KEPUTUSAN K
KEPUTUSAN KEPALAEPALA DINAS KESEHDINAS KESEHATAN KABUATAN KABUPATEN KAROPATEN KARO NOMOR :
NOMOR :
TENTANG TENTANG TAT
TATA NASKA NASKAH DINAH DINASAS DI LINGDI LINGKUNKUNGANGAN DINDINASAS KESKESEHAEHATANTAN KABUPATEN KARO
KABUPATEN KARO DENG
DENGAN RAHMAAN RAHMAT TUHAN YAT TUHAN YANG MAHANG MAHA ESAESA KEPALA
KEPALA DINAS DINAS KESEHATAN KESEHATAN KABUPATEN KABUPATEN KARO,KARO,
Men
Menimbimbang ang :: a.a. bahbahwa dwa dalaalam ranm rangkgka mea menunnunjanjang keg kelanlancacaran pran pelaelaksksanaanaan tan tugaugass pokok
pokok Dinas Dinas KeseKesehatahatan Kan Kabupabupaten ten KaroKaro di bdi bidang idang admiadministranistrasisi pemerintahan perlu penyeragaman pengelolaan tata naskah pemerintahan perlu penyeragaman pengelolaan tata naskah dinas di ling
dinas di lingkungankungan Dinas KesDinas Kesehatan Kabuehatan Kabupaten Karo;paten Karo; b.
b. bahwabahwa berdaberdasarksarkan pertimban pertimbangangan sebagan sebagaimanaimana dimaksua dimaksud dalamd dalam hu
hururuf a, pf a, pererlulu memenenetatapkpkanan TaTata Nta Nasaskakah Dh Dininasas di Ldi Liningkgkunungagann Di
Dinanass KeKesesehahatatan Kan Kabubupapateten Karn Karoo memelalalului Suri Surat Keat Kepupututusasann Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Karo;
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Karo;
M
Meennggiinnggaatt :: 1.1. Undang-Undang No 14 Tahun 2008 tentang KeterbukaanUndang-Undang No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Infor
Informasi Publmasi Publik (Lembik (Lembaran Negaran Negara Repuara Republikblik IndoneIndonesia Tahsia Tahunun 2008 Nomor
2008 Nomor 61, Tambaha61, Tambahan Lembaran n Lembaran Negara 4846);Negara 4846); 2.
2. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang KesehatanUndang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144); (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144); 3.
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang KearsipanUndang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 4.
4. PeratuPeraturan Menran Menteri Kesteri Kesehataehatann Nomor 4Nomor 46 Tahun 206 Tahun 2015 tenta15 tentangng Akreditasi
Akreditasi Puskesmas, Puskesmas, KlinikKlinik Pratama, Pratama, Tempat Tempat Praktik Praktik MandiriMandiri Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi (Berita Negara Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi (Berita Negara Republik Indo
Republik Indonesia Tanesia Tahun 201hun 20155 Nomor 104Nomor 1049);9); 5.
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tentangPeraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Pedoman Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
Tahun 2015 2015 NomoNomor 432r 432););
6. Peraturan Bupati... 6. Peraturan Bupati...
PEMERINTAH KABUPATEN KARO
PEMERINTAH KABUPATEN KARO
DIN
DINAS K
AS KESEH
ESEHATAN
ATAN
Jalan Kapten Selamat Ketaren No.9 Jalan Kapten Selamat Ketaren No.9KABANJAHE KABANJAHE
6.
6. Peraturan Bupati Karo Nomor 13 Tahun 2010 Tentang PedomanPeraturan Bupati Karo Nomor 13 Tahun 2010 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Di
Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karo;Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karo; 7.
7. Keputusan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78Keputusan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah;
Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; 8.
8. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas KesehatanPedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP), Direktorat Jenderal Bina Upaya Tingkat Pertama (FKTP), Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan
Kesehatan Direktorat Bina UpDirektorat Bina Upaya Kesehatan aya Kesehatan Dasar Tahun Dasar Tahun 2015;2015;
MEM
MEMUTUUTUSKASKANN :: Menetapkan
Menetapkan :: KEPUTUSAN KKEPUTUSAN KEPALAEPALA DINAS KESEHDINAS KESEHATAN KABUPAATAN KABUPATEN KAROTEN KARO TE
TENTNTANANG TG TATATA NA NASASKAKAH DH DININASAS DI DI LILINGNGKUKUNGNGANAN DIDINANASS KESEHATAN KABUPATEN KARO
KESEHATAN KABUPATEN KARO
KESATU
KESATU :: Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum dan naskahBentuk dan susunan naskah dinas produk hukum dan naskah din
dinas as sursurat at didi DinDinas as KesKesehaehatan tan KabKabupaupaten ten KarKaroo diteditetaptapkakann sebagaimana tercantum pada lampiran dan merupakan bagian sebagaimana tercantum pada lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini;
yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini; KEDUA
KEDUA :: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuanKeputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apa
apabilbila dia dikekemudmudian ian harhari tei terdardapat pat kekkekelieliruaruann diddidalaalamnymnyaa akaakann dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Diteta
Ditetapkan pkan didi KabaKabanjahnjahee pada tanggal
pada tanggal KEPA
KEPALALA DINAS DINAS KESEKESEHATANHATAN KABUPATEN KARO KABUPATEN KARO
IRNA
LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA DINAS KESEHATAN KABUPATEN KARO NOMOR :
TANGGAL :
BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS, PENOMORAN, PARAF, BENTUK UKURAN DAN ISI STEMPEL, KOP NASKAH DINAS,
SAMPUL NASKAH DINAS DAN PAPAN NAMA
A. PENGGUNAAN K ERTAS DAN PENGETIKAN
1. Penggunaan kertas naskah dinas adalah kertas HVS 70 gram, warna putih, ukuran Folio / F4 ukuran 215 x 330 mm.
2. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran adalah sebagai berikut :
a. Penggunaan warna tinta hitam
b. Jenis huruf naskah dinas adalah Arial ukuran12 atau disesuaikan dengan kebutuhan
c. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
d. Untuk pengetikan pada tabel dan form pada naskah dinas ukuran huruf menyesuaikan sesuai kebutuhan
e. Pengetikan naskah dinas menggunakan margins left 3 cm, margins right 2 cm, margins top 2 cm dan margins bottom 2 cm
B. KOP SURAT
1. Kop Dinas Kesehatan mencantumkan logo Pemerintah Kabupaten Karo sebelah kiri, logo Bakti Husada sebelah kanan, ukuran huruf nama Pemerintah Daerah dengan huruf arial 14, tulisan Dinas Kesehatan dengan huruf arial 18.
2. Kop Puskesmas mencantumkan logo Pemerintah Kabupaten Karo sebelah kiri, logo Puskesmas sebelah kanan, ukuran huruf nama Pemerintah Daerah dan UPT Dinas Kesehatan dengan huruf arial 14, tulisan Puskesmas dengan huruf arial 18.
PEMERINTAH KABUPATEN KARO
DINAS KESEHATAN
Jalan Kapten Selamat Ketaren No.9 KABANJAHE
Kop Puskesmas
PEMERINTAH KABUPATEN KARO
UPT DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS ………
J alan… … … ..
C. PENOMORAN SURAT 1. Penomoran Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan. Surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda.
Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.
2. Penomoran Surat Keluar dan Naskah Dinas Lain
Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas.
a. Sistem penomoran surat keluar untuk Dinas Kesehatan adalah sebagai berikut:
Format : 440.kode seksi/nomor urut/Dinkes/bulan dengan angka romawi/tahun
Contoh : 440.3.1/109/II/2017 Keterangan :
440 : Kode Penomoran Kesehatan 3.1 : Kode Seksi
Dinkes : Singkatan Dinas Kesehatan
109 : Nomor Urut Surat Keluar (No. Urut Agenda) II : Bulan surat dikeluarkan (Februari)
2017 : Tahun surat dikeluarkan
b. Sistem penomoran surat keluar untuk Puskesmas adalah sebagai berikut: Format : nomor urut/UPTD-Kes/Inisial puskesmas/bulan dengan angka
romawi/tahun
Keterangan :
23 : Nomor Urut Surat Keluar (No. Urut Agenda) UPTD-Kes : Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan JHR : Inisial Puskesmas (misalnya Juhar) II : Bulan surat dikeluarkan (Februari) 2017 : Tahun surat dikeluarkan
Inisial Puskesmas :
1. Puskesmas Kabanjahe : KJ 2. Puskesmas Berastagi : BTG 3. Puskesmas Korpri : KORP 4. Puskesmas Tigapanah : TP 5. Puskesmas Singa : SI 6. Puskesmas Dolat Rakyat : DR 7. Puskesmas Merdeka : MDK 8. Puskesmas Merek : MRK 9. Puskesmas Barusjahe : BJ 10. Puskesmas Simpang Empat : S-IV 11. Puskesmas Naman Teran : NT 12. Puskesmas Tiganderket : TND 13. Puskesmas Payung : PYG 14. Puskesmas Munte : MT 15. Puskesmas Juhar : JHR 16. Puskesmas Tigabinanga : TB 17. Puskesmas Kuta Buluh : KB 18. Puskesmas Lau Baleng : LB 19. Puskesmas Mardinding : MDD
c. Penomoran dokumen Akreditasi Puskesmas
Penomoran dokumen Akreditasi Puskesmas diurutkan sesuai dengan tanggal mulai berlaku dokumen dan dimulai dari kelompok Bab I, II dan III Administrasi Manajemen, selanjutnya Kelompok Bab IV, V, VI Upaya Kesehatan Masyarakat, dan Kelompok Bab VII, VIII, dan IX Upaya Kesehatan Perorangan.
Format : Kode Pokja /Nomor urut/Bab/Kelompok Dokumen/bulan/tahun Kode Pokja :
· Pokja Administrasi dan Manajemen disingkat ADM
· Pokja Upaya Kesehatan Masyarakat disingkat UKM
· Pokja Upaya Kesehatan Perorangan disingkat UKP
Kelompok Dokumen :
· Surat Keputusan disingkat SK
· Standar Operasional Prosedur disingkat SOP
Contoh Format : ADM/21/II/SK/3/2017 Keterangan :
ADM : Kode Pokja Admen 21 : Nomor Urut SK
II : Bab
SK : Surat Keputusan 3 : Bulan (Maret) 2017 : Tahun 2017
D. PARAF DAN PENULISAN NAMA 1. Pembubuhan Paraf Hierarkhis
a. Naskah dinas sebelum ditandangani oleh Kepala Dinas dan Sekretaris harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat secara berjenjang untuk bertanggung jawab terhadap substansi, redaksi dan penulisan naskah dinas tersebut sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, penempatan paraf tersebut pada lembar terakhir naskah dinas sesuai arah jarum jam dimulai dari sebelah kiri nama pejabat yang akan menandatangani.
b. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf.
c. Untuk keamanan isi naskah dinas yang jumlahnya lebih dari satu halaman, sebelum naskah dinas tersebut ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang maka harus dibubuhkan paraf pejabat pengolah pada sudut kanan bawah setiap halaman.
d. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat mempunyai lampiran, pada lembar lampiran dipojok sebelah kanan atas ditulis lampiran : surat, nomor dan tanggal serta pada bagian akhir sebelah kanan bawah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
2. Penulisan Nama Pejabat Yang Berwenang menandatangani naskah dinas a. Penulisan nama kepala dinas dan kepala puskesmas pada naskah dinas
dalam bentuk Surat Keputusan dan Peraturan tidak menggunakan gelar dan NIP.
b. Penulisan nama kepala dinas dan kepala puskesmas pada naskah dinas dalam bentuk surat menggunakan gelar, pangkat dan NIP.
E. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS
KOP SURAT
Tempat, tanggal, bulan, tahun
Nomor Lampiran Hal : : : ………. ………. ………. Kepada Yth.:……… ……… di -……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… … ……… ………. KEPALA INSTANSI NAMA Pangkat NIP
KOP SURAT
Tempat , tanggal, bulan, tahun
Nomor Lampiran Hal : : : ………. ………. Undangan Kepada Yth.:……… ..……… di -……… ……… ……..……… ………… Hari : ……… Tanggal : ……… Pukul : ……… Tempat : ……… Acara : ……… ……… ……..……… ………… KEPALA INSTANSI NAMA Pangkat NIP Catatan: 1. ……….. 2. ………..
KOP SURAT KEPUTUSAN KEPALA ……….. NOMOR : ……… TENTANG ………. ………
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA ………., Menimbang : a. bahwa………... ………...; b. bahwa………... ………...; c. dan seterusnya; Mengingat : 1. Undang-Undang………. ……….; 2. Peraturan Pemerintah ... ...; 3. dan seterusnya; MEMUTUSKAN:
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA ………...TENTANG ………... KESATU : ………; KEDUA : ………; KETIGA : ………. Ditetapkan di……….. pada tanggal……… KEPALA INSTANSI N A M A
KOP SURAT PERATURAN KEPAL A ……….. NOMOR : ……… TENTANG ………. ………
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA ……….., Menimbang : a. bahwa………..……... ………..; b. bahwa ………... ………..; c. dan seterusnya; Mengingat : 1. Undang-Undang ……….………….; 2. Peraturan Pemerintah ...;
3. Peraturan Menteri Kesehatan ...; 4. dan seterusnya;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN KEPALA ……….. TENTANG ………. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 (1) ………; (2) dan seterusnya. Pasal 2 (1) ………; (2) dan seterusnya.
BAB II (dan seterusnya) ………. Pasal … (1) ……… ………. . (2) ……… ………. . BAB …. KETENTUAN PENUTUP Pasal … Ditetapkan di……….. pada tanggal……… KEPALA INSTANSI N A M A
KOP SURAT NOTA - DINAS Kepada : ……….. Dari : ……….. Tanggal : ……….. Nomor : ……….. Sifat : ……….. Lampiran : ……….. Hal : ……….. ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………. KEPALA INSTANSI NAMA Pangkat NIP
KOP SURAT TELAAHAN STAF Kepada : ……….. Dari : ……….. Tanggal : ……….. Nomor : ……….. Lampiran : ……….. Hal : ……….. I. Persoalan II. Praanggapan
III. Fakta-fakta yang mempengaruhi
IV. Analisis V. Kesimpulan VI. Saran NAMA JABATAN NAMA Pangkat NIP
KOP SURAT REKOMENDASI………. NOMOR……….. ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……….
Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun KEPALA INSTANSI
NAMA Pangkat
KOP SURAT NOTULEN Sidang/Rapat : ……….. Hari/Tanggal : ……….. Waktu Sidang/Rapat : ……….. Acara : 1.……….. 2. ………. 3. dan seterusnya 4. penutup Pimpinan Sidang/Rapat Ketua : ……….. Sekretaris : ……….. Pencatat : ……….. Peserta sidang/rapat : 1……… 2. dan seterusnya. Kegiatan sidang/rapat : 1……….. 2. dan seterusnya. 1. Kata Pembukaan :……….. 2. Pembahasan :……… 3. Peraturan :……… PIMPINAN SIDANG/RAPAT NAMA JABATAN NAMA Pangkat NIP
Judul SOP SOP No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman : Nama Puskesmas
tanda tangan Nama Ka.Puskesmas
NIP 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur 6. Langkah-Langkah 7. Bagan Alir
8. Hal-hal yang perlu diperhatikan
9. Unit Terkait
10.Dokumen Terkait 11.Rekaman Historis
Perubahan
No Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan
Petuju k Pengisi an SOP
a. Kotak Heading : masing-masing kotak (Puskesmas, judul SOP, No. dokumen, tanggal terbit, No.revisi, Halaman, SOP, ditetapkan Kepala Puskesmas ditulis dengan jenis tulisan Arial, Fontsize 12, kecuali untuk nama kepala puskesmas dan NIP fontsize 9. Kemudian diisi sebagai berikut :
Heading
dan kotaknya : hanya dicetak pada halaman pertama.Menggunakan Logo pemerintah daerah dan nama puskesmas.
· Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya
· Nomor Dokumen: diisi sesuai ketentuan penomoran yang berlaku.
· Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP. Format : 0/0/0000
· Nomor Revisi : diisi dengan status revisi, Angka nol (0) untuk dokumen baru angka 1 untuk revisi ke 1, dan seterusnya.
· Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan total halaman SOP tersebut yaitu : nomor halaman / jumlah halaman SOP ( misal1/5). Namun
ditiap halaman selanjutnya dibuat
footer dan dicantumkan no dokumen,
misalnya pada halaman kedua : No Dokumen, 2/5, halaman terakhir : No Dokumen, 5/5.( dicetak miring dan diletakkan ditengah)
· Kotak ditetapkan oleh Kepala Pusksmas: diberi tandatangan Kepala Puskesmas, nama jelas dan NIP.
b. Isi SOP :
1. Pengertian : diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi.
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci :“Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”
3. Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Misalnya kata kunci : “ SK Kepala UPTD Puskesmas Rawat Inap Tigapanah Nomor ... tentang ... “
4. Referensi : berisikan dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang– undangan yang berisi tentang pedoman atau panduan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.
5. Prosedur / Langkah-langkah : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu dan untuk SOP yang memerlukan alat dan bahan boleh dimasukkan diawal prosedur / langkah-langkah.
6. Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
Isi SOP bermacam- macam untuk itu dari keenam isi SOP wajib dimasukan kedalam format, namun apabila ada yang akan menambahkan dipersilahkan, contoh bagan alir, dokumen terkait dan lain- lain.
7. Diagram Alir/ bagan alir
(Flow C hart)
:Diagram alir/bagan alir dibuat untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkah prosedur kerja/pelayanan.Diagram alir dicantumkan dalam SOP sesuai kebutuhan.Diagram alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar
dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol. Bentuk balok :
Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap
tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:
o Awal kegiatan :
….? ?
o Akhir kegiatan : ya o Keputusan : tidak o Penghubung : o Dokumen : o Arsip :
F. BENTUK UKURAN DAN ISI STEMPEL 1. Bentuk Stempel
Stempel perangkat daerah berbentuk lingkaran 2. Ukuran Stempel
Ukuran stempel SKPD meliputi :
a. Ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel perangkat daerah adalah 4 cm
b. Ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan stempel perangkat daerah adalah 3,8 cm
c. Ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan stempel perangkat daerah adalah 2,7 cm
d. Jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam maksimal 1 cm
3. Isi Stempel
a. Stempel perangkat daerah berisi nama pemerintah kabupaten, nama SKPD yang bersangkutan
….?
…?
….?
b. Stempel UPT berisi nama pemerintah kabupaten, nama SKPD dan nama UPT yang bersangkutan
4. Format Stempel
1 cm 2,7 cm 3,8 cm 4 cm
a.Stempel Dinas Kesehatan
DINAS KESEHATAN c. Stempel Puskesmas PUSKESMAS SINGA Ditetapkan di Kabanjahe pada tanggal
KEPALA DINAS KESEHATAN KABUPATEN KARO