BAB 4 KEAMANAN DAN PENDANAAN ACARA. 4.1 Proses dan perencanaan keamanan acara (perizinan dan regulasi)

(1)

26 BAB 4

KEAMANAN DAN PENDANAAN ACARA

4.1 Proses dan perencanaan keamanan acara (perizinan dan regulasi) 4.1.1 Perijinan

Untuk proses perijinan acara di Titan, kami menyerahkan semua kepada pihak pengelola tempat yaitu pihak Titan, karena tempat yang kami gunakan merupakan bagian dari gedung Titan. Untuk perizinan, kami melakukan perjanjian kepada pihak Titan untuk bisa masuk kedalam venue pada jam 8 pagi dan selesai pada jam 3 sore, sedangkan untuk di Binus, kami bekerjasama dengan pihak Building Management dan Dosen Hotel Management dalam pemakaian lab pastry, lab resto dan juga plaza untuk acara penutupan, sekaligus penyerahan dana sumbangan kepada pihak TFI. Kami juga membuat perijinan dengan pihak Lab untuk memasukan barang-barang yang kami gunakan pada saat H-1 sebelum acara kami berjalan.

4.1.2 Regulasi

Untuk proses regulasi, kami selaku panitia memberitahu kepada para peserta BakeforFund with Terry Palmer untuk datang sesuai dengan schedule/rundown yang telah ditentukan oleh Panitia.

Contoh Regulasi antara lain:

- Proses pembayaran paling lambat 5 hari sebelum acara

- Uang Pendaftaran yang sudah masuk tidak dapat dikembalikan

- Peserta yang tidak hadir pada saat acara dapat diwakilkan ke pihak lain - Peserta yang tidak hadir dan tidak memberikan perwakilan pengganti

akan tetap diberikan goodie bag dan sertifikat

(2)

- Seluruh bahan dan perlengkapan acara telah disediakan oleh panitia - Dengan melunasi biaya pendaftaran dan mengikuti acara Bake for Fund

with Terry Palmer ini berarti peserta sudah menyetujui regulasi ini. - Jika Peserta dapat membawa 3 orang teman untuk mendaftar di acara

Bake for Fund maka biaya pendaftaran akan di bebaskan.

4.2 Modal Investasi diperlukan

Modal investasi yang dilakukan oleh tim BakeforFund adalah kami mengumpulkan uang kas / iuran sebesar Rp. 10.000.- yang dikumpulkan setiap minggunya, selama dari bulan April hingga minggu ke 2 Juni.

4.3 Rencana Pembiayaan acara

Setelah acara kami berjalan dengan lancar, maka kami mulai menghitung jumlah pengeluaran yang telah kami lakukan,

NO KETERANGAN JUMLAH TOTAL

Bahan Makanan 1 Puff Pastry 50 x Rp. 50.000,- Rp 2.500.000 2 Coklat Stick 3 x Rp. 100.000,- Rp 300.000 3 Sosis 3 x Rp. 60.000,- Rp 180.000 4 Apple (Filling) 3kg x Rp. 150.000,- Rp 450.000 5 Telur 3kg x Rp. 25.000,- Rp 75.000 6 Sugar 3kg x Rp. 20.000,- Rp 60.000 7 Tepung Terigu 3kg x Rp 20.000,- Rp 60.000 TOTAL I Rp 3.625.000 Perlengkapan 8 Sewa Tempat Rp 1.000.000 9 Apron 50 x Rp. 30.000,- Rp 1.500.000 10 Bordir 50 x Rp. 30.000,- Rp 1.500.000 11 Goodie Bag 50 x Rp. 30.000,- Rp 1.500.000 Promotion: 12 Design Rp 500.000 13 Fllyer 250pcs x Rp. 1000,- Rp 250.000

(3)

14 Poster 50pcs x Rp. 15.000,- Rp 750.000 15 Banner 2 x Rp. 200.000,- Rp 400.000 16 Seragam Panitia 10 x Rp. 50.000,- Rp 500.000 17 Instruktur 2 x Rp. 500.000,- Rp 1.000.000 18 Proposal Rp 300.000 19 Box 60 x Rp. 10.000,- Rp 600.000 20 Konsumsi 70 x Rp. 15.000,- Rp 1.050.000 21 Perlengkapan Rp 2.000.000 22 Sertifikat 50 x Rp. 10.000,- Rp 500.000 23 Administrasi Rp 500.000 24 Transportasi Rp 300.000 25 Biayatakterduga Rp 500.000 TOTAL II Rp 14.650.000

TOTAL ANGGARAN (I +II) Rp 18.275.000

4.3.1 Target Sponsor: 1. Diamond : 1 2. Gold : 1 3. Silver : 2

Total Sponsor : Rp. 16.000.000,-

4.3.2 Target Pemasukan dari Peserta

35 peserta x Rp. 200.000,- = Rp. 7.000.000,- (70% dari 50 peserta)

4.3.3 Total Target Pemasukan Rp. 23.000.000,-

4.3.4 Target Profit

(Target Pemasukan - Perkiraan Pengeluaran) Rp. 4.725.000,-

(4)

4.4 Laporan Keuangan

Tabel 4.1 Total Pengeluaran Acara

A

ca

ra

1 Sewa Tempat Titan 2 hari Rp 450.000 Rp 900.000 2 Pengajar / Instruktur 3 hari Rp 1.000.000 Rp 3.000.000

3 Technical Meeting 1 Hari Rp 671.000 Rp 671.000

Total Pengeluaran Acara Rp 4.571.000

Sumber : penulis P er c et a k an 1 Proposal sponsor 30 pcs Rp 7.000 Rp 210.000 2 Proposal media partner 20 pcs Rp 6.000 Rp 120.000 3 Design Rp 1.500.000 Rp 1.500.000 4 Flyer 500pcs Rp 1.000 Rp 500.000 5 Banner 2pcs Rp 80.000 Rp 160.000 6 Poster 20 pcs Rp 7.500 R 150.000 7 Sticker 4 lmbar Rp 17.500 Rp 70.000 8 Sertifikat 50 pcs Rp 3.500 Rp 175.000 9 Baju panitia 24 pcs Rp 55.000 R 1.320.000 10 Apron peserta 90 pcs Rp 17.500 Rp 1.575.000 11 Booklet Menu 140pcs Rp 9.000 Rp 1.260.000 12 Penambahan Sertifikat 12 pcs Rp 5.000 Rp 60.000 Total Pengeluaran Percetakan Rp 7.100.000

Sumber : penulis P e ra la ta n 1 Pisau Bambu 36 pcs Rp 4.000 Rp 144.000 2 Saringan Plastik 8 pcs Rp 8.000 Rp 64.000 3 Kuas Kayu 36 pcs Rp 5.000 Rp 180.000 4 Mika Tabung 60 pcs Rp 2.600 Rp 156.000 5 Dus Putih L 60 pcs Rp 2.350 Rp 141.000

6 Paper Doyle Putih 2 Pack Rp 7.500 Rp 15.000

7 Handuk Terry

palmer 80 pcs Rp 10.100 Rp 808.000 8 Cetakan Bag kecil 1 bgkus Rp 15.500 Rp 15.500 Total Pengeluaran Peralatan Rp 1.523.500

(5)

S ta ti o n er y

1 Faber pen grip 2 pcs Rp 9.700 Rp 19.400

2 Stapler 1 pcs Rp 24.500 Rp 24.500

3 Standard Pen 50 pcs Rp 3.000 Rp 150.000

4 Bantex 1 pcs Rp 8.000 Rp 8.000 6 Acara organizer 1 pcs Rp 42.500 Rp 42.500

7 Shuter Zip Pocket 1 pcs Rp 5.700 Rp 5.700

Total Pengeluaran Stationery Rp 250.100 Sumber : penulis B ah an m a k an an 1 Vla Instant 1,5 kg Rp 62.000 Rp 93.000

2 Puff pastry ( Alia

Bakery) 13 box Rp 350.000 Rp 4.550.000 3 Whipping Cream (elle&vire) 2 pack Rp 50.000 Rp 100.000 4 Telur 3 kg Rp 19.500 Rp 58.500 5 Susu Ecaporated 380 Ml 3 kaleng Rp 10.300 Rp 30.900 6 ColdFil Strawberry 2,3 kg Rp 28.100 Rp 64.300 7 Flake Pastry shortening 1 kg Rp 28.000 Rp 28.000 8 Tepung Cakra Kembar 2 bgkus Rp 10.500 Rp 21.000 9 Garam Meja Refina 1 pcs Rp 1.900 Rp 1.900 10 Cream of Tar Tar 0,22 kg Rp 75.000 Rp 16.800 11 Gulaku Premium 2 bgkus Rp 8.500 Rp 17.000 12 Susu UHT Putih

Anchor 1 L 1 Pcs Rp 21.700 Rp 21.700 13 Prochiz Cheddar 2 kg 2 pak Rp 120.500 Rp 241.000 14 Whipping Cream(Rosele) 1 pcs Rp 38.000 Rp 38.000 15 Tepung Terigu

(Sgitiga biru) 1 bgkus Rp 9.700 Rp 9.700 16 Icing Sugar Fiesta 1 kg Rp 24.000 Rp 24.000 17 Margarin Blue Band 1 Cup Rp 9.500 Rp 9.500 18 Maw Seed / Poppy 0,16 kg Rp 122.000 Rp 19.800

19 Jamaica Rum 250 ml 1 pcs Rp 62.500 Rp 62.500 20 Koepoe Rhum Jamaica 1 pcs Rp 10.100 Rp 10.100 21 Farmhouse Beef Frank400gr 1 pcs Rp 37.700 Rp 37.700

(6)

22 StrawberrySweethea

rt250gr 1 bgkus Rp 16.300 Rp 16.300

23 Strawberry Local 47 pack Rp 7.000 Rp 329.000 24 Sosis Hotel Sapi 13 pack Rp 55.000 Rp 715.000 25 Coklat Blok Tulip

Comp 1 kg Rp 39.000 Rp 39.000 26 Kismis sun maid 0,25 kg Rp 52.000 Rp 13.000 Total Pengeluaran Bahan Makanan Rp 6.567.700

Sumber : penulis Trans

por- tasi

1 Bensin 140 liter Rp 5.000 Rp 700.000 Total Pengeluaran Transportasi Rp 700.000

Sumber : penulis K o n su m si

1 Lunch box acara 160 dus Rp 25.000 Rp 4.000.000 2 Konsumsi panitia

(Aw) 1 hari Rp 222.000 Rp 222.000 3 Air mineral 3 dus Rp 25.000 Rp 75.000 Total Pengeluaran Konsumsi Rp 4.297.000

Sumber : penulis Keber

sih- an

1 Tips helper 2 Hari Rp 30.000 Rp 60.000

Total Pengeluaran Kebersihan Rp 60.000 Sumber : penulis Total pengeluaran yang dikeluarkan oleh adalah Rp 25.069.300,-

(7)

4.5 Sumber Dana acara

Tabel 4.2Total PemasukanAcara

A . S p o n so r 1 Terry Palmer Rp 10.000.000 2 Futami Rp 5.760.000

3 Pisang Goreng Madu Bu

Nanik Rp 2.000.000

4 Sambal Goreng Bu Rudy Rp 2.000.000

Total Pendapatan Sponsor Rp 19.760.000

Sumber : penulis B. Pendaftaran 1 Pendaftaran peserta 48 peserta Rp 200.000 Rp 9.600.000 Total Pendapatan pendaftaran Peserta Rp 9.600.000

Sumber : penulis C . Iu ra n P an it ia 1 Annissa Kurnianingtyas 10 mgg Rp 10.000 Rp 100.000 2 Christian Suryadi 10 mgg Rp 10.000 Rp 100.000 3 DoronaSelvanieHuliselan 10 mgg Rp 10.000 Rp 100.000 4 Jessica Oktaviani Young 10 mgg Rp 10.000 Rp 100.000 5 Michelle Kristarto 10 mgg Rp 10.000 Rp 100.000 6 Otto Suwarno 10 mgg Rp 10.000 Rp 100.000 Total Pendapatan Iuran Panitia Rp 600.000

Sumber : penulis

(8)

4.6 Proyeksi Rugi-Laba & Arus Kas acara 4.6.1 Arus kas acara

Laporan arus kas BFF Organizer Periode Bulan April 2013 Tabel 4.3 Arus Kas April

No Tgl Keterangan Pemasukan Pengeluaran Kas 1

01-Apr Anggaran yang dimiliki

Rp -

2 05-Apr

Iuran anggaran minggu

ke 1 Rp60.000 Rp60.000

3

12-Apr Proposal sponsor 15 pcs Rp105.000 (Rp45.000) 4

12-Apr

ke 2 Rp60.000 Rp15.000

5

17-Apr

Proposal media partner 5

pcs Rp30.000 (Rp50.000)

7 19-Apr

ke 3 Rp60.000 Rp10.000

8

22-Apr

Proposal media partner 5

pcs Rp30.000 (Rp55.000)

10 26-Apr

ke 4 Rp60.000 Rp5.000

11

30-Apr Pendaftaran 5 peserta Rp1.000.000 Rp1.005.000 12

30-Apr Isi Bensin Rp250.000 Rp755.000

Total Rp1.240.000 Rp485.000

(9)

Laporan arus kas BFF Organizer Periode Bulan Mei 2013 Tabel 4.4 Arus Kas Mei

No Tan

ggal Keterangan Pemasukan Pengeluaran Kas 1

01-Mei Anggaran yang dimiliki Rp 755.000 2

01-Mei Proposal sponsor 5 pcs Rp 35.000 Rp 720.000 3

01-Mei

Proposal media partner

10 pcs Rp 60.000 Rp 660.000

4 03-Mei

ke 5 Rp 60.000 Rp 720.000

5 10-Mei

ke 6 Rp 60.000 Rp 80.000

6

12-Mei Cetak Flyer BakeforFund Rp 500.000 Rp 280.000 7 12-Mei Cetak Sticker BakeforFund Rp 70.000 Rp 210.000 8 16-Mei

Sponsor dari Terry Palmer

Rp

10.000.000 Rp10.210.000 9

16-Mei Membeli Mika Tabung Rp 156.000 Rp10.054.000 10

17-Mei

ke 7 Rp 60.000 Rp10.114.000 11 17-Mei Cetak poster BakeforFund Rp 150.000 Rp9.964.000 12 17-Mei Cetak x Banner BakeforFund Rp 160.000 Rp9.804.000 13

17-Mei Isi bensin Rp 150.000 Rp9.654.000 14

19-Mei Membayar uang design Rp 1.500.000 Rp8.154.000 15

20-Mei

Membeli Paper Doyle &

dus putih Rp 156.000 Rp7.998.000 16

20-Mei Membayar DP Titan Rp 400.000 Rp7.598.000 17

22-Mei

Membeli peralatan( pisau

(10)

kuas kayu 18

22-Mei Membeli stationery Rp 250.100 Rp6.959.900 19

22-Mei

Membayar Invoice Terry

Palmer Rp 808.000 Rp6.151.900

20 24-Mei

ke 8 Rp 60.000 Rp6.211.900

21

24-Mei Membeli bahan Makanan Rp 327.100 Rp5.884.800 22

24-Mei Membeli bahan Makanan Rp 64.100 Rp 5.820.700 23

24-Mei

Membeli baju dan

dicetak Rp1.320.000 Rp 4.500.700 24

24-Mei

Membeli apron dan

dicetak Rp1.575.000 Rp 2.925.700 25

25-Mei Technical Meeting Rp 671.000 Rp 2.254.700 26

27-Mei

Cetak Booklet

BakeforFund Rp1.260.000 Rp 994.700 28

30-Mei Cetak Sertifikat peserta Rp 175.000 Rp 819.700 29

30-Mei

Cetak penambahan

sertifikat Rp 60.000 Rp 759.700 30

31-Mei Pendaftaran 15 peserta

Rp

3.000.000 Rp 3.759.700 31

31-Mei Isi bensin Rp 200.000 Rp 3.559.700 Total Rp 13.240.000 Rp 10.435.300 Sumber : penulis

(11)

Laporan arus kas BFF Organizer Periode Bulan Juni 2013 Tabel 4.5 Arus Kas Juni No Tang

gal Keterangan Pemasukan Pengeluaran Kas 1

01-Jun Anggaran yang dimiliki Rp 3.559.700 2 01-Jun Membeli strawberry lokal Rp 119.000 Rp 3.440.700 3

01-Jun Membeli sosis Rp 715.000 Rp 2.725.700 4

02-Jun

Sponsor dari Pisang Goreng Madu Bu Nanik

Rp

2.000.000 Rp 4.725.700 5

02-Jun

Pelunasan Tempat hari

pertama Rp 50.000 Rp 4.675.700 6

02-Jun Membeli bahan Makanan Rp 426.800 Rp 4.248.900 7

02-Jun Membeli Air Mineral dus Rp 25.000 Rp 4.223.900 8

02-Jun Membeli Puff pastry Rp 1.750.000 Rp 2.473.900 9

02-Jun

Konsumsi peserta &

panitia Rp 1.500.000 Rp 973.900 10

02-Jun Tips helper Rp 30.000 Rp 943.900 11

06-Jun Sponsor dari Futami

Rp

5.760.000 Rp 6.703.900 12

07-Jun

ke 9 Rp 60.000 Rp 6.763.900 13 08-Jun Membeli strawberry lokal Rp 119.000 Rp 6.644.900 14

08-Jun isi bensin Rp 100.000 Rp 6.544.900 15

08-Jun Pendaftaran 19 peserta

Rp 3.800.000 Rp 10.344.900 16 09-Jun

Sponsor dari Sambal Goreng Bu Rudy Rp 2.000.000 Rp 12.344.900 17 09-Jun

Pelunasan Tempat hari

kedua Rp 450.000

Rp 11.894.900 18

09-Jun Membeli bahan Makanan Rp 171.200 Rp 11.723.700 19

09-Jun Membeli Air Mineral dus Rp 25.000 Rp 11.698.700 20 09- Membeli Puff pastry Rp 1.750.000 Rp 9.948.700

(12)

Jun

21 09-Jun

Konsumsi peserta &

panitia Rp 1.500.000 Rp 8.448.700 22

09-Jun Tips helper Rp 30.000 Rp 8.418.700 23 09-Jun Membayar jasa Instruktur Rp 2.000.000 Rp 6.418.700 24

11-Jun Pendaftaran 9 peserta

Rp 1.800.000 Rp 8.218.700 25 13-Jun Membeli strawberry lokal Rp 91.000 Rp 8.127.700 26

13-Jun konsumsi panitia Rp 222.000 Rp 7.905.700 27

14-Jun

ke 10 Rp 60.000 Rp 7.965.700

28

14-Jun Membeli Air Mineral dus Rp 25.000 Rp 7.940.700 29

14-Jun Membeli Puff pastry Rp 1.050.000 Rp 6.890.700 30

14-Jun

Konsumsi peserta &

panitia Rp 1.000.000 Rp 5.890.700 31 14-Jun Membayar jasa Instruktur Rp 1.000.000 Rp 4.890.700 Total Rp 15.480.000 Rp 14.149.000 Sumber : penulis

(13)

4.6.2 Proyeksi Rugi-Laba

Tabel 4.6 Proyeksi Rugi Lama

Total pemasukan Rp 29.960.000

Total pengeluaran Rp 25.069.300

Laba yang didapatkan Rp 4.890.700

Profit yang diserahkan kepada TFI Rp 3.423.490

Profit yang diserahkan kepada Bina Nusantara University Rp 1.467.210