NATIONAL/LOCAL CBO STAFF Training for Local CBO Staff on Institutional and Program

(1)

ISEAN-Hivos Program Global Fund Round 10 Training / Meeting Report

Activity

TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT NATIONAL/LOCAL CBO STAFF

“Training for Local CBO Staff on Institutional and Program

Development and Strategic Planning in Java and Eastern Indonesia Area”

Budget Code ID 1.1.3.2

Date 25 – 28 Maret 2014

Venue Hotel Best Zodiak, Surabaya Implementing Unit GWL-INA

Country Indonesia

Purpose/Objective of the activity

Di akhir pelaksanaan kegiatan peserta memiliki pengetahuan dan pemahaman dalam mengelola, mengendalikan, memimpin, memobilisasi, dan menetapkan arah strategis dan program kegiatan organisasinya agar lebih terarah dan fokus dalam isu-isu dan masalah GWL.

Objective

 Untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi Visi dan Misi yang dimiliki OBK peserta.

 Untuk menentukan dan merencanakan prioritas strategi organisasi/menentukan arah serta tujuan yang sesuai dengan Visi dan Misi organisasi.

 Untuk mengidentifikasi kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi.

 Untuk menghasilkan tujuh Perencanaan Strategis OBK baru untuk periode 3 - 5 tahun.  Untuk meninjau kembali, memperbaiki, dan atau mempertajam Perencanaan Strategis

OBK yang telah terlibat dalam pelatihan dalam IHP phase 1. Summary activities have been conducted and actions to be taken Summary of activity

Kegiatan TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT NATIONAL/LOCAL CBO STAFF – “Training for Local CBO Staff on Institutional and Program Development and Strategic Planning in Java and Eastern Indonesia Area” diikuti oleh 32 orang peserta perwakilan Organisasi Berbasis Komunitas (OBK) anggota Jaringan GWL-INA, yang terdiri dari 12 OBK di wilayah Jawa dan 4 OBK dari wilayah koordinasi Indonesia Timur, serta 2 orang peserta dari Divisi Waria GWL-INA. Total keseluruhan peserta adalah sebanyak 34 orang peserta yang selanjutnya dalam proses kegiatan pelatihan, peserta di bagi menjadi dua kelas, yaitu kelas dasar dan kelas lanjutan. Adapun pembagian kelas dan OBK peserta adalah sebagai berikut: OBK Peserta Kelas Dasar :

1. Kowab, Banten – 2 orang,

2. Srikandi Pantura, Indramayu – 2 orang 3. Garuda, Kendal – 2 orang

4. Perwaris, Semarang – 2 orang 5. Wamarapa, Pasuruan – 2 orang 6. Majesty, Jember – 2 orang

(2)

8. GWL Maluku, Ambon – 2 orang 9. Pelangi Papua, Jayapura – 2 orang

10. Lumen Viva Community, Sorong – 2 orang 11. Divisi Waria, GWL-INA – 2 orang

OBK Peserta Kelas Lanjutan:

12. Swara, Jakarta – 2 orang 13. Gaya Patriot, Bekasi – 2 orang

14. Himpunan Abiasa, Bandung – 2 orang 15. Srikandi Perintis, Cimahi – 2 orang 16. SGC, Semarang – 2 orang

17. Kebaya, Yogyakarta – 2 orang Hari Pertama, 25 Maret 2014

Hari pertama pelatihan dimulai dengan menggambungkan semua peseta menjadi satu kelas. Kegiatan dimulai dengan ucapan selamat datang kepada peserta dan disampaikan tujuan pelaksanaan, keluaran dari kegiatan pelatihan serta penentuan pemilihan peserta, yang merupakan perwakilan dari OBK anggota Jaringan GWL-INA. Selanjutnya, koordinator wilayah area Jawa memimpin proses perkenalan, meminta peserta untuk menuliskan harapan sehubungan dengan proses kegiatan, dan menlanjutkan dengan sesi membangun komitmen belajar yang berisi tentang filosofi pelatihan serta membuat dan menyepakati aturan kelas. Agenda terakhir hari pertama diakhiri dengan paparan program kerja GWL-INA melalui program IHP GF R-10 yang disampaikan oleh Koordinator Monev.

Hari Kedua, 26 Maret 2014 Kelas Dasar

Pada hari pertama kelas dasar, sesi pertama difasilitasi oleh Rafael H. da Costa (Fasilitator – GAYa Nusantara, Surabaya), seluruh peserta yang merupakan perwakilan organisasi diminta untuk menyampaikan kondisi terkini dari organisasinya masing-masing. Proses dilakukan secara bergantian, masing-masing perwakilan organisasi menceritakan di depan peserta lainnya tentang asal mula/latar belakang terbentuknya organisasi, struktur pengurus, kegiatan yang dilakukan, cerita sukses organisasi hingga sampai tantangan yang dihadapi. Selama proses semua peserta diperbolehkan untuk saling berdikusi dan belajar dari organisasi peserta lainnya.

Selanjutnya disampaikan materi tentang Konsep Organisasi yang difasilitasi oleh Rafael H. da Costa, berisi tentang pengertian organisasi, jenis-jenis organisasi, syarat-syarat organisasi serta pentingnya legalitas buat sebagaian organisasi dan bagaimana cara menjalankan dan mengelola organisasi dengan benar.

Materi berikutnya disampaikan oleh Slamet (Fasilitator – Koord. Wilayah Area Jawa), materi tentang Visi, Misi dan Nilai-nilai Organisasi. Setelah peserta mendapatkan pemahaman serta mendapatkan contoh-contoh visi, misi serta nilai-nilai, fasilitator meminta semua peserta secara berkelompok dengan peserta yang berasal dari organisasi yang sama merumuskan dan menyusun Visi, Misi dan Nilai-nilai organisasinya, dan bagi organisasi yang sudah memiliki dokumen tentang visi, misi dan nilai-nilai dipersilahkan untuk mereview kembali apakah masih sesuai dengan kondisi organisasi sekarang.

Setelah proses diskusi kelompok, peserta dalam satu organisasi dipersilahkan untuk mempresentasikan secara bergantian hasil kerja kelompoknya, dan peserta lainnya diberikan

(3)

kesempatan untuk bertanya dan memberikan masukan.

Setelah semua organisasi mempunyai draft visi, misi dan nilai nilai, sebelum membuat Rencana Strategis organisasi, fasilitator menjelaskan tentang analisa SWOT, dimana peserta diajarkan dan diminta bagaimana bisa melihat Kekuatan, Kelemahan, Kesempatan dan Ancaman yang dimiliki organisasinya masing-masing. Setelah penjelasan bagaimana cara menganalisa organisasinya, semua organisasi diminta untuk secara langsung mengidentifikasi dan menuliskan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman dan proses berikutnya peserta diminta untuk membuat skala prioritas, 1 sampai dengan 3 tentang kelemahan dan ancaman yang dimiliki organisasinya. Sesi terakhir hari kedua di kelas dasar adalah, fasilitator meminta peserta untuk membuat tiga strategi berdasarkan ke-3 skala prioritas tersebut, guna mengatasi kelemahan dan ancaman dengan menggunakan kekuatan yang dimiliki.

Kelas Lanjutan

Sesi dimulai dengan sharing dari masing-masing organisasi peserta di kelas Lanjutan tentang pelaksanaan dokumen Rencana Strategis organisasi yang sudah disusun dalam proses pelatihan di phase pertama program IHP GF R-10. Masing-masing peserta diminta untuk mempresentasikan pencapaian organisasi berdasarkan kegiatan atau program yang telah dilakukan selama kurun waktu satu tahun terakhir dan menjelaskan bagaimana cara mengukurnya keberhasilan tersebut. Kemudian masing-masing diminta untuk menyampaikan terkait dengan kendala dan hambatan dalam pelaksanaan dan implementasi dokumen Rencana Strategis organisasinya.

Sesi berikutnya, dilanjutkan dengan penilaian dokumen Renstra CBO melalui format yang sudah disediakan oleh fasilitator yang terdiri dari beberapa komponen antara lain: Proses Penyusunan Renstra, Penetapan Tujuan dan Sasaran (Goal Setting), Urutan Program/Kegiatan dan Pemanfaatan Rencana Strategis. Melalui format tersebut, sebagai proses terakhir di hari kedua kegiatan pelatihan di kelas lanjutan, seluruh CBO peserta diajak untuk melakukan proses evaluasi terhadap dokumen Renstra mulai dari proses penyusunan, sosialisasi, pelaksanaan dan pemanfaatnya.

Hari Ketiga, 27 Maret 2014 Kelas Dasar

Mengawali hari ketiga di kelas dasar, setiap organisasi diminta untuk mempresentasikan hasil kerja kelompok untuk analisa SWOT dan tiga strategi dalam upaya untuk mengatasi masalah dan ancaman yang dihadapi oleh organisasinya. Semua peserta diminta untuk saling memberikan masukan kepada organisasi yang sedang mempresentasikan kelompoknya.

Proses selanjutnya, peserta diminta kembali melakukan kerja kelompok untuk merevisi dan mereview strategi yang telah dibuat, berdasarkan masukan masukan dari peserta lain dengan melihat kembali Visi dan Misi yang telah dibuat sebelumnya.

Dilanjutkan dengan penyusunan Rencana Strategis organisasi. Setiap organisasi diminta untuk menyusun Rensta berdasarkan template yang telah disiapkan fasilitator. Fasilitator sebelumnya menjelaskan ke seluruh peserta proses pengisian template yang terdiri dari kolom sasaran, indikator serta alat ukur disetiap strategi yang telah dibuat. Setiap strategi selanjutnya dijabarkan menjadi kegiatan-kegiatan dengan memperhitungkan unsur SMART, dengan melengkapi tujuan kegiatan, sasaran, kerangka waktu, indikator serta time line.

Dilanjutkan dengan penyampaian materi tentang penyusunan anggaran kegiatan, dan tujuan dari sesi ini harapannya setiap organisasi mampu membuat dan menyusun budgeting untuk setiap

(4)

kegiatan yang akan dilakukan, dan akan disertakan dalam dokumen Rencana Strategis termasuk membuat workplan kegiatan.

Dan sesi hari ketiga di kelas dasar diakhiri dengan Post Test setelah peserta menyelesaikan finalisasi draft dokumen Perencanaan Strategis organisasi yang dilengkapi dengan anggaran dan time line kegiatan. Untuk selanjutnya bergabung dengan kelas advance untuk penutupan.

Kelas Lanjutan

Proses hari ketiga masing-masing organisasi melakukan diskusi untuk mereview dan merevisi dokumen Rencana Strategis yang sudah dimiliki setiap organisasi, untuk selanjutkan dikembangkan menjadi periode Januari 2014 – Desember 2016 berdasarkan hasil evaluasi dokumen yang telah dilakukan. Penyusunan rencana strategis masing-masing organisasi dibuat dan dikembangkan di template yang telah disediakan. Selanjutnya proses dilanjutkan dengan penyampaian materi tentang penyusunan penganggaran, dan diharapkan setiap organisasi mampu membuat dan menyusun budgeting untuk setiap kegiatan yang akan dilakukan, dan akan disertakan dalam dokumen Rencana Strategis termasuk membuat workplan kegiatan.

Rangkaian kegiatan pelatihan di kelas lanjutan diakhiri dengan Post Test dan selanjutnya bergabung dengan kelas dasar.

Closing – Kelas Gabungan

Setelah setiap kelas menyelesaikan draft dokumen Rencana Strategis organisasi peserta, proses wrap up kegiatan dilaksanakan dengan menggabungkan antara kelas dasar dan kelas lanjutan. Proses yang dilakukan adalah, menyepakati Rencana Tindak Lanjut (RTL) bagi seluruh CBO yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT NATIONAL/LOCAL CBO STAFF – “Training for Local CBO Staff on Institutional and Program Development and Strategic Planning in Java & Eastern Indonesia Area”. Setiap organisasi diminta untuk mensosialisasikan draft Perencanaan Organisasi yang dihasilkan selama proses kegiatan kepada Dewan dan konstituen CBO. Setelah mendapatkan masukan dokumen tersebut akan difinalasasi dan dokumen final akan dikirimkan kembali ke Sekretariat Nasional GWL-INA melalui Koordinator Wilayah Area Jawa dan Indonesia Timur.

Sebagai penutup, hasil Pre Test dan Post Test kedua kelas dipresentasikan ke seleruh peserta, sebelum secara resmi proses kegiatan ditutup oleh Operational Manager GWL-INA.

Summary of actions to be taken

1. Dalam pelaksanaan kegiatan ini, keterlibatan ODHA GWL adalah sebesar 20,59%, dimana sejumlah 7 orang merupakan ODHA GWL, dari total keseluruhan peserta sebanyak 34 orang yang dibagi menjadi 2 kelas – 22 orang peserta di kelas dasar dan 12 orang peserta di kelas lanjutan. Proses assessment dilakukan secara anonymous dan dijamin kerahasiaannya.

2. Dari 34 orang peserta, sebesar 97,06% peserta atau sejumlah 33 orang dinyatakan lulus dalam Post Test – 1 orang peserta perwakilan dari organisasi Majesty, Jember, tidak dapat mengikuti Post Test dikarenakan tidak dapat mengikuti keseluruhan proses kegiatan sampai dengan hari terakhir. Di kelas dasar, di akhir proses pelatihan, peningkatan nilai rata-rata Post Test sebesar 71% (nilai rata-rata Pre Test sebesar 9% ; nilai rata-rata Post Test sebesar 80%). Sedangkan di kelas lanjutan nilai rata-rata Post Test mengalami peningkatan sebesar 9% (nilai rata-rata Pre Test: 74% ; nilai rata-rata Post Test: 83%).

(5)

3. Dihasilkan 17 dokumen Perencanaan Strategis Organisasi yang terdiri dari 11 dokumen Perencanaan Strategis Baru (10 draft Rencana Strategis OBK anggota + 1 dokumen Rencana Strategis Divisi Waria) dan 6 dokumen Perencanaan Strategis Revisi (5 organisasi peserta kelas lanjutan). Draft dokumen yang diserahkan terdiri dari: Visi, Misi, Nilai, dan Strategic Planning termasuk budgeting kegiatan. Adapun di kelas lanjutan berupa dokumen revisi dari dokumen yang telah dimiliki sebelumnya. Dokumen-dokumen tersebut merupakan sebagai indikator pelaksanaan pelatihan TRAINING AND ONGOING MENTORING OF PROGRAM DEVELOPMENT NATIONAL/LOCAL CBO STAFF – “Training for Local CBO Staff on Institutional and Program Development and Strategic Planning in Java & Eastern Indonesia”.

4. Sebagai Rencana Tindak Lanjut (RTL) kegiatan pelatihan ini, perwakilan OBK yang hadir sebagai peserta akan mensosialisasikan dan mendiskusikan draft dokumen Perencanaan Strategis yang telah disusun selama proses pelatihan dengan dewan, pengurus dan anggota organisasi. Selanjutnya dokumen tersebut akan difinalisasi menjadi dokumen Rencana Strategis organisasi dan akan dikirimkan ke Sekretariat Nasional GWL-INA melalui Koordinator Wilayah Area Jawa dan Indonesia Timur, paling lambat 1 Mei 2014.

5. Selama proses finalisasi akan dilaksanakan proses monitoring dan implementasi Rencana Strategis oleh Sekretariat Nasional GWL-INA.

Prepared by:

Muhammad Slamet Raharjo( Koordinator Wilayah Area Jawa) Date: 3 April 2014

Signature:

Approved by:

Ardhian Harimurti Prabowo (Program Manager) Date: 3 April2014

Signature:

Training/Meeting Report Summaries shall be prepared within 2 weeks after completion of the activity. Attach supporting documents(i.e. copy of attendance sheet has been signed, copy of training/meeting liquidation, pre-post-test result summary for training, copy of plan of action, and training/meeting evaluation summary)