P.R.O.P.O.S.A.L SISTEM INFORMASI AKADEMIK

(1)

P.R.O.P.O.S.A.L

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

(2)

Head Office :

Jl. Sarijadi Raya No. 52 Sukasari, Bandung Jawa Barat Telp. 022 -2010576 Email : info@suteki.co.id http://www.suteki.co.id

(3)

DAFTAR ISI

:: DAFTAR ISI

3 :: PENDAHULUAN

4 :: SEKILAS TENTANG SI AKADEMIK

4 :: KEUNGGULAN SI AKADEMIK

5 :: FITUR SI AKADEMIK

8 :: LAYANAN SUTEKI

21 :: PENGGUNA SOFTWARE SUTEKI

22

(4)

Teknologi Informasiberperan penting dalam memperbaiki kinerja suatu organisasi. Penggunaannya tidak hanya sebagai

proses

otomatisasi

terhadap

akses informasi

, tetapi juga

menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan

sebuah sistem yang terintegrasi

.

Pemanfaatan teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan sistem perusahaan/organisasi yang

terkendali,

efisien

dan

kompetitif

.

Sistem Informasi Akademik secara khusus dirancanguntuk memenuhi kebutuhan Perguruan Tinggi yang menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas layanan, daya saing serta kualitas SDM yang dihasilkannya.

Pengembangan Sistem Informasi Akademik dilakukan secara kontinu dan intensif, mengikuti perkembangan teknologi dan kebutuhan mendasar perguruan tinggi, sehingga kemampuan Sistem Informasi Akademik akan terus meningkat.

Teknologi

informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan sistem perusahaan/organisa si yang efisien dan kompetitif.

Pendahuluan

Sekilas tentang

(5)

Sistem Informasi Akademik dapat membantu Anda dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan Software agar mampumengefektifkan waktu danmenekan biaya operasional.

Sistem Informasi Akademik juga telah disesuaikan dengan kebutuhan pembuatan laporan Perguruan Tinggi, diantaranya pembuatan laporan EPSBED SK-034 (Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) yang diserahkan kepada DIKTI setiap semester serta SK-108untuk perpanjangan izin program studi secara OTOMATIS

1. User Friendly

Disain tampilan dan menu-menu yang mudah dioperasikan dengan tidak menghilangkan informasi penting yang ingin disampaikan.

2. Sesuai dengan kebutuhan Perguruan Tinggi

SI AKADEMIK dirancang untuk mengakomodasi kebutuhan sistem akademik pada Perguruan Tinggi seperti sistem pengambilan mata kuliah, format transkrip nilai, pengelolaan data mahasiswa dan dosen, pengelolaan program studi dan lain-lain.

3. Kompatibel dengan laporan DIKTI (SK-034)

SI AKADEMIK dapat mengakomodir kebutuhan pembuatan laporan EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) sk-034 dari DIKTI. Sehingga laporan ke DIKTI setiap semester dapat dibuat dengan cepat dan akurat karena diambil dari ‘transaksi’ kegiatan harian instansi Anda.

4. Kompatibel dengan laporan DIKTI (SK-108)

SI AKADEMIK dapat mengakomodir kebutuhan pembuatan laporan EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) sk-034 dari DIKTI. Sehingga laporan ke DIKTI setiap semester dapat dibuat dengan cepat karena diambil dari ‘transaksi’ kegiatan harian.

K

eunggulan

(6)

SK-108 diperlukan sebagai syarat untuk perpanjangan izin program studi. Dengan bantuan SI Akademik, Anda tidak perlu lagi repot membuat laporan yang harus diserahkan setiap 2 tahun ini.

5. Menekan Biaya Operasional

SI Akademik terbukti efektif memangkas biaya operasional pengelolaan data akademik terutama dalam hal efektifitas kerja dan biaya untuk alat tulis kantor (ATK).

6. Berbasis Web/Jaringan

SI Akademik dapat digunakan dalam sebuah jaringan lokal (LAN) maupun internet sehingga memudahkan koordinasi dan efektif kerja.

7. Bebas biaya lisensi untuk komputer client

Biaya lisensi software hanya dikenakan pada komputer server. User berhak/dibebaskan menggunakan komputer client tanpa dibebani biaya tambahan, berapapun jumlah komputer client yang digunakan.

8. Dikembangkan secara kontinue dan konsisten

SI AKADEMIK dikembangkan secara berkesinambungan dan konsisten

demi meningkatkan kemampuannya terutama dalam penyesuaian dengan versi terbaru dari sistem laporan ke DIKTI.

9. Perbaikan Bug/Error jarak jauh

Suteki menjamin bug program (jika Anda temukan) akan kami tangani dan perbaiki dengan segera, walaupun lokasi instansi Anda jauh dari kantor pusat kami (Bandung). Update perbaikan bug akan segera kami upload ke website Suteki. Karena itu relasi-relasi Suteki yang tersebar di seluruh Indonesia tetap nyaman menggunakan sofware-software Suteki.

10.Fiturnya Lengkap

Data Badan Hukum dan Perguruan Tinggi Data [Fakultas – Departemen - Program studi] Data Dosen, Mahasiswa dan Alumni

Biaya lisensi software

hanya dikenakan pada

komputer server. User

berhak/dibebaskan

menggunakan komputer

client tanpa dibebani biaya

tambahan, berapapun

jumlah komputer client yang digunakan.

(7)

Data Mata Kuliah dan Kurikulum Data Dosen Pengajar Mata Kuliah Data Komponen Nilai Mata Kuliah Data Nilai Mahasiswa

Transkrip Nilai Semester Pendek

Konversi Nilai Mata Kuliah Keuangan Mahasiswa

Bahan Kuliah dan Tugas Kuliah Data Referensi DIKTI

Migrasi Data ke Laporan EPSBED (SK-034 DIKTI) Migrasi Data ke Laporan SK-108 DIKTI

Back up Data KRS Online

(8)

F I T U R

Sistem Informasi AKADEMIK

Gambar halaman depan SI Akademik

1. Badan Hukum/Perguruan Tinggi

Gambar form data badan hukum

2. Data [Fakultas-Jurusan-Program Studi]

User SI Akademik terdiri dari Pegawai,

Dosen dan Mahasiswa yang masing-masing hanya dapat mengakses SI Akademik sesuai status user tersebut.

(9)

Fitur ini digunakan untuk mengelola informasi fakultas, jurusan dan program studi yang terdapat pada Perguruan Tinggi.

Gambar tabel data program studi

Melalui menu ini, staf administrasi dapat mengolah data fakultas, jurusan dan

program studi yang mencakup:

1. Entri data 2. Update data 3. Pencarian data

4. Cetak data hasil pencarian

Data yang dimasukkan melalui menu ini berkaitan dengan data lain yang ada pada program SI Akademik secara keseluruhan.

3. Data Dosen

Data dosen berguna untuk mengelola informasi staf pengajar/dosen pada Perguruan Tinggi tersebut.

Gambar tabel update data dosen

Informasi tentang data dosen terdiri atas:

1. Biodata

2. Aktivitas Mengajar

3. Dosen keluar/cuti/studi lanjut 4. Riwayat pendidikan

Proses pendataan

mahasiswa, dosen dan data Perguruan Tinggi

terstruktur secara

sistematis sehingga cukup

dengan sekali

memasukkan data, data tersebut dapat digunakan untuk berbagai keperluan SI Akademik .

(10)

5. Publikasi

Data dosen yang dimasukkan melalui menu ini berkaitan dengan data lain yang ada pada program SI Akademik, terutama pada dosen pengajar mata kuliah, pemberian nilai dan lain-lain.

4. Data Mahasiswa

Menu mahasiswa ditujukan untuk mengarsipkan informasi secara lengkap dan digital mengenai Program studi, Angkatan, Dosen Wali, NIM, Nama, foto, Alamat, Tempat tanggal lahir, asal sekolah, Status (DO, Kuliah, cuti, libur), Dosen pembimbing dan data penting lainnya tentang mahasiswa.

Gambar tabel update data mahasiswa

Data mahasiswa yang dimasukkan melalui menu ini berkaitan dengan data lain yang ada pada program SI Akademik, terutama pada fitur-fitur yang terdapat pada menu nilai dan pengambilan mata kuliah.

Informasi data mahasiswa terdiri atas:

1. Biodata 2. Aktivitas Kuliah* 3. Nilai Semester* 4. Kelulusan/Cuti/Non aktif/D.O 5. Skripsi 6. Pindahan

(11)

Ket. * Terisi otomatis dari transaksi harian SI Akademik

5. Data Mata Kuliah Mendata Mata Kuliah

Fasilitas ini berguna untuk mengelola informasi mengenai mata kuliah yang terdapat dalam kurikulum.

Gambar tabel data matakuliah

Informasi mata kuliah terdiri atas:

1. Data master mata kuliah

2. Data Dikti/Kurikulum (Laporan persemester)

Data mata kuliah diisi lengkap dengan informasi teknisnya seperti bobot SKS, semeseter perkuliahan serta keterangan pendukung lainnya.

Dosen Pengajar Mata Kuliah

Menu ini digunakan untuk mendefenisikan data dosen pengajar untuk setiap mata kuliah.

Dosen tersebut nantinya bertanggung jawab memberikan materi perkuliahan dan memberi nilai untuk mata kuliah yang dipegangnya.

KRS Online danPengambilan Mata Kuliah

Sistem pengambilan mata kuliah atau Kartu Rencana Studi (KRS) dapat dilakukan langsung oleh mahasiswa berdasarkan jadwal dan syarat-syarat yang berlaku.

(12)

Waktu KRS online dapat ditentukan sesuai dengan jadwal kurikulum di instansi Anda.

Selain waktu, KRS mahasiswa biasanya juga dibatasi jumlah pengambilan SKS nya biasanya dibatasi oleh IP mahasiswa yang bersangkutan pada semester sebelumnya.

(13)

Seringkali untuk mengambil suatu mata kuliah, mahasiswa harus telah lulus atau minimal pernah mengambil mata kuliah lain yang merupakan dasar dari mata kuliah tingkat lanjut tersebut.

Syarat lunas biaya pendidikan (SPP)

Dengan berbagai pertimbangan, di beberapa perguruan tinggi mahasiswa diwajibkan untuk melunasi kewajiban pembayaran biaya pendidikan terlebih dahulu untuk bisa mengikuti perkuliahn. SI Akademik menyediakan setting yang dapat mengakomodir kebutuhan tersebut.

Pengambilan Mata Kuliah

Pengambilan mata kuliah merupakan menu yang berguna untuk melakukan penambahan ataupun pengurangan mata kuliah yang biasanya berlangsung pada saat awal semester atau pada jadwal PRS (perubahan rencana studi).

Gambar form edit data pengambilan M-K

Sistem pengambilan mata kuliah dapat dilakukan berdasarkan paket persemester atau permata kuliah.

Sistem Informasi Akademik

memungkinkan sistem

pembobotan nilai yang

berbeda antara satu mata kuliah dengan yang lainnya

sesuai dengan keinginan

dosen penanggung jawab mata kuliah tersebut.

(14)

6. Data Nilai

Komponen Nilai Mata Kuliah

Perhitungan nilai akhir mahasiswa menjadi lebih mudah karena pengaturan komponen penilaiannya dapat dilakukan dengan menggunakan fitur ini.

Gambar tabel data komponen nilai

Konversi Nilai Mata Kuliah

Pengaturan konversi nilai mata kuliah dapat dilakukan melalui fasilitas ini. Dalam menu ini disertakan skala konversi nilai sehingga diperoleh mutu dan lambang yang ekuivalen.

Menu Konfigurasi Konversi Nilai yang memiliki 2 pilihan, yaitu semua mata kuliah memiliki nilai konversi yang sama atau berdasarkan dosen pengajar mata kuliah yang bersangkutan.

Gambar konfigurasi konversi nilai

Pemilihan tipe konversi nilai ini tentunya dapat dipilih sesuai dengan sistem yang terdapat pada instansi Anda.

Data nilai yang masih

berupa angka dapat

dikonversikan ke dalam format huruf

(15)

Data Nilai Mahasiswa

Menu ini bermanfaat untuk mengelola data nilai mahasiswa. Dosen atau petugas yang berwenang dapat memasukkan atau mengedit data nilai untuk mata kuliah tesebut.

Nilai akhir mahasiswa akan didapat secara otomatis, sesuai dengan perhitungan persentase bobot tiap komponen mata kuliah tersebut.

Transkrip Nilai

Pembuatan transkrip nilai mahasiswa secara manual membutuhkan ketelitian yang tinggi dan proses yang cukup lama karena perlu pemeriksaan kembali nilai-nilai mahasiswa yang bersangkutan.

Gambar form cetak transkrip nilai

SI Akademik membuat proses tersebut menjadi jauh lebih cepat dan akurat sehingga mahasiswa tidak perlu menunggu terlalu lama untuk mendapatkan transkrip nilai mereka. Selain itu SI Akademik juga dapat

menentukan predikat kelulusan mahasiswa tersebut secara otomatis. SI Akademik menyediakan beberapa pilihan format transkrip nilai yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Perguruan Tinggi.

Kartu Hasil Studi

SI Akademik juga menyediakan fasilitas pembuatan Kartu Hasil Studi (KHS)

mahasiswa yang akan diberikan setiap akhir semester perkuliahan.

SI Akademik membuat proses pembuatan transkrip nilai mahasiswa menjadi jauh lebih cepat dan akurat

Nilai akhir mahasiswa akan didapat secara otomatis, sesuai dengan perhitungan persentase bobot tiap komponen mata kuliah tersebut.

(16)

Gambar Kartu Hasil Studi dan Grafik

Rekap Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) dan IP Semester

Indeks Prestasi Kumulatif dan Indeks Prestasi Semester seluruh mahasiswa

dapat diketahui dan terus dipantau sehingga pihak administrasi dapat segera mengetahui bila ada mahasiswa yang bermasalah dengan nilai akademiknya.

Gambar tabel rekap IPK

Rekap Indeks Prestasi

Kumulatif sangat membantu

para dosen wali untuk

mengetahui perkembangan

akademik mahasiswa didiknya. Sistem Informasi Akademik juga menyediakan fasilitas pembuatan Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa yang akan diberikan setiap akhir semester perkuliahan.

(17)

Fasilitas ini sangat membantu para dosen wali untuk mengetahui perkembangan akademik mahasiswa didiknya.

7. Bahan Kuliah dan Tugas Kuliah

Melalui fitur ini, dosen dan pihak tata usaha dapat mengupload file-file penunjang perkuliahan seperti bahan kuliah, tugas besar, PR dan lain-lain. Mahasiswa dapat mendownload file-file mata kuliah yang telah di upload oleh dosen atau pegawai tata usaha demi kelancaran studi mereka.

8. Data Alumni

Menu alumni ditujukan untuk mengarsipkan informasi secara lengkap

data tentang para alumni Perguruan Tinggi tersebut.

Melalui fitur data alumni ini, pihak yang berkompeten dapat memantau perkembangan para alumninya sehingga dapat juga dijadikan sebagai bahan evaluasi.

9. Keuangan Mahasiswa

Fitur ini digunakan untuk mencatat pembayaran pendidikan mahasiswa,

memeriksa serta membuat laporan mengenai pembayaran biaya pendidikan.

Mahasiswa dapat mendownload file-file yang telah di upload oleh dosen atau pegawai tata usaha demi kelancaran studi mereka.

(18)

10. Cetak Kartu

Fitur ini digunakan untuk mencetak KRS, kartu ujian, absensi ujian, absensi harian dan lain-lain.

11. Transaksi Lain

Fitur ini digunakan untuk memasukkan beberapa

data penting yang digunakan untuk membuat laporan kepada DIKTI, yang terdiri atas:

1. Kapasitas mahasiswa baru 2. Fasilitas perguruan tinggi

3. Nama pimpinan dan tenaga non Akademik 4. Kepemilikan Laboratorium

5. Bobot nilai

6. Copy data semester

12. Referensi

Refensi merupakan menu yang berisikan data referensi dari DIKTI yang terdiri atas:

1. Tabel Perguruan Tinggi 2. Tabel Program Studi 3. Tabel Propinsi/Negara 4. Tabel Dosen

Konversi Data Dikti

digunakan untuk

mengkonversi data dari

SI Akademik untuk

disesuaikan dengan

laporan EPSBED dari

DIKTI sehingga

Perguruan Tinggi tidak lagi kesulitan dalam membuat laporan untuk DIKTI, karena laporan yang diberikan dapat dibuat dengan mudah dari transaksi sehari-hari pada SI Akademik.

Fitur Transaksi lain digunakan untuk memasukkan data penting yang digunakan untuk membuat

laporan kepada DIKTI, yang

terdiri atas:

 Kapasitas mahasiswa baru

 Fasilitas perguruan tinggi

 Nama pimpinan dan tenaga non Akademik

 Kepemilikan Laboratorium

 Bobot nilai

(19)

13. Konversi Data Dikti SK-034 dan SK-108

Fitur ini digunakan untuk mengkonversi data dari SI Akademik untuk disesuaikan dengan laporan EPSBED (SK-034) dan perpanjangan program studi SK-108 dari DIKTI sehingga Perguruan Tinggi tidak lagi kesulitan dalam membuat laporan untuk DIKTI, karena laporan yang diberikan dapat dibuat dengan mudah dari transaksi sehari-hari pada SI Akademik.

14. Data Operator

Fitur ini digunakan untuk menentukan operator-operator yang akan bertugas dalam mengelola SI Akademik beserta mengatur hak akses dari operator tersebut agar setiap entri maupun perubahan data hanya bisa

(20)

Selain fitur-fitur yang berhubungan langsung dengan data akademik Perguruan Tinggi seperti yang disampaikan diatas, SI Akademik juga menyediakan fitur-fitur pendukung demi memperlancar pekerjaan staf administrasi. Fitur-fitur-fitur tersebut antara lain:

1. Pengumuman dan Info

Sangat bermanfaat untuk menyampaikan berita atau pengumuman terbaru yang perlu diketahui oleh para pegawai.

2. Password

Dapat digunakan oleh setiap user untuk mengganti password login mereka, demi keamanan data dan kenyamanan user.

3. Tukar File

Tukar file sangat membantu para staf administrasi dan dosen untuk saling tukar file yang sering dibutuh oleh pegawai atau dosen lainnya.

4. Pesan

Menu pesan bekerja seperti e mail, fasilitas ini akan memperlancar dan mempercepat komunikasi antar user.

5. Cadangan Basis Data

Cadangan data dibuat demi keamanan data instansi. Cadangan data perlu disimpan dengan baik, sebagai back up bila sewaktu-waktu terjadi kerusakan atau hal-hal yang tidak diinginkan pada data yang ada.

SI Akademik menyediakan fasilitas untuk membuat cadangan data

(21)

6. Lain-lain

Selain yang telah diatas masih terdapat fitur-fitur SI Akademik lainnya yang akan mendukung komputerisasi sistem akademik instansi Anda.

Selain memasarkan dan melakukan pengembangan secara intensif pada produk-produk yang telah ada, Suteki juga menyediakan pelayanan yang berkenaan dengan bidang TI.

Layanan yang disediakan oleh Suteki antara lain:

1. Penambahan fitur produk sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 2. Jasa konsultasi TI.

3. Pengadaan Barcode Scanner.

4. Pengadaan Scanner untuk produk DMR (Digital Mark Reader).

5. Pemeriksaan LJK untuk seleksi penerimaan, registrasi data dan kuesioner dengan memanfaatkan DMR

6. Pengembangan website dengan menitikberatkan pada kemampuan situs melakukan pengolahan dan pencarian data.

Bila menemui kendala dalam mengaplikasikan teknologi informasi di instansi Anda, kami menyediakan layanan support TI penuh sehingga instansi Anda dapat menggunakannya tanpa harus dipusingkan oleh hal-hal yang bersifat teknis.

(22)