“ARTIKEL PUBLIC RELATIONS”
Pengertian dan Fungsi Public Relations
Keberadaan public relation dalam sebuah lembaga atau instansi dapat menjadi jembatan penghubung antara lembaga tersebut dengan publiknya. Pada dasarnya tujuan Public Relation adalah untuk menciptakan, memelihara dan membina hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak yakni lembaga dengan publiknya.
Public relation berperan dalam penjelasan atau pembelaan terhadap pandangan yang kurang baik dari publiknya terhadap lembaga tersebut, dengan cara menyajikan berbagai data, fakta dan informasi yang sebenarnya.
Salah satu pengertian Public Relations dikemukakan oleh JC. Seidel (dalam Abdurachman, 1995:25) yang mengatakan bahwa :
Public Relations adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para langgannnya, pegawainya, dan publik umumnya. Ada pun kegiatan ini ke dalam adalah dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, sedangkan keluar adalah dengan mengadakan pertanyaan-pertanyaan.
Sementara itu Effendy (2002:24) menjelaskan mengenai ciri-ciri Public relations sebagai berikut :
1.Merupakan kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi yang berlangsung dua arah secara timbal balik (two way traffic reciprocal communication). Hal ini berarti bahwa pada jalur pertama komunikasi berbentuk penyebaran informasi dari organisasi kepada publik. Pada jalur kedua komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian tanggapan atau opini publik (public opinion) dari publik ke organisasi tadi. Melalui komunikasi dua arah tersebut, pihak organisasi harus selalu mengkaji, apakah informasi yang disebarkan kepada publiknya itu diterima, difahami dan dilaksanakan atau tidak. Evaluasi ini perlu sebagai bahan
perencanaan kegiatan kedepannya.
2.Fungsi public relation melekat pada proses manajemen. Eksistensi public relations
sebagai pelembagaan kegiatan komunikasi dalam organisasi justru untuk menunjang upaya manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam manajemen, untuk
mencapai suatu tujuan dalam teori manajemen, disebutkan bahwa prosesnya berlangsung melalui tahap-tahap POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling), serta
dilengkapi dengan rumus Six M (Men, materials, Machines, Methods, Money dan Markets). Dalam hal ini kegiatan public relations adalah khusus yang berkaitan dengan komunikasi. Dalam hal ini adalah manusia yang berada di dalam organisasi dan di luar organisasi. 3.Sasaran kegiatannya adalah publik, baik internal maupun eksternal.
4.Dalam operasionalisasinya, public relation membina hubungan yang harmonis antara organisasi dan publik. Selain itu juga mencegah terjadinya rintangan psikologis pada pihak publik. Sifat harmonis di sini mengandung makna luas, yakni :
a.sikap menyenangkan (favorable) b.itikad baik (goodwill)
c.toleransi (tolerance)
d.saling pengertian (mutual understanding) e.saling mempercayai (mutual confidence) f.saling menghargai (mutual appreciation) g.citra baik (good image)
2.1. Pengertian, Tujuan dan Fungsi Public Relations
2.1.1. Pengertian Public Relations
Pada hakekatnya Public Relations ini merupakan metode komunikasi yang meliputi berbagai teknik komunikasi. Dimana didalam kegiatannya terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan / perusahaan dengan publiknya. Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa Public Relations merupakan suatu fungsi management. Disini diciptakan suatu aktifitas untuk membina dan memelihara sikap budi yang
menyenangkan bagi suatu lembaga/ perusahaan disuatu pihak dengan public dipihak lain.
Berikut ini beberapa pengertian dari public relations :
Menurut Public Relations News ( Bettrand R Canfield, 1964, hal 4) “Public Relations is the management function which evaluates public attitudes, identifies the polieses and
procedures of public interest and executes a program of action to earn public understanding and acceptance” (Public Relations adalah fungsi manajemen dimana manajemen
mengevaluasi perilaku masyarakat, mengidentifikasi dan mencari tahu minat masyarakat kemudian menyusun program dan melaksanakannya untuk menciptakan pengertian di masyarakat).
Lembaga Public Relations di Amerika Serikat mendefinisikan : Public Relations adalah “Usaha yang direncanakan secara terus menerus dengan sengaja guna membangun dan pengertian timbal – balik antara organisasi dan masyarakatnya”.
Sedangkan menurut The British Institute Of Public Relations (Teguh Meinanda, 1989 : 36) : Public Relations adalah “Keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya”.
2.1.2 Tujuan dan Fungsi Public Relations
Tujuan dari public relations adalah mewujudkan hubungan yang harmonis atau menciptakan opini public yang favorable baik internal maupun eksternal.
Adapun fungsi dari Public Relations menurut Bettrand R. Canfield ( 1964 : 6 ) adalah sebagai berikut :
a. Mengabdi kepada kepentingan umum
Jika tidak untuk kepentingan publik baik itu internal maupun eksternal, maka tidak mungkin akan tercipta suatu hubungan yang menyenangkan. Sebaliknya suatu badan / perusahaan akan dapat sukses apabila segala tindakannya adalah sebagai pengabdian kepada
kepentingan umum.
b. Memelihara komunikasi yang baik
Seorang pimpinan yang melakukan kegiatan Public Relations akan berhasil di dalam kepemimpinannya, apabila ia ikut bergaul dengan para karyawannya. Ia harud melakukan kegiatan komunikasi bukan saja dalam hubungan dinas tetapi juga diluar dinasnya. Misalnya dengan mengadakan pertandingan olahraga, kegiatan anjangsana dan lain – lain.
c. Menitik beratkan kepada moral dan tingkah laku yang baik
Seorang pemimpin yang baik dalam tingkah lakunya akan menitik beratkan kepada
moralitas, ia juga akan mempunyai wibawa apabila tidak cacat moral dan tingkah lakunya. Ia harus menjadi teladan bagi bawahannya.
2.2 Peran dan Tahapan Komunikasi dalam Public Relations
Peran seorang Public Relations sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi / perusahaan. Public Relations adalah sebagai Jembatan antara perusahaan dengan publik atau antara manajemen dengan karyawannya agar tercapai Mutual Understanding (saling pengertian) antara kedua belah pihak. Public Relations bertindak sebagai komunikator ketika
manajemen berhubungan dengan para karyawan.
Adapun peran Public Relations menurut Dozier & Broom (20 : 2000) antara lain : a. Penasehat Ahli ( Expert Prescriber )
Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Communicator Fasilitator ).
b. Fasilitator Komunikasi ( Communication Fasilitator )
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya
c. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah ( Problem Solving Process Fasilitator )
Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah persoalan Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat ( adviser ) hingga mengambil rindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.
d. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician )
Peranan communications technician ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication in organization.
2.2.2 Tahapan Komunikasi dalam Public Relations
Dalam Public relations terdapat hubungan komunikasi dengan pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Dalam kegiatan komunikasi tersebut terdapat beberapa tahapan, Cultip & Center membagi tahapan komunikasi ini menjadi empat, adapun tahapan – tahapan tersebut adalah :
1. Fact – Finding
Tahapan ini merupakan tahapan dalam pencarian fakta mengenai situasi dan pendapat public terhadap kegiatan suatu perusahaan / lembaga. Dalam hal ini apakah terjadi hal – hal
yang menghambat atau menunjang kegiatan perusahaan / lembaga tersebut. Disini dilakukan analisa – analisa yang mengarah kepada :
a. Bagaimana sikap kerja para karyawannya.
b. Faktor apa saja yang disenangi ataupun tidak disenangi oleh para karyawannya.
c. Mengadakan perbaikan – perbaikan sesuai dengan keinginan para karyawannya, tetapi tidak merugikan perusahaan / lembaga yang bersangkutan.
d. Menantikan saat untuk mengadakan perbaikan – perbaikan itu agar supaya kedua belah pihak mendapat keuntungan atau menikmati suasana kerja yang baik.
2. Planning and Programing
Apabila telah diperoleh fakta pada tahapan fact – finding, maka pada tahapan selanjutnya dibuat perencanaan mengenai langkah–langkah, perumusan tujuan dan perincian waktu secara teratur. Dalam tahapan ini menurut Cultip & Center membutuhkan :
a. A searching look backward. b. A deep look inside.
c. A wide look around. d. A long, long look a head.
Pada perencanaan ini dikenal pula istilah perumusan 7 C, yaitu suatu penilaian terhadap hubungan komunikator dengan komunikan, perumusan itu adalah :
a. Credibility, yaitu nilai kepercayaan public terhadap pihak komunikator.
b. Context, yaitu factor yang menghubungkan isi dari pesan dengan kenyataan pada lingkungannya.
c. Content, yaitu makna dan arti yang terdapat dalam pesan yang dapat dipahami oleh komunikan.
d. Clarity, yaitu factor kesedrhanaan dan kejelasan tidaknya suatu perumusan di dalam pesan yang disampaikan.
e. Continuity dan Consistency, yaitu factor ada tidaknya pertentangan atau perbedaan dalam pesan.
f. Capability, yaitu factor kemampuan untuk memberikan penjelasan.
Tahapan ini adalah tahapan penyampaian. Damana pada tahapan ini sangat menentukan satu planning dan programming. Sebab jika penyampaiannya dilakukan secara berlainan, maka dapat menimbulkan efek yang berlainan. Pada tahapan ini menurut Joseph Klepper perlu diperhatikan tiga factor yang perlu mendapat perhatian, yaitu :
a. Group membership. b. Selective processes. c. Predispotion.
4. Evaluation
Pada tahapan yang terakhir ini dilakukan perbaikan – perbaikan untuk menciptakan hubungan yang harmonis diantara public suatu badan / lembaga / perusahaan.
2.3 Public Relations Internal
Pengertian Public Internal adalah Publik yang berada didalam perusahaan seperti karyawan. Karyawan tersebut bisa terdiri dari manager, secretary, supervisor, receptionist dan lain sebagainya. Menurut Cutlip & Center ( 1982 : 290 ), pengertian publik internal atau lebih dikenal dengan sebutan Employee relations yaitu sekelompok orang bekerja ( karyawan / pegawai ) didalam suatu perusahaan.
Karyawan sebuah perusahaan merupakan aset yang cukup penting, karena karyawan itu sendiri terkait dengan status atau kedudukan yang saling berbeda antara satu dengan yang lainnya tapi pada prinsipnya memiliki keinginan yang sama terhadap pimpinan atau
perusahaan.
Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations (1995), “Hubungan publik internal sama pentingnya dengan hubungan publik eksternal, karena kedua bentuk hubungan publik tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait satu sama lain“.
Dengan demikian dapat juga diartikan bahwa hubungan kepegawaian ( Employee Relations ) tersebut tidak dilihat dalam pengertian yang sempit, yaitu sama dengan hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsur dua proses “produksi & upah“ yang terkait dengan “lingkungan kerja“ pengertiannya lebih dari itu, hubungan tersebut dipengaruhi oleh hubungan komunikasi internal antar karyawan dengan karyawan lainnya atau hubungan karyawan dengan manajemen perusahaan yang efektif (Cutlip & Center, 1982, hal. 292).
Efektifitas hubungan publik internal memerlukan suatu kombinasi antara : 1. Sistem manajemen yang sifatnya terbuka ( open management ).
2. Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawan.
3. Kemampuan Public Relations yang memiliki keterampilan manajerial ( manager skill ) serta berpengalaman.
Pelaksanaan program Employee Relations ( hubungan publik internal ) yang tepat bagi suatu perusahaan merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan mengelola sumber daya manusia demi pencapaian tujuan perusahaan. Kemudian pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan produktivitas
perusahaan, baik secara kualitas maupun kuantitas. Bentuk produk, barang atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sasarannya.
Keberhasilan pelaksanaan program kerja Public Relations Internal dalam membina bagian employee relations tersebut, akan menghasilkan kualitas teknis produk barang yang lebih baik dan dapat memberikan kepuasan terhadap pemakai barang atau pelanggan serta peningkatan citra.
Hubungan Public Internal ( internal Public Relations ) dalam suatu perusahaan, terdiri dari : 1. Hubungan dengan pekerja atau karyawan ( employee relations ) pada umumnya beserta keluarga karyawan pada khususnya.
2. Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen perusahaan ( management relations ).
3. Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham ( stockholders relations ).
Dengan demikian Public Relations Internal berupaya melakukan hubungan komunikasi yang efektif melalui suri tauladan yang dimulai dari pihak atasan ( pimpinan ).
Selain itu Public Relations internal juga menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak perusahaan atau sebaliknya, mampu bertindak sebagai mediator dari perusahaan ( pimpinan ) terhadap para karyawan, mampu mempertemukan atau menyampaikan tujuan – tujuan dan keinginan – keinginan dari pihak karyawan kepada perusahaan atau sebaliknya (Colin Coulson – Thomas, 2005, hal. 14).
2.4 Hubungan Antara Manajemen dan Karyawan
Pengertian hubungan antara manajemen dan karyawan didasarkan pada suatu kontrak atau perjanjian kerja. Dalam kontrak tersebut berbagai hal yang terkait dengan hak – hak dan kewajiban – kewajiban yang harus dilaksanakan. Hak – hak karyawan yang tercantum dalam kontrak antara lain adalah gaji, bonus, hak cuti, kenaikan gaji dan lain – lain.
Berkaitan dengan tugas, hubungan antara manajemen dan karyawan umumnya merupakan hubungan formal yang kaku dan birokratis. Terdapat beberapa jenjang dan jalur yang membatasi komunikasi sehingga menjadi kurang efektif dan panjang. Hal ini seringkali menimbulkan salah pengertian dan penafsiran karyawan terhadap kebijakan yang diambil oleh manajemen karena kurang efektifnya hubungan tersebut.
Dalam rangka mengatasi kesenjangan hubungan manajemen dan karyawan, dapat
dilakukan hubungan secara informal. Hubungan informal dapat mereduksi jenjang birokrasi dan jalur komunikasi, sehingga hubungan komunikasi dapat berlangsung secara lebih cepat, tepat dan efektif. Jalur informal dapat dilakukan melalui pertemuan informal antara
manajemen dan karyawan (Colin Coulson – Thomas, 2005, hal. 14).
Saat ini perkembangan dalam dunia kerja telah menimbulkan masalah yang serius dalam hubungan antara manajemen dan karyawan. Karena jumlah karyawan meningkat, maka garis hubungan antara manajemen dan karyawan menjadi semakin renggang. Itu semua disebabkan karena komunikasi yang kurang baik, sehingga pada akhirnya menimbulkan kesalahpahaman anta kedua belah pihak dan karyawan merasa tidak memiliki cukup kesempatan untuk menyatakan pendapatnya.
Untuk membina hubungan yang lebih baik perusahaan harus membentuk Public Relations untuk merekrut, memilih, menempatkan, melatih karyawan, mendengar keluhan,
merundingkan perjanjian serta memberikan upah dan keuntungan.
Pada dasarnya dalam memelihara hubungan yang baik antara manajemen dan karyawan meliputi :
1. Upaya untuk meningkatkan kualitas kehidupan kerja ( quality of work life ) yang lebih baik. 2. Bagaimana manajemen dan Public Relations mempengaruhi kualitas kehidupan kerja. 3. Bagaimana peran Public Relations dalam berkomunikasi.
Kompetisi global yang semakin tajam, mendorong perusahaan untuk menyempurnakan berbagai strategi untuk meningkatkan kualitas kehidupan karyawan. Para manajer dan
Public Relations proaktif memberikan temuan – temuan baru untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
Salah satu segi hubungan antara manajemen dengan karyawan lazim dikenal dengan istilah “hubungan karyawan“. Pemeliharaan hubungan karyawan dalam rangka keseluruhan proses manajemen Pubic Relations berkisar pada pemikiran bahwa hubungan yang serasi dan harmonis antara manajemen dan karyawan yang terdapat dalam perusahaan perlu ditumbuhkan, dijaga dan dipelihara demi kepentingan bersama dalam perusahaan.
Hubungan kerja merupakan hubungan kerjasama antara semua pihak yang berada dalam proses produksi disuatu perusahaan. Penerapan hubungan kerja merupakan perwujudan dan pengakuan atas hak dan kewajiban karyawan sebagai partner manajemen yang menjamin kelangsungan hidup dan keberhasilan suatu perusahaan. Semua pihak baik manajemen, karyawan dan pemerintah pada dasarnya mempunyai kepentingan atas keberhasilan dan keberlangsungan hidup suatu perusahaan.
Perusahaan dan karyawan mempunyai kepentingan yang sama atas kelangsungan hidup dan keberhasilan suatu perusahaan. Kegagalan perusahaan berarti kehilangan tempat kerja dan sumber penghasilan bagi pengusaha dan karyawan. Atas dasar persamaan
kepentingan tersebut, maka saran – saran dan pendapat karyawan untuk membangun perusahaan perlu didengar.Demikian pula dalam berbagai tingkat pengambilan keputusan, karyawan atau wakil perlu diikut sertakan. Didorong oleh adanya kepentingan yang sama antara manajemen dan karyawan dalam memajukan perusahaan dimungkinkan akan
muncul hubungan kerja yang baik antara kedua belah pihak, serta terciptanya suasana kerja yang nyaman.
makalah public relation
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Public relation adalah proses interaksi dimana public relation menciptakan opini publik
sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan pengertian,
menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik,
kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya. Memiliki sasaran
untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak. public
relation lebih berorientasi kepada pihak perusahaan untuk membangun citra positif
perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik
dari konsumen.
Tetapi jika fungsi public relation yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan
alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau
perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, maka diperlukan
pendekatan khusus dan motivasi dalam meningkatkan kinerjanya. Dengan singkat dapat
dikatakan bahwa fungsi public relation adalah memelihara, mengembang tumbuhkan,
mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani,
mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah. Dalam
menciptakan opini-opini publik itu tiap individu mempunyai hak untuk bersuara, dan
dituliskan dalam bentuk tulisan yang biasa disebut Penulisan-Penulisan PR. Penulisan PR
terdiri dari Siaran Pers, Profil Perusahaan, Annual Report, dan Advertorial. Oleh sebab out
makalh ini saya buat dan mengenai Penulisan PR akan dibahas secara rinci dalam makalah
ini.
BAB II
PEMBAHASAN
1.
Siaran Pers (Press release)
Siaran Pers adalah naskah berita (data atau informasi tentang sebuah kegiatan –pra
ataupun pasca) yang disampaikan kepada wartawan atau kantor redaksi media untuk
dipublikasikan di media tersebut. Dengan demikian, menulis siaran pers pada dasarnya sama
dengan menulis berita seperti dilakukan para wartawan. Oleh karenanya, karakteristik dan
struktur penulisan siaran pers sama dengan menulis berita.
a.
Karakteristik siaran pers adalah memiliki “nilai berita” (news values), yakni aktual,
faktual, penting, dan menarik. Struktur penulisannya pun sama dengan dengan penulisan
berita, yakni terdiri dari head (Judul), dateline (baris tanggal), lead (teras berita), dan news
body (tubuh atau isi berita). Berita sendiri artinya adalah laporan peristiwa atau peristiwa
yang dilaporkan oleh media massa. Isi yang disampaikan pada siaran pers ini menggunakan
kalimat langsung dan informasi yang disampaikan aktual serta akurat.
Kiat menulis siaran pers:
1.
Tulis dengan gaya penulisan berita.
2.
Jangan terlalu panjang – cukup satu lembar.
3.
Langsung ke masalahnya dengan segera.
4.
Penuhi unsur berita 5W+1H.
5.
Berikan lebih dari satu nomor kontak –nomor telpon kantor, kontak pribadi, HP, e-mail, dan
fax.
6.
Jika memungkinkan, buatlah usulan mengenai orang-orang yang dapat diwawancara.
7.
Cek/konfirmasi siaran pers yang sudah dikirimkan melaui fax, surat, atau e-mail.
8.
Jika perlu, seratakan ilustrasi foto, tabel, atau grafik atau bahan pendukung lainnya –
makalah, naskah pidato, susunan acara, dsb.
9.
Tuliskan pada kertas berkop-surat sehingga benar-benar resmi.
10.
Tandatangani oleh pejabat paling berwenang, misalnya manajer humas, ketua panitia,
dan/atau ketua lembaga/perusahaan.
11.
Jika bersifat individu, misalnya artis, pakar, pejabat, ataupun warga biasa, sertakan fotokopi
b.
Teknik Penulisan Siaran Pers
Menulis Press Release sama halnya menulis berita untuk media massa. Press release yang
baik akan mendapatkan perhatian yang baik pula dari jurnalis. Sebaliknya, press release yang
tidak terarah boleh jadi hanya masuk tong sampah redaksi.
Beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam menulis:
-
Fokus
Tulisan yang baik harus mempunyai gagasan utama, sehingga memudahkan untuk memilah
berbagai bahan yang ada. Pilih bahan yang hanya ada hubungannya dengan gagasan utama
sebagai fokus sentral. Tuangkan gagasan utama ke dalam satu kalimat. Kalimat yang baik
tidak lebih dari 25 kata. Setelah mendapatkan fokus, pilihlah informasi yang akan
mendukung gagasan dasar atau fokus itu.
-
Lead
Lead atau nose biasa disebut intro atau kepala berita atau teras berita, berupa kalimat atau
paragraf pembuka yang mengajak pembaca agar mau melanjutkan bacaannya. Isinya satu
atau beberapa fakta dasar: siapa, apa, bila, di mana, mengapa, bagaimana, lalu apa. Dasar ini
biasa kita kenal dengan 5W+1H (who = siapa, what = apa, when = bila/kapan, where = di
mana, why = mengapa, ditambah how = bagaimana, dan lalu apa (so what).
-
Tubuh Berita
Berisi fakta atau kutipan yang mendukung lead, termasuk menyebutkan (attribution) sumber
informasi.
-
Penutup (Ending)
Umumnya berisi kutipan sumber utama yang menyimpulkan isu keseluruhan, penjelasan
mengenai tindakan selanjutnya atau fakta tambahan.
-
Perbaikan Kemudian
Ketika ide mengalir dalam menulis, maka biarkanlah. Jangan ragu soal tata bahasa, misalnya.
Jika terbentur pada kalimat atau paragraf yang rasanya tidak benar, berilah tanda. Setelah
selesai menulis, kembalilah dan perbaiki.
Ketika sedang menulis, apakah suatu paragraf membangkitkan pertanyaan yang perlu
dijawab pada paragraf selanjutnya? Antisipasi pertanyaan itu dengan jawaban.
-
Baca Kembali
Sebaiknya setiap selesai menulis satu kalimat maka bacalah kembali secara seksama.
Demikian pula dengan selesai menulis secara total dalam satu judul. Akan kelihatan bagian
yang tidak cocok yang tidak tertangkap oleh mata, termasuk penggunaan tanda baca.
Perbaikilah.
-
Periksa Akurasi
Baca ulang dan periksa nama, judul, tanda baca, dan kutipan-kutipan. Pastikan bahwa nama
yang dihubungkan dengan kutipan itu benar. Periksa juga salah ketik dan ejaan. Jangan lupa
mencantumkan nama dan nomor kontak pada bagian akhir press release. Maksudnya, untuk
memudahkan jurnalis menghubungi Humas manakalah masih ada data atau bahan berita yang
kurang.
c.
Contoh Siaran Pers
Akademi Sekretaris dan Manajemen Bhakti (ASM) Cilegon Banten, menyelenggarakan
Training Leaning Centre (TLC) Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang. Senin 19 Februari 2007.
Direktur ASM Bhakti, Drs H. JP Agustianto MM menggatakan, TLC merupakan kegiatan
ekstra kurikuler yang secara rutin diselenggarakan. Kegiatan ini ditujukan guna
meningkatkan kemampuan berbahasa asing para mahasiswa, lisan maupun tulisan.
Rencananya, pada penyelenggaraaan TLC berikutnya, akan dibuka pula kelas bahasa
Mandarin.
TLC Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang diadakan di kampus ASM Bhakti Jl. Paus 17 Kav
Blok C Cilegon, dan terbuka pula untuk umum.
Profil Perusahaan merupakan penjelasan mengenai perusahaan termasuk produknya
secara verbal maupun grafik yang mengangkat corporate value serta product value serta
keunggulan perusahaan dibandingkan pesaing berdasarkan kedua value dan sarana untuk
memperkenalkan perusahaan dengan berbagai media yang ada.
Isi Profil Perusahaan
•
Menampilkan aspek perusahaan, susunana komisaris dan struktur organisasi kantor.
•
Dikemas dalam suatu sajian yang “khusus”, eksklusif, baik dalam bentuk cetak maupun
elektronik.
•
Menampilkan segi histories dan filosofis perusahaan/organisasi.
•
Diterbitkan tidak terlalu sering, kecuali kalau ada perubahan prinsipil.
Daftar isi Profil Perusahaan biasanya berisi :
•
Introduksi
•
Kata Pengantar atau sambutan Dewan Komisaris atau Direktur Utama.
•
Historis dan struktur organisasi perusahaan
•
Produk barang/jasa yang ditawarkan
•
Kinerja dan manajemen perusahaan/organisasi
•
Nilai asset dan kekayaan perusahaan.
•
Pengembangan perusahaan, bisnis dan SDM
•
Prospek dan tantangan yang dihadapi perusahaan saat sekarang dan akan datang
•
Daftar kantor cabang, alamat, telepon dan lain-lain
3.
Annual Report (Laporan Tahunan)
Laporan tahunan merupakan laporan perkembangan aktivitas dan pencapaian yang telah
dilakukan organisasi selama satu tahun. Data dan informasi yang akurat menjandi kunci
representasi dari budaya, karakter dan filosofi perusahaan yang mewujud dalam ritus, ritual,
dan aktivitas perusahaan. Laporan tahunan dapat membangun citra dan reputasi perusahaan
karena laporan merupakan bentuk tangguang jawab pihak manejemen perusahaan kepada
publiknya. Laporan tahunan dapat menjadi alat komunikasi pemasaran yang efektif karena
banyaknya investor yang mempelajari laporan tahunan sebelum melakukan investasi dalam
perusahaan.
Laporan tahunan yang baik biasanya mengandung paling tidak 5 bagian: ringkasan
perusahaan; surat kepada pemegang saham; operasi perusahaan dan perkembangan signifikan
pertanyaan financial, dan informasi seputar pejabat dan direktur perusahaan.
a.
Fungsi Laporan Tahunan
[1], sebagai alat pemasaran yang kreatif bagi perusahaan melalui integritas desain dan tulisan,
menambah daya tarik perusahaan di mata konsumen.
[2] sebagai dokumen lengkap yang menceritakan secara mendetail kinerja perusahaan,
beserta dengan neraca rugi laba perusahaan dalam setahun, serta memberikan gambaran
mengenai tugas, peran, dan pekerjaan masing-masing bidang.
b.
Contoh Laporan Tahunan
Laporan Tahunan Kebebasan Beragama Internasional
Laporan tahunan ini meninjau kegiatan Komisi AS selama setahun terakhir dan
khususnya menjelaskan kondisi kebebasan beragama dan hak asasi manusia yang terkait di
negara-negara yang menjadi perhatian penting bagi Komisi dan menyoroti temuan kunc,
menyajikan rekomendasi kebijakan Komisi untuk memastikan bahwa promosi kebebasan
agama atau kepercayaan menjadi bagian yang lebih terpisahkan dari kebijakan luar negeri
AS, baik memajukan kepentingan kemanusiaan dan nasional bangsa kita keamanan dan
laporan tindakan Komisi telah diambil untuk meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap
pelanggaran kebebasan beragama, dan merangkum upaya Komisi untuk menjaga Kongres
dan Administrasi informasi kondisi kebebasan beragama di seluruh dunia.
c.
Terdapat beberapa acuan penulisan laporan tahunan yaitu:
-
Disusun secara objektif. Pesan yang disusun digunakan untuk membangun kesadaran publik
akan perkembangan suatu perusahaan.
-
Disusun dan ditulis dalam bentuk majalah berita dengan disertai foto yang mengkilap dan
desain yang menarik.
-
Evaluasi atas laporan tahunan sebelumnya menjadi dasar untuk penulisan laporan tahunan
selanjutnya.
-
Dilengkapi dengan fakta dan data-data statistik untuk menggambarkan keadaan perusahaan
secara lebih detail.
4.
Advertorial
Advertorial adalah istilah yang merujuk pada jenis tulisan yang menggunakan gaya
tulisan editorial dan iklan, dan dibuat untuk memberikan daya dukung dalam membentuk
citra yang baik dibenak publik sasaran (membentuk opini baik publik). Advetorial merupakan
salah satu jenis penggelembungan bahasa, kalimat ini berasal dari bahasa Inggris yang
merupakan gabungan dari Advertisement dan Editorial.
a.
Sifat Advertorial
-
Informatif : bersifat memberitahukan atau memperkenalkan produk, jasa, dan kegiatan yang
ditawarkan. Advertorial informatif ini menggunakan gaya penulisan langsung (straight news).
-
Eksplanantif : bersifat menjelaskan dan menguraikan produk, jasa, dan kegiatan secara
langsung.
-
Interpretif : bersifat menginterpretasikan informasi atas produk, jasa, dan kegiatan yang
dilakukan dengan memberikan sejumlah komentar atau keterangan.
-
Persuasif : bersifat membujuk khalayak untuk mengikuti apa yang dikehendaki penulis.
-
Influentif : bersifat mendorong adanya aksi dari khalayak dan mengarahkan timbulnya
tindakan.
-
Memuji : Bersifat memberikan pujian atas informasi yang diberikan agar khalayak menjadi
tertarik.
-
Argumentatif : bersifat membuktikan sesuatu dengan pemberian argumen dan uraian-uraian
analitis.
-
Eksporatif : bersifat mengungkap dan menjelaskan secara mendalam informasi yang
diberikan pada khalayak. Lebih menjawab pertanyaan mengapa dan bagaimana.
b.
Jenis Advertorial
Jenis advertorial dibedakan berdasarkan materi pesan yang disampaikan dalam
penulisannya. Berikut adalah beberapa jenis advertorial:
-
Advertorial produk. Dalam penulisannya, membahas mengenai produk-produk apa saja yang
ingin disajikan ke masyarakat.
-
Advertorial jasa. Dalam penulisannya, menyajikan jasa yang ditawarkan pada khalayak.
-
Advertorial korporat (perusahaan). Dalam penulisannya, membahas mengenai keberadaan
dan kegiatan suatu perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
-
Advertorial pemerintahan. Dalam penulisannya, membahas mengenai aktivitas di bidang
pemerintahan atau potensi suatu daerah.
c.
Contoh Advertorial Iklan
Jl. Mariawati Km. 7 Desa Kawung Luwuk, Cipanas, Cianjur
Tel. 0263-581617, 581618 Fax. 0263-581616
Fasilitas: Taman air, taman mawar, taman Perancis, taman rahasia (labirynth), taman bali,
taman mediterania, taman palem, dan taman gaya jepang, rumah kaca, danau angsa,
rafflesia mini theater, gazebo, alam imajinasi, lokasi piknik, amphitheater (panggung
terapung) kereta datto,
mobil wira-wiri, menara pandang, poliklinik, nany’s galleria.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Teknik Penulisan Humas (Public Relations Writing) adalah keterampilan menulis
(writing skill) khas Humas/PR dalam menghasilkan naskah-naskah yang diperlukan untuk
kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan/organisasi. Tipe-tipe panulisan
atau naskah PR dapat dibagi menjadi dua bagian:
1. Berkaitan dengan Media Relations/Press Relations, seperti naskah press release (siaran
pers), advertorial, dan press conference (press kit/media kit).
2. Berkaitan dengan media promosi, informasi, dan komunikasi perusahaan/organisasi,
seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter, in house magazine/Company Magazines,
naskah laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur, dan
sebagainya.
Untuk menghasilkan naskah yang baik (good writing), Humas/PR harus memiliki
keterampilan jurnalistik layaknya wartawan, seperti pemahaman tentang nilai berita (news
values), bahasa jurnalistik (language of mass communications), kode etik jurnalistik, dan
sebagainya.
Untuk kepentingan publikasi yang luas, Humas/PR membutuhkan peran media. Karena
itu, diperlukan sebuah hubungan yang baik dengan kalangan pers/media massa (Press/Media
Relations). Agar hubungan itu tercipta dengan baik, Humas perlu mengenali dunia pers
dengan baik pula, seperti karakteristik wartawan, format media, cara kerja wartawan/media,
dan sebagainya. Sekian penjelasan mengenai Penulisan PR ini. Semoga makalah yang saya
buat bermanfat bagi pembaca.
Tugas Mandiri Dosen Pembimbing
Pengantar PR Titi Antin, M. Si
“PENULISAN PR”
(PR WRITING)
Disusun oleh :
GESTI YULIANTI PUTRI
NIM : 11043201912
II/C
JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SULTAN SYARIF KASIM
RIAU
Hubungan masyarakat
, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik
sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi.
Hubungan masyarakat – Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperolehpengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.
Hubungan masyarakat – Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.
Seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertianbersama antara organisasi dan masyarakatnya.
Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya.
Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan publik, menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis.
Sejarah Humas
Di dunia
Konsep dasar Humas diperkenalkan pada tahun 1906 oleh Ivy Lee saat ia berhasil menjembatani konflik buruh batubara dan pengusaha. Konsep ini lalu dikenal sebagai Declaration of Principle (Deklarasi Azas-Azas Dasar) yaitu prinsip yang terbuka dan tidak menyembunyikan data dan fakta
Di Indonesia
Humas di Indonesia dikenal pada tahun 1950an dimana humas bertugas untuk menjelaskan peran dan fungsi-fungsi setiap kementrian, jawatan, lembaga, badan, dan lain sebagainya.
Pekerjaan seorang humas
Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas dalam mempromosikanpengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi
atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan simpati akan kejadian tersebut.
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas(Hubungan masyarakat) dalam suatu organisasi adalah:
1. Membuat kesan (image) 2. Pengetahuan dan pengertian 3. Menciptakan ketertarikan 4. Penerimaan
5. Simpati
Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan publik yang lebih luas. Dalam pekerjaannya, seorang humas membuat analisis ke dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-pernyataan keluar.
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
Fungsi humas
Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :
memberikan penerangan kepada publik,
melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya.
Kesan (image)
Kesan disini berarti “gambaran yang diperoleh seseorang tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian mereka (terhadap suatu produk, orang, atau situasi)”.
Pengetahuan dan pengertian
Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.
Menciptakan ketertarikan
Humas juga harus dapat menciptakan ketertarikan publik dalam suatu situasi atau serial situasi, yang bisa jadi berpengaruh besar dalam suatu organisasi atau sekelompok orang.
Menggunakan strategi kehumasan dalam hal ini bisa menjadi sangat efektif.
Penerimaan
Masyarakat mungkin bersikap melawan pada sebuah situasi karena mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi, atau mengapa hal tersebut terjadi. Profesi humas mempunyai peran kunci untuk menjelaskan sebuah situasi atau kejadian dengan sejelas-jelasnya sehingga ketidak-pedulian, dan bahkan sikap menentang, yang menjadi atmosfer disekelilingnya dapat diputar menjadi pengertian dan penerimaan.
Simpati
Dengan mengemukakan informasi secara jelas dan tidak bias, umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.
Kesalahan umum
Kesalahan umum yang terjadi adalah program humas dianggap sebagai program jangka pendek, dan programpenanggulangan reaktif saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan kala hubungan dengan masyarakat menjadi buruk.
Kegiatan humas
Tujuh puluh persen dari kegiatan seorang humas berhubungan dengan tulis menulis selain tugas-tugas lainnya. Diantaranya adalah:
Merancang pesan tematik agar pesan yang disampaikan oleh organisasi memiliki keseragaman/ keterkaitan pesan. Contoh: Bank Niaga saat menggelar tema “Cinta”. Melakukan segmentasi media, dimana seorang humas harus mampu memformulasikan keseimbangan saling dukung antara media cetak dan elektronik. Komunikasi interaktif. Contohnya beberapa organisasi dalam merancang logonya melakukan pelibatan konsumen dimana dilakukan kompetisi merancang logo, contoh lain adalah rubrik konsultasi atau jasa layanan konsumen melalui telpon. Menjaga reputasi perusahaan dan citra produk melalui pemanfaatan kekuatan pesan dan atau kombinasinya. Contoh: kegiatan sponsor: Dari Mayora. Iklan multiguna (memanfaatkan momentum psikologis). Contoh: bukan basa-basi. Penjualan simpatik. Contoh: Aqua menyisihkan hasil penjualan untuk pipa mengalirkan air di
kawasan timur Indonesia.
Melakukan iklan layanan masyarakat.
Pemasaran dari mulut kemulut. Contoh: Taksi Bluebird dalam memasarkan reputasi yang baik
jarang menggunakan iklan media massa.
Ajang pemasaran khusus dimana aktivitas dirancang untuk melibatkan khalayak. Contoh: Ajang
Jakarta Fair
Memanfaatkan komunikasi yang akrab untuk pelanggan. Contoh: Layanan purna jual, dsb.
Thomas L. Harris dalam bukunya Marketer’s Guide to Public Relations yang melahirkan MarketingPublic Relations (MPR), peranan humas menjadi Pencils yang hampir mirip dengan promotion mix yaitu formula PASP (Publications, Advertising, Sales Promotions, dan Personal Selling). Pencils jika dijabarkan secara rinci dalam korelasi komponen utama peranan humas adalah sebagai berikut :
Publikasi
Setiap fungsi dan tugas humas adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik.
Event (Penyusunan program acara)
Macnamara (1996: 154) menyatakan bahwa special event adalah sebuah event yang biasanya dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian media yang bermuara pada perhatian publik tentang perusahaan (atau organisasi) atau produk perusahaan . Merancang acara tertentu atau lebih dikenal dengan peristiwa khusus (special event) yang dipilih dalam jangka waktu, tempat, dan objek tertentu yang khusus sifatnya untuk memengaruhi opini publik.
News (Menciptakan berita)
Berita adalah informasi yang belum diketahui oleh pihak penerimanya.Menurut Rosady Ruslan menciptakan berita dilakukan melalui press release, news letter, dan bulletin, dan hal lain yang mengacu pada teknis penulisan 5W + 1H (Who, What, Where, When, Why, dan How) dengan sistematika penulisan “piramida terbalik”, yang paling penting menjadi lead dan intro yang kurang penting diletakkan di tengah batang berita.
Pemberdayaan Masyarakat
Pemberdayaan Masyarakat (bahasa Inggris:Community Development) secara umum merupakan kegiatan pengembangan masyarakat yang diarahkan untuk memperbesar akses masyarakat untuk mencapai kondisi sosial-ekonomi-budaya yang lebih baik apabila dibandingkan dengan sebelum adanya kegiatan pembangunan.
Sehingga masyarakat di tempat tersebut diharapkan menjadi lebih mandiri dengan kualitas kehidupan dan kesejahteraan yang lebih baik. Program Community Development memiliki tiga karakter utama yaitu berbasis masyarakat (community based), berbasis sumber daya setempat (local resource based) dan berkelanjutan (sustainable). Dua sasaran yang ingin dicapai yaitu: sasaran kapasitas masyarakat dan sasaran kesejahteraan. Sasaran pertama yaitu kapasitas masyarakat dapat dicapai melalui upaya pemberdayaan (empowerment) agar anggota masyarakat dapat ikut dalam proses produksi atau institusi penunjang dalam proses produksi, kesetaraan (equity) dengan tidak membedakan status dan keahlian, keamanan (security), keberlanjutan (sustainability) dan kerjasama (cooperation), kesemuanya berjalan secara simultan.
Produk-produk tertulis humas
1. Siaran pers yaitu informasi yang mengandung nilai berita dan disampaikan oleh publik melalui media massa.
2. Latar belakang (Backgrounder) 3. Media internal
4. Laporan tahunan 5. Advetorial
6. Profil perusahaan
7. Lembaran berita (Newsletter) 8. Prospektus
9. Penulisan komentar pembaca 10. Penulisah naskah pidato 11. Iklan layanan masyarakat
12. Teknik Penulisan Humas (Public Relations Writing) adalah keterampilan menulis (writing skill) khas Humas/PR dalam menghasilkan naskah-naskah yang diperlukan untuk kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan/organisasi. Tipe-tipe panulisan atau naskah PR dapat dibagi menjadi dua bagian:
13. 1. Berkaitan dengan Media Relations/Press Relations, seperti naskah press release (siaran pers), advertorial, dan press conference (press kit/media kit).
2. Berkaitan dengan media promosi, informasi, dan komunikasi perusahaan/organisasi, seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter, in house magazine/Company Magazines, naskah laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur, dan sebagainya.
14. Untuk menghasilkan naskah yang baik (good writing), Humas/PR harus memiliki keterampilan jurnalistik layaknya wartawan, seperti pemahaman tentang nilai berita (news values), bahasa jurnalistik (language of mass communications), kode etik jurnalistik, dan sebagainya.
15. Untuk kepentingan publikasi yang luas, Humas/PR membutuhkan peran media. Karena itu, diperlukan sebuah hubungan yang baik dengan kalangan pers/media massa (Press/Media Relations). Agar hubungan itu tercipta dengan baik, Humas perlu mengenali dunia pers dengan baik pula, seperti karakteristik wartawan, format media, cara kerja wartawan/media, dan sebagainya.
16. Siaran Pers
17. Siaran Pers (Press Release, biasa disebut rilis saja) adalah naskah berita (data atau informasi tentang sebuah kegiatan –pra ataupun pasca) yang disampaikan kepada wartawan atau kantor redaksi media untuk dipublikasikan di media tersebut. Dengan demikian, menulis siaran pers pada dasarnya sama dengan menulis berita seperti dilakukan para wartawan. Oleh karenanya, karakteristik dan struktur penulisan siaran pers sama dengan menulis berita.
18. Karakteristik siaran pers adalah memiliki “nilai berita” (news values), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik. Struktur penulisannya pun sama dengan dengan penulisan berita, yakni terdiri dari head (Judul), dateline (baris tanggal), lead (teras berita), dan news body (tubuh atau isi berita). Berita sendiri artinya adalah laporan peristiwa atau peristiwa yang dilaporkan oleh media massa.
20. 1. Tulis dengan gaya penulisan berita.
2. Jangan terlalu panjang – cukup satu lembar. 3. Langsung ke masalahnya dengan segera. 4. Penuhi unsur berita 5W+1H.
5. Berikan lebih dari satu nomor kontak –nomor telpon kantor, kontak pribadi, HP, e-mail, dan fax. 6. Jika memungkinkan, buatlah usulan mengenai orang-orang yang dapat diwawancara.
7. Cek/konfirmasi siaran pers yang sudah dikirimkan melaui fax, surat, atau e-mail.
8. Jika perlu, seratakan ilustrasi foto, tabel, atau grafik atau bahan pendukung lainnya –makalah, naskah pidato, susunan acara, dsb.
9. Tuliskan pada kertas berkop-surat sehingga benar-benar resmi.
10. Tandatangani oleh pejabat paling berwenang, misalnya manajer humas, ketua panitia, dan/atau ketua lembaga/perusahaan.
11. Jika bersifat individu, misalnya artis, pakar, pejabat, ataupun warga biasa, sertakan fotokopi identitas.
21. Surat Pembaca
22. Surat Pembaca (letter to the editor) mirip siaran pers, terutama dalam hal teknis penulisan dan pengiriman. Yang membedakan adalah dalam hal isi dan tujuannya. Isi dan tujuan surat pembaca biasanya merupakan tanggapan, sanggahan, klarifikasi, atau penggunaan Hak Jawab dan Hak Koreksi atas informasi yang dinilai salah dan merugikan. Surat pembaca berupa tanggapan, biasanya diawali dengan mengutip berita atau surat pembaca yang sebelumnya sudah dimuat, sehingga pembaca dapat mengetahui latar belakang masalah yang diklarifikasi.
23. Advertorial (adv)
24. Advertorial = advertising dan editorial. Gabungan antara promosi dan opini atau pemberitaan tentang hal yang dipromosikan –produk, jasa, perusahaan, organisasi, aktivitas, atau program pemerintah. Bentuk tulisannya bisa berupa berita, feature, atau artikel. Advertorial sering disebut iklan dalam bentuk pemberitaan atau tulisan panjang.
25. Jenis advertorial a.l. adv produk, adv jasa, adv perusahaan, dan adv pemerintahan. Sifatnya bisa informatif, eksplanatif, interpretatif, persuasif, argumentatif, dan eksploratif.
26. Brosur
27. Brosur (Brochure) adalah selebaran cetakan satu halaman kertas yang terlipat dua atau lebih, berisi keterangan, informasi, atau gambaran tentang sebuah perusahaan, instansi, produk, atau jasa, atau bisa juga berisi sebuah ide dan kegiatan.
28. Jenis selebaran promosi sejenis brosur adalah booklet, yakni buku kecil tanpa jilid/cover berisi informasi dan gambar tentang suatu produk atau jasa. Bisa juga terdiri dari beberapa lembar kertas sehingga menyerupai buku. Penyebarannya sama dengan brosur, yakni dibagi-bagikan langsung kepada publik.
29. Sarana promosi mirip brosur adalah flyer, pamflet, leaflet, atau poser, yakni lembaran utuh tanpa lipatan/tidak terlipat. Pamflet (ukuran satu halaman kertas print), leaflet (ukuran kertas kecil), dan poster (“surat tempelan”, ukuran kertas besar) disebarkan dengan cara ditempel. Flyer biasanya digantung.
30. Ada juga yang disebut folder. Bentuknya mirip map, namun berisi banyak informasi dan bagian dalamnya terdapat kantung untuk menyimpan aneka berkas seperti surat, brosur, leaflet, kartu nama, dan sebagainya. Folder dapat berfungsi sebagai tempat penyimpan berkas informasi atau promosi.
32. Konferensi Pers (Press Conference) – undang media untuk menyampaikan informasi, dilakukan tidak rutin, insidental sesuai acara yang digelar, baik sebelum maupun sesudah kegiatan.
33. Media Kit adalah bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data akurat dan lengkap sebagai bahan berita. Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan acara, makalah, artikel, feature, bosur, proposal, atau informasi lengkap tentang kegiatan –tujuan, jadwal, target, kepanitiaan, daftar pengisi acara, dsb.—dan dimasukkan dalam sebuah map atau amplop besar.
34. Naskah Pidato
35. Naskah pidato biasanya dilakukan penulis khusus yang disebut scriptwriter. Namun, ada punya petugas humas yang ditugaskan menulisnya. Naskah pidato terdiri dari bagian pembukaan, isi, dan penutup. Ditulis dengan gaya bahasa tutur (spoken words) atau gaya bahasa percakapan (conversational language) karena naskah itu untuk diucapkan, dibacakan, atau disuarakan.
36. Newsletter
37. Newsletter secara harfiyah artinya “laporan berkala” atau “surat berita”. Merupakan media informasi dan komunikasi internal sebuah lembaga, biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover seperti majalah atau buku. Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dsb.
38. In House Magazine
39. In House Magazine atau Company Magazines adalah majalah internal sebuah lembaga/perusahaan. Desain atau tampilan dan rubrikasinya seperti majalah umum/komersil, namun isinya tentang informasi seputar “dapur” lembaga. Mengelola In House Magazine, juga Newsletter, sama dengan proses manajemen media massa pada umumnya, yakni melalui proses redaksional dan membutuhkan keterampilan meliput dan menulis berita layaknya wartawan.
40. Proses redaksional dimaksud adalah tahapan perencanaan (planing) –penentuan visi, misi, logo, moto, rubrikasi, editorial policy, dan style book; pengorganisasian (organizing) –penetapan susunan
organisasi redaksi (pemred hingga reporter dan layouter); pelaksanaan (acting) –aktivitas jurnalistik seperti perencanaan liputan (rencana isi), peliputan, penulisan, editing, dan desain grafis, dan pengawasan (controling) –pengawasan dan evaluasi proses dan hasil kerja yang sudah dilaksanakan. (By ASM. Romli. Ikhtisar perkuliahan “Teknik Penulisan Humas” . Http://romeltea.com).*
41. Referensi:
42. Public Relation Writing: Pendekatan Teoritis dan Ptaktis. Penulis: Dr. Yosal Irianto & A. Yani Surachman, S.Sos. Penerbit Simbiosa Rekatama Media, Bandung, 2006; Press Relation: Kiat Berhubungan dengan Media Massa. Penulis: Drs. Aceng Abdullah. Penerbit Rosdakarya, Bandung, 2000; Jurnalistik Terapan: Panduan Kewartawanan dan Kepenulisan. Penulis: Asep Syamsul M. Romli. Penerbit Baticpress, Bandung, 2004.
Fungsi Public Relations
Manajer atau pimpinan, seorang politikus yang modern, seharusnya semakin memiliki PR minded dan menyadari tidak dapat menentukan strategi yang tepat bila tidak mendalami fungsi PR dan peraturannya. Maka dapat dikatakan bahwa PR terlibat dan bersifat integratif (pemersatu) dalam manajemen organisasi tempat ia bekerja. dia harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut. Dengan demikian pihak lain mau dan tertarik dengan senang hati, merasa puas membangun relasi maupun menggunakan produk atau jasanya.
1. Kesuksesan Public Relations (PR) terletak pada apakah organisasi dan produk atau jasanya diakui dan diterima public
2. Public Relations (PR) secara terus menerus mengadakan komunikasi atau dialog dengan public internal –
eksternal
3. Public Relations (PR) merupakan instrument dalam manajemen yang dengan secara kontinyu memberi
informasi kepada kelompok public terkait.
4. Informasi mengenai peraturan organisasi dan tanggung jawab terhadap apa yang dilakukan oleh organisasi.
5. Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen, yang didasarkan pada analisis terhadap pengaruh yang
kuat dari lingkungan, apa efek dan dampaknya terhadap public internal atau eksternal, peraturan yang setelah diolah menjadi perencanaan yang kongkrit untuk direalisasikan, demi keuntungan kedua belah pihak.
Hal – hal diatas merupakan sedikit untuk memberi gambaran apakah sebenarnya fungsi Public Relations itu? a. Dalam buku Edwin Emery, Introduction to Mass Communications menyatakan ” The planned and organized
effort of a company or institution to establish mutually beneficial through acceptable communications relationship with its various public” ( Upaya yang terencana dan terorganisir dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk
b. Pada dasarnya PR adalah:
Merupakan kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra
yang baik dari public atau masyarakant pada umumnya.
Memiliki sasaran untuk menciptakan opini public yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak.
Unsure penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan public tetapi merupakan
kekhasan organisasi/perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana yang kondusif dan menyenangka, kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal.
Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, internal
atau eksternal melalui proses timbale balik, sekaligus menciptakan opini public sebagai efeknya, yang sangat guna sebagai input bagi organisasi/perusahaan yang bersangkutan.
c. Kegiatan PR haruslah dilakukan secara menyeluruh dan berkesinambungan.
d. Sukses PR dalam melaksanakan fungsinya, merupakan keterlibatan seluruh individu dalam organisasi, masing –
masing dalam tugasnya, mulai dari top dan staf management sampai tingkat paling bawah dalam manajemen. Di sini komunikasi dan kerja sama sangat vital dalam pencapaian tujuan PR.
e. PR haruslah dimulai dari masing – masing organisasi, dan organisasi itu sendiri.
Maka dengan fungsi PR tersebut, hubungan atau kerja sama, relasi dan kepercayaan antara organisasi dan lingkungannya, kebutuhan public, bisa terlayani dengan baik dan public akan merasa puas. Ini semua merupakan kelangsungan hidup organisasi atau perusahaan tersebut. PR merupakan instrument yang sangat penting dan urgent untuk perkembangan dan kemajuan organisasi sehingga mampu bersaing, secara terus menerus mengadakan recreatie dan sangat penting untuk memberi kepercayaan bagi publiknya.
Mengapa citra baik organisasi bisa dipertahankan dan dikembangkan semakin baik dan kepercayaan semakin besar? Dalam fungsinya, PR publik internal secara terus menerus diberi informasi mengenai peraturan, seluk beluk organisasi atau perusahaan yang harus mereka ketahui dan menambah daya ikut memiliki dan keterlibatannya semakin meningkat. Yang artinya, kesejahteraan mereka ikut meningkat. Ketenangan, suasana kerja terjamin. PR dalam fungsinya selalu berusaha mana yang bisa melibatkan dalam pengambilan keputusan ini dilaksanakan,mengingat orang diberi kepercayaan maka semakin orang menjadi bertanggung jawab.
Kalau itu semua dilaksanakan, berarti bahwa para karyawan diberi tahu dan mengerti problem apa saja yang dihadapi organisasinya. Itu berarti bisa dikatakan oleh masing – masing karyawan “ problem apa yang kita / saya hadapi?”. Dengan komunikasi yang tepat dan benar serta pendekatan yang penuh kepercayaan, akan memotivasi dan menyadarkan para karyawan ikut melibatkan diri dalam mengatasi problem tersebut. Dengan kesadaran tersebut maka Public Relations secara kontinyu meminimalisasi munculnya keluhan, konflik, isu – isu dsb.
Public Relations (PR) menyadari bahwa komunikasi yang baik dan etis serta hubungan manusiawi
merupakan instrument dalam mengatasi hubungan yang tegang ataupun sampai terjadinya konflik. Dengan komunikasi itu menjadi muncul adanya saling pengertian dan kepercayaan. Artinya mengakui bila ada kesalahan, kekeliruan, tetapi menyadari bahwa ada kemungkinan utnuk mengadakan perbaikan demi perkembangan yang akan lebih menguntungkan semua pihak ( saling keterbukaan).
Public Relations (PR) sebagai “jalan penengah” antara organisasi dan publik internal atau eksternal. Dengan
singkat dapat dikatakan bahwa fungsi PR adalah memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal-balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi problem yang muncul atau meminimalkan munculnya problem. Public Relations bersama – sama mencari dan menemukan kepentingan organisasi yang mendasar, dan menginformasikan kepada semua pihak yang terkait dalam menciptakan adanya saling pengertian, yang didasarkan pada pernyataan, kebenaran, pengetahuan yang jelas dan lengkap, serta perlu diinformasikan secara jujur, jelas, dan objektif (S. Black en Melvin L. Sharpo).
Langkah Public Relations dalam Melaksanakan Fungsinya
a. Tujuan organisasi harus jelas, transparan, perlu diperhatikan perbedaan antara teori dan praktik.
b. Peninjauan kembali, perlu duduk bersama dengan direksi, bersama-sama mempertimbangkan, menggunakan
c. Membuat konsep, kualitas produk atau jasa yang akan direalisasi dengan segala sesuatu yang terkait termasuk
sarana prasarana.
d. Inventarisasi pelanggan, apakah sudah sesuai dengan rencana. Dengan perhitungan yang tepat dengan
penggolongan pelanggan potensial, yang cukup umum, yang baru apakah mungkin memerlukan kekhususan. e. Produk atau jasanya apakah sudah benar sesuai kebutuhan, keinginan, harapan public, dan pengguna jasa
dengan memperhitungkan kemampuan, kepentingan organisasi atau perusahaan demi keuntungan bersama. f. PR sebaiknya perlu meminta kepada direksi utnuk memberi pengarahan. Supaya visi atau misi organisasi atau
perusahaan tidak terabaikan dan benar-benar tidak dirugikan dan justru memberi kesejahteraan kelangsungan hidup organisasi. Dengan dampak positif ini kepercayaan public akan meningkat.
g. Memberikan kesempatan direksi untuk memberi idenya, usulan dan terutama kritik. Ini sangat penting supaya
benar – benar lengkap semua kebutuhan diintegrasikan, sehingga semua pihak merasa puas, tidak ada ganjalan, dan apa yang masih perlu disampaikan bisa diolah dan diintegrasikan dalam kegiatan PR tersebut. dan terutama kritik merupakan input yang sangat penting untuk mengadakan perbaikan, perubahan sesuai dengan kebutuhan, dan keinginan dari harapan kedua belah pihak.
h. Mengambil inti pertemuan. Waktu sangat berharga dan setiap relasi, komunikasi yang baik dan etis akan
menyadarkan adanya saling membutuhkan, ketergantungan dan motivasi untuk jadi lebih baik dan lengkap. Inti pertemuan akan membuahkan hasil yang berkualitas, tujuan yang optimal, semua pihak puas, dan kesejahteraan meningkat.
i. Memilih atau menggunakan media yang tepat. Yaitu peka terhadap lingkungan, mengerti dan menyadari
kekuatan organisasi atau perusahaan, perhitungan biaya tidak meleset. Mengenal masing-masing keunikan media dan bagaimana penggunaanya, diperuntukkan utnuk apa, memperhitungkan jarak atau frekuensinya, dst. j. PR itu mendengarkan, memperhatikan, menghargai, mempercayai lewat ide, pendapat, usul, keinginan,
kebutuhan, keluhan, kritik, dan lainnya. Maksudnya, seorang PR harus memiliki kepekaan, kedewasaan, dan kematangan. Maka dengan persyaratan dasar dan persyaratan mental, PR akan membentuk pribadi menjadi semakin matang, dewasa, dan profesional dibidangnya.
