26
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Instansi 3.1.1. Sejarah Instansi
Kecamatan Bungursari merupakan wilayah pemekaran dari Kecamatan Campaka yang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor 24 Tahun 2000 tanggal 30 Nopember 2000 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Kecamatan Babakancikao, Bungursari, Cibatu, Sukasari, Pondoksalam, dan Kiarapedes Kabupaten Purwakarta.
Kecamatan Bungursari terletak di sebelah Utara Kabupaten Purwakarta dan posisinya terletak antara 107°30´ - 107°40´ Bujur Timur dan 6°25´ - 6°45´ Lintang Selatan dengan suhu berkisar antara 26°C – 30°C dan curah hujan rata-rata 1.200 mm3.
Kecamatan Bungursari mempunyai luas 4.136,525 Ha, terdiri dari tanah darat 3.417,874 Ha dan tanah sawah 718,651 Ha dan secara topografi terdiri dari hamparan dataran rendah dalam bentuk rata dan bergelombang dengan ketinggian antara 25 – 500 m dari permukaan laut dalam lingkup batas administratif wilayah sebagai berikut :
1. Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Kota Baru Kabupaten Karawang.
2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Purwakarta. 3. Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Babakancikao. 4. Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Campaka.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber: Kecamatan Bungursari Purwakarta
Gambar III.1
Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Bungursari A. Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi
1. Camat sebagai mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat,
membina penyelenggaraan pemerintahan desa dan/atau kelurahan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan ditingkat kecamatan.
2. Sekretaris sebagai menyusun rencana kerja tahunan, menyusun laporan dan evaluasi kinerja, menyusun dan menyiapkan rencana kerja dan anggaran satuan kerja perangkat daerah (RKA-SKPD).
3. Kasubag Perencanaan dan Pelaporan sebagai membuat dan menyiapkan laporan berkala pertanggung jawaban pengelolaan anggaran belanja administrasi umum. 4. Kasubag Kepegawaian dan Umum sebagai Menyusun dan merencanakan
dan volume kerja yang dihadapi serta Menyusun Daftar Urutan Kepangkatan (DUK) pegawai.
5. Kasi Tata Pemerintahan tugasnya adalah Pelaksanaan koordinasi dan penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan di tingkat kecamatan, pelaksanaan fasilitasi dan pembinaan penyelenggaraan pemerintah desa serta pelaksaan pelayanan masyarakat.
6. Kasi Tramtrib tugasnya koordinasi upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum, pelaksana koordinasi penerapan dan penegakan peraturan undang-undang.
7. Kasi PMD tugasnya pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan kegiatan di bidang pemberdayaan masyarakat desa, pelaksanaan koordinasi teknis operasional tugas uptd dan upt.
8. Kasi Ekbang berfungsi membantu kepala desa di bidang teknis dan administratif pelaksanaan pengelolaan pembangunan masyarakat desa.
9. Kasi Kesos tugasnya pelaksanaan koordinasi kegiatan kesejahteraan sosial yang meliputi bantuan sosial, agama, pendidikan, kesehatan masyarakat, keluarga berencana, kebudayaan, pembina kepemudaan, pariwisata, peran wanita dan olahraga.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan landasan usulan perancangan sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada. Prosedur-prosedur sistem data kependudukan kecamatan bungursari sebagai berikut:
1. Prosedur pengajuan surat pengantar rt/rw.
Penduduk terlebih dahulu datang ke ketua RT/RW setempat untuk membuat surat pengantar, Dari semua pembuatan surat pengantar tersebut persyaratan yang diperlukan yaitu fotocopy KTP dan fotocopy KK lama, setelah diproses kemudian ketua RT/RW menulis dan merekap data tersebut ke dalam buku induk penduduk. Setelah surat pengantar tersebut di setujui dan ditanda tangani oleh ketua RT/RW kemudian distempel, selanjutnya di serahkan ke penduduk untuk di bawa ke Desa.
2. Prosedur pengajuan surat pengantar desa.
Setelah penduduk mendapatkan surat pengantar RT/RW, kemudian penduduk datang ke Desa untuk melengkapi persyaratan (fotocopy KTP, fotocopy KK lama, fotocopy surat nikah, fotocopy KTP ke bagian Administrasi. Kemudian Bagian administrasi memproses permohonan penduduk untuk ditanda tangani oleh kepala desa dan distempel.
3. Pengisian formulir a. Kartu Keluarga (KK)
Formulir Kartu Keluarga harus segera diisi, sebelumnya formulir sudah diverifikasi dan distempel oleh Ketua RT setempat serta desa setempat. b. Surat keterangan surat pindah
Formulir surat keterangan pindah harus segera diisi, sebelumnya formulir sudah diverifikasi dan distempel desa setempat.
4. Prosedur Pengajuan persyaratan a. Kartu Keluarga (KK)
Warga yang akan membuat dokumen Kartu Keluarga yang baru , di harus kan membawa persyaratan yaitu foto copy KTP, foto copy surat nikah, foto copy
ijazah dan formulir pengajuan kartu keluarga yang sudah di stempel oleh desa setempat.
b. Surat keterangan penduduk datang
Warga yang mengurus dokumen menjadi penduduk tetap Kecamatan Bungursari maka harus membawa surat datang dari Kantor Catatan Sipil, membawa Kartu Tanda Penduduk (KTP), meminta formulir Kartu Keluarga (KK).
c. Surat keterangan penduduk pindah
Warga yang akan mengurus surat pindah dari Kecamatan Bungursari maka harus membawa Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan formulir pindah penduduk yang sudah di stempel oleh desa setempat.
d. Surat Keterangan Kelahiran
Warga yang mengurus akte kelahiran harus membawa persyaratan yaitu Kartu Keluarga (KK), foto kopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) milik orang tua, foto kopi surat nikah 1 lembar, surat keterangan lahir dari tempat kelahiran asli.
5. pencatatan ke dalam buku agenda
Formulir-formulir yang telah diisi yang disertai kelengkapan berkas yang telah memenuhi persyaratan sesuai dengan masing-masing pengajuan dokumen akan dicatat datanya ke dalam buku agenda misalnya pengajuan kartu keluarga (KK) dicatat dalam buku agenda Kartu Keluarga, surat keterangan pindah di catat dalam buku surat keterangan pindah, surat keterangan datang di catat dalam buku surat keterangan datang dan surat keterangan kelahiran di catat dalam buku surat keterangan kelahiran.
6. Laporan
Proses pembuatan laporan perkembangan penduduk desa dilaksanakan oleh Sekretaris Camat berdasarkan data yang berada di buku agenda seperti data kartu keluarga (KK) di buku agenda kartu keluarga (KK), data di buku register penduduk pindah, data di buku register kelahiran dan data di buku register penduduk datang. Yang telah di catat oleh petugas umum. Data yang telah diperoleh dari warga diinput sebagai data penduduk masyarakat yang ada di Kecamatan Bungursari untuk dilaporkan kepada Camat berupa data perkembangan penduduk desa dan data perkembangan penduduk.
3.3. Activity Diagram
1. Activity Diagram Kartu Keluarga (KK)
Gambar III.2
2. Activity Diagram Surat Keterangan Datang
Gambar III.3
3. Activity Diagram Surat Keterangan Pindah
Gambar III.4
4. Aktivity Diagram Surat Keterangan Kelahiran
Gambar III.5
Activity Diagram Surat Keterangan Kelahiran
3.4. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen Masukan adalah dokumen yang di masukan kedalam sistem untuk diproses agar sistem tersebut dapat beroperasi sehingga akan menghasilkan keluaran. Adapun dokumen masukan sebagai berkut :
1. Nama Dokumen : Foto Copy KTP (Kartu Tanda Penduduk)
Fungsi : Sebagai Persyaratan Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Datang, Surat Keterangan Pindah
Sumber : Penduduk Tujuan : Petugas Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap ada Pelaporan Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, Surat Keterangan Pindah
Bentuk : Lampiran A.1.
2. Nama Dokumen : Foto Copy KK (Kartu Keluarga)
Fungsi : Sebagai Persyaratan Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Datang, Surat Keterangan Pindah
Sumber : Penduduk Tujuan Petugas Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap ada Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, Surat Keterangan Pindah
Bentuk : Lampiran A.2. 3. Nama Dokumen : Foto Surat Nikah
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pengajuan Kartu Keluarga Sumber : Penduduk
Tujuan Petugas Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap ada Pembuatan Kartu Keluarga Bentuk : Lampiran A.3.
4. Nama Dokumen : Foto Ijazah pendidikan
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pengajuan Kartu Keluarga Sumber : Penduduk
Tujuan Petugas Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) lembar
Frekuensi : Setiap ada Pembuatan Kartu Keluarga Bentuk : Lampiran A.4.
3.5. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen Keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari pengolahan data yang terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Data Pindah
Fungsi : Dokumen pelaporan data pindah Sumber : Petugas Umum
Tujuan : Camat
Media : Kertas
Frekuensi : 1 lembar Jumlah : 1 buku Bentuk : B.1
2. Nama Dokumen : Data Datang
Fungsi : Dokumen pelaporan data datang Sumber : Petugas Umum
Tujuan : Camat
Media : Kertas
Frekuensi : 1 lembar Jumlah : 1 buku Bentuk : B.2
3. Nama Dokumen : Laporan Penduduk Fungsi : Dokumen laporan Sumber : Petugas Umum
Tujuan : Camat Media : Kertas Frekuensi : 1 lembar Jumlah : 1 buku Bentuk : B.3 3.6. Permasalahan Pokok
1. Dalam pengolahan data penduduk proses pendataannya masih dilakukan dengan sistem konvensional yaitu berupa pencatatan arsip yang berupa pembukuan dimana sistem pembukuan seperti yang telah dijelaskan bahwa sangat rawan akan terjadinya kerusakan atau kehilangan dokumen pada pembukuan tersebut, ditambah tidak konsistennya pengisian pada daftar arsip misalnya buku pencatatan arsip untuk data kelahiran diisi dengan arsip data pembuatan surat keterangan pindah, kejadian seperti ini tentu saja sangat membingungkan jika suatu saat nanti rekam pencatatan arsip tersebut diperlukan untuk keperluan tertentu karena proses pencarian datanya terlalu lama atau bahkan tidak ditemukan karena bercampur dengan catatan arsip data yang lainnya.
2. Untuk Sumber daya Manusia yang di kecamatan cukup terbatas sehingga Kurang responsif didalam memberikan pelayanan kepada masyarakat terkadang masih kurang cepat sehingga berbagai keluhan, aspirasi, maupun harapan masyarakat sering kali lambat.
3. Jangka waktu untuk pemprosesan dalam pembuatan pengajuan dalam pelayanan Publik masyarakat akan membutuhkan waktu yang cukup lama, sehingga masyarakat sering sekali Complain terhadap pegawai pelayanan masyarakat.
3.7. Pemecahan Masalah
1. Diperlukan sistem terkomputerisasi berbasis web dengan bahasa scrip Php dan menggunakan database mysql Editor menggunakan sublime text yang lebih efektif untuk proses penginputan data dan proses menyimpan data.
2. Dapat mengetahui laporan data penduduk secara rinci.
3. Mengurangi tingkat pemborosan proses dan sumber daya yang diperlukan melalui perkembangan teknologi informasi terutama jaringan internet.
4. Untuk memberikan suatu kemudahan dalam segala proses yang berhubungan dengan kependudukan. Juga sebagai alat bagi instansi untuk membuat proses pendataan menjadi lebih efektif dan efisien.
