45
BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1 Hasil Praktek Kerja
4.1.1 Prosedur Penagihan di PT Coca-Cola Amatil Indonesia
1. Sales Representative (SR) / National Contact Center (NCC) melakukan
taking order sesuai dengan keinginan customer / outlet.
2. Sesuai dengan taking order dari SR / NCC, bagian Distribution Center
(DC) / Direct Sales Distribution (DSD) membuatkan Faktur Penjualan
yang sudah di cap dan di tanda tangani outlet. Kemudian Faktur Penjualan disettle (diinputkan ke sistem yang bernama BASIS) oleh
Dilivery Man (DM) / DSD dan dikirimkan ke Accounts Receivable Head Office ( AR HO).
3. Bagian Pajak mencetak faktur pajak sesuai dengan data yang sudah di
settle ke dalam sistem BASIS dan menandatanganinya, kemudian mengirimkan ke AR HO.
4. Oleh Admin supervisor di bagian AR HO Faktur Penjualan di scan
untuk dokumen AR HOdan faktur pajak di copy. Faktur Penjualan disatukan dengan faktur pajak asli dan copyan, kemudian di lakukan
perhitungan ulang setelah itu dipisahkan sesuai nomor outlet. Admin supervisor akan membuatkan invoice barcode tagihan sesuai nomor faktur penjualan kemudian ditanda tangani oleh manager AR untuk
melainkan akan membuatkan list sesuai nomor outlet untuk dikirimkan
ke collector.
5. Dengan Faktur Penjualan, invoice barcode dan faktur pajak collector
melakukan Tukar Faktur (TF) outlet. Outlet akan mentransferkan uang sesuai dengan nominal pada tagihan yang akan memunculkan Tanda Terima (TT) yang sudah ditanda tangani oleh outlet kemudian dikirim
ke AR HO.
6. Sesuai dengan TT bagian AR HO akan mengalokasikan transferan dari
setiap outlet dan menginfokan daftar tagihan kepada collector untuk di payment dengan menginputkan ke sistem BASIS. Kemudian TT akan direkap oleh AR HO.
4.1.2 Dokumen dan Formulir
1. Faktur Penjualan (invoice)
Dokumen ini digunakan sebagi dasar pencatatan timbulnya piutang atas dasar transaksi penjualan kredit yang di cetak oleh Direct
Sales Distribution (DSD) sebanyak 2 rangkapdiberikan kepada bagian Account Receivable (AR) yang nantinya akan dikirim ke
collector untuk di tukar fakturkan kepada customer.
2. Faktur Pajak
Formulir ini digunakan sebagai dasar penagihan yang di cetak oleh
Bagian Pajak sebanyak 2 rangkap, rangkap 2 diarsip bagian pajak dan rangkap 2 diberikan ke Bagian AR yang nantinya akan dikirim
3. Daftar Tagihan
Dokumen ini digunakan sebagai pencatatan tagihan dari para
outlet ini dibuat sebanyak 1 rangkap oleh AR admin yang dikirim kepada collector untuk dilakukan tukar faktur kepada outlet dan AR mengarsip soft file excel..
4. Surat Pengantar Tagihan
Formulir ini sebagai bukti penagihan dibuat oleh AR admin sebanyak 1 rangkap melalui software excel untuk diberikan kepada
konsumen dan AR mengarsip soft file excel. 5. Kwitansi
Formulir ini sebagai bukti pembayaran yang dibuat oleh AR admin
sebanyak 1 rangkap melalui software MS Excel untuk diberikan kepada konsumen dan AR mengarsip soft file excel.
4.1.3 Catatan yang digunakan bagian AR mencatat piutang dagang yang berhasil tertagih untuk nantinya
4.1.4Laporan yang digunakan
1. Laporan Tagihan Mingguan
Laporan yang dibuat oleh AR admin berfungsi untuk memberikan informasi penagihan dan penerimaan kas atas penjualan kredit.
4.2 Sistem Penagihan Perusahaan 4.2.1 Data Age Trial Balance (ATB)
Seminggu sekali AR HO melakukan penarikan data yang dilakukan setiap hari jumatnya melalui sistem yang bernama BASIS. Data ini ditarik untuk mendapatkan data penjualan kredit yang terbaru, yang nantinya akan
4.2.2 Daftar Sales Office (SO)
Daftar sales office ini digunakan sebagai kode outlet yang mempunyai keterangan nama kota otulet yang nantinya untuk pembuatan daftar sesuai nama outlet, yang kemudian disalin ke sheet baru dengan nama
Gambar 1Sistem Penagihan
4.2.4 Kwitansi
Bagian AR setelah menerima transfer dari outlet akan membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan excel dengan fitur standart yang ada pada excel.
4.3 Implementasi Sistem Informasi Laporan Penagihan Piutang Berbasis Macro
Excel
4.3.1 Tombol Input
Gambar 3Implementasi Tombol Input
Ketika admin klik tombol input pada MS Excel yang sudah terdapat
program macro. Maka halaman yang akan tampil adalah form input.
4.3.2 Form Input
Form input ini merupakan halaman pertama kali, form ini
disimpan dengan nama Form_input sebagai langkah awal membuat daftar tagihan. Form ini terdapat tiga textbox dan tiga commandbutton
yang masing-masing memiliki fungsi. Tiga textbox untuk mengisikan nama perusahaan, nama outlet dan nomor kwitansi, sedangkan tiga
commandbutton dengan label simpan digunakan untuk mencetaknama perusahaan, nama outlet, nomor kwitansi dan otomatis akan membuat tabel daftar dengan format yang sudah dibuat pada macro untuk dicetak
pada sheet baru yang secara otomatis memberi nama sesuai nomor kwitansi dengan nama 3 digit angka depan. Saat commanbutton
“simpan” ini diklik, maka commanbutton “tambah invoice” akan aktif
yang sebelumnya nonaktif.
4.3.3 Inputbox Nomor Faktur Penjualan
Gambar 6Implementasi Inputbox Faktur Penjualan
Form inputbox faktur penjualan/invoice tampil ketika admin mengklik
commanbutton yang berlabel “tambah invoice” maka commanbutton
“simpan” akan dinonaktifkan dan menampilkan form seperti gambar diatas.
Setelah mengisikan nomor faktur penjualan kemudian klik “ok” akan tampil
inputbox faktur pajak dan sistem akan merekam data yang akan diambil yaitu, kode outlet yang mempunyai arti nama kota (sales center), nomor outlet,
nomor faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. Namun jika inputbox tidak diisikan / kosong maka akan muncul kotak dialogdengan tulisan “Silahkan masukkan Nomor Invoice”, lalu tekan “ok” maka form akan
kembali ke awal / form input.
4.3.4 Inputbox Nomor Faktur Pajak
Gambar 8 Implementasi Inputbox Faktur Pajak
Form inputbox faktur pajak ini diisikan dengan nomor faktur pajak yang sudah diterima AR admin dari bagian pajak. Setelah klik “ok” maka secara otomatis akan mencetak sales center, nomor outlet, nomor
faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. yang sudah direkam oleh program macro sesuai dengan nama kolom
masing-masing.
4.3.5 Tanda Kuning dan Tanda Nomor Kwitansi
Halaman excel pada sheet “Rumus” ini ditambahkan satu kolom
dengan nama “tanda no kwitansi” dengan maksud untuk mengetahui apakah
nomor faktur penjualan sudah dibuatkan daftar atau belum. Jika nomor faktur
penjualan ini sudah dibuatkan daftar maka akan tampil kotak dialog“Sudah Ada Nomor Kwitansi, Mau tetap lanjut?”.Jadi fungsi ini untuk
mempermudah admin dalam pembuatan daftar, selain itu pada kolom nomor
faktur penjualan secara otomatis akan diberikan background color kuning untuk menandai faktur penjualan yang sudah dibuatkan daftar.
Gambar 10Implementasi Kotak Dialog Nomor Kwitansi
Ketika memilih tombol “yes” maka sistem akan memaksa untuk mencetak
nomor faktur pajak yang sudah dibuat daftar, jika memilih tombol “no” maka
sistem akan kembali ke form inputbox faktur penjualan dan menlanjutkan
program.
4.3.6 Hasil Daftar Tagihan
Setelah semua proses berjalan, mulai dari input nama perusahaan
hingga menginputkan no faktur pajak. Maka akan menjadikan hasil akhir dari proses ini sebuah daftar tagihan untuk outlet di tiap kotanya. Dengan data meliputi: no, sales cemnter, nomor outlet, nomor faktur,
Gambar 11Implementasi Hasil Daftar Tagihan
4.3.7 Kwitansi Dengan Function
Membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan
excel dengan function pada cell cukup mengetikkan
function=Terbilang(E14) & " Rupiah" maka secara otomatis akan mencetakkan terbilamg dari jumlah uang yang ada pada cell E14.
4.4 Analisis
Aktivitas bisnis yang dilakukan PT Coca Cola Amatil Indonesia adalah mendistribusikan produknya kepada customer. Sistem Informasi
AkuntansiPenagihan Piutang yang dilakukan oleh perusahaan sudah cukup baik dengan memperhatikan juga pengendalian internal. Mulai dari prosedur yang berjalan sesuai yang ada, dokumen yang memenuhi syarat,
catatan dan laporan penagihan piutang disajikan dengan baik dan memberikan informasi yang akurat. Namun ketika sistem informasi
penagihan piutang ini dibuat, admin membutuhkan waktu cukup lama. Dikarenakan admin masih menggunakan sistem masih manual atau sederhana. Sehingga ini menjadi sangat tidak efektif untuk meningkat
produktifitas perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi PenagihanBerbasis Macroini akan
membantu dan meringankan admin dalam menyajikan informasi penagihan piutang.Dengan sistem yang sudah terkomputerisasi ini admin
akan lebih cepat dalam mengerjkan laporan penagihan piutang yang
nantinya waktu sisa bisa dialihkan untuk pekerjaan selanjutnya. Disini
Tetapi, sebuah sistem ini tidah lepas dari sebuah kelemahan. Sistem ini juga memiliki sedikit kelemahan, yaitu ketika admin memasukkan nomor faktur pajak dan
ternyata data tiak ditemukan atau tidak ada maka sistem akan berhenti seketika. Namun sistem ini masih bisa untuk dikembangkan lagi dengan menghilangkan kelemahan
