35
3.1. Umum
Sekolah merupakan pusat kegiatan belajar, sekolah juga tempat pertemuan antar siswa dengan guru, siswa dengan karyawan sekolah. Pendidikan merupakan salah satu kebutuhan yang sangat penting guna meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM). Terlepas itu peran bendahara sangatlah penting karena sekolah tidak mungkin berjalan tanpa adanya pemasukan dan pengeluaran, dari bendahara semua jenis baik itu pemasukan maupun keluaran dicatat dan dilaporkan.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Yayasan Raudhah Syarifah adalah salah satu sekolah atau yayasan yang ada di kabupaten purwakarta. Yayasan ini didirikan atas dasar kepentingan warga kecamatan bungursari, yang tidak semua murid atau siswa nya membayar iuran sekolah sebagian pendanaan nya dari lembaga sosial Zizwab, seharusnya Yayasan ini didirikan oleh pemerintah setempat tetapi karena tempat yang kurang terurus dan fasilitas yang sangat kurang memadai pada akhirnya Yayasan ini diurus oleh perseorangan atau individu. Sehingga semua fasilitas yang ada sekarang sebagian dari pemilik Yayasan. Yayasan membuka dua lembaga diantaranya ada lembaga pendidikan dan lembaga sosial, lembaga pendidikan yang sudah resmi atau sudah mempunyai ijin atau teragenda, sedangkan lembaga sosial sudah resmi namun
belum punya ijin atau belum teragenda tetapi sudah mempunyai SK dari dinas keagamaan.
3.2.1.Sejarah Yayasan Raudhah Syarifah
Yayasan Raudhah Syarifah didirikan oleh Ustadz Dede Ali pada tanggal 19 November 2015 yang beralamat di Kp Sindang Reret Rt 10 Rw 03 Desa Dangdeur Kecamatan Bungursari Kab Purwakarta. Yayasan Raudhah Syarifah mempunyai dua lembaga yang dikelola yaitu lembaga pendidikan dan lembaga sosial, adapun lembaga pendidikan yang dikelola yaitu kelompok
bermain (KOBER) Nuurudzholam, taman kanak-kanak (TK) islam
Nuurudzholam, sd plus Nuurudzholam, diniyah takmiliyah awwaliyah (DTA) Nuurudzholam dan taman pendidikan al-quran (TPQ) Nuurudzholam, sedangkan lembaga sosial yang dikelola Yayasan ada Ziswaf , posyandu, santunan yatim atau duafa dan pondok pesantren Nuurudzholam. Hingga saat ini yayasan masih memiliki beberapa pengurus diantara nya :
Kepala Yayasan : Dede Ali S.Pd
Sekertaris : Ahmad Zakaria
Bendahara : Wiwi Suherti S.Pd
Pengawas : Rosadi Mulya S.Pd
Bidang Keagamaan : KH. Drs Akhfaz Fauzi M.A.g
Bidang Hukum dan Advokasi : Zulkarnaen SH. M.Hum
Bidang Pendidikan : Mahmud mazahib S.H.I, MM.Pd
Bidang Administrasi : Rinda Maryani
Bidang Humas : Nadi
Yayasan Raudhah Syarifah sebagai lembaga pendidikan yang mempunyai Visi dan Misi:
1. Visi
Unggul dalam prestasi, berbudi pekerti yang luhur dalam iman dan taqwa serta berwawasan kebangsan.
2. Misi
a. Menciptakan satuan pendidikan yang berlandaskan ketuhanan Yang Maha
Esa.
b. Menyelenggarakan satuan pendidikan selaras dengan nilai-nilai
keagamaan dan budi pekerti yang luhur.
c. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara teratur dan
berkesinambungan.
d. Menyelenggaran pembelajaran yang aktif, inovatif, kreatif, efektif dan menyenangkan.
e. Meningkatkan kemampuan olahraga dan seni yang kompetitif.
3.2.2.Struktur Organisasi danFungsi Yayasan Raudhah Syarifah
Aktivitas di bendahara Yayasan Raudhah Syarifah memiliki struktur organisasi yang telah disusun agar dapat berjalan dengan baik adapun struktur organisasi dibuat agar dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang sama jenis berdasarkan sifat atau pelaksananya. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki Yayasan Raudhah Syarifah bungursari purwakarta sebagai berikut:
Sumber: Yayasan Raudhah Syarifah (2016) Gambar III.1.
Adapun fungsi-fungsi dari tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab masing-masing adalah sebagai berikut:
1. Kepala Yayasan
Bertugas bertanggung jawab penuh atas penyelenggaraan kegiatan operasional yayasan.
2. Sekertaris
Bertugas membantu kepala yayasan atas kegiatan-kegiatan yang ada diyayasan.
3. Pengawas
Bertugas untuk mengawasi semua kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan diyayasan.
4. Bendahara
Bertugas membantu kepala yayasan dalam mengurus masalah keuangan pemasukan dan pengeluaran yayasan.
5. Bidang keagamaan
Bertugas membantu murid-murid belajar tentang ilmu keagamaan.
6. Bidang hukum dan advokasi
Bertugas membantu kepala yayasan dalam bidang hukum. 7. Bidang pendidikan
Bertugas untuk membantu murid-murid menjalankan pelajaran sekolah. 8. Bidang administrasi
9. Bidang humas
Bertugas untuk suatu proses menangani berbagai masalah yang ada pada yayasan
10.Bidang kepemudaan
Bertugas untuk melaksanakan kegiatan koordinasi olahraga di yayasan.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Prosedur sistem akuntansi berjalan arus kas dimulai dengan proses penerimaan kas, lalu proses pengeluaran kas dan selanjutnya adalah proses pembuatan laporan.
Adapun penjelasan dalam sistem arus kas pada Yayasan Raudhah Syarifah sebagai berikut:
1. Prosedur Penerimaan Kas
Pada setiap awal bulan atau pertengahan bulan Donasi (Zizwap) menyetorkan sumbangan berupa dana untuk penambahan kas yang ada di Yayasan Raudhah Syarifah kepada bagian bendahara, setelah itu bagian bendahara yayasan mencatatnya di buku besar secara tertulis dan dibuatkan kwitansi dua rangkap yang sudah di tanda tangani oleh bendahara. Lalu diberikannya satu rangkap kwitansi kepada Donasi (Zizwap) dan rangkap dua disimpan oleh bendahara di arsip kas masuk.
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Pada proses pengeluaran kas, bendahara mengajukan pengajuan untuk pembelian perlengkapan seperti alat tulis, alat-alat kebersihan, biaya perawatan keperluan Yayasan, dan biaya keperluan lain-lain. Kemudian
bendahara melakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada kepala Yayasan, setelah kepala yayasan menyetujui pengajuan pengeluaran kas dan langsung mengeluarkan dana kepada bendahara, kemudian bendahara memberikan beberapa nota yang ada stampel lunas kepada Kepala Yayasan sebagai bukti ,lalu dicatat dan disimpan kedalam arsip bukti kas keluar.
3. Proses Pembuatan Laporan
Pada proses pembuatan laporan ini bendahara melaporkan penerimaan dan pengeluaran kas setiap bulannya kepada kepala Yayasan, ketika kepala Yayasan telah meng acc setiap pengajuan dan setiap laporan baik itu pemasukan dan pengeluaran maka laporan tersebut dibuatkan dua rangkap, laporan pertama diserahkan diserahkan kepada kepala Yayasan Raudhah Syarifah dan laporan yang kedua tetap disimpan oleh bendahara.
3.4. Unified Modelling Language (UML)
UML adalah singkatan dari “Unified Modelling Language” yaitu suatu metode permodelan secara visual untuk sarana perancangan sistem berorientasi objek, atau definisi UML yaitu sebagai suatu bahasa yang sudah menjadi standar pada visualisasi, perancangan dan juga dokumentasi sistem software.
3.4.1. Activity Diagram
Activity diagram atau diagram aktivitas yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang dapat memodelkan proses-proses apa saja yang terjadi pada sistem.
1. Activity Diagram Penerimaan kas
Gambar III.2.
Activity Diagram Penerimaan Kas
act activ ity diagram penerimaan kas
Bendahara Donasi Zisw ap Start memberikan sumbangan dana Menerima sumbangan dana
Mencatat sumbangan dana dalam buku besar manual
Membuat kw itansi 2 Rangkap
Menyerahkan kw itansi 1 Rangkap
Menyimpan kw itansi rangkap 2 kedalam arsip
kas masuk
2. Activity Diagram Pengeluaran kas
Gambar III.3.
Activity Diagram Pengeluaran Kas act activ ity pengeluaran kas
Kepala Yayasan Bendahara
Start
Mengaj ukan Pengeluaran
Konfirmasi Pengaj uan Pengeluaran
Menenerima Pengaj uan Pengeluaran
Acc pengaj uan pengeluaran kas
Mengeluarkan dana Menerima dana untuk
Pengeluaran
Memberikan Bukti Pengeluaran
Tanda tangan dan diarsipkan
3. Activity Diagram Pembuatan Laporan
Gambar III.4.
Activity Diagram Pembuatan Laporan
3.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan act activ ity pembuatan laporan
kepala yayasan Bendahara Start Membuat Laporan Penerimaan & Pengeluaran Kas 2 Rangkap Menyerahkan Laporan
Menerima Acc Laporan 2 Rangkap
Menyerahkan Laporan Rangkap 1
arsip acc lap rangkap 1
Menerima Acc Laporan Rangkap 1 Menerima Laporan
Acc Laporan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan
(input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.
3.5.1.Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah menjadi suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk Donasi
Fungsi : Untuk Bukti penerimaan kas
Sumber : Penerima
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap ada yang ingin menjadi donasi Ziswap
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Bon dana operasional yayasan
Fungsi : Untuk Pembiayan Kebutuhan Yayasan
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala Yayasan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran A.2
Fungsi : Pencatatan Arus Kas Yayasan
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala Yayasan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Buku
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran A.3
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Adapun bentuk dokumen keluaran pada sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Kwitansi / Nota
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran Donasi Ziswap
Sumber : Bendahara
Tujuan : Donasi
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Nota Pembelian
Fungsi : Bukti pembelian
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala yayasan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Transaksi
Bentuk : Lampiran B.2
4. Nama Dokumen : Laporan Kas Yayasan
Fungsi : Untuk Arsip Laporan Arus Kas Yayasan
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala Yayasan
Media : Kertas
Jumlah : Tiga Lembar
Frekuensi : Setiap transaksi
Bentuk : Lampiran B.3
3.6. Permasalahan Pokok
Dari hasil pengamatan serta uraian yang telah penulis paparkan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa:
1. Dalam proses pencatatan transaksi yang terjadi di Yayasan Raudhah Syarifah masih menggunakan buku dan proses penghitungan transaksi masih menggunakan kalkulator akibatnya proses pelaporan relatif lambat, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
2. Tidak adanya pemisah pencatatan arus kas masuk dan kas keluar dalam pencatatan buku besar sehingga mengakibatkan jumlah saldo yang diterima menjadi tidak balance dan Yayasan sendiri tidak bisa mengelola laporan keuangan dengan baik.
3.7. Pemecahan Masalah
Didalam mengelola suatu Yayasan tentunya selalu ada hambatan dan kesulitan, yang seringkali dapat menyebabkan terjadinya bentuk kesalahan.Untuk mengatasi berbagai hambatan maupun kesulitan yang dihadapi tentunya diperlukan adanya perubahan ataupun perbaikan disegala faktor yang mendukung suatu kinerja Yayasan tersebut. Untuk memecahkan masalah yang ada di Yayasan Raudhah Syafirah, khususnya pada bagian yang mengelola arus kas seperti halnya dijelaskan pada Tugas Akhir ini.
1. Memberikan pelatihan khusus bagi bendahara yang akan memuat sebuah laporan keuangan apabila akan diadakan usulan penerapan aplikasi sistem, dengan diadakannya aplikasi sistem arus kas diharapkan dapat mempercepat proses pencatatan dan perhitungan transaksi arus kas yang terjadi. Terutama untuk pengguna bisnis data akan mempermudah kinerja bagian bendahara untuk menyimpan maupun mencari data transaksi dan proses perhitungan dilakukan secara terkomputerisasi sehingga dapat menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan dalam menghitung transaksi arus kas yang terjadi.
2. Membuat suatu database yang digunakan untuk membantu pembuatan
laporan agar pada saat dibutuhkan data cepat didapat, dan pada aplikasi arus kas ditambahkan menu cetak laporan agar dapat mempernudah bagian bendahara mencari data-data transaksi baik itu transaksi kas masuk dan kas keluar serta penyajian informasi laporan arus kas yang lengkap dan akurat sehingga pihak Yayasan dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dan merancang atau membuat laporan jurnal terhadap semua transaksi yang terjadi pada Yayasan tersebut.
