EVALUASI MODUL FINANCIAL
ACCOUNTING BERBASIS SAP R/3 PADA
PT. SARIHUSADA GENERASI
MAHARDHIKA
Tiffany; Johan; Noerlina N.
Binus University, Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat 11480, tiffanyc@hotmail.co.id
Abstract
The purpose of this research is to analyze the current business processes, evaluate the compability of the current business processes to the SAP system of Financial Accounting module at PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, and also give useful recommendations to the company in order to maximize the SAP ERP use of Financial Accounting module . The method that is used is the Fit/Gap Analysis method and doing observations and interviews also literature reviews. The results to be attained are the Fit/Gap analysis result and the recommendations that are suited the company requirements and can be followed up in order to upgrade the SAP. And as the conclusions, the SAP system that were implemented since 2007 runs well and supports the company business processes although there are still some deficiency in the daily practice, with the Fit presentage of 83%, Partial Fit 10%, and Gap 7%.
Keywords: Evaluation, Financial Accounting, SAP, ERP, Fit/Gap
Abstrak
Tujuan dari penelitian ini ialah menganalisi proses bisnis berjalan, melakukan evaluasi kesesuaian proses bisnis berjalan dengan sistem SAP modul Financial Accounting pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, serta memberikan rekomendasi yang bermanfaat bagi perusahaan dalam memaksimalkan penggunaan SAP ERP modul Financial Accounting. Metode yang dilakukan adalah dengan metode Fit/Gap Analysis dengan melakukan observasi dan wawancara serta studi pustaka. Hasil yang ingin dicapai adalah hasil analisa Fit/Gap serta rekomendasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang dapat ditindaklanjuti dalam peningkatan (upgrade) SAP. Simpulan yang dapat diambil adalah bahwa sistem SAP yang diterapkan oleh perusahaan sejak tahun 2007 telah berjalan dengan baik dan mendukung proses bisnis perusahaan walaupun masih terdapat kekurangan dalam pelaksanaannya, dengan presentasi Fit sebesar 83%, Partial Fit 10%, dan Gap sebesar 7%.
PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan jaman, tingkat persaingan pun semakin tinggi, dimana teknologi informasi digunakan sebagai salah satu senjata bagi perusahaan untuk dapat bertahan dan bersaing dalam era globalisasi sekarang ini. Perusahaan harus memiliki kemampuan untuk dapat memperoleh informasi secara akurat dan up-to-date dan mengurangi adanya duplikasi data di perusahaan.
ERP merupakan suatu sistem yang mendukung perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya agar dapat bertahan dalam persaingan di era bisnis global. SAP merupakan salah satu perusahaan vendor ERP terbesar yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan terkemuka. SAP menjadi unggulan diantara pesaing-pesaingnya melalui best-practice yang ditawarkan melalui produk-produknya. SAP selalu melakukan inovasi terhadap produk ERP secara berkesinambungan sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan bisnis.
PT. Sarihusada sendiri telah menerapkan software SAP R/3. Dalam penggunaan software tersebut, tidak hanya memperhatikan keberhasilan atas implementasi modul-modulnya, tetapi juga dalam keefektifan penggunaannya untuk menilai apakah fungsi-fungsi yang terdapat di dalamnya telah dimanfaatkan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat memberikan nilai lebih bagi perusahaan dalam pelaksanaannya. Penulis akan melakukan evaluasi terhadap penerapan sistem ERP SAP pada PT. Sarihusada (Jakarta Office) pada modul Financial Accounting. Pentingnya evaluasi terhadap modul Financial Accounting ini adalah untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi dalam modul tersebut telah digunakan secara optimal oleh perusahaan, yang kemudian dapat digunakan sebagai tindak lanjut dalam usaha memaksimalkan penggunaan dalam implementasi pengembangan SAP (upgrade) ECC 6.0 dalam perusahaan
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah studi kepustakaan dari buku-buku ilmiah, artiket, jurnal serta website yang berhubungan dengan evaluasi sistem yang digunakan sebagai landasan dan rumusan teori, lalu dilakukan juga observasi dengan melakukan pengamatan secara langsung dengan melakukan internship (kerja magang), serta wawancara dengan pihak terkait. Dan metode yang digunakan untuk evaluasi adalah dengan menggunakan konsep dan langkah metode Fit/Gap Analysis.
HASIL DAN BAHASAN
Analisis Fit/Gap dilakukan dengan membandingkan fitur-fitur yang terdapat pada sistem SAP dengan sistem berjalan pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, khususnya pada modul Financial Accounting. Analisis Fit/Gap akan ditampilkan dengan menggunakan tabel yang menyertakan proses bisnis dalam modul Financial Accounting. Requirement sistem yang dimiliki oleh perusahaan, level yang menentukan tingkat prioritas di dalam perusahaan, Fit/Gap/Partial, keterangan yang menjelaskan secara singkat mengenai requirement tersebut, dan alternatif yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai solusi dari Gap yang ada.
Tahapan analisis Fit/Gap dimulai dengan Ranking Requirement, yaitu penilaian berdasarkan pada tingkat prioritas perusahaan terhadap requirement sistem tersebut, terdiri dari 3 level prioritas, yaitu:
- High (H) – Mission Critical Requirements
Level ini menyatakan bahwa requirement sistem dinilai sangat kritikal, sangat diperlukan untuk pengoperasian perusahaan.
- Medium (M) – Value Add Requirements
Level ini menyatakan bahwa requirement sistem dinilai tidak kritikal terhadap bisnis perusahaan, namun dapat memberikan nilai tambah yang cukup signifikan bagi perusahaan. - Low (L) - Desirable Requirements
Level ini menyatakan bahwa requirement sistem dinilai tidak esensial, yang jika diterapkan hanya akan memberikan sedikit nilai tambah ataupun sedikit perubahan bagi perusahaan.
Tahapan berikutnya, yaitu Degree of Fit, yaitu tahap penentuan peringkat kesesuaian antara requirements dengan sistem yang ada. Dimana tingkat peringkat tersebut adalah:
- Fit (F)
Sistem atau pun software telah mencakup atau memenuhi requirement. - Gap (G)
Sistem atau pun software sama sekali tidak memenuhi requirement yang ada, dimana terdapat alternatif dan rekomendasi yang diberikan. Kemungkinan akan dilakukan customization terhadap software atau sistem tersebut.
- Partial Fit (P)
Sistem telah memiliki fungsi yang mendukung requirements, namun diperlukan customization agar sistem dapat memenuhi requirements secara menyeluruh.
Berikut merupakan hasil dari analisis Fit/Gap yang telah dilakukan terhadap modul Financial
Accounting pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika:
Tabel 1. Hasil Analisis Fit/Gap
Degree of Fit F P G Ranking Requirements H 21 3 1 M 3 - - L 1 - 1 Total 24/29 x 100% = 83% 3/29 x 100% = 10% 2/29 x 100% = 7%
Gambar 1. Pie Chart Presentasi Hasil Analisis Fit/Gap
Rekomendasi Hasil Fit/Gap Analysis
Berdasarkan pada hasil analisis di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem SAP yang diterapkan oleh PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, yaitu pada modul Financial Accounting, telah berjalan dengan cukup baik. Seperti yang tergambarkan pada tabel dan grafik di atas, bahwa prioritas High(H) atas sistem yang berjalan sekarang telah dimanfaatkan dengan baik oleh perusahaan.
Namun dapat dilihat pula dari tabel di atas bahwa masih terdapat kesenjangan yang terjadi atas
requirement yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga perusahaan dianjurkan untuk melakukan
kustomisasi. Berikut merupakan rekomendasi yang dihasilkan dari analisa Fit/Gap yang dilakukan:
Tabel 2. HasilAnalisis Fit/Gap
Alternatives Level
Sistem dapat menghasilkan laporan untuk Payment Analysis secara rutin pada akhir periode setelah closing
High
Sistem dapat melakukan proses maintain amortisasi prepaid High Special GL untuk intern reimbursement: AP/Clearing, yang dijurnal oleh
Treasury
High
Memasukkan setiap vendor kedalam kategori vendor yang ada High
Sistem hanya melakukan koreksi pada nomor PO yang salah saja, sehingga user tidak perlu mengulang kembali proses input
Low
Kelima alternatives tersebut di atas merupakan usulan yang diberikan berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan, dimana alternatif yang diberikan merupakan alternatif atas
requirementyang termasuk di dalam tingkat High-Gap (1), Low-Gap (1), dimana sistem berjalan
belum memenuhi requirement perusahaan, dan High-Partial Fit (3), dimana sebenarnya perusahaan telah memiliki fungsi yang mendukung requirement tersebut, namun lebih baik jika perusahaan melakukan kustomisasi untuk menyempurnakan requirement tersebut agar penggunaannya lebih maksimal dan memberikan dampak positif serta memberikan nilai lebih bagi perusahaan.
Rencana Implementasi
a. Payment Analysis Report
Tabel 3. Payment Analysis Report
Tipe Payment Analysis Report
Analisis Masalah Sistem belum dapat mengkonfigurasi Payment
Analysis Report, dimana pengelolaan laporan ini
masih dilakukan secara manual menggunakan Ms.Excel
Kebutuhan Sistem Sistem menyediakan laporan untuk Payment Analysis dengan detail per mata uang yang digunakan untuk pembayaran
Usulan Rekomendasi Mengkonfigurasi sistem agar dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan pengguna laporan Deskripsi Rekomendasi Payment Analysis Report ini dibuat dengan tujuan
untuk mengolah data pembayaran menjadi informasi yang bernilai.
Berfokus pada pengelolaan seluruh pembayaran/pengeluaran kas dilakukan oleh perusahaan. Laporan ini terdiri atas 2 menu, yaitu:
• Summary Report
• Transaction details
Dimana Summary Report merupakan rangkuman total dari masing-masing pengelompokan biaya, sesuai dengan mata uang yang digunakan dalam pembayaran, yang dapat ditampilkan sesuai dengan periode yang diinginkan.
Transaction Details merupakan sub-report yang
berisikan tentang detail transaksi dari setiap kelompok/kategori biaya yang ada. Laporan ini dapat ditampilkan sesuai dengan periode (mm/yyyy) dan mata uang yang dipilih (AUD/EUR/IDR/SGD/USD)
b. Amortisasi Prepaid
Tabel 4. Amortisasi Prepaid
Tipe Laporan Amortisasi Prepaid
Analisis Masalah Pada sistem berjalan saat ini, pengelolaan amortisasi Prepaid “menumpang” pada modul
Fixed Asset.
Kebutuhan Sistem Sistem menyediakan laporan untuk me-maintain amortisasi Prepaid
Usulan Rekomendasi Mengkonfigurasi sistem agar dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan pengguna laporan
Deskripsi Rekomendasi Laporan amortisasi prepaid ini dibuat dengan tujuan untuk memantau dan mengelola amortisasi
prepaid sehingga nantinya dapat diketahui
jumlah piutang yang tersisa pada setiap akhir periode.
Berfokus pada pengelolaan amortisasi prepaid yang dapat di-maintain secara manual.
c. Special G/L untuk internal reimbursement
Tabel 5. Special G/L untuk internal reimbursement
Tipe Special G/L Account
Analisis Masalah Saat ini prosedur sistem berjalan dinilai kurang efektif karena menyebabkan proses berulang, yaitu park document oleh staff AP, kemudian post pembayaran dan post jurnal oleh Treasury, lalu dilakukan adjustment oleh SPV AP.
Kebutuhan Sistem Special G/L untuk intern reimbursement adalah AP/Clearing yang diposting oleh Treasury.
Usulan Rekomendasi Mengkonfigurasi sistem agar sesuai dengan Special G/L account tersebut, sehingga tidak perlu ada proses berulang.
Deskripsi Rekomendasi Proses yang diusulkan adalah:
Park Documents oleh staff AP -> post
pembayaran dan kemudian posting jurnal oleh Treasury, yaitu:
Accounts Payable xxx Clearing xxx
d. Vendor Master Data
Tabel 6. Vendor Master Data
Tipe Vendor Master Data
Analisis Masalah Sesuai dengan kebijakan perusahaan, maka kateogori one-time-vendor ingin dihilangkan, sehingga nantinya semua vendor, baik yang telah terdaftar sebagai one-time-vendor maupun calon vendor baru, harus terdaftar dalam kategori
Vendor yang ada pada Vendor Master Data
Kebutuhan Sistem Mengeliminasi kategori one-time-vendor Usulan Rekomendasi Meng-update Vendor Master Data
Deskripsi Rekomendasi Melakukan penyesuaian/update kategori terhadap seluruh vendor yang termasuk dalam kategori
one-time-vendor (ZZ000000 – ZZ999999) dan
nantinya seluruh vendor baru juga harus terdaftar dalam kategori yang ada, yaitu:
- Vendor Dalam Negri (10000 - 19999) - Vendor Luar Negri (20000 – 29999) - Vendor Capex (40000 – 49999)
Semua vendor baru harus didaftarkan terlebih dahulu dengan mengirimkan form vendor kepada calon vendor baru, kemudian jika calon vendor baru sudah mengisi form tersebut, maka staff SSD wajib melaporkan hal tersebut dengan mengirimkan new vendor request form untuk kemudian didatakan oleh A/P SPV ke dalam
Vendor Master Data
e. Koreksi nomor Purchase Order
Tabel 7. Koreksi Nomor Purchase Order
Tipe Sistem Koreksi Nomor Purchase Order
Analisis Masalah Pada proses Park document, jika terjadi kesalahan pada nomor invoice yang diinput, maka user harus mengulang kembali input nomor
invoice dari awal.
Kebutuhan Sistem Sistem hanya melakukan koreksi pada nomor
invoice yang salah saja.
Usulan Rekomendasi Melakukan konfigurasi sistem dalam proses post
document, yaitu pada proses validasi nomor invoice.
Deskripsi Rekomendasi Pada proses validasi nomor invoice, sistem memungkinkan dilakukannya pengecekan list nomor invoice dengan mensortir list yang benar dan kemudian menyimpan data tersebut dan menolak nomor invoice yang salah dan user harus melakukan koreksi terhadap nomor invoice yang salah.
Gantt Chart
Berikut merupakan perkiraan waktu pelaksanaan re-implementasi upgrade SAP ECC 6.0 :
Tabel 4.9 Gantt Chart
Kegiatan Minggu Total Durasi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Wawancara dan pengembangan user requirements 7 hari
Meeting consultant dan
konfigurasi sistem 60 hari Testing dan evaluasi 21 hari SAP Launching 2 hari
Re-implementasi
keseluruhan 7 hari
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan hasil evaluasi sistem SAP Modul Financial Accounting yang telah dilakukan pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, maka dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut:
1. Hasil pengolahan data yang diambil melalui wawacara terhadap user dengan menggunakan metode Fit/Gap analysis menunjukkan bahwa sistem SAP modul
Financial Accounting pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika berperan penting dan
mampu menangani semua kegiatan Financial Accounting.
2. Berdasarkan hasil dari analisis yang dilakukan dengan metode Fit/Gap, dapat disimpulkan bahwa implementasi SAP pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika sejak tahun 2007 sudah berjalan dengan baik dengan presentase Fit sebesar 82%, walaupun terdapat beberapa kekurangan dalam pelaksanaannya, yaitu 11% Partial Fit dan 7%
Gap.
3. Dari hasil analisis menggunakan metode Fit/Gap ditemukan hasil partial fit yang dapat diminimalisir dengan melakukan maksimalisasi pada penggunaan sistem SAP. Sedangkan untuk hasil gap yang ditemukan, dilakukan perancangan Payment Analysis
Saran
Berdasarkan simpulan yang dijabarkan diatas, terdapat beberapa saran yang diberikan kepada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika untuk perbaikan yang dapat dilakukan pada implementasi proyek
Themis, diantaranya:
1. Pada pelaksanaan implementasi proyek Themis nantinya diharapkan seluruh master data untuk terus di-update untuk meminimalisir kesalahan (misalnya update Vendor Master
Data untuk meminimalisasikan penggunaan one-time-vendor).
2. Memperbaharui access grant SAP seiring dengan adanya pergantian maupun penambahan posisi/jabatan dalam struktur organisasi PT. Sarihusada.
3. Melakukan pelatihan/training kepada user SAP sesuai dengan modul yang digunakan, karena kurang efektifnya penyampaian pengetahuan mengenai sistem SAP secara non-formal. Hal ini dapat mempengaruhi efektifitas modul SAP yang diimplementasi karena
user akan mengetahui cara memaksimalisasikan fungsi dari sistem SAP tersebut.
4. Melakukan konfigurasi Payment Analysis Report terhadap SAP yang akan diimplementasi sesuai dengan kebutuhan user (dalam hal ini adalah Treasury
Manager).
REFERENSI
Anonim. (2006). SAP01 Fundamentals. Germany : SAP AG
Anonim. (2006). AC010 Processes in Financial Accounting. Germany : SAP AG
Babu, K.V.S.N Jawahar; Bezawada, Munirajasekhar. (2012). Enterprise Resource Planning. SSRN
Working Paper Series (Online) diakses 10 Juni 2013 dari www.proquest.com
Bentley, Lonnie D., Jeffrey L. Whitten. (2007). Systems Analysis and Desgin for the Global Enterprise (7th ed). New York: McGraw-Hill.
Berg, Bjarne; Stylianou, Antonis C. (2009). Factors Considered When Outsourcing an IS System: An
Empirical Examination of the Impacts of Organization Size, Strategy and the Object of a Decision. European Journal of Information Systems (Online). Jilid 18, No.3, diakses 11 Juni 2013 dari
www.proquest.com
Hall, J. A. (2008). Introduction to Accounting Information Systems (7th ed). Singapore: Cengage
Learning.
Jacobs, F. Robert, Whybark, D. Clay. (2000). Why ERP?: A Primer on SAP Implementation. Boston: Irwin/McGraw-Hill.
Jr, Raymond Mcleod, George P. Schell. (2007). Sistem Informasi Manajemen. 10th Edition. Jakarta : Salemba Empat.
Monk, Ellen F.,Bret J.Wagner. (2009). Concepts in Enterprise Resource Planning (3rd ed). United State
of America:Course Technology, Cengage Learning
O’Brien, & A., J. (2005). Introduction to Information System (12th ed). Singapore: McGraw-Hill.
Oz, Effy. (2009). Management Information Systems (6th ed). United State of America : Course Technology, Cengage Learning.
Ragowsky, Arik; Gefen, David. (2008). What Makes the Contribution of ERP Strategic. Database for
Advances in Information Systems (Online) diakses 10 Juni 2013 dari www.proquest.com
Stair, Ralph M., Reynolds, George W. (2010). Principles of Information Systems : A Managerial
Satzinger, John W., Robert B.Jackson and Stephen D.Burd. (2010). Object-Oriented Analysis and Design
with the Unified Process. United State of America : Course Technology, Cengage Learning.
Williams, Brian K., Sawyer, Stacey C. (2010). Using Information Technology : A Practical Introduction
to Computers & Communication.( 9th ed). New York: .McGraw-Hill.
Navarro, E. Fit Gap Analysis, diakses 13 Maret 2013 dari http://www.ehow.com/
RIWAYAT PENULIS
Tiffany lahir di kota Bekasi pada tanggal 10 Maret 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi (Program Ganda) pada tahun 2013.
