ANALISIS DAN EVALUASI ERP
BERBASIS SAP MODUL
MATERIAL MANAGEMENT
PADA PT. ECOGREEN OLEOCHEMICALS
Aupan Hanfine, Hendry Septiawan, Jansen Suwendy,
Henkie Ongowarsito
Bina Nusantara University, Jalan Kebon Jeruk Raya No. 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, 021-5345830, aupanhanfine13@gmail.com, hendryseptiawan@yahoo.com, jansen@hotmail.com,
henky@binus.edu
Abstract
PURPOSE OF WRITING , is to analyze the SAP information system based on PT .
Ecogreen Oleochemicals to determine the weaknesses in the SAP system as is found in the system is done manually and the SAP system configuration that has not been used properly , and then give the results of the evaluation and recommendation of the SAP system that is in use . ANALYSIS METHOD used is the analysis of the design , method of field studies and literature . The analytical method used is FIT / GAP is to compare whether any SAP process has been running on the existing system ( FIT ) or no match ( GAP ) , the results of this analysis can be found solisi and recommendations to address existing discrepancies ( GAP ) , then using FMEA ( Failure Mode and Effects Analysis) for level gave the RPN ( Risk Priority Number ) to each requirement and the latter is using the Risk Analyst to define the problem of what might happen to the GAP could be found . RESULTS ARE IN REACH in this research is an analysis , recommendation , and Customization which includes process moodul SAP Materials Management system so as to improve system performance SAP Materials Management module . CONCLUSION is analysis , recommendation and customization given to improve the system performance of SAP Materials Management module PT . Ecogreen Oleochemicals making process within the scope can be run in accordance with what is expected .
Abstrak
TUJUAN PENULISAN, adalah untuk menganalisis sistem informasi berbasis SAP pada PT.
Ecogreen Oleochemicals guna mengetahui kekurangan yang ada pada sistem SAP seperti masih ditemukan sistem yang dikerjakan manual maupun sistem SAP yang belum di configurasi digunakan dengan baik, lalu kemudian memberikan hasil evaluasi dan rekomendasi terhadap sistem SAP yang di gunakan. METODE ANALISA yang digunakan adalah analisis perancangan, metode studi lapangan dan studi pustaka. Metode analisis yang digunakan adalah FIT/GAP yaitu membandingkan apakah setiap proses SAP telah berjalan pada sistem yang ada (FIT) atau malah tidak sesuai (GAP), dari hasil analisa ini dapat ditemukan solisi dan rekomendasi untuk mengatasi ketidak sesuaian yang ada (GAP), kemudian menggunakan FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) untuk meberikan tingkat RPN (Risk Priority Number) terhadap setiap requirement dan yang terakhir adalah menggunakan metode Risk Analyst untuk mendefinisikan masalah apa yang mungkin terjadi terhadap GAP yang di temukan. HASIL YANG DI CAPAI pada penilitian ini adalah sebuah analisis, rekomendasi, dan Customisasi yang mencakup proses sistem SAP moodul Materials Management sehingga dapat meningkatkan kinerja sistem SAP modul Materials Management. SIMPULANYA adalah analisis, rekomendasi dan customisasi yang diberikan dapat meningkatkan kinerja sistem SAP modul Materials Management PT. Ecogreen Oleochemicals sehingga proses dalam ruang lingkup dapat berjalan sesuai dengan apa yang di harapkan.
Kata Kunci Sistem, Informasi, SAP, Materials Management
PENDAHULUAN
Saat ini teknologi telah menjadi salah satu sumber daya bagi perusahaan untuk dikelola. Pengumpulan data, analisis, produksi dan distribusi informasi di dalam perusahaan menjadi sebuah ukuran kualitas yang di sediakan oleh layanan IT. Pada era globalisasi teknologi semakin berkembang secara dinamis, kebutuhan akan pengimplementasian teknologi sekarang ini semakin tinggi demi untuk memperlancar proses bisnis suatu perusahaan. Dengan adanya teknologi diharapkan bisa menjadi keuntungan tersendiri dalam menghadapi persaingan bisnis (competitive advantages). Dalam suatu perusahaan, proses bisnis yang di jalankanakan menghasilkan data yang kemudian diolah menjadiinformasi yang dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.
Teknologi informasi, perusahaan diharapkan dapat mengintergrasikan dan mengoelolah data yang ada dalam suatu sistem, sehingga apabila informasi ingin digunakan kembali, maka dapat dilakukan penelusuran data yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan secara lengkap.
Banyak penyedia sistem aplikasi terintegrasi ERP (Enterprise Resource Planning berusaha menawarkan solusi bisnis yang dapat diandalkan sehingga mampu menghasilkan best practice bagi penggunanya.Sistem ERP(Enterprise Resource Planning) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi dengan tujuan mencapai titik efektifitas dan efisiensi tertinggi. ERP (Enterprise Resource Planning sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan masyarakat secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
Beberapa vendor ERP (Enterprise Resource Planning) di Indonesia saat ini antara lain adalah SAP (System Application and Products in Data Processing). Dari beberapa vendor ERP (Enterprise Resource Planning) yang ada, SAP (System Application and Products in Data Processing)merupakan penguasa pasar produk ERP (Enterprise Resource Planning) saat ini dengan jumlah lebih dari 82.000 perusahaan dari 120 negara di dunia.
PT. Ecogreen Oleochemicals merupakan salah satu perusahaan terdepan di indonesia yang menghasilkan produk oleokimia (bahan kimia yang berasal dari minyak). Untuk mengoptimalkan
proses bisnis PT. Ecogreen Oleochemicals adalah dengan mengambil andil besar pada penyediaan bahan baku agar distribusi produk kepada end user dapat di optimalkan.
Mengingat banyaknya produk yang di hasilkan oleh PT. Ecogreen Oleochemicals, sehingga memungkinkan akan adanya masalah yang di temukan dalam proses pengadaan barang, oleh karena itu dalam pembahasan ini akan terfokus pada bagian purchasing, warehouse, dan acounting yang terlibat langsung pada modul SAP Materials Management dengan mengevaluasi langsung sistem SAP yang telah di implementaskan.
Rumusan Masalah dari penelitian ini adalah :
1. Fungsi – fungsi apa saja yang sangat berpengaruh / penting dalam submodul Material
Management ?
2. Apakah fungsi – fungsi yang disediakan oleh sistem SAP telah mendukung User
Requirement?
3. Jika beberapa User Requirement belum dapat didukung oleh fungsi – fungsi dalam sistem SAP, apa resiko yang mungkin ditimbulkan?
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan pada PT. Ecogreen Oleochemicals Untuk menilai optimalisasi fungsi sistem SAP yang di gunakan.
2. Mengidentifikasi Gap atau kesenjangan yang ditemukan dalam proses evaluasi sistem Material Management yang berjalan saat ini di PT. Ecogreen Oleochemicals.
3. Melakukan evaluasi kinerja SAPmodul Materials Management yang telah diterapkan pada PT. EcogreenOleochemicals.
4. Memberikan solusi atas kekurangan yang mungkin ditemukan selama evaluasi kinerja SAP modul Materials Management pada PT. Ecogreen Oleochemicals
METODOLOGI
Metodologi yang digunakan untuk melakukan evaluasi pada sistem Enterprise Resource
Planning modul Material Management pada PT. Ecogreen Oleochemicals adalah sebagai berikut : a. FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)
FMEA dibuat dari hasil uji coba atau testing secara langsung terhadap sistem SAP modul
Material Management dan menyebarkan kuisioner kepada user pada PT. Ecogreen
Oleochemicals untuk mengetahui beberapa fungsi dalam SAP yang menjadi prioritas tertinggi dan berarti jika fungsi tersebut mengalami kegagalan, maka proses bisnis dari modul Material
Management akan terhamabat atau tidak berjalan sama sekali. b. Fit / Gap Analysis
Metode Fit / Gap Analysis digunakan untuk menganalisis user requirement dengan fungsi-fungsi yang telah disediakan dalam software SAP pada PT. Ecogreen Oleochemicals, serta mengetahui tingkat sebuah kebutuhan (requirement) dan memberikan rekomendasi terhadap kebutuhan yang belum dipenuhi atau belum dijalankan secara maksimal.
c. Risk Analysis
Setelah menemukan Gap, metode Risk Analysis digunakan untuk menganalisis seberapa sering
Gap tesebut ditemukan atau terjadi dan seberapa besar dampak yang ditimbulkan jika Gap
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Tahap 1
Berdasarkan proses bisnis yang ada pada PT. Ecogreen Oleochemicals yang berkaitan dengan modul SAP Material Management, proses bisnis dibagi menjadi beberapa bagian yaitu Proses Perencanaan dan Permintaan Material, Proses Pembelian Material, Proses Penerimaan Material, dan Proses Invoice Verification. Setiap proses bisnis ini akan dilakukan penentuan prioritas terhadap requirement yang telah diidentifikasi akan dikategorikan berdasarkan tingkat prioritas tertentu. Requirement adalah spesifikasi dari apa yang harus diimplementasikan, deskripsi bagaimana sistem harusnya berkerja atau bagian-bagian yang ada didalam sistem, bisa juga dijadikan batasan dalam proses pengembangan sistem.
Dengan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) yang merupakan sebuah teknik untuk memahami dan memberi prioritas pada failure mode (symptom bug) atau kualitas risiko yang mungkin pada fungsi, fitur, atribut, behaviour, komponen, dan interface system. Kolom dari FMEA yang digunakan adalah Severity, Priority, dan Likelihood yang bertujuan untuk memberikan penilaian terhadap requirement guna untuk menunjukan prioritas dari
requirement yang telah diidentifikasikan.
Setelah menentukan nilai Severity, Priority dan Likelihood akan didapat total nilai dari perkalian ketiganya yang disebut Risk Priority Number (RPN) :
RPN = Severity x Priority x Likelihood
B. Tahap 2
Hasil Requirement Assessment akan menghasilkan RPN yang akan dipetakan pada
Ranking Requirement dimana akan menentukan apakah suatu requirement memiliki rank High, Medium, atau Low. Langkah ini adalah langkah pertama dalam melakukan Fit/Gap Analysis. Ketentuannya adalah High (RPN 1-42); Medium (RPN 43-84); Low (RPN 85-125).
Hasil dari ranking requirement adalah sebagai berikut :
C. Tahap 3
1. Tahap selanjutnya pada Fit/Gap Analysis adalah Degree of Fit terdapat Fit/Gap
Analysis Report yang mengevaluasi user requirement, menentukan apakah proses yang
sedang berjalan sekarang sudah Fit atau Gap setelah dibandingkan dengan user
requirement, dan menentukan rekomendasi atas user requirement yang Gap.
Tabel 1 Hasil dari Degre of Fit pada keseluruhan proses
Process
Persentase Degree of Fit/Gap
Fit Partial Gap
Total Requiremen t Percentag e Total Requiremen t Percentag e Total Requiremen t Percentag e Pemesanan Material 2 40% - - 3 60% Pembelian Material 9 100% - - - - Penerimaa n Material 8 88,9% - - 1 11,1% Invoice Verification 1 100% - - - -
2. Selanjutnya adalah Fit/Gap Analysis Report Result yang menerangkan hasil dari
Fit/Gap Analysis Report dalam bentuk presentase yaitu presentase jumlah user requirement yang Fit dan Gap, presentase jumlah user requirement yang Fit atau Gap
pada rank High, Medium, dan Low.
Tabel 2 Hasil dari Ranking Requirements pada Proses Perencanaan dan Permintaan Material
Rank
Persentase Degree of Fit/Gap
Fit Partial Fit Gap
Total Requirement Percentage Total Requirement Percentage Total Requirement Percentage High 2 40% - - 3 60% Medium - - - - Low - - - -
total 5 requirements, dengan 2 requirements mengalami kondisi fit (high), dengan persentase 40% dan 3 requirements mengalami kondisi gap (high), persentase 60%.
Tabel 3 Hasil dari Ranking Requirements pada Proses Pembelian Material
Rank
Persentase Degree of Fit/Gap
Fit
Partial Fit
Gap
Total
Requirement
Percentage
Total
Requirement
Percentage
Total
Requirement
Percentage
High
2
22,22%
-
-
-
-
Medium 6
66,66%
-
-
-
-
Low
1
11,11%
-
-
-
-
total 9 requirements, dengan 2 requirements mengalami kondisi fit, (high) dengan persentase 22,22%, 6 requirements mengalami kondisi fit (medium), dengan persentase 66,66% dan 1 requirements mengalami kondisi fit (low), persentase 11,11%.
Tabel 4 Hasil dari Ranking Requirements pada Proses Penerimaan Material
Rank
Persentase Degree of Fit/Gap
Fit Partial Fit Gap
Total Requirement Percentage Total Requirement Percentage Total Requirement Percentage High 6 66,67% - - 1 11,11 Medium 1 11,11% - - - - Low 1 11,11% - - - -
total 8 requirements, dengan 6 requirements mengalami kondisi fit, (high) dengan persentase 66,67%, 1 requirements mengalami kondisi fit (medium), dengan persentase 11,11% , 1 requirements mengalami kondisi fit (low), persentase 11,11% dan 1
requirements mengalami kondisi Gap (High), persentase 11,11%.
Tabel 5 Hasil dari Ranking Requirements pada Proses Invoice Verivication
Rank
Persentase Degree of Fit/Gap
Fit Partial Fit Gap
Total Requirement Percentage Total Requirement Percentage Total Requirement Percentage High 1 100% - - - - Medium - - - - Low - - - -
total 1 requirements, dengan 1 requirements mengalami kondisi fit, (high) dengan persentase 100%.
D. Tahap 4
Sebelum masuk pada tahap terakhir pada Fit/Gap Analysis yaitu Gap Resolution, dilakukan Risk Analysis yang mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi apabila perusahaan tidak menjalankan rekomendasi yang diberikan. Dan penentuan user
requirement / proses yang mana yang menjadi prioritas pertama, kedua, ketiga dan
seterusnya untuk diterapkan sesuai rekomendasi yang diberikan.
Tabel dibawah ini menunjukan proses mana yang menjadi priotritas pertama, kedua, dan seterusnya atas rekomendasi dari user requirement yang gap. Dalam penentuan prioritas ini difokuskan pada proses yang memiliki risiko dengan probability High dan impact High. Sehingga dari laporan di atas secara berurutan dapat dijabarkan dngan matrix sebagai berikut :
HIGH 1 3
MEDIUM 4
LOW
LOW MEDIUM HIGH
E. Tahap 5
Tahap terakhir yaitu overview recommendation dan solution yang merupakan langkah terakhir pada Fit/Gap Analysis yaitu Gap Resolution. Overview recommendation adalah gambaran secara detil mengenai rekomendasi yang telah dibuat pada Fit/Gap
analysis report dan merupakan langkah-langkah teknis ke sistem. Sedangkan solution
merupakan business impact atas rekomendasi yang diberikan baik dari segi perubahan proses bisnis.
IMPACT
PROBABILITYSIMPULAN DAN SARAN
Simpulan1. Bedasarkan hasil evaluasi menggunakan Fit/Gap analysis pada SAP modul
Material Management,dengan total 24 requirement yang menunjukan sebesar
83,33% kesesuaian atau mengalami kondisi fit. Ditemukan sebesar 16,67% kesenjangan terhadap requirement atau mengalami kondisi gap. Sedangkan tidak di temukan atau 0% yang mengalami kondisi patrial. Dari hasil tersebut dapat di simpulkan bahwa sistem SAP modul Material Management pada PT. Ecogreen Oleochemicals sudah di implementasikan dengan maksimal oleh perusahaan dalam rangka mendukung proses bisnis.
2. SAP Reservation belum sepenuhnya digunakan oleh user dikarenakan lisensi yang mahal.
3. Memberikan usulan pada proses MRP agar proses MRP dapat berjalan dengan lancar.
4. PT. Ecogreen Oleochemicals masih belum menggunakan fungsi goods retrun pada SAP.
5. Bedasarkan hasil dari Risk Analysis, diperoleh beberapa risiko yang dikategorikan sebagai berikut : terdapat 3 risiko yang termasuk kriterian High High, 4 risiko termasuk kriteria Medium High dan 1 risiko kriteria High Medium.
Saran
1. Melakukan pelatihan training kepada karyawan dalam menggunakan sistem
Reservation baru atau menggunakan sistem SAP agar sistem dapat di operasikan
lebih optimal.
2. Komunikasi antara bagian warehouse dan bagian strategic material procurement lebih di tingkatkan untuk mendukung proses MRP.
3. PT. Ecogreen Oleochemicals sebaiknya menggunakan fungsi dari rekomendasi yang di berikan untuk mengoptimalkan penggunaan sistem SAP.
4. Melakukan evaluasi secara berkala terhadap penggunaan SAP agar dapat mengetahui sejauh mana sistem digunakan sehingga mendukung proses bisnis. 5. Menambah kebijakan/policy baru untuk mendukung proses rekomendasi yang di
berikan.
REFERENSI
Anonim 1. (2006). SCM 500 Processes in Procurement. German : SAP AG.
Arikunto, Suharsimi&Cepi, S Jabar. (2008). Evaluasi Program Pendidikan. Jakarta :BumiAksara. Black, Rex. (2009). Managing The Testing Process. (3rd edition), Washington 98052-6399 :
Microsoft Press, Redmond.
Gargeya, V. B. And Brady, C. (2005), Success and Failure Factors Of Adopting SAP In ERP System Implementation. Business Process Management Journal, 11(9).
Hernandez, Jose A., Keogh, Jim.,dan Martinez, F Foster. (2006). SAP R/3 Handbook. (3th Edition). Osborne : McGraw-Hill.
O’brien, James A. (2006). PengantarSistemInformasi. (12th Edition). Jakarta :SalembaEmpat. Marchewka, Jack T. (2010). Information Technology Project Management. (3rd Edition). USA : John
Wiley & Sons, Inc.
Satzinger, John W., Jackson, Robert B., Burd, Stephen D. ( 2005). Object Oriented Analysis & Design with the Unified Process. Boston : Course Technology.
Schwalbe, Kathy. (2010). Information Technology Project Management. (6th Edition). USA : Course Technology, Cengage Learning.
Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonie D. (2007). System Analysis and Design For The Global Enterprise. (7th Edition). New York : McGraw-Hill.
([http 1]). Pol, P. &Paturkar, M. Ranking Requirements and Degree of Fit.
http://www.infosys.com/SAP/thought-leadership/Documents/methods-fit-gap-analysis.pdf. tanggalkutip: 10 Januari 2012.
McLeod, R & Schell, G.P (2007). Management Information System, edisike -10. Pearson Prentice Hall, New Jersey.
Romney, Marshall B. and Steinbart, Paul John. (1997). Accounting InformationSystems (8th Ed). Prentice-Hall International, New Jersey.
Wijaya. S. F. &Darudiarto, S. (2009). ERP danSolusiBisnis. Yogyakarta :GrahaIlmu. Leon, A. (2005). Enterprise Resources Planing. (2nd Edition). New York : Tata McGraw-Hill.
Magalhaes, ST., Jahankhani, Hamid.,&Hessami, Ali G. (2010). Global Sercurity Safety and Sustainbility. Germany : Springer-Verlag Berlin Heidelberg.
Sugiono (2004), MetodePenelitanBisnis, CV. Alfabeta, Bandung.
Brady, J. A., Monk, E. F., dan Wagner, B. J. (2001). Concepts in Enterprise Resource Planing. Canada : Thomson Learning.
Satzinger, John W., Jackson, Robert B., Burd, Stephen D. (2005). Object Oriented Analysis & Design with the Unifield Process. Boston : Course Technology.
Hoffman, K. Douglas., Bateson, John E.G (2006). Services Marketing: Concepts, Strategies, & Cases (3rd Edition). USA : Thomson South-Western.
Shirouyehzad, Hadi; Dabestani, Reza; Badakhshian, Mostafa.(2011). The FMEA Approach to Identification of Critical Failure Factors in ERP Implementation. International Business Research. 4 (1), 1-8.
Sunarto, Agus., Hasibuan, Zainal A. (2007). Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Jurnal Sistem Informasi MTI UI. 3(2), 33-34.
([http 2]). Anonim. Purpose of Gap Analysis http://www.mmb.state.mn.us/keyinfo6/1713-1713. tanggal kutip: 10 Januari 2012
RIWAYAT PENULIS
Aupan Hanfine lahir di Koba pada tanggal 13 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
Hendry Septiawan lahir di Batu Raja pada tanggal 18 September 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
Jansen Suwendy lahir di Sibolga pada tanggal 20 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.
