebab itu perubahan pada sistem tatalaksana sangat diperlukan dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan, serta untuk mengubah mental aparatur.
2.4 Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana
Sesuai Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan
Tatalaksana, adapun langkah – langkah untuk melakukan perbaikan Tatalaksana (business process), antara lain :
1. Pahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari Tatalaksana (business process) dimaksud.
2. Pahami peraturan atau kebijakan yang mengatur Tatalaksana (business process) dimaksud.
3. Identifikasi perbaikan Tatalaksana (business process) yang diusulkan, biasanya melalui:
a. Penyederhanaan proses (streamlining / simplification - S).
b. Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination -E).
d. Pengotomatisasian proses (automation - A).
e. Perbaiki model Tatalaksana (business process) sesuai dengan perbaikan yang telah dilakukan.
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Menurut Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-Undangan (www. ditjen. kemenkumham.go.id, diakses 20 Agustus 2014), mengatakan bahwa reformasi birokrasi adalah upaya perubahan, dimana perubahan yang dilakukan terkait reformasi birokrasi yaitu : Perubahan cara berfikir, Penataan peraturan perundang-undangan, Penguatan organisasi, Penataan tata laksana, Manajemen SDM aparatur, Penguatan pengawasan, Penguatan akuntabilitas kinerja dan Peningkatan kualitas pelayanan publik. Penataan tatalaksana dilaksanakan melalui serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah. Target yang ingin dicapai melalui program ini antara lain yaitu meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan serta kinerja di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
Tujuan perbaikan Tatalaksana (business process) yaitu membuat
proses lebih efektif, efisien dan adaptif. Sedangkan target perbaikan
Tatalaksana (business process) antara lain : Penurunan biaya, Peningkatan
kualitas output, Peningkatan kualitas layanan, Peningkatan kecepatan
Meskipun demikian masih terdapat beberapa hambatan yang harus diselesaikan, diantaranya :
1. Masih rendahnya komitmen dari pimpinan instansi baik di tingkat pemerintah pusat maupun ditingkat pemerintah daerah dalam upaya untuk melakukan pecegahan dan pemberantasan tindak pidana korupsi;
2. Masih terdapatnya proses bisnis/tatakerja/tatalaksana dalam instansi pemerintah yang kurang jelas dan transparan.
3. Manajemen kinerja pemerintah yang belum dilaksanakan secara maksimal;
4. Penerapan tata kelola pemerintahan yang belum sepenuhnya diterapkan;
5. Manajemen sumber daya manusia yang belum berjalan dengan baik.
Oleh sebab itu perubahan pada sistem tatalaksana sangat diperlukan dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan, serta untuk mengubah mental aparatur.
Berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penataan Tatalaksana, langkah – langkah untuk melakukan perbaikan Tatalaksana (business process), antara lain :
2. Pahami peraturan atau kebijakan yang mengatur Tatalaksana (business process) dimaksud.
3. Identifikasi perbaikan Tatalaksana (business process) yang diusulkan, biasanya melalui:
a. Penyederhanaan proses (streamlining / simplification - S).
b. Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination -E).
c. Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering - R); atau
d. Pengotomatisasian proses (automation - A).
e. Perbaiki model Tatalaksana (business process) sesuai dengan perbaikan yang telah dilakukan.
