Evaluasi Kinerja Sistem Informasi menggunakan
Framework COBIT 4.1
pada
Domain Monitor and Evaluate (Me)
(Studi Kasus : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga)
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Gustaf Anderson Hurulean (682013801) Yani Rahardja, S.E.,M.M
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga September 2018
1. Pendahuluan
Teknologi informasi (TI) merupakan kebutuhan yang sangat penting bagi suatu perusahaan, termasuk di dalamnya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Pengelolaan informasi yang baik akan menunjang keberhasilan organisasi untuk memperoleh keunggulan yang lebih kompetitif. Penggunaan teknologi juga tidak terlepas dari kerugian seperti kehilangan data, penyalahgunaan data, penyalahguaan komputer, informasi yang tidak akurat karena kesalahan dalam pemerosan data sehingga integritas data diragukan, pengadaan investasi perangkat keras dan perangkat lunak yang tinggi tapi tidak diikuti nilai balik, pengelolaan staf teknologi informasi yang terarah. Untuk mengatasi masalah tersebut dibutuhkan tata kelola IT sebagai media evaluasi dan memberikan kontribusi nilai bagi bisnis serta mengurangi risiko TI. Tata kelola TI dapat dimengerti sebagai suatu struktur hubungan dan proses untuk mengatur dan mengontrol organisasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan tetap menyeimbangkan antara nilai yang didapatkan dari penerapan TI dengan risiko-risiko yang terkait. Tata Kelola TI didefinisikan sebagai tanggung jawab eksekutif dan dewan direktur, dan terdiri atas kepemimpinan, struktur organisasi serta proses-proses yang memastikan TI perusahaan mendukung dan memperluas obyektif dan strategi organisasi [1]. Tatakelola TI merupakan suatu siklus yang didorong adanya keinginan atau nilai dari pemangku kepentingan (stakeholder) yang akan menjadi rumusan strategi TI bagi organisasi. Strategi TI ini kemudian diselaraskan dengan strategi bisnis dan strategi organisasi [2].
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga merupakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sebagai bagian dari organisasi satuan kerja perangkat daerah (SKPD) di Kota Salatiga memiliki tugas melaksanakan pengelolaan arsip statis, pengelolaan arsip inaktif yang sekurang-kurangnya sepuluh tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah serta melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah[3]. Oleh karena itu peran Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sangat penting, dengan mengatur dan menjalankan perencanaan bidang kearsipan di lingkungan pemerintah Kota Salatiga, kondisi seluruh arsip Kota Salatiga tercermin di lembaga ini. Adapun kurang lebih lembaga yang dikelola Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sebanyak 60 SKPD di tingkat Kota Salatiga [3]. Volume arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yang terus meningkat membutuhkan penanganan secara maksimal. Tetapi pada kenyataannya fasilitas TI belum dapat dimaksimalkan sebagai penunjang kinerja pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dalam menyelesaikan tugas dan fungsinya. Seperti evaluasi TI yang belum dilakukan dengan baik, serta media TI sebagai penyaluran informasi belum berjalan dengan semestinya dan secara langsung mempengaruhi kinerja pada dinas ini.
Evaluasi kinerja pada sistem informasi yang memanfaatkan TI sebagai sebagai sarana pendukungnya diharapkan dapat mendukung pengelolaan dari proses proses pelayanan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Semua masalah-masalah diatas bisa saja terjadi maka dibutuhkan evaluasi kinerja sistem informasi untuk menelusuri bagian mana saja yang harus diperbaiki. Dari permasalahan di atas dilakukan penelitian mengenai Evaluasi Kinerja Sistem Informasi menggunakan Framework COBIT 4.1 pada Domain Monitoring And Evaluation (ME) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah melakukan evaluasi kinerja Sistem Informasi sebagai acuan untuk peningkatan mutu pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga.
2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian tentang sentiment analisis telah banyak dilakukan oleh peneliti-peneliti sebelumnya. Penelitian berjudul Pengukuran Kinerja Sistem Informasi Akademik Dengan Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 4.1 Pada Domain Plan and Organise Di Universitas Singaperbangsa Karawang oleh Ade Andri Hendriadi, M.Jajuli dan Kun Siwi T membahas tentang UNSIKA yang saat ini bertugas dalam pelayanan bidang pendidikan dan telah didukung oleh teknologi informasi berupa sistem informasi akademik, membutuhkan suatu pengawasan dan penilaian terhadap kinerja sistem informasi akademik tersebut secara periodik. Adanya human error karena pengawasan dan penilaian terhadap kinerja teknologi informasi hanya dilakukan jika ada keluhan dari unit kerja mengenai layanan teknologi informasi tersebut. Untuk mengatasi permasalahan yang ada, perlu diadakan audit sistem informasi akademik. Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) 4.1 yang mempunyai kompromi yang cukup baik delam keleluasaan cakupan pengelolaan dan kedetailan proses-prosesnya serta COBIT merupakan panduan yang paling lengkap dari praktik-praktik terbaik untuk teknologi informasi. COBIT merupakan salah satu kerangka kerja yang digunakan untuk menilai, mengukur dan mengendalikan kinerja institusi dalam pengelolaan SI / TI. COBIT juga bisa diterima dan diselaraskan oleh para penggunanya, karena kerangka kerja ini dibangun dari tujuan, aturan & kebijakan institusi. Lalu semua proses dianalisa dengan melihat keselarasan antara tujuan yang akan dicapai dengan prosedur / kebijakan yang diimplementasikan oleh institusi tersebut. Hasil dari kajian yang dilakukan adalah membuat pengukuran kinerja Sistem informasi akademik (SIA) yang berupa analisa, pemetaan level maturity dan rekomendasi bagi institusi pendidikan tinggi yaitu Universitas Singaperbangsa Karawang [4].
Penelitian yang berjudul analisis tingkat kematangan pengawasan dan evaluasi kinerja sistem informasi kepegawaian dengan COBIT 4.1 (Studi Kasus: BKD Provinsi Jawa Tengah) oleh Rafelia Putri membahas tentang BKD Provinsi Jawa Tengah sebagai instansi pemerintahan yang khusus menangani masalah kepegawaian Pegawai Negeri Sipil (PNS) Jawa Tengah. Jumlah PNS yang diketahui ada sekitar 15.866 orang, sehingga dalam pengolahan data menggunakan suatu sistem informasi agar memperlancar tugas pokok dan fungsi pada bidang pengolahan data di BKD. Dalam sistem informasi kepegawaian ini diperlukan suatu pengawasan dan evaluasi untuk mengetahui apakah sistem berjalan sesuai perencanaan. Dalam penelitian ini membahas tentang proses pengawasan dan evaluasi kinerja sistem kepegawaian khususnya di bidang pengolahan data di BKD
Provinsi Jawa Tengah dengan menggunakan COBIT 4.1 Domain Monitoring and Evaluate
Performance (ME1). Dengan menggunakan metode penelitian kuantitatif deskriptif, penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan bagaimana tingkat kematangan dan harapan yang diinginkan dari proses pengawasan dan evaluasi kinerja sistem informasi kepegawaian pada bidang pengolahan data. Untuk tingkat kematangan saat ini berada di tingkat 2,21 ini berarti proses pengawasan dan evaluasi masih kurang. Untuk tingkat harapan 74,1% menganggap sangat pentingnya dilakukan pengawasan dan evaluasi kinerja sistem. Rekomendasi yang diberikan berupa penetapan Key Performance Indicator (KPI), Key Goal Indicator (KGI) dan upaya yang harus dilakukan untuk mencapai tingkat kematangan pada tingkat 4 untuk proses pengawasan dan evaluasi[5].
2.2 Dasar Teori
COBIT menyediakan standar dalam kerangka kerja domain yang terdiri dari sekumpulan proses TI yang mempresentasikan aktivitas yang dapat dikendalikan dan terstruktur. Kerangka kerja tersebut memfokuskan pada lebih banyak kontrol dan sedikit eksekusi sehingga kepentingannya lebih ditujukan kepada pendefinisian startegi dan kontrol yang biasanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas, namun tidak detil menjelaskan bagaimana memenuhi keduanya dipenuhi yang dapat dipakai sebagai acuan pengguna yang langsung terkait dengan pengelolaan TI. Kerangka kerja tersebut menyediakan model proses yang umunya ditemukan dalam aktivitas TI dalam empat Domain proses yang saling terkait, yaitu: Plan and Organiza (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and Support (DS) serta Monitor and Evaluate (ME)[6].
Kerangka kerja (Framework) COBIT ini terdiri atas beberapa arahan (guidelines), yakni: 1. Control Objectives terdiri 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi (high level control
objectives) yang tercermin dalam 4 domain, yaitu: planning & organization. Acquisition & implementation, delivery & support, dan monitoring.
2. Audit Guidelines berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendali rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikan management assurance atau saran perbaikan.
3. Management Guidelines berisi arahan baik secara umum maupun spesifik mengenai apa saja yang mesti dilakukan, terutama agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: a. Sejauh mana Anda (TI) harus bergerak, dan apakah biaya TI yang dikeluarkan sesuai
dengan manfaat yang dihasilkannya
b. Apa saja indikator untuk suatu kinerja yang bagus?
c. Apa saja faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat mencapai sukses (critical success factor)
d. Apa saja risiko yang timbul bila sasaran yang ditentuka tak tercapai? e. Bagaimana degan perusahaan lainnya, apa yang mereka lakukan? f. Bagaimana anda mengukur keberhasilan dan menilainya.
COBIT Framework memasukkan juga hal-hal berikut ini:
1. Maturity Models Untuk memetakan staus maturity proses-proses TI (dalam skala 0-5) dibandingkan dengan “the best in the class in the Industry” dan juga international best practices
2. Critical Succes Factors (CSFs) Arahan Implementasi bagi manajemen agar dapatmelakukan kontrol atas proses TI
3. Key Goal Indicators (KGIs) Kinerja proses-proses TI sehubungan dengan business requirements
4. Key Performance Indicators (KPIs) kinerja proses-proses TI sehubungan dengan process goals.
Gambar 1.Framework COBITStruktral
Framework COBIT Struktral pada Gambar 1, secara keseluruhan yang terdiri dari 4 domain yatiu PO (Plan & Organized), AI, (Aquire & Implement), DS (Deliver & Support) dan ME (Monitor & Evaluated) dan berisi 34 macam proses aktifitas dari domain-domain tersebut. Adapun generic maturity model yang digunakan adalah:
1) 0 – Non-existent – tidak ada sama sekali proses yang terlihat. Perusahaan belum menyadari bahwa ada masalah yang harus dikaji.
2) 1 – Initial/Ad Hoc – Ada bukti bahwa perusahaan telah menyadari ada masalah yang ada dan harus dikaji namun belum ada standarisasi. Tetapi, ada pendekatan ad hoc yang cenderung diaplikasikan sesuai kasus. Pendakatan manajemen secara umum tidak terstruktur.
3) 2 – Repeatable but Intuitive – Proses telah dikembangkan pada tahap dimana prosedur yang mirip telah diikuti oleh bermacam-macam orang yang melaksanakan tugas ini. Tidak ada training atau komunikasi secara formal tentang prosedur standard dan tanggung jawabnya jatuh pada individu. Ada ketergantungan yang tinggi pada individu dan sering terjadi error. 4) 3 – Defined Process – Prosedur telah terstandarisasi dan terdokumentasi, dan komunikasi
lewat training. Merupakan keharusan bahwa proses tersebut harus diikuti. Tetapi, sedikit deviasi yang terjadi. Prosedur tersebut tidak rumit tetapi formalisasi dari practice yang sekarang
5) 4 – Managed and measurable – manajemen memantau dan mengukur kesesuaian dengan prosedur dan mengambil tindakan dimana proses terlihat tidak berjalan efektif. Proses dikembangkan secara berkelanjutan dan memberikan practice yang baik. Otomasi dan alat bantu digunakan dalam cara yang terbatas dan terpecah-pecah.
6) 5 – Optimised – proses telah dirancang sampai tingkat pelaksanaan yang baik, berdasarkan hasil dari pengembangan berkelanjutan dan maturity modeling dengan perusahaan lain. IT digunakan dalam cara terintegrasi untuk mengotomasikan alur kerja, menyediakan alat bantu untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas, membuat perusahaan mudah diadaptasi.
3. Metode Penelitian
Penelitian ini mengacuh pada data yang diolah sehingga menghasilkan data yang diukur secara kualitas kerja teknologi informasi sehingga dapat dilakukan pengembangan guna meningkatkan kinerja sistem tersebut sehingga penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Penelitian yang dilakukan dan tahapan-tahapan penulis dalam mengambil ataupun memperoleh data dari sumber, mulai dari survei awal, kuisioner dan wawancara dapat dilihat pada Gambar 2.
Tahap pertama yaitu Studi Literatur, pada tahap ini peneliti mempelajari pustaka/sumber literatur misalnya yang terkait dengan mengenai COBIT Framework 4.1 dan tahapan evaluasi kinerja sistem informasi dengan menggunakan COBIT Framework 4.1. Tahap kedua yaitu Pengumpulan Data, pada tahap ini dilakukan pengumpulan data berupa observasi dan wawancara langsung ke tempat studi kasus diambil yaitu di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Observasi dilakukan terkait proses kerja sistem secara keseluruhan dengan melakukan pengamatan langsung terhadap sistem informasi melalui pihak – pihak yang terlibat langsung dalam sistem tersebut. Wawancara dilakukan terhadap beberapa staf dan pegawai yang ada pada dinas tersebut yang secara langsung bertanggungjawab terhadap sistem informasi. Tahap Ketiga yaitu Analisa Data, pada tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem informasi berdasarkan pada hasil pengumpulan data berupa observasi dan wawancara yang mengacu pada COBIT Framework 4.1 sehingga menghasilkan temuan – temuan yang akan digunakan untuk mengevaluasi sistem tersebut. Tahap Keempat yaitu Rekomendasi dan Kesimpulan, selanjutnya merupakan tapan akhir penelitian yaitu dengan membuat rekomendasi dan kesimpulan dari hasil evaluasi kinerja sistem informasi yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga.
4. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan hasil pengumpulan data yang dilakukan terhadap kinerja teknologi informasi pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dengan stakeholder yang terkait, antara lain: Kabid Pembinaan dan Pengembangan, Kepala seksi Pembinaan, Kepala Seksi Pengembangan dan Hubungan Stuktur Lembaga, Pranata Komputer serta Pustakawan bahwa tujuan dibangunnya Sistem Informasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga adalah untuk membantu stakeholder dalam mengelola berbagai data administrasi instansi seperti: data staf dan pegawai, data aktivitas perpustakaan, data surat – menyurat, data keuangan, data kinerja staf dan pegawai, data kegiatan instansi, dan data penunjang lainnya. Adapun kondisi saat ini yaitu kinerja TI belum berjalan dengan baik dan secara tidak langsung mempengaruhi mutu kinerja pegawai,sehingga diharapkan dengan adanya evaluasi ini dapat membantu meningkatkan mutu kerja pegawai.
Hasil analisa data untuk domain Monitor and Evaluate sub domain ME 1 Monitor and Evaluate IT Performance antara lain yaitu: (1) Pengadaan Teknologi Informasi (TI) dalam hal ini website dan aplikasi peminjaman buku telah melalui perencanaan yang baik melalui rapat kerja instansi. (2) Operator berpegang pada Standard Operating Procedure (SOP) untuk menjalankan proses bisnis TI. (3) Proses pengumpulan dan pemantauan data monitoring belum dilakukan secara teratur (4) Belum pernah dilakukan evaluasi secara dan tindak lanjut terhadap proses pengelolaan TI secara menyeluruh. Oleh karena itu, tingkat kematangan ME1 1 berada pada level 4 yaitu Managed and measurable yang berarti Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah telah melaksanakan proses kinerja dan kepatuhan terhadap standar TI pada implementasi website dan aplikasi peminjaman buku serta telah mencapai tujuannya yang dilaksanakan secara terkelola dengan baik, Pengelolaan berupa proses perencanaan, evaluasi dan penyesuaian untuk ke arah yang lebih baik lagi.
Hasil analisa data untuk domain Monitor and Evaluate sub domain ME 2 Monitor and Evaluate Internal Control antara lain yaitu: (1) Pemantauan kerangka kontrol internal mengacu kepada SOP dan belum ada standar yang lain. (2) Proses pengawasan internal dilakukan oleh Bidang Pranata Komputer dan dilaporkan ke pejabat yang bertanggungjawab. (3) Pengelola dan fungsi kontrol pada sistem TI selalu memprioritaskan tujuan organisasi untuk memenuhi setiap kebutuhan semua stakeholder dan telah berjalan dengan baik. (4) Evaluasi dan monitoring dilakukan secara sebagian dengan waktu satu bulan dengan memperhatikan peluang untuk pengembangan SI/TI yang dapat mendukung kinerja instansi. Oleh karena itu, maka tingkat kematangan ME 2 juga telah berada pada level 5 yaitu Optimised yang berarti bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah melaksanakan proses pengendalian internal TI dan mencapai tujuannya dilaksanakan secara terkelola dengan baik.
Hasil analisa data untuk domain Monitor and Evaluate sub domain ME 3 Ensure Compliance with External Requirements antara lain yaitu: (1) Pihak ketiga yang berhubungan dengan instansi memiliki kontrak yang jelas yang mengatur hak dan kewajiban masing-masing pihak. (2) Optimalisasi respon pihak ketiga sudah berjalan dengan baik dengan adanya penganganan masalah dan pengembangan TI antara instansi dan pihak ketiga. (3) Guna menilai persyaratan, kepatuhan dan dampak terhadap aktivitas TI, maka setiap rapat kerja dilakukan evaluasi terhadap aktivitas TI yang terjadi di instansi. (4) Pelaporan terpadu dilakukan Pranata Komputer dan dilaporkan kepada pejabat penanggungjawab. Oleh karena itu, maka tingkat kematangan ME 3 berada pada level 5 yaitu Optimised yang berarti bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga pada tahap
ini telah berhasil melaksanakan proses kepatuhan terhadap kebutuhan pihak luar telah benar-benar tercapai.
Hasil analisa data untuk domain Monitor and Evaluate sub domain ME 4 Provide IT Governance antara lain yaitu: (1) Pembentukan kerangka kerja tata kelola TI dilakukan pimpinan instansi yang dibahas didalam rapat kerja bersama dengan staf. (2) Pengelolaan sumber daya sudah berjalan sesuai SOP dan dapat dilaksanakan oleh semua stalkholder. (3) Sejauh ini dalam melakukan manajemen resiko biasa tergantung tingkat kesulitan masalah yang dihadapai. Untuk masalah yang mudah dapat diselesaikan dengan waktu yang cepat, tetapi jika masalahnya kompleks maka dilakukan pelaporan kepada penanggungjawab dan pihak ketiga sehingga membutuhkan waktu yang agak lama. (4) Semua karyawan yang ada dapat melaksanakan dan mengikuti aturan yang telah diterapkan dengan baik pada instansi. Oleh karena itu, maka tingkat kematangan ME 4 berada pada level 5 yaitu Optimised yang berarti bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga pada tahap ini telah berhasil melaksanakan proses tata kelola TI dan telah berjalan dengan baik.
Berdasarkan hasil temuan terhadap tingkat kematangan kinerja tata kelola TI Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga, maka diperoleh hasil rata-rata tingkat kematangan untuk domain Monitor and Evaluate (ME) berada pada level 5 atau Optimised yang berarti bahwa instansi telah melaksanakan proses TI dan mencapai tujuannya yang dilaksanakan secara terkelola dengan baik. Adapun target untuk perbaikan di masa yang akan datang adalah pada level 5 seperti ditunjukkan pada spider chart diagram pada Gambar 3.
Gambar 3.Spider chart diagramTingkat kematangan Tata Kelola TI
5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dan temuan yang diperoleh dari penelitian ini, maka dapat disimpulkan bahwa tidak semua subdomain dan proses yang terdapat pada domain Monitor and Evaluate (ME) pada COBIT 4.1 mendapatkan hasil pada level Optimised dikarenakan pada subdomain ME 2 bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga baru mencapai level Managed and measurable dikarenakan proses evaluasi dan monitoring belum pernah dilakukan secara menyeluruh tetapi hanya dilakukan secara sebagian dan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu, maka sistem TI bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga perlu berbagai penyesuaian dan penambahan fasilitas untuk meningkatkan kualitas layanan. Tujuan dari sistem TI telah diidentifikasi sehingga memungkinkan pengukuran kembali terhadap tingkat kematangannya.
6. Daftar Pustaka
[1] Sahfitri, Marlindawati. 2014. Analisis Tata Kelola Sistem Informasi Akademik di Perguruan Tinggi Swasta di Kota Palembang Menggunakan COBIT Frame Work. Seminar Nasional Inovasi dan Tren (SNIT). Palembang
[2] Nugroho, 2016. Usulan Tahapan Perbaikan Tatakelola TI Pada PT XYZ Berdasarkan Hasil Penilaian Cobit 4.1 Maturity Model. Seminar Nasional Teknologi Informasi Multimedia, AMIKOM Yogyakarta
[3] Rancangan Rencana Strategis Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, 2011. Pemerintah Kota Salatiga
[4] Hendriadi, 2012. Pengukuran Kinerja Sistem Informasi Akademik Dengan Menggunakan Kerangka Kerja Cobit 4.1 Pada Domain Plan And Organise Di Universitas Singaperbangsa Karawang. Universitas Singaperbangsa Karawang
[5] Susanti, Rafelia Putri, "Analisis Tingkat Kematangan Pengawasan Dan Evaluasi Kinerja Sistem Informasi Kepegawaian dengan Cobit 4.1 (Studi Kasus: BKD Provinsi Jawa Tengah)," Universitas Dian Nuswantoro, Semarang, 2014.
