MANUAL MUTU
SISTEM PENJAMINAN MUTU
INTERNAL
BADAN PENJAMINAN MUTU
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN ‘AISYIYAH
BANDUNG
iii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahiim,
Segala puji bagi Allah SWT, atas limpahan berkah dan karunia yang telah diberikan kepada kita, sehingga penyusunan dokumen manual mutu STIKes ‘Aisyiyah Bandung yang telah diperbaiki dari segi susunan tekstual maupun konten ini dapat terlaksana dengan lancar. Shalawat dan salam semoga senantiasa tercurah kepada Nabi besar Muhammad SAW, tauladan kita semua dalam mendidik dan mencerahkan umat.
Buku manual mutu STIKes ‘Aisyiyah Bandung ini disusun untuk memberikan arah bagi standar-standar dan program kerja yang disusun oleh setiap elemen institusi.
Wabillahi taufik wal hidayah, semoga buku kebijakan mutu STIKes ‘Aisyiyah Bandung ini dapat memberikan manfaat sebagaimana yang diharapkan.
Akhirul kalam, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah mendukung tersusunnya buku kebijakan mutu STIKes ‘Aisyiyah Bandung ini.
Nashrun Minnallahi Wa Fathun Qariib
Bandung, 2 Juli 2016 Kepala Badan Penjaminan Mutu,
iv
DAFTAR ISI
JUDUL i
HALAMAN PENGESAHAN ii
SURAT KEPUTUSAN KETETATAPAN MANUAL MUTU iii
KATA PENGANTAR iv
DAFTAR ISI v
DEFINISI DAN ISTILAH vi
Bab I PENDAHULUAN 1
A. Sejarah STIKes ‘Aisyiyah Bandung 1
B. Visi Misi Tujuan STIKes ‘Aisyiyah Bandung 2
C. Struktur Organisasi STIKes ‘Aisyiyah Bandung 3
D. Latar Belakang Menjalankan SPMI 4
BAB II LUAS LINGKUP MANUAL SPMI 6
A. Tujuan Manual SPMI 6
B. Ruang Lingkup Manual SPMI 7
BAB. III MANUAL PENETAPAN STANDAR SPMI 9
A. Tujuan Penetapan Standar SPMI 9
B. Luas Lingkup Penetapan Standar SPMI 9
C. Langkah-Langkah Penetapan Standar SPMI 10
D. Kualifikasi Pejabat Penetapan Standar SPMI 11
BAB. IV MANUAL PELAKSANAAN/ PEMENUHAN STANDAR SPMI 12
A. Tujuan Pelaksanaan Standar SPMI 12
B. Luas Lingkup Pelaksanaan Standar SPMI 12
C. Langkah-Langkah Pelaksanaan Standar SPMI 13
D. Kualifikasi Pejabat Pelaksanaan Standar SPMI 14
BAB. V MANUAL EVALUASI STANDAR SPMI 15
A. Tujuan Evaluasi Standar SPMI 15
B. Luas Lingkup Evaluasi Standar SPMI 15
C. Langkah-Langkah Evaluasi Standar SPMI 16
D. Kualifikasi Pejabat Evaluasi Standar SPMI 17
BAB. VI MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SPMI 18
v
B. Luas Lingkup Pengendalian Standar SPMI 18
C. Langkah-Langkah Pengendalian Standar SPMI 18
D. Kualifikasi Pejabat Pengendalian Standar SPMI 20
BAB. VII MANUAL PENINGKATAN STANDAR SPMI 21
A. Tujuan Peningkatan Standar SPMI 21
B. Luas Lingkup Peningkatan Standar SPMI 21
C. Langkah-Langkah Peningkatan Standar SPMI 22
D. Kualifikasi Pejabat Peningkatan Standar SPMI 23
BAB VIII ORGANISASI BADAN PENJAMINAN MUTU 24
A. Sejarah Badan Penjaminan Mutu 24
B. Vsi, Misi, Tujuan BPM 24
C. Ruang Lingkup BPM 25
D. Pengorganisasian BPM 25
vi
DEFINISI DAN ISTILAH
1. Mutu : Keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan stakeholder, baik yang tersurat (dalam bentuk pedoman) maupun yang tersirat.
2. Pejaminan Mutu : Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pihak-pihak yang berkepentingan memperoleh kepuasan.
3. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) : Kegiatan sistemik penjaminan mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi
(internally driven) dalam rangka pengawasan penyelenggaraan pendidikan tinggi
secara berkelanjutan (continuous improvement).
4. Kebijakan : Pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dari institusi tentang suatu hal.
5. Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi standar SPMI yang telah ditetapkan.
6. Evaluasi : Tindakan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan telah berjalan sesuai dengan isi standar yang telah ditetapkan.
7. Kebijakan SPMI : Dokumen tertulis yang berisi garis besar penjelasan tentang bagaimana SPMI di STIKES ‘Aisyiyah Bandung ditetapkan, dilaksanakan/ dipenuhi, dikendalikan dan dikembangkan/ ditingkatkan dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikan sehingga budaya mutu dapat tercapai.
8. Manual SPMI : Dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai panduan bagaimana penetapan, pelaksanaan/ pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/ peningkatan standar SPMI diimplementasikan.
9. Standar SPMI : Dokumen tertulis yang berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi tentang sesuatu yang harus dicapai atau dipenuhi.
10. Merancang Standar : Olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal yang dibutuhkan dalam standar.
vii 11. Merumuskan Standar : Menuliskan isi setiap standar dalam bentuk pernyataan dengan
menggunakan rumus ABCD (Audience, Behaviour, Competence dan Degree).
12. Menetapkan Standar : Tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku.
13. Melaksanakan Standar : Mengerjakan, mematuhi, dan memenuhi ukuran, spesifikasi, aturan sebagaimana dinyatakan dalam isi standar.
14. Mengendalikan standar : Kegiatan yang bertujuan untuk mengamati proses penyelenggaraan pendidikan agar diketahui apakah kegiatan penyelenggaraan pendidikan berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sebagaimana isi standar SPMI yang telah ditetapkan.
15. Evaluasi standar : Tindakan menilai isi standar didasarkan pada hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya dan perkembangan situasi dan kondisi institusi, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan institusi dan masyarakat pada umumnya, serta relevansinya dengan visi dan misi STIKES ‘Aisyiyah Bandung.
16. Pengembangan atau peningkatan standar : Upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar SPMI yang dilakukan secara periodik berdasarkan siklus standar secara berkelanjutan.
17. Standar Operasional Prosedur (SOP) : Uraian tentang urutan atau langkah-langkah untuk mencapai standar yang telah ditetapkan yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren.
18. Formulir (Borang) : Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Standar Operasional Prosedur (SOP).
19. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan tahapan-tahapan kerja secara terinci. Instruksi kerja SPMI STIKes ‘Aisyiyah Bandung adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung prosedur SPMI dan prosedur kerja di seluruh bagian unit kerja. Instruksi kerja di lingkungan STIKes ‘Aisyiyah Bandung secara lebih jelas dapat dilihat dalam dokumen tersendiri.
20. Siklus Standar : Durasi atau masa berlakunya standar SPMI dengan aspek yang telah diatur di dalamnya
21. Dampak : Menggambarkan apakah yang dilakukan menghasilkan perubahan dari kondisi awal ke kondisi baru seperti yang telah ditetapkan sebelumnya.
viii 22. Audit Internal : kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang secara internal berfungsi mengukur dan mengevaluasi SPMI di STIKes ‘Aisyiyah Bandung dengan cara menyediakan analisis, penilaian dan rekomendasi yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan SPMI yang dilakukan oleh Auditor Internal STIKes ‘Aisyiyah Bandung untuk memeriksa apakah seluruh standar telah dicapai atau dipenuhi oleh setiap unit kerja di STIKes ‘Aisyiyah Bandung.
23. Rekomendasi : Tindakan memberikan perbaikan yang dirumuskan berdasarkan hasil proses audit mutu internal. Hasil tersebut dikomunikasikan kepada unit yang diaudit untuk ditindaklanjuti.
24. Kaji Ulang : menganalisis hasil temuan dan rekomendasi dari kegiatan audit internal sebagai dasar tindakan koreksi untuk perbaikan dan atau peningkatan pada siklus berikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan (Continuous Quality
Improvement).
25. Benchmarking : Upaya pembandingan standar, baik antar internal organisasi maupun
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Sejarah Singkat STIKes ‘Aisyiyah Bandung
STIKes ‘Aisyiyah Bandung adalah salah satu amal usaha milik Pimpinan Wilayah ‘Aisyiyah Jawa Barat (PWA Jabar) yang awal berdirinya merupakan Sekolah Pengurus Rawat (SPR), berlokasi di Jalan K.H Ahmad Dahlan Dalam No 06, Bandung tahun 1972 dengan tujuan utama memenuhi kebutuhan tenaga keperawatan di RS Muhammadiyah-‘Aisyiyah Jawa Barat.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia (Depkes RI) memiliki kebijakan baru dalam pelayanan kesehatan untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dengan menitikberatkan kemandirian masyarakat dalam mengatasi masalah kesehatan, maka orientasi pelayanan kesehatan berubah dari hospital oriented menjadi community oriented. Hal ini berdampak pada orientasi pendidikan yang diselenggarakan pimpinan wilayah ‘Aisyiyah Jawa Barat. SPR mengalami perubahan orientasi pendidikan keperawatan, dimana yang awalnya berpusat pada asuhan di rumah sakit menjadi asuhan kesehatan masyarakat, sehingga pada tanggal 16 Desember 1981 dikonversi menjadi Sekolah Perawat Kesehatan (SPK) yang kurikulumnya berfokus pada Perawatan Kesehatan Masyarakat (PKM).
Seiring dengan kebijakan dalam pembangunan kesehatan untuk menurunkan angka kematian bayi (infant mortality rate) dan angka kematian ibu (maternal mortality rate), maka pemerintah membutuhkan banyak tenaga bidan untuk ditempatkan di desa-desa. Hal ini berdasarkan pada pemikiran bahwa tenaga bidan dianggap sebagai daya ungkit terhadap penurunan IMR dan MMR. Berdasarkan hal tersebut, maka pada tahun 1990, SPK ‘Aisyiyah Bandung dipercaya pemerintah untuk menyelenggarakan Pendidikan Bidan Swadaya. Selanjutnya pada tahun 1992, SPK ‘Aisyiyah Bandung juga dipercaya menyelenggarakan pendidikan bidan BKKBN yaitu perawat kesehatan yang bekerja sebagai PNS di BKKBN diberi pemerintah kesempatan mengikuti pendidikan bidan.
Masalah kesehatan yang makin kompleks mengakibatkan meningkatnya tuntutan masyarakat atau stakeholder terhadap pelayanan kesehatan yang bermutu di Indonesia. Berdasarkan hal tersebut, maka SPK yang peserta didiknya berasal dari lulusan SMP dianggap kurang memadai, mengakibatkan SPK ‘Aisyiyah Bandung berubah statusnya
2 dari Jenjang Pendidikan Menengah (JPM) menjadi Jenjang Pendidikan Tinggi (JPT). Dengan keluarnya Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No HK.00.06.1.3.1774 tanggal 23 Juni 1999, SPK ‘Aisyiyah Bandung dikonversi secara resmi menjadi Akademi Keperawatan (AKPER) ‘Aisyiyah Bandung dan pada tahun 2007 diberi izin untuk menyelenggarakan Akademi Kebidanan ‘Aisyiyah Bandung.
Seiring dengan perkembangan kebutuhan masyarakat terhadap kualitas tenaga kesehatan maka AKPER dan AKBID ‘Aisyiyah Bandung dikonversi dengan menjadi Sekolah Tinggi Kesehatan (STIKes) ‘Aisyiyah Bandung pada tanggal 14 mei 2012. Dasar pendidikan stikes ini adalah Surat Keputusan MENDIKNAS SK No. 169/E/O/2012. STIKes ‘Aisyiyah Bandung menyelenggarakan 3 (tiga) program studi yaitu : Program Studi D3 Keperawatan, Program Studi D3 Kebidanan dan Program Studi S1 Keperawatan yang sekarang dikenal dengan Prodi Ners Tahap Akademik.
B. Visi, Misi, Tujuan STIkes ‘Aisyiyah Bandung 1. Visi
“Menjadi Perguruan Tinggi yang unggul dalam bidang Kesehatan spiritual Islami di Tingkat Nasional Tahun 2022”
2. Misi
a. Menyelenggarakan pendidikan tenaga kesehatan yang berlandaskan nilai nilai islam
b. Menyelenggarakan kegiatan penelitian dalam pengembangan ilmu kesehatan berorintasi nilai-nilai islam.
c. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat dengan mengintegreasikan nilai-nilai islami dalam pembangunan kesehatan masyarakat.
d. Menyelenggarakan tata kelola perguruan tinggi yang berkualitas, transparan dan berbasis nilai islam.
e. Mengembangkan kemitraan yang menunjang tridharma perguruan tinggi
3. Tujuan
a. Menghasilkan tenaga kesehatan yang profesional dan islami.
b. Menghasilkan penelitian yang mengintergrasikan nilai-nilai islam dalam pengembangan keilmuan kesehatan.
3 c. Menghasilkan kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang mengintegrasikan
nilai – nilai islam dan pembangunan kesehatan masyarakat.
d. Terwujudnya tata kelola perguruan tinggi yang berkualitas, transparan dan berbasis nilai nilai islam.
e. Terjalin kemitraan yang sinergis dalam pencapaian tridharma perguruan tinggi.
C. Struktur organisasi STIKes ‘Aisyiyah Bandung
No. Nama Generik Unit
Nama Unit di
Perguruan Tinggi Tugas Pokok dan Fungsi
(1) (2) (3) (4) 1 Pimpinan institusi Ketua STIKes, Wakil Ketua I bidang Akademik dan Kemahasiswaan, Wakil Ketua II bagian Adminitrasi dan keuangan.
Memimpin dalam pengelolaan perguruan tinggi baik perencanan, pengorganisasian, koordinasi, serta monitoring dan evaluasi
penyelenggaraan program pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat STIKes ‘Aisyiyah Bandung. 2 Senat perguruan tinggi/senat akademik Senat Akademik STikes
Memberikan pertimbangan, penilaian, persetujuan atas kebijakan, maupun penyelenggaranan kegiatan akademik maupun non akademik sebagai upaya dalam pengembangan institusi
3 Dewan
pengawasan
Dewan Pengawasan Melakukan pengawasan terhadap penyelenggaran perguruan tinggi STIKes ‘Aisyiyah Bandung
4 Dewan
pertimbangan
Dewan Pertimbangan
Melaksanakan fungsi pertimbangan non akademik terhadap berbagai kebijakan dan kegiatan yang terjadi pada STIKes ‘Aisyiyah Bandung 5 Pelaksana kegiatan akademik Ketua Progran Studi Menyusun perencanaan,
pengorganisasian, monitoring dan evaluasi penyelenggaraan akademik program pada program studi.
6 Pelaksana administrasi, pelayanan dan pendukung Ka.Bag Administrasi Umum dan sarana prasarana
Membantu Waket II dalam
mengkoordinir kegiatan pelayanan
administrasi umum dalam
pengelolaan sarana prasarana umum.
7 Ka.Bag Keuangan Membantu Waket II dalam
mengkoordinir kegiatan pelayanan adminitrasi keuangan seluruh program Studi.
8 Ka. Bag
Kepegawaian
Membantu waket II dalam
4
No. Nama Generik Unit
Nama Unit di
Perguruan Tinggi Tugas Pokok dan Fungsi
(1) (2) (3) (4)
lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung.
9 Ka. Bag
Kemahasiswaan
Membantu Waket I dalam
mengkoordinir kegiatan
kemahasiswaan dan alumni
10 Ka. Bag
perpustakaan
Penanggung jawab tata kelola pelayanan perpustakaan
Ka. Bag Laboratorium
Penanggung jawab tata kelola pelayanan perpustakaan 11 Pelaksana penjaminan mutu Badan Penjaminan Mutu (BPM)
Bertanggung jawab langsung kepada Ketua STIKes dalam menyusun kebijakan, manual prosedur, standar pelaksanaan penjaminan mutu internal STIKes ‘Aisyiyah Bandung. 12 Unit perencanaan dan pengembangan tridarma Badan Pengabdian Masyarakat dan Pengembangan keilmuan (BP2MPK),
Bertanggung jawab langsung kepada Ketua STIKes dalam merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat secara periodik, serta pengembangan
keilmuan Al islam
Kemuhamadiyahan.
13 Pusat data dan
sistem informasi
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan data sistem indormasi akademik dan non akademik dalam penyelenggaraan perguruan tinggi. 10 Unit Hubungan ekternal dan marketing Badan Kerjasama dan Humas (BKM).
Bertanggung jawab langsung kepada Ketua STIKes dalam mengkoordinir pelaksanaan kerjasama dengan pihak luar dan promosi
D. Latar Belakang Menjalankan SPMI
Mengacu pada Pasal 91 ayat (1) dan (2) Peraturan Pemerintah Nomor : 19 Tahun 2005 disebutkan bahwa setiap satuan pendidikan pada jalur formal wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan dengan tujuan untuk memenuhi atau melampaui Standar Nasional Pendidikan (SNP). Upaya mewujudkan dan melaksanakan Kebijakan SPMI tersebut diperlukan panduan teknis untuk para pejabat struktural dan badan penjamin mutu untuk mengimplementasikannya secara sistemik di semua aras Perguruan Tinggi.
Manual SPMI merupakan dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dievaluasi, dikendalikan dan dikembangkan/
5 ditingkatkan mutunya dalam berbagai standar SPMI secara berkelanjutan oleh seluruh penyelenggara pendidikan tinggi di STIKes ‘Aisyiyah Bandung sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya masing- masing.
Butir-butir mutu yang ditetapkan STIKES ‘Aisyiyah Bandung mengacu pada beberapa landasan hukum, dasar penetapan, pelaksanaan/ pemenuhan serta pengembangan standar SPMI, yaitu:
1. Undang-undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Undang-undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan.
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan.
5. Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
6. Statuta STIKES ‘Aisyiyah Bandung Tahun 2014
7. Rencana Strategis (Renstra) STIKES ‘Aisyiyah Bandung Tahun 2012-2017
8. Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal STIKES ‘Aisyiyah Bandung Tahun 2016
6
BAB II
LUAS LINGKUP MANUAL SPMI
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang disusun STIKES ‘Aisyiyah Bandung meliputi kegiatan SPMI bidang akademik dan non- akademik yang mengadopsi 24 (dua puluh empat) Standar SNPT wajib minimal sebagaimana diatur dalam Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang SNPT ditambah dengan 5 (Lima) Standar SPMI lain yang tertuang dalam Kebijakan SPMI STIKES ‘Aisyiyah Bandung Tahun 2016 dengan tujuan memudahkan proses implementasi SPMI dan proses akreditasi institusi serta evaluasi implementasi SPMI-PT.
Dalam implementasi SPMI tersebut diperlukan panduan atau petunjuk praktis berupa Manual SPMI sebagai pedoman bagaimana Standar SPMI ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dikendalikan dan dikembangkan/ ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan oleh seluruh penyelenggara perguruan tinggi di STIKES ‘Aisyiyah Bandung yang dilengkapi dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Formulir (Borang).
Implementasi SPMI tersebut melalui suatu tahapan Penetapan, Pelaksanaan/ Pemenuhan, Pengendalian Dan Pengembangan/Peningkatan (PPEPP) yang dilaksanakan secara berkelanjutan dengan menggunakan model Manajemen Kendali Mutu PDCA, mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan STIKES ‘Aisyiyah Bandung, Renstra STIKES ‘Aisyiyah Bandung serta Kebijakan SPMI STIKES ‘Aisyiyah Bandung dalam waktu satu siklus, yaitu satu tahun atau satu kalender akademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun-tahun berikutnya.
A. Tujuan Manual SPMI
Dokumen Manual SPMI STIKES ‘Aisyiyah Bandung berfungsi sebagai :
1. Petunjuk bagaimana merancang dan menyusun, menetapkan, melaksanakan/ memenuhi, mengendalikan dan mengembangkan/meningkatkan Standar SPMI. 2. Pemandu para pejabat struktural dan atau seluruh unit kerja karyawan akademik dan
karyawan non akademik dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu. 3. Petunjuk bagaimana kriteria, standar dan sasaran dikembangkan ditetapkan dalam
7
B. Ruang Lingkup Manual SPMI
Pada dasarnya Manual SPMI STIKES ‘Aisyiyah Bandung berkaitan dengan pentahapan bagaimana penetapan, pelaksanaan/ pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/ peningkatan Standar SPMI diimplementasikan di STIKES ‘Aisyiyah Bandung.
1. Tahap Penetapan Standar SPMI
Tahap penetapan standar SPMI merupakan tahapan ketika seluruh Standar SPMI bidang Catur Dharma Perguruan Tinggi di STIKes ‘Aisyiyah Bandung dirancang, disusun dan dirumuskan oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) beserta Tim Ad Hoc, serta masukan Gugus Kendali Mutu (penanggung jawab mutu di tingkat program studi), hingga Standar SPMI ditetapkan dan disahkan oleh Ketua.
2. Tahap Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI
Tahap pelaksanaan/pemenuhan standar merupakan tahapan ketika isi seluruh standar diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan di STIKes ‘Aisyiyah Bandung, termasuk di dalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan, mahasiswa dan alumni dalam melaksanakan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing. Pelaksanaan standar SPMI mengacu pada siklus manajemen SPMI STIKes ‘Aisyiyah Bandung yang diawali dengan satu siklus kegiatan SPMI dalam waktu tahun kalender akademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun-tahun berikutnya.
3. Tahap Evaluasi
a. Tahap Evaluasi adalah merupakan tahap penilaian hasil implementasi SPMI yang dilaksanakan oleh BPM institusi dan masing-masing Gugus Kendali Mutu (BPM dari masing-masing Program Studi) bertujuan untuk mengukur ketercapaian dan kesesuaian hasil pelaksanaan dengan Standar SPMI yang telah ditetapkan. Selanjutnya, hasil penilaian dilaporkan kepada ketua STIKes.
b. Evaluasi pelaksanaan/pemenuhan SPMI dilakukan oleh Gugus Kendali Mutu (penanggung jawab mutu di tingkat Program Studi) dan Tim Audit Mutu Internal dengan tujuan agar pelaksanaan SPMI terukur secara objektif dan sesuai dengan Standar SPMI yang telah ditetapkan.
4. Tahap Pengendalian Standar
a. Tahap Pengendalian standar merupakan tahapan ketika seluruh isi standar yang dilaksanakan di seluruh unit penyelenggara STIKes ‘Aisyiyah Bandung
8 termasuk di dalamnya seluruh pejabat struktural, tenaga pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan, karyawan non-dosen, mahasiswa dan alumni dalam melaksanakan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya diawasi, dipantau dan dikontrol serta dimonitor secara rutin terus-menerus.
b. Pengawasan dan pemantauan terhadap pelaksanaan/pemenuhan SPMI dilakukan oleh Gugus Kendali Mutu (penanggung jawab mutu di tingkat Program Studi) dan Tim Monitoring dan Evaluasi serta Tim Audit Mutu Internal dengan tujuan agar pelaksanaan SPMI tidak menyimpang dari Standar SPMI yang telah ditetapkan. Pengawasan atau pemantauan dilakukan secara paralel atau bersamaan dengan pelaksanaan/ pemenuhan Standar SPMI.
5. Tahap Pengembangan/Peningkatan Standar
a. Tahap pengembangan/peningkatan Standar SPMI merupakan tahapan ketika pelaksanaan Standar SPMI dalam siklus kalender akademik telah dikaji ulang untuk ditingkatkan mutunya dan ditetapkan Standar SPMI baru untuk dilaksanakan pada siklus dan tahun akademik berikutnya.
b. Penentuan pengembangan/ peningkatan Standar SPMI di tahun berikutnnya didasarkan pada hasil Audit Internal yang dilaksanakan oleh BPM, Tim Monitoring dan Evaluasi, serta Tim Audit Internal dengan melakukan pemeriksaan dan mengaudit pelaksanaan Standar SPMI di seluruh unit kerja serta benchmarking pada unit lain. Selanjutnya, melaporkan hasil audit, serta memberikan rekomendasi kepada unit yang bersangkutan dan melaporkan kepada ketua untuk ditindaklanjuti guna peningkatan mutu dan penetapan standar mutu baru.
9
BAB III
MANUAL PENETAPAN STANDAR SPMI
Manual penetapan Standar SPMI merupakan tahapan ketika seluruh Standar SPMI dirancang, dirumuskan dan ditetapkan hingga disahkan oleh Ketua dengan Surat Keputusan Ketua. Standar SPMI berisi tentang pernyataan kualitatif dan atau kuantitatif yang dapat diukur pencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh pelaksana penjaminan mutu di seluruh unit kerja STIKES ‘Aisyiyah Bandung yang mencakup 24 (dua puluh empat) standar wajib minimal SNPT yang diatur dalam Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Selain 24 standar minimal SNPT, STIKES ‘Aisyiyah Bandung menetapkan 5 standar lain yang mengacu pada rencana jangka panjang (RIP) dan Rencana Strategis (Renstra) STIKES ‘Aisyiyah Bandung Tahun 2012-2017.
A. Tujuan Penetapan Standar SPMI
Standar diperlukan sebagai acuan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangka mewujudkan visi dan misi STIKes ‘Aisyiyah Bandung. Acuan dasar tersebut meliputi kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi di STIKES ‘Aisyiyah Bandung agar dapat meningkatkan kinerja dalam memberikan pelayanan pendidikan dan sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu di STIKes ‘Aisyiyah Bandung.
Penetapan Standar SPMI dimaksudkan pula sebagai acuan dalam merancang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar di seluruh unit penyelenggara dalam upaya peningkatan mutu secara terus-menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di STIKes ‘Aisyiyah Bandung.
B. Luas Lingkup Penetapan Standar SPMI
Secara umum luas lingkup manual penetapan Standar SPMI mencakup aspek kegiatan pendidikan tinggi yang meliputi penjaminan mutu catur dharma perguruan tinggi sebagai dasar implementasi SPMI di seluruh unit kerja penyelenggaraan pendidikan di STIKes ‘Aisyiyah Bandung.
Standar SPMI yang ditetapkan mencakup pernyataan kualitatif dan atau kuantitatif yang dapat diukur pencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh unit kerja sebagai pelaksana penjaminan mutu di STIKes ‘Aisyiyah Bandung yang disertai dengan indikator
10 pencapaian dengan mengacu pada perundang-undangan yang berlaku.
Manual penetapan standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI pertama kali dirancang, dirumuskan dan ditetapkan dan berlaku untuk semua standar sampai disahkan oleh Ketua.
C. Langkah-Langkah Penetapan Standar SPMI
Penetapan Standar SPMI dilakukan melalui suatu langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :
1. Menjadikan Visi dan Misi STIKes ‘Aisyiyah Bandung sebagai titik tolak dan tujuan akhir dari mulai merancang sampai menetapkan standar.
2. Mengumpulkan dan mempelajari isi peraturan perundang- undangan yang relevan dengan aspek lingkup standar SPMI.
3. Mencatat norma-norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat disimpangi.
4. Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT analysis.
5. Melaksanakan studi pelacakan tentang aspek yang hendak dibuat standarnya terhadap kepentingan penyelenggaraan pendidikan di STIKES ‘Aisyiyah Bandung. 6. Merumuskan draf awal standar dengan menggunaan rumus ABCD
7. Melakukan Uji publik dengan mensosialisasikan standar dalam rapat pleno atau seminar di lingkungan STIKes ‘Aisyiyah Bandung untuk mendapatkan masukan. 8. Menyempurnakan standar atau merumuskan kembali standar dengan memperhatikan
masukan dari unit kerja di STIKes ‘Aisyiyah Bandung.
9. Melakukan pengendalian dan verifikasi tentang pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan.
11 Secara garis besar tahapan penetapan Standar SPMI dapat digambarkan dalam gambar IV. 1 sebagai berikut :
Analisis Kebutuhan Standar mutu
BPM Membentuk tim Ad Hoc Penyusun Standar SPMI
Tim Ad Hoc melakukan analisis kebutuhan standar mutu mengacu pada Visi, Misi STIKES ‘Aisyiyah Bandung, Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015, Renstra STIKES ‘Aisyiyah Bandung dan kebijakan Mutu STIKES ‘Aisyiyah Bandung
Pengumpulan dokumen internal dan
eksternal
BPM dan Tim ad Hoc melakukan pengumpulan dokumen terkait dengan penetapan standar SPMI berupa :
- Dokumen internal berupa peraturan-peraturan yang berlaku di STIKES ‘Aisyiyah Bandung
- Dokumen eksternal : UU dan PP pemerintah tentang SPMI-PT, SNPT dll
Perumusan Standar SPMI
BPM dan Tim Ad Hoc melakukan perumusan draf Standar SPMI mengacu visi, misi dan tujuan STIKES ‘Aisyiyah Bandung, Renstra serta Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dengan melibatkan unsur terkait sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Pengujian dan Review Standar SPMI
Draf Standar SPMI dipresentasikan dalam rapat pleno oleh BPM dihadapan para UKM masing-masing prodi dan unsur Pimpinan institusi untuk mendapatkan masukan dan umpan balik (bila ada) untuk penyempurnaan standar SPMI.
Pengesahan Standar SPMI
Hasil penyempunaan Standar SPMI, SOP dan Borang dilaporkan kepada Pimpinan STIKES ‘Aisyiyah Bandung untuk mendapatkan pengesahan.
Ketua mengeluarkan Surat Keputusan tentang Standar SPMI sebagai pedoman dalam pelaksanaan standar SPMl di seluruh unit kerja di STIKES ‘Aisyiyah Bandung.
Gambar IV.1. Tahap-Tahap Penetapan Standar SPMI
D. Kualifikasi Pejabat/ Petugas Yang Melaksanakan Penetapan Standar SPMI
Pihak-pihak yang harus menjalankan penetapan Standar SPMI adalah:
1. Badan Penjaminan Mutu, Tim Ad Hoc “Penyusun Standar SPMI” , unit terkait, GKM.
2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, dalam standar yang diberlakukan.
12
BAB IV
MANUAL PELAKSANAAN/PEMENUHAN STANDAR SPMI
Pelaksanaan/ Pemenuhan standar adalah ukuran, spesifikasi, patokan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar yang harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya.
Pemenuhan Standar SPMI menghasilkan suatu kegiatan yang seluruh isi standar dilaksanakan dengan mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Formulir (Borang) yang telah ditetapkan dalam usaha pemenuhan dan pencapaiaan, tujuan dan sasaran Standar SPMI yang telah ditetapkan.
A. Tujuan Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI
Pelaksanaan standar diperlukan sebagai pemenuhan implementasi Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di STIKes, Prodi dan unit-unit lain dalam upaya meningkatkan kinerja dalam rangka peningkatan proses penyelenggaran dan peningkatan mutu serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di STIKes ‘Aisyiyah Bandung secara terus- menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di STIKes ‘Aisyiyah Bandung.
B. Luas Lingkup Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI.
Berdasarkan penetapan Standar SPMI, maka seluruh isi standar SPMI harus dilaksanakan/dipenuhi dengan diimplementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan di STIKes ‘Aisyiyah Bandung dengan berpedoman pada Manual Pelaksanaan Standar SPMI. Manual Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI diperlukan ketika standar SPMI diimpementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh seluruh unit kerja di STIKes ‘Aisyiyah Bandung pada semua tingkatan baik tingkat institusi, program studi, organisasi mahasiswa dan alumni, maupun sumber daya catur dharma.
13
C. Langkah-Langkah Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI
Pemenuhan Standar SPMI dilakukan melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :
1. Melakukan persiapan teknis dan atau administratif pelaksanaan standar SPMI yang disesuaikan dengan isi standar.
2. Menyiapkan prosedur kerja/ Standar Operasional Prosedur (SOP), instruksi kerja atau sejenisnya sesuai dengan isi standar untuk pelaksanaan isi standar yang telah ditetapkan dengan melibatkan unit terkait.
3. Melakukan sosialisasi Standar SPMI yang diberlakukan kepada seluruh pejabat struktural, dosen dan tenaga kependidikan, serta mahasiswa dan alumni secara periodik dan konsisten.
4. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan isi standar SPMI yang telah ditetapkan sebagai tolok ukur pencapaian/pemenuhan Standar SPMI. Secara garis besar tahapan pelaksanaan/pemenuhan Standar SPMI dapat digambarkan dalam gambar V. 1 sebagai berikut :
Persiapan Teknis dan Administrasi
BPM dan Unit terkait melakukan persiapan teknis dan administratif untuk keperluan pelaksanaan isi standar
BPM melakukan koordinasi dengan setiap prodi di seluruh Unit Kerja STIKES ‘Aisyiyah Bandung
Penyusunan SOP, Instruksi Kerja
(Formulir)
BPM dan Tim Ad Hoc menyusun SOP dan formulir (Borang) yang terkait dengan masing-masing standar SPMI
Sosialisasi Standar SPMI, SOP dan
Formulir
Pimpinan STIKES ‘Aisyiyah Bandung beserta BPM menyelenggarakan sosialisasi standar mutu berikut SOP dan formulir (Borang) kepada seluruh unit kerja di STIKES ‘Aisyiyah Bandung baik bidang akademik maupun non akademik serta tenaga akademik dan non- akademik termasuk mahasiswa dan alumni.
Pelaksanaan/ Pemenuhan Standar
SPMI
Seluruh unit kerja di STIKES ‘Aisyiyah Bandung melaksanakan Standar SPMI dengan berpedoman pada Isi Standar, SOP dan formulir (Borang) yang telah ditetapkan.
14
D. Kualifikasi Pejabat/ Petugas Yang Melaksanakan Pemenuhan Standar SPMI
Pihak-pihak yang harus melaksanakan penetapan Standar SPMI adalah
1. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugas pokok dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
2. Dosen dan tenaga kependidikan berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
3. Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
15
BAB V
MANUAL EVALUASI STANDAR SPMI
Evaluasi Standar SPMI merupakan manajemen pengendalian yang berisi kegiatan untuk mengevaluasi pemenuhan Standar SPMI dengan cara mengamati suatu proses , atau suatu penyelenggaraan unit kerja untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan yang dilaksankan unit kerja berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dalam isi standar SPMI yang ditetapkan.
A. Tujuan Evaluasi Standar SPMI
Evaluasi Standar SPMI merupakan manajemen kendali mutu untuk mengevaluasi impelemntasi standar mutu secara periodic dan menjaga keberlanjutan kualitas yang diikuti dengan peningkatan standar SPMI. Evaluasi tersebut meliputi pengendalian atau pengecekan keseuaian standaryang telah ditetapkan serta penetapan standar baru setelah dikaji.
B. Luas Lingkup Evaluasi Standar SPMI
Secara umum evaluasi standar SPMI merupakan tindakan mengevaluasi pelaksanaan/pemenuhan isi standar oleh seluruh tingkatan mulai dari tingkat STIKes, Prodi, Badan, serta Unit Pelaksana. Evaluasi SPMI dilaksanakan secara paralel atau bersamaan dalam suatu siklus penjaminan mutu internal, minimal setiap 1 (satu) tahun sekali dalam tahun kalender akademik di seluruh unit kerja STIKes ‘Aisyiyah Bandung. STIKes Aisyiyah bandung dan seluruh unit di dalamnya harus melakukan evaluasi atau penialai proses, keluaran (output) dan hasil outcome dari pelaksnaan setiap standar yang dapat berbentuk :
1. Diagnostic evaluation yaitu evaluasi yang bertujuan mengetahui kelemahan atau
kendala yang dapat menghalangi pelaksanaan isi standar dan mengambil langkah yang diperlkukan untuk mengatasi kelemahan kendala tersebut.
2. Formative evaluation yaitu evaluasi yang bertujuan memantau proses pelaksanaan standar untuk mengambil tindakan pengendalian, apabila ditemukan kesalahan atau penyimpangan yang dapat berakibat isis standar tidak terpenuhi atau memperkuat pencapaina pelaksanaan standar.
16 3. Summative evaluation yaitu evaluasi yang bertujuan menganalissi hasil akhir pelaksanaan standar sehingga dapat disimpulkan tentang efektifitas, keberhasilan dan dampak drai pelaksanaan standar.
C. Langkah-Langkah Eavluasi Standar SPMI
Pengendalian Standar SPMI dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi, melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :
1. Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, atau semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan. 2. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa penyimpangan,
kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dibandingkan dengan isi standar SPMI.
3. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidak-lengkapan dokumen, seperti prosedur kerja dan formulir (borang) dari setiap standar yang telah dilaksanakan.
4. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar tidak tercapai.
5. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau penyimpangan dari isi standar.
6. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif.
7. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk melihat apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai dengan isi standar.
8. Melakukan pembuatan laporan tertulis secara periodik tentang hal-hal yang menyangkut pengendalian standar kepada BPM.
17 Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi digambarkan dalam gambar VI.1 sebagai berikut :
Monitoring dan Evaluasi
Bagian Manajemen Mutu – BPM membentuk Tim Monitoring dan Evaluasi.
Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pemantauan atau monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan Standar SPMI secara berkala sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Pencatatan dan Pemeriksaan Pelaksanaan Standar SPMI & Kelengkapan
Dokumen SPMI
Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan pencatatan, pemeriksaan terhadap pelaksanaan standar SPMI di masing-masing unit kerja, apakah fakta di lapangan telah sesuai dengan apa yang dituliskan dalam isi standar.
Tim Monitoring dan Evaluasi mempelajari hasil temuan temuan pelaksanaan Standar SPMI dan kelengkaan dokumen SPMI
Tindakan Korektif terhadap setiap
penyimpangan pelaksanaan Standar
SPMI
Tim Monitoring dan Evaluasi melakukan tindakan koreksi baik terhadap setiap penyimpangan pelaksanaan standar SPMI maupun ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan Standar SPMI.
Tim Monitoring dan Evaluasi mengadakan rapat dengan GPM setiap prodi untuk menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait.
Pembuatan Laporan
Tim Monitoring dan Evaluasi membuat laporan tertulis tentang hasil monitoring dan evaluasi disampaikan kepada Pimpinan Unit Kerja dan BPM
BPM menindaklanjuti hasil laporan dan membuat lapoan tertulis kepada Ketua.
Gambar VI.1.Tahap-tahap Pengendalian Standar (Oleh Tim Monitoring dan Evaluasi)
D. Kualifikasi Pejabat/ Petugas Yang Melaksanakan Pengendalian Standar SPMI
Pihak-pihak yang harus menjalankan Monitoring Evaluasi Standar SPMI adalah
1. Evaluasi harus dilakukan oleh Audience dari dari setiap pelaksanaan stnadar SPMI STIkes Aisyiyah Bandung.
2. Evaluasi harus dilakukan oleh pejabat struktural yang merupakan audience drai setiap pelaksanaan standar dan sebagai bagian dari tugas dan wewenang serta tanggung jawab pada unit masing-amsing yang disebut evaluasi melekat.
3. Evaluasi juga dilakukan oleh Badan penjaminan Mutu untuk menghasilkan eva;uasi diri perguruan tinggi.
18
BAB VI
MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SPMI
Pengendalian standar SPMI merupakan manajemen kendali mutu yang beirsi kegiatan tindak lanjut dari hasil evlauasi standar SPMI dengan cara mengamati suatu proses, atau suatu kegiatan penyelenggaraan pendidikan di seluruh unit kerja untuk mengetahui apakah proses kegiatan yang dilaksanakan unit kerja berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dalam isi standar SPMI yang ditetapkan , yang selnajutnya dilakukan pengendaliannya.
A. Tujuan Pengendalian Standar SPMI
Pengendalian Standar SPMI bertujuan pula sebagai sarana dalam upaya meningkatkan kinerja, peningkatan proses penyelenggaraan dan peningkatan mutu, serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di STIKES ‘Aisyiyah Bandung secara terus-menerus dan berkelanjutan.
Selain itu, pengendalian Standar SPMI merupakan manajemen kendali mutu untuk memonitor dan mengevaluasi implementasi standar mutu secara periodik dan menjaga keberlanjutan kualitas yang diikuti dengan peningkatan standar SPMI.
B. Luas Lingkup Pengendalian Standar SPMI
Secara umum pengendalian standar SPMI merupakan tindak lanjut dari mengevaluasi pelaksanaan/pemenuhan isi standar oleh seluruh tingkatan mulai dari tingkat STIKes, Prodi, Badan maupun Unit Pelaksana. Pengendalian SPMI dilaksanakan secara paralel atau bersamaan dalam suatu siklus penjaminan mutu internal, minimal setiap 1 (satu) tahun sekali dalam tahun kalender akademik di seluruh unit kerja STIKes ‘Aisyiyah Bandung, yang dilaksanakan dengan cara Audit Mutu Internal (AMI).
C. Langkah-Langkah Pengendalian Standar SPMI
Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Internal, melalui suatu langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :
1. Melakukan audit mutu internal terhadap dokumen SPMI dalam rangka penyelenggaraan pendidikan di STIKES ‘Aisyiyah Bandung dengan mengacu pada
Standard Requirement, Standar Operasional Prosedur (SOP) Audit Mutu Internal dan
19 keputusan atau atas permintaan pimpinan STIKES ‘Aisyiyah Bandung, dan atau unit kerja.
2. Mengkomunikasikan jadwal visitasi kegiatan audit internal kepada unit kerja sebagai
Auditee.
3. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan lokasi secara komprehensif. 4. Melakukan diskusi hasil temuan audit internal dengan Auditi untuk mendapatkan
persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara Tim Audit Internal dengan Auditee.
5. Membuat laporan kepada BPM untuk diteruskan kepada Ketua disertai dengan tindakan koreksi dan rekomendasi.
Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Mutu Internal digambarkan dalam gambar VI.2 sebagai berikut :
Perencanaan Audit Mutu Internal
Bagian Audit Internal membentuk Tim Audit Mutu Internal
Tim Audit Internal membuat perencanaan Audit untuk setiap unit kerja di STIKES ‘Aisyiyah Bandung secara periodik dan atau berdasaran permintaan pimpinan STIKES ‘Aisyiyah Bandung dan atau Unit Kerja sebagai Auditee
Tim Adit Internal menyampaikan jadwal audit kepada Auditee
Pencatatan dan Pemeriksaan Pelaksanaan Standar SPMI & Kelengkapan
Dokumen SPMI
Tim Audit Mutu Internal melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan hasil wawancara, pemeriksaaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan di lokasi Auditi
Tim Audit Internal mempelajari hasil temuan temuan
- Penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai/dipenuhi
- Penyebab terjadinya ketidaklengkapan dokumen terkait dengan Standar SPMI. Tindakan Korektif terhadap setiap penyimpangan pelaksanaan Standar SPMI
Tim Audit Mutu Internal melakukan diskusi hasil temuan Audit dengan Auditi untuk mendapatakan persetujuan atas hasil temuan . Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakatai antara Tim Audit Internal dan Auditi unit kerja.
Pembuatan Laporan
Tim Audit Internal membuat laporan tertulis hasil audit disertai dengan rekomendasi kepada Pimpinan Unit Kerja dan BPM.
BPM menindaklanjuti hasil laporan Tim Audit Internal untuk diteruskan kepada Ketua
Ketua menindaklanjuti laporan Audit Internal.
20
D. Kualifikasi Pejabat/ Petugas Yang Melaksanakan Pengendalian Standar SPMI
Pihak-pihak yang harus menjalankan pengendalian Standar SPMI adalah
1. BPM, Gugus Kendali Mutu, Tim Monitoring dan Evaluasi, serta Tim Audit Internal 2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang
bersangkutan.
21
BAB VII
MANUAL PENGEMBANGAN/PENINGKATAN STANDAR SPMI
Pengembangan/ Peningkatan Standar adalah pemanfaatan hasil monitoring, evaluasi, dan audit internal setelah dilakukan tindakan koreksi. Bila implementasi koreksi tersebut sesuai dengan ketentuan standar yang telah ditetapkan, maka tahap selanjutnya dengan berdasarkan pada siklus SPMI, dilakukan pengembangan/peningkatan standar secara berkelanjutan (Continuous Improvement).
A. Tujuan Pengembangan/Peningkatan Standar SPMI
Pengembangan/ Peningkatan standar SPMI bertujuan untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap berakhirnya siklus masing- masing standar SPMI yang telah ditetapkan. Pengembangan/ peningkatan Standar SPMI bertujuan pula untuk diversifikasi standar dan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan standar yang diimplementasikan di STIKes ‘Aisyiyah Bandung.
B. Luas Lingkup Pengembangan/ Peningkatan Standar SPMI
Pengembangan/ Peningkatan Standar SPMI diperlukan, ketika pelaksanaan isi dari setiap standar SPMI dalam satu siklus berakhir, dan standar SPMI dapat ditingkatkan mutunya. Terdapat dua macam peningkatan mutu, yaitu peningkatan mutu untuk mencapai standar SPMI yang ditetapkan, dan peningkatan mutu dalam konteks peningkatan standar mutu yang telah dicapai melalui benchmarking. Peningkatan mutu dilaksanakan berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi, serta audit internal berupa rekomendasi sebagai acuan untuk pengembangan/peningkatan mutu secara berkelanjutan dengan mengikuti metode Plan-Do-Check-Action (PDCA). Pengembangan/peningkatan melalui benchmarking standar mutu, untuk mengetahui telah seberapa jauh Standar SPMI yang diimplementasikan, dibandingkan dengan yang terbaiknya.
Terdapat 2 (dua) benchmarking yaitu benchmarking internal dan eksternal. Benchmarking internal adalah upaya membandingkan pelaksanaan/pemenuhan standar SPMI antar Fakultas/Program Studi/Lembaga/UPT/Biro/Bagian di lingkungan unit kerja STIKES ‘Aisyiyah Bandung. Benchmarking eksternal adalah upaya membandingkan pelaksanaan/ pemenuhan standar SPMI STIKES ‘Aisyiyah Bandung terhadap standar SPMI dengan Perguruan Tinggi lain.
22
C. Langkah-Langkah Pengembangan/ Peningkatan Standar SPMI
Pengembangan/ Peningkatan Standar SPMI dilakukan melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut :
1. Mempelajari laporan hasil pengendalian standar, sebagai upaya perbaikan dan pengembangan/peningkatan mutu dari setiap isi standar SPMI yang telah ditetapkan yang dilaksanakan secara periodik.
2. Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan laporan hasil monitoring dan evaluasi, serta hasil Audit Mutu Internal dengan para pejabat struktural yang terkait dengan standar SPMI.
3. Melaksanakan evaluasi isi standar berdasarkan :
a. Hasil pelaksanaan isi standar pada periode waktu sebelumnya
b. Perkembangan situasi dan kondisi STIKes ‘Aisyiyah Bandung dan unit terkait atau tenaga akademik atau non-akademik yang melaksanakan isi standar serta tuntutan kepentingan Institusi dan Stakeholder.
c. Relevansinya dengan visi, misi dan tujuan STIKes ‘Aisyiyah Bandung.
4. Melaksanakan tindakan kaji ulang untuk revisi isi standar, dan melakukan rumusan stadar baru untuk peningkatan mutu. Bila pemenuhan standar telah tercapai, pengembangan/peningkatan mutu dilakukan dengan benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI.
Secara garis besar tahapan pengembangan/ peningkatan Standar SPMI dapat digambarkan dalam gambar VII. 1 sebagai berikut :
Peninjauan Laporan Hasil Monitoring & Evaluasi Audit Internal
Pimpinan STIKes ‘Aisyiyah Bandung (Ketua beserta para Wakil Ketua) dan BPM mempelajari dan melakukan peninjauan terhadap hasil laporan Tim Monitoring dan Evaluasi serta Tim Audit Internal
Evaluasi Laporan Hasil Monitoring & Evaluasi Audit Mutu Internal
Pimpinan STIKes ‘Aisyiyah Bandung dan BPM Pimpinan STIKes ‘Aisyiyah Bandung dan BPM menyelenggarakan rapat atau forum diskusi membahas laporan monitoring dan evaluasi serta hasil audit Internal dengan Auditi dan atau para pejabat struktural yang terkait dengan standar SPMI
Pimpinan STIKes ‘Aisyiyah Bandung dan BPM melaksanakan evaluasi laporan hasil monotoring dan evaluasi serta audit internal.
Kaji Ulang dan Tindak Lanjut
Pimpinan STIKes ‘Aisyiyah Bandung dan BPM melaksanakan tindakan kaji ulang untuk revisi isi standar
BPM (Bagian Manajmen Mutu) melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI.
23
Benchmarking
BPM (Bagian Manajmen Mutu) melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu. Bila pemenuhan standar telah tercapai, pengembangan/ penigkatan mutu dilakukan dengan benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI.
Penetapan Standar Baru
BPM (Bagian Manajmen Mutu) melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu dan bila pemenuhan standar telah tercapai, dengan melakukan Benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI
Gambar VII.1. Tahap-tahap Pengembangan Standar SPMI
D. Kualifikasi Pejabat/ Petugas Pengembangan/ Peningkatan Standar SPMI
Pihak-pihak yang harus menjalankan pengembangan/peningkatan Standar SPMI adalah 1. Pimpinan STIKes ‘Aisyiyah Bandung, BPM, Unit Kendali Mutu, Tim Monitoring
dan Evaluasi, Tim Audit Internal sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan.
24
BAB IX
ORGANISASI BADAN PENJAMINAN MUTU
A. Sejarah Penjaminan Mutu STIKes ‘Aisyiyah Bandung
Sistem penjaminan mutu dimulai sejalan dengan berdirinya STIKes ‘Aisyiyah Bandung melalui SK MENDIKNAS No. 169/E/O/2012 yang bertujuan untuk menjamin pemenuhan standar mutu di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh dan berkembang budaya mutu. Tahun 2012 STIKes Aisyiyah Bandung membentuk Unit Penjaminan Mutu. Target dan sasaran Unit penjaminan mutu di periode renstra 2012 -2016 adalah memantapkan unit/ badan penjaminan mutu dalam pengelolaan perguruan tinggi. Tahun 2014 Unit penjaminan Mutu berubah menjadi Badan penjaminan mutu yang terdiri dari staf penjaminan mutu akademik dan staf penjaminan mutu non akademik serta dibentuk divisi penjaminan mutu di setiap masing-masing program studi. Tahun 2016 dengan lahirmnya peraturan dan kebijkan yang mengatur implementasi SPMI pendidikan tinggi STIKes Aisyiyah pun terus berbenah dalam pemantapan implementasi SPMI .
B. Visi,Misi, Tujuan Badan Penjaminan Mutu 1. Visi
Menjadi Badan Penjaminan Mutu Rujukan Nasional dalam bidang pendidikan tinggi kesehatan yang berlandaskan nilai nilai islam.
2. Misi
a. Membangun sistem dokumen mutu yang sinergis berdasarkan nilai-nilai islam sesuai dengan kebutuhan pemangku kepentingan internal dan eksternal
b. Mendorong peningkatan kinerja akademik dan non akademik dalam pencapaian sistem penjaminan mutu internal berlandaskan nilai-nilai islam.
c. Menyelenggarakan perbaikan berkelanjutan terhadap sistem penjaminan mutu berbasis “outcomes” dalam proses evaluasi oleh berbagai badan akreditasi nasional dan internasional.
3. Tujuan
a. Terselenggara sistem dokumentasi mutu yang handal.
b. Terwujud budaya mutu islami di seluruh unit kerja STIKes Aisyiyah Bandung yang melampaui standar nasional perguruan tinggi.
25 c. Seluruh program studi dan unit yang berada di lingkungan STIKes Aisyiyah
Bandung terakreditasi unggul menurut standar nasional maupun
C. Ruang lingkup BPM
1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik di STIKes Aisyiyah Bandung.
2. Membuat Perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
3. Memonitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik
4. Melakukan audit mutu internal (AMI) di bidang akademik dan non akademik.
5. Berkoordinasi dengan Ketua STIkes dalam capaian renstra tahunan dan tengah tahunan sesuai dengan hasil audit mutu internal
6. Membuat perbaikan, rekomendasi dan peningkatan mutu.
7. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akadmeik maupun non akademik kepada Ketua STikes ‘Aisyiyah Bandung.
8. Menyusun sertifikasi lembaga/unit dan akreditasi program studi maupun institusi di tingkat nasional maupun internasional.
D. Perorganisasian Badan Penjaminan Mutu (BPM)
Tabel.1 Penanggung Jawab Mutu SAB
Tingkat Penanggung jawab Ketua Pelaksana Sasaran
STIKes Ketua STIkes Kepala Badann
Penjaminan Mutu
Akademik dan non akademik Program studi Ketua Program
studi
Gugus Kendali mutu prodi
26
Adapun struktur organisasi BPM STIkes Aisyiyah Bandung sebagai berikut :
Bagan.1 Struktur Organisasi BPM STikes Aisyiyah Bandung
Uraian tugas 1. Kepala BPM
a. Menyusun rencana kerja tahunan Badan Penjaminan Mutu dengan berkoordinasi dengan Koordinator bidang Pengembangan dan Pengendalian Sistem Mutu; Koordinator bidang monev dan analisa serta koordinator bidang Audit Mutu Internal, dan Akreditasi.
b. Menyusun dokumen mutu yang menunjang pelaksanaan SPMI dan melakukan tinjauan revisi sejalan dengan kebutuhan dan kebijakan peraturan penyelenggaran mutu pendidikan tinggi.
c. Berkoordinasi dengan pimpinan STIkes Aisyiyah Bandung dalam penetapan standar mutu di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung.
d. Menyusun pedoman monev bidang akademik dan non akademik di tingkat STIKes dan melakukan tinjauan setiap 4 tahun sekali atau sesuai dengan kebutuhan dan perubahan peraturan penyelenggaran mutu pendidikan tinggi. e. Menyelenggarakan audit mutu internal di tingkat institusi/prodi/dan unit secara
terjadwal.
f. Berkoordinasi dengan coordinator bidang AMI dalam pelaksanaan kegiatan AMI tahunan.
KETUA STIKES ‘AISYIYAH BANDUNG
KEPALA BADAN PENAMINAN MUTU
GUGUS KENDALI MUTU
PRODI
Koordinator bidang Monitoring, Evaluasi dan analisa Koordinator Bidang Pengembangan dan Pengendalian sistem mutu Sekretaris BPM KETUA PROGRAM STUDI Koordinator bidang AMI dan
27 g. Melakukan pembinaan civitas academika STIKes Aisyiyah Bandung menyangkut kesiapan dan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di Unit Kerja masing-masing.
h. Melaporkan kepada Ketua STIKes Aisyiyah Bandung Implementasi dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung, berikut hasil pengukuran dan evaluasinya agar upaya tindak lanjut dapat ditentukan dan dilaksanakan pada waktunya.
i. Menyiapkan materi dan menyelenggarakan Rapat Tinjauan manajemen di tingkat STIKes Aisyiyah Bandung
j. Menyelenggakan sistem informasi berbasis teknologi terkait sistem penjaminan mutu internal.
k. Menyusun persiapan sistem penjaminan mutu eksternal melalui akreditasi perguruan tinggi dan program studi maupun sertifikasi bidang bidang manajemen/unit yang ada di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung.
l. Berkoordinasi dengan pimpinan STIKes maupun program studi dalam penyusunan evaluasi diri.
2. Koordinator Bidang Pengembangan dan Pengendalian sistem mutu
a. Menyusun program kerja dan anggaran terkait program Pengembangan dan Pengendalian sistem dokumen mutu dan mengusulkan kepada Ketua BPM. b. Mengkaji dan menyiapkan dokumen sistem mutu yang terdiri dari kebijakan
mutu (KB), Standar Akademik, manual mutu (MM), sasaran mutu (SM), Rencana Mutu (RM), Prosedur Sistem (PS), Standar Operasional Prosedur (SOP), Instruksi kerja (IK) Daftar catatan mutu (CM) serta Dokumen dokumen internal yang ada berlaku di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung.
c. Menerima dan memeriksa usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu yang diterima dan menindaklanjuti usulan perubahan dokumen tersebut.
d. Memeriksa, mengendalikan penyebaran dokumen di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung.
e. Mengkoordinasi penanganan keluhan pelayanan perguruan tinggi yang masuk melalui BPM.
f. Menyusun pengembangan Sistem Informasi terkait Sistem Penjaminan Mutu STIKes Aisyiyah Bandung.
28 g. Melakukan evaluasi secara periodic terhadap seluruh kegiatan dan realisasi program kerja di bidang pengendali sistem mutu serta mengupayakan tindak lanjut dari hasil evaluasi tersebut
3. Koordinator bidang Monitoring, Evaluasi,
a. Melaksanakan program kerja tahunan yang ditetapkan unit BPM terkait monev akademik dan non akademik
b. Membuat jadwal monitoring evaluasi akademik dan non akademik di tingkat institusi.
c. Meninjau prosedur/ formulir/ perangkat monev bidang akademik dan non akademik.
d. Menetapkan metode statistic yang akan digunakan untuk mengukur dan menganalisis hasil implementasi sistem penjaminan mutu.
e. Melaksanakan monev bidang non akademik meliputi kemahasiswaan, keuangan, adminitrasi, layanan sarana prasarana, layanan keuangan, pelayanan humas dan kerjasama
f. Membuat laporan monev akademik di tingkat STIKes Aisyiyah Bandung berdasarkan laporan dari gugus kendali mutu program studi
g. Mengagendakan dan melaksanakan koordinasi impelementasi Sistem Penjaminan Mutu di Lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung dengan Gugus kendali mutu dan atau penangggung jawab unit serta mengupayakan hasil koordinasi tersebut.
h. Melaporkan kepada Kepala Badan Penjaminan Mutu terkait Implementasi monev akademik dan non akademik di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung serta hasil pengukuran dan evaluasinya agar upaya tindak lanjut dapat ditentukan dan dilaksanakan pada waktunya.
4. Koordinator bidang Audit Mutu Internal dan Akreditasi
a. Melaksanakan program kerja tahunan yang ditetapkan unit BPM
b. Menyusun proposal pelaksanaan Audit Mutu Internal institusi maupun prodi c. Menyusun instrumen penilaian /Borang AMI institusi maupun program studi d. Membuat laporan penyelenggaraan AMI institusi maupun program studi.
e. Berkoordinasi dengan pimpinan program studi dalam pelaksanaan akreditasi program studi.
29 f. Berkoordinasi dengan prodi dan kepala unit/bagian dalam persiapan akreditasi
program studi maupun akreditasi institusi
g. Berkoordinasi dengan pimpinan prodi dalam pembuatan laporan evaluasi diri. h. Berkoordinasi dengan pimpinan institusi dalam pencapaian sasaran mutu dalam
laporan penyelenggaraan pendidikan tinggi.
i. Berkoordinasi dengan pimpinan program studi dalam pengisian borang akreditasi.
j. Berkoordinasi dengan kepanitian akreditasi terkait penyusunan laporan akreditasi tingkat program studi dan institusi.
5. Sekertaris BPM
a. Membantu kepala Badan Penjaminan Mutu STIkes Aisyiyah Bandung dalam menyusun agenda rapat internal Badan Penjaminan Mutu dan Rapat Tinjauan Manajemen STIKes .
b. Membuat dan mendokumentasikan hasil notulensi rapat internal BPM.
c. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar yang berada di unit Badan penjaminan mutu.
d. Mendokumentasikan kegiatan kegiatan terkait program kerja Badan penjaminan Mutu.
6. Gugus kendali Mutu Program studi
a. Melaksanakan program kerja tahunan yang ditetapkan unit BPM di bidang monev akademik di tingkat program studi.
b. Melakukan monev kehadiran dosen. c. Melakukan monev kehadiran mahasiswa
d. Melakukan monev pembuatan Rencana pembelajaran Semester e. Melakukan monev kesesuaian jam pembelajaran
f. Melakakan monev soal
g. Melakukan monev pemanfaatan fasilitas kelas
h. Melakukan monev lulusan program studi berkoordinasi dengan bagian kemahaisswaan dan lulusan
i. Membuat laporan monev akademik tingkat program studi.
j. Membantu ketua program studi dalam penyusunan laporan evaluasi diri program studi
30
DAFTAR PUSTAKA
1. Directorat General of Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003 - 2010
2. Pedoman Pengelolaan Standar Mutu Perguruan Tinggi, 2006, Diketuai Jenderal Perguruan Tinggi-Departemen Pendidikan Nasional.
3. Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan Tinggi, 2003. Diketuai Jenderal Perguruan Tinggi-Departemen Pendidikan Nasional.
4. Praktik Baik Dalam Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, 2008 Departemen Pendidikan Nasional – Direkorat Pendidikan Tinggi
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 13 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan
7. Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Pendidikan Nasional Tinggi
8. Rencana Strategis STIKES ‘Aisyiyah Bandung Tahun 2012-2017 9. Statuta STIKES ‘Aisyiyah Bandung tahun 2014
10. Sistem Penjaminan Mutu Internal, 2010, Bahan Pelatihan, Tim Pengembang SPMI-PT Direkorat Jenderal Pendidikan Tinggi - Departemen Pendidikan Nasional
11. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional
