Perencanaan Implementasi ERP pada PT Indofood Sukses Makmur Tbk dengan Menggunakan Metode Accelerated SAP (ASAP)
Oleh:
Salsabila Shofi Nada (1203201050) Rizka Yulian Cahyani (1203201080) Feri Setiawan (1203202003)
PROGRAM STUDI S1 DIGITAL SUPPLY CHAIN FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI
UNIVERSITAS TELKOM
2023
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... 2
BAB I LATAR BELAKANG ... 4
I.1 Enterprise Resource Planning (ERP) ... 4
I.2 Komponen Enterprise Resource Planning (ERP) ... 4
I.3 Peranan Enterprise Resource Planning (ERP) ... 5
I.4 Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) ... 5
I.5 Systems, Application, and Products in Data Processing (SAP) ... 5
I.6 SAP ASAP ... 6
I.7 Kerangka Metodologi ASAP ... 6
BAB II ... 8
II.1 Profil Perusahaan ... 8
II.2 Strategi Planning PT. Indofood ... 8
II.2.1 Mission Statement ... 8
II.2.2 Vission Statement ... 10
II.2.3 Core Value ... 10
II.2.4 Analisis SWOT ... 11
BAB III ... 13
III.1 Project Goals ... 13
III.2 Implementasi Project Scope dari Strategi SAP ECC (Enterprise Central Component) 14 III.3 Implementasi Sequence (Project Procedure) ... 15
BAB IV ... 18
IV.1 Platform ... 18
IV.2 TO BE Process Documents ... 19
IV.3 Gaps Analysis ... 20
IV.4 Sign Off Business Blueprint ... 20
BAB V ... 21
V.1 Project Management ... 21
V.2 Organizational Change Management ... 21
V.3 Membuat Rencana OCM ... 21
V.4 Program Pelatihan Karyawan ... 21
V.5 Mengembangkan dan Mengimplementasikan Rencana Perubahan ... 21
V.6 Memonitor dan Mengevaluasi Kesuksesan Implementasi Proyek ... 21
DAFTAR PUSTAKA ... 22
BAB I
LATAR BELAKANG
I.1 Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning menurut Lee (2003) merupakan suatu metode bagi industri dalam mengupayakan proses bisnis yang lebih efisien dengan membagi informasi di dalam dan antar bisnis proses dan menjalankan bisnis secara elektronik. Enterprise Resource Planning juga dapat diartikan sebagai sistem informasi yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi perusahaan.
Enterprise Resource Planning (ERP) dapat digambarkan sebagai :
1. Sekumpulan tools manajemen untuk peramalan (forecasting), perencanaan dan penjadwalan pada perusahaan besar yang menyeimbangkan antara permintaan dan persediaan.
2. Berisi kemampuan untuk menjembatani customer dan supplier dalam rantai pasok yang lengkap (complete supply chain).
3. Penggunaan proses bisnis dan pengambilan keputusan (decision making) yang sudah teruji dan menyediakan integrasi lintas fungsional dengan derajat tinggi, meliputi penjualan, pemasaran, proses manufaktur, operasi, logistik, pembelian, keuangan, pengembangan produk baru dan sumber daya manusia.
4. Memungkinkan untuk menjalankan bisnis yang dapat melayani konsumen dan produktivitas dengan level tinggi, dengan biaya yang rendah dan inventori yang lebih murah dan menyediakan dasar yang kuat untuk perdagangan secara elektronik (e- commerce).
5. Mampu mengembangkan perencanaan dan penjadwalan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, material, mesin, dll.
I.2 Komponen Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP biasanya terbagi atas modul utama operasi dan modul pendukung finansial, akunting dan Sumber Daya Manusia 16 sebagai berikut:
1. Modul Operasi Terdiri atas General Logistic, Sales and Distribution, Materials Management, Logistic Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Finansial dan Akunting Terdiri atas General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia Terdiri atas Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
I.3 Peranan Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP berfungsi untuk mengintegrasikan seluruh proses yang ada sehingga dapat menjadi satu- satunya sumber informasi yang diperlukan dalam menjalankan operasional perusahaan secara real time. ERP juga berfungsi sebagai pengawasan dan penyedia informasi yang transparan dalam meningkatkan pelayanan kepada customer dan meningkatkan persaingan pasar yang selalu berubah
I.4 Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)
Penerapan ERP banyak ditemukan pada industri manufaktur. Penerapan ERP tersebut menggunakan berbagai aplikasi atau software ERP. Software ERP yang banyak beredar di pasaran baik yang berlisensi bayar maupun open source 20 antara lain:
1. SAP (System Applications and Products) 2. JDE (Java Development Environment) 3. Baan
4. Protean 5. Compiere
6. Dynamics-Axapta 7. Magic
Penelitian dilakukan untuk menerapkan aplikasi ERP pada bidang lain.
I.5 Systems, Application, and Products in Data Processing (SAP)
Systems, Application, and Products in Data Processing (SAP) adalah sistem ERP yang dikeluarkan oleh perusahaan asal Jerman oleh perusahaan SAP AG. SAP AG didirikan oleh lima mantan karyawan IBM yaitu Dietmar Hopp, Claus Wellenreuther, Hasso Plattner, Klaus Tschira, dan Hans-Werner Hector pada tahun 1972 di Jerman. SAP menjadi sebuah sistem yang bertujuan untuk menangani data perusahaan secara real time. Pengelolaan data secara terpusat dapat menjadi solusi dalam mempersingkat waktu sehingga data dapat diolah secara realtime.
Pengelolaan data dan informasi akan lebih baik jika dilakukan secara terpusat sehingga dapat diakses oleh divisi lain dengan mudah. Penggunaan SAP memungkinkan setiap informasi terhubung antara setiap bidang fungsional pada perusahaan. Pada penerapan SAP, pengguna dapat melakukan perubahan dan konfigurasi pada perangkat lunak SAP untuk memenuhi semua kebutuhan perusahaan.
I.6 SAP ASAP
Metodologi ASAP (Accelerated SAP) adalah metode standar SAP yang berkaitan dengan persiapan proyek dan implementasi sistem, dikembangkan dan diperbaiki oleh konsultan yang terlibat dalam implementasi produk perangkat lunak SAP. Metodologi ini juga berguna bagi manajer proyek dan lainnya yang menerapkan sistem untuk mendukung proses bisnis.
Tujuan ASAP adalah untuk membantu project management dalam merancang implementasi SAP dengan cara yang paling efisien serta dengan mengoptimalkan waktu, orang, kualitas, dan sumber daya lainnya secara efektif. Dengan menggunakan metodologi ASAP, project management menyediakan roadmap yang digunakan untuk mengoptimalkan dan mengimplementasikan sistem SAP secara berkelanjutan dalam proses bisnis.
Solusi ini dikembangkan untuk menjamin keberhasilan, hemat biaya, dan prose delivery yang tepat waktu dari semua solusi proyek. Dikembangkan oleh SAP (System Application and Product) untuk mengoptimalkan suite bisnis, kerangka kerja ini menyederhanakan penggunaan metode, alat, akselerator, dan template yang awalnya dikembangkan untuk proyek SAP.
I.7 Kerangka Metodologi ASAP
Kerangka kerja metodologi Accelerated SAP terdiri dari lima fase implementasi; setiap fase roadmap menyediakan rencana yang terperinci untuk membantu dalam dokumentasi, rekomendasi, dan implementasi sistem SAP. Setiap fase proses diakhiri dengan pemeriksaan kualitas yang membantu memantau hasil dan faktor critical keberhasilan lainnya. Di bawah ini adalah deskripsi singkat dari setiap fase roadmap dari metodologi ASAP yaitu:
1. Project Preparation
Fase ini merupakan fase awal yang memungkinkan pemberian perencanaan dan persiapan awal untuk suatu proyek. Tahapan Nya berupa mengembangkan rencana pelatihan tim inti, mendefinisikan strategi maupun rencana strategi. Selain itu, tim inti akan merancang strategi dan rencana komunikasi yang mencakup tujuan dan sasaran prinsip, pemangku kepentingan, pendekatan, tema, pesan, saluran, sarana komunikasi serta ukuran keberhasilan.
2. Blueprint
Fase ini memungkinkan tim proyek memberikan formula tentang detail pelaksanaan proyek. Hal ini bertujuan untuk mencapai pemahaman bersama tentang bagaimana perusahaan bermaksud menjalankan SAP untuk mendukung bisnis mereka. Biasanya Tim proyek harus menyediakan cetak biru bisnis, lokakarya, serta prototype yang telah
diimplementasikan dan dimodifikasi rencana komunikasi yang didasarkan pada umpan balik sementara.
3. Realization
Fase ini menghasilkan implementasi semua persyaratan bisnis berdasarkan blueprint yang telah dibuat oleh tim proyek. Pada tahap ini time proyek harus memiliki aktivitas seperti uji unit, test integrasi, pengembangan FRICE, pembersihan data, persiapan, validasi, pengujian, pelatihan untuk pengguna maupun strateginya. Tim proyek bekerjasama dengan tim proses untuk membagi proses kerja menjadi peran, mengembangkan pekerjaan serta menentukan perilaku yang diperlukan.
4. Final Preparation
Fase ini memungkinkan penyelesaian persiapan akhir yang meliputi pengujian, pengujian pengguna akhir, pengelolaan sistem serta aktivitas cutover yang bertujuan untuk menyelesaikan kesiapan untuk tahap selanjutnya yaitu go-live support. Pada tahap ini biasanya tim inti akan mengkomunikasikan profil peran pekerjaan kepada pengguna akhir beserta akan memindahkan dan menyiapkan persiapan dukungan helpdesk.
5. Go-Live & Support
Fase ini merupakan tahap terakhir yang memungkinkan tim proyek berpindah dari lingkungan pra-produksi proyek ke operasi produksi langsung. Pada tahap ini melakukan kegiatan OCM implementasi situs secara spesifik serta berfungsi untuk meninjau proses sistem dan perbaikan berkelanjutan dimana tim inti akan merancang struktur tingkat tinggi, hierarki, pekerjaan, peran tanggung jawab serta metric kinerja untuk dukungan pasca implementasi.
6. Run
Fase ini memungkinkan perusahaan mengorientasikan proyek pada operasi sehingga sistem dapat berjalan secara menyeluruh.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
II.1 Profil Perusahaan
PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk merupakan perusahaan mie instan dan produk makanan olahan terkemuka di Indonesia yang menjadi salah satu anak usaha dari Salim Group. Sebagai perusahaan FMCG, Indofood tentu menguasai pangsa pasar yang besar. Perusahaan Fast Moving Consumer Good (FMCG) adalah industri yang paling banyak saat ini, paling terkenal, dan sangat dibutuhkan. Industri ini menyediakan sebagian besar barang kebutuhan masyarakat.
Industri FMCG menyuplai produk keperluan sehari-hari yang dijual dengan cepat, dalam jumlah banyak, dan cenderung murah. Produk-produknya tidak akan tahan lama, artinya akan cepat habis digunakan oleh konsumen. Mengutip dari dari Corporate Finance Institute, FMCG atau disebut juga Consumer Package Goods (CPG) mengacu pada produk yang sangat diminati, dijual dengan harga terjangkau, dan cepat terjual.
Barang-barang semacam itu dianggap “bergerak cepat” karena dapat terjual habis dengan cepat, baik dari toko kelontong maupun supermarket karena digunakan secara teratur setiap harinya oleh konsumen. Sebagian besar produk yang dijual di warung dan minimarket adalah produk FMCG. Sebab, kedua toko tersebut memang menjual barang kebutuhan harian konsumen.
Menariknya, sebagian diantaranya merupakan produk Indofood.
- Visi PT Indofood
Perusahaan Total Food Solutions
- Misi PT Gudang Garam adalah Catur Dharma
1. Memperluas bidang usaha secara terus menerus melalui bidang usaha internal maupun pengembangan usaha strategis;
2. Mengurangi biaya transportasi;
3. Selalu meningkatkan kesejahteraan karyawan;
4. Mensuplai daerah lain yang selalu kekurangan persediaan barang; dan
5. Berperan serta dalam pelestarian lingkungan hidup dan peningkatan kesejahteraan masyarakat.
II.2 Strategi Planning PT. Indofood II.2.1 Mission Statement
- Konsep Misi
Misi perusahaan adalah sebuah ekspresi dari ambisi untuk mengembangkan perusahaan. Pernyataan misi yang efektif adalah mendefinisikan bisnis dari tiap group kecil dalam organisasi. Pernyataan tersebut akan membuat para karyawan lebih mengerti mengenai tujuan mereka. Pernyataan misi menjawab pertanyaan “Apakah bisnis kita?, Pernyataan misi yang baik haruslah memasukkan komponen penting berikut ini:
1. Konsumen (Customer), siapakah konsumen perusahaan.
2. Produk dan jasa (product and service), apakah produk atau jasa utama perusahaan.
3. Pasar (Market) secara geografis, di manakah perusahaan bersaing.
4. Teknologi (technology), apakah perusahaan canggih secara teknologi?
5. Fokus pada kelangsungan hidup, pertumbuhan, dan profitabilitas (concern for survival, growth, and profitability), apakah perusahaan komitment terhadap pertumbuhan dan kondisi keuangan yang sehat?
6. Filosofi (philosophy), apakah keyakinan, nilai, aspirasi, prioritas etis perusahaan?
7. Konsep diri (self consept), apakah kompetensi khusus atau keunggulan kompetitif utama perusahaan?
8. Fokus pada citra publik (concern for public image), apakah perusahaan responsif terhadap masalah-masalah sosial, komunitas, dan lingkungan hidup?
9. Fokus pada karyawan (concern for employees), apakah karyawan dipandang sebagai aset perusahaan yang berharga?
- Manfaat Misi
Misi sangat membantu dalam mengembangkan perusahaan, diantaranya : 1. Memberikan arah
2. Memfokuskan langkah – langkah yang akan diambil
3. Objektif, targets dan program perusahaan dirancang berdasarkan misi yang sudah dibentuk
4. Membantu karyawan – karyawan pada tingkat apapun untuk mengerti arah mana yang harus diambil atau melangkah
5. Membimbing aksi dalam berbagai tingkat
6. Membantu mencegah karyawan agar tidak salah melangkah
II.2.2 Vission Statement
Visi menggambarkan tujuan atau kondisi dimasa depan yang ingin dicapai. Visi memberikan gambaran yang jelas dimasa mendatang yang bisa dilihat oleh para stakeholders. Pernyataan visi yang bagus tidak hanya menginspirasikan dan menantang, namun juga sangat berarti sehingga setiap pegawai bisa menghubungkan tugas yang dilakukanya dengan visi. Pernyataan visi harus mampung menjadi inspirasi dalam setiap tindakan yang dilakukan setiap pegawai, yang paling penting pernyataan visi harus measurable, terukur sehingga setiap pegawai bisa mengetahui apakah tindakan yang dilakukannya dalam rangka mencapai visi organisasi atau tidak. Pernyataan visi yang baik harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut:
1. Succinct
Pernyataan visi harus singkat sehingga tidak lebih dari 3-4 kalimat.
2. Appealing
Visi harus jelas dan memberikan gambaran tentang masa depan yang akan memberikan semangat pada customer, stakeholder dan pegawai.
3. Feasible
Visi yang baik harus bisa dicapai dengan resource, energi, waktu. Visi haruslah menyertakan tujuan dan objective yang strecth bagi pegawai.
4. Meaningful
Pernyataan visi harus bisa menggugah emosi positif pegawai namun tidak boleh menggunakan kata-kata yang mewakili sebuah emosi.
5. Measurable
Pernyataan visi harus bisa diukur sehingga dimungkinkan untuk melakukan pengukuran kinerja sehingga setiap pegawai bisa mengetahui apakah visi sudah bisa dicapai atau belum.
II.2.3 Core Value
“Dengan disiplin sebagai dasar cara hidup kami; kami menjalankan bisnis kami dengan integritas; kami memperlakukan para pemangku kepentingan kami dengan hormat; dan bersama-sama kita bersatu untuk mengupayakan keunggulan dan inovasi berkelanjutan.”
Visi dan misi, serta nilai-nilai perusahaan kami menjadi pedoman kerja bagi seluruh karyawan, termasuk karyawan tingkat tinggi dan dewan direksi. Mereka juga membantu kami menciptakan budaya perusahaan dalam melakukan pekerjaan kami dan mendapatkan hasil.
Perusahaan kami terkenal karena segmen pasar kami yang menjangkau hampir semua lapisan masyarakat. Harga produk kami cukup terjangkau sehingga memungkinkan masyarakat dari berbagai tingkat ekonomi untuk membelinya.
Selain itu, kami juga menyediakan beragam makanan untuk berbagai kelompok umur. Dengan cara ini, kita dapat berkontribusi kepada masyarakat dengan membantu orang untuk memenuhi kebutuhan dasar mereka. Kami juga memiliki berbagai macam produk yang memberi pelanggan lebih banyak pilihan untuk dipilih. Selain itu, kami juga menciptakan bumbu unik kami sendiri dalam berbagai varian yang memberikan cita rasa yang khas untuk menarik pelanggan.
II.2.4 Analisis SWOT - Kekuatan
a. Produk yang terpercaya baik nasional maupun internasional.
b. Cuatnya tim pemasaran untuk program menjaga mutu, sampai ke plosok desa.
c. Indofood memiliki jaringan 4G terluas di kalangan perusahaan makanan.
d. Indofood berkomitmen untuk menganut prinsip bisnis di semua negara, disesuaikan dengan undang-undang lokal, praktek praktek budaya dan agama.
e. Pembagian tugas pada masing-masing pemilik modal sudah terbagidengan gamblang / jelas, dan adil sesuai kapasitas jabatan.
f. Indofood menerapkan strategi manajemen kontrol sistem yang terdesentralisasi, dengan mendelegasikan otoritas pengambilan keputusan di masing-masing unit bisnis.
- Kekurangan
a. harga relatif mahal
b. Tidak bisa memaksakan mengkonsumsi produk indofood yang mahal, pada masyarakat kalangan bawah.
c. Terlalu banyak divisi yang mengurus perusahaan dan menimbulkankesan tidak efisien.
- Peluang
a. Indofood memiliki komitment yang akan mengembangkan kualitas produk yang dihasilkannya sesuai dengan selera konsumen, dan menciptakan kesan brand minded konsumen.
b. Minded konsumen yang baik akan kualitas Indofood terhadap semua produk dan brandnya.
c. Kesempatan yang dimiliki Indofood adalah bahwa produk berbasis kesehatan menjadi makin populer di dunia, termasuk di Amerika Serikat. Konsumen menjadi lebih sadar kesehatan, dan menyadari hidup dengan umur yang panjang tidak hanya dikarenakan oleh keberuntungan dan genetika.
d. Menyediakan produk Indofood secara khusus dan menjangkau seluruh pasar - Ancaman
a. Karena minded konsumen yang sudah ada, yang nantinya tidak akan mudah untuk menaikkan omset, karena timbulnya mindset ada kualitas bagus, tetapi harga pasti mahal.
b. Akan kalah dengan perusahaan lain yang lebih menonjolkan hargayang murah, tetapi kualitas tidak begitu buruk, meskipun tidak denganmemba'a brend.
c. Usaha kompetitor menyamakan brand membuat konsumen terpengaruhi dan menjadikan kompetitor yang tidak sehat.
d. Terdapat kontaminasi terhadap pasokan untuk bahan makanan indofood, khususnya e-coli. Merek adonan kue.
e. Harga bahan cokelat mentah yang melonjak biaya susu murni naik.
BAB III
PROJECT PREPARATION
III.1 Project Goals
Project goals pada PT Indofood akan bergantung pada proyek tertentu yang sedang mereka lakukan pada saat itu. Namun, beberapa tujuan umum yang mungkin relevan untuk proyek- proyek PT Indofood antara lain:
1. Meningkatkan efisiensi produksi: PT Indofood mungkin bertujuan untuk meningkatkan efisiensi proses produksi mereka untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.
2. Mengembangkan produk baru: Untuk tetap kompetitif, PT Indofood mungkin melakukan proyek untuk mengembangkan produk makanan baru yang memenuhi permintaan dan preferensi konsumen.
3. Meningkatkan pangsa pasar: PT Indofood mungkin bertujuan untuk memperluas pangsa pasar mereka di pasar yang ada atau memasuki pasar baru untuk meningkatkan basis pelanggan dan pendapatan.
4. Meningkatkan keberlanjutan: Ketika kekhawatiran tentang keberlanjutan lingkungan terus tumbuh, PT Indofood mungkin melakukan proyek untuk mengurangi dampak lingkungan dan meningkatkan upaya keberlanjutan mereka.
5. Meningkatkan keselamatan pangan: PT Indofood mungkin bertujuan untuk meningkatkan standar keselamatan pangan mereka untuk memastikan bahwa produk mereka memenuhi persyaratan regulasi dan aman untuk dikonsumsi oleh konsumen.
Ini hanya beberapa contoh tujuan proyek yang dilakukan secara umum pada PT Indofood, dan tujuan spesifik akan bergantung pada sifat proyek yang sedang dilakukan.
Tabel 3. 1 Project scope management PT. Indofood
Goals Objectives
Proyek
implementasi SAP pada PT. Indofood
meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam berbagai area bisnis, seperti manajemen rantai pasok, manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia, dan sebagainya.
pembuatan struktur kerja proyek (WBS)
WBS memecah hasil yang diinginkan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan terkelola. Hal ini membantu memastikan bahwa semua tugas proyek dicatat dan dimasukkan dalam rencana proyek.
Pembentukan kontrol proyek
melibatkan pembuatan rencana untuk memantau dan mengendalikan lingkup proyek. Kontrol proyek harus dibentuk untuk mengelola setiap perubahan pada lingkup proyek dan memastikan bahwa proyek tetap dalam batas yang ditetapkan.
Pengendalian lingkup proyek
Melibatkan pemantauan kemajuan proyek dan memastikan bahwa proyek tetap dalam lingkup yang telah ditetapkan. Setiap perubahan pada lingkup proyek harus dikelola dengan menggunakan kontrol proyek yang telah dibentuk sebelumnya.
Penutupan lingkup proyek
melibatkan memastikan bahwa semua hasil proyek telah diselesaikan dan proyek telah mencapai tujuannya. Setiap pekerjaan proyek yang belum selesai harus diselesaikan, dan proyek harus ditutup secara terorganisir dan didokumentasikan.
III.2 Implementasi Project Scope dari Strategi SAP ECC (Enterprise Central Component)
PT Indofood menggunakan SAP ECC untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh aktivitas bisnisnya, mulai dari manajemen persediaan, manufaktur, penjualan, keuangan, hingga sumber daya manusia. Dengan menggunakan SAP ECC, PT Indofood dapat mempercepat proses bisnisnya, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengoptimalkan pengambilan keputusan.
Tabel 3. 2 Modul SAP ECC yang di Implementasikan pada PT. Indofood
Modul SAP ECC Fungsi
SAP FI (Financial Accounting)
Mengelola transaksi keuangan, seperti pencatatan jurnal, penagihan, dan pembayaran.
SAP CO (Controlling) Memberikan informasi yang diperlukan untuk mengontrol biaya dalam organisasi.
SAP MM (Materials Management)
Mengelola siklus hidup material, mulai dari pembelian hingga pemeliharaan.
SAP SD (Sales and Distribution)
Mengelola siklus hidup penjualan dan distribusi, mulai dari pemesanan hingga pengiriman.
SAP PP (Production Planning)
Membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengelola produksi.
SAP HR (Human Resources)
Mengelola aspek sumber daya manusia seperti penggajian, manajemen kinerja, rekrutmen, dan pengembangan karyawan.
SAP PM (Plant Maintenance)
Merencanakan dan mengelola perawatan fasilitas dan peralatan.
Dengan mengimplementasikan modul-modul tersebut, PT. Indofood dapat mengelola operasi bisnis mereka secara efektif dan efisien, meningkatkan kontrol atas biaya dan kinerja, serta meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan dan pelanggan.
III.3 Implementasi Sequence (Project Procedure)
Implementasi Sequence atau prosedur proyek pada PT Indofood dalam implementasi SAP ECC biasanya mengikuti metodologi SAP ASAP (Accelerated SAP). Berikut adalah langkah- langkah yang umumnya diikuti dalam prosedur implementasi SAP pada PT Indofood:
1. Persiapan Proyek
Tahap ini dimulai dengan mendefinisikan ruang lingkup proyek, memilih anggota tim proyek, dan menyusun rencana proyek. Selain itu, tahap ini juga melibatkan pembentukan struktur organisasi proyek, penyusunan tim dan pembagian tugas, serta mengidentifikasi sumber daya dan biaya yang diperlukan. PT Indofood melakukan beberapa hal dalam persiapan proyek implementasi SAP, yaitu :
- Menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek - Membentuk tim proyek SAP
- Menyusun rencana proyek
- Mengidentifikasi risiko dan mengembangkan strategi mitigasi - Menetapkan jadwal pelatihan dan komunikasi proyek.
2. Business Blueprint
Tahap ini melibatkan analisis bisnis dan penyusunan rancangan sistem SAP. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis perusahaan dan memastikan bahwa implementasi SAP sesuai dengan tujuan dan kebutuhan bisnis perusahaan. PT Indofood melakukan beberapa hal dalam persiapan business blueprint, yaitu:
- Pengumpulan kebutuhan bisnis - Merancang rincian solusi SAP - Pengujian fit-gap
- Mendefinisikan struktur organisasi SAP - Menentukan strategi pengujian.
3. Realisasi
Tahap ini melibatkan konfigurasi sistem SAP dan pengembangan fungsionalitas khusus yang diperlukan untuk mengintegrasikan SAP dengan aplikasi dan proses bisnis perusahaan. Tahap ini juga mencakup pengujian dan validasi fungsionalitas dan integrasi sistem SAP. Dalam persiapan realisasi implementasi SAP, PT Indofood melakukan beberapa hal, yaitu:
- Persiapan lingkungan sistem - Konfigurasi SAP
- Pengembangan program - Pengujian integrasi - Pelatihan pengguna 4. Final Preparation
Tahap ini melibatkan pengujian akhir dan persiapan untuk migrasi ke sistem SAP produksi.
Tujuan tahap ini adalah untuk memastikan bahwa semua sistem dan proses berfungsi dengan baik dan siap untuk digunakan pada sistem produksi. Dalam persiapan final preparation implementasi SAP, PT Indofood melakukan beberapa hal, yaitu:
- Pengujian akhir - Migrasi data - Persiapan produksi - Pelatihan pengguna akhir 5. Go-Live and Support
Tahap ini mencakup migrasi ke sistem SAP produksi dan dukungan pasca-implementasi.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa perusahaan dapat menggunakan sistem SAP secara efektif dan efisien serta memaksimalkan nilai bisnis dari implementasi SAP. Dalam
persiapan Go-Live and Support implementasi SAP, PT Indofood melakukan beberapa hal, yaitu:
- Go-Live
- Pemeliharaan sistem
- Pelatihan pengguna lanjutan - Support dan perbaikan
Setiap tahap dalam prosedur implementasi SAP di PT Indofood melibatkan banyak aktivitas yang detail dan terkoordinasi dengan baik. Tahap-tahap ini memastikan bahwa implementasi SAP dilakukan secara sistematis dan efektif
Tabel 3. 3 Timeline implementasi ASAP pada PT. Indofood
Tahap Implementasi SAP ASAP Durasi
Persiapan Proyek 2-4 minggu
Bussiness Blue Print 6-12 minggu
Realisasi 6-12 bulan
Final Preparation 1-3 bulan
Go-Live and Suppor Setelah tahap Final Preparation
BAB IV
BUSINESS PROCESS
IV.1 Platform
PT Indofood menggunakan berbagai platform untuk menjalankan operasinya, terutama dalam mengelola sistem informasi dan teknologi (IT). Beberapa platform yang digunakan antara lain:
Tabel 4. 1 Tabel Infrastruktur Platform (IT) PT. Indofood
Platform Fungsi Utama
SAP ECC Manajemen operasi bisnis
Microsoft Dynamics 365 Manajemen rantai pasok dan manajemen proyek Oracle E-Business Suite Manajemen sumber daya manusia dan rantai pasok IBM AS/400 Pengolahan data dan informasi bisnis
Microsoft SharePoint Kolaborasi dan manajemen dokumen
Citrix Virtual Apps and Desktops Akses jarak jauh ke sistem dan aplikasi perusahaan
Salesforce Manajemen penjualan dan pemasaran
Google Workspace Kolaborasi dan manajemen email
Berikut merupakan infrastruktur pada SAP ASAP yang digunakan PT. Indofood:
Tabel 4. 2 Tabel Infrastruktur SAP ASAP
Platform SAP dan ASAP Fungsi
SAP ECC Digunakan untuk mengelola operasi bisnis
ASAP Methodologi implementasi SAP yang digunakan oleh PT Indofood
SAP Solution Manager Platform yang digunakan untuk manajemen implementasi SAP
SAP Fiori Antarmuka pengguna untuk aplikasi SAP
SAP HANA Platform database in-memory untuk aplikasi SAP
SAP NetWeaver Platform aplikasi bisnis untuk mengintegrasikan sistem SAP SAP BW Platform analisis dan pelaporan data bisnis
SAP BO Platform analisis dan pelaporan data bisnis
IV.2 TO BE Process Documents
Dalam pemetaan bisnis dalam sistem SAP serta menentukan kondisi yang diinginkan setelah dilakukannya implementasi SAP berdasarkan kondisi Platform dan tujuan yang telah ditentukan pada awal persiapan. To Be dilakukan didasarkan sebagai acuan proses yang akan dilakukan perubahan dengan adanya penambahan dan penyesuaian sistem SAP atau bisa jadi masih dipertahankan pada sistem semula sesuai Platform. Berikut proses analisis To Be pada PT. Indofood.
TO BE Process Document untuk Modul Penjualan: Dokumen ini berisi deskripsi mengenai proses penjualan yang akan diimplementasikan setelah SAP ECC diintegrasikan dengan sistem penjualan PT Indofood.
1. TO BE Process Document untuk Modul Keuangan dan Akuntansi: Dokumen ini berisi deskripsi mengenai proses keuangan dan akuntansi yang akan diimplementasikan setelah SAP ECC diintegrasikan dengan sistem keuangan dan akuntansi PT Indofood.
2. TO BE Process Document untuk Modul Manufaktur: Dokumen ini berisi deskripsi mengenai proses manufaktur yang akan diimplementasikan setelah SAP ECC diintegrasikan dengan sistem manufaktur PT Indofood.
3. TO BE Process Document untuk Modul Persediaan dan Pengadaan: Dokumen ini berisi deskripsi mengenai proses persediaan dan pengadaan yang akan diimplementasikan setelah SAP ECC diintegrasikan dengan sistem persediaan dan pengadaan PT Indofood.
4. TO BE Process Document untuk Modul SD (Sales and Distribution): Dokumen ini berisi deskripsi mengenai proses penjualan dan distribusi yang akan diimplementasikan setelah SAP ECC diintegrasikan dengan sistem SD PT Indofood.
5. TO BE Process Document untuk Modul MM (Material Management): Dokumen ini berisi deskripsi mengenai proses manajemen material yang akan diimplementasikan setelah SAP ECC diintegrasikan dengan sistem MM PT Indofood.
6. TO BE Process Document untuk Modul PP (Production Planning): Dokumen ini berisi deskripsi mengenai proses perencanaan produksi yang akan diimplementasikan setelah SAP ECC diintegrasikan dengan sistem PP PT Indofood.
IV.3 Gaps Analysis
Gap analysis pada PT Indofood dilakukan dalam rangka membandingkan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis yang diinginkan setelah implementasi SAP. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi gap atau perbedaan antara kedua proses tersebut dan membantu tim proyek dalam membuat rencana aksi untuk memperbaiki atau mengembangkan proses bisnis yang ada.
Beberapa tahapan yang biasanya dilakukan dalam gap analysis meliputi:
1. Menetapkan proses bisnis saat ini dan proses bisnis yang diinginkan setelah implementasi SAP.
2. Mengidentifikasi perbedaan antara kedua proses bisnis tersebut.
3. Menentukan penyebab perbedaan tersebut, seperti kurangnya integrasi antara sistem atau perbedaan kebutuhan bisnis.
4. Menentukan tindakan yang harus dilakukan untuk menutup gap tersebut, seperti melakukan konfigurasi atau penyesuaian pada sistem SAP, atau mengubah proses bisnis yang ada.
Dengan melakukan gap analysis, PT Indofood dapat memastikan bahwa implementasi SAP dilakukan secara efektif dan dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis mereka.
IV.4 Sign Off Business Blueprint
Sign Off Business Blueprint pada PT Indofood adalah tahap dimana para stakeholder bisnis PT Indofood menyetujui Business Blueprint document yang telah disusun oleh tim proyek SAP.
Dokumen ini berisi deskripsi rinci tentang proses bisnis yang akan diimplementasikan di SAP, termasuk kebutuhan fungsional dan teknis, serta konfigurasi sistem yang diperlukan.
Setelah Business Blueprint selesai disusun dan disajikan kepada para stakeholder bisnis PT Indofood, maka akan dilakukan tahap persetujuan (sign-off) dari mereka. Dalam tahap ini, para stakeholder akan melakukan review dan verifikasi atas dokumen Business Blueprint tersebut.
Jika ada perubahan atau revisi yang diperlukan, maka akan dilakukan perbaikan hingga semua stakeholder merasa puas dan setuju dengan dokumen tersebut.
Setelah Business Blueprint telah disetujui dan ditandatangani (sign off) oleh para stakeholder, maka tahap selanjutnya adalah Realisasi atau Implementasi, dimana tim proyek SAP akan mulai membangun sistem SAP yang sesuai dengan dokumen Business Blueprint tersebut.
BAB V REALIZATION
V.1 Project Management
Pada tahap ini, rancangan usulan projek manajemen terhadap proses bisnis PT. Indofood dijabarkan. Rancangan usulan dibuat mengikuti kebutuhan-kebutuhan PT. Indofood dan disesuaikan dengan penggunaan SAP yang dibutuhkan perusahaan.
V.2 Organizational Change Management
PT Indofood mengimplementasikan proyek SAP ECC dengan melakukan perubahan pada proses bisnis dan teknologi informasi yang berpengaruh pada organisasi dan karyawan perusahaan. Oleh karena itu, organisational change management (OCM) sangat penting dalam memastikan kesuksesan proyek implementasi SAP tersebut.
V.3 Membuat Rencana OCM
Membuat rencana OCM yang mencakup tujuan, lingkup, dan strategi komunikasi. Rencana tersebut meliputi identifikasi stakeholders, pengembangan pesan komunikasi yang jelas, dan menentukan metode komunikasi yang tepat untuk setiap kelompok stakeholders.
V.4 Program Pelatihan Karyawan
Mengembangkan program pelatihan dan pengembangan karyawan. Hal ini mencakup identifikasi keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan, pengembangan pelatihan, dan penyediaan sumber daya pelatihan yang cukup.
V.5 Mengembangkan dan Mengimplementasikan Rencana Perubahan
Mengembangkan dan mengimplementasikan rencana perubahan. Hal ini meliputi identifikasi hambatan perubahan dan menetapkan tindakan perbaikan untuk mengatasi hambatan tersebut.
PT Indofood juga melakukan pelatihan dan pendampingan untuk membantu karyawan mengadaptasi perubahan tersebut.
V.6 Memonitor dan Mengevaluasi Kesuksesan Implementasi Proyek
Evaluasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa perubahan yang telah dilakukan telah berhasil dan memenuhi tujuan proyek. PT Indofood melakukan survei kepuasan pengguna dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
Dengan demikian, PT Indofood telah melakukan tahap OCM yang komprehensif untuk memastikan keberhasilan proyek implementasi SAP ECC mereka dan mengurangi dampak negatif pada karyawan dan organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Cuandra, F., Theo, S., Ardiansyah, R., & Tjoa, K. (2022). ANALYSIS OF ERP SYSTEM IMPLEMENTATION AND SUPPLY CHAIN IN PT INDOFOOD CBP SUKSES MAKMUR. JOURNAL OF MANAGEMENT, ACCOUNTING, GENERAL FINANCE AND INTERNATIONAL ECONOMIC ISSUES (MARGINAL), 1(3), 67-76.
Kwek, K. (2022). Analisis Penerapan ERP Dan SCM Pada PT Indofood Sukses Makmur TBK. Jurnal Inovasi Penelitian, 3(1), 4403-4414.
