LAMPIRAN 1
CADANGAN GARIS PANDUAN
PEMANTAUAN GERAN PENYELIDIKAN
UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU
Disediakan Oleh :
PUSAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN DAN INOVASI
SEPTEMBER 2019
1.0 TUJUAN
Garis panduan ini adalah untuk menjelaskan kaedah pemantauan geran penyelidikan termasuk geran dalaman, kebangsaan, antarabangsa dan industri di bawah tadbir urus Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi, Universiti Malaysia Terengganu.
2.0 PEMANTAUAN GERAN PENYELIDIKAN
2.1 Kesemua geran penyelidikan di bawah tadbir urus adalah tertakluk kepada pemantauan oleh panel (di bawah Jawatankuasa Penilaian Pemantauan) yang dilantik oleh RMIC bermula dari tarikh geran diaktifkan sehingga tempoh geran penyelidikan tamat termasuk tempoh lanjutan dan tempoh yang diberikan untuk mencapai KPI yang telah ditetapkan oleh pemberi dana.
2.2 Pemantauan kemajuan geran penyelidikan adalah berdasarkan kepada aspek berikut:
2.2.1 kemajuan prestasi penyelidikan (berdasarkan carta perbatuan) 2.2.2 prestasi kewangan penyelidikan (berdasarkan kepada peruntukan
yang diluluskan)
2.2.3 pencapaian KPI seperti penerbitan, modal insan, harta intelek dan indikator-indikator lain yang ditetapkan oleh pemberi dana (tempoh maksimum adalah separuh daripada tempoh yang diluluskan selepas projek tamat)
2.3 Kaedah pemantauan kemajuan geran penyelidikan adalah melalui penghantaran Laporan Kemajuan Penyelidikan dan/atau Laporan Akhir Penyelidikan ke RMIC dan/atau pembentangan di hadapan panel yang dilantik oleh RMIC.
2.4 Pengkelasan status kemajuan projek penyelidikan di bawah tadbir urus RMIC adalah seperti berikut:
2.4.1 Projek yang masih aktif
2.4 Baik
2.4.1 Mencapai prestasi penyelidikan dan kewangan 2.5 Kurang Memuaskan
2.5.1 Prestasi projek tidak mengikut sasaran carta perbatuan (lewat mengikut jadual carta perbatuan)
2.6 Bermasalah
2.6.1 Tidak mencapai sasaran carta perbatuan dan juga prestasi kewangan
2.7 Ditahan
2.7.1 Tidak menghantar laporan kemajuan 2.8 Ditamatkan
2.8.1 Menerima dua kali status bermasalah 2.9 Tangguh
2.9.1 Ketua penyelidik memohon penangguhan projek penyeldikan dengan memberikan justifikasi dan diluluskan
2.4.2 Projek yang telah tamat tempoh Tamat – hantar
Projek telah tamat dan menghantar laporan akhir
Tamat - ditahan
Projek telah tamat tetapi tidak menghantar laporan akhir
Tamat - bermasalah
Projek telah selesai dan tidak mencapai KPI (di dalam tempoh yang ditetapkan)
Tamat dan tutup projek
Projek telah selesai dan mencapai KPI (di idalam tempoh yang ditetapkan)
2.6 Sekiranya terdapat peruntukan tahun berikutnya yang perlu diagihkan kepada geran penyelidikan, agihan peruntukan hanya akan dilakukan sekiranya Laporan Kemajuan Penyelidikan memperolehi status Baik.
3.0 LAPORAN KEMAJUAN PENYELIDIKAN
3.1 Laporan Kemajuan Penyelidikan bertujuan untuk mengukur prestasi kemajuan penyelidikan berdasarkan pencapaian carta perbatuan, perbelanjaan kewangan dan KPI sepanjang tempoh penyelidikan yang dinilai bagi projek yang berstatus aktif. Pencapaian KPI juga akan terus dipantau sehingga setahun selepas tempoh projek penyelidikan tamat.
3.2 Laporan kemajuan perlu dihantar ke RMIC setiap ENAM (6) bulan bagi projek yang mempunyai tempoh penyelidikan lebih daripada 1 atau setiap EMPAT (4) bulan bagi projek kurang dari satu tahun atau tertakluk kepada syarat yang ditetapkan oleh pemberi dana
3.3 Penghantaran laporan kemajuan ke RMIC dan pemantauan kemajuan penyelidikan dibuat secara berkala:
3.3.1 Pelaporan dan pemantauan dalam tempoh suku tahun pertama adalah berdasarkan kepada pancapaian pada Julai sehingga Disember pada tahun sebelum
3.3.2 Pelaporan dan pemantauan dalam tempoh suku tahun ketiga adalah berdasarkan kepada pancapaian pada Januari sehingga Jun pada tahun yang sama
3.3.3 Projek penyelidikan juga tertakluk kepada pemantauan tidak berjadual mengikut ketetapan oleh pemberi dana.
3.4 Bagi penyelidik yang perlu menghantar laporan kemajuan secara atas talian kepada pemberi dana (sebagai contoh: Dana Penyelidikan Kementerian Pendidikan Malaysia melalui sistem MyGrants), penilaian pemantauan akan dilaksanakan selepas penyelidik menghantar laporan tersebut secara atas talian.
3.5 Emel notis peringatan kepada Ketua Penyelidik akan dikeluarkan oleh Pusat Pengurusan dan Inovasi, UMT dalam tempoh TIGA (3) bulan sebelum tarikh laporan kemajuan atau tertakluk kepada keperluan pemberi dana.
3.6 Kegagalan Ketua Penyelidik menghantar Laporan Kemajuan Penyelidikan secara berkala akan mengakibatkan status projek ditukar daripada “Baik” kepada “Ditahan” (Rujuk Perkara 6.0).
3.7 Penetapan kriteria penilaian adalah seperti berikut:
3.7.1 Prestasi projek mengikut carta perbatuan yang dirancang seperti tertera di dalam proposal yang diluluskan
3.7.2 Prestasi perbelanjaan mengikut jadual perancangan di dalam proposal yang diluluskan
3.7.3 Pengambilan bakat seperti GRA/RA (jika disenaraikan sebagai KPI) perlu dilakukan pada tahun pertama
3.7.4 Prestasi KPI yang ditetapkan oleh pemberi dana
3.8 Penilaian tahap kemajuan diberi status seperti berikut:
3.8.1 Baik
Prestasi projek mengikut jadual carta perbatuan dan prestasi kewangan
3.8.2 Kurang memuaskan
Sekiranya prestasi projek tidak mencapai salah satu kriteria berikut :
a) sasaran carta perbatuan (lewat mengikut jadual carta perbatuan);
b) prestasi kewangan;
c) tidak melantik GRA/RA (jika disenaraikan sebagai KPI)
3.8.3 Bermasalah
Tidak mencapai sasaran carta perbatuan dan bakat, jika disenaraikan sebagai KPI
3.8.4 Ditamatkan
- Menerima dua kali status bermasalah
3.9 Sekiranya projek berstatus KURANG MEMUASKAN/BERMASALAH, ketua penyelidik perlu memberikan justifikasi dan pelan tindakan untuk kelangsungan projek tersebut. Timbalan Dekan/Timbalan Pengarah PTJ akademik perlu memantau dengan lebih terperinci tindakan intervensi yang dilaksanakan oleh ketua penyelidik untuk memastikan projek kembali berada di perancangan awal.
4.0 LAPORAN AKHIR PENYELIDIKAN
4.1 Laporan Akhir Penyelidikan perlulah dikemukakan dalam tempoh tidak melebihi TIGA (3) bulan setelah tamat tempoh penyelidikan. Ketua Penyelidik perlu memberikan justifikasi secara bertulis sekiranya gagal untuk berbuat demikian.
4.2 Emel notis peringatan kepada Ketua Penyelidik akan dikeluarkan oleh RMIC dalam tiga peringkat:
(a) Peringatan Pertama: Dalam tempoh ENAM (6) bulan sebelum tarikh tamat penyelidikan.
(b) Peringatan Kedua: Dalam tempoh TIGA (3) bulan sebelum
tarikh tamat penyelidikan.
(c) Peringatan Ketiga: Dalam tempoh SATU (1) bulan sebelum
tarikh tamat penyelidikan.
Tempoh notis ini adalah tertakluk bagi penyelidikan yang mempunyai tempoh penyelidikan sekurang-kurangnya SATU (1) tahun. Bagi penyelidikan yang berjangka masa pendek, tempoh notis peringatan adalah lebih singkat.
4.3 Laporan Akhir Penyelidikan mestilah disertakan dengan Borang
Pengesahan Penutupan Vot Penyelidikan dan Borang Deklarasi Aset/
Inventori dan dimajukan kepada Pusat Pengurusan Penyelidikan
dan Inovasi, UMT untuk diperakukan.
4.4 Penyelidik juga mesti mengisi borang RoI yang disediakan oleh Pusat Pengurusan dan Inovasi, UMT dan pemberi dana (sekiranya ada)
4.5 Kegagalan Ketua Penyelidik mematuhi perancangan KPI akan menyebabkan status projek ditukar daripada “Tamat - hantar”
kepada “Tamat - Bermasalah”
4.6 Penyelidikan bermasalah akan dibincangkan dan diputuskan di peringkat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU) dan akan
melibatkan tindakan penahanan geran seperti yang dinyatakan dalam Perkara 7.0.
5.0 PELANJUTAN TEMPOH PENYELIDIKAN
5.1 Permohonan pelanjutan tempoh hendaklah dibuat selewat- lewatnya TIGA
(3) bulan sebelum tempoh penyelidikan tamat.
5.2 Permohonan pelanjutan boleh diluluskan maksimum sebanyak DUA (2) kali
dan tidak melebihi ENAM (6) bulan bagi setiap permohonan pelanjutan.
5.3 Walaubagaimanapun, semua permohonan pelanjutan tempoh adalah tertakluk kepada syarat dan terma agensi pembiaya. Sebagai contoh, untuk geran penyelidikan di bawah DP-KPM, perlanjutan kali kedua memerlukan kelulusan dari BKPI, JPT, KPM.
5.4 Kesemua perlanjutan yang memerlukan kelulusan dari pembiaya perlu melalui dan mendapat perakuan dari panel penilai yang dilantik oleh RMIC.
6.0 PENANGGUHAN PROJEK PENYELIDIKAN
6.1 Ketua penyelidikan dibenarkan memohon penangguhan projek penyelidikan dengan memberikan justifikasi yang kukuh
6.2 Permohonan perlu dilakukan sekurang-kurangnya sebulan sebelum tarikh cadangan projek penyelidikan ditangguhkan
6.3 Tempoh penangguhan maksimum adalah selama 6 bulan
6.4 Tempoh pengangguhan tidak akan diambilkira sebagai sebahagian dari tempoh keseluruhan geran penyelidikan aktif
6.5 Walaubagaimanapun, prosedur penangguhan adalah berdasarkan syarat dan terma pemberi dana
7.0 PENAHANAN GERAN
7.1 Kegagalan penyelidik menghantar Laporan Kemajuan Penyelidikan dan/atau Laporan Akhir Penyelidikan akan membawa kepada penahanan geran.
7.2 Sekiranya kegagalan tersebut melibatkan Laporan Kemajuan Penyelidikan, maka status penyelidikan bagi projek tersebut di dalam akan ditukar daripada “Baik/Kurang Memuaskan/Bermasalah” kepada
“Ditahan”.
7.3 Sekiranya kegagalan tersebut melibatkan Laporan Akhir Penyelidikan, ia akan melibatkan penahanan kesemua geran aktif di bawah penyelidik tersebut.
7.4 Implikasi kepada penahanan geran adalah seperti berikut:
(a) Tidak dibenarkan membuat sebarang permohonan aktiviti
penyelidikan termasuk lantikan, tuntutan atau perolehan.
(b) Tidak dibenarkan membuat permohonan pembiayaan
yuran penerbitan
(c) Tidak layak untuk memohon geran-geran dalaman pada masa
akan datang.
8.0 PENCAPAIAN PENUNJUK PRESTASI (KPI)
8.1 Output Penyelidikan/ KPI kepada penyelidikan adalah tertakluk kepada Garis Panduan Geran Penyelidikan bagi setiap pemberi dana. Secara umum, ianya merujuk kepada pencapaian KPI dalam aspek berikut:
(b) Penghasilan bakat seperti Pelajar Siswazah, Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA)/ Pembantu Penyelidik (RA)/ Pegawai Penyelidik (RO).
(c) Harta Intelek (IP) (d) Hasil pengkomersilan (e) Pemindahan ilmu
(f) Lain-lain indikator yang ditetapkan oleh pemberi dana.
8.2 Ketua penyelidik diberi masa sehingga setahun selepas projek penyelidikan tamat untuk memenuhi KPI yang telah ditetapkan
8.3 Tindakan terhadap Ketua Penyelidik yang telah mengemukakan Laporan Akhir Penyelidikan, tetapi tidak mencapai KPI yang ditetapkan adalah seperti berikut:
a) Status projek penyelidikan ditukar daripada “Tamat-hantar” kepada
“Tamat-Bermasalah”;
b) Tidak dibenarkan membuat permohonan pembiayaan yuran
penerbitan;
c) Tidak layak untuk memohon geran-geran dalaman pada masa akan
datang.
9.0 PRESTASI KEWANGAN PENYELIDIKAN
9.1 Kewangan projek mestilah diuruskan mengikut sepertimana disenaraikan di dalam proposal yang diluluskan oleh pemberi dana dan dihantar untuk simpanan Pusat Pengurusan dan Penyelidikan, UMT. 9.2 Pemantauan prestasi kewangan penyelidikan adalah berdasarkan kepada
peruntukan yang telah diluluskan mengikut Vot di dalam penilaian prestasi penyelidikan (laporan kemajuan dan laporan akhir).
9.3 Pemantauan prestasi kewangan adalah berdasarkan kepada (i) prestasi perbelanjaan dan (ii) perbelanjaan mengikuti Vot yang diluluskan
9.4 Taklimat akan dianjurkan khusus untuk Ketua Penyelidik yang gagal untuk membelanjakan peruntukan penyelidikan berdasarkan kontrak/ akujanji. Ianya bertujuan untuk membantu Ketua Penyelidik membuat perbelanjaan yang bersesuaian dasar dan garis panduan daripada pembiaya.
9.5 Bagi geran penyelidikan yang telah tamat dan mencapai KPI tetapi peratus perbelanjaan masih rendah, baki peruntukan geran boleh dipindahkan kepada Pusat Pengurusan dan Penyelidikan selepas tempoh tiga bulan untuk tujuan aktiviti penyelidikan yang lain tertakluk kepada syarat dan terma pemberi dana.
10.0 PERANAN PIHAK YANG BERKENAAN
10.1 Ketua Penyelidik
Tugas dan tanggungjawab Ketua Penyelidik adalah seperti berikut:
(a) Menjalankan penyelidikan sebagaimana permohonan yang telah diluluskan oleh pemberi dana;
(b) Memastikan prestasi penyelidikan mencapai sasaran yang ditetapkan sepertimana yang dipersetujui dengan pemberi dana; (b) Menghantar laporan kemajuan penyelidikan dan laporan akhir
seperti mana yang dikehendaki oleh pemberi dana.
10.2 Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi
10.2.1 Tugas dan tanggungjawab RMIC adalah seperti berikut:
a) Bertanggungjawab memberi notis pemantauan kepada Ketua Penyelidik.
b) Menerima laporan kemajuan/akhir daripada Ketua Penyelidik. c) Menguruskan penilaian dan keputusan laporan kemajuan dan
akhir geran penyelidikan
d) Menghantar laporan pemantauan yang diperakukan kepada Kementerian atau pemberi dana
10.2.2 Dalam menangani penyelidikan yang bermasalah, RMIC (setelah mendapat kelulusan keputusan dari jawatankuasa berkaitan) boleh melaksanakan mana-mana satu atau gabungan tindakan-tindakan seperti berikut:
a) Meminta Ketua Penyelidik untuk mengemukakan surat tunjuk sebab atau surat justifikasi;
b) Menahan permohonan melaksanakan perolehan dan lain-lain aktiviti penyelidikan;
c) Menyenaraihitamkan Ketua Penyelidik;
d) Melaksanakan tindakan yang termaktub dalam perjanjian, sekiranya didapati berlakunya pelanggaran terhadap perjanjian yang ditandatangani;
e) Mengesyorkan arahan tuntutan ganti rugi kepada pihak yang berkaitan;
f) Mengesyorkan perkara-perkara yang berkaitan dengan pelanggaran etika dan isu-isu yang melibatkan integriti, kecuaian, tidak bertanggungjawab dan sebagainya, kepada pihak yang berkaitan;
g) Melaksanakan lain-lain tindakan yang bersesuaian.
Nota:
Senarai Hitam bermaksud Ketua Penyelidik tidak boleh memohon
sebarang geran penyelidikan baharu (geran dalam dan luar) dan tidak boleh menjadi Ketua Penyelidik baharu sehingga penyelidikan yang bermasalah diselesaikan terlebih dahulu.
11.0 PROSES KERJA PEMANTAUAN GERAN
11.1 Carta Alir yang menunjukkan Proses Kerja Pemantauan Geran adalah seperti di Lampiran 1 Garis Panduan
11.2 Manakala Jadual Pemantauan Geran Penyelidikan adalah seperti
Lampiran 2
CARTA ALIR
PROSES KERJA PEMANTAUAN GERAN PENYELIDIKAN
Proses Tindakan
Mula
Penyelidik mengisi Laporan Kemajuan Penyelidikan/ Laporan Akhir Penyelidikan
Ketua Penyelidik Ya Ya Tidak Tidak
Laporan Akhir? Sistem
RMC KPI tercapai?
Status geran ditukar kepada “Bermasalah” Fail
Rujuk projek penyelidikan kepada
Jawatankuasa Pemantauan Penyelidikan
RMC
RMIC mengesahkan laporan RMC Selesai
