RANCANGAN
UNDANG-UNDANG MAHASISWA NOMOR 6 TAHUN 2018
TENTANG
ADMINISTRASI KELEMBAGAAN MAHASISWA UNIVERSITAS RIAU
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA, PRESIDEN MAHASISWA UNIVERSITAS RIAU
Menimbang : a. bahwa administrasi kelembagaan mahasiswa adalah bagian penting dari pada sistem organisasi kemahasiswaan di lingkungan Universitas Riau; b. bahwa demi kemajuan administrasi kelembagaan mahasiswa Universitas
Riau diperlukan aturan baku mengenai tata tertib administrasi kelembagan mahasiswa Universitas Riau;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu membentuk Undang-Undang Mahasiswa tentang Administrasi Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau;
Mengingat : Undang-Undang Dasar Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau;
Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
UNIVERSITAS RIAU
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : UNDANG – UNDANG ADMINISTRASI KELEMBAGAAN
BAB I
KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan :
1. UUD KM UR adalah peraturan tertinggi sebagai konstitusi didalam Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau.
2. Undang-undang Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau yang selanjutnya disebut Undang-undang adalah Peraturan Perundang-undangan yang dibentuk oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Riau.
3. Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau yang selanjutnya disebut KM UR adalah wadah formal dan legal bagi seluruh aktivitas kemahasiswaan di Universitas Riau.
4. Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Riau yang selanjutnya disebut DPM UR adalah lembaga tinggi dalam Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau yang memiliki kekuasaan legislatif.
5. Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Riau yang selanjutnya disebut BEM UR adalah lembaga tinggi dalam Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau yang memiliki kekuasaan eksekutif.
6. Unit Kegiatan Mahasiswa Universitas Riau yang selanjutnya disebut UKM adalah Unit Kegiatan Mahasiswa di tingkat universitas yang memiliki otonomi dan memenuhi syarat serta diresmikan oleh keputusan Musyawarah Mahasiswa.
7. Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas yang selanjutnya disingkat DPMF atau yang dipersamakan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Kelembagaan Mahasiswa
8. Lembaga Semi Otonom yang selanjutnya disebut LSO adalah Lembaga Semi Otonom di tingkat Fakultas yang memiliki otonomi dan memenuhi syarat serta diresmikan oleh keputusan Musyawarah Mahasiswa Fakultas.
9. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
10. Proposal Kegiatan adalah suatu usulan kegiatan atau rencana yang diterangkan dalam bentuk rancangan kerja secara terperinci dan sistematis yang akan dilaksanakan atau dikerjakan. 11. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan adalah lapora pertanggungjawaban yang dibuat
setelah berakhirnya setiap agenda program kerja yang dilaksanakan.
12. Portofolio adalah kewenangan dan kewajiban badan, bidang, dinas, komisi, kementrian serta alat kelengkapan organisasi yang tak terpisahkan dari struktur kelembagaan.
14. Laporan keuangan adalahkeadaan yang menyajikan jumlah penerimaan, pengeluaran, piutang, utang dan catatan atas laporan keuangan kelembagaan mahasiswa pada periode tertentu.
15. Pedoman Laporan Keuangan adalah panduan penyajian kondisi keuangan kelembagaan mahasiswa pada periode tertentu.
16. Penerimaan kas adalah penerimaan uang tunai dan atau setara uang tunai.
17. Pengeluaran kas adalah pembayaran yang dilakukan oleh organisasi untuk berbagai tujuan. 18. Piutang adalah tagihan kepada pihak lain yang masa pelunasannya setelah periode
penyusunan laporan keuangan.
19. Hutang adalah kewajiban kepada pihak lain untuk membayar sejumlah uang atrau barang yang dilakukan setelah periode penyusunan laporan keuangan
BAB II
ASAS DAN TUJUAN Pasal 2
Administrasi kelembagaan mahasiswa berasaskan: a) Keterbukaan informasi;
b) Itikad baik; dan c) Kesamaan hak.
Pasal 3
Alur administrasi kelembagaan bertujuan untuk kemajuan dalam tata kelola administrasi dan kesekretariatan kelembagaan mahasiswa Universitas Riau.
Pasal 4
Administrasi kelembagaan dikeluarkan dengan persetujuan ketua lembaga bersangkutan bersama sekretaris atau bendahara atau komisi atau badan atau bidang – bidang yang bersangkutan.
BAB III
JENIS-JENIS SURAT Pasal 5
Surat kelembagaan mahasiswa terdiri dari: a. surat undangan; b. surat permohonan; c. surat pemberitahuan; d. surat peminjaman; e. surat rekomendasi; f. surat mandat; g. surat keterangan;
h. surat peringatan; i. surat pemanggilan; j. surat keputusan; k. surat ketetapan; l. surat tugas; dan
Bagian Kesatu Surat Undangan
Pasal 6
Surat Undangan yang selanjutnya disingkat dengan SU adalah surat yang bertujuan untuk meminta kesediaan pihak tertuju agar dapat menghadiri undangan pengirim.
Pasal 7
Surat Undangan dikirimkan kepada ketua kelembagaan tertuju selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum kegiatan diselenggarakan.
Pasal 8
Dalam hal mengundang anggota-anggota kelembagaan tertuju diharuskan memakai untuk perhatian (u.p.) terhadap jabatan yang bersangkutan.
Bagian Kedua Surat Permohonan
Pasal 9
Surat Permohonan yang selanjutnya disingkat dengan SPH adalah surat yang bertujuan untuk meminta suatu perihal kepada seseorang, lembaga, atau instansi terkait yang dapat berupa permohonan rekomendasi, kunjungan, pengadaan barang dan/atau jasa.
Pasal 10
Surat Permohonan rekomendasi peserta kegiatan dikirimkan kepada ketua kelembagaan tertuju selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum kegiatan diselenggarakan.
Pasal 11
Surat Permohonan kunjungan kerja disampaikan kepada ketua kelembagaan tertuju selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum hari yang dimohonkan.
Pasal 12
(1) Surat balasan disampaikan kepada pemohon jika diperlukan untuk memberikan konfirmasi terhadap permohonan pemohon.
(2) Surat balasan untuk permohonan rekomendasi berbentuk surat rekomendasi .
(3) Surat balasan permohonan kunjungan kerja kelembagaan berbentuk surat pemberitahuan.
Pasal 13
Surat balasan permohonan yang diajukan dalam bentuk surat rekomendasi atau surat pemberitahuan disampaikan selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum kegiatan berlangsung.
Bagian Ketiga Surat Pemberitahuan
Pasal 14
Surat Pemberitahuanyang selanjutnya disingkat dengan SPT adalah surat yang bertujuan untuk mengabarkan atau memberi informasi tentang suatu perihal yang berupa pernyataan klarifikasi informasi, perubahan pernyataan ataupun mengumumkan suatu kegiatan kepada pihak yang dituju.
Pasal 15
BEM UR dan UKM tingkat UR mengirimkan surat pemberitahuan kepada DPM UR untuk setiap kegiatan yang melibatkan selain pengurus lembaga kecuali untuk kegiatan yang bersifat berkelanjutan setiap pekan dan/atau dipersamakan di tingkat fakultas.
Pasal 16
Surat pemberitahuan kegiatan disampaikan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum kegiatan diselenggarakan.
Bagian Keempat Surat Peminjaman
Pasal 17
Surat Peminjaman yang selanjutnya disingkat dengan SPJ adalah surat yang bertujuan untuk meminjam inventaris kelembagaan atau instansi yang dituju.
Pasal 18
Daftar peminjaman dilampirkan dalam surat peminjaman saat surat diajukan kepada kelembagaan tertuju.
Pasal 19
Daftar peminjaman sebagaimana dimaksud pasal 18 berisi daftar inventaris yang dipinjam dari kelembagaan tertuju.
Pasal 20
Permohonan Peminjaman Inventaris Kelembagaan di ajukan paling lambat 3 (tiga) hari sebelum inventaris tersebut digunakan.
Pasal 21
Permohonan Peminjaman diajukan tertulis kepada ketua umum Kelembagaan Mahasiswa tertuju.
Pasal 22
Ketua Umum Kelembagaan mahasiwa tertuju mengeluarkan surat disposisi persetujuan penggunaan inventaris yang kemudian ditandatangani bersama pemohon
Pasal 23
Pengembalian inventaris Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau paling lama 3 (tiga) hari terhitung tanggal pemakaian yang diajukan pemohon
Pasal 24
Mewajibkan kepada pengguna inventaris untuk menjaga keamanan,keutuhan serta kebersihan inventaris selama digunakan, dan melakukan penggatian terhadap kerusakan dan kehilangan inventaris bersangkutan
Pasal 25
Penggantian kerusakan serta kehilangan inventaris menjadi tanggungjawab pemohon dan penggantian dan/atau perbaikan dilakukan berdasarkan kesepakatan kelembagaan terkait;
Pasal 26
Apabila penggantian sebagaimana dimaksud Pasal 25 tidak dilaksanakan, maka ketua umum Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Riau atau Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas dapat merekomendasikan kepada Wakil Rektor III atau Wakil Dekan III bagian kemahasiswaan untuk memotong sementara keuangan lembaga terkait berdasarkan kesepakatan kelembagaan terkait;
Bagian Kelima Surat Rekomendasi
Pasal 27
(1) Surat Rekomendasi yang selanjutnya disingkat dengan SR adalah surat yang berisi sebuah rekomendasi tertentu kepada lembaga lain berkaitan dengan suatu tujuan.
(2) Surat Rekomendasi dalam kelembagaan mahasiswa Universitas Riau digunakan untuk memberikan delegasi terhadap usulan seseorang atau lembaga atau instansi agar dapat memenuhi kewajiban yang telah di sepakati.
Pasal 28
Daftar delegasi yang dikirimkan sebagai rekomendasi dituliskan dalam lampiran surat yang berisi nama, jabatan, dan nomor kontak bersangkutan.
Bagian Keenam Surat Mandat
Pasal 29
Surat Mandat yang selanjutnya disingkat dengan MDT adalah surat yang bertujuan untuk memberikan kewenangan fungsional kepada seseorang, lembaga, instansi sesuai dengan status kewenangan yang diberikan dalam jangka waktu tertentu yang bersifat sementara.
Pasal 30
Surat mandat ditanda tangani oleh pemberi wewenang dan yang diberikan wewenang serta diketahui oleh ketua lembaga.
Pasal 31
(1) Surat mandat yang dikeluarkan oleh BEM Universitas Riau dan UKM ditembuskan kepada DPM Universitas Riau.
(2) Surat mandat yang dikeluarkan oleh kelembagaan mahasiswa tingkat fakultas atau jurusan atau prodi ditembuskan kepada DPM atau yang dipersamakan di tingkat fakultas.
Pasal 32
(1) Setiap orang yang menerima mandat sementara untuk selanjutnya disebut Penjabat Sementara menjalankan tugas pemberi mandat dalam jangka waktu yang ditentukan.
(2) Penjabat Sementara dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya tidak dapat melaksanakan semua kewenangan portofolio pada jabatannya itu.
Pasal 33
(1) Setiap orang yang menerima mandat tetap untuk selanjutnya disebut dengan Pelaksana Tugas menjalankan kewenangan definitif pemberi mandat hingga masa jabatan pemberi mandat selesai.
(2) Pelaksana tugas dapat menjalankan kewenangan definitif sebagai pejabat pengganti dalam menjalankan portofolio pada jabatannya.
Bagian Ketujuh Surat Keterangan
Pasal 34
Surat Keteranganyang selanjutnya disingkat dengan SKT adalah surat yang menerangkan perihal tertentu dengan tujuan memberikan penjelasan dan/atau definisi kepada pihak tertuju.
Pasal 35
(1) Surat keterangan aktif organisasi dikeluarkan oleh ketua lembaga yang menyatakan bahwa seseorang sedang aktif menjabat dalam kepengurusan yang sedang berlangsung dan/atau pengurus yang sudah demisioner.
(2) Indikator keaktifan sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 (satu) di serahkan kepada masing- masing kelembagaan yang bersangkutan.
Bagian Kedelapan Surat Peringatan
Pasal 36
(1) Surat Peringatan yang selanjutnya disingkat dengan SP adalah surat yang bertujuan untuk memberi peringatan kepada pihak tertuju mengenai suatu tindakan ataupun perbuatan.
(2) Surat peringatan dapat dilakukan dengan ketentuan hierarki sebagai berikut: a. DPM UR terhadap kelembagaan mahasiswa tingkat Universitas;
b. DPM Fakultas terhadap kelembagaan mahasiswa tingkat fakultas;
c. DPM Fakultas terhadap himpunan mahasiswa jurusan atau komunitas lainnya ditingkat Fakultas;
d. Ketua kelembagaan mahasiswa terhadap pemangku jabatan alat kelengkapan lembaga bersangkutan; dan/atau
e. DPM UR atau DPM Fakultas terhadap panitia dan/atau penanggung jawab kegiatan kelembagaan mahasiswa internal maupun kelembagaan eksternal.
Bagian Kesembilan Surat Pemanggilan
Pasal 37
Surat Pemanggilan yang selanjutnya disingkat dengan SPM adalah surat yang bertujuan untuk memanggil pihak tertuju agar memberikan keterangan mengenai suatu tindakan ataupun perbuatan.
Pasal 38
(1) Dewan Perwakilan Mahasiswa dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya sebagai lembaga legislatif yang memiliki fungsi pengawasan dapat melakukan pemanggilan terhadap kelembagaan mahasiswa tingkat universitas.
(2) Pemanggilan terhadap kelembagaan mahasiswa tingkat universitas dilakukan apabila menurut pendapat DPM UR kelembagaan dimaksud telah melakukan pelanggaran terhadap UUD KM UR dan/atau Undang Undang Mahasiswa.
Pasal 39
Pemanggilan sebagaimana dimaksud Pasal 38 juga dapat dilakukan berdasarkan hierarki: a. DPM UR Terhadap kelembagaan mahasiswa tingkat Universitas;
b. DPM Fakultas terhadap kelembagaan mahasiswa tingkat fakultas;
c. DPM Fakultas terhadap himpunan Mahasiswa jurusan atau komunitas lainnya ditingkat Fakultas;
d. Ketua kelembagaan mahasiswa terhadap pemangku jabatan alat kelengkapan lembaga bersangkutan; dan/atau
e. DPM UR atau DPM Fakultas terhadap panitia dan/atau penanggung jawab kegiatan kelembagaan mahasiswa internal maupun kelembagaan eksternal.
Pasal 40
Dalam hal kelembagaan dan/atau panitia kegiatan melakukan kegiatan berkelanjutan yang menyalahi peraturan perundang-undangan peringatan dilakukan setelah dua kali mendapatkan surat pemanggilan.
Pasal 41
Pemanggilan dapat dilakukan apabila tidak mengindahkan setelah 2 (dua) kali surat peringatan diabaikan oleh pihak tertuju.
Bagian Kesepuluh Surat Keputusan
(1) Surat Keputusan yang selanjutnya disingkat dengan SK adalah surat yang bertujuan untuk mengesahkan eksistensi organisasi, lembaga, atau keputusan pada internal suatu lembaga sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya.
(2) Surat Keputusan mengikat umum, berlaku umum, dan bersifat mengatur dan memaksa.
Pasal 43
(1) Surat keputusan yang dikeluarkan oleh kelembagaan mahasiswa tingkat Universitas harus ditembuskan kepada DPM Universitas Riau selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah disahkan.
(2) Surat keputusan yang dikeluarkan oleh kelembagaan mahasiswa tingkat Fakultas harus ditembuskan kepada DPM Fakultas selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah disahkan (3) Surat keputusan ditanda tangani oleh ketua lembaga.
Bagian Kesebelas Surat Ketetapan
Pasal 44
Surat Ketetapan yang selanjutnya yang selanjutnya disingkat dengan TAP adalah surat keputusan yang berlaku mengikat kelembagaan dan bersifat tetap.
Pasal 45
(1) Surat ketetapan dikeluarkan dalam persidangan atau rapat kelembagaan mahasiswa dilingkungan Universitas Riau.
(2) Surat ketetapan ditandatangani oleh pimpinan sidang atau pimpinan rapat.
Bagian Keduabelas Surat Tugas
Pasal 46
(1) Surat Tugas yang selanjutnya disingkat dengan ST adalah surat yang bertujuan untuk memberi kewenangan kepada seseorang untuk melaksanakan tugas jabatan pemberi tugas. (2) Surat tugas dapat diberikan oleh ketua kelembagaan atau ketua komisi atau ketua divisi atau
organ kelembagaan lainnya.
(3) Surat tugas ditandatangani oleh pemberi tugas dan ketua kelembagaan bersangkutan.
(4) Surat tugas berisi pernyataan pemberi tugas kepada penerima tugas tentang lingkup dan batas kewenangan tugas yang diberikan.
(5) Surat tugas berlaku pada satu masa tugas atau berlaku selama 20 (dua puluh) hari.
Pasal 47
(1) Dalam hal penugasan lebih dari 20 (dua puluh) hari, surat tugas diperpanjang untuk satu masa tugas yang sama.
(2) Perpanjangan surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 (satu) disetujui dan ditandatangani pemberi tugas dan ketua kelembagaan.
Bagian Ketigabelas Surat Kuasa
Pasal 48
(1) Surat Kuasa adalah surat tak bernomor yang berisi pelimpahan wewenang perorangan atau atas nama jabatan tertentu kepada penerima kuasa.
(2) Penerima kuasa dapat melakukan tugas dan/atau wewenang penuh dan bertindak atasnama pemberi kuasa.
Pasal 49
(1) Surat kuasa memuat: a. Judul Surat;
b. Identitas para pihak; c. Hal yang dikuasakan; dan d. Penutup.
(2) Surat kuasa ditandatangani oleh para pihak dan bermaterai 6000.
Bagian Keempatbelas Surat Perjanjian
Pasal 50
Surat perjanjian dan/atau momerandum of understanding yang selanjutnya di singkat dengan MOU adalah surat yang bertujuan untuk melakukan perjanjian atau kerjasama antara lembaga dengan pihak lainya.
Pasal 51
Ketentuan lebih lanjut Format penulisan surat sebagaimana dimaksud pada Pasal 6, Pasal 9, 14, 17 ayat (1), 27, 29, 34, 36 ayat (1), 37, 42 ayat (1), 44, 46 ayat (1), 48 ayat (1) diatur lebih lanjut dalam lampiran yang tidak terpisahkan dari undang-undang ini.
BAB IV Sertifikat
Pasal 52
Sertifikat yang selanjutnya disingkat SRTF adalah surat yang dibuat sebagai bentuk penghargaan kepada seseorang atau lembaga atau instansi terkait atas pencapaiannya.
Pasal 53
(1) Penomoran sertifikat terdiri dari tiga digit angka yang diurutkan berdasarkan urutan nomor sertifikat sebelumnya.
(2) Penomoran sertifikat yang berasal dari kepanitiaan dibedakan dengan yang berasal dari lembaga tersebut.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai format penulisan sertifikat diatur lebih lanjut dalam lampiran yang tidak terpisahkan dari undang-undang ini.
BAB V
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Pasal 54
(1) Standar Operasional Prosedur Kegiatan disingkat dengan SOP.
(2) SOP sebagaimana dimaksud pada pasal ayat (1) adalah standar capaian suatu hal yang wajib dicapai dalam pelaksanaanya.
(3) SOP dibuat sebagai bentuk pengawasan DPM terhadap kegiatan dan/atau kelembagaan mahasiswa Universitas Riau.
(4) SOP yang dibuat oleh BEM UR dan UKM diserahkan kepada DPM Universitas Riau sepuluh hari setelah ditetapkan.
(5) SOP yang diserahkan kepada DPM Fakultas diatur dalam peraturan tersendiri. (6) SOP yang diserahkan ditindaklanjuti DPM sesuai dengan kewenangannya.
(7) Sanksi yang diterima jika tidak menyerahkan sebagaimana yang dimaksud pada pasal 54 ayat (4) yaitu tidak disahkannya Proposal Kegiatan serta tidak mendapatkan disposisi kegiatan terkait dari DPM Universitas Riau.
(8) Pemberlakuan SOP ini untuk seluruh kelembagaan mahasiswa Universitas Riau.
BAB VI
PROPOSAL KEGIATAN Bagian Kesatu
Umum Pasal 55
(1) Proposal Kegiatan terdiri dari bagian-bagian yang menjelaskan mengenai kegiatan organisasi kemahasiswaan yang akan dilaksanakan.
(2) Surat permohonan dan proposal kegiatan harus diajukan paling lambat 14 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan.
(3) Proposal Penyelenggaraan Kegiatan yang akan diajukan terlebih dahulu ditandatangani oleh Ketua pelaksana, Sekretaris Pelaksanan dan Ketua Kelembagaan yang bersangkutan untuk kemudian diajukan kepada:
a. DPM UR melalui Komisi I dan Komisi V untuk kelembagaan ditingkat Universitas. b. DPMF melalui Komisi yang bersangkutan untuk kelembagaan ditingkat Fakultas.
(4) Proposal Kegiatan yang belum sesuai dengan panduan administrasi akan dikembalikan kepada kelembagaan yang bersangkutan untuk kemudian dilengkapi dan harus diajukan kembali paling lambat 3 hari kerja setelah tanggal pengembalian
(5) Proposal Kegiatan yang telah sesuai dengan panduan administrasi yang telah ditentukan akan ditandatangani oleh:
a. Ketua Umum DPM UR untuk kelembagaan ditingkat Universitas. b. Ketua Umum DPMF untuk kelembagaan ditingkat Fakultas.
(6) Surat Permohonan dan Proposal Kegiatan yang telah ditandatangani oleh Ketua Umum DPM UR atau DPMF diserahkan kepada:
a. Rektor untuk kelembagaan ditingkat Universitas. b. Dekan untuk kelembagaan ditingkat Fakultas.
Bagian Kedua Sponsor Pasal 56
(1) Sponsor yang mendukung atau mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan berikut: a. Saling menguntungkan;
b. Bukan berasal dari dan untuk kepentingan Partai Politik; c. Bukan produk minuman keras;
d. Bukan produk rokok;
e. Bukan produk yang berkonotasi seks; f. Bukan produk ilegal atau barang terlarang;
g. Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas akan diatur kemudian.
(2) Ketentuan yang belum tercantum dalam ayat (1) diatur kemudian sepanjang dianggap tidak bertentangan dengan norma yang berlaku.
BAB VII
Laporan Pertanggungjawaban Bagian Kesatu
Laporan Pertanggungjawaban Satu Periode Pasal 57
(1) Laporan pertanggungjawaban adalah penyampaian tertulis seluruh program kerja dimulai dari tahap perencanaan sampai dengan realisasi program.
(2) Muatan laporan pertanggungjawaban terhitung dimulai saat sumpah jabatan sampai dengan dibacakan surat ketetapan demisioner kelembagaan.
Pasal 58
(1) Laporan pertanggungjawaban LSO dan HMJ disampaikan paling lama 7 (tujuh) hari setelah sidang pembahasan laporan pertanggungjawaban kelembagaan pada setiap kelembagaan. (2) Laporan pertanggungjawaban kelembagaan UKM wajib diserahkan kepada DPM UR paling
lama 7 (tujuh) hari setelah sidang pembahasan laporan pertanggungjawaban kelembagaan.
Pasal 59
Format laporan pertanggungjawaban diatur lebih lanjut dalam terlampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan undang-undang ini.
Bagian Kedua
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Pasal 60
(1) Laporan Pertanggungjawaban terdiri dari bagian-bagian yang menjelaskan mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan dan anggaran biaya yang telah digunakan selama pelaksanaan kegiatan.
(2) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan harus diajukan paling lambat 20 (dua puluh) hari kerja setelah pelaksanaan kegiatan.
(3) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tidak akan diproses apabila diajukan lebih dari 20 (dua puluh) hari kerja setelah pelaksanaan kegiatan. (4) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan yang akan diajukan terlebih dahulu ditandatangani
oleh Ketua pelaksana, Sekretaris Pelaksanan dan Ketua Kelembagaan yang bersangkutan untuk kemudian diajukan kepada:
a. DPM UR melalui Komisi I dan Komisi V untuk kelembagaan ditingkat Universitas. b. DPMF melalui Komisi yang bersangkutan untuk kelembagaan ditingkat Fakultas.
(5) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan yang belum sesuai dengan panduan administrasi akan dikembalikan kepada kelembagaan yang bersangkutan untuk kemudian dilengkapi dan harus diajukan kembali paling lambat 3 hari kerja setelah tanggal pengembalian
(6) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan yang telah sesuai dengan panduan administrasi yang telah ditentukan akan ditandatangani oleh:
a. Ketua Umum DPM UR untuk kelembagaan ditingkat Universitas. b. Ketua Umum DPMF untuk kelembagaan ditingkat Fakultas.
(7) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan yang telah ditandatangani oleh Ketua Umum DPM UR atau DPMF diserahkan kepada:
a. Rektor untuk kelembagaan ditingkat Universitas. b. Dekan untuk kelembagaan ditingkat Fakultas.
Bagian Ketiga
Kriteria Penerimaan dan Penolakan Laporan Pertanggungjawaban Pasal 61
Keputusan Laporan Pertanggungjawaban diterima atau ditolak didasarkan pada kriteria penilaian yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Undang-Undang ini.
Bagian Kelima Laporan Keuangan
Pasal 62
(1) Laporan keuangan bertujuan untuk menyajikan informasi mengenai keuangan kelembagaan mahasiswa di Universitas Riau.
(2) Laporan keuangan harus menyajikan informasi mengenai hal-hal berikut: a. Penerimaan Kas
b. Pengeluaran Kas c. Piutang
d. Utang
e. Surplus dan Defisit
(3) Apabila ada informasi tambahan lain selain yang dimaksud pada ayat (2) harus dilaporkan pada saat pelaporan keuangan.
(4) Penyusunan laporan keuangan harus mampu mewujudkan transparansi dan akuntabilitas seluruh organisasi kemahasiswaan Universitas Riau.
Pasal 63
Komponen-komponen yang harus terdapat dalam laporan keuangan adalah: a. Catatan transaksi harian
b. Laporan unjuk kerja c. Laporan aktivitas
Pasal 64
Tanggungjawab peyusunan dan penyajian laporan keuangan berada pada:
a. Catatan transaksi harian dan laporan aktivitas berada pada bendahara umum dan ketua organisasi.
b. Laporan unjuk kerja berada pada bendahara pelaksana dan ketua pelaksana.
Pasal 65
Ketentuan lebih lanjut Format penulisan proposal sebagaimana dimaksud pada Pasal 54 ayat (5), dan ayat (6), format penulisan laporan pertanggungjawaban sebagaimana dimaksud pada Pasal 56 ayat (5) dan ayat (6), kriteria penerimaan dan penolakan laporan pertanggungjawabandan komponen-komponen yang harus terdapat dalam laporan keuangan sebagaimana dimaksud pada Pasal 58tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Undang-undang ini.
BAB VII Kewajiban
Pasal 66
(1) Setiap organisasi kemahasiswaan melaporkan keuangan organisasi dengan menggunakan standar yang telah ditentukan oleh:
a. DPM UR untukkelembagaan ditingkat Universitas. b. DPMF untuk kelembagaan ditingkat Fakultas.
(2) DPMF memberikan salinan laporan keuangan kelembagaan kepada DPM UR.
BAB VI SANKSI Pasal 67
(1) Sanksi terhadap pelanggaran administrasi dapat berupa:
a. Penolakan dan/atau pembatalan terhadap surat kelembagaan;
b. Penolakan terhadap laporan pertanggungjawaban dan/atau Laporan perkembangan kelembagaan oleh DPM UR atau DPM Fakultas;
(2) Kelembagaan yang tidak melengkapi laporan Pertanggungjawaban dan/atau tidak menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan sebagaimana dimaksud pada Pasal 60 ayat (5) maka tidak dapat mengajukan Proposal Kegiatan yang baru.
(3) Kelembagaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat mengajukan Proposal Kegiatan yang baru setelah menyerahkan dan/atau melengkapi Laporan Pertanggungjawaban kegiatan.
BAB VII
KETENTUAN PERALIHAN Pasal 68
Pada saat Undang – Undang ini mulai berlaku, Undang – Undang Nomor 4 Tahun 2016 tentang Administrasi Keuangan Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 69
Seluruh yang berkaitan dengan Administrasi Kelembagaan yang tidak sesuai dengan Undang-Undang ini, disesuaikan paling lambat dalam waktu 1 (satu) bulan terhitung sejak dtetapkannya Undang-Undang ini.
BAB VIII
KETENTUAN TAMBAHAN Pasal 70
Undang-Undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-Undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Kelembagaan Mahasiswa Universitas Riau.
Ditetapkan di………….Pekanbaru Pada tanggal ...
PRESIDEN MAHASISWA UNIVERSITAS RIAU,
RINALDI Diundangkan di Pekanbaru,
Pada tanggal ...
MENTERI ADVOKASI DAN KESEJAHTERAAN MAHASISWA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS RIAU,
ALVIAN SYAHRIZAL
LAMPIRAN RANCANGAN
UNDANG-UNDANG MAHASISWAUNIVERSITAS RIAU NOMOR 5 TAHUN 2018
TENTANG
ADMINISTRASI KELEMBAGAAN MAHASISWAUNIVERSITAS RIAU
A. SUSUNAN, FORMAT PENULISAN DAN MODEL SURAT 1. Susunan surat terdiri dari:
a. Kop Surat b. Nomor Surat
c. Lampiran Surat (jika ada) d. Perihal Surat
e. Nama dan Alamat Penerima
f. Badan Surat meliputi: salam pembuka, pendahuluan, isi, penutup, dan salam penutup g. Tempat dan Tanggal Surat
h. Nama, jabatan,tanda tangan dan stempel lembaga pengirim surat i. Tembusan (jika ada)
2. Kop surat terdiri dari:
a. Logo Lembaga b. Nama Lembaga
c. Alamat sekretariat lembaga
d. Narahubung Ketua dan/atau Sekretaris Lembaga
3. Format Penomoran Surat a. Nomor surat
Nomor menggunakan angka arab dengan 3 (tiga) digit angka, contoh: 001, 002, 003, dan seterusnya yang bertujuan untuk menertibkan penomoran surat dan apabila telah mencapai akhir penomoran, maka kembali kenomor awal, contoh: setelah pengeluaran nomor surat yang ke-999, maka nomor surat yang selanjutnya dikeluarkan adalah 001. Penomoran dilakukan berurutan dan di bedakan apabila perihal/ hal pada surat tersebut berbeda. Tetapi apabila dalam sehari membuat satu jenis surat yang sama hanya berbeda penerima, maka menggunakan nomor surat yang sama.
b. Kode dan Definisi Surat
Pengkodean surat dimaksud untuk memperjelas dan menyatakan tujuan surat. Kode dan definisi surat yang berlaku adalah sebagai berikut:
a. Surat Undangan disingkat SU b. Surat Permohonan disingkat SPH
c. Surat Pemberitahuan disingkat SPT d. Surat Peminjaman disingkat SPJ e. Surat Rekomendasi disingkat SR f. Surat Mandat disingkat MDT g. Surat Keterangan disingkat SKT h. Surat Peringatan disingkat SP i. Surat Pemanggilan disingkat SPM j. Surat Keputusan disingkat SK k. Surat Tugas disingkat ST l. Surat Perjanjian disingkat MOU
c. Pengeluaran Surat
Surat undangan, permohonan, pemberitahuan, peminjaman, rekomendasi, mandat,
pemanggilan, peringatan, penolakan, tugas, atau balasan memiliki urutan penomoran surat yang sama. apabila surat tersebut dikeluarkan oleh sekertaris lembaga, dinas, divisi, atau komisi, maka penomoran mengikuti penomoran surat lembaga, tetapi jika surat dikeluarkan oleh suatu panitia pelaksana, maka penomoran memiliki urutan tersendiri.
Surat keputusan, ketetapan, sertifikat memiliki penomoran tersendiri.
Untuk sertifikat yang ditujukan untuk peserta kegiatan,maka penomoran
mengikuti penomoran surat dari panitia pelaksana. Namun, untuk sertifikat yang ditujukan untuk panitia pelaksana,maka penomoran mengikuti penomoran sertifikat dari lembaga tersebut.
d. Asal Surat
Penulisan asal surat yang diberlakukan dilingkungan Universitas Riau selanjutnya mengikuti format berikut :
i. Kode Dinas/Divisi/Komisi/Kegiatan
Digunakan apabila yang mengeluarkan surat dari suatu
dinas/divisi/komisi/panitia pelaksanaan dari lembaga/instansi yang
bersangkutan. Pengkodean tergantung pada masing-masing lembaga, pemisahan antar keterangan menggunakan strip (-)
contoh : Panpel-B, Div-Kader
ii. Kode Fakultas, Lembaga dan Asal Universitas
Kode fakultas digunakan untuk kelembagaan fakultas, jurusan, dan prodi. Kode disesuaikan dengan aturan masing-masing fakultas. Kode – Kode Fakultas :
1. FISIP adalah 1 2. FEB adalah 2
3. FMIPA adalah 3 4. FPIK adalah 4 5. FKIP adalah 5 6. FAPERTA adalah 6 7. FT adalah 7 8. FK adalah 8 9. FH adalah 9 10. FKp adalah 10
Kemudian dilanjutkan dengan kode Lembaga-Universitas, contoh untuk kode lembaga-universitas adalah DPM-UR.
e. Definisi Tujuan Surat
Surat yang didistribusikan pada seseorang yang berada di dalam lembaga pembuat surat tersebut yang disebut surat internal dengan kode KI. Sedangkan surat yang didistribusikan di luar lembaga pembuat surat disebut surat eksternal dengan kode KE.
f. Bulan
Menyatakan bulan dikeluarkannya surat dengan penulisan angka romawi dengan pengkodean untuk Bulan Januari, Februari, Maret, dan seterusnya adalah I, II, III,
dan seterusnya.
g. Tahun
Menyatakan tahun dikeluarkannya surat dengan penulisan angka latin, contoh: 2017, 2018, 2019
h. Contoh Nomor Surat Kelembagaan tingkat Universitas
Surat Lembaga/Organisasi:
Nomor Surat/Kode Surat/Kode Lembaga-Universitas/Kode Tujuan/Bulan/Tahun Contoh:001/SU/DPM-UR/KE/X/2017
Surat Dinas/Divisi/Komisi:
Nomor Surat/Kode Surat/Kode Komisi/Kode Lembaga-Universitas/Kode Tujuan/Bulan/Tahun
Contoh:002/SPH/KOM-II/DPM-UR/KE/X/2017
Surat Kepanitiaan
Nomor Surat/Kode Surat/Kode Panitia/Kode Lembaga-Universitas/Kode Tujuan/Bulan/Tahun
Contoh:003/SPJ/Panpel-Upgrading/DPM-UR/KE/X/2017 4. Format Penulisan Surat
a. Menggunakan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD). Apabila ada kata sisipan selain Bahasa Indonesia, kata tersebut dimiringkan.
b. Menggunakan huruf cetakan Times New Roman berukuran 12 dengan menggunakan kertas F4 terutama untuk surat resmi.
c. Spasi yang digunakan adalah sebagai berikut:
i. Nomor surat, lampiran,dan perihal di beri jarak 1 spasi
ii. Antara poin (i) dengan nama dan alamat penerima diberi jarak 2 spasi iii. Pada badan surat menggunakan jarak 1 spasi
iv. Antara poin (iii) dengan organisasi/lembaga diberi jarak 2 spasi
v. Antara nama,jabatan,tanda tangan dan stempel lembaga diberi jarak yang disesuaikan.
d. Tanda tangan menggunakan tinta berwarna hitam dan/atau biru.
e. Tanda tangan sekretaris lembaga pada surat berada di sebelah kanan tanda tangan ketua lembaga untuk surat yang hanya berisi dua tanda tangan lembaga. Untuk surat kepanitiaan, berisi tanda tangan ketua pelaksana, tanda tangan sekretaris pelaksana, dan mengetahui ketua lembaga.
f. Apabila tidak membubuhkan tanda tangan sekretaris lembaga, maka surat tersebut harus didisposisi oleh sekretaris lembaga pada sebelah kiri jabatan ketua lembaga. g. Pemberian stempel dilakukan pada tanda tangan dengan sedikit ditimpakan pada
sebelah kiri tanda tangan yang bersangkutan
h. Bila penandatanganan dilakukan oleh pihak lain selain yang bersangkutan,maka diharuskan membubuhkan atas nama (a.n) dengan kewenangan yang diberikan oleh nama yang seharusnya menandatangani.
i. Tanggal surat adalah tanggal surat tersebut di cetak.
j. Untuk pengamplopan surat, berbeda nomor surat maka amplop surat harus berbeda pula.
5. Model surat
Adapun model surat yang digunakan adalah : a. Surat Kelembagaan
Jabatan Jabatan
Nama Ketua kelembagaan Nama Sekretaris kelembagaan
NIM NIM
Catatan : surat dan tanda tangan menggunakan tinta hitam
KOP SURAT
Nomor :
Lampiran : Perihal/hal :
Nama dan alamat penerima
Badan Surat - Salam Pembuka - Pendauluan - Isi surat - Penutup - Salam penutup Cap kelembagaan
Cap
kelembagaan
Cap
kelembagaan
b. Surat Dinas/Divisi/Komisi Kelembagaan
Jabatan Jabatan
Nama Ketua Komisi/Divisi Nama Sekretaris Komisi/Divisi
NIM NIM
Mengetahui, Jabatan
Nama Ketua Kelembagaan
NIM
Menyetujui, Jabatan
KOP SURAT
Tempat,tanggal ,bulan, tahun
Nomor :
Lampiran : Perihal/hal :
Nama dan alamat penerima
Badan Surat - Salam Pembuka - Pendauluan - Isi surat - Penutup - Salam penutup 1 spasi 1 spasi 1 spasi
Cap
kelembagaan
Nama Rektor dan/atau yang mewakili
NIP
c. Surat Panpel
Jabatan Jabatan
Nama Ketua Pelaksana Nama Sekretaris Pelaksana
NIM NIM
Mengetahui, Jabatan
Nama Ketua Kelembagaan
NIM Menyetujui, Jabatan
Nama Rektor dan/atau yang mewakili KOP SURAT PANPEL
Nomor :
Lampiran : Perihal/hal :
Nama dan alamat penerima
Badan Surat - Salam Pembuka - Pendauluan - Isi surat - Penutup - Salam penutup Cap kelembagaan 1 spasi 1 spasi 1 spasi Cap panpel
NIP
B. Format Sertifikat
Adapun dalam membuat sertifikat unsur-unsur yang harus ada adalah: a. Logo Kemenristekdikti
b. Logo UR c. Logo lembaga
d. Logo kepanitiaan (kalau ada) e. Nama pelaksana kegiatan f. Tulisan sertifikat
g. Nomor sertifikat
h. Nama penerima sertifikat (atau diberikan space kosong) i. Judul kegiatan
j. Tempat dan Tanggal pelaksanaan kegiatan
k. Tanda tangan ketua panitia, ketua lembaga, dekan/wakil dekan, rektor/wakil rektor (menyesuaikan kebutuhan)
Model Sertifikat, disesuaikan dengan masing – masing lembaga dan wajib di tandatangani.
SISTEM PENGARSIPAN ADMINISTRASI 1. Sirkulasi Surat
Sirkulasi surat terdiri dari: a. Surat masuk
Daftar sirkulasi surat masuk harus memuat: Tanggal Surat Nomor Nomor Surat Asal Surat Perihal Lampiran Contoh : Tanggal Surat No Nomor Surat Asal
Surat Perihal Lampiran
b. Surat keluar
Daftar sirkulasi surat keluar harus memuat:
Nomor surat
Tujuan surat
Isi singkat surat
Keterangan
Contoh : Tanggal
Surat No
Nomor
Surat Perihal Lampiran Keterangan
1. Catatan:
- Setiap surat yang akan dicetak hendaknya menginformasikan kepada sekretaris organisasi / lembaga masing-masing.
- Surat dicetak 2 rangkap dengan 1 rangkap untuk dikirim dan 1 rangkap lainnya untuk arsip
- Setiap pengantaran surat wajib disertai dengan tanda terima surat.
2. Pengarsipan Inventaris
Dalam pengarsipan inventaris mengikuti sebagaimana tertera seperti tabel dibawah ini:
No Nama Barang Volume Periode Pembelian Kode Kondisi
Catatan :
- Kode inventaris disesuaikan dengan masing-masing lembaga.
- Semua barang inventaris diberikan label stiker identitas lembaga
3. Daftar Hadir Undangan Kelembagaan
Untuk mengetahui keaktifan ketua kelembagaan ataupun lembaga dalam menghadiri setiap undangan yang diberikan kepada lembaga tersebut maka dibuat daftar hadir yang harus dimiliki oleh masing-masing lembaga:
Contoh :
No Nomor Surat Acara Kelembagaan Yang
Menghadiri
f. ALAT KELENGKAPAN ADMINISTRASI 1. Alat kelengkapan umum
b. Buku tamu
c. Daftar Hadir Harian Pengurus d. Form surat masuk dan surat keluar e. Arsip surat masuk dan keluar
f. Buku rapat
g. Biodata pengurus h. Daftar inventaris
i. Struktur kepengurusan
j. Timeline program kerja
k. Alat tulis dan cetak kantor
2. Alat kelengkapan khusus
a. Form peminjaman inventaris
b. Daftar yang menghadiri undangan kelembagaan lain c. Tanda terima surat
d. Map holder
C. FORMAT PENULISAN PROPOSAL a. Ketentuan Umum
Menggunakan Kop Surat Organisasi Kelembagaan mahasiswa yang bersangkutan atau Kepanitiaan yang ditunjuk, dengan ketentuan:
1. Ukuran kertas A4 (21x29,7 cm)
2. Bentuk huruf Arial font 11 atau Times New Roman font 12, dengan spasi 1,5.
3. Mencantumkan alamat organisasi kemahasiswaan, nomor telepon/kontak perorangan, dan Email.
4. Membubuhkan stempel organisasi kemahasiswaan dan atau stempel kepanitiaan. 5. Jilid Proposal
Proposal dijilid dengan ketentuan:
a. Biru Muda : DPM UR
b. Hijau : BEM UR
c. Merah : UKM
d. Fakultas menyesuaikan
b. Surat Pengantar (sesuai yang dibutuhkan) c. Cover
Cover berisikan nama kegiatan, logo organisasi, nama organisasi, periode kepengurusan serta alamat organisasi.
d. Halaman Isi 1. Halaman Pengesahan 2. Latar Belakang 3. Dasar Kegiatan 4. Nama Kegiatan 5. Tema Kegiatan 6. Tujuan Kegiatan 7. Bentuk Kegiatan 8. Waktu Kegiatan 9. Kepanitiaan 10. Susunan Acara
11. Estimasi Biaya ( Standar harga berdasarkan peraturan Rektorat) 12. Penutup
13. Lampiran-Lampiran a. SK Kepanitiaan b. Susunan Acara
c. Rincian biaya yang dibutuhkan d. Pendukung lainnya
D. Format Laporan Pertanggungjawaban a. Ketentuan Umum
Menggunakan Kop Surat Organisasi Kelembagaan mahasiswa yang bersangkutan atau Kepanitiaan yang ditunjuk, dengan ketentuan:
1. Ukuran kertas A4 (21x29,7 cm)
2. Bentuk huruf Times New Roman font 12, dengan spasi 1,5.
3. Mencantumkan alamat organisasi kemahasiswaan, nomor telepon/kontak perorangan, dan Email.
4. Membubuhkan stempel organisasi kemahasiswaan dan atau stempel kepanitiaan. 5. Jilid Laporan Pertanggungjawaban
Laporan Pertanggungjawaban dijilid dengan ketentuan:
a. Biru Muda : DPM UR
b. Hijau : BEM UR
c. Merah : UKM
d. Fakultas menyesuaikan b. Surat Pengantar (sesuai kebutuhan) c. Cover
Cover berisikan nama kegiatan, logo organisasi, nama organisasi, periode kepengurusan serta alamat organisasi.
d. Halaman Isi 1. Halaman Pengesahan 2. Latar Belakang 3. Dasar Kegiatan 4. Nama Kegiatan 5. Tema Kegiatan 6. Tujuan Kegiatan 7. Bentuk Kegiatan 8. Waktu Kegiatan 9. Pelaksanaan Kegiatan a. Tahap Persiapan b. Tahap Pelaksanaan c. Hasil Capaian
d. Faktor Pendukung dan Penghambat 10. Penutup a. Usul/Rekomendasi b. Kata Penutup 11. Lampiran-Lampiran a. SK Kepanitiaan b. Susunan Acara
c. Rincian biaya yang digunakan d. Pendukung lainnya
E. Format Lembar Pengesahan
Format Halaman Pengesahan untuk Proposal Kegiatan yang diajukan ke Rektorat HALAMAN PENGESAHAN 1. NamaKegiatan : 2. NamaOrganisasiPelaksana : 3. KetuaPelaksana : NamaLengkap : NIM : Fakultas/Prodi : No. Telepon/Hp : 4. JumlahPanitia : 5. Pembina Organisasi : NamaLengkap : NIP : No. Telepon/Hp : 6. Tempat : 7. Waktu : 8. Biaya Total : Universitas Riau :
Pekanbaru, Tanggal Bulan Tahun
Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana
Nama Nama
NIM NIM
Mengetahui,
Ketua Umum Ketua Lembaga
DPM Universitas Riau Nama Nama NIM NIM CAP PANPEL CAP KELEMBAGAAN CAP DPM UR
Format Halaman Pengesahan untuk Proposal Kegiatan yang diajukan ke Sponsor HALAMAN PENGESAHAN 1. NamaKegiatan : 2. NamaOrganisasiPelaksana : 3. KetuaPelaksana : NamaLengkap : NIM : Fakultas/Prodi : No. Telepon/Hp : 4. JumlahPanitia : 5. Pembina Organisasi : NamaLengkap : NIP : No. Telepon/Hp : 6. Tempat : 7. Waktu : 8. Biaya Total : Universitas Riau : Sponsor :
Pekanbaru, Tanggal Bulan Tahun
Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana
Nama Nama
NIM NIM
Mengetahui,
Ketua Umum Ketua Lembaga
DPM Universitas Riau
Nama Nama
NIM NIM
Menyetujui, Wakil Rektor III
Bidang Kemahasiswaan dan Alumni
Nama NIP CAP PANPEL CAP KELEMBAGAAN CAP DPM UR CAP KEMAHASISWAAN
LEMBAGA :
DIVISI :
PERIODE :
PRESENSI FOTO LAP. REALISASI ANGGARAN BUKTI BAYAR 0 0 0 0 0 0 0 0 KETERANGAN
1 SUDAH JELAS, JIKA BERULANG, PISAHKAN DENGAN TANDA ; 2 ISI DENGAN STATUS PESERTA
3 ISI DENGAN JUMLAH PESERTA 4 URAIKAN KEGIATAN 5 URAIKAN KENDALA
6 SUDAH JELAS, JIKA BERULANG, PISAHKAN DENGAN TANDA ; 7 TULISKAN NOMINAL DANA YANG DIGUNAKAN
8 ISI DOKUMEN YANG HARUS DILENGKAPI, KETIK "ADA" PADA KOLOM DOKUMEN YANG TERSEDIA
DANA TEREALISASI (7) REALISASI PROGRAM KERJA
DOKUMEN (8) NO PROGRAM KERJA TEMPAT/ TANGGAL
PELAKSANAAN (1)
PESERTA (2) JUMLAH PESERTA (3)
URAIAN KEGIATAN (4) KENDALA (5) PENYELESAIAN KENDALA DAN REKOMENDASI (6)
D. KRITERIA PENILAIAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Kriteria berdasarkan pada laporan realisasi kegiatan sesuai format di bawah ini :
F. FORMAT KOMPONEN-KOMPONEN YANG HARUS TERDAPAT DALAMLAPORAN KEUANGAN
a. Laporan Keuangan Harian
Laporan ini berisikan transaksi keuangan harian organisasi yang dicatat secara kronologis oleh bendahara organisasi atau bendahara panitia setiap bulannya.
NAMA KEGIATAN
CATATAN TRANSAKSI HARIAN Untuk Tahun/bulan/yang berakhir pada xx 20xx
Tanggal No. Bukti Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Pekanbaru, Tanggal Bulan Tahun
Ketua Lembaga Bendahara Lembaga
Nama Nama
NIM NIM
CAP
b. Laporan Unjuk Kerja
Laporan ini harus menunjukkan seluruh penerimaan dan belanja yang dikeluarkan khusus untuk suatu kegiatan dari organsiasi. Berikut ini adalah bentuk laporannya:
NAMA KEGIATAN LAPORAN UNJUK KERJA
Untuk Tahun/bulan/yang berakhir pada xx 20xx
Pemasukan Dana awal Aktivitas bersih Sponsor Kontribusi peserta Jasa kegiatan Pemasukan lainnya xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx__+ Total pemasukan xxxx Pengeluaran Belanja kesekretariatan …… ……
Total Belanja Kesekretariatan
Belanja perlengkapan
o …… o ……
Total Belanja Perlengkapan
Belanja konsumsi
Belanja Humas, publikasi dan Dokumentasi
Belanja acara
Belanja transportasi
Belanja akomodasi
Belanja ganti rugi
Belanja sewa xxxx xxxx_ + xxxx xxxx xxxx__ + xxxx ……. ……. ……. ……. ……. ……. …….
Belanja keamanan Belanja lainnya ……. …….__+ Total pengeluaran xxxx_- Surplus/defisit xxxx
Pekanbaru, Tanggal Bulan Tahun
Ketua Pelaksana Bendahara Pelaksana
Nama Nama NIM NIM Mengetahui, Ketua Lembaga Nama NIM c. Laporan Aktifitas
Laporan ini harus menunjukkan seluruh penerimaan dan belanja yang dikeluarkan organisasi dan surplus atau defisit kegiatan selama satu periode yang dilaporkan setiap tiga bulan sekali. Berikut bentuk laporannya:
NAMA KEGIATAN LAPORAN KEUANGAN
Untuk Tahun/bulan/yang berakhir pada xx 20xx
Pemasukan ... ... ... ... xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Total pemasukan xxxx CAP PANPEL CAP KELEMBAGAAN
Pengeluaran
a. Belanja Ketua Organisasi
Belanja akomodasi ... ... xxxx xxxx xxxx__+
Total Belanja Ketua Organisasi xxxx
b. Belanja Kementrian/Dinas/Divisi/Bidang LK 1 LK2 ... xxxx xxxx xxxx__+
Total Belanja Kementrian/Dinas/Divisi/Bidang…. xxxx
c. ………..
………
...
xxxx xxxx__+
Total Belanja Kementrian/Dinas/Divisi/Bidang…. xxxx_+
Total Pengeluaran xxxx_+
Aktivitas Bersih Organisasi xxxx
Pekanbaru, Tanggal Bulan Tahun
Ketua Lembaga Bendahara Lembaga
Nama Nama
NIM NIM
Penjelasan Item
1. Laporan keuangan harian
a. Tanggal adalah waktu terjadinya transaksi keuangan.
b. Nomor bukti adalah nomor bukti transaksi keuangan. Apabila tidak ada kwitansi maka bendahara menggunakan nota kontan.
c. Keterangan adalah keterangan mengenai nama transaksi.
d. Referensi adalah dasar rekapitulasi ke laporan unjuk kerja atau laporan aktivitas, dengan ketentuan maksimal tiga huruf satu angka.
e. Debet adalah tempat untuk mencatat uang masuk. f. Kredit adalah tempat untuk mencatat uang keluar.
CAP KELEMBAGAANA
g. Saldo adalah tempat untuk mencatat saldo sisa.
2. Laporan Unjuk Kerja Pemasukan
a. Pemasukan adalah semua penerimaan kas kegiatan yang dibukukan dalam pelaksanaan kegiatan.
b. Sponsor adalah penerimaan kas untuk kegiatan yang berasal dari proposal kegiatan yang dikirim melalui instansi.
c. Donator adalah penerimaan kas yang bersifat halal dari pihak lain yang sifatnya tidak mengikat.
d. Kontribusi peserta adalah penerimaan kas yang diterima dari kegiatan tersebut sebagai biaya kontribusi peserta.
e. Jasa kegiatan adalah penerimaan kas yang berasal dari penjualan pernak-pernik kegiatan. f. Dana awal adalah penerimaan kas dari organisasi untuk kegiatan kepanitiaan.
Pengeluaran
a. Pengeluaranadalah pengeluaran kas kegiatan yang sudah dianggarkan dana pelaksanaan untuk kegiatan kemahasiswaan.
b. Pengeluaran dirincikan belanja perbidangnya
c. Belanja kesekretariatan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk keperluan kesekretariatan. d. Belanja perlengkapan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk perlengkapan kepanitiaan. e. Belanja konsumsi adalah pengeluran kas kegiatan untuk konsumsi kepanitiaan.
f. Belanja humas, publikasi dan dokumentasi adalah pengeluaran kas kegiatan kepanitiaan untuk mensosialisasikan kegiatan dokumentasinya.
g. Belanja acara adalah pengeluaran kas kegiatan kepanitiaan untuk penyelenggaraan acara. h. Belanja transportasi adalah pengeluaran untuk keperluan transportasi kegiatan.
i. Belanja akomodasi adalah pengeluaran kas kepanitiaan untuk menyewa tempat demi penyelenggaraan acara kegiatan.
j. Belanja ganti rugi adalah pengeluaran kas kegiatan kepada pihak lain yang dipergunakan untuk acara kegiatan kepanitiaan sebagai akibat kerusakan atau kehilangan barang yang digunakan.
k. Belanja keamanan adalah pengeluaran kas untuk keamanan acara kegiatan kepanitiaan. l. Surplus/defisit kegiatan adalah selisih antara total penerimaan dan total belanja
kepanitiaan.
3. Laporan Aktifitas Pemasukan
a. Pemasukan adalah semua penerimaan kas organisasi kemahasiswaan yang dibukukan dalam tahun anggaran yang bersangkutan.
b. DPP-POTMA adalah penerimaan kas yang diterima oleh organisasi kemahasiswaan sebagai alokasi dari POTMA untuk kegiatan kemahasiswaan.
c. Donator adalah penerimaan kas dari pihak lain yang sifatnya tidak mengikat.
d. Iuran anggota adalah penerimaan kas yang diterima oleh organisasi dari anggota/pengurus organisasi.
e. Jasa organisasi adalah penerimaan kas yang berasal dari penjualan pernak-pernik organisasi atau mahasiswa.
f. Pemasukan lainnya adalah penerimaan kas organisasi kemahasiswaan yang diperoleh dari sumber dana halal yang tidak terduga yang dibukukan dalam tahun anggaran yang bersangkutan.
Pengeluaran
a. Belanja adalah semua pengeluaran kas organisasi kemahasiswaan dalam periode tahun anggaran yang bersangkutan dan tidak akan diperoleh kembali pembayarannya oleh organisasi.
b. Belanja setiap kementrian/dinas/divisi/bidang dirincikan untuk setiap program kerja dalam satu kementrian/dinas/divisi/bidang
c. Belanja administrasi adalah pengeluaran kas organisasi yang bersifat administratif.
d. Belanja transportasi adalah pengeluaran kas organisasi untuk keperluan harian organisasi yang terpakai pada periode tertentu.
e. Belanja perlengkapan adalah pengeluaran kas organisasi untuk perlengkapan sekretariat kelembagaan.
f. Belanja komunikasi adalah pengeluaran kas organisasi untuk keperluan komunikasi. g. Belanja keamanan adalah pengeluaran kas untuk keamanan lingkungan organisasi
kemahasiswaan.
h. Belanja konsumsi adalah pengeluaran kas organisasi untuk konsumsi yang berkaitan dengan kegiatan organisasi.
i. Belanja dokumentasi adalah pengeluaran kas organisasi untuk mendokumentasikan kegiatan organisasi.
j. Belanja publikasi adalah pengeluaran kas untuk mensosialisasikan kegiatan organisasi. k. Belanja akomodasi adalah pengeluaran kas organisasi untuk memenuhi kegiatan dari
pihak luar.
l. Belanja kegiatan adalah pengeluaran kas sebagai dana awal kegiatan dari organisasi. m. Belanja sosial adalah pengeluaran kas organisasi untuk partisipasi yang bersifat sosial. 4. Laporan non keuangan sifatnya tidak selalu harus ada namun perlu dilampirkan untuk
mendukung keabsahan suatu laporan keuangan misalnya daftar inventaris dan daftar saldo perlengkapan administrasi.
Menggunakan simbol rupiah
Menggunakan tanda koma ( , )
