Struktur Skala Upah dengan kaitannya terhadap PP 78 tahun 2015

Struktur Skala Upah dengan kaitannya

terhadap PP 78 tahun 2015

Penulis: JD Darmawan Ardi P (denny Jd) Surabaya, 28 Desember 2015

Pengantar

Dengan dikeluarkannya PP 78 tahun 2015 ini, Upah Minimum menjadi terukur kenaikannya. Sebaliknya, pemerintah juga mewajibkan para pengusaha memiliki Struktur Skala Upah.

Sebetulnya di PP 78 tahun 2015 itu Struktur dan Skala Upah hanya salah satu yg diatur. Menurut saya, secara ringkas dalam PP tersebut diatur 6 hal, sebagai berikut:

1. UMP = Upah Minimum Propinsi 2. UMK = Upah Minimum Kab/Kota

3. UMSK = Upah Minimum Sektoral Kab/Kota 4. SSU = Struktur dan Skala Upah

5. THR Keagamaan

6. Uang Service untuk perusahaan sektor tertentu

Tapi yg paling rame dibicarakan SSU karena dulu hukumnya sunah sekarang jadi wajib.

Pada point 1,2,3 itu menjadi urusan Pemerintah dan Dewan Pengupahan, sedangkan Perusahaan hanya punya tugas untuk membayar saja. Jika tidak mampu maka mengajukan penangguhan. Tentu saja dengan segala persyaratan yang diberlakukan.

Pada point 5 sudah dijalankan, hanya saat ini kalau terlambat bayar dikenakan denda/sanksi. Point 6 belum keluar Permenaker yang mengatur lebih lanjut.

Point 4 diberi kesempatan 2 (dua) tahun untuk membuat, kalau tidak membuat selain sanksi, juga PP dan PKB tidak bisa didaftarkan ke Disnaker.

Dalam tulisan berikut kita akan bersama melihat dan mengamati apa yang sebenarnya terjadi dibalik lahirnya PP 78 tahun 2015, apakah hal ini menguntungkan pengusaha saja, atau sebaliknya

menguntungkan pihak pekerja?

Hal tersebut akan saya jabarkan dalam beberapa bagian, bertujuan untuk pembaca lebih mengerti secara dalam terutama mengenai Struktur dan Skala Upah, dan akhirnya memiliki kesimpulan yang benar dengan tujuan dikeluarkannya PP 78 tahun 2015 ini.

Mari membaca dengan cermat, dan tanpa praduga yang menyesatkan antara perselisihan pekerja vs. pengusaha, selamat menikmati.

I. Cuplikan kebijakan pengupahan berdasarkan PP 78 tahun 2015: Pasal 3

(1) Kebijakan pengupahan diarahkan untuk pencapaian penghasilan yang memenu- hi penghidupan yang layak bagi Pekerja/Buruh

(2) Kebijakan pengupahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: …

i. Struktur dan Skala Upah yang proporsional. Pasal 4

(1) Penghasilan yang layak merupakan jumlah penerimaan atau pendapatan Pekerja/Buruh dari hasil pekerjaannya sehingga mampu memenuhi kebutuhan hidup Pekerja/Buruh dan

keluarganya secara wajar.

(2) Penghasilan yang layak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan dalam bentuk: a. Upah; dan

b. Non Upah Pasal 12

Upah ditetapkan berdasarkan: a. satuan waktu; dan/atau b. satuan hasil

Pasal 14

(1) Penetapan besarnya upah berdasarkan satuan waktu sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 huruf a dilakukan dengan berpedoman pada struktur dan skala upah.

(2) Struktur dan skala upah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib disusun oleh pengusaha dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan dan kompetensi.

(3) Struktur dan skala upah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib diberitahukan kepada seluruh Pekerja/Buruh.

(4) Struktur dan skala upah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus dilampirkan oleh Perusahaan pada saat permohonan:

a. Pengesahan dan pembaruan peraturan Perusahaan; atau

b. Pendaftaran perpanjangan dan pembaharuan perjanjian kerja bersama.

(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai struktur dan skala upah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengen peraturan menteri.

Pasal 59

(1) Sanksi administratif dikenakan kepada pengusaha yang: a. ...

b. ...

c. Tidak menyusun struktur dan skala Upah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2) serta tidak memberitahukan kepada seluruh Pekerja/Buruh sebagaimana di- maksud dalam Pasal 14 ayat (3);

(2) Sanksi administratif sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) berupa: a. teguran tertulis;

b. pembatasan kegiatan usaha;

c. penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi; d. pembekuan kegiatan usaha

Setelah memperhatikan uraian diatas maka dapat kita mulai langkah-langkah pembuatan Struktur Skala Upah, dengan mengikuti pola demikian:

II. Pre-Pekerjaan SSU 1. Analisa situasi saat ini.

Dengan keluarnya PP78 tahun 2015 yang mewajibkan Perusahaan memiliki Struktur Skala Upah, maka analisa saat ini bisa terdiri dari:

-

Apakah Perusahaan sudah memiliki Struktur Skala Upah atau belum pada saat ini.

-

Apakah ada Serikat di Perusahaan yang meminta diberlakukannya Struktur Skala Upah.

-

Apakah ada ketidakpuasan karyawan didalam sistem pengupahan di Perusahaan saat ini.

-

Serta pertanyaan lainnya

2. Memformulasikan policy penggajian.

-

Dalam langkah ini akan muncul beberapa pertanyaan, antara lain:

-

Apakah Perusahaan akan membuat sendiri Struktur Skala Upah atau menggunakan Konsultan. Membuat sendiri berarti HRD nya harus mampu.

-

Apakah Struktur Skala Upah ini dibuat hanya untuk memenuhi PP 78 saja, yaitu untuk non manajemen, dan nantinya dimasukkan ke PKB atau PP. Atau Struktur Skala Upah untuk manajemen dan non manajemen.

-

Beberapa pertanyaan lain

3. Menentukan kapan akan melakukan.

Karena PP 78 tahun 2015 hanya memberikan waktu 2 tahun bagi Perusahaan untuk membuat Struktur Skala Upah, maka sebaiknya tahun 2016 sudah dimulai pembuatan Struktur Skala Upah. Mengingat membuat Struktur Skala Upah butuh waktu yang sulit diprediksi.

III. Pekerjaan SSU

4. Mendesain Struktur Organisasi .

Dalam langkah ini harus disusun dulu beberapa hal:

-

SOP (prosedur) pembuatan Struktur Organisasi, disini mengatur bagaimana membuat struktur Organisasi. Dalam SOP ini juga ditentukan level jabatan yang akan digunakan untuk langkah selanjutnya.

-

Form baku Struktur Organisasi, ini yang akan digunakan untuk pembuatan struktur Organisasi.

Struktur Organisasi ini harus disahkan oleh pejabat Organisasi. 5. Analisis Pekerjaan.

Sebelum menjelaskan bagaimana langkahnya, sangat baik jika kita mengetahui mengapa atau atas dasar apa Struktur dan Skala Upah dalam Perusahaan dibuat.

-

Struktur dan Skala Upah dibuat atas dasar keadilan internal. Dalam sebuah Organisasi (Perusahaan) harus ada dasar melakukan pembayaran upah kepada para karyawannya dengan tolok ukur yang masuk akal dan dapat diterima oleh seluruh yang bersangkutan, artinya bahwa bobot pekerjaan yang sama diupah dengan nilai yang sama didalam Perusahaan.

-

Meskipun nantinya setelah keadilan internal ini dibuat dan dirumuskan, tetap akan disesuaikan dengan keadilan external Organisasi (harga yang ada di pasar). Artinya untuk jabatan yang didalam Perusahaan sejenis sebaiknya pula dibayar dengan nilai upah yang

sama.

-

Hanya untuk memudahkan, maka Struktur dan Skala Upah selanjutnya akan kami singkat menjadi SSU.

Kebanyakan Perusahaan relatif aman pada langkah ini. Bisnis proses sudah diketahui dan susunan Organisasi sudah dibuat. Jika diperlukan sebelum menurunkan dalam Uraian Jabatan bisa dilakukan Analisa Pekerjaan.

6. Uraian Pekerjaan.

Disebut juga Job Description. Yang dimaksud Job Description disini bukan hanya menyebutkan fungsi jabatan saja, melainkan detail fungsi jabatan.

Antara lain harus tercantum beberapa hal sebagai berikut:

-

Identitas Jabatan (Job Code, Golongan, Departemen, Divisi, Perusahaan, dll.);

-

Uraian Pekerjaan (bertanggung jawab kepada siapa, area pekerjaannya, membawahi siapa dan berapa);

-

Posisi dalam Struktur Organisasi;

-

Tugas dan tanggung jawab utama (tugas pokoknya, fungsi membuat/menganalisa/ melaksanakan, tugas yang berhubungan dengan pihak lain, tugas tambahan);

-

Kewenangan (terkait dengan kondisi tertentu, menyarankan atau mengusulkan, memeriksa, menyetujui, memutuskan, mengetahui). Ini masih bisa didetailkan dalam harian/mingguan/ bulanan/tiga bulanan/enam bulanan/tahunan;

-

Hubungan jabatan (dalam unit, luar unit, antar unit);

-

Tanggung jawab jabatan (diawasi, mengawasi, tanggung jawab mesin/peralatan, resiko kerugian);

-

Lingkungan kerja (kondisi, risiko);

-

Profil kepribadian yang diperlukan;

-

Spec. jabatan (usia, pendidikan, keahlian, pelatihan, pengalaman);

-

Kompetensi jabatan.

Untuk melakukan ini harus ada prosedurnya. SOP pembuatan uraian pekerjaan. Selain itu juga harus disiapkan form untuk uraian pekerjaan.

Yang mengerjakan tidak harus orang HR semua, ini bisa dikerjakan oleh tiap- tiap departemen, dan mengacu kepada prosedur serta pelatihan yang diberikan sebelumnya.

Dokumentasi uraian pekerjaan ini juga harus disahkan oleh pejabat dalam Organisasi. 7. Evaluasi uraian pekerjaan atau jabatan.

Setelah Uraian Pekerjaan selesai, selanjutnya akan dilakukan Evaluasi Jabatan. Dalam Evaluasi Jabatan ini parameter yang digunakan akan mempengaruhi ketajaman evaluasi. Semakin banyak parameter yang digunakan semakin baik ketajamannya. Hasilnya dari langkah ini adalah grade jabatan.

Langkah ini juga harus ada tools nya yang berisi parameter yang digunakan. Selain itu juga harus ada prosedur melaksanakan Evaluasi Jabatan. SOP Evaluasi Jabatan. Dan ada juga form hasil Evaluasi Jabatan. Hasil Evaluasi Jabatan ini juga harus disahkan oleh pejabat Perusahaan/ Organisasi.

Berikut ringkasan parameter yang digunakan: 1) Pendidikan, Pengalaman dan Pengetahuan 2) Pengukuran Hubungan Interpersonal 3) Tugas, Masalah dan Keputusan 4) Dampak dan Kondisi Pekerjaan

8. Bersama dengan Evaluasi Jabatan, dilakukan survey salary.

Langkah ini dilakukan untuk memperhatikan keadilan external yang sudah disebutkan diatas. Langkah ini berguna juga untuk dijadikan data untuk langkah selanjutnya.

IV. Post-Pekerjaan SSU

9. Mendesain Struktur Skala Upah.

Dalam pembuatan Struktur Skala Upah kita harus tau apa yang namanya spreading. Luasan dari minimum upah ke maximum upah dalam satu golongan, tergantung Perusahaan. Harus kenal juga persentase antar golongan. Kemudian bisa dibuat grafik skala upah

10. Mengembangkan prosedur.

Pada langkah ini (matrix grading, golongan, level kepangkatan, job value, Struktur Skala Upah) didiskusikan mana kebijakan yang yang boleh dan mana yang tidak boleh diketahui oleh manajemen HRD kecuali Direksi. Setelah sudah approval baru kemudian masuk ke langkah selanjutnya.

11. Penerapan.

Membuat administrasi penggajian. Didalamnya diatur mengenai prosedur penetapan gaji awal, kenaikan gaji tahunan, kenaikan gaji promosi, penetapan gaji untuk personal grade, penetapan gaji maksimum dalam golongan, dan lain-lain.

Untuk kemudian dilaksanakan didalam Organisasi yang bersangkutan. 12. Evaluasi dan monitor.

Itulah langkah-langkah pembuatan Struktur Skala Upah dalam sebuah Organisasi/Perusahaan. V. Konklusi

Setelah menyimak seluruh penjelasan dari awal hingga akhir, menjadi jelas bahwa untuk membuat Struktur Skala Upah yang baik dan benar ada beberapa hal yang harus dipenuhi terlebih dahulu antara lain:

-

Memiliki Struktur Organisasi yang jelas. Termasuk SOP pembuatan Struktur Organisasi.

-

Melakukan analisa jabatan untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai segala macam

pekerjaan yang ada didalam Organisasi.

-

Memiliki Uraian Pekerjaan untuk setiap jabatan yang ada dalam Struktur Organisasi. Termasuk SOP pembuatan Uraian Jabatan.

-

Mempunyai alat Evaluasi Jabatan serta SOP melakukan Evaluasi Jabatan.

-

Menetapkan matriks grading yang diinginkan serta Struktur Skala Upah yang sesuai dengan kemampuan Perusahaan.

Untuk lebih jelas mari kita lihat bagan dibawah ini:

Beberapa hal yang perlu kita ketahui dalam melaksanakan pembuatan Struktur Skala Upah: 1. Sistem penggajian yang efektif, seharusnya:

-

Mampu menarik potensial people

-

Mampu mempertahankan karyawan yang berkualitas

-

Mampu memelihara motivasi kerja

-

Sebagai biaya, tidak melebihi kemampunan keuangan Perusahaan

-

Menjamin kesesuaian dengan peraturan pemerintah

2. Metode yang dipakai dalam membentuk sistem penggajian disesuaikan dengan kebutuhan Organisasi serta dapat diperbandingkan dengan kondisi pasar saat ini.

Dengan menarik mundur langkah penyusunan Struktur Skala Upah, menjadi jelas bahwa Visi Misi dan Goal/Objective serta bisnis proses dan Struktur Organisasi suatu Perusahaan memegang peranan penting dalam penyusunan Struktur Skala Upah. Karena Struktur Skala Upah mengikuti bentuk Organisasi/Perusahaan sesuai bisnis proses terkait.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Struktur Skala Upah dapat menjadi keuntungan bagi pengusaha, dan pelaku SDM antara lain:

1. Menjadi indikasi ketahanan finansial suatu Perusahaan, mempunyai kecukupan budget, dan menjamin kelangsungan proses bisnis.

2. Memperhatikan keteraturan Organisasi dalam pengaturan Organisasi yang efektif. 3. Memiliki pembagian tingkat jabatan yang proporsional, sesuai proses bisnis Perusahaan

bersangkutan. Penempatan jabatan sesuai dengan kebutuhan.

4. Memberikan jaminan keamanan kepada pekerja dan manajemen, dengan memperhatikan unsur keadilan, dan produktifitas mereka.

5. Memudahkan untuk melaksanakan administrasi penggajian.

Tulisan ini dibuat sebagai dokumentasi pembelajaran mengenai PP 78 Tahun 2015 dan hubungannya dengan dunia usaha melalui pembuatan Struktur Skala Upah. Dan juga sebagai dokumentasi berbagi kepada para rekan pengusaha agar dapat menambah sudut pandang dalam menyikapi Peraturan yang berlaku saat ini. Berharap tulisan ini bisa berguna bagi semua pihak yang membutuhkan informasi mengenai ini.

Kontributor dan Editor : Stanley Ardityabrata (stanley@humancapitalg.com)

Pemateri dan Pembimbing: Drs. Anton Subagiyanto SE, SPsi, MBA, MSc (antony@humancapitalg.com)

Bisnis Proses

Struktur Organisasi

Analisa Pekerjaan

Uraian Pekerjaan

Evaluasi Jabatan

Struktur Skala Upah

Administrasi Penggajian

PROSES PENGERJAAN

Visi Misi Objective/Goal