P
PE
EN
NIIN
NG
GK
KA
AT
T
N
NO
OT
TU
UL
LE
EN
N R
RA
AP
P
TU
TU
T
TE
EK
KN
NIIK
K P
PE
EN
N
D
DIIR
RE
EK
K
P
PE
EL
LA
AT
TIIH
HA
AN
N
BA
BALA
LAII P
P
Rancan
Rancangan
gan Aktual
Aktualisasi
isasi
AN KUALITAS SISTEM DOKUMENTASI
AN KUALITAS SISTEM DOKUMENTASI
T
T UNTUK
UNTUK MENDUKUNG
MENDUKUNG PELAKSANA
PELAKSANA
AS SUBDIT SPAM PERDESAAN
AS SUBDIT SPAM PERDESAAN
OLEH :
OLEH :
RIF’AL
RIF’AL MUZAK
MUZAK KI
KI ,
, S
S..T.
T.
NIP
NIP : 1
: 19920122
992012220180210
2018021002
02
EHA
EHATAN L
TAN LING
INGKUN
KUNGAN
GAN AHLI
AHLI PERTA
PERTAM
M
ORAT JENDERAL CIPTA KARYA
ORAT JENDERAL CIPTA KARYA
AS
ASAR
AR CA
CALO
LON
N PE
PEGA
GAWA
WAII NEG
NEGER
ERI
I SIP
SIPII
BATCH III
BATCH III
ND
NDID
IDIKA
IKAN
N DA
DAN
N PE
PELA
LATIH
TIHAN
AN PUP
PUPR
R
WIL
WILAYA
AYAH IV
H IV BAN
BANDUNG
DUNG
2018
2018
N
N
LEMBAR PERSETUJUAN IDE GAGASAN
Nama
:
Rif’al
Muzakki,
ST
Nomor
Absen
:
29
Kelas
:
B
Kelompok
:
6 (Enam)
Judul Rancangan Aktualisasi
:
Peningkatan Kualitas Sistem Dokumentasi
Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan
Tugas Subdit SPAM Perdesaan
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan dasar CPNS golongan III di Balai
Pendidikan dan Pelatihan PUPR Wilayah IV Bandung tahun 2018
Bandung, ………..…. 2018
Menyetujui,
Mentor
Ir. Tanosizochi Lase, M.Sc
19681209.199503.1.001
DAFTAR ISI
Lembar Persetujuan Ide Gagasan
Daftar Isi
Bab I Pendahuluan
Bab II Environmental Scanning
2.1 Isu
2.2 Core Issue
2.3 Dampak Isu
2.4 Gagasan
Bab III Problem Solving
3.1 Kegiatan
3.2 Tahap Kegiatan
3.3 Output/Hasil
Bab IV Analisis
4.1 Keterkaitan Substansi Mata Pelajaran
4.2 Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi
4.3 Penguatan Nilai Organisasi
Bab V Penutup
BAB I
PENDAHULUAN
Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau
sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara dan ditulis oleh seorang Notulis.
Fungsi dari notulen adalah :
1. Sebagai bukti telah di adakan rapat
2. Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat
Orang yang mempunyai kewajiban untuk membuat sebuat notulen rapat adalah sekretaris
namun yang mencatatnya adalah notulis. Sebaiknya dalam pemilihan notulis harus
memperhatikan kemampuan notulis, karena notulis harus dapat menangkap dengan terperinci
apa saja yang perlu ditulis pada kegiatan rapat yang dilaksanakan.
Langkah-langkah dalam penulisan notulen rapat diantaranya adalah :
1) Mencatat tujuan kegiatan
2) Mencatat pikiran-pikiran yang dibahas dalam kegiatan
3) Mencatat saran dan keputusan dalam kegiatan
4) Mencatat waktu pelaksanaan
5) Mencatat pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pola penulisan no tulen rapat adalah :
a. Berikan judul yang berisi kepentingan pelaku
b. Sebutkan waktu dan tempat pelaksanaan rapat
c.
Jelaskan susunan dan pelaksanaannya
d. Tulislah format notulen secara jelas
Komponen notulen rapat
a. Kepala Notulen :
- Nama atau tema yang akan dibahas
- Hari dan tanggal acara dilaksanakan
- Waktu (Jam) pelaksanaan acara
- Tempat pelaksanaan acara
- Acara saat berlangsung
- Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
~ Ketua dan Wakil Ketua
~ Sekretaris
~ Notulis
~ Peserta
b. Isi Notulen :
- Kata pembukaan
- Pembahasan
- Pembacaan keputusan dari hasil rapat
- Waktu (Jam) penutupan
c. Bagian Akhir Notulen :
- Nama Jabatan
- Tanda tangan
- Nama pejabat, pangkat, dan NIP
e. Penandatanganan :
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap
penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Notulen yang ditanda
tangani oleh pejabat di lingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio
dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen yang ditanda tangani oleh
pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan
menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.
Pada saat sekarang ini dimana perkembangan teknologi semakin pesat setiap harinya
menuntut kita untuk bersikap lebih bijak dalam penggunaannya. Karena jika kita tidak bisa
mengontrol perkembangan teknologi yang sedemikian pesat, maka kita akan mudah terbawa arus
perkembangan teknologi tersebut. Dan adanya tuntutan untuk mengurangi penggunaan kertas
dalam segala kegiatan membuat kita harus menggunakan teknologi informasi yang terpadu untuk
menyimpan segala macam bentuk berkas yang dibutuhkan. Salah satu cara untuk mengatur
berkas yang banyak dan beragam adalah dengan melakukan dokumentasi berkas.
Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi
dari bidang tertentu atau pengumpulan bukti dan keterangan dari bidang tertentu. Dengan adanya
dokumentasi ini akan memberikan banyak keuntungan dan kemudahan. Salah satunya adalah
menjaga kualitas dari berkas yang sudah didokumentasikan.
BAB II
ENVIRONMENTAL SCANNING
2.1 Isu
Isu yang saya angkat pada kesempatan kali ini adalah ketidakjelasan sistem
dokumentasi notulen rapat di Subdit SPAM Perdesaan. Ketidakjelasan yang saya maksud
disini bukan berarti sistemnya tidak ada. Namun lebih kepada bagaimana pengelolaan dari
sistem itu sendiri. Karena jika tidak dilakukan dengan baik maka akan timbul anggapan
bahwa sistem yang ada saat ini hanyalah sekedar syarat saja, namun tidak jelas cara
pengelolaannya.
2.2 Core Issue
Adapun core issue yang saya peroleh dari proses identifikasi isu adalah belum
baiknya sistem dokumentasi notulen rapat di lingkungan kerja Subdit SPAM Perdesaan.
Alasan saya mengatakan hal tersebut adalah karena saya tidak melihat proses pengelolaan
dari sistem dokumentasi yang benar pada subdit tersebut.
2.3 Dampak Isu
Isu yang saya temukan di subdit SPAM perdesaan ini tentunya memiliki dampak jika
tidak segera dilakukan perbaikan. Dampak yang bisa ditimbulkan antara lain :
1.
Adanya kemungkinan kerusakan ataupun kehilangan dari notulen rapat yang
sudah didokumentasikan
2.
Timbulnya kesulitan untuk mengakses notulen rapat tersebut oleh pegawai
subdit SPAM Perdesaan jika dibutuhkan pada keadaan tertentu karena belum
baiknya sistem dokumentasi dari notulen rapat tersebut
2.4 Gagasan
Untuk mengatasi isu yang diperoleh, saya memunculkan sebuah gagasan untuk
rancangan aktualisasi yang bisa saya lakukan di subdit SPAM Perdesaan. Adapun gagasan
yang muncul dari pemikiran sa
ya tersebut adalah “Peningkatan Kualitas Sistem
Dokumentasi Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan Tugas Subdit SPAM
Perdesaan.
BAB III
PROBLEM SOLVING
3.1 Kegiatan
Untuk mewujudkan gagasan rancangan aktualisasi tersebut, saya perlu menyusun
rencana kegiatan yang bisa mengatasi permasalahan yang saya temukan di Subdit SPAM
Perdesaan. Berikut ini adalah rencana kegiatan yang saya buat :
1. Tahap awal rencana aktualisasi
2. Persiapan dokumentasi notulen rapat
3. Pelaksanaan dokumentasi notulen rapat
4. Tahap akhir dokumentasi notulen rapat
5. Pengontrolan sistem dokumentasi notulen rapat
6. Evaluasi kegiatan aktualisasi
3.2 Tahap Kegiatan
Pada bagian ini, saya akan menjelaskan lebih detail rencana kegiatan yang telah saya
buat. Tahap kegiatan dari setiap rencana kegiatan dapat dilihan pada tabel yang ada di
bawah ini :
No.
Rencana
Kegiatan
Tahap
Kegiatan
1.
Tahap Awal Rencana Aktualisasi
•
Melakukan
diskusi
dengan
penanggungjawab
dokumentasi
notulen rapat
•
Meminta berkas notulen rapat yang
sudah
didokumentasikan
oleh
penanggungjawab
2.
Persiapan Dokumentasi Notulen Rapat
•
Melakukan pengumpulan notulen
rapat
•
Melakukan pengelompokan notulen
3.
Pelaksanaan Dokumentasi Notulen
Rapat
•
Melakukan
proses
digitalisasi
notulen rapat dengan sistem scan
•
Membuat sistem folder di dalam
komputer untuk pengumpulan hasil
scan notulen rapat
4.
Tahap Akhir Dokumentasi Notulen
Rapat
•
Penyimpanan
berkas
fisik
(hardcopy) notulen rapat di dalam
map
yang
sudah
ditentukan
pengelompokannya
•
Penyimpanan
berkas
non-fisik
(softcopy) notulen rapat ke dalam
sistem folder yang ada di komputer
5.
Pengontrolan Sistem Dokumentasi
Notulen Rapat
•
Sosialisasi kepada penanggungjawab
dokumentasi notulen rapat untuk
melakukan
pengecekan
sistem
secara berkala
6.
Evaluasi Kegiatan Aktualisasi
•
Melakukan
diskusi
dengan
penanggungjawab
tentang
pelaksanaan sistem dokumentasi
notulen rapat yang telah dibuat
3.3 OUTPUT
Setiap rencana kegiatan beserta tahapannya tentu menghasilkan output/hasil yang
sesuai dengan harapan yang diinginkan. Berikut ini adalah output/hasil dari rencana
kegiatan yang dilakukan :
No.
Rencana
Kegiatan
Output/Hasil
1.
Tahap Awal Rencana Aktualisasi
•
Adanya gambaran mengenai sistem
yang sudah ada dalam kegiatan
dokumentasi notulen rapat
2.
Persiapan Dokumentasi Notulen Rapat
•
Adanya kejelasan mengenai sistem
pengelompokan notulen rapat
3.
Pelaksanaan Dokumentasi Notulen
Rapat
•
Menghasilkan berkas notulen rapat
dalam bentuk softcopy agar bisa
disimpan di dalam sistem folder
komputer
4.
Tahap Akhir Dokumentasi Notulen
Rapat
•
Menghasilkan sistem dokumentasi
notulen rapat yang jelas dan mudah
diakses
setiap
pegawai
Subdit
SPAM Perdesaan
5.
Pengontrolan Sistem Dokumentasi
Notulen Rapat
•
Terjaganya
sistem
dokumentasi
notulen rapat yang baik, aman dan
bisa diakses oleh seluruh pegawai
Subdit SPAM Perdesaan
6.
Evaluasi Kegiatan Aktualisasi
•
Adanya
gambaran
pelaksanaan
sistem dokumentasi notulen rapat
sehingga dapat ditentukan metode
yang lebih efektif dan efisien dalam
penerapan
selanjutnya
dalam
lingkungan kerja Subdit SPAM
Perdesaan
BAB IV
ANALISIS
4.1 Keterkaitan Substansi Mata Pelajaran
Semua rencana kegiatan, tahapan kegiatan dan output yang dihasilkan tentunya
memiliki keterkaitan dengan substansi mata pelajaran yang telah didapat selama mengikuti
Latsar CPNS Kementerian PUPR. Di mana dalam kegiatan Latsar tersebut, saya
mempelajari nilai-nilai dasar seorang PNS dan kedudukan serta peran PNS dalam NKRI.
Dan pada kesempatan kali ini saya akan membahas keterkaitan rencana kegiatan yang
dibuat dengan substansi mata pelajaran yang telah diperoleh :
1. Akuntabilitas
Nilai ini tercermin dari proses sistem dokumentasi notulen rapat yang saya
lakukan, dimana semua proses tersebut dilaksanakan dengan jelas, transparan dan
dapat dipertanggungjawabkan.
2. Etika Publik
Nilai ini tercermin dari sikap saya yang ramah dan mengadakan kerjasama
dengan penanggungjawab dokumentasi dalam melaksanakan rencana kegiatan
yang saya buat.
3. Komitmen Mutu
Nilai Ini tercermin dari hasil evaluasi pelaksanaan sistem dokumentasi notulen
rapat. Dari hal tersebut akan diperoleh gambaran pelaksanaannya, sehingga dapat
ditentukan metode pelaksanaan yang lebih efektif dan efisien untuk penerapan
yang selanjutnya di lingkungan Subdit SPAM Perdesaan
4. Manajemen ASN
Nilai ini tercermin dari usaha saya untuk mengajak penanggungjawab
dokumentasi tersebut untuk selalu mengngkatkan kompetensi yang dimiliki.
Karena dengan meningkatkan kompetensi yang dimiliki, kita bisa menyelesaikan
semua pekerjaan yang ditugaskan dan memperoleh hasil yang baik dan
memuaskan.
4.2 Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi
Rencana kegiatan beserta tahapan dan outputnya ini tentu juga memberikan
kontribusi kepada visi misi organisasi saya saat ini yaitu Kementerian Pekerjaan Umum
dan Perumahan Rakyat. Adapun misi Kementerian PUPR yang saya maksud di sini adalah
“
Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang PUPR yang meliputi Sumber
Daya Manusia, Pengawasan dan Pengendalian, kesekertariatan, dan Penelitan
Pengembangan
”.
4.3 Penguatan Nilai Organisasi
Semua rencana kegiatan, tahapan dan output-nya juga memberikan penguatan nilai
organisasi yang ada saat ini yaitu :
1. Integritas
Nilai ini tercermin dari ketepatan rencana kegiatan dengan tahapan kegiatan yang
saya lakukan. Tidak ada hal yang melenceng pada bagian ini.
2. Profesional
Nilai ini tercermin dari sikap dan usaha saya untuk menyelesaikan permasalahan
yang ditemui dengan cara yang benar dan sesuai dengan kemampuan yang
dimiliki.
3. Orientasi Misi
Nilai ini tercermin dari usaha untuk meningkatkan kualitas sistem dokumentasi
notulen rapat menjadi lebih baik lagi dari sebelumnya.
4. Visioner
Nilai ini tercermin dari usaha untuk selalu mengingatkan penanggungjawab
dokumentasi untuk melakukan pengecekan sistem secara berkala sehingga dapat
meminimalkan kemungkinan buruk yang dapat terjadi.
5. Etika Akhlakul Karimah
Nilai ini tercermin dari sikap saya yang santun dan ramah dalam mengajarkan
pengelolaan dan pengecekan sistem secara berkala kepada penanggungjawab
dokumentasi tersebut.
BAB V
PENUTUP
Pada bagian ini, saya ingin menyampaikan ringkasan dari beberapa hal terkait
permasalahan beserta rencana kegiatan yang mendukung penyelesaian masalah tersebut. Berikut
ini adalah rinciannya :
1. Timbulnya masalah berupa ketidakjelasan sistem dokuemntasi notulen rapat di Subdit
SPAM Perdesaan ini dikarenakan belum baiknya sistem dokumentasi yang sudah ada
pada subdit tersebut.
2. Perlu adanya langkah-langkah nyata berupa rencana kegiatan beserta tahapan dan
outputnya untuk bisa mengatasi masalah pada kasus ini.
3. Semua rencana kegiatan yang dibuat harus memiliki nilai-nilai dasar PNS dan
kedudukan serta peran PNS dalam NKRI. Dan tidak lupa harus memberikan kontribusi
positif terhadap visi-misi organisasi melalui penguatan nilai organisasi dari rencana
kegiatan yang dibuat.
: Subdit Sistem Penyedian Air Minum Perdesaan Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum
: - Belum baiknya sistem dokumentasi notulen rapat yang sudah ada
:
: - Resiko kerusakan atau kehilangan notulen rapat
- Kesulitan untuk mengakses notulen rapat yang telah dibuat pada keadaan tertentu
: NO 1 1 2 3 Kegiatan ini memberikan kontribusi terhadap
salah satu Misi PUPR yaitu : "Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang
PUPR yang meliputi Sumber
Daya Manusia, Pengawasan dan
Kegiatan ini akan memberikan penguatan nilai organisasi meliputi nilai : Integritas, Profesional, Orientasi Misi, Visioner dan Etika Akhlakul Karimah
7
Pelaksanaan Dokumentasi Notulen Rapat
1. Melakukan proses digitalisasi notulen rapat dengan sistem scan 2. Membuat sistem folder di dalam komputer untuk pengumpulan hasil scan notulen rapat
Menghasilkan berkas notulen rapat dalam bentuk softcopy agar bisa disimpan di dalam sistem folder komputer
Akuntabilitas
1. Penyimpanan berkas fisik (hardcopy) notulen rapat di dalam map yang sudah
ditentukan pengelompokannya Menghasilkan sistem dokumentasi 1. Melakukan pengumpulan notulen
rapat
2. Melakukan pengelompokan notulen rapat
Adanya kejelasan mengenai sistem
pengelompokan notulen rapat Akuntabilitas Persiapan Dokumentasi
Notulen Rapat
1. Melakukan diskusi dengan penanggungjawab dokumentasi notulen rapat
2. Meminta berkas notulen rapat yang sudah didokumentasikan oleh penanggungjawab
2 3 4 5 6
OUTPUT/HASIL KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN KONTRIBUSI TERHADAP VISI-MISI ORGANISASI PENGUATAN NILAI ORGANISASI UNIT KERJA IDENTIFIKASI ISU ISU YANG DIANGKAT GAGASAN PEMECAHAN ISU
KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN
DAMPAK ISU
Ketidakjelasan Sistem Dokumentasi Notulen Rapat di Subdit SPAM Perdesaan
Peningkatan Kualitas Sistem Dokumentasi Notulen Rapat untuk Mendukung Pelaksanaan Tugas Subdit SPAM Perdesaan
Tahap Awal Rencana Aktualisasi
Adanya gambaran mengenai sistem yang sudah ada dalam kegiatan
dokumentasi notulen rapat
Etika Publik 4 5 6 Pengendalian, kesekertariatan, dan Penelitan Pengembangan" Notulen Rapat
2. Penyimpanan berkas non-fisik (softcopy) notulen rapat ke dalam sistem folder yang ada di komputer
diakses setiap pegawai Subdit SPAM Perdesaan Akuntabilitas 1. Etika Publik 2. Manajemen ASN Komitmen Mutu Pengontrolan Sistem
Dokumentasi Notulen Rapat
Sosialisasi kepada penanggungjawab dokumentasi notulen rapat untuk melakukan pengecekan sistem secara berkala
Terjaganya sistem dokumentasi notulen rapat yang baik, aman dan bisa diakses oleh seluruh pegawai Subdit SPAM Perdesaan
Evaluasi Kegiatan Aktualisasi
Melakukan diskusi dengan penanggungjawab tentang pelaksanaan sistem dokumentasi notulen rapat yang telah dibuat
Adanya gambaran pelaksanaan sistem dokumentasi notulen rapat sehingga dapat ditentukan metode yang lebih efektif dan efisien dalam penerapan selanjutnya dalam lingkungan kerja Subdit SPAM Perdesaan
