EVALUASI SISTEM ERP HUMAN CAPITAL MANAGEMENT PADA PT. DJARUM

(1)

EVALUASI SISTEM ERP HUMAN CAPITAL

MANAGEMENT

PADA PT. DJARUM

Million

1

, Fendi

2

, Edwin Halim

3

, Win Ce

4

1,2,3,4

School of Information Systems Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat

myname.million@gmail.com, toyafendi91@gmail.com, contact@edwinhalim.com, win@binus.edu

ABSTRACT

The purpose of this writing is to evaluate and give recommendations to Human Capital Management system in Human Resource Department of PT.Djarum especially for Recruitment, Personnel Administration, and Payroll Sub-module. Research methodology that used for evaluate and give recommendations is Fit/Gap Analysis methodology which consists of two phases, Fit/Gap Analysis Report for analytical methodology and Fit/Gap Analysis Phase for design methodology. The result that obtained from the evaluation is a report from Fit/Gap Analysis Report which contains the determination of fit (f), partial fit(p), and gap (g) condition and also High / Medium / Low rank of business processes against system requirements. After identified the gap condition, recommendations that will be given are based on design methodology Fit/Gap Analysis Phase. The recommendations that will be given are using SAP best practices and new business processes from Renaissance system to maximize the Human Capital Management System. The conclusion to the evaluation and recommendations will be improve the performance of Human Capital Management System in human resource business process of PT Djarum and give due consideration for the company to make improvements in the future.

Keywords : Evaluation, ERP, SAP, Human Capital Management, Human Resource ABSTRAK

Tujuan penulisan adalah untuk melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi pada sistem Human Capital Management di departemen Human Resource PT. Djarum khususnya pada sub-modul Recruitment, Personnel Administration, dan Payroll. Metodologi penelitian yang digunakan dalam melakukan evaluasi dan rekomendasi adalah dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis yang terdiri dari dua tahap yaitu Fit/Gap Analysis Report sebagai metode analisis dan Fit/Gap Analysis Phase sebagai metode perancangan. Hasil yang dicapai dari evaluasi yang dilakukan adalah report yang dihasilkan dari Fit/Gap Analysis Report yang berisi penentuan terhadap kondisi fit (f), partial fit (p), dan gap (g) dan juga rank (High / Medium / Low) dari suatu proses bisnis dan kebutuhan sistem. Kemudian dari gap (g) yang ditemukan akan diberikan rekomendasi berdasarkan metode perancangan Fit/Gap Analysis Phase. Rekomendasi yang diberikan dirancang berdasarkan SAP best practice dan rancangan proses binis baru untuk sistem Renaissance sehingga penggunaan sistem Human Capital Management dapat semakin dimaksimalkan. Simpulan yang didapat dengan adanya evaluasi dan pemberian rekomendasi ini akan meningkatkan kinerja dari sistem Human Capital Management pada proses bisnis departemen human resource PT.Djarum dan memberikan pertimbangan bagi perusahaan untuk melakukan upgrade dimasa yang akan datang.

(2)

PENDAHULUAN

Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat serta tingkat persaingan saat ini yang juga semakin ketat, informasi merupakan aset vital yang sejak dahulu hingga saat ini sangat dibutuhkan oleh semua perusahaan. Kegiatan operasional perusahaan tidak dapat terlaksana dengan maksimal tanpa adanya informasi yang berkualitas.

Namun seringkali banyak perusahaan mengalami kesulitan untuk mendapatkan, mengelola, dan menghasilkan informasi yang mereka butuhkan karena teknologi hanya akan memberikan keunggulan kompetitif ketika perusahaan menggunakan atau memanfaatkan sumber daya yang sudah ada sebelumnya dengan tepat. Untuk mencapai tujuan itu, diperlukan suatu sistem informasi yang mendukung perusahaan untuk mengintegrasikan dan meningkatkan efisiensi sumber daya dan proses bisnis (Carol dan Wagar, 2010, p6).

Salah satu konsep yang mengintegrasikan proses setiap bagian dalam manajemen perusahaan secara transparan dan memiliki akuntabilitas yang tinggi yaitu konsep Enterprise Resource Planning (ERP). ERP merupakan salah satu prasyarat dasar bagi setiap perusahaan untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-over-nya, menciptakan analisis dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.

PT. Djarum, sebagai salah satu perusahaan rokok terbesar di Indonesia sadar akan hal tersebut dan telah menerapkan ERP didalam proses bisnisnya, khususnya pada departemen Human Resource

Development (HRD). PT. Djarum saat ini telah menggunakan produk SAP sebagai sistem informasi untuk

mendukung aktivitas bisnis di departemen tersebut. Perusahaan ini telah menerapkan modul Human

Capital Management dari produk SAP untuk mendukung departemen Human Resource, namun hanya

berfokus pada sub modul Personnel Administration, Recruitment, Travel Management, Benefit, Time

Management dan Payroll. Sedangkan untuk sub modul lainnya seperti Personnel Development, Training and Event Management, dan Performance Appraisal, PT. Djarum tidak menggunakan SAP sebagai

aplikasi pendukung kegiatan tersebut. Menurut Carol dan Wagar (2010, p6), teknologi informasi mungkin memainkan peran dalam meningkatkan fungsi sumber daya manusia, sehingga komitmen dan kepuasan karyawan dapat meningkat dan pada akhirnya kinerja kerja karyawan akan meningkat.

Dalam Penelitian ini akan dilakukan evaluasi terhadap sistem SAP modul Human Capital

Management dengan lingkup sub-modul Personnel Administration, Recruitment, dan Payroll pada PT.

Djarum untuk meninjau kembali fungsi sistem SAP yang belum diberdayakan sepenuhnya serta evaluasi terhadap sistem pendukung SAP yaitu Renaissance didalam departemen Human Resource PT. Djarum.

METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang digunakan untuk melakukan proses evaluasi pada sistem ERP modul

Human Capital Management pada PT. Djarum adalah Fit/Gap Analysis (FGA). Menurut Pol dan

Paturkar. (2011,p2), Fit Gap Analysis (FGA) adalah metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap). Fit/Gap Analysis (FGA) yang dilakukan terdiri dari 2 tahap yaitu tahap analisis (Fit/Gap Analysis Report) dan tahap perancangan (Fit/Gap Analysis Phase).

Fit Gap Analysis Report, merupakan metode untuk membandingkan proses bisnis dan sistem pada

perusahaan dengan fungsi sistem yang ada, dimana akan dievaluasi apakah proses bisnis yang telah dijalankan dengan fungsi sistem yang ada memang sudah terjadi kecocokan atau kesesuaian (Fit) atau adanya kesenjangan (Gap), dan kemudian pencarian alternatif dan rekomendasi untuk mengatasi kesenjangan (Gap) yang ada.

Kemudian untuk metode perancangan terhadap hasil rekomendasi dan alternatif yang diberikan akan digunakan Fit/Gap Analysis Phase. Fit/Gap Analysis Phase terdiri dari tahapan-tahapan rancangan untuk merealisasikan alternatif dan rekomendasi yang telah teridentifikasikan pada Fit/Gap Analysis

Report.

HASIL DAN BAHASAN

Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penyusunan karya ilmiah ini dibagi menjadi empat tahapan proses yaitu proses analisis, proses evaluasi, proses pemberian rekomendasi, dan proses implementasi. Pada proses analisis akan ditekankan pada tata laksana sistem berjalan yang berfokus pada

(3)

proses recruitment, personnel administration dan payroll, proses evaluasi dilakukan dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis Report yang akan menghasilkan suatu laporan guna untuk melihat kecocokan dan kesenjangan yang terjadi antara proses bisnis, sistem, dan requirement, Kemudian berikutnya akan dilakukan proses rekomendasi dengan pendekatan Fit/Gap Analysis Phase, dan terakhir proses implementasi terhadap website registrasi palamar pekerjaan dan dashboard recruitment dengan pendekatan metode object oriented analysis and design.

ANALISIS

Analisis dilakukan dengan menekankan dan befokus terhadap 3 proses dari submodul Recruitment, Personnel Administration, dan Payroll. Proses analisis ini dilakukan agar dapat mengetahui proses bisnis dan sistem yang dijalankan oleh PT. Djarum yang nantinya akan berguna untuk mencari tahu serta menemukan permasalahan yang dihadapi oleh pihak departemen human resource. Proses bisnis yang dibahas meliputi :

1. Recruitment

1. Mengisi formulir permintaan tenaga kerja (FPTK) 2. Persetujuan FPTK 3. Memilih recruiter

4. Membuka lowongan tenaga kerja 5. Menerima dan Menyeleksi berkas

lamaran

6. Menginput data pelamar 7. Membuat jadwal HR interview,

psikotest, dan technical test

8. Melakukan HR interview,

psikotest, dan technical test

9. Membuat jadwal user interview 10. Melakukan user interview 11. Membuat jadwal medical

check-up

12. Melakukan medical check up 13. Membuat jadwal final interview 14. Melakukan final interview 15. Menginformasikan keputusan

perusahaan

16. Melakukan perekrutan

2. Personnel Administration A. Hiring New Employee

1. Menerima data Applicant dan dokumen lampiran 2. Menginput kelengkapan

data karyawan

3. Membuat surat keputusan (SK)

4. Meminta persetujuan SK 5. Mengarsipkan data

karyawan

B. Organizational Changes

1. Menerima perubahan data organisasi

2. Maintain data karyawan

3. Membuat SK perubahan 4. Meminta persetujuan SK 5. Mengarsipkan data

karyawan

C. Personal Data Changes

1. Menerima perubahan data karyawan dan dokuman lampiran

2. Memvalidasi perubahan data dan dokuman lampiran

4. Mengarsipkan data karyawan D. Termination 1. Mengajukan Termination 2. Meminta persetujuan Termination 3. Maintain data

4. Membuat surat keputusan (SK)

5. Meminta persetujuan SK 6. Membuat surat referensi 7. Mengarsipkan data

(4)

3. Payroll

A. Payroll Hiring

1. Menerima data Applicant dan dokumen lampiran 2. Menginput kelengkapan

data penggajian dan gaji karyawan

3. Membuat surat keputusan (SK)

4. Meminta persetujuan SK 5. Mengarsipkan data

karyawan

B. Change in Pay

1. Menerima perubahan data organisasi

3. Membuat SK perubahan 4. Meminta persetujuan SK 5. Mengarsipkan data karyawan C. Run Payroll 1. Melakukan maintain payroll 2. Menjalankan sistem payroll

3. Mengecek laporan gaji karyawan

4. Posting data penggajian ke Accounting

5. Membuat bon pengeluaran 6. Melakukan transfer data

gaji ke External bodies (bank)

7. Mencetak Salary

Statement (Slip gaji

karyawan) 8. Close Payroll

EVALUASI

Proses Evaluasi dilakukan dengan metodologi Fit/Gap Analysis. Pada awal proses evaluasi dibutuhkan suatu Fit/Gap Analysis Report yang nantinya akan menjadi dasar dalam penentuan terhadap kondisi dari proses bisnis dan kebutuhan sistem yang dapat membantu perusahaan dalam membandingkan performa saat ini dengan performa potensial. Fit/Gap Analysis Report bertujuan untuk mengidentifikasi requirement dari sistem dan mengetahui apakah requirement tersebut sudah terpenuhi atau belum. Terdapat 3 kondisi yang mungkin diidentifikasi dari setiap kebutuhan yang ada, yaitu fit (F), gap (G), atau partial (P). Kemudian setiap requirement dengan kondisi Gap dan Partial Fit akan ditentukan peringkat kebutuhannya apakah peringkatnya high

(H), medium (M), atau Low (L). Selanjutnya, requirement dengan rangking high (H), medium (M), dan Low (L) yang memiliki kondisi gap (G) dan partial fit (F) dianalisis untuk

mengidentifikasi solusi (alternative) yang dapat digunakan sebagai cara untuk meminimalkan bahkan menghilangkan gap terhadap fungsi-fungsi sistem yang mendukung bagian Human

Resource PT. Djarum yaitu Personnel Administration, Recruitment, dan Payroll. Kemudian untuk

menemukan solusi, juga perlu dilakukannya identifikasi terhadap keinginan dari pengguna sistem dan juga perencanaan di masa yang akan datang dari hasil wawancara kepada pihak yang terkait dalam departemen Human resource PT. Djarum.

Setelah Fit/Gap Analysis Report dihasilkan, maka diperoleh requirement, peringkat

requirement, solusi, dan alternative yang belum didukung oleh fungsi SAP dan sistem pendukung

lainnya. Kemudian melalui Fit/Gap Analysis Report ini juga dapat diidentifikasikan permasalahan yang terjadi dalam proses bisnis human resource departement pada PT. Djarum melalui kesenjangan (gap) yang ditemukan. Namun tidak semuanya kesenjangan (gap) dalam sistem tersebut dianggap masalah sehingga perlu pengkajian secara lebih lanjut untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi.

Permasalahan yang terjadi dalam sub-modul recruitment pada sistem human capital

management PT. Djarum adalah :

1. Website PT. Djarum menu carrier opportunities, masih mengalami error sehingga tidak

bisa menangani proses pelamaran secara online.

2. Website PT. Djarum untuk proses pelamaran online belum dihubungkan dengan SAP,

(5)

3. Saat ini PT. Djarum belum menggunakan fungsi advertisement pada SAP untuk membuat lowongan.

4. Sistem saat ini belum menyediakan fungsi untuk menganlisis media iklan recruitment yang paling efektif dan hanya fokus hanya pada media iklan tertentu saja, sehingga pencarian tenaga kerja menjadi tidak variatif.

5. Sistem saat ini belum mendukung dalam proses pencatatan jadwal seleksi pelamar. Sistem saat ini hanya mendukung proses pencatatan waktu terhadap applicant yang telah menyelesaikan tahapan seleksi.

6. Saat ini proses pemanggilan kandidat untuk interview dan tes masih dilakukan secara manual.

7. Penyimpanan hasil dari proses seleksi dan tes applicant diarsip secara manual.

8. Sistem tidak mampu untuk menyediakan reminder kepada recruiter untuk deadline pencarian tenaga kerja.

9. Sistem PT. Djarum saat ini belum menyediakan fungsi reporting untuk informasi statistik mengenai kandidat pelamar yang melamar di PT. Djarum.

10. Sistem PT. Djarum saat ini belum mampu untuk menghasilkan laporan mengenai informasi statistik efektifitas recruiter.

Permasalahan yang terjadi dalam sub-modul Personnel Administration pada sistem human

capital management PT. Djarum adalah :

1. Saat ini proses pengajuan dan persetujuan organizational change, personal data change, dan termination karyawan masih dilakukan secara manual. Tidak ada proses secara sistem terkomputerisasi yang membantu proses tersebut. SAP hanya digunakan sebagai pengelolaan data karyawan saja.

2. Saat ini sistem belum mendukung proses pengarsipan terhadap proses penerimaan karyawan baru, perubahan data pribadi karyawan, perubahan organisasi, maupun proses

termination karyawan.

3. Sistem PT. Djarum saat ini belum mampu menghasilkan laporan mengenai informasi statistik organizational change dan termination secara periodik.

Permasalahan yang terjadi dalam sub-modul Payroll pada sistem human capital

management PT. Djarum adalah :

1. Saat ini sistem belum mendukung proses pengarsipan terhadap proses penginputan gaji karyawan baru dan perubahan data gaji karyawan.

REKOMENDASI

Pada proses rekomendasi ini akan dilakukan analisis mengenai bagaimana cara untuk merealisasikan alternative yang telah diidentifikasikan pada Fit/Gap Analysis Report melalui rancangan proses bisnis yang diperbarui dengan tetap memperhatikan keseluruhan proses bisnis yang ada, juga berdasarkan keinginan dari pengguna sistem dan juga perencanaan di masa yang akan datang. Kemudian pada proses berikutnya, akan dijalankan Fit/Gap Analysis Phase terhadap alternative yang memiliki peringkat ”High” dan ”Medium” yang bertujuan untuk memberikan rekomendasi proses bisnis untuk memenuhi requirement dengan menggunakan fungsi SAP dan sistem pendukung lainnya secara penuh.

Selain itu juga akan digambarkan mengenai pembaharuan diagram alur aktivitas yang akan menjadi prosedur dalam menjalankan proses bisnis dengan mempertimbangkan saran dari pengguna sistem dalam perusahaan. Kemudian, laporan-laporan yang dihasilkan dari proses yang diusulkan diidentifikasi dan didokumentasikan. Setelah digambarkannya alur aktivitas dan kostumisasi terhadap laporan, maka berikutnya adalah melakukan proses implementasi terhadap rekomendasi tersebut pada divisi human resource PT. Djarum.

Berikut adalah daftar proses yang menunjukkan proses-proses yang mengalami perubahan atau tidak atau proses yang masih tetap digunakan atau diperbaharui yang disesuaikan dengan proses bisnis yang telah diusulkan :

(6)

Tabel 1 Business Process Model of Recruitment

Recruitment

Activity Requirement Old

State

New

State Keterangan

Menerima notifikasi terhadap posisi yang akan vacant

Vacant position notification

- New

Mengisi formulir permintaan tenaga kerja (FPTK) Create FPTK - Melakukan aprroval formulir permintaan tenaga kerja (FPTK) FPTK Approval -

Memilih recruiter Select recruiter by personnel area -

Menganalisis media

recruitment yang paling

efektif

Evaluate recruitment instrument

(PBAA) - New

Membuka lowongan tenaga kerja

Maintain advertisement (PBAW) Updated FPTK deadline notification - New

Menerima berkas lamaran (termasuk lamaran online) Online recruitment. Updated Melakukan profile matchup

Profile matchup (PEPM)

- New

Menginput data pelamar Initial data entry (PB10) -

Membuat jadwal HR

interview, psikotest, dan technical test.

Maintain applicant activities

(PB60) Updated

Melakukan HR interview HR interview record Updated

Melakukan psikotest Psikotest record Updated

Melakukan technical test

(optional)

Technical test record

Updated

Membuat jadwal user

interview

(PB60) Updated

Melakukan user

interview

User interview record

Updated

Membuat jadwal medical

check-up

(PB60) Updated

Melakukan medical

check up

Create internal medical service

Updated

Membuat jadwal final

interview

(PB60) Updated

Melakukan final

interview

Final interview record

Updated Menginformasikan keputusan perusahaan Applicant action (PB40) Updated

Melakukan perekrutan Recurring tasks: Data transfer

(PBA7) -

Mengarsipkan data

applicant

SAP ArchieveLink

(7)

Tabel 2 Business Process Model of Personnel Administration

Personnel Administration (Hiring New Employee)

State

New

Menerima data Applicant dan dokumen lampiran

PA40 – Personnel Action : Direct

Data Transfer

- Menginput kelengkapan

data karyawan

PA30 - Maintain -

Error Handling Capability. - Membuat surat keputusan (SK) Print Document. - Meminta persetujuan SK - - - - Mengarsipkan data karyawan

Maintain HR Master Data (PA30)

: List Action.

-

SAP Archieve Link - New

Personnel Administration (Organizational Changes)

State

New

Menerima perubahan data organisasi

Request organizational data

change - New

List of organizational data change

request - New

Employee data of organizational

data change request - New

Memvalidasi perubahan data organisasi karyawan

Approving of organizational data

change request - New Maintain data karyawan PA30 - Maintain : Organizational

Change

-

PA30 – Maintain : Copy Action -

error handling capability -

Membuat SK perubahan Print document -

Meminta persetujuan SK

- - - -

Mengarsipkan data karyawan

: List Action.

-

SAP Achive link - New

Personnel Administration (Personal data Changes)

State

New

Menerima perubahan data karyawan dan dokumen lampiran

Request employee data change - New List of employee data change

request - New

Employee data of employee data

change request - New

Memvalidasi perubahan data dan dokuman lampiran

Approving of employee data

change request - New Maintain data karyawan PA30 - Maintain : Personal Data

Change

-

error handling capabilty - Mengarsipkan data

karyawan

: List Action.

-

(8)

Personnel Administration (Termination)

State

New

Mengajukan Termination Request of termination process - New

Meminta persetujuan

Termination

List of termination process request - New Employee data of termination

process request - New Approving of termination process

request - New

Maintain data PA30 - Maintain : Termination

Process

-

Error handling capabilty - Membuat surat keputusan (SK) print document - Meminta persetujuan SK - - - -

Membuat surat referensi Generate letters of reference

Identify the letter of reference New

Mengarsipkan data karyawan

: List Action.

-

SAP ArchieveLink New

Tabel 3 Business Process Model of Payroll

Payroll (Payroll Hiring)

State

New

Menerima data Applicant

dan dokumen lampiran - -

Menginput kelengkapan data penggajian dan gaji karyawan

Personnel Action (PA40) : Payroll

Hiring - Create Basic Pay. - Error Handling Capability. -

Membuat surat keputusan (SK) Print Document. - Meminta persetujuan SK - - Mengarsipkan dan melihat data penggajian karyawan

: Action. -

SAP ArchieveLink - New

Payroll (Change in pay)

State

New

Menerima perubahan

data organisasi - -

Maintain data karyawan Personnel Action (PA40) : Payroll

– Change in Pay. - Error Handling Capability. -

Meminta persetujuan SK - -

Mengarsipkan dan melihat data penggajian karyawan

: Action. -

SAP ArchieveLink

(9)

Payroll (Run payroll)

State

New

Melakukan maintain

payroll

Control Record (PA03) : Change -

Released f. Payroll - Control Record (PA03) : Change -

Ref f. Correction -

Menjalankan sistem

payroll

Start Payroll (PC00_M34_CALC).

- Mengecek komponen penggajian karyawan

Wage Type Reporter

(S_PH9_46000172). -

Posting data penggajian

ke Accounting

Post Salary Data to Accounting.

- Membuat bon pengeluaran Print Document. -

Melakukan transfer data gaji ke External bodies (bank)

HR Report Bank (ZHR5) :

Generate Bank Transfer File. -

Mencetak salary

statement (Slip gaji

karyawan)

Remuneration statement

(PC00_M34_CEDT). -

Close Payroll Control Record (PA03) : Change -

Exit Payroll. -

IMPLEMENTASI PROSES BISNIS

Implementasi Proses Bisnis merupakan tahapan dalam mengimplementasi proses bisnis lama menuju proses bisnis yang baru atau dari proses bisnis yang belum ada kemudian dibuatkan proses bisnis yang baru. Implementasi proses bisnis ini merupakan hal yang memang menjadi kebutuhan perusahaan yang harus segera dilakukan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Proses bisnis baru yang diimplementasikan adalah Pendaftaran Online Pelamar melalui website PT. Djarum dan penggunaan dashboard recruitment untuk mendukung pengambilan keputusan pada departemen Human Resource pada PT. Djarum.

Pendaftaran Online Pelamar melalui website PT. Djarum

Pendaftaran pelamar pekerjaan merupakan proses bisnis yang ada pada PT. Djarum untuk mendukung proses pengadaan tenaga kerja untuk memenuhi posisi kosong atau memungkinkan membuka posisi baru. Sebelumnya proses pendaftaran pelamar dilakukan secara manual dengan menyerahkan Curicullum Vitae (CV) dan surat lamaran kepada pihak departemen human resource PT. Djarum.

Berdasarkan rekomendasi yang telah diberikan dan dengan seiring perkembangan jaman kearah berkembangnya teknologi maka pihak Djarum berupaya untuk meningkatkan fasilitasnya, khususnya pada departemen human resource dengan menambahkan fitur penyediaan layanan pendaftaran online bagi para calon pelamar yang ingin melamar untuk bekerja di PT.Djarum, namun sampai saat ini penggunaan situs pendaftaran pekerja hanya digunakan bagi para pelamar yang telah lulus seleksi berkas saja dan situs masih bersifat offline. Untuk kedepannya akan diupayakan agar mampu untuk diimplemetasikan disitus PT. Djarum, http://www.djarum.com/, yang kemudian akan memudahkan calon pelamar untuk melengkapi kelengkapan data sebagai pelamar dengan mengisi form pendaftaran pekerja secara online.

Recruitment Dashboard

Recruitment Dashboard merupakan rekomendasi dan solusi dari analisis Fit/Gap dimana

saat ini sistem pada PT. Djarum belum menyediakan fungsi reporting dan data mining untuk informasi statistik mengenai kandidat pelamar yang melamar di PT. Djarum. Recruitment

Dashboard ini dirancang berdasarkan layout yang telah diterapkan pada aplikasi Renaissance PT.

(10)

SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan penelitian dan hasil analisa yang dilakukan pada departemen Human Resource PT. Djarum, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Berdasarkan hasil analisis sistem Human Capital Management pada departemen Human Resource di PT. Djarum menunjukan bahwa penggunaan fungsi sistem Human Capital Management dalam mendukung proses bisnis yang berjalan masih belum dimaksimalkan sehingga belum memenuhi kebutuhan pengguna dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Hal ini disebabkan karena departemen Human Resource merasa penggunaan sistem akan membuat pekerjaan menjadi lebih rumit dan kompleks, hal ini juga disebabkan karena belum siapnya sumber daya untuk menggunakan sistem dan lebih memilih untuk melakukan aktivitas secara manual dan menggunakan alternatif sistem pendukung diluar sistem Human Capital Management untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis.

2. Setelah dilakukannya analisis Fit/Gap pada penggunaan sistem Human Capital Management yang berjalan dengan kebutuhan sistem Human Capital Management ditemukan :

A. Sub-modul Recruitment 1. Hasil Fit

1.1 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan High = 7 1.2 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Medium = 2 1.3 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Low = 0 2. Hasil Gap

2.1 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan High = 11 2.2 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Medium = 7 2.3 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Low = 1 3. Sub-modul Recruitment tidak memiliki kondisi Partial Fit. B.Sub-modul Personnel Administration

1. Hasil Fit

1.1 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan High = 14 1.2 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Medium = 4 1.3 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Low = 0 2. Hasil Gap

1.1 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan High = 13 1.2 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Medium = 4 1.3 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Low = 0

3. Sub-modul Personnel Administration tidak memiliki kondisi Partial Fit C. Sub-modul Payroll

1. Hasil Fit

1.1 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan High = 14 1.2 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Medium = 2 1.3 Hasil Fit pada peringkat kebutuhan Low = 0 2. Hasil Gap

1.1 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan High = 3 1.2 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Medium = 2 1.3 Hasil Gap pada peringkat kebutuhan Low = 0 3. Sub-modul Payroll tidak memiliki kondisi Partial Fit

Kesenjangan (Gap) yang ditemukan pada analisis Fit/ Gap sistem Human Capital

Management yang menjadi permasalahan kemudian akan diberikan rekomendasi proses bisnis.

Dari rekomendasi proses bisnis terdapat 2 proses yang akan diimplementasi yaitu pendaftaran

online bagi para calon pelamar melalui website PT.Djarum dan Recruitment Dashboard. Hal ini

dikarenakan adanya kebutuhan akan aplikasi untuk mendata langsung data calon pelamar kedalam sistem yang kemudian akan disimpan kedalam database applicant dimana selama ini kegiatan pendataan calon pelamar masih dilakukan secara manual melalui form pelamar. Kemudian kebutuhan akan Recruitment Dashboard dalam menyediakan fungsi reporting dan data mining untuk informasi statistik mengenai kandidat pelamar yang melamar di PT. Djarum.

(11)

3. Solusi dan rekomendasi yang dapat diberikan untuk departemen Human Resource PT. Djarum dalam memaksimalkan penggunaan sistem Human Capital Management-nya adalah dengan penggunaan secara maksimal sistem SAP pada modul Human Capital Management khususnya pada sub-modul Recruitment, Personnel Administration, dan Payroll serta sistem Renaissance (Legacy System) khususnya pada sub-modul recruitment dalam mendukung proses bisnis yang saat ini masih dijalankan secara manual (diluar sistem SAP dan Renaissance) karena sistem yang direkomendasikan tersebut dapat memberikan keuntungan berupa waktu pemrosesan yang real

time, integrasi data, dan konsep proses bisnis yang terbaik. Rekomendasi proses bisnis ini

dirancang berdasarkan SAP best practice dengan harapan SAP dan Renaissance dapat semakin dimaksimalkan dan menjadi pertimbangan untuk perusahaan melakukan upgrade dimasa yang akan datang.

Adapun saran – saran yang berguna untuk meningkatkan tingkat kesuksesan dan keberhasilan penerapan sistem dan untuk pengembangan sistem dimasa depan adalah sebagai berikut :

1. Perlu dilakukannya penelitian dan pengkajian lebih lanjut terhadap sub-modul Human Capital

Management lainnya yang telah diimplementasikan oleh departemen Human Resource yaitu Travel Management, Benefit, Time Management untuk lebih memaksimalkan penggunaan sistem

SAP HR.

2. Rekomendasi proses bisnis yang akan diimplementasikan perlu dilakukan berdasarkan tingkat peringkat kebutuhan yang mengalami kondisi yang paling tinggi (High Critical Requirement) terlebih dahulu, kemudian perlu dibuatnya perencanaan pelaksaan proyek dengan mempertimbangkan penjadwalan, dan sumber daya yang terlibat didalam proyek.

3. Departemen Human Resource PT. Djarum perlu mengkaji lebih lanjut untuk mengimplementasi sub-modul SAP HR yang lain, komponen SAP yang lain, dan meningkatkan sistem Renaissance untuk meningkatkan kualitas proses bisnis yang berjalan melalui integrasi dengan sub-modul SAP HR yang telah diimplementasikan saat ini.

REFERENSI

Carroll, Wendy R; Wagar, Terry H. (2010). Is There A Relationship Between Information Technology Adoption And Human Resource Management?. Journal of Small Business and Enterprise

Development 17 (6):1-10

Pol, P. & Paturkar, M. (2011). Building Tomorrow Enterprise : Method of Fit Gap Analysis. India : Infosys Technologies Limited.

RIWAYAT PENULIS

Million lahir di Kota Jakarta pada tanggal 19 Mei 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Penulis aktif bekerja di Laboratorium Sistem Informasi sebagai Teaching Assistant Universitas Bina Nusantara.

Fendi lahir di Kota Bogor pada tanggal 23 Februari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Penulis aktif bekerja di Laboratorium Sistem Informasi sebagai Teaching Assistant Universitas Bina Nusantara.

Edwin Halim lahir di Kota Pontianak pada tanggal 13 Juli 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Penulis aktif bekerja di Laboratorium Sistem Informasi sebagai Teaching Assistant Universitas Bina Nusantara.