TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT Activity

(1)

ISEAN-Hivos Program Global Fund Round 10 Training / Meeting Report

Activity

TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT NATIONAL/LOCAL CBO STAFF

“Training for Local CBO Staff on Institutional and Program Development and Strategic Planning in Sumatera & Kalimantan Area”

Budget Code ID 1.1.3.3

Date 17 – 20 Maret 2014

Venue Hotel Grand Kanaya – Medan

Implementing Unit GWL-INA

Country Indonesia

Purpose/Objective of the activity

Di akhir pelaksanaan kegiatan peserta memiliki pengetahuan dan pemahaman dalam mengelola, mengendalikan, memimpin, memobilisasi, dan menetapkan arah strategis dan program kegiatan organisasinya agar lebih terarah dan fokus dalam isu-isu dan masalah GWL.

Tujuan Khusus:

 Untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi Visi dan Misi yang dimiliki OBK peserta.

 Untuk menentukan dan merencanakan prioritas strategi organisasi/menentukan arah serta tujuan yang sesuai dengan Visi dan Misi organisasi.

 Untuk mengidentifikasi kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi.

 Untuk menghasilkan tujuh Perencanaan Strategis OBK baru untuk periode 3 - 5 tahun.

 Untuk meninjau kembali, memperbaiki, dan atau mempertajam Perencanaan Strategis OBK yang telah terlibat dalam pelatihan dalam IHP phase 1.

Summary activities have been conducted and actions to be taken Summary of activity

Kegiatan TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT NATIONAL/LOCAL CBO STAFF – “Training for Local CBO Staff on Institutional and Program Development and Strategic Planning in Sumatera & Kalimantan Area” diikuti oleh perwakilan organisasi Jaringan GWL-INA dari wilayah koordinasi Sumatera dan Kalimantan. Setiap organisasi mengirimkan 2 orang perwakilannya yang merupakan pengambil kebijakan di organisasinya (Ketua/Direktur/Koordinator Program).

Dalam upaya untuk mencapai output kegiatan, dalam proses pelaksanaannya kegiatan pelatihan dibagi menjadi dua kelas, yaitu Kelas Dasar dan Kelas Lanjutan. Kelas Dasar terdiri dari organisasi yang saat ini belum pernah memiliki dokumen Perencanaan Strategis organisasi, dan Kelas Lanjutan terdiri dari organisasi yang memiliki dokumen Perencanaan Strategis organisasi yang dihasilkan melalui pelatihan di phase 1 IHP GF R-10. Adapun organisasi peserta beserta pembagiannya adalah sebagai berikut:

(2)

This activity involved representatives of GWL-INA Network organization in Sumatra and Kalimantan area. Each organization sent two representatives who are the decision maker in their organization (Chairman/Director/Program Coordinator).

The training process were conducted within two different classes, namely, the Basic Class and Advanced Class. Basic class was composed of organizations that currently have never had a Strategic Planning document organization, whereas the advanced class consisted of organizations with a strategic planning document that was generated through similar training in phase 1 IHP GF R-10. The participant were as follows:

OBK Peserta Kelas Dasar:

1. Sempurna Community, Medan – 2 orang 2. Perwari, Medan – 2 orang

3. Warga, Pekanbaru – 2 orang

4. Komunitas INGAT, Tanjungpinang – 2 orang 5. Pelate, Lampung – 2 orang

6. Perwasa, Samarinda – 2 orang 7. Perwapon, Pontianak – 2 orang OBK Peserta Kelas Lanjutan:

8. Violet Grey, Aceh – 2 orang

9. Male Working Group Jambi (MWGJ), Jambi – 2 orang 10. Pelangi Andalas, Padang – 2 orang

11. Gaylam, Lampung – 2 orang

12. Pelangi Khatulistiwa, Pontianak – 2 orang

Total keseluruhan peserta adalah 24 orang yang berasal dari 12 organisasi anggota di wilayah koordinasi Sumatera dan Kalimantan.

Hari Pertama – 17 Maret 2014

Diawali dengan pembukaan dan sambutan dari Sekretariat Nasional GWL-INA yang diwakili oleh koordinator wilayah area Sumatera dan Kalimantan, serta disampaikan juga maksud dan tujuan pelatihan, yaitu sebagai upaya Seknas GWL untuk meningkatkan kapasitas dan kemampuan organisasi anggota dalam menyusun dan mengembangkan dokumen Perencanaan Strategis oganisasi. Dilanjutkan dengan perkenalan dan sesi BLC (Building Learning and Commitment) untuk mengetahui harapan peserta selama proses pelatihan dan membuat kesepakatan bersama tata tertib peserta, sebagai upaya membantu proses mencapai tujuan dan harapan peserta selama pelatihan.

Selanjutnya disampaikan agenda kegiatan selama pelatihan, dan diingatkan kembali kepada seluruh peserta untuk mentaati tata tertib yang telah disepakati bersama sehingga tujuan yang ingin dicapai selama pelatihan bisa tercapai, baik di kelas dasar maupun kelas lanjutan.

(3)

assessment yang telah dilakukan oleh Seknas GWL-INA, untuk mengetahui kategorisasi keanggotaan. Disampaikan dari hasil assessment tersebut selanjutnya keanggotaan GWL-INA dibagi menjadi kategori, yaitu level A, B, C, D dan E.

Hari pertama ditutup dengan FGD dari PMU kepada perwakilan OBK yang hadir. Hari Kedua – 18 Maret 2014

Kelas Dasar

Hari kedua dimulai dengan Pre Test, untuk mengukur tingkat pengetahuan peserta tentang Perencanaan Strategis organisasi. Dilanjutkan dengan assessment keterlibatan ODHA GWL yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan ini, dan dilakukan secara anonymous dan rahasia.

Proses selanjutnya, adalah paparan dari setiap OBK peserta. Masing-masing perwakilan organisasi diminta untuk menceritakan tentang latar belakang dan awal berdirinya organisasi, visi dan misi organisasi saat ini, situasi dan kondisi terakhir organisasi. Dari paparan yang disampaikan ada beberapa kesamaan latar belakang, dari alasan yang melatarbelakangi dibentuknya organisasi, mekanisme pengelolaan dan sumber pendanaan yang masih mengedepankan pendanaan swadaya dari anggota atau komunitas, program dan kegiatan yang dilaksanakan termasuk dalam hal melakukan perencanaan kerja organisasinya. Dilanjutkan dengan paparan tentang Konsep Organisasi atau CBO, dimana sesi ini bertujuan untuk memberikan penjelasan ke OBK anggota tentang pemahaman dan konsep dari sebuah organisasi yang berbasis komunitas. Tujuan lain dari sesi Konsep Organisasi adalah peserta mampu mendifinisikan apa itu organisasi, bagaimana mengidentifikasi masalah dan menyelesaikan permasalahan organisasi mereka.

Setelah peserta paham akan apa itu CBO, peserta kemudian secara berkelompok sesuai dengan organisasinya untuk mendiskusikan dan mereview Visi, Misi, dan Nilai organisasi masing-masing, setelah fasilitator memaparkan tentang pengertian Visi, Misi dan Nilai Organisasi. Setelah mereview dan menyusun kembali Visi, Misi dan Nilai organisasi, dilanjutkan dengan paparan tentang SWOT Analisa yang akan dipergunakan oleh setiap CBO dalam menyusun strategi organisasi berdasarkan skala prioritas. Proses penentuan skala prioritas dilakukan dengan melihat kekuatan (Strength) yang dimiliki CBO dalam mengatasi kelemahan (Weakness), memanfaatkan kekuatan dengan kesempatan (Opportunity) yang dimiliki oleh CBO dan diperlukan jejaring dengan pihak lain atau CBO lain dan memanfaatkan potensi kekuatan yang ada untuk mengatasi ancaman (Threat) yang dianggap bisa mempengaruhi tercapainya Visi dan Misi dari CBO tersebut.

Hari kedua diakhiri dengan proses, masing-masing CBO menentukan dan merencanakan kegiatan setiap strategi yang telah ditentukan dengan memakai metode SMART (Specific, Measurable, Attainanble/Affordable, Realistic dan Time-bound).

Kelas Lanjutan

Kegiatan kelas lanjutan di hari kedua diawali dengan ice breaker oleh salah satu perwakilan peserta, dilanjutkan dengan mengisi form Post Test. Masing-masing organsiasi selanjutnya diminta untuk mengevaluasi dokumen Rencana Strategis (Renstra) yang dihasilkan dari kegiatan pelatihan yang dilakukan di phase sebelumnya – sebelumnya disampaikan bahwa output dari proses pelatihan

(4)

adalah untuk mengetahui apakah dokumen Renstra yang dimiliki sesuai dengan keadaan/situasi organisasi terakhir. Dapat dilihat dari mereview seluruh laporan kegiatan yang dilaksanakan satu tahun terakhir, sudah berdasarkan dokumen Renstra yang ada atau tidak.

Proses dilanjutkan dengan berbagi pengalaman dari masing-masing organisasi tentang implementasi dari dokumen Renstra dan dijelaskan dampak dari adanya dokumen Renstra tersebut terhadap organisasinya masing-masing.

Sesi selanjutnya adalah diskusi dan presentasi masing-masing organisasi untuk melihat sejauh mana capaian terlaksanan kegiatan secara kualitatif (keterlibatan pemangku kepentingan, tertib administrasi, jumlah peserta), kesesuaian program yang telah terlaksana dengan Renstra, program yang tidak dilaksanakan oleh lembaga, tetapi dilakukan oleh pemangku kepentingan lainnya, namun strategi program tersebut sesuai dengan Renstra, informasi didapat dari laporan/dokumen kegiatan. Setiap organisasi selanjutnya diminta untuk mengisi lebar kerja yang terdiri dari proses penyusunan rencana strategis, penetapan tujuan dan sasaran (Goal Setting), urutan program/kegiatan dan pemanfaatan rencana strategis. Hari kedua diakhiri dengan Monitoring dan Evaluasi dari rencana strategis yang sudah dijalankan. Tujuannya adalah setiap organisasi dapat melakukan upaya perbaikan dari kegiatan sesuai dengan input yang diharapkan agar target tercapai, sedangkan fungsi evaluasi sebagai pengukur kemajuan, sebagai alat perencanaan, sebagai alat perbaikan.

Hari Ketiga – 19 Maret 2014 Kelas Dasar

Hari ke-3 dimulai dengan doa dan dilanjutkan dengan peserta melakukan review proses dan materi yang disampaikan di hari sebelumnya. Selanjutnya setiap organasisasi diminta untuk melanjutkan proses dihari sebelumnya, menyusun rencana strategis organisasi berdasarkan skala prioritas yang telah ditentukan selanjutnya setiap strategis tersebut dijabarkan menjadi kegiatan untuk mencapai Visi Misi setiap organisasi.

Kelas Lanjutan

Proses hari ketiga dimulai dengan ice breaking oleh peserta dan review hari sebelumnya. Dilanjutkan masing-masing organisasi melakukan diskusi untuk mereview dan merevisi dokumen Rencana Strategis yang sudah dimiliki setiap organisasi, untuk selanjutkan dikembangkan menjadi periode Januari 2014 – Desember 2016 berdasarkan hasil evaluasi dokumen yang telah dilakukan. Penyusunan rencana strategis masing-masing organisasi dibuat dan dikembangkan di template yang telah disediakan.

Kelas Gabungan

Selanjutnya proses di kelas dasar dan lanjutan dilanjutkan dengan menggabungkan kedua kelas tersebut. PMU selanjutnya menyampaikan analisa hasil FGD yang dilakukan di hari pertama. Hasil tersebut merupakan analisa kondisi organisasi-organisasi berdasarkan isu pengelolaan managemen organisasi, sehingga muncul kebutuhan penguatan organisasi selanjutnya disusun berdasarkan prioritas kebutuhan.

Dilanjutkan dengan penyampaian materi tentang penyusunan penganggaran, dan diharapkan setiap organisasi mampu membuat dan menyusun budgeting untuk setiap kegiatan yang akan dilakukan, dan akan disertakan dalam dokumen Rencana Strategis termasuk membuat workplan kegiatan.

(5)

Rangkaian kegiatan pelatihan diakhiri dengan Post Test dan menyusun Rencana Tindak Lanjut (RTL) dari bagi seluruh CBO yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT NATIONAL/LOCAL CBO STAFF – “Training for Local CBO Staff on Institutional and Program Development and Strategic Planning in Sumatera & Kalimantan Area”. Setiap organisasi diminta untuk mensosialisasikan draft Perencanaan Organisasi yang dihasilkan selama proses kegiatan kepada Dewan dan konstituen CBO. Setelah mendapatkan masukan dokumen tersebut akan difinalasasi dan dokumen final akan dikirimkan kembali ke Sekretariat Nasional GWL-INA melalui Koordinator Wilayah Area Sumatera dan Kalimantan.

Summary of actions to be taken

1. Keterlibatan ODHA GWL dalam pelaksanaan kegiatan TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT NATIONAL/LOCAL CBO STAFF – “Training for Local CBO Staff on Institutional and Program Development and Strategic Planning in Sumatera & Kalimantan Area” sebesar 25% dari peserta (6 orang peserta merupakan ODHA GWL) – proses assessment hanya dilakukan di kelas dasar.

2. Dalam pelaksanaan kegiatan ini, seluruh peserta (100%) dinyatakan Lulus dalam Post Test (terdiri dari 14 orang peserta kelas dasar dan 10 orang peserta kelas lanjutan – total 24 orang peserta). Setelah proses pelatihan, kelas dasar mengalami peningkatan nilai rata-rata Post Test sebesar 65% (nilai rata-rata Pre Test sebesar 14% ; nilai rata-rata Post Test sebesar 79%). Sedangkan di kelas lanjutan nilai rata-rata Post Test mengalami peningkatan sebesar 7% (nilai rata-rata Pre Test: 76% ; nilai rata-rata Post Test: 83%).

None participants dropped out nor day with any absence of participant occurred during the training. At the end of training, all participants (100%) passed the post-test. Participants of the basic class have improved the average score by 65% of correct answer at the post-test (From 14% at pre-test increased to 79%). While in the advanced class average score of post-test increased by 7% compare to at pre-post-test (76% to 83%, note that the baseline of average score was already higher than 60%).

3. Di akhir proses pelatihan juga dihasilkan 12 dokumen Perencanaan Strategis Organisasi yang terdiri dari 7 dokumen Perencanaan Strategis Baru dan 5 dokumen Perencanaan Strategis Revisi. Masing-masing organisasi peserta, 7 organisasi di kelas dasar dan 5 organisasi di kelas advance menyerahkan dokumen yang terdiri dari: Visi, Misi, Nilai, Tujuan dan Strategic Planning termasuk budgeting kegiatan. Adapun di kelas advance berupa dokumen revisi dari dokumen yang telah dimiliki sebelumnya. Dokumen-dokumen tersebut merupakan sebagai indikator pelaksanaan pelatihan TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT NATIONAL/LOCAL CBO STAFF – “Training for Local CBO Staff on Institutional and Program Development and Strategic Planning in Sumatera & Kalimantan Area”.

(6)

4. Tindak lanjut pelaksanaan kegiatan pelatihan ini, setiap OBK peserta selanjutnya akan melakukan finalisasi dokumen-dokumen tersebut, mensosialisasikan dokumen ke seluruh anggota dan pengurus organisasi, termasuk melakukan sosialisasi ke stakeholder di wilayahnya. Dokumen yang telah difinalisasi akan dikirimkan kembali ke Sekretariat Nasional GWL-INA melalui Koordinator Wilayah Area Sumatera dan Kalimantan, paling lambat minggu pertama bulan Mei 2014.

Prepared by:

Meilandi Panca Wardhana (Koordinator Wilayah Area Sumatera & Kalimantan)

Date: 25 Maret 2014 Signature:

Approved by:

Ardhian Harimurti Prabowo (Program Manager) Date: 28 Juli 2013

Signature:

Training/Meeting Report Summaries shall be prepared within 2 weeks after completion of the activity. Attach supporting documents(i.e. copy of attendance sheet has been signed, copy of training/meeting liquidation, pre-post-test result summary for training, copy of plan of action, and training/meeting evaluation summary)