Sehubungan dengan pemenuhan Peraturan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor: 62 Tahun 2016, UM Bengkulu telah menyusun Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan Keputusan Rektor Nomor: 1174.a-SK/R .01-UMB/2019. Manual SPMI adalah dokumen tertulis yang memuat petunjuk praktis tentang cara, langkah atau prosedur bagaimana Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) ditetapkan, dilaksanakan/dipenuhi, dievaluasi dan dikembangkan/ditingkatkan mutu dalam berbagai standar SPMI secara berkelanjutan. oleh seluruh penyelenggara pendidikan tinggi di UM Bengkulu sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Pemilihan dan penetapan, penerapan/pemenuhan, pengendalian dan pengembangan/penyempurnaan Standar SPMI dilakukan dengan serangkaian aspek yang disebut poin mutu.
Pedoman bagaimana kriteria, standar dan tujuan dikembangkan ditetapkan dalam Standar SPMI dan kualitasnya dipantau dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Pada dasarnya Pedoman SPMI UM Bengkulu berkaitan dengan tahapan bagaimana menetapkan, melaksanakan/memenuhi, mengendalikan dan mengembangkan/menyempurnakan standar SPMI yang diterapkan di UM Bengkulu. Tahap penetapan standar SPMI merupakan tahap penerapan seluruh Standar SPMI bidang akademik dan non akademik di tingkat Universitas.
Penerapan standar SPMI mengacu pada siklus pengelolaan SPMI UM Bengkulu yang dimulai dengan siklus kegiatan SPMI dalam satu tahun kalender akademik dan dilanjutkan dengan siklus yang sama pada tahun-tahun berikutnya.
DEFINISI ISTILAH
Evaluasi serta tim audit internal, dengan tujuan memastikan pelaksanaan SPMI tidak menyimpang dari standar SPMI yang telah ditetapkan. Tahap pengembangan/penyempurnaan standar SPMI merupakan tahapan dimana penerapan standar SPMI pada siklus kalender akademik telah dikaji ulang untuk meningkatkan mutu dan ditetapkan standar SPMI baru untuk dilaksanakan pada siklus dan tahun ajaran berikutnya. Penetapan pengembangan/penyempurnaan standar SPMI pada tahun berikutnya didasarkan pada hasil audit internal yang dilakukan oleh LPMPP, tim pemantauan dan evaluasi serta tim audit internal dengan memeriksa dan mengaudit penerapan standar SPMI di seluruh pekerjaan. unit serta benchmarking.
Standar SPMI : Dokumen tertulis yang memuat standar, kriteria, ukuran, spesifikasi tentang sesuatu yang ingin dicapai atau dipenuhi. Pemantauan : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan yang memberikan pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan yang memberikan pendidikan tersebut telah terlaksana sesuai dengan yang seharusnya dilakukan sesuai dengan isi standar SPMI yang telah ditetapkan. Evaluasi: Tindakan verifikasi atau revisi secara rinci terhadap seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan, yang dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk memeriksa apakah seluruh aspek penyelenggaraan pendidikan telah sesuai dengan muatan standar yang telah ditetapkan.
Evaluasi standar: Evaluasi terhadap isi standar didasarkan pada hasil penerapan isi standar pada periode sebelumnya dan perkembangan situasi dan kondisi lembaga, tuntutan pemangku kepentingan lembaga dan masyarakat pada umumnya, serta relevansinya. terhadap visi dan misi UM Bengkulu. Pengembangan atau penyempurnaan standar: Upaya evaluasi dan peningkatan kualitas isi standar SPMI yang dilakukan secara berkala berdasarkan siklus standar secara berkesinambungan. Siklus standar : Durasi atau masa berlaku standar SPMI dengan aspek-aspek yang diatur di dalamnya.
Audit Internal: kegiatan pemeriksaan kepatuhan yang beroperasi secara internal untuk mengukur dan mengevaluasi SPMI di UM Bengkulu dengan memberikan analisa, evaluasi dan rekomendasi mengenai kegiatan SPMI yang dilakukan oleh Auditor Internal UM Bengkulu untuk memeriksa bahwa seluruh standar telah dicapai atau dipenuhi oleh masing-masing unit kerja di UM Bengkulu. Pedoman penetapan Standar SPMI merupakan tahap dimana seluruh Standar SPMI disusun, dirumuskan dan ditetapkan sampai disetujui oleh Rektor melalui Keputusan Rektor. Standar SPMI memuat pernyataan kualitatif dan/atau kuantitatif yang pencapaian atau pemenuhannya dapat diukur oleh seluruh pelaksana penjaminan mutu di seluruh unit kerja UM Bengkulu, yang mencakup 24 (dua puluh empat) standar minimal wajib SNPT yang diatur dalam Permenristekdicti No.
TUJUAN PENETAPAN STANDAR SPMI
Review: analisis terhadap hasil temuan dan rekomendasi kegiatan audit internal sebagai dasar tindakan perbaikan perbaikan dan/atau perbaikan pada siklus berikutnya dalam upaya peningkatan mutu berkelanjutan (Continuous Quality Improvement). Benchmarking: Upaya untuk senantiasa membandingkan standar, baik antara internal organisasi maupun dengan standar eksternal, dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas. Penetapan standar SPMI juga dimaksudkan sebagai acuan dalam perancangan, perumusan dan penetapan berbagai standar di tingkat universitas, fakultas, program pascasarjana, lembaga, unit pelaksana teknis (UPT) dan biro dalam upaya peningkatan mutu yang berkesinambungan dan berkelanjutan. , sehingga di UM Bengkulu tercipta budaya mutu.
LUAS LINGKUP PENETAPAN STANDAR SPMI
LANGKAH-LANGKAH PENETAPAN STANDAR SPMI
Menyempurnakan standar atau merumuskan kembali standar dengan memperhatikan masukan dari unit kerja di UM Bengkulu. Tim Ad Hoc melakukan analisis standar mutu mengacu pada Visi, Misi UM Bengkulu, Permenristekdikti No. LPMPP dan tim Ad Hoc merumuskan rancangan standar SPMI, mengacu pada visi, misi dan tujuan UM Bengkulu, Renstra dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Standar SPMI ▪ Draf standar SPMI dipresentasikan pada rapat pleno dengan GPM/UPM dan pimpinan universitas untuk mendapatkan masukan dan umpan balik (jika ada). Hasil pengisian standar, SOP dan formulir SPMI dilaporkan kepada pimpinan UM Bengkulu untuk mendapat persetujuan. Rektor menerbitkan surat keputusan standar SPMI sebagai pedoman penerapan standar SPML di seluruh unit kerja di UM Bengkulu.
KUALIFIKASI PEJABAT/ PETUGAS YANG MELAKSANAKAN PENETAPAN STANDAR SPMI
TUJUAN PELAKSANAAN/PEMENUHAN STANDAR SPMI
LUAS LINGKUP PELAKSANAAN/PEMENUHAN STANDAR SPMI
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN/PEMENUHAN STANDAR SPMI Pemenuhan Standar SPMI dilakukan melalui langkah-langkah atau
LPMPP dan Departemen Manajemen Mutu berkoordinasi dengan GPM di seluruh unit kerja UM Bengkulu. LPMPP dan Tim Ad Hoc menyiapkan SOP dan formulir (Formulir) terkait dengan masing-masing standar SPMI. Pimpinan UM Bengkulu dan LPMPP mengadakan sosialisasi standar mutu beserta SOP dan formulir (formulir) kepada seluruh unit kerja di UM Bengkulu baik bidang akademik maupun non akademik serta tenaga akademik dan non akademik termasuk mahasiswa dan alumni.
KUALIFIKASI PEJABAT/ PETUGAS YANG MELAKSANAKAN PEMENUHAN STANDAR SPMI
LPMPP dan Bagian Manajemen Mutu melaksanakan persiapan teknis dan administratif penerapan standar isi. Evaluasi Standar SPMI merupakan manajemen pengendalian mutu yang meliputi kegiatan evaluasi pemenuhan Standar SPMI dengan cara mengamati suatu proses atau kegiatan pendidikan di seluruh unit kerja untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. seharusnya ada dalam isi set standar SPMI.
TUJUAN EVALUASI STANDAR SPMI
LUAS LINGKUP EVALUASI STANDAR SPMI
Evaluasi diagnostik adalah evaluasi yang bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan atau hambatan yang mungkin menghambat penerapan isi standar dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan tersebut. Evaluasi formatif adalah evaluasi yang tujuannya adalah memantau proses pemberlakuan standar untuk mengambil tindakan pengendalian jika ditemukan kesalahan atau penyimpangan yang dapat mengakibatkan ketidaksesuaian terhadap isi standar, atau untuk memperkuat pencapaian pemberlakuan standar. standar. Evaluasi sumatif adalah evaluasi yang tujuannya menganalisis hasil akhir pemberlakuan standar, sehingga memungkinkan untuk menarik kesimpulan tentang efisiensi, efektivitas, dan dampak pemberlakuan standar.
Evaluasi harus dilakukan oleh pejabat struktural yang menjadi audiens dari setiap penerapan standar dan sebagai bagian dari tugas, wewenang dan tanggung jawab sesuai struktur organisasi di UM Bengkulu pada unit masing-masing yang disebut evaluasi tertanam. Evaluasi ini disebut dengan evaluasi internal UM Bengkulu dan apabila dilakukan oleh seluruh unit maka akan menghasilkan evaluasi diri universitas. Evaluasi eksternal dilakukan oleh BAN-PT dan/lembaga akreditasi independen, evaluasi lainnya dapat dilakukan oleh akuntan publik di bidang keuangan.
LANGKAH-LANGKAH EVALUASI STANDAR SPMI
Melaksanakan pemantauan secara berkala (harian, mingguan, bulanan, atau enam bulanan) terhadap penerapan muatan standar pada seluruh aspek kegiatan pendidikan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan. Mencatat atau mencatat segala temuan baik berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan pendidikan dibandingkan dengan isi standar SPMI. Melakukan pencatatan jika ditemukan dokumen yang tidak lengkap, seperti prosedur kerja dan formulir standar apa pun yang telah diterapkan.
Tim Monitoring dan Evaluasi memantau dan mengevaluasi penerapan Standar SPMI secara berkala sesuai jadwal yang telah ditentukan. Tim Monitoring dan Evaluasi mencatat dan memeriksa penerapan standar SPMI di setiap unit kerja, apakah fakta di lapangan sesuai dengan yang tertulis dalam isi standar.
KUALIFIKASI PEJABAT/ PETUGAS YANG MELAKSANAKAN EVALUASI STANDAR SPMI
TUJUAN PENGENDALIAN STANDAR SPMI
LUAS LINGKUP PENGENDALIAN STANDAR SPMI
LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN STANDAR SPMI
Membuat laporan tertulis secara berkala mengenai hal-hal yang menjadi standar pengendalian LPMPP. Pengendalian standar SPMI dilakukan oleh Audit Mutu Internal (AMI) dengan langkah atau prosedur sebagai berikut: 1. Melaksanakan audit mutu internal dokumen SPMI dalam rangka penyelenggaraan pendidikan di UM Bengkulu dengan mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) Audit Internal Mutu dan Bentuk (Formulir) yang ditetapkan secara berkala dan disetujui dengan surat keputusan atau atas permintaan pimpinan UM Bengkulu dan/atau unit kerja.
Mencatat atau mencatat seluruh temuan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pencatatan kegiatan dan kondisi lokasi secara komprehensif. Membahas hasil temuan audit mutu internal dengan auditee untuk mendapatkan persetujuan atas temuan tersebut. Temuan penyimpangan dan/atau dokumen yang tidak lengkap harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara tim audit internal dan auditee.
Tim audit menyusun rencana audit setiap unit kerja di UM Bengkulu secara berkala dan/atau berdasarkan permintaan pimpinan dan/atau unit kerja UM Bengkulu. Tim audit mencatat seluruh temuan dari wawancara, telaah dokumen, pencatatan aktivitas dan kondisi di lokasi penilai. Tim audit mendiskusikan temuan audit dengan auditee untuk memperoleh konsensus atas temuan tersebut.
Temuan-temuan kejanggalan dan/atau ketidaklengkapan dokumen harus segera dihilangkan dalam jangka waktu yang disepakati antara asesor dan unit kerja asessee. Penyusunan laporan ▪ Tim audit menyiapkan laporan tertulis hasil penilaian dengan rekomendasi kepada pimpinan unit kerja dan LPMPP.
KUALIFIKASI PEJABAT/ PETUGAS YANG MELAKSANAKAN PENGENDALIAN STANDAR SPMI
Pengembangan/perbaikan standar merupakan pemanfaatan hasil pemantauan, evaluasi, dan audit mutu internal setelah dilakukan tindakan perbaikan. Apabila pelaksanaan koreksi telah sesuai dengan ketentuan standar yang telah ditetapkan, maka tahapan selanjutnya berdasarkan siklus SPMI adalah pengembangan/peningkatan standar secara berkelanjutan (Continuous Improvement).
TUJUAN PENGEMBANGAN/PENINGKATAN STANDAR SPMI
LUAS LINGKUP PENGEMBANGAN/ PENINGKATAN STANDAR SPMI Pengembangan/ Peningkatan Standar SPMI diperlukan, ketika
LANGKAH-LANGKAH PENGEMBANGAN/ PENINGKATAN STANDAR SPMI
Manajemen UM Bengkulu (Rektor dan Wakil Rektor) dan LPMPP mempelajari dan mengkaji hasil laporan Tim Monitoring dan Evaluasi serta Tim Audit Internal. Pimpinan UM Bengkulu dan LPMPP mengadakan pertemuan atau forum diskusi untuk membahas laporan pemantauan dan evaluasi serta hasil audit internal dengan pejabat yang diaudit dan/atau struktural terkait standar SPMI. Pimpinan UM Bengkulu dan LPMPP melaksanakan laporan evaluasi hasil monitoring dan evaluasi serta audit internal.
KUALIFIKASI PEJABAT/ PETUGAS PENGEMBANGAN/ PENINGKATAN STANDAR SPMI
