BABV
RENCANAIMPLEMENTASI
5.1 Persiapan
Berdasarkanhasilanalisisdanrancanganperbaikanyangdiajukan,makaperlu
ditentukan langkahͲlangkah yang harus dipersiapkan guna menunjang kesuksesan
implementasi.Persiapanyangharusdilakukanadalah:
a. MenyusunStrukturOrganisasi
Sampai saat ini, BPIP masih belum memiliki struktur organisasi yang
tetap, sehingga selama ini struktur organisasi selalu berubah berdasarkan
perubahan yang terjadi pada posisi SDM. Struktur organisasi ini dibutuhkan
untuk mengetahui dengan jelas posisi masingͲmasing karyawan dan garis
koordinasi karyawan. Selain itu, dengan struktur organisasi yang tetap akan
mudahpulamenyusundeskripsitugassetiapkaryawan.Strukturorganisasiini juga harus mempertimbangkan posisi Fakultas Psikologi Universitas Padjadjaran mengingat Universitas Padjadjaran akan berubah statusnya menjadi BHPMN, sehingga akan semakin memperjelas kedudukan BPIP di
UniversitasPadjadjaranpula.
b. MenyusunDeskripsiTugas
Selama ini, BPIP belum memiliki deskripsi tugas yang jelas pada setiap
posisi, sehingga pekerjaan yang selama ini dilakukan bergantung pada alur
prosesyangterjaditanpaadakejelasantugasdanwewenangmasingͲmasing
karyawan. Ketiadaan deskripsi tugas ini membuat kesimpangsiuran
penyelesaian pekerjaan dapat terjadi, sehingga mempersulit proses
pengontrolan.
c. Perencanaan kegiatan secara mendetil, baik rencana jangka pendek maupun rencanajangkapanjang
LemahnyaprosesperencanaanyangselamainiterjadidiBPIPmembuat sulitnya pengontrolan yang dilakukan di tingkat pimpinan. Perencanaan disusunberdasarkantargetͲtargetkerjayangtelahditentukandenganmelihat
dataͲdata tahun sebelumnya untuk menentukan periode ‘sibuk’, sehingga SDMdapatteralokasidenganbaikagartidakterjadikekuranganSDM.
d. ResourcesPlanning
Mengingat BPIP memiliki SDM yang terbatas, maka perlu dilakukan
resources planning secara cermat untuk mengantisipasi kekurangan SDM. Scheduling/penjadwalanSDMmerupakansalahsatubentukresourceplanning
yang dapat dilakukan. Dengan melihat pada titik kritis suatu proses, yaitu
kegiatan yang memiliki ketersediaan SDM terbatas, maka dapat dialokasikan
SDMlainyangtidakterbatasjumlahnyauntukmelakukankegiatanͲkegiatandi
titiknonkritis.Melaluischedulinginipuladapatdikontrolbebankerjasetiap
SDM yang terlibat sehingga tidak terjadi overload pekerjaan yang dapat
menghambatpenyelesaiansuatupekerjaan.
e. DatabaseSDM
Mengingat keterbatasan SDM internal yang dimiliki, maka BPIP perlu menggunakanSDMeksternalyangberasaldarialumniataupunstafpengajar di Fakultas Psikologi Universitas Padjadjaran. Perlu dirancang suatu sistem
database yang memuat dataͲdata tentang SDM eksternal yang bersedia
menjadi rekanan BPIP dan dapat dipanggil ketika dibutuhkan. Database ini
mencakuppulakualifikasisertatrackrecordyangbersangkutan,baikselama
menjadi rekanan di BPIP maupun di Biro lain atau kegiatan lain, mengingat
sifat rekanan lepas di BPIP tidak eksklusif. Melalui database ini, dapat dicari
bibitͲbibit yang dapat dikembangkan untuk nantinya dipekerjakan secara
tetapdiBPIP,bilakondisinyamemungkinkan.
5.2 Sosialisasi
Selain melakukan persiapan, para karyawan yang bekerja di BPIP juga harus memperolehsosialisasirencanapenerapanyangakandilakukanuntukmeminimalkan terjadi pro dan kontra. Sosialisasi tidak hanya kepada para karyawan ataupun staf tetap saja, melainkan juga kepada para rekanan lepas, agar perubahan yang terjadi dapatberjalanmenyeluruh.
Untuk dapat melaksanakan implementasi rancangan perbaikan yang diusulkan, terlebih dahulu diadakan pertemuan yang dihadiri oleh Ketua BPIP, Sekretaris, Kepala Kantor, Keuangan dan para Kepala Divisi. Tujuan dari diadakannya pertemuan tersebut adalah untuk membahas permasalahan yang dihadapi BPIP saat
ini dan bagaimana masalah tersebut dapat diperbaiki. Awalnya mungkin sulit untuk
dapatmerubahpolakerjayangtelahdilakukansampaisaatini.Olehkarenaitu,perlu
dibangun acceptance dari para Kepala Divisi mengenai perubahan yang mungkin
terjadi.Acceptancedibangundengancaramenjabarkanpermasalahanyangselamaini
terjadi dan bagaimana efek jangka panjang jika permasalahan tersebut tidak diatasi.
JikamasingͲmasingpesertapertemuansudah memahamipermasalahanyangterjadi,
barulahdijabarkanmengenailangkahͲlangkahperbaikanyangdiajukandisertaidengan
efek jangka panjang setelah perbaikan tersebut diterapkan. Dalam pertemuan ini,
setiap orang diberikan kebebasan untuk menyampaikan masukan dan kritik, yang
diharapkan akan semakin menyempurnakan perbaikan yang akan dilakukan. Setelah itu, disusunlah langkahͲlangkah persiapan yang akan dilakukan untuk implementasi rancangan perbaikan tersebut sehingga masingͲmasing Divisi dapat mempersiapkan bagiannya.JikaKepalaKantordanKepalaDivisisudahdapatmenerimadanmemahami
tujuan diadakannya perbaikan dan langkahͲlangkah yang harus ditempuh, barulah
sosialisasiinidilanjutkankebawahannya.
Langkahsosialisasiselanjutnyaadalahdenganmengadakansuatuforumyang
dihadiriolehseluruhstafBPIPdarikeduaDivisisertaKepalaKantordanAdministrasi.
Tidak berbeda denganpertemuansebelumnya, acceptance juga harus dibangun agar
seluruh staf dapat mendukung perubahan yang akan terjadi. Setelah acceptance
dibangundilevelstaf,barulahBPIPdinilaisiapuntukmelakukanperubahan.
Jika level pimpinan dan seluruh staf BPIP sudah siap untuk
mengimplementasikanusulanrancanganperbaikanini,barulahdiadakansuatuforum lagi yang lebih besar, dengan dihadiri oleh seluruh rekanan lepas dan Fakultas Psikologi,untukmemberitahukanperubahanyangakandilakukanBPIPdengantujuan meningkatkanpelayanankepadaseluruhklien/user.Diharapkandariforumini,dapat
dipahami kendala yang selama ini dihadapi BPIP dan alasan perlunya dilakukan perbaikan. 5.3 Implementasi Implementasidilakukansecarabertahap,sesuaidenganpersiapanyangharus dilakukan.Jikamelihatpadabagian5.1,persiapanyangdilakukanmencakupstruktur
organisasi, deskripsi kerja, time table kegiatan, resources planning, dan penyusunan
databaseSDM.Jikatahappersiapansudahdilakukan,makabarulahmulaimenyusun
prosedur standar pada setiap divisi serta penyusunan jadwal SDM dan dilakukan
sosialisasi.
5.3.1 StrukturOrganisasi
Draftstrukturorganisasidisusun olehKetuaBirosertaSekretarisdanKepala
KantorsertaKepalaDivisiuntukmenentukanposisimasingͲmasingkaryawandanstaf sertajalurkoordinasiyangterbentuk.Setelahdraftterbentuk,makadiajukankepada Fakultas Psikologi untuk mendapatkan persetujuan dan masukan, mengingat pada pelaksanaannyaBPIPmengacupadakebijakanyangdilakukanolehFakultasPsikologi.
Selain itu, diharapkan juga dapat diperoleh kejelasan mengenai kedudukan BPIP di
Fakultas Psikologi. Jika terdapat halͲhal yang harus diperbaiki dalam draft tersebut,
maka draft tersebut akan dikembalikan ke BPIP untuk diperbaiki dan kemudian akan
diajukan kembali untuk melihat kesesuaian perbaikan dengan usulan yang diberikan.
Ketika draft tersebut sudah sesuai, maka baru draft tersebut disetujui oleh Fakultas
Psikologidannantinyaakandisosialisasikankepadaseluruhstafdanrekananlepas.
Padahalamanberikutdisajikanmilestonedaripenyusunanstrukturorganisasi
Gambar147MilestonePenyusunanStrukturOrganisasi
5.3.2 DeskripsiKerja
Untuk penyusunan draf deskripsi kerja ini, seluruh staf diharapkan untuk
dapat mengidentifikasi pekerjaannya masingͲmasing sesuai dengan yang selama ini
dilakukan. Hasil dari masingͲmasing staf ini kemudian digabungkan untuk kemudian
disusun draft deskripsi kerja yang baru, sesuai dengan struktur organisasi yang baru pula. Oleh karena itu, proses ini baru dapat dimulai ketika struktur organisasi yang barusudahdisetujui.Jikadraftinisudahselesaidisusun,makaKetuaBiro,Sekretaris, Kepala Kantor dan Kepala Divisi mengkaji kesesuaian deskripsi tugas dengan struktur organisasisertabebankerjayangbiasanyaterjadipadasetiapstafdankaryawan.Hasil
dari kajian ini akan menentukan apakah perlu dilakukan revisi pada draft deskripsi
tugas. Jika revisi diperlukan, maka perbaikan dilakukan oleh Kepala Divisi dan Kepala
Kantor dan kemudian diajukan lagi kepada Ketua Biro dan Sekretaris untuk
mendapatkanpersetujuan.
Di bawah ini adalah milestone dari penyusunan deskripsi kerja yang
rencananyaakandilakukan. Gambar158MilestonePenyusunanDeskripsiKerja
5.3.3 PenyusunanSOP
Setelah struktur organisasi dan deskripsi kerja disetujui, maka selanjutnya disusun sebuah prosedur standar tertulis yang menjadi acuan dalam bekerja bagi kedua Divisi. Prosedur standar ini disusun dengan mengandalkan alur kerja dan
deskripsi kerja. Prosedur standar ini berbeda untuk masingͲmasing Divisi, sesuai
denganalurkerjanya.
5.3.3.1 DivisiKlinik
Untuk Divisi Klinik, penyusunan SOP dilakukan oleh Kepala Divisi dengan
melihat dari alur kerja yang selama ini dilakukan. Untuk SOP pendaftaran klien baru
dapatdigunakanusulanSOPyangditampilkanpadaGambar12.EvaluasikonsepSOP
ini sendiri akan dilakukan oleh Ketua Biro beserta Sekretaris untuk memperoleh
masukan, agar SOP bisa menjadi lebih baik lagi. Perbaikan pada konsep SOP ini akan
dilakukanjikadirasakanperluadanyaperubahandarikonsepyangtelahdisusun. Berikut adalah rencana milestone yang dilakukan untuk penyusunan SOP di DivisiKlinik.
11/7/07 - 26/7/07 Revisi Draft SOP Divisi Klinik 12/6/07 - 27/6/07
Penyusunan Draft SOP Divisi Klinik
28/6/07 - 10/7/07 Evaluasi draft SOP
Divisi Klinik
27/7/07 - 5/8/07
Evaluasi Revisi Draft SOP Divisi Klinik
6/8/07 SOP Divisi Klinik disetujui 28/6/07
Draft SOP diajukan ke Ketua & Sekretaris
11/7/07 Pengembalian Draft
untuk direvisi
26/7/07 Revisi Draft diserahkan
ke Ketua & Sekretaris
Gambar19MilestonePenyusunanSOPDivisiKlinik
5.3.3.2 DivisiPIO
UntukDivisiPIO,sepertihalnyaDivisiKlinik,penyusunanSOPdilakukanoleh
Kepala Divisi dengan melihat alur kerja yang selama ini dilakukan, terutama untuk
prosesͲprosesselainpsikotes,danberdiskusidenganstafDivisiPIOsebagaipihakyang
sering terlibat dalam keseluruhan proses di Divisi PIO. Untuk proses psikotes sendiri, alurkerjanyadapatmengikutiusulanperbaikanSOPyangtercantumpadaGambar13. JikakonsepSOPsudahselesai,makaakandiajukankepadaKetuaBirodanSekretaris
untukdilakukanevaluasiyangdiharapkanmenghasilkankritikataupunmasukanyang dapat menyempurnakan SOP tersebut. Kepala Divisi PIO akan membuat revisi berdasarkan masukan yang diberikan oleh Ketua Biro dan Sekretaris yang nantinya akandiajukankembaliuntukdievaluasiapakahsesuaidenganyangtelahdisarankan.
Jika perbaikan memang telah sesuai dengan yang disarankan, maka SOP untuk Divisi
PIOsiapuntukdilaksanakan.
Berikut adalah milestone dari perencanaan implementasi untuk penyusunan
SOPDivisiPIO. Gambar20MilestonePenyusunanSOPDivisiPIO 5.3.4 PerencanaanKegiatansetiapDivisidanResourcePlanning
BPIP perlu melakukan perencanaan kegiatan secara mendetil pada masingͲ
masing Divisi untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan SDM, selain
juga berfungsi sebagai pengontrol dari kemajuan kegiatan yang ditargetkan.
Perencanaan kegiatan dilakukan oleh masingͲmasing Kepala Divisi dengan stafnya
berdasarkan pada target yang ingin dicapai dan dataͲdata tahun sebelumnya untuk
memperkirakan periode ‘sibuk’. Penentuan target ini diturunkan berdasarkan target
tahunan yang ingin dicapai. Target tahunan didiskusikan Kepala Divisi dengan Ketua BirodanSekretarisagartargettersebuttercapai.Jikatargettersebutsudahdisepakati, barulahtargettersebutditurunkanmenjaditargetperbulanyangharusdicapai.
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk merencanakan kegiatan adalah
menyusunsuatusistemberbasisteknologiyangsalingterkaitantarasatuDivisidengan
Divisi lain. Melalui sistem tersebut juga dapat dilihat kegiatanͲkegiatan yang telah,
monitoring. Selain itu, penambahan kegiatan baru juga dapat disimulasikan untuk mempermudahmelihattingkatkepadatanpekerjaan. Rencanaimplementasiuntukperencanaankegiatandijabarkanpadahalaman berikut. Gambar21MilestonePerencanaanKegiatan
Setelah diketahui perencanaan kegiatan secara mendetil setiap bulannya,
yang didasarkan dari target yang harus dicapai, maka disusunlah perencanaan SDM
yangdibutuhkan,sehinggadapatdiantisipasiterjadinyakekuranganSDM.PadabulanͲ
bulanyangdiprediksikanakan‘sibuk’,baikuntukDivisiKlinikmaupunDivisiPIO,akan
ditentukan sumberͲsumber SDM yang akan digunakan. Sehingga bila tiba saatnya
untukmencariSDMyangdibutuhkan,tidakmengalamikesulitan.
Schedulling merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kekurangan SDM. Untuk dapat merencanakan schedulling ini, diperlukan activities time dari setiap kegiatan untuk mengetahui kegiatan mana yangmenjadibottleneckdariseluruhproses.
5.3.5 DatabaseSDM
BPIP memiliki SDM internal yang terbatas jumlahnya, sehingga perlu untuk
melakukan outsourcing SDM. Outsourcing ini sebagian besar bersumber dari para
alumni Fakultas Psikologi Unpad dan beberapa Perguruan Tinggi lainnya. Mengingat
banyaknya SDM yang dapat diͲoutsource, maka perlu disusun sebuah database yang
memuatdataͲdatatentangSDMtersebut.Tujuandaridisusunnyadatabaseiniadalah
untuk mempermudah BPIP dalam mencari SDM yang sesuai dengan kualifikasi yang
dibutuhkan, dan juga dapat digunakan sebagai media untuk mendapatkan SDM yang
Rencana pembuatan sistem database terbagi menjadi dua tahap, dimana tahap pertama adalah menentukan rancangan sistem database yang akan digunakan serta pembuatan sistem database tersebut (Gambar 22). Tahap berikutnya setelah sistem database mulai dibuat, adalah tahap sosialisasi rencana penggunaan sistem
database kepada seluruh rekanan. Selain itu, perlu dilakukan pula penyebaran form
yangharusdiisiolehpararekananlepasyangnantinyaakandiinputkedalamdatabase tersebut(Gambar23). BerikutadalahrencanaperancangansistemdatabaseSDMyangdilakukan. Gambar22Rencanapembuatansistemdatabase Gambar23Rencanasosialisasisistemdatabase 5.4 Monitoring
Proses monitoring dilakukan untuk mengontrol kemajuan dari setiap
persiapan yang dilakukan agar implementasi berjalan sesuai dengan rencana yang
disepakati.Monitoringdilakukandenganmembandingkanantarakemajuandariwaktu
kewaktudanjadwalyangdirencanakan.
Berdasarkanpadamilestoneyangtelahdirencanakan,terdapatbeberapatitik
yang menjadi acuan penyelesaian proses. Seperti yang tercantum pada Gambar 17,
sampai dengan 18 Maret. Proses monitoring dilakukan dengan memeriksa apakah padatanggal18Maretdrafttersebutsudahselesaisehinggadapatdiserahkankepada Fakultas pada tanggal 19 Maret. Jika belum selesai, makaperlu diselidiki sebab tidak selesainyapenyusunandrafttersebut.
5.5 Evaluasi
Evaluasi dilakukan terhadap keterlambatan penyelesaian jadwal yang telah
disepakati. Perlu dicari tahu penyebab terjadinya keterlambatan, sehingga
keterlambatantidaksemakinjauhdaritargetpenyelesaian.Salahsatucaramencegah
terjadinya keterlambatan adalah dengan memperketat proses monitoring, dimana
pengecekan kemajuan tidak dilakukan pada akhir periode kerja, melainkan beberapa
DAFTARPUSTAKA
Chachon, G., Terwiesch, C., Matching Supply With Demand: An Introduction To
OperationsManagement.McGrawͲHill,NewYork,2006.
Gray, C.F., Larson, E.W., Project Management: The Managerial Process. McGrawͲHill,
Boston,2001.
Johnston, R., Clark, G., Service Operations Management. Pearson Education Limited,
Harlow,2001.
